Bài Giảng - Qthcvp - Tuần 2.Docx

TRƯỜNG ĐH KINH TẾ KỸ THUẬT CÔNG NGHIỆP KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH TRƯỜNG ĐH KINH TẾ KỸ THUẬT CÔNG NGHIỆP KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH 1 TÊN BÀI H CỌ QU N TR HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNGẢ Ị 2 M C TIÊU C A BÀI H C Ụ[.]

1 TÊN BÀI H C Ọ

QU N TR HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG Ả Ị

2 M C TIÊU C A BÀI H C: Ụ Ủ Ọ

Trang b cho sinh viên nh ng ki n th c :ị ữ ế ứ

- Khái ni m qu n tr hành chính văn phòng, vai trò, ch c năng c a ệ ả ị ứ ủ công tác hành chính văn phòng

- Gi i quy t các tình hu ng th ng g p liên quan đ n các n i dung trong công tácả ế ố ườ ặ ế ộ

qu n tr hành chính văn phòng.ả ị

3 H ƯỚ NG D N H C T P: Ẫ Ọ Ậ

3.1 Th i l ờ ượ ng c a bài h c: 2 ti t ủ ọ ế

3.2 Sinh viên h c t p online qua h th ng LMS trong th i gian quy đ nh ọ ậ ệ ố ờ ị

Đ hoàn thành t t bài h c này sinh viên c n th c hi n các nhi m v sau:ể ố ọ ầ ự ệ ệ ụ

- Đ c tài li u “Tài li u h c t p – Tu n 2”.ọ ệ ệ ọ ậ ầ

- Đ c tài li u “Bài gi ng – Tu n 2”.ọ ệ ả ầ

- Tr l i các câu h i tr c nghi m, câu h i nh n đ nh đúng/ sai và gi i thích, câuả ờ ỏ ắ ệ ỏ ậ ị ả

h i th o lu n sau m i n i dung c a bài h c trong tài li u “Bài gi ng – Tu n 2”.ỏ ả ậ ỗ ộ ủ ọ ệ ả ầ

- Đ t câu h i, trao đ i, th o lu n v i gi ng viên thông qua email:ặ ỏ ổ ả ậ ớ ả ttlinh@uneti.edu.vn ho c tr c ti p trên di n đàn c a h th ng LMS ngay trong bu iặ ự ế ễ ủ ệ ố ổ

h c.ọ

3.3 Sinh viên th c hi n sau khi k t thúc bài h c ự ệ ế ọ

- Sinh viên làm ra v các câu h i và bài t p trong tài li u “Câu h i và bài t p –ở ỏ ậ ệ ỏ ậ

Tu n 1”.ầ

- Sinh viên t nghiên c u bài h c và ch đ ng đ t câu h i, trao đ i, th o lu n v iự ứ ọ ủ ộ ặ ỏ ổ ả ậ ớ

gi ng viên thông qua email: ả ttlinh@uneti.edu.vn ho c trên di n đàn c a h th ngặ ễ ủ ệ ố LMS

3.4 Tài li u tham kh o ệ ả

1 Đ ng Th Thanh Ph ng (2005), Qu n tr hành chính văn phòng, NXB Th ngồ ị ươ ả ị ố kê

2 Nguy n H u Thân (2004), Qu n tr Hành chánh Văn phòng, NXB Th ng kêễ ữ ả ị ố

3 Nguy n Thành Đ , Nguy n ễ ộ ễ Ng c Đi p, Tr n Ph ng Hi nọ ệ ầ ươ ề (2013), Giáo trình

qu n tr văn phòng, NXB ả ị Kinh t qu c dânế ố

4 Nguy n Th Ng c An (2009), Giáo trình qu n tr hành chính văn phòng, NXBễ ị ọ ả ị

Th ng kêố

5 M t s văn b n pháp lu t:ộ ố ả ậ

- Lu t Ban hành văn b n quy ph m pháp lu t s : 80/2015/QH13 đã đ c ậ ả ạ ậ ố ượ

s a đ i b sung năm 2015ử ổ ổ

- Ngh đ nh s 110/2004/NĐ-CP ngày 8 tháng 4 năm 2004 c a Chính Ph v ị ị ố ủ ủ ề công tác văn thư

- Ngh đ nh s 99/2016/NĐ – CP ngày 1/7/2016 c a Chính ph v qu n lý vàị ị ố ủ ủ ề ả

s d ng con d uử ụ ấ

- Thông t s 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 c a B N i v h ng d n ư ố ủ ộ ộ ụ ướ ẫ

v th th c và kỹ thu t trình bày văn b n hành chínhề ể ứ ậ ả

4 N I DUNG CHI TI T Ộ Ế

CH ƯƠ NG 1

NH P MÔN QU N TR HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG Ậ Ả Ị 1.2 Qu n tr hành chính văn phòng ả ị

1.2.1 Khái ni m qu n tr hành chính văn phòng ệ ả ị

Qu n tr hành chính văn phòng là lĩnh v c qu n tr trong m t c quan, đ n v ả ị ự ả ị ộ ơ ơ ị

Ta có khái ni m v Qu n tr hành chính văn phòng nh sau:ệ ề ả ị ư

Qu n tr hành chính văn phòng là vi c ho ch đ nh, t ch c, ph i h p, tiêu ả ị ệ ạ ị ổ ứ ố ợ chu n hóa và ki m soát các ho t đ ng x lý thông tin ẩ ể ạ ộ ử

1.2.2 Vai trò c a qu n tr hành chính văn phòng ủ ả ị

Văn phòng là b ph n không th thi u đ c trong m i c quan, đ n v Qu n ộ ậ ể ế ượ ỗ ơ ơ ị ả

tr văn phòng là m t lĩnh v c qu n tr v a có n i dung ho t đ ng đ c l p v a có ị ộ ự ả ị ừ ộ ạ ộ ộ ậ ừ quan h m t thi t v i các lĩnh v c qu n tr khác trong các c quan, n u văn phòng ệ ậ ế ớ ự ả ị ơ ế làm vi c có n n p, k c ng, khoa h c thì công vi c c a c quan sẽ ch y đ u, qu nệ ề ế ỷ ươ ọ ệ ủ ơ ạ ề ả

lý hành chính sẽ thông su t và có hi u qu Nh v y, t ch c khoa h c công tác văn ố ệ ả ư ậ ổ ứ ọ phòng sẽ có nh ng l i ích sau:ữ ợ

- T o ti n đ phát tri n cho m i c quan đ n v ạ ề ề ể ỗ ơ ơ ị

- Gi m th i gian lãng phí và nh ng ách t c trong ti p nh n, x lý, chuy n t iả ờ ữ ắ ế ậ ử ể ả thông tin ph c v ho t đ ng c a đ n v ụ ụ ạ ộ ủ ơ ị

- Tăng kh năng s d ng các ngu n l c c a c quan, đ n v ả ử ụ ồ ự ủ ơ ơ ị

- Nâng cao năng su t lao đ ng c a c quan đ n v ấ ộ ủ ơ ơ ị

- Ti t ki m chi phíế ệ

Tóm l i, ho t đ ng văn phòng r t đa d ng, phong phú và ph c t p Ch t l ng làm ạ ạ ộ ấ ạ ứ ạ ấ ượ

vi c c a văn phòng nh h ng đ n hi u qu ho t đ ng c a các b ph n khác và ệ ủ ả ưở ế ệ ả ạ ộ ủ ộ ậ toàn th c quan Do đó, qu n tr hành chính văn phòng sẽ góp ph n quan tr ng đ ể ơ ả ị ầ ọ ể

c quan, đ n v th c hi n các lĩnh v c qu n tr khác m t cách có hi u qu nh m đ tơ ơ ị ự ệ ự ả ị ộ ệ ả ằ ạ

m c tiêu đã đ ra.ụ ề

1.2.3 Ch c năng c a qu n tr hành chính văn phòng ứ ủ ả ị

1.2.3.1 Ho ch đ nh công vi c hành chính văn phòng ạ ị ệ

Ho ch đ nh là ch c năng đ u tiên gi vai trò m đ ng cho ho t đ ng qu n ạ ị ứ ầ ữ ở ườ ạ ộ ả

tr văn phòng Ho ch đ nh là căn c tri n khai đ ng b và có trong tâm, tr ng đi m ị ạ ị ứ ể ồ ộ ọ ể công tác c a văn phòng trong th i gian nh t đ nh Ho ch đ nh tăng tính ch đ ng ủ ờ ấ ị ạ ị ủ ộ trong công tác c a văn phòng nói riêng và c quan nói chung ủ ơ

N i dung ho ch đ nh trong qu n tr hành chính văn phòng là xây d ng ộ ạ ị ả ị ự

ch ng trình k ho ch công tác th ng kì c a c quan và chính b n thân VP.ươ ế ạ ườ ủ ơ ả

- Ho ch đ nh các cu c h p c a c quan và c a lãnh đ o c quan.ạ ị ộ ọ ủ ơ ủ ạ ơ

- Ho ch đ nh các chuy n đi công tác c a lãnh đ o c quanạ ị ế ủ ạ ơ

- Ho ch đ nh c s v t ch t, ph ng ti n làm vi c c a c quan.ạ ị ơ ở ậ ấ ươ ệ ệ ủ ơ

- Ho ch đ nh kinh phí b o đ m cho các ho t đ ng c a c quan.ạ ị ả ả ạ ộ ủ ơ

- Xác đ nh nhu c u nhân s làm công tác văn phòng: trên c s ch c năng, ị ầ ự ơ ở ứ nhi m v và quy n h n ph m vi ho t đ ng c a văn phòng, th tr ng văn phòng ệ ụ ề ạ ạ ạ ộ ủ ủ ưở

- Thi t l p b máy văn phòng phù h p v i ch c năng, nhi m v đ c giaoế ậ ộ ợ ớ ứ ệ ụ ượ

- T ch c th c hi n các nhi m v c a văn phòng đ đ t hi u qu , nh m ph i h p ổ ứ ự ệ ệ ụ ủ ể ạ ệ ả ằ ố ợ

h tr cho các ho t đ ng c a các b ph n khác trong c quan đ n vỗ ợ ạ ộ ủ ộ ậ ơ ơ ị

- Phân công b trí công vi c c th cho trong b ph n t ng ng i căn c vào nhu ố ệ ụ ể ộ ậ ừ ườ ứ

c u công vi c, trình đ chuyên môn và năng l c c a m i ng iầ ệ ộ ự ủ ỗ ườ

- Tuy n ch n và phát tri n ngu n nhân l c ể ọ ể ồ ự

- Tuy n ch n và phát tri n ngu n nhân l c c a văn phòng.ể ọ ể ồ ự ủ

1.2.3.3 Lãnh đ o công vi c hành chính văn phòng: ạ ệ

Lãnh đ o là ho t đ ng tác đ ng, thúc đ y, h ng d n và ch đ o ng i khác đ đ tạ ạ ộ ộ ẩ ướ ẫ ỉ ạ ườ ể ạ

đ c nh ng m c tiêu đã đ ra Chánh văn phòng sẽ lãnh đ o đ i ngũ lao đ ng vănượ ữ ụ ề ạ ộ ộ phòng th c hi n các nhi m v c a văn phòng Đ th c hi n đ c vai trò này, chánhự ệ ệ ụ ủ ể ự ệ ượ văn phòng ph i có nh ng tiêu chu n và ph ng pháp làm vi c hi u qu ả ữ ẩ ươ ệ ệ ả

1.2.3.4 Ki m soát công vi c hành chính văn phòng ể ệ

- Ki m tra hành chính: ki m tra vi c đ ra m c tiêu, ch ng trình k ho ch,ể ể ệ ề ụ ươ ế ạ quy ch làm vi c, quy trình công tác ế ệ

- Ki m tra công vi c: ki m tra các nghi p v chuyên môn c a văn phòng cóể ệ ể ệ ụ ủ

th c hi n theo đúng tiêu chu n, th t c, k ho ch đã đ ra hay không.ự ệ ẩ ủ ụ ế ạ ề

- Ki m tra nhân s : xem xét vi c th c hi n các quy ch làm vi c và đánh giáể ự ệ ự ệ ế ệ năng l c c a cán b nhân viên văn phòng.ự ủ ộ

* Câu h i lý thuy t: ỏ ế

Bài 1: Tr l i các câu h i sauả ờ ỏ

Câu 1: Khái ni m qu n tr hành chính văn phòng?ệ ả ị

Câu 2: Trình bày các ch c năng c a qu n tr hành chính văn phòng?ứ ủ ả ị

Bài 2: L a ch n ph ng án tr l i đúng nh tự ọ ươ ả ờ ấ

Câu 1 : Qu n tr hành chính văn phòng là:ả ị

A Ho ch đ nh các ho t đ ng x lý thông tinạ ị ạ ộ ử

B T ch c các ho t đ ng cho văn phòngổ ứ ạ ộ

C Ki m soát các ho t đ ng x lý thông tinể ạ ộ ử

D Ho ch đ nh, t ch c, ph i h p, ki m soát các ho t đ ng x lý thông tinạ ị ổ ứ ố ợ ể ạ ộ ử Câu 2: Đâu là ch c năng c a qu n tr hành chính văn phòng?ứ ủ ả ị

A Tham m u, t ng h pư ổ ợ

B T ch c th c hi n công vi c văn phòng.ổ ứ ự ệ ệ

C Đ i di nạ ệ

D H u c nậ ầ

*BÀI T P NG D NG Ậ Ứ Ụ

M t ộ công ty có tr s chính t i Hà N i đang c n thuê m t đ a đi m t i thànhụ ở ạ ộ ầ ộ ị ể ạ

1 Hãy trình bày v i Giám đ c các y u t liên quan đ n quy t đ nh l a ch nớ ố ế ố ế ế ị ự ọ văn phòng

2 Ban giám đ c đ a ra yêu c u đ a đi m ch n ph i có di n tích kho ngố ư ầ ị ể ọ ả ệ ả 120m2, t a l c m t ti n c a tuy n đ ng chính c a thành ph , đ a đi m này ph iọ ạ ở ặ ề ủ ế ườ ủ ố ị ể ả

có ít nh t 4 phòng làm vi c, trong đó có m t phòng r ng t i thi u 40mấ ệ ộ ộ ố ể 2 đ dùng làmể

h i tr ng, có bãi đ xe và có chi phí thuê m i tháng d i 50 tri u Sau khi kh o sátộ ườ ể ỗ ướ ệ ả ban đ u, nhân viên phòng Hành chính đ xu t 3 đ a đi m nh sau: đ a đi m th 1ầ ề ấ ị ể ư ị ể ứ trên đ ng Võ Văn Ki t qu n 5, đ a đi m th 2 trên đ ng Lê Du n qu n m t vàườ ệ ậ ị ể ứ ườ ẩ ậ ộ

đ a đi m th 3 đ ng Nguy n Đình Chi u qu n 3 Hãy t v n cho giám đ c raị ể ứ ở ườ ễ ể ậ ư ấ ố quy t đ nh ch n đ a đi m nào?ế ị ọ ị ể

5 H ƯỚ NG D N TR L I CÂU H I LÝ THUY T Ẫ Ả Ờ Ỏ Ế

Sinh viên n m ch c n i dung lý thuy t tr c khi tr l i các câu h i.ắ ắ ộ ế ướ ả ờ ỏ

* Đ i v i câu h i tr c nghi m: Sinh viên đ c kỹ câu h i và các ph ng án tr ố ớ ỏ ắ ệ ọ ỏ ươ ả

l i, ch n 01 ph ng án đúng nh t.ờ ọ ươ ấ

* Đ i v i câu h i nh n đ nh đúng/ sai và gi i thích: Sinh viên đ c kỹ đ bài, ố ớ ỏ ậ ị ả ọ ề

đ a ra nh n đ nh ĐÚNG ho c SAI và gi i thích ng n g n, súc tích.ư ậ ị ặ ả ắ ọ

* Đ i v i câu h i lý thuy t: Sinh viên tr l i ng n g n, đ ý.ố ớ ỏ ế ả ờ ắ ọ ủ

6 T NG K T BÀI Ổ Ế

Khái ni m ệ

QUẢN TRỊ HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG

Vai trò cu qu n tr ả ả ị hành chính văn phòng

Khái niệm

quản trị

hành chính

văn phòng

Hoạch định công việc hành chính văn phòng

Tổ chức công việc hành chính văn phòng

Lãnh đạo công việc hành chính văn phòng

Ch c năng c a qu n ứ ủ ả

tr hành chính văn ị

phòng

Kiểm soát công việc hành chính văn phòng