Hóa đơn, chứng từ

Hóa đơn, chứng từ

Người trình bày: Nguyễn Thị Cúc

Chủ tịch Hội Tư vấn thuế Việt Nam

Web: www.vtca.vn Email: HoiTuVanThue@yahoo.com

HOÁ ĐƠN, CHỨNG TỪ

I.Những quy định về in, phát

hành, sử dụng, quản lý hoá đơn

 1 Một số vấn đề chung

 2Quản lý in hoá đơn

 3 Quản lý phát hành hoá đơn

 4 Quản lý sử dụng hoá đơn

 5 Quản lý hoá đơn

1 Một số vấn đề chung

- Khái niệm cơ bản

 Hoá đơn là chứng từ được in sẵn thành mẫu, in từ máy tính tiền, in thành vé có mệnh giá theo quy định của Nhà nước, xác nhận khối lượng, giá trị của hàng hoá, dịch vụ mua, bán, trao đổi, quyền lợi và nghĩa vụ của các bên tham gia giao dịch mua, bán, trao đổi hàng hoá, dịch vụ.

 Hoá đơn tự in là hoá đơn do tổ chức, cá nhân được phép

in hoặc đặt in theo mẫu quy định.

 Phát hành hoá đơn là việc tổ chức, cá nhân đưa hoá đơn

đã được in ra sử dụng.

 Lập hoá đơn là việc dùng phương tiện cần thiết để ghi đầy đủ thông tin theo các chỉ tiêu trên hoá đơn

1.Một số vấn đề chung

Đối tượng, phạm vi áp dụng

 Quy định về in, phát hành, sử dụng, quản lý hoá đơn

là các tổ chức, cá nhân theo quy định của pháp luật

có quyền và nghĩa vụ trong việc in, phát hành, sử

dụng, quản lý hoá đơn Cụ thể:

 - Tổ chức, cá nhân bán, trao đổi hàng hoá, dịch vụ

 - Tổ chức, cá nhân mua, trao đổi hàng hoá, dịch vụ

 - Tổ chức, cá nhân đặt in, nhận in hoá đơn.

 - Tổ chức, cá nhân thu mua, bán hàng hoá nông,

lâm, thuỷ sản chưa qua chế biến

1 Một số vấn đề chung

 Loại, hình thức và nội dung của hoá đơn

 Loại hoá đơn : Hoá đơn bao gồm các loại sau:

 - Hóa đơn Giá trị gia tăng.

 - Hóa đơn bán hàng thông thường.

 - Hoá đơn cho thuê tài chính.

 - Hoá đơn bán lẻ (sử dụng cho máy tính tiền).

 - Các loại hoá đơn khác, tem, vé, thẻ in sẵn mệnh giá và các loại: Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội

bộ, Phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý, Phiếu thu tiền dịch vụ hàng không, vận đơn vận chuyển hàng hoá

1 Một số vấn đề chung

Hình thức hoá đơn

 - Các loại hoá đơn được in thành mẫu:

 Hoá đơn do Tổng cục Thuế in, phát hành để bán cho các tổ chức, cá nhân SX, KD sử dụng, hoá đơn do tổ chức, cá nhân

tự in theo quy định

 - Các loại tem, vé, thẻ in sẵn mệnh giá do tổ chức, cá nhân

tự in phù hợp với hoạt động SXKD.

- Nội dung của hóa đơn

- Họ, tên; địa chỉ; mã số thuế, tài khoản thanh toán (nếu có) của người mua và người bán; tên hàng hoá dịch vụ, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, tiền hàng; thuế suất, tiền thuế GTGT (nếu có); tổng số tiền thanh toán; chữ ký người bán, người mua hàng

-2 Quản lý in hoá đơn

 Trách nhiệm của tổ chức, cá nhân in hoá đơn

 Tổng cục Thuế chịu trách nhiệm in, phát hành HĐ Hoặc có thể ủy quyền cho Cục Thuế in một số loại hóa đơn đặc thù

 Tổ chức, cá nhân đều có quyền được tự in hoá đơn để sử dụng theo văn bản chấp thuận của cơ quan thuế

 - Các loại hoá đơn được in, phát hành như sau

 + Hóa đơn Giá trị gia tăng; Hóa đơn bán hàng thông thường

 + Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ; Phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý.; Hoá đơn cho thuê tài chính

 + Hoá đơn bán lẻ sử dụng cho máy tính tiền

 - Hoá đơn in, phát hành phải có đầy đủ ký hiệu theo hệ thống 20 chữ cái tiếng Việt in hoa: (A, B, C, D, E, G, H, K, L, M, N, P, Q, R, S, T, U,

V, X, Y), kí hiệu gồm 2 chữ cái và năm in hoá đơn Hoá đơn do Bộ Tài chính phát hành, kí hiệu hoá đơn được thêm chữ N hoặc B sau năm

in hoá đơn Hoá đơn tự in được in thêm chữ T sau năm in hoá đơn

2 Quản lý in hoá đơn

 Trách nhiệm của tổ chức, cá nhân đặt in hoá đơn

 Tổ chức, cá nhân khi đặt in phải căn cứ mẫu hoá đơn được

người có thẩm quyền phê duyệt ký, ghi rõ họ, tên trên mẫu hoá đơn đặt in Mẫu hoá đơn đặt in phải lưu giữ theo quy định

 Tổ chức, cá nhân đặt in hóa đơn và được lựa chọn nhà in phù hợp, thuận tiện theo danh sách các nhà in đã đăng ký với cơ quan thuế

 Trách nhiệm của tổ chức, cá nhân nhận in hoá đơn

 Chịu trách nhiệm trước pháp luật về việc in hoá đơn

 Lập và gửi báo cáo cho cơ quan Thuế về số lượng hoá đơn đã

in của từng tổ chức, cá nhân đặt in.

3 Quản lý phát hành hoá đơn

 Hoá đơn do Tổng cục Thuế in, phát hành

 Quy định chung

 Thủ tục mua hoá đơn do Tổng cục Thuế phát hành

 Mua hoá đơn lần đầu

 Mua hoá đơn lần tiếp

 Đình chỉ sử dụng hoá đơn

3 Quản lý phát hành hoá đơn

 Hoá đơn do tổ chức, cá nhân tự in

 Thủ tục đăng ký mẫu hoá đơn tự in

 Đăng ký lưu hành mẫu hoá đơn tự in

 Thông báo phát hành hoá đơn tự in

4 Quản lý sử dụng hoá

đơn

 hoá đơn GTGT

 hoá đơn bán hàng thông thường

 Tổ chức, cá nhân bán, trao đổi hàng hoá, dịch vụ

 - Tổ chức, cá nhân khi bán, trao đổi hàng hoá, dịch vụ phải lập hoá đơn

và giao cho khách hàng theo đúng quy định

 - Khi lập hoá đơn phải phản ảnh đầy đủ các nội dung, chỉ tiêu in sẵn trên mẫu hoá đơn, gạch chéo phần bỏ trống

 - Hóa đơn được dùng để khấu trừ thuế GTGT, hoàn thuế GTGT, tính chi phí hợp lý khi tính thuế, thanh toán tiền phải đảm bảo các quy định cụ thể như sau:

 + Hóa đơn phải là bản gốc, liên 2 (liên giao khách hàng)

 + Hóa đơn phải ghi đầy đủ các chỉ tiêu, nội dung theo quy định và phải nguyên vẹn

 + Số liệu, chữ viết, đánh máy hoặc in trên hóa đơn phải rõ ràng, đầy đủ, chính xác theo đúng quy định, không bị tẩy xóa, sửa chữa

4 Quản lý sử dụng hoá

đơn

 -Có quyền và trách nhiệm yêu cầu người bán hàng lập, giao liên 2 hoá đơn để sử dụng

theo nhu cầu thực tế của người mua hàng.

 -Mua hàng qua điện thoại, FAX thì có thể

thiếu chữ ký trực tiếp của người mua hàng

nhưng phải ghi rõ là hàng mua qua điện

thoại, FAX

4 Quản lý sử dụng hoá đơn

 Lưu ý Một số trường hợp sử dụng và ghi hoá đơn giá trị gia tăng

 Cơ sở sản xuất, kinh doanh thuộc đối tượng nộp thuế theo PPKT thuế bán HHDV thuộc đối tượng không chịu thuế GTGT; bán cho đối tượng được miễn thuế GTGT; bán vàng, bạc, đá quý, ngoại tệ phải sử dụng hoá đơn GTGT Trên hoá đơn GTGT chỉ ghi dòng giá bán là giá không

có thuế GTGT, dòng thuế suất, số thuế GTGT không ghi và gạch bỏ

 Sử dụng hoá đơn, chứng từ đối với hàng hoá, dịch vụ khuyến mại,

4 Quản lý sử dụng hoá đơn

cho, biếu, tặng, trao đổi, trả thay lương cho người lao động và tiêu dùng nội bộ:

 Phải lập hoá đơn GTGT (hoặc hoá đơn bán hàng), trên hoá đơn ghi đầy đủ các chỉ tiêu

và tính thuế GTGT như hoá đơn xuất bán

hàng hoá, dịch vụ cho khách hàng.

4 Quản lý sử dụng hoá đơn

 Điều chuyển hàng hoá cho các cơ sở hạch toán phụ thuộc

 - Các cơ sở sản xuất, kinh doanh xuất điều chuyển hàng hoá cho các

cơ sở hạch toán phụ thuộc như các chi nhánh, cửa hàng ở khác địa phương (tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương) để bán hoặc xuất

điều chuyển giữa các chi nhánh, đơn vị phụ thuộc với nhau; xuất hàng hoá cho cơ sở nhận làm đại lý bán đúng giá, hưởng hoa hồng, căn cứ vào phương thức tổ chức kinh doanh và hạch toán kế toán, cơ sở có thể lựa chọn một trong hai cách sử dụng hoá đơn, chứng từ như sau:

 + Sử dụng hoá đơn GTGT để làm căn cứ thanh toán và kê khai nộp thuế GTGT ở từng đơn vị và từng khâu độc lập với nhau;

 + Sử dụng Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ kèm theo Lệnh điều động nội bộ; Sử dụng Phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý theo quy

định đối với hàng hoá xuất cho cơ sở làm đại lý kèm theo Lệnh điều động nội bộ

4 Quản lý sử dụng hoá đơn

 Hàng hoá, dịch vụ có giảm giá

 Hàng hoá, dịch vụ có giảm giá thì trên hóa đơn ghi giá bán đã giảm, thuế GTGT, tổng giá thanh toán đã

4 Quản lý sử dụng hoá đơn

hoá đơn, người mua đã nhận hàng, nhưng sau đó

người mua phát hiện hàng hoá không đúng quy cách, chất lượng phải trả lại toàn bộ hay một phần hàng

hoá, khi xuất hàng trả lại cho người bán, cơ sở phải lập hoá đơn, trên hoá đơn ghi rõ hàng hoá trả lại

người bán do không đúng quy cách, chất lượng, tiền thuế GTGT Hoá đơn này là căn cứ để bên bán điều chỉnh doanh số bán, số thuế GTGT đầu ra; bên mua điều chỉnh doanh số mua, số thuế GTGT đầu vào.

4 Quản lý sử dụng hoá đơn

 - Cơ sở kinh doanh đã xuất bán, cung ứng hàng hoá, dịch vụ và lập hoá đơn do hàng hoá, dịch vụ không đảm bảo chất lượng, quy cách, kiểu dáng hoặc ghi sai thuế suất phải điều chỉnh

(tăng, giảm) giá bán, điều chỉnh thuế suất thuế GTGT thì bên bán và bên mua phải lập biên bản hoặc có thoả thuận bằng văn bản ghi rõ số lượng, quy cách hàng hoá, mức giá tăng (giảm) theo hoá đơn bán hàng (số ký hiệu, ngày, tháng của hoá đơn, thời gian), lý do tăng (giảm) giá, lý do điều chỉnh thuế suất

đồng thời bên bán lập hoá đơn điều chỉnh mức giá được điều chỉnh Hoá đơn ghi rõ điều chỉnh (tăng, giảm) giá bán, (không được ghi số âm (-)), thuế GTGT cho hàng hoá, dịch vụ tại hoá đơn số, ký hiệu Căn cứ vào hoá đơn điều chỉnh, bên bán và bên mua kê khai điều chỉnh doanh số mua, bán, thuế đầu ra, đầu vào

4 Quản lý sử dụng hoá đơn

 - Cơ sở kinh doanh trực tiếp bán lẻ hàng hóa, cung ứng dịch vụ có giá trị thấp dưới mức

quy định không phải lập hoá đơn, nếu người mua yêu cầu cung cấp hoá đơn thì phải lập hoá đơn theo quy định, trường hợp không lập hoá đơn thì phải lập Bảng kê bán lẻ Cuối

ngày cơ sở kinh doanh căn cứ Bảng kê bán lẻ

để lập hoá đơn làm căn cứ tính thuế.

 - Cơ sở cho thuê tài chính cho thuê tài sản

thuộc đối tượng chịu thuế GTGT phải lập hoá đơn theo quy định

4 Quản lý sử dụng hoá đơn

 Cơ sở kinh doanh mua, bán vàng, bạc, đá quý nếu mua của cá nhân không kinh doanh, không có hoá đơn thì lập Bảng kê hàng hoá mua vào

 Hoá đơn, chứng từ đối với tài sản góp vốn, tài sản điều chuyển được thực hiện như sau:

 Trường hợp cá nhân, tổ chức không kinh doanh có góp vốn bằng tài sản vào công ty trách nhiệm hữu hạn, công ty cổ phần thì chứng từ đối với tài sản góp vốn là biên bản chứng nhận góp vốn, biên bản giao

nhận tài sản Trường hợp cá nhân dùng tài sản thuộc sở hữu của

mình, giá trị quyền sử dụng đất để thành lập doanh nghiệp tư nhân, văn phòng luật sư thì không phải làm thủ tục chuyển quyền sở hữu tài sản, chuyển quyền sử dụng đất cho doanh nghiệp tư nhân

 Trường hợp cá nhân dùng tài sản thuộc sở hữu của mình, giá trị

quyền sử dụng đất để thành lập doanh nghiệp tư nhân, văn phòng luật

sư thì không phải làm thủ tục chuyển quyền sở hữu tài sản, chuyển quyền sử dụng đất cho doanh nghiệp tư nhân

4 Quản lý sử dụng hoá đơn

 Tài sản góp vốn vào doanh nghiệp phải có: biên bản góp vốn sản xuất kinh doanh, hợp đồng liên doanh, liên kết; biên bản định giá tài sản của Hội đồng giao nhận vốn góp của các bên góp vốn (hoặc văn bản định giá của tổ chức có chức năng định giá theo quy định của pháp luật), kèm theo bộ hồ sơ về nguồn gốc tài sản.

 Tài sản điều chuyển giữa các đơn vị thành viên hạch toán phụ thuộc trong cơ sở kinh doanh; tài sản điều chuyển khi chia,

tách, hợp nhất, sáp nhập, chuyển đổi loại hình doanh nghiệp thì

cơ sở kinh doanh có tài sản điều chuyển phải có lệnh điều

chuyển tài sản, kèm theo bộ hồ sơ nguồn gốc tài sản và không phải xuất hoá đơn.

5 Quản lý hoá đơn

 Đối với cơ quan quản lý Nhà nước về hoá đơn

 Quản lý HĐ

 Xác minh hóa đơn

 xử lý mất hoá đơn

 Đối với tổ chức, cá nhân sử dụng hoá đơn

 + Thực hiện báo cáo sử dụng hoá đơn hàng tháng, chậm nhất vào ngày 20 của đầu tháng sau.

 + Báo cáo thanh, quyết toán sử dụng hoá đơn hàng năm gửi cơ quan thuế trực tiếp quản lý trước ngày

25 tháng 02 năm sau

II Xử lý vi phạm về hoá đơn

hành hoá đơn

Web: www.vtca.vn Email: HoiTuVanThue@yahoo.com