Hướng dẫn sử dụng phần mềm TSCĐ

Xuất hiện màn hình Hình 4: Màn hình kế hoạch đề nghị trang cấp tài sản Màn hình giao diện :Giao diện kế hoạch đề nghị trang cấp phân thành 4 phần : -Phần giao diện góc trên phải màn hìn

TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG PHẦN MỀM

“QUẢN LÝ TÀI SẢN ”

Hà Nội 12-2016

Mục Lục

A.CHỨC NĂNG PHẦN MỀM QLTS 3

B.HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG PHẦN MỀM 3

I ĐĂNG NHẬP PHẦN MỀM 3

1.1 KHỞI ĐỘNG CHƯƠNG TRÌNH 3

1.2 ĐĂNG NHẬP HỆ THỐNG 4

II.CHI TIẾT NGHIỆP VỤ PHÁT SINH 5

1.LÊN KẾ HOẠCH ĐỀ NGHỊ TRANG CẤP 5

2.PHÊ DUYỆT KẾ HOẠCH ĐỀ NGHỊ 8

3.KHAI BÁO TÀI SẢN: 10

4 GHI TĂNG TÀI SẢN 17

5.ĐIỀU CHUYỂN BỘ PHẬN SỬ DỤNG 19

6 TÍNH HAO MÒN TÀI SẢN 23

7 GHI GIẢM VÀ SỬ LÝ TÀI SẢN 25

8 KIỂM KÊ TÀI SẢN 26

III HỆ THỐNG BÁO CÁO 27

HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG PHẦN MỀM QLTS

A. CHỨC NĂNG PHẦN MỀM QLTS

Phần mềm QLTS cho phép chúng ta theo dõi, quản lý tài sản sử dụng tại đơn vị : ngày mua mới ,

xây mới Giá trị tài sản đang sử dụng Các thông tin hao mòn liên quan tới tài sản đó Qua phần mềm QLTS chúng ta sẽ quản lý một cách tổng thể các tài sản liên quan tại đơn vị và

có thể xem được các báo cáo một cách chi tiết liên quan tới các tài sản đó Tài sản theo dõi trên phần mềm đã được xây dựng trên cơ sở danh mục tài sản phân chia theo QĐ 32- BTC : Tài sản Cố định hữu hình , tài sản Cố định vô hình và các tài sản đặc thù

B HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG PHẦN MỀM

I ĐĂNG NHẬP PHẦN MỀM

1.1 Khởi động chương trình

Hình 1: Khởi động chương trình.

1.2 Đăng nhập hệ thống

Phần mềm QLTS bao gồm nhiều form :Tài Sản , Kiểm kê, Hao mòn , Điều chuyển , Ghi tăng , Ghi giảm,

Các báo cáo ……=> bỏ đi không cần phần này chỉ nêu các bước đăng nhập cái này để ở phần giới thiệu phần mềm

Bước 1 (B1): Tên đăng nhập (Quản trị cấp Ví dụ “Admin”).

Bước 2 (B2): Mật khẩu (Quản trị cấp Ví dụ “123456”)

II.CHI TIẾT NGHIỆP VỤ PHÁT SINH => Thao tác vận hành chức năng Kế hoạch

đề nghị

1 Lên kế hoạch đề nghị trang cấp :Tại đơn vị sự nghiệp đầu năm kế toán sẽ lên kế

hoạch đề nghị mua sắm tài sản mà đơn vị có nhu cầu sử dụng trong năm hay khi phát sinh thêm nhân sự mới Kế hoạch đề nghị mua sắm cho biết rõ được chi tiết tài sản cần mua sắm : tên tài sản , đặc điểm tài sản …

1.1.Thao tác nghiêp vụ trên phần mềm

-Kích đúp chuột vào biểu tượng ‘ kế hoạch đề nghị ’trên màn hình ‘Trang chủ’

Hình 3:Chọn form kế hoạch đề nghị

Xuất hiện màn hình

Hình 4: Màn hình kế hoạch đề nghị trang cấp tài sản

Màn hình giao diện :Giao diện kế hoạch đề nghị trang cấp phân thành 4 phần :

-Phần giao diện góc trên phải màn hình cán bộ sẽ lên kế hoạch đề nghị trang cấp cho tài

sản cần cấp mới cho đơn vị : Phòng ban đề nghị , lý do đề nghị , cán bộ có thẩm quyền duyêt đề nghị ….

- Phần giao diện góc dưới phải màn hình lên chi tiết tài sản cần trang cấp với các thông

- Phần giao diện góc dưới trái màn hình cho biết danh sách chi tiết tài sản đã lên kế hoạch

đề ngị trang cấp với thông số loại tài sản , số lượng tài sản cần trang cấp

Phần này chỉ cần chụp ảnh khoanh lại các phần không cần giới thiệu chi tiết người dùng nhìnvào phần khoanh là thấy chi tiết rồi

1.1.2.Thao tác phần mềm :

a.Lập kế hoạch đề nghị trang cấp

chụp ảnh xong mới đến các ghi chi tiết các bước hoặc ngược lại cho dễ nhìn

B1:Chọn “Tạo mới”.

’ Hình 5:Hình lập kế hoạch đề nghị trang cấp

Khi tạo mới cán bộ sẽ nhập thông tin như : bộ phận đề nghị, ngày tháng đề nghị , đề nghị tới , người duyêt , lý do trang cấp Ở đây sẽ có những ô tích chọn cho cán bộ lựa chọn

 B2 : Sau khi tạo mới cán bộ tích chọn ‘Cập Nhật’: để lưu thông tin vừa tạo mới

 B3: cán bộ cũng có thể tích chọn ‘Xóa’ nếu không muốn lên kế hoạch đề nghi

b Thông tin chi tiết cho tài sản cần trang cấp

 B1: Chọn ‘Thêm Tài sản ’ xuất hiện màn hình cán bộ điền đầy đủ thông tin liên quan tới sản phẩm : Số lượng , Đơn vị tính , Loại tài sản , Đơn giá dự kiến ….

Hình 6 : Hình Chi tiết tài sản trang cấp

 B2: Sau khi điền thông tin cán bộ tích chọn “Cập nhập” để lưu thông tin

 B3 : Cán bộ cũng có thể chọn “xóa” nếu muốn hủy thông tin tài sản vừa cập nhập

Sau khi cập nhập thông tin cần trang cấp cán bộ tích chọn ‘Thao Tác’: để in phiếu đề

nghị Xuất hiện mẫu phiếu

Hình 7:Mẫu phiếu đề nghị trang cấp

Phần hình chụp không cần ghi là mẫu phiếu đề nghị trang cấp

Phiếu này được cán bộ in ra để mang tới bộ phận phê duyệt đề nghị này Ở đây có thể

chọn in thường , in nhanh tùy cán bộ

Ngoài ra Ta có thể ‘in phiếu đề nghị’ biểu 01/TT89/2010 Mẫu phiếu xuất hiện

Hình 8: Mẫu phiếu đề nghị thông tư 89/2010-BTC

2.Phê duyệt kế hoạch đề nghị : Sau khi bộ phận kế toán lên kế hoạch đề nghị trang

cấp,đề nghị đó được chuyển đến cán bộ có thẩm quyền phê duyệt đề nghị trang cấp đó

2.1 Thao tác nghiệp vụ : Tích chọn ‘phê duyệt’ ngoài màn hình ‘trang chủ’ tương tự như

chọn ‘kế hoạch đề nghị’xuất hiện màn hình giao diện :

Hình 8: Màn hình phê duyệt

2.1.1 Màn hình giao diện : Chia làm 4 phần

-Phần trên góc phải là danh sách đề nghị trang cấp được lập phần trang cấp tài sản : tương

tự như phần trang cấp tì danh sách này cũng có phần tích chọn ‘chưa duyệt ‘và ‘đã duyệt’ cho cán bộ lựa chọn

- Phần trên góc trái là ‘ lập kế hoạch đề nghị trang cấp tài sản’ Sau khi đề nghị trang cấp

sẽ có những thông tin về phòng ban đề nghị , lý do và ngày đề nghị Ở đây cán bộ phê duyệt sẽ thao tác ‘ngày duyệt’và ‘lý do duyệt ’

- Phần dưới góc phải là ‘Danh sách tài sản’ Ở đây khi lên kế hoạch trang cấp thì đã xuất

hiện loại tài sản , đơn giá , hình thức mua sắm , số lượng đề nghị Khi đó cán bộ duyệt sẽ chọn ‘ số lượng duyệt’ hay chọn ‘tất cả’ kế hoạch đã được gửi lên

- Phần dưới góc trái cho biết chi tiết tài sản với thông số của tài sản mà khi lập kế hoạch đã

lên từ trước

2.1.2 Thao Tác Thực hiện :

 B1: Chọn mã tài sản trong phần ‘chưa duyêt ’ Cán bộ nhập thông tin cần khai báo : Người duyệt , ngày duyệt , nội dung, số lượng duyệt …sau đó tích chọn ‘ Duyệt’ khi đó mã tài sản được đề nghị trang cấp đã được phê duyệt

 B2: Sau khi duyệt cán bộ sẽ ‘in phiếu duyệt’ Sẽ xuất hiện mẫu phiếu duyệt như sau

Hình 10:Mẫu phiếu phê duyệt trang cấp tài sản

3.Khai Báo Tài sản:

Khai báo : Tài sản sau khi được phê duyệt Cán bộ sẽ tiến hành nhập mới tài sản theo các

phương thức hình thành khác nhau :Mua mới , xây mới , từ nguồn tài trợ , biếu tặng

3.1.Mà hình giao diện : Form nhập tài sản chia 3 phần :

- Danh sách tài sản :Phía góc trái màn hình Danh sách này được phần mềm xây dựng sẵn

theo sơ đồ hình cây theo hệ thống tài sản được hình thành theo Quyết định số

32/2008/QĐ-BTC Danh sách tài sản này bao gồm 2 nhóm Tài sản CĐ hữu hình và Tài sản

cố định vô hình Mỗi nhóm chia thành các phân nhóm nhỏ theo sơ đồ hình cây Trong danh sách tài sản này phần mềm đã xây dựng thời gian sử dụng và mức tính hao mòn theo quyết định 162/2014-BTC

- Phía trên bên góc phải là form thao tác phần mềm

- Phía dưới góc phải là danh sách tài sản hình thành sau khi thiết lập

3.2.Các Thao tác thiết lập Tài sản

3.2.1 Chức năng kê khai

 B 1:Tích chọn ‘Tạo Mới’.Sau khi chọn Ts trong danh sách tài sản :

Vd Chọn ‘Nhà cấp II’trong nhóm ‘ nhà’

Ở phần này sẽ hiện các thông tin phải khai báo về tài sản nhập mới Trong đó những thông tin

trong (*) là những thông tin bắt buộc phải khai báo thì phần mềm mới cho lưu thông tin Còn những thông tin lựa chọn ta vẫn phải nhập đầy đủ thông tin kê khai về tài sản: Phươngthức HT, Năm sx , HT bố trí sử dụng , người sử dụng ……

Phần nguyên giá cũng phải nhập đầy đủ thông tin về ‘nguồn hình thành’ và giá trị tài sản

Phần thông tin hao mòn phần mềm sẽ tự động nhập khi khai báo nguyên giá tài sản

Hinh12: Hình Thêm mới tài sản

 B2: Lưu: Sau khi tạo mới ta tiến hành ‘ lưu’ tài sản đã được thêm mới

 B3: Xóa : có thể tích chọn ‘xóa’ nếu không muốn cập nhập tài sản

Ngoài ra còn có thao tác bổ sung : -tự động ghi tăng , nhân bản tài sản Nếu muốn tự động ghi

tăng tài sản ta tích vào ô tự động nghi tăng tài sản Nếu muốn nhân bản số lượng bản ghi tài sản giống như tài sản vừa cập nhập sẽ tích chọn ‘sl nhân bản’: có thể 1.2… sau đó tích chọn ‘nhân bản tài sản’khi đó phần mềm sẽ tự động nhân bản bản ghi tương tự như bản ghi ban đầu

- In : Tích chọn ‘ in’sẽ in lên phiếu thông tin tài sản vừa được thiết lập

Hình 13: Phiếu thông tin tài sản

3.2.2.Thay đổi thông tin tài sản trong qua trình sử dụng : Đối với các tài sản nhà , đất ô

tô , và những tài sản có giá trị sử dụng lớn trên 500 triệu Những tài sản thuộc diện

kê khai với cơ quan nhà nước Trong quá trình sử dụng có những thay đổi : thay đổi tên tài sản , diện tích , khuôn viên sử dụng, mục đích sử dụng , đơn vị sử dụng

….cán bộ sử dụng phải tiến hành khai báo những thông tin đó Dưới đây là những

 B1: Chọn ‘thay đổi thông tin mới ’xuất hiện ‘ thông tin kê khai’ cán bộ khai báo điền đầy đủ thông tin Trong đó những thông tin (*) là thông tin bắt buộc cán bộ cần phải khai báo

Hình 14: Thông tin kê khai tài sản là nhà

 B2: chọn ‘ lưu’ : để lưu thông tin

 B3: chọn ‘ in’ nếu muốn in thông tin kê khai

Tương tự với tài sản là ô tô khi khai báo tăng tài sản ô tô thì cán bộ cũng khai báo thông

tin về ô tô

Hình 15: thông tin kê khai tài sản là nhà

3.2.2.2.Thông tin công khai : Đối với các tài sản khi mua về hay xây mới , được cho tặng

mà đơn vị sử dụng cán bộ tiến hành ghi thông tin công khai loại tài sản đó

Hình 16 : Thông tin công khai tài sản

3.2.2.3.Bảo Dưỡng Tài sản: Để đảm bảo các tài sản sử dụng tại đơn vị hoạt động tốt,

thông thường các tài sản thường được bảo dưỡng theo kỳ (VD: bảo dưỡng ô tô, máy móc )

Cán bộ quản lý tài sản cần lập phiếu bảo dưỡng tài sản với dự kiến về chi phí, thời gian

bảo dưỡng cũng như chi phí và thời gian bảo dưỡng thực tế của từng tài sản.

Tích chọn ‘ Bảo dưỡng’

Hình 17: Hình bảo dưỡng tài sản

 B1: Chọn ‘ Thay đổi thông tin mới’: cán bộ nhập thông tin cần bảo dưỡng , ngày bảo dưỡng , Hình thức , số tiền …

 B2: Chọn ‘lưu’ :khi đó thông tin bảo dưỡng sẽ được lưu lại

Ngoài ra có thể chọn ‘ xóa bảo dưỡng’ khi muốn thay đổi thông tin bảo dưỡng In phiếu

4 GHI TĂNG TÀI SẢN : Tài sản khi đưa vào sử dụng , NSD tiến hành ghi tăng tài sản

Có 2 hình thức ghi tăng tài sản

4.1 Ghi tăng cho từng mã tài sản riêng lẻ : Khi khai báo tăng tài sản Cán bộ tích chọn

Hình 18: Hình ghi tăng tài sản

Tích chọn ‘chưa ghi tăng’ Màn hình giao diện xuất hiện danh sách các mã tài sản chưa ghi tăng

Cán bộ tích chọn các mã tài sản cần ghi tăng có thể chọn 1 mã tài sản hoặc tất cả các mã tài sản sau đó tích chọn ‘ Ghi tăng’ Khi đó tất cả các mã tài sản đã được ghi tăng

Chọn ‘ in danh sách’ nếu muốn in danh sách mã tài sản đã ghi tăng Mnf hình xuất hiện thời gian

cần in danh sách cho cán bộ lưa chọn khi đó những tài sản đã được ghi tăng trong khoảngthời gian đó sẽ xuất hiện trong danh sách

Hình 19 : Danh sách tài sản đã ghi tăng

Nếu tích chọn ‘ Đã ghi tăng’: Màn hình giao diện xuất hiện danh sách những tài sản đã

được ghi tăng Lúc này cán bộ có thể tích chọn tài sản cần hủy ghi tăng tích ‘hủy ghi tăng’ khi đó tài sản ghi tăng trước đó sẽ bị hủy ghi tăng

Hình 20: Hủy ghi tăng tài sản

5.ĐIỀU CHUYỂN BỘ PHẬN SỬ DỤNG : Trong quá trình sử dụng Tài sản từ bộ phận này

có thể chuyển sang bộ phận khác sử dụng trong cùng đơn vị theo nhu cầu sử dụng của các đơn vị Có 2 cách để điều chuyển tài sản :

Hình 21: Điều chuyển từng mã tài sản riêng biệt

5.2 Điều chuyển cho nhiều mã tài sản:

Tích đúp chuột vào phần ‘ Điều chuyển’ trên trang chủ khi đó xuất hiện màn hình giao diện

Hình 22: Giao diện điều chuyển nhiều mã tài sản

Giao diện điều chuyển chia 2 phần : Phía dưới là danh sách tất cả các tài sản của đơn vị có nhu

cầu cần điều chuyển

Phía trên là thông tin điều chuyển

 B2:Chọn ‘chuyển’ : Cán bộ điền thông tin phòng điều chuyên , lý do chuyển Sau đó tích nút chuyển Khi đó tài sản đó sẽ được chuyển sang phòng ban sử dụng mới

 B3 : chọn ‘Xóa’ : nếu muốn xóa danh sách vừa điều chuyển :chọn phòng ban vừa chuyển tới xóa danh sánh tài sản vừa được điều chuyển sang

 B4 : Chọn ‘In phiếu’: Nếu muốn in mãu phiếu

HÌnh 24: Phiếu điều chuyển tài sản tại bộ phận điều chuyển

Ta cũng có thể in được thông tin những tài sản đã được điều chuyển từ các phòng ban trong đơn

vị

Hình 25: Phiếu lịch sử điều chuyển tài sản tại đơn vị

6 TÍNH HAO MÒN TÀI SẢN : Các tài sản sử dụng tài đơn vị cần được tính hao mòn và

khấu hao theo từng kỳ Với các đơn vị sự nghiệp cần tính hao mòn vào dịp cuối năm Với các đơn vị kinh doanh , sản xuất việc tính khấu hao tính theo quý hoặc

6.1 Tính hao mòn với từng loại tài sản : trong form khai báo tài sản có phần ‘thông tin

hao mòn’ với mỗi tài sản được khai báo Phần mềm đã tự động nhập trong danh mục số năm sử dụng và tỉ lệ hao mòn tương ứng với mỗi loại tài sản theo thông tư

162 /2014 –BTC quy định khi đó chỉ cần nhập nguyên giá của tài sản vào và nhập ngày bắt đầu tính hao mòn thì phần mềm sẽ tính ra hao mòn năm , hao mòn lũy kế

và ngày kết thúc hao mòn như hình

Hình 26 : Tính hao mòn với mỗi mã tài sản

6.2 Tính hao mòn năm cho nhiều mã tài sản: Trong màn hình ‘trang chủ’ kích đúp

chuột vào biểu tượng ‘Hao mòn’ Giao diện ‘hao mòn’ thiết lập gồm :

Danh sách hao mòn : thiết lập danh sách tài sản đã được tính hao mòn Phần giá trị còn lại

có dải phân màu cảnh báo cho những tài sản có giá trị còn lại giảm dần

Danh sách chứng từ hao mòn : cho biết id chứng từ và ngày lập chứng từ

Hình 27 : Giao diện hao mòn tài sản

 B1: Tính hao mòn năm : tích chọn tính hao mòn theo năm tài khóa chọn năm tính hao mòn sau chọn lưu Khi đó ta đã tính hao mòn cho toàn bộ tài sản theo năm tài khóa

 B4: Chọn ‘in’ nếu muốn in chứng tù đã lập hao mòn

Hình 29 : In danh sách tài sản hao mòn đã lập

7 GHI GIẢM VÀ SỬ LÝ TÀI SẢN : Khi đơn vị không còn nhu cầu quản lý , sử dụng tài

sản cán bộ quản lý sẽ tiến hành thanh lý , báo giảm tài sản đang sử dụng

Trong giao diện ‘ trang chủ’kích đúp chuột vào biểu tượng ‘ ghi giảm’ xuất hiện giao diện ghi

giảm tài sản

Hình 30: Hình ghi giảm tài sản

 B1: Tích chọn mã tài sản cần ghi giảm

 B2: Chọn ‘ ghi giảm’ Xuất hiện hình

Trong phần danh sách chứng từ ghi giảm cán bộ có thể ‘ xóa ghi giảm ’ nếu muốn xóa chứng từ

đã ghi giảm hoặc ‘ in phiếu giảm ’tùy chọn

8 KIỂM KÊ TÀI SẢN :Thông thường tại đơn vị vào thời điểm cuối năm hoặc khi có quyết

định tổng kiểm kê tài sản cán bộ sẽ tiến hành kiểm kê tài sản Khi đó đơn vị sẽ lập lên hộiđồng kiểm kê tài sản Cách thức thực hiện

Kích đúp chuột vào ‘ kiểm kê’ ngoài màn hình ‘ trang chủ’ Hiện màn hình kiêm kê

Hình 32: Hình kiểm kê tài sản

 B1: Chọn danh sách tài sản cần kiểm kê trong bộ phận sử dụng

Vd: Danh sách tài sản trong phòng phần mềm có thời gian sử dụng từ 01/07/2016 đến

09/12/2016

 B2: Chọn tạo biên bản Xuất hiện danh sách kiểm kê tài sản

Hình 33: Danh sách kiểm kê tài sản

Cán bộ kiểm kê sẽ nhập thông tin :nội dung , Hội đồng kiểm kê , chức vụ sau đó chọn

‘lưu kiểm kê’ để lưu thông tin kiểm kê Cám bộ cũng có thể tích chọn ‘In phiếu kiểm kê’ sau đó

mang danh sách này đi kiểm kê thực tế tài sản

III HỆ THỐNG BÁO CÁO

1 Báo Cáo Công Khai

 Kế hoạch mua sắm tài sản nhà nước

 Công khai quản lý , sử dụng phương tiện đi lại và các tài sản khác

2 Báo Cáo Công Tác Quản Trị

3 Báo Cáo Kê khai Tài Sản Nhà Nước