Kiểm soát nội bộ hoạt động mua hàng, tồn trữ và thanh toán tại công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên gió lốc

Nh~ thAy duqc tfun quan trQng cua vi~c tim hi~u h~ th6ng ki~m soat nQi bQ, no khong nhung giup nguai lam ki~m toan tiet ki~m duqe thai gian, chi phi va con giup eho cae dan vi giam thi~u

'

TP.HCM, ngay 07 thang 05 nam 2014

DANH SACH sa

Sa

Sa db 2: Sa db t6 chuc b9 may quim ly

Sa db 3: Quy trinh mua hang t~i cong ty TNHH

Sa db 4: Tach bi~t

I=­

KIEM SOAT NOI BO HO~T DONG 'MUA HANG, TON TRU vA

I Ly do ch9n d~ tai i

l,lC leu ng len cuu 11

III Phuong phap nghien cuu ii

MUC LUC:

pHAN I: LY

1.1 Tong quan ve h~ thong kiem soat nQi hq

1.1.1 Khai ni~m ki~m

1.1.2 Dinh nghla v~

1.1.3 Qua trinh hinh thanh va phat tri~n

1.2 Cae bo • • • phSD coa he thong kiem soat noi ¥ bo •

1.2.1 Moi truang kiem soat .1.2.2 Dooh gia rui

1.3.3.2.1 Nhfrng thu t\lC ki~m

a Phan chia trach nhirm tlay tli1 • • •••••.• • • • • •

b "~J 1T,'e;{m soa't qu a' t rln ' h x U" I' y th ong In 15

c Kiem soot v{it chat

d Phon tich Ta soot

11.1 Giai thi~u ve Cong ty TNHH Ml~V Gio Loc

11.1.1 T6ng quan v~ cong ty ~

11.1.2 Chuc nang va nhi~m

II 1.3 T6 chuc b9 may qwin ly

II.l.3.1 Sa d6 t6 chuc b9 may quan ly

II.l.3.2 Phan djnh quy~n h<;m va trach nhi~m

11.2 H~thBng ki~m soat nQi bQ ella Cong ty TNHH MTV Gi6

11.2.1 Moi

11.2.3 Ho~t dQng ki~m

11.2.4 Thong tin va truy~n

11.3 Ki@m soat ni}i hi}

IL3.1 D~c di~m cua ho~t dQng mua hang, tbn tm va thanh toan t~i

11.3.2 Cac quy dinh cua vi~c

IL3.2.1

11.3.2.2

IL3.2.3

IL3.3 Cac rui ro co th~

11.3.4 Ki~m soat nQi bQ ho~t

11.3.4.1

IL3.4.2

IL3.5 Chung til

11.4 Minh h9a KSNB ho~t

Nh~ thAy duqc tfun quan trQng cua vi~c tim hi~u h~ th6ng ki~m soat nQi bQ, no khong nhung giup nguai lam ki~m toan tiet ki~m duqe thai gian, chi phi va con giup eho cae dan vi giam thi~u duqc rui ro thi~t h?i cho dan vi minh, tac gia da di sau nghien elm:

"Kiim sotit niH b9 hO(lt d{jng mua hlmg, tOn trO:, va thanh totin t(li Cong (V TNHH MTV GiO Lac"

II M!lc tieu nghien cu-u

Tim hi~u tbng quat v~ h~ th6ng ki~m soat n9i b9 cua Cong ty TNHH MTV Gi6 L6c vai nganh ngh~ kinh doanh d~t bi~t la nha hang chuyen cung cAp dich V\l an u6ng, mrac giai khat Sau khi tim hi~u tbng quat tac gia di sau nghien cuu ki~m soat n9i b9 ho<;\t d9ng mua hang, t6n tnl va thanh toan t<;\i dO'n vi V ai s6 luqng kha.ch hang dong dao, giao dich thuang xuyen, m~t hang cung dp da d<;\ng, d€ hu hong va kh6 bao quan thi Cong ty

da c6 nhfrng chfnh sach, thu tl)C gi dS darn bao mang l<;\i chAt luqng dich VI) t6t nhAt cho khach hang va mang l<;\i lqi nhu~n cho Cong ty Day chfnh la ml)c tieu nghien cUu chinh cua mc gia

III Plurung phap nghien cu-u

Ph~n I: Ly thuy~t n~n tang

Tac gia nghien cuu, tharn khao sach bao viSt v~ kiSm soat n9i b9 duc kSt l<;\i nhiing vAn d~ quan trQng v~ khai ni~m, lich sir hinh thanh, kSt cAu cua h~ th6ng kiSm soat n9i b9 Tac gia chu trQng nghien cuu kiSm soat n9i b9 ho<;\t d9ng mua hang, t6n trfr va thanh tOM 6 mo hinh cong ty vua va ung dl)ng vao cong ty quy mo nho

Ph~n II: KiSm soat n9i b9 hO<;lt d9ng mua hang, t6n trfr va thanh tOM t<;\i Cong ty TNHH MTVGi6 L6c

Sau khi tim hiSu ly thuySt vS kiSm soat n9i b9, tac gia da xin vao lam vi~c t<;li dO'n

vi vai chuc VI) nhan vien phI) VI) ban thai gian Duqc thgc t~ lam vi~c, tiSp xuc vai h~ th6ng ki~m soat n9i b9 cua dO'll vi mc gia c6 cO' h9i tim hiSu quy trinh ding nhu nhfrng thu tl)C dO'll vi da ap dl)ng dS darn bao cho Cong ty ho<;\t d9ng dung nhu nhfrng ml)c tieu

da xac dinh

Ph~n III: Nh~n xet va kiSn nghi

Sau khi duqc thgc tS tiSp xuc, g6p phfrn vao vi~c v~ hEmh h~ th6ng kiSm soat n9i b9 t<;li dO'n vi tac gia neu ra nhung uu nhuqc diSm va dS xuAt nhung kiSn nghi

ii

IV Ph(lm vi nghien cu-u

Cong ty rna tac ghi ch9n la mQt dO'n vi chuyen cung dp djch V1,l an u6ng, nu&c giai khat Sau khi tim hi€u t6ng quat vS h~ th6ng ki€m soat nQi bQ tac gia da dimg i!.li nghien ctm achu trinh mua hang, tbn tru va thanh toan t?i dan vi

Trong thai gian s~p t&i, c6 cO' hQi tac gia se nghien elm h~ th6ng ki6m soat ni)i bi)

anhung eong ty kinh doanh nhung nganh ngh8 khae va se rna ri)ng nghien elm anhli:ng ehu trinh kh'k

v Kit eliu

Gbm 3 ph~n:

• Ph5n I: Ly thuy~t n~n tang

• Phin II: Ki8m soat ni)i bi) ho?t di)ng mua hang, tbn tru va thanh toan t?i Cong ty

TNI-II-I MTV Gi6 L6e

• Ph5n III: Nh~n xet va ki~n nghi

iii

Kh6a lu~n tBt nghi~p

PHAN I:

1.1 TAng quan v~ h~ thBng ki~m soat n{H hi}

I.1.1 Khai ni~m ki~m soM nQi bQ tfong k~ toan

Thu{it ngu vS ki~m soat nQi bQ g6m hai thanh ph.1n la Ki~m soM va nQi bQ

• Kdm said: Chu§.n mve k~ toan Vi~t Nam s6 07 "K~ toan cae khoan d.1u tu vao eong ty lien k~t" da dinh nghla: Ki~m soM la quySn chi ph6i cae ehfnh saeh tai ehinh va hO{lt dQng eua doanh nghi~p nh~m thu duge Igi fch kinh t~ til cae hO{lt dQng eua doanh nghi~p d6

• N9i b9: Theo tu diSn ti~ng Vi~t e6 nghla la: "thuQe vS hay lien quan d~n ca cAu cua mQt t6 chuc"

Du6i g6c dQ nha qmin ly, qua trinh nh{in thuc va nghien cuu kiSm soat nQi bQ da d§n d~n sv hinh thflnh nhi6u dinh nghla khac nhau Hi~n nay, 'dinh nghla dugc ch~p nh{in fQng rai nh~t la iljnh nghia cua COSO

1.1.2 Dinh nghla v6 Ki~m soat nQi bQ thea COSO

Theo COSO: "KiSm soat nQi bQ la mQt qua trinh bi chi ph6i boi nguai quem lv,

hoi d6ng quem tri va cae nhan vien cua dan vi n6 duge thi~t l{ip dS cung c~p mQt sv Grim baa hop iy nh~m d{lt dugc cac mue tieu sau day:

(1) Sv huu hi~u va hi~u qua eua hOl,tt dQng

(2) Sv tin c{iy cua bao cao tM chinh

(3) Sv tui'm thu phap lu{it va cac quy djnh."

Trong dinh nghla tren, c6 b6n khai ni~m quan tf9ng dn luu y d6 la: qua trinh, con nguai,

dam bao hgp ly va mvc tieu

Khoa luin tAt nghi~p

1.1.2.1 KiSm soat nQi bQ 1a mQt qua trinh

Cac ho~t dQng Clla don vi duqc thl,Ic hi~n thong qua qua trinh l~p k~ ho~ch, thl,IC

hi~n va giam sat DS d~t duqc mvc tieu mong mu6n, dan vi cAn kiSm soat cac ho~t dQng clla minh, kiSm soat nQi bQchfnh 1a qua trinh nay KiSm soat nQi bQ khong phai 1a mQt Sl,I

ki~n hay mQt tinh hu6ng rna la mQt chu6i cac ho~t dQng hi~n di~n trong mQi bQ ph~,

quy~n chi;it vao cac ho~t dQng clla t6 chilc va la mQt nQi dung ca ban trong cac ho~t dQng Clla 16 chilc Ki€m soat nQi bQ se hfru hi~u khi no 1a mQt bQ ph~n khong tach rai chil khong phai chilc nang b6 sung cho cac ho~t dQng clla t6 chilc

1.1.2.2 Con nguai

KiSm soat nQi bQ duqc 1hi~t k~ va v~n hanh boi con nguai, do la HQi d6ng quan tri, Ban giam d6c, nha quan ly va cac nhful vien trong dan vi KiSm soat nQi bQ 1a mQt cong cv duqc nha quan ly sir dVng chil khong thay th~ duqc cho nha quan 1Y MQt h~ th6ng kiSm soat nQi bQ chi co thS hfru hi~u khi tung thanh vien trong t6 chilc hiSu r5 ve trach nhi~m va quyen h~n clla minh, chung cAn duqc giai h~n 0 mQt milc dQ nh~t dinh

1.1.2.3 Dam bao hqp ly

KiSm soat nQi bQ chi co thS cung c~p Sl,I dam bao hqp ly cho cac nha quan 1y trong

vi~c d~t duqc cac mvc tieu cua t6 chilc chil khong thS dam bao tuy~t d6i Dieu nay xu~t

phat tu nhung h~ ch~ tiem tang trong qua trinh xay dl,Ing va v~n hanh h~ th6ng kiSm soat nQi bQ, d6 la:

• Nhung sai lAm Clla con nguai khi dua ra cac quy~t dinh

• Sv thong d6ng Clla ca nhan hay Sl,I l~m quyen cua nha quan ly

• Han nua, mQt nguyen t~c ca ban nhfrt trong qua trinh quan 1y la chi phf cho qua trinh kiSm soat khong thS vuqt qua 1qi ich mong dqi tu qua trinh ki~m soat d6

Khoa lu~n tAt nghi~p

Tat ca nhUng dieu tren dan den, trong mQi to chuc, du co d1l dau tu rat nhieu cho

vi~c thi€t k€ va v~n hanh h~ th6ng nhung vfin khfmg thi co dU'(1C he thDng kiim solit n{Ji b{J holm hao

1.1.2.4 Cac mvc tieu

M6i don vi thuang co cac mvc tieu ki€m soM c~n d~t dugc d~ tu do xac dinh chi€n lugc c~n thl!c hi~n Do co the la mvc W!U chung cho toan don vi, hay 1a mvc tieu cv th~

cho tung ho~t di}ng, tung bi} ph~n trong dan vi Co th~ chia cac mvc tieu ki~m soat dan vi

dn thi€t l~p thanh 3 nhom:

• Nh6m m1,lC tieu v~ haq,t d(}ng: nh~n m~nh d~n Sl! huu hi~u va hi~u qua cua vi~c

1.1.3 Qua trinh hinh thanh va phM tri~n

1.1.3.1 Qua trinh hinh thanh

M9i ho~t di}ng kinh t~ d~u c~n cac ngu6n v6n.Cac kenh cung c~p v6n d1l hinh thanh tu dt sam va phat tri~n m~ me tu nhung nam cu6i th~ ky 19 Trong do, ngan hang la kenh cung c~p v6n chu y~u D~ co th~ cung c~p v6n, ngan hang c~n co buc tranh tai chinh co th~ tin c~y dugc, rna kh6i di~m 1a Bang can d6i k~ toan Mu6n v~y, din co nhung nguai co nang ll!c, di}c l~p dam nhi~m chuc nang xac nh~n tinh trung thl!C va hgp

ly cua cac thong tin tren bao cao tai chinh, tu do co Sl! ra dai cua cac cong ty ki€m toan di}c l~p

Khoa luin tAt nghi~p

Khi thl,!C hi~n chuc nang nh?il xet bao cao tai chinh, cac ki~m toan vien da sOm

nh~n thuc duqc r~ng khong dn thi~t, cling nhu khong thl,!c t~ khi yeu du ki~m tra t~t ca

nghi~p v\l kinh t~ phat sinh rna chi din chQn mfiu d~ ki~m tra va d1Ja vao Sl,! tin tucmg cua

h~ th6ng ki~m soat nQi bQ t~i dan vi duqc ki~m toano Vi v~y ki~m toan vien b~t d~u quan tam d~n ki~m soat nQi bQ

Thu~t ngu kiim soat n{ji b{j b~t d~u xu~t hi~n trong cUQc cach m~ng cong nghi~p

v6i hinh thuc sa khai ban d~u la ki~m soat ti~n Do yeu c~u v~ phat tri~n, cac cong ty

cb v6n va tir do dua d~n nhu c~u tang cuang quan ly v6n va ki~m tra thong tin v~ su d\lng v6n, d~n nam 1929 thu~t ngu ki~m soat nQi bQ duqc chinh thuc d~ c~p trong mQt cong b6 cua C\lC Dv tru Lien bang hoa ky (Federal Reserve Bulletin) Theo do, ki~m so at nQi bQ duqc dinh nghla Iii m{jt cong c¥ dd bcw v¢ tiJn va cac tai san khac d6ng thai thuc day nang cao hi¢u qua hoq,t d{jng, va day la mQt ca s6 d~ ph\lc V\l cho vi~c l~y mfiu thu nghi~m cua ki~m toan vien

Nam 1938 Uy ban chung khoan Hoa ky (SEC - Securities and Exchange Commission) da: ti~n hanh di~u tra va phat hi~n 20 tri~u USD hang t6n kho va nq phai thu

duqc khai kh6ng va han 20% tai san khong hi~n huu trong·th1Jc t€ SEC cho r~g vi~c tim hi~u ki~m soat nQi bQ khong chi h(;U1 ch€ 6 lInh Vl,!C k€ toan, rna ki~m toan vien cb

co ki€n thuc d~y du han v~ cach thuc rna cac nghi~p V\l tren duqc th1Jc hi~n

Tru6c th1Jc tr~ng tren, nam 1949 Hi~p hQi k€ toan vien cong chUng Hoa ky

(AICPA American Institute o/Certified Public Accountants) da: cong b6 cong trinh d~u

tien nghien cuu v~ ki~m soat nQi bQ v6i nhan d~: "Ki~m soat nQi bQ, cac nhan t6 c~u thanh va t6 quan trQng d6i v6i vi~c qmin tri doanh nghi~p va d6i v6i ki~m toan vien dQc

l~p" Trong bao cao nay, AICPA da dinh nghia ki~m soat nQi bQ la: " ea e~u t6 ehue va cae bi~n phap, each thuc lien quan duqc eh~p nh?il va th1Je hi~n trong mQt t6 chuc d~ bao

v~ tai san, ki~m tra s1J ehinh xae va dang tin c~y eua s6 li~u k€ toan, thuc dAy ho~t dQng

co hi~u qua, khuy€n khich Sl,! tuan thu cae ehinh sach eua nguai quan lY." Tuy nhien, cae

Kboa lu~n tat ngbi~p

bao cao vftn mai dung IQ.i nhu la mQt pbU'O'Dg ti~n pb1}c V1} cbo ki~m toan vi en trong kiSm tOM bao cao tai chinh

Vao nhung th~p nien 1970 - 1980 n8n kinh t8 phat triSn mQ.nh keo theo do la cac V\l gian l~n ngay cang tang, quy rna ngay cang 16'0 gay ra nhung t6n thAt n~ng n8 cho n8n kinh t8 D~c bi~t la V\l tai ti8ng chinh tri Watergate, Qu6c hQi Boa ky dff phat hi~n ra rAt nhi8u cac hOQ.t dQng v~n d9ng tranh cu trai phep va rna ti8n lien quan d8n nuac ngoai Tmac tinh hinh tren nam 1985 try ban COSO duQ'c thilnh l~p duai S\l' ba.o trQ' cua nam t6 chuc ngh8 nghi~p Nam t6 chuc do la:

• Bi~p h9i K8 toan vien cang chUng Boa Ky (AI CPA)

• Bi~p h9i k8 toan Boa ky (AAA American Accounting Association)

• Bi~p h9i Qmin trj vien tai chinh (FEI - Financial Executives Institute)

• Bi~p h9i K8 tOM vien quan tri (IMA Institute of Management Accountants)

• Bi~p h9i KiSm toan vien nQi b9 (IIA - Institute ofIntemal Auditors)

Sau khi dUQ'c thanh l~p try ban COSO b~t d~u qua trinh soQ.ll thao

1.1.3.2 Quy trinh sOQ.n thao

Bao cao COSO duQ'c th\l'c hi~n qua 7 giai dOQ.n sau:

• Giai do\,n 1: Thu th~p cac tai li~u tmac khi uy ban COSO ra dai

• Giai do\,n 2: Phong vAn

• Giai do\,n 3: G6'i bang cau hoi

• Giai do\,n 4: T6 chuc h9i thao

• Giai do\,n 5: D\l' thao bao cao

• Giai do\,n 6: KiSm nghi~m th\l'c t8

• Giai do\,n 7: Sua d6i va hoiln thi~n d\l'thao

Sau m9t thai gian dai lam vi~c, d8n nam 1992 COSO dff phat hilnh Bao cao Bao cao COSO nam 1992 la tai li~u d~u tien tren th8 giai dff dua ra khuan mftu ly thuy8t v8

Khoa lu~n tAt nghi~p ki~m smit nQi bQ mQt cach a~y au va co h~ thtmg coso ail ainh nghia a~y du v~ ki~m

soat nQi bQ va dung til Kiim soal n(ji b(j thay vi Kiim soal n(ji b(j vJ ki loan Bao cao

coso dua ra nam bQ ph~ cua ki~m soat nQi bQ bao g6m moi truang ki~m soat, danh gia rui ro, cac hO!;lt dQng ki~m soat, thong tin truy~n thong va giam sat

1.1.3.3 C~u truc cua bao cao coso (1992)

G6m 4 ph~n:

Ph§n 1: Tom t~t danh cho nguai di~u hanh

Cung dp cM nhin t6ng quat v~ ki~m soat nQi bQ (; mirc dQ danh rieng cho cac nha quim ly cao c~p va giam d6c di~u hanh, va cac co quan quan ly nha nuac

Ph§n 2: Khuon mllu cua ki~m soat nQi bQ

La nQi dung co ban cua bao cao COSO, trong do dinh nghla v~ ki€m soat nQi bQ, cac nhan t6 hqp thanh cua ki€m soat nQi bQ va cac tieu chuAn d€ giup Ban giam d6c, nha quan ly va cac a6i tuqng nghien cUu d€ thi€t k€, v~ hanh hay d€ danh gia h~ th6ng ki€m soat nQi bQ

Phin 3: Bao cao cho d6i tuqng ben ngoai

La tai li~u b6 sung nhftm huang dlln cho cac t6 chirc cAn bao cao v~ ki€m soat nQi

bQ cho ben ngoai

Phin 4: Cong Clf danh gia h~ th6ng ki~m soat nQi bQ

Dua ra cac huang dlln, gqi y thi~t thlJc cho vi~c aanh gia h~ th6ng ki€m soat nQi

bQ

);> Bao cao COSO nam 1992 la tai Ii~u diu tien tren th~ giOi nghien cuu va djnh nghia v~ ki~m soat nQi bQ mQt cach diy do va co h~ thAng.D~c di~m nai b~t coa bao cao nay la cung cAp mQt tim nhin rQng va mang tinh quan trj, trong do

Khoa luin tAt nghi~p ki~rn soat n(}i b(} khong chi la vin d@ lien quan d@n bao cao tai chinh rna duq'c rna r(}ng ra cho cac phuong di~n ho~t d(}ng va tuan thu

1.2 Cac b(} phin cua h~ thAng ki~rn soat n(}i b(}

H~ th6ng ki~m soM nQi bQ bao g6m 5 bQ ph~n c6 m6i lien h~ ch~t che v6i nhau:

• Moi truang ki~m soat

• Danh gili rui ro

• Ho:;tt dQng ki~m soat

• Thong tin va truy~n thong

• Giam sat

1.2.1 Moi truang ki~m soat

Moi truang ki~m soat phan anh sAc thai chung cua mQt t6 chuc, tac dQng d~n y

thuc cua cua mQi nguai trong dan vi, la n~n tang cho cac bQ ph~ khac trong h~ th6ng ki~m sm11 nQi bQ

Moi truang ki~m soM chiu anh huang cua van h6a va lich sir cua t6 chuc va nguQ'c l:;ti n6 l:;ti fmh huang d~n '1 thuc cua nhan vien trong t6 chuc' d6 Cac dan vi c6 h~ th6ng

ki~m soat nQi bQ huu hi~u thuang c6 cac nhan vien du nang l\lC, dUQ'c hulk luy~n quan

di~m v~ tfnh trung th\lC va y thuc v~ vi~c ki~m soat Quan di~m nay do d,p quan 1'1 cao nhAt thi~t l~p thong qua xay d\lllg va ban hanh cac chinh sach nhu ban Quy tAc ung xu, trong d6 c6 dua ra cac gia tri d:;to duc rna cac thanh vien phai tuan thu d~ d:;tt mvc tieu chung cua dan vi

Cac nhan t6 cua moi truang ki~m soat bao g6m:

Tinh chinh trl!c va cac gia tr{ dgo dirc: la nhan t6 quan trQng cua moi truang ki~m soM, n6 tac dQng d~n vi~c thi~t k~, th\lc hi~n va giam sat cac nhan t6 khac cua ki~m soat nQi bQ Thai dQ va S\l quan tam cua cac nha quan 1'1 cAp cao d6i vai ki~m soM nQi bQ huu hi~u phai dUQ'c Ian toa d~n toan doanh nghi~p Ben c:;tnh do S\l huu hi~u cua ki~m soat nQi

Khoa lu~n tat nghi~p

hQ khong th~ chi tl,lO hai tinh trung thgc va cac gia tri dl,lo duc cua nhfrng nguai sang l~p,

nguai qmin Iy rna Ia cua toan hQ nhful vien trong dan vi

Cam kit v~ nang hlc: nang 19c phan anh ki~n thuc va ky nang c~n thi~t d~ hoan thanh rnQt nhi~rn V\l nhlh dinh Ki~n thuc va ky nang c~n co d6i vai tung nhi~rn V\l ph\l thuQc VaG sg xet doan cua nha quan Iy v~ cac rn\lC tieu cua doanh nghi~p, v~ chi~n Iugc

va k~ hOl,lch d~ dl,lt dugc rn\lc tieu do

H(ji d6ng quan trf va Uy ban kiim toan: Moi truang ki~rn soat chiu aM huang dang k~ hai HQi d6ng quan tri va try han ki~rn toan Tinh hilu hi~u cua nhan t6 nay ph\l thuQc VaG sg dQc I~p cua HQi d6ng quan tri va try han ki~rn toan vai Ban di~u hanh, kinh nghi~rn va vi tri cua cac thanh vien trong hQi d6ng quan trl, rnuc dQ tharn gia, rnuc dQ giarn sat va cac hanh dQng cua hQi d6ng quan tri d6i vai hOl,lt dQng cong ty Ben cl,lllh sg dQc I~p, sg t~n tam, huang dftn va giarn sat vi~c thlJc hi~n cua nguai qulin Iy la nhan t6 thi~t y~u d~ ki~rn soat nQi hQ huu hi~u

Triit iy quan iy va phong cach di~u hanh cua nha quan iy: dugc th~ hi~n thong qua thai dQ, quan di~rn cua nguai quan Iy v~ vi~c I~p va trinh hay hao cao tai chinh, vi~c Iga chQn cac chinh sach k~ toan, cac uac tinh k~ toan, va ~~ vi~c phan nhi~rn k~ toan vien

Co cciu t6 chtfc: cung clip khuon kh6 rna trong do cac hOl,lt dQng cua doanh nghi~p dugc I~p k~ hOl,lch, thlJc hi~n, ki~rn soat va giarn sat f)~ thi~t I~p co cfru t6 chuc thich hgp, ctln chu y cac nQi dung sau: xac dinh ro quy~n hl,ln va trach nhi~rn chu yeu d6i vai rung hOl,lt dQng, xac dinh cfrp h~c c~n hao cao thich hqp

Phiin dfnh quy~n hc,m va trach nhir?m: la vi~c xac dinh rnuc dQ tv chu, quy~n hl,ln cua rung ca nhan hay tung nhorn trong vi~c d~ xulit va giai quy~t vfrn d~, trach nhi~rn hao cao d6i vai cac clip co lien quan

Chinh sach nhiin Sl,f va vir?c ap d'(Jng vao thl,fc Ii: Chinh sach nhan sg la thong di~p Clla doanh nghi~p v~ yeu c~u d6i vai dnh chinh trgc, hanh vi dl,lo duc va nang Igc rna

Khoa lu~n tAt nghi~p

doanh nghi~p mong dgi tir nhfm vien Chinh sach nay dugc bieu hi~n trong th"t!C te thong qua vi~c tuy~n dl,mg, huang nghi~p, dao t~o, danh gia, tu v~n, d¢ng vien, khen thuang va kYlu~t

1.2.2 Dauh gia rui ro

M6i don vi luon phai d6i pho vai hang lo~t rui ro tir ben trong ldn ben ngoai Di6u ki~n tien quy~t d8 dauh gia rui ro la thi~t l~p ml,lc tieu Ml,lc tieu phai dugc thi~t l~p acac muc d¢ khac nhau va phai nh~t quau Danh gia rui ro la qua trinh nh~n d~ng va phan tich nhfrng rui ro anh huang d~n vi~c d~t dugc ml,lc tieu, tir do co th6 quan tri dugc rui roo Do di6u ki~n kinh t~, d~c di8m va ho~t d¢ng kinh doanh, nhung quy djnh luon thay d6i, nen

ca ch~ nh~n d~ng va d6i pho rui ro phai lien k~t vai sv thay d6i nay

1.2.3 Ho~t d¢ng ki~m soat

La t~p hgp cac chinh sach va thu tl,lC dam bao cho cac chi thi cua nha qmin ly dugc thvc hi~n, la cac hilnh d¢ng dn thi~t thvc hi~n d8 d6i pho vai rui ro de dQa d~n vi~c d~t

dugc ml,lc tieu cua t6 chuc Ho~t d¢ng ki8m soat t6n t~i amQi b¢ ph~n va mQi c~p d¢ t6 chuc trong m¢t dan vi Ho~t d¢ng ki8m soat co th~ giup d~t dugc Cel ba nhom ml,lc tieu

ho~t d¢ng, tai chinh va tuan thu

Ho~t d¢ng ki8m soat bao gbm: Chinh sach ki8m soat va thu tl,lC ki8m soat Chinh sach ki~m soat la nhung nguyen t~c cfuI lam, la ca sa cho vi~c thvc hi~n cac thu tl,lC ki8m soat.Con thu tl,lC ki8m soat la nhung quy dinh Cl,l th8 d8 thvc thi chinh sach ki8m soat

1.2.4 Thong tin va truy6n thong

Thong tin

MQi b¢ ph~n va ca nhan trong doanh nghi~p d6u phai co nhfrng thong tin cfuI thi~t

giup thvc hi~n trach nhi~m cua minh Vi v~y, nhUng thong tin dn thi~t phai dugc xac

- - - - _

Khoa lu~n tAt nghi~p

dinh, thu th~p va truy~n d~t t6i nhung cac nhan, be> ph~n co lien quan me>t cach kip thai

va thich hqp T~t ca cac thong tin thu th~p duqc dil co ngu6n g6c tu ben trong hay ben ngoai, tai chinh hay phi tai chinh d~u dn thi~t cho ca ba m\lC tieu cua doanh nghi~p Yeu du d6i v6i thong tin:

• Phcii thich h9"p: tuc nhung thong tin phai phil hqp v6i yeu du ra quy~t dinh cua nha quan IY

• Phcii kip thai: tuc la thong tin phai kip thai, khi yeu cAu

• Phcii c(lp nh(lt: tuc thong tin phai dam bao co cac s6 li~u m6i nh~t

• Phcii chinh xac va dJ dang truy c(lp

M\lc tieu cua vi~c giam sat la nh~m bao v~ h~ th6ng ki~m soat ne>i be> Iuon ho~t

de>ng huu hi~u do v~y cAn giam sat t~t ca cae ho~t de>ng trong don vi va doi khi con ap d\lng ca cho cae d6i tuqng ben ngoai nhu nha cung c~p, khach hang

Giam sat thuang xuyen: Cae ho~t de>ng giam sat thuang xuyen g~n k~t vao ho~t de>ng thuang nh~t thi r~t da d~gnhu d6i chieu, chinh hqp va cae ho~t de>ng khac

Giam sat eJinh k);: Giam sat dinh ky giup don vi danh gia tinh hfru hi~u cua vi~c

giam sat thuang xuyen

Kh6a lu,n tat nghifp 1.2.6 MBi quan h~ giita cac bo ph~n hgp thanh h~ thBng ki~m soat noi bO

Cac bo ph~n tren co quan h~ chi;i.t che v6i nhau Nha qmin ly cfuI thi~t l~p cho dan

vi mot moi truang ki~m soat tBt, phil hgp nhAt ben c~nh do cling c<1n phai danh gia cac rui ro co th~ de dQa d~n vi~c d~t dugc cac m\lC tieu Ho~t dong ki~m soat dugc tiSn hanh nh~m dam bao r~ng cac chi thi cua nha qmln ly dugc th\lc hi~n trong th\lc tS Trong khi

do, cac thong tin thich hgp c<1n dugc thu th~p va qua trinh trao d6i thong tin phai di~n ra thong suBt trong toan bO t6 chuc Qua trinh tren c<1n dugc giam sat d~ di~u chinh l~i h~ thBng ki~m soat noi bO khi e<1n thi~t

1.3 Ki~m smit nqi bq ho~t dqng mua hang, tan trfr, thanh toan

Mua hang, tbn tm va thanh toan la mot chu trinh quan trQng d6i v6i da sB doanh

nghi~p, di;i.c bi~t la doanh nghi~p thuang m~i va san xuAt S\l hitu hi~u va hi~u qua eua ehu trinh nay se co anh hucmg Ian d~n hi~u qua ho~t dong eua dan vi va la m6i quan Him cua nhi~u nha quan lY

1.3.1 Quy trinh mua hang, tbn trit va thanh toan

Chu trinh mua hang du6i day la ehu trinh mfru v6i d<1y du ca~ bu6e e<1n th\lc hi~n, nhung tren th\le t~ dan vi co th~ them hoi;i.c b6t di tily thuoc van nhu c<1u va quy mo cua dan vi

Sa d6 1: Chu trinh mua hang, t6n tru va thanh toan

D~ nghi mua hang

Xet duy~t mua hang

Giai do~n Rui ro, sai ph~m co th~ xay ra

D(lt mua hang kh6ng dn thiSt ho(lc kh6ng phil hqp v6i mvc dich su dVng

Mua himg Mua himg nhi~u han nhu cfiu su dVng d§.n dSn lang phi s6 hang

thira se phai t6n tm, vila gay (r d9ng v6n, vira t6n kern chi phi luu kho, l~i con co th~ d~n dSn hang bi giam ph~m chat

Mua hang qua s6m ho(lc qua tr8 so v6i nhu du dn su dVng

I

Kh6a Iu,n tat nghi~p

- D~t mua hang kern chfrt luqng d~ duqc huang

,

cung cap

- Xoa dfru v€t mua hang l§.n d§.u dS mua them I§.n nua

- Nh~nhang khong dung quy cach, s6 luqng nhu da d~t hang

- Nh~n va biSn thu hang khong nh~p kho

- Hang t&n kho bi mfrt d.p, ho~c duqc trao d6i mot 10l;li hang khac kern chfrt luqng

- Hang tbn kho lau ngay co thS bi hu hong mfrt phfrm chfrt

T6n trfr - Nhan vien Ifry hang trong kho d~ sir dVng cho ml)C dich ca

nhan

- Hang t&n kho s~p xep mot each khong logic d~n d8n dan vi khong ki~m soat duqc hang tbn kho cua minh va sir dvng cho hqp IY

- L~p chung tu mua hang kh6ng d~ duqc thanh toano

- Chi tni ti~n nhi~u han s6 hang thlJc nh~n

Ghi nh~n sai thong tin v~ nha cung cfrp: ten, thai hl;ln thanh

Thanh toan

to an

- Thanh toan 2 l§.n cho cling mot hoa dan

- Khong thea d5i thanh toan kip thai cho nha cung cfrp

Thanh toan cho nha cung efrp khi chua duqe phe duy~t

,

Khoa lu~n tat nghi~p

phgm noi tren MQt cach t6ng quat, vi~c kit~m soat t6t chu trinh nay se giup dan vi dgt duqc ca ba ml,lC tieu thea bao cao coso (1992) dS ra, do la:

• S1,l' hfru hi~u va hi~u qua trong hogt dQng,

• Bao cao tai chinh dang tin c{iy, va

• Tuan thu phap lu{it va cac quy dinh

Cl,l the han:

Sll him hi¢u va hi¢u qua: S1,l' huu hi~u 0 day la hogt dQng mua hang giup dan vi dgt duqc cac ml,lC tieu v~ san xu§.t, doanh s6, thi ph~n hay t6c dQ tang truong S1,l' t6n tgi va phat triSn cua dan vi bi anh huong dang kS boi ml,lc tieu hfru hi~u Vi thS, dan vi c~mua

hang dung nhu cau sir dl,lng va dung thai diSm, mua hang vai gia hqp Iy nh§.t, nh{in hang

dung s6 luqng va ch§.t luqng da dijt hang Trong khi do ml,lC tieu hi~u qua duqc hiSu la vi~c so sanh gifra kSt qua d<;tt duqc vai chi phi phai be ra DS dgt duqc di~u nay, dan vi c~n mua hang co ch§.t luqng t6t vai chi phi hqp 1y nhdt

Baa cac tell chinh dang tin cQY: nghla la nhung khoal! ml,lc bi anh huong boi chu trinh mua hang, t6n tm va thanh toan duqc trinh bay trung th1,l'c va hqp lY Vi~c t6 chilc h~ th6ng s6 sach, chung tir, bao cao d~y du va hqp ly dS thea d6i hang mua va nq phai tra, ghi chep nghi~p Vl,l mua hang d~y du, chinh xac, kip thai, t{ip hqp d~y du cac chi phi lien quan dSn qua trinh mua hang la cac ySu t6 chu ySu cua cong tac k~ toan va giup dan

vi cung c§.p duqc bao cao tai chinh dang tin c{iy

Tuiin thit phap IUQt va cac quy dinh: cac hogt dQng mua hang luon chiu S1,l' chi ph6i cua phap lu{it Ngoai ra, con c~n tuan thu cac quy dinh nQi bQ trong vi~c nh{in hang, l{ip phiSu nh{ip kho, tuan thu cac huang din v~ an toan trong bao quan, diSu ki~n v~ sinh, an ninh

Trong ba ml,lC tieu tren, m6i quan tam hang d~u cua cac nha quan ly la ml,lC tieu S(I'

hii:u hifU va hifU qua cua chu trinh mua hang, tim trii: va thanh toano

1.3.3.2 Thi:t tl,lC ki€m smit

1.3.3.2.1 Nhfrng thi:t tl,lC ki€m smit chung

a Phan chia trtich nhiim day du

Vi~c phful chia tnich nhi~m d~y di:t nh~m h~n ch~ khA nang xAy ra gian l~n do vi~c

mQt s6 ca nhanibQ ph~n nttm nhi~u chirc nang nen hQ co th€ l~m dl,lng D6 phan chia trach nhi~m d~y du, mQtcach t6ng quat, dan vi c~n tach bi~t cac chirc nang sau:

• C~n t6 chirc bQ ph~n mua hang dQc l~p vai cac bQ ph~khac

• Chirc nang xet duy~t mua hang tach bi~t vai chirc nang mua hang

• Chirc nang xet duy~t chQn h,a nha cung c~p phAi dQc l~p vai cac chirc nang d{it hang

• BQ ph~n d{it hang tach bi~t vai bQ ph~n nh~n hang

• K~ toan kh6ng dugc kiem nhi~m thu kho

h Kiim sotit qua trinh xii'lj thong tin

.: Kiim SOGt tu dong

Kiim SOGt chung

Ki6m soat d6i tugng sir dVng

• D6i tugng ben trong: phan quy~n sir dVng d~ m6i nhful vien sir dl,lng ph§.n m~m

phAi co m~t khAu rieng va chi dugc truy c~p trong giai h~ c6ng vi~c cua minh

• D6i tugng ben ngmli: thi~t l~p m~t khAu d€ hQ kh6ng th€ truy c~p trai phep vao

h~ th6ng

Kiim SOGt du li~u

• Nh~p li~u cang sam cang t6t

• Sao luu dfr li~u d~ phong b~t tr~c

r

Khoa lo,n tAt nghi~p

Ki€m saGt z'mg d(mg

Ki8m tra qua trinh nh~p li~u

• Dam bao cac vung du li~u din nh~p d~u c6 d~y dil thong tin

• Dam bao tinh chinh xac khi nh~p rna hang t6n kho va cac thong tin din thi~t cua nha cung cfip

•: Ki€m saGt thit cong

Ki€m saGt ung dl,tng

Ki~m soat du li~u

• Ki~m soat tinh hqp l~, hqp phap cua chung til

• Ki~m tra sv phe duy~t tren chfrng til

Ki~m soat chung til s6 sach

• Danh s6 thu tlJ truac khi su d\lng cho tfit ca cac chung til c~n thi~t

• Cac bi~u m~u c~n ra rang, c6 danh s6 tham chi~u d-€ ki~m tra khi din thi~t

• Phi~u nh~p kho phai duqc l~p tren ca sa dan d~t hang, h6a dan mua hang, bien ban nh~n

Uy quyJn va xi! duy?t

Cac gi~y d€ ngh! mua hang, Iva ch9n nha cung c§.p, d€ ngh! thanh toan c~ duqc c6 ngum thAm quy€n xet duy~t Vi~c xet duy~t nh~m ki~m soat vi~c mua hang, h,ra ch9n nha cung c~p, vi~c chi tra cling nhu kiem soat tai san cua dan vi nhu ti€n, hang h6a Nha quan 1)' c6 th~ uy quy€n cho cAp duai xet duy~t nhung v~n d~ nay thong qua vi~c xay dvng va ban hanh cac chinh sach

Kh6a lu~n tat nghi~p

Kiim tra d(Jc lC;;p vi¢c thvc hi¢n

D~c diSm cua thu tl,lC nay la nguai kiSm tra phai dQc l~p v6i nguai bi kiSm tra Thu tl,lC nay nh&m nang cao y thuc chap hanh ky lu~t, tuan thu quy trinh nghi~p Vl,l cua cac ca nhan, bQ ph~n trong dan vi

c Ki€m soat v{it chili

Day la ho~t dQng kiSm soM "cung", mQt lo~i ho~t dQng kiSm soM thuang duqc mQi nguai nghT t6i nhat khi noi vS kiSm soM nQi bQ trong doanh nghi~p Cl,l thS, kiSm soat v~t chat la cac ho~t dQng kiSm soM nh&m dam bao cho tai san cua doanh nghi~p nhu may moc, nha xuang, tiSn b~c, hang hoa, duqc bao v~ mQt cach ch~t che KiSm soat v~t chat nh&m dam bao cho SlJ t6n t~i, chat luqng hay tinh tr~ng cua cac tai san phl,lc Vl,l cho ho~t dQng san xuat, kinh doanh 6n dinh cua doanh nghi~p

d Phlintich ril soat

Day la vi~c so sanh giua cac kSt qua thlJc hi~n v6i s6 li~u dlJ toan hay giua cac thong tin tai chinh va phi tai chinh nh&m phat hi~n ra cac biSn dQng bat thuang dS nha quan ly co cac bi~n phap chan chinh kip thai Doanh nghi~p co thS su dl,lng cac chi s6 hay tinh ra cac chenh l~ch dS phan tich ra soM, tu do co thS dua ra cac bi~n phap chinh sua nhu la mQt ho~t dQng kiSm soM

1.3.3.2.2 Nhung thu tl,lC kiSm soat Cl,l thS trong tung giai do~n

Yeu clLU mua hilng

• Tat ca cac nghi~p Vl,l mua hang dSu phai co giay dS nghi mua hang da duqc phe duy~t Chi nhung nguai co thfrm quySn m6i duqc l~p phiSu dS nghi mua hang

• Giay dS nghi mua hang phai co day du thong tin va duqc l~p thanh hai lien, mQt lien luu t~i bQ ph~n yeu cau mua hang va mQt lien chuySn cho bQ ph~n mua hang dS lam din cu d~t hang

• Giay dS nghi mua hang can phai danh s6 thu tv lien tl,lc

I

Khoa lu,n tAt nghi~p

Phe duy~t mua hang

• Ccln giao trach nhi~m cho cac b9 ph~n lien quan xem xet thucmg xuyen nhu cAu vS hang tbn kho va uac tinh hQ'p ly thai gian cAn thi8t dS xu ly nghi~p V\l mua hang tu luc dS nghj mua hang d8n khi thvc sv nh~n duQ'c hang dS nghi L1]'a chQn nha cung cip

• DS nghi cac nha cung c§.p bao gia ngay khi co nhu cAu mua hang cAn yeu cAu bang bao gia phai chi ti8t, ra rang, th~ hi~n dAy du cac thong tin vS ch:1t luqng, s6 lUQ'ng, phuong thuc giao nh~

• M9i thong tin trong bang bao ghi dSu phai duQ'c ghi chep, luu trfr va t6ng hgp

dS bao cao cho nguai chiu trach nhi~m phe duy~t

• Vi~c phe duy~t ch9n nha cung c:1p cAn duQ'c do nha quan ly c:1p cao trvc ti€p thvc hi~n, ho~c uy quySn cho lanh d~o b9 ph~n mua hang

• cAn tach bi~t chuc nang d~t hang va xct duy~t ch9I.1 nha cung c:1p

D~t hang

• T:1t ca nghi~p V\l mua hang co sf> tiSn vugt qua mN nguang nao do d~u phai l~p don d~t hang can cu tren gi:1y dS nghj mua hang Don d~t hang truac khi thvc hi~n phai duQ'c phe duy~t

• Chi co b9 ph~n mua hang mai duQ'c phep d~t hang

• Thong bao cho nha cung c:1p bi~t nhUng nguai du thAm quySn d~t hang d6i vai tung nhom khach hang C\l thS

Ki~m soat qua trinh nh,n himg

• Nen co m9t b9 ph~n nh~n hang d9c l~p thvc hi~n, b9 ph~n nay ccln tach bi~t

vai b9 ph~ d~t hang D6i vai dan vi co quy mo nh6, trung binh chuc nang mly

co thS duQ'c giao h~n cho b9 ph~n kho n~u t:1t ca hang mua dSu qua kho

Khoa luin tBt nghi~p

• Sau khi nh~n hang ciin l~p bao cao nh~ hang M9t lien cua bao cao nh~n hang sau khi da: hoan thanh phai dugc gai cho b9 ph~n k8 tmin d~ lam chung tu h01;;\ch toan va gai cho b9 ph~n mua hang Bao cao nh~n hang phai dugc danh s6 thu tg lien t\lC va bao quan d.n th~n

• Nhanh chong chuy~n hang da: nh~ d8n dUng vi tri t6n tm dll dugc xac dinh ho~c chuy~n ngay d8n nai din su d\lng d~ tranh tinh tr1;;\ng mua hai l~n d6i v6i hang dll nh~n

Ki~m soli! qua trinh tAn trii'

• Hang phai dugc bao quan din th~ acac kho, kho ph:ii co 6 khoa va cac trang thi8t bi c~n thi8t d~ bao quan tuy thea diic di~m chung cua tung I01;;\i hang hoa

• Giao trach nhi~m bao quan hang trong su6t qua trinh t6n tm cho m9t ca nhan C\l th€ (thucmg la thu kho) va ban hanh quy ch8 d~ h1;;\n ch8 Sl! ti8p c~ tai san d6i v6i nhfmg nguai khong co nhi~m V\l

• Thu kho nen rna sf> thea d5i chi ti8t XuAt Nh~p ~ T6n tung I01;;\i m{it hang t6n kho

• Thu kho chi dugc xu At hang khi co chi thi cua cAp tren co thAm quy~n

• Thl!C hi~n ki~m ke dinh ky va d9t xuAt d6i v6i hang t6n kho

• T6 chuc luu tm rieng hang khong ph:ii cua dan vi nhu: hang nh~n gift h9, hang cua khach hang d~ l1;;\i,

Ki~m soat nC}' phai tra ngu-Oi ban

• Vi~c ghi nh~n ng phai tra VaG s6 sach k8 toan chi dugc thl!c hi~n khi k8 toan

nh~n dugc hoa dan cua nha cung cAp

• C~n co quy dinh luu chuy€n chUng tu d~ dam bao hoa dan cua nha cung cAp dugc chuy€n th~ng d8n phong k8 toano

Khoa lu~n tat nghi~p

• can luu rH~ng nhfmg h6a dan dff thanh toan va h6a dan chua thanh toan de tranh tinh tqmg nha cung cAp gai hai h6a dan cho cung mQt nghi~p Vl,l Nhfrng h6a don dff thanh tmln nen d6ng dfru "dff thanh tmin" d~ d~ dang cho vi~c ki~m soat

Kh6a lu~n tAt nghi~p

II.t GiOi thi~u V~ Cong ty TNHH MTV Gi6 LAc

II.I.I T6ng quan v~ cong ty

Ten giao dich: WINDY CO.,LTD

Dia chi: 10 Cong Trtrimg QuAc T~, Phtrimg 06, Qu~n 3, Thimh PhA HB Chi Minh Giam d6c/D?i di~n phap lu~t: Ph~m Thi Ng ,c Strong

Gi~y phep kinh doanh: 0304014999 Ngay c~p: 27/07/2005

~as6thue:0304014999

Ngay ho?t dQng: 01110/2005

Nganh ngh~ ho?t dQng: Nha hang (dich VI})

II.I.2 Chuc nang va nhi~m V\1 cua cong ty

ThlJc hi~n t6t cac ch€ dQ v~ lao dQng ti~n luang, BHXH, BHYT, nQp thue

, t 5 Th\lC hien tOt ve viec dam ve sinh an toan th\lc pham

II 1.3 Ttl chuc b() may quan ly ho~t d()ng kinh doanh cua cong ty:

n.I.3.1 So d6 t6 chuc b() may quan ly coo cong ty

1"'"1'- - - -

PhongKioh Doanh

L

1 _ _ _ _ _ _ - - - _ _ _ _ _ _ _ _

So d6 2: So d6 t6 chuc b() may Cong ty

II 1.3.2 Phan dtnh quy~n h~n va trach nhiem

Gidmd6c

• Giam d6e Languoi ph\l trach chung ho~d()ng SXKD ~Cong ty

• Giam d6c la ngum d~i di~ theo Phap Lu~t, chju teach nhiem cao nhftt ve mQi ho~t d()ng cua Cong ty, dieu hanh chung, tn,re ti~p chi d~o cong me t6 chire, quan ly vim, tim d6i tile, va ley k~t hc;1p d6ng thuung m~i