HƯỚNG dẫn sử DỤNG PHẦN mềm APP PORTER

+ Tạo ra các tin nhắn mẫu + Gửi đi các tin nhắn mẫu + Tự động trả lời các tin nhắn yêu cầu thông tin của khách hàng+ Auto review + Airbnb Inbox - Bước 3: Gửi tin nhắn công việc.. + Tạo r

HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG

PHẦN MỀM

YOUR PORTER APP

LỜI GIỚI THIỆU

Chào mừng các bạn đến với Ebook “Hướng dẫn sử dụng phầnmềm Your Porter” Được biên soạn bởi kinhdoanhairbnb.com

Tại đây, mình sẽ hướng dẫn các bạn chi tiết nhất cách sử dụngYour Porter App cho công việc kinh doanh căn hộ của các bạn trênAirbnb, Booking.com,

Vậy trước hết, Your Porter là gì? Có thể hiểu Your Porter App làmột phần mềm thông minh hỗ trợ các bạn kinh doanh ngànhvacation rental ở cả 2 lĩnh vực: CMS (Channel Manager System) vàPMS (Property Management System) Tuy nhiên, Your Porterkhông dành cho các bạn kinh doanh homestay, hostel, hotel (haycòn gọi là những đơn vị sử dụng bàn check-in)

Mục đích sử dụng Your Porter là sử dụng phần mềm này tự độnggửi tin nhắn đến khách hàng và nội bộ theo như những cài đặt củabạn Cũng như đồng bộ lịch giữa các kênh kinh doanh căn hộ AppPorter hiện giờ đang hỗ trợ các kênh như: Airbnb, Booking.com,Homeaway, Tripadvisor, để dễ dàng quản lý listing của mìnhtrong 1 ứng dụng duy nhất, từ đó sẽ không xảy ra tình trạngoverbook

Mức phí để sự dụng Your Porter là 6$/tháng/listing

Để sử dụng Your Proter App, các bạn để đi qua 5 bước Đầu tiên, sau khi đã login vào Your Porter App và tìm hiểu về giao diện

chính Các bạn sẽ đến với

- Bước 1: Add listing. Đây là bước tiền đề để có thể cài đặt cho các bước sau

- Bước 2: Gửi tin nhắn tự động cho khách.

+ Tạo ra các tin nhắn mẫu

+ Gửi đi các tin nhắn mẫu

+ Tự động trả lời các tin nhắn yêu cầu thông tin của khách hàng+ Auto review

+ Airbnb Inbox

- Bước 3: Gửi tin nhắn công việc.

+ Tạo ra teammate của riêng bạn

+ Gửi tin nhắn bàn giao công việc đến các thành viên trong

team

+ Tạo ra các công việc mới

- Bước 4: Theo dõi lịch. Tại bước này, bạn sẽ thấy tình trạng booking của toàn bộ các căn hộ của bạn trên tất cả các trên booking mà bạn đồng bộ với Your Porter App

- Bước 5: Các tiện nghi khác của Your Porter App. Không chỉ dừng lại ở các kênh booking Your Porter App còn nhiều hơn thế!

CÁC BƯỚC SỬ DỤNG

YOUR PORTER APP

Login và giao diện chính

Các bạn vào đường link https://yourporter.com/ chọn Login

Sau khi đã login vào Your Porter, các bạn sẽ thấy một giao diện nhưhình phía trên Đây là Timeline thời gian check-in và check-out từ căn

hộ cho thuê của các bạn

Tại thanh công cụ, các bạn nhấn vào “More” để chuyển sang Bước 1

Bước 1: Add listings

Tại “More”, các bạn thấy dòng chữ “Your listings” Các bạn nhấn vàomũi tên

Sau khi nhấn vào “Your listings” đây là giao diện các bạn sẽ nhìnthấy Các bạn nhấn vào dòng chữ “Add New Listing” để thêm vào cănhộ/phòng mà các bạn cần quản lý trên Your Porter

Tại phần Add New Listing, Your Porter App có hướng dẫn cho bạncách để thêm vào căn hộ/phòng Các bạn chỉ việc nhấn vào dòng chữ

“What is this?” Mình đã chụp lại toàn bộ hướng dẫn cho các bạn dướiđây

Sau khi đã copy link, các bạn dán vào phần link vào ô “Your AirbnbCalendar Link” Dưới đây là giao diện các bạn sẽ nhìn thấy.

Các bạn đặt tên cho Listing tại “Listing’s Nickname” và chọn nhómcho Listing của bạn tại “Select Group” Sau đó các bạn nhấn vào “AddListing” và bấm “Ok”

Đây là giao diện các bạn sẽ thấy khi đã hoàn thành xong bước AddListings

Bước 2: Gửi tin nhắn tự động cho khách

Tại phần Messaging, các bạn chọn “Message Templates” để tạo tinnhắn mẫu

Tại bước này, các bạn sẽ thấy 2 tin nhắn/email mẫu mà Your PorterApp đã soạn sẵn 2 mẫu này dùng để gửi ở 2 trường hợp khác nhau:đầu tiên là mẫu dùng cho trường hợp một tuần trước khi khách check-

in và thứ hai là sau khi khách đã xác nhận đặt phòng Các bạn có thểthêm nhiều mẫu tin khác và chỉnh sửa theo ý thích Bạn chỉ cần nhấnvào mũi tên tại mẫu tin muốn chỉnh sửa mà thôi

Đây là mẫu tin/email và form điền thông tin mà khách sẽ nhận đượckhi bạn chọn gửi đi tin nhắn/mail tại phần Messaging > Send SingleMessage Kèm theo đó là thông báo về thời tiết/nhiệt độ tại nơi căn

hộ mà khách sẽ thuê

Tại phần Messaging >Auto Review của YourPorter App các bạn chỉviệc login account tàikhoản Airbnb để YourPorter có thể truy cập tàikhoản Airbnb của bạn và

tự động review về kháchhàng của bạn theo càiđặt Bạn luôn có thểthay đổi truy cập củaYour Porter App trongphần More > Profile

Tiếp theo đến phần Message Automation

Tại bước này, các bạn chọn “Create New Rule” để tạo một quy địnhcho việc gửi tin nhắn/email/airbnb message

Mình sẽ làm ví dụ đốivới email Tại bước

“Schedule” mình sẽ tạomột quy định khi gửi tinnhắn cho khách Ví dụnhư trong hình mìnhmuốn gửi tin nhắn chokhách trước 1 ngày khikhách check-in và tinnhắn sẽ gửi vào lúc16:00 - 17:00 theo giờđịa phương Mình sẽviệc chọn theo yêu cầubản thân, sau đó nhấnvào Continue

Tiếp theo các bạn sẽchọn mẫu tin mà mình

đã tạo tại bước đầucủa Bước 2

Sau đó các bạn nhấnConfirm để xác nhận

Các bước này cũng sẽđược lập lại tương tựvới việc gửi tin nhắnhay gửi bằng AirbnbMessage

Tại 2 phần “Airbnb Inbox” và “Auto Inquiry Response”, các bạn sẽ

phải đăng nhập tài khoản host của các bạn để Your Porter App có thể

tự động trả lời các tin nhắn hỏi về thông tin của khách

Bước 3: Gửi tin nhắn công việc

Một trong những lợi ích khác của Your Porter App đó là không chỉ gửitin nhắn tự động cho khách hàng, Your Porter App còn có chức nănggửi tin nhắn công việc đến từng người trong nhóm của bạn

Trên thanh công cụ, các bạn chọn Tasks > Teammates

Sau khi đã nhấn vào Teammates, các bạn chọn Add New Teammate

để thêm vào thành viên của nhóm bạn Lúc này sẽ có một thông báoxuất hiện, các bạn nhập Họ, Tên, Email và Số điện thoại sau đó nhấnSave

Sau khi đã thêm vào thành viên nhóm, các bạn chọn TaskAutomation > Create New Automation Rule để Your Porter sẽ gửi cáctin nhắn/email đến với nhóm của bạn Bên dưới là ví dụ của mình

Sau khi đã chọn “Create New Automation Rule” Ví dụ các bạn muốn gửi một tin nhắn đến anh/chị dọn dẹp phòng/căn hộ trong team các bạn, các bạn nhấn vào dòng chữ cleaning

Ví dụ trong hình, mình muốngửi tin nhắn yêu cầu dọnphòng/căn hộ trước khikhách check-in 1 ngày và tinnhắn này sẽ được gửi vàolúc 8:00 - 9:00

Sau khi đã chọn xong cácyêu cầu, các bạn nhấnContinue

Tiếp theo, các bạn chọn

listing sẽ nhận được tin

nhắn bàn giao công việc

Sau đó nhấn Continue

Tiếp theo, các bạn chọn gửi tin bàn giao công việc theo phương thứcSMS hay Email Xong đó các bạn chọn OK

“Content of Daily TaskForm” sẽ là nhữngthông tin mà teammatebạn gửi tin nhắn côngviệc có thể nhận được

Ví dụ với cleaning, thìchỉ cần biết giờ kháchcheck-in và check-out

để dọn dẹp Các bạn chỉcần chọn những thôngtin cần thiết thôi

Tiếp đó các bạn nhấnContinue

Sau cùng, Your Porter App

sẽ mô tả lại một cáchngắn gọn nhất về quy địnhbàn giao công việc củateammate mà bạn đãchọn Nếu đã đúng vớinhững yêu cầu của bạn,bạn chọn “Confirm”, sau

đó chọn “Done” để hoànthành

Tại phần Tasks > CreateManual Tasks, các bạn sẽtạo thêm nhiều công việc

mà hệ thống Your PorterApp không tạo sẵn, trình

tự cũng tương tự nhưCleaning

Bước 4: Calendar

Tại giao diện của Calendar, các bạn sẽ được nhìn tổng quát lịchbooking của khách tại tất cả các listings mà bạn đang có, cũng nhưtại tất cả các kênh kinh doanh mà bạn đã đồng bộ lịch Việc này giúpcho bạn dễ dàng nắm bắt được tình trạng phòng/căn hộ của mình.Cũng như hạn chế việc overbook do không thể kiểm soát được lịchbooking của khách

Bước 5: Tiện nghi khác

Trừ việc quản lý các bookingtại các kênh khác nhau, YourPorter App còn có thể thêmcác booking của khách vãnglai thông qua More > AddNew Reservation

Sau khi đã chọn Add NewReservation Your PorterApp yêu cầu các bạn nhậpcác thông tin như: căn hộđược book, ngày và giờcheck-in, ngày và giờ check-out cùng Họ tên, số điệnthoại và Email khách Saukhi đã nhập xong, các bạnnhấn vào Submit

Việc book phòng/căn hộcủa khách vãng lai cũng sẽđược đồng bộ vàoCanlendar của các bạn

Cảm ơn đã theo dõi, chúc các bạn thành công