Quản lý dự án công nghệ thông tin , Lập kế hoạch

Quản lý dự án công nghệ thông tin , Lập kế hoạch

QUẢN LÝ DỰ ÁN CÔNG NGHỆ THÔNG TIN

Phạm vi dự án (1)

• Để bắt đầu dự án, cần chuẩn bị bản “mô tả phạm vi dự án” để xác định rõ mục tiêu, phạm vi của dự án và có hiểu biết chung với những người bảo trợ.

Phạm vi dự án (2)

• Nội dung của bản “mô tả phạm vi dự án”, gồm:

– Bối cảnh của dự án– Nhu cầu nghiệp vụ của dự án – Mục đích nghiệp vụ cho dự án– Lợi ích tài chính của dự án – Giá trị đích của dự án

– Phạm vi và phần ngoài phạm vi của dự án– Điều kiện tiên quyết, các ràng buộc

Phạm vi dự án (3)

• Thoả thuận với người bảo trợ

– Trước khi bắt đầu dự án, cần thảo thuận về nội dung của các mô tả phạm vi với người bảo trợ và thu được hiểu biết chung

– Xác định vai trò và trách nhiệm của các thành viên và các qui tắc cơ sở về phương pháp báo cáo

Phát triển hệ thống (1)

• Vai trò của người quản lí dự án:

– Lập ra mô hình vòng đời hệ thống,– Xác định kĩ thuật phát triển hệ thống,– Xây dựng chuẩn phát triển, có tính tới việc định vị

dự án,– Lập các đặc trưng và chi phí cho việc phát triển

hệ thống v.v

Phát triển hệ thống (2)

• Vòng đời dự án

– Vòng thời gian từ lúc bắt đầu tới lúc kết thúc dự

án được gọi là “vòng đời dự án”

– Để quản lí dự án hiệu quả hơn, cần chia nó thành nhiều module/công việc dự án

• Các kiểu mô hình vòng đời dự án điển hình

– Mô hình thác đổ– Mô hình phát triển ứng dụng nhanh RAD– Mô hình xoắn ốc

Phát triển hệ thống (3)

• Mô hình phát triển (vòng đời):

– Giúp cho mỗi người biết mình, người khác và nhóm khác đang ở đâu và phải làm gì trong qui trình phát triển

– Giúp việc quản lý đề án chặt chẽ và bảo đảm chất lượng phần mềm

Phát triển hệ thống (4)

• Mô hình thác đổ: Kinh nghiệm

• Mô hình tăng gia dần

Phát triển hệ thống (5)

Phát triển hệ thống (6)

 Lập kế hoạch cho giai đoạn

 Xác định mục tiêu, ràng buộc và các chọn lựa

 Ước lượng các chọn lựa, rủi ro và cách chế ngự

 Phát triển

 Thêm chi tiết các phạm vi hoạt động, tuỳ lúc

 Mỗi đường ly tâm là một cơ hội họp kiểm điểm

– Mô hình đường xoắn ốc bổ túc MH thác đỗ và

MH tăng gia dần

Phát triển hệ thống (8)

• Mô hình dùng sản phẩm có sẵn:

– Sử dụng nhiều sản phẩm có sẵn ; tăng trưởng

 Vòng đời của loại đề án nhằm dựa trên các SP có sẵn (sản phẩm có sẵn, nội bộ hay mua ngoài)

 Hoạt động này ngày càng quan trọng vì SP có sẵn ngày càng nhiều và phần lớn đề án là để tăng trưởng, phát triển phạm vi

Xác định yêu cầu Phân tích các

Xác định phạm vi (1)

• Tạo ra cấu trúc phân việc (WBS)

– Dựa trên các ràng buộc và giả định được xác định trong mô tả phạm vi của dự án, phân chia công việc xây dựng các kết quả của dự án thành những đơn vị kiểm soát được

• Cấu trúc phân cấp và phát triển đi xuống

– WBS xác định phạm vi toàn thể của dự án và minh hoạ nó trong cấu trúc cấp bậc bằng việc phát triển các công việc cần cho việc đạt tới kết quả của nó hướng tới mức kiểm soát được

Xác định phạm vi (2)

• Định nghĩa phạm vi đúng là quan trọng nhất cho

sự thành công của dự án.Tiến hành phân hoạch thành các cấu phần theo những quan điểm sau:

– Có khả năng lập chuẩn để đo tiến độ– Có khả năng làm rõ trách nhiệm và quyền hạn với công việc

– Có khả năng ước lượng đúng thời gian cần thiết cho công việc, chi phí, nguồn lực cần thiết

Xác định phạm vi (4)

• Gói công việc: tầng đáy của WBS

• Làm chi tiết cho WBS

• Công việc không trong WBS

Dự án cải tạo khách sạn Xây dựng kế hoạch Xác định yêu cầu Phân tích hệ thống Xác định phạm vi Lập nguyên tắc

Việc 1

Tạo ra kế hoạch Việc 2 Việc 3 Việc 4 Việc n

…

…

…

Lịch biểu công việc

• Xây dựng nhiệm vụ mức chi tiết:

– Làm mịn nhiệm vụ mức đại cương thành các nhiệm vụ mức chi tiết

– Xác định nội dung công việc, tải việc và nguồn lực cần thiết cho từng nhiệm vụ mức chi tiết

• Xây dựng lịch biểu công việc

• Phương pháp xây dựng lịch biểu:

– Sơ đồ PERT– Sơ đồ GANTT– Sơ đồ cột mốc

Sơ đồ PERT (Progam Evalucation and Review Technique) là một công cụ trình bày thứ tự công việc

và cho biết thời gian gian hoàn thành đề án, những thời điểm mà một công việc được dự kiến bắt đầu và kết thúc

Sơ đồ PERT

E(5)

: Cột mốc chấm dứt một công việc, bắt

đầu công việc kế tiếp

Mũi tên tượng trưng cho một công việc.

: Đánh dấu cột mốc bắt đầu/kết thúc

Bảng số, nếu có, là thời gian dự kiến

để hoàn thành công việc

Các ký hiệu (1)

A(5) 2

C(2)

: Công việc A hoàn tất thì công việc B

và C mới có thể thực hiện được

Các ký hiệu (2)

 Đường găng

Đường găng là đường dài nhất đi từ cột mốc bắt đầu đến cột mốc kết thúc của một đề án.

Đây chính là thời gian cần để đề

án hoàn thành.

Ví dụ:

 Công việc giả

- Trong một số trường hợp, một công việc cần chuyển kết quả của nó đến nhiều hơn một mốc kết quả

- Ví dụ: Trong sơ đồ sau, công việc D khi hoàn tất chuyển kết quả cho công việc E lẫn công việc C để tiếp tục thực hiện.

3

5 4

 Khả năng trì hoãn/kéo dài của

một công việc

-Độ thả nổi toàn bộ (Total float):

Độ thả nổi toàn bộ của một công việc I là thời gian tối đa mà công việc I có thể kéo dài nhưng không ảnh hưởng đến thời gian hoàn thành đề án/ dự án

Ký hiệu là FT(I)=?

Ký hiệu là FF(I)=?

3

6 5

A’(0)

SƠ ĐỒ PERT VỚI CÁCH BIỂU DIỄN

CÔNG VIỆC TRÊN MŨI TÊN

SƠ ĐỒ PERT VỚI CÔNG VIỆC ĐƯỢC

BIỂU DIỄN TRÊN NODE

FT(A,C,D,E) = 0 FT(B) = 22-14 FT(A1) = 19-0

3

5 4

3

5 4

G(5,3)

Bước 1:

- Tìm đường găng dự kiến

ABCG = 3 + 5 + 4 + 5 = 17 ADEFG = 3 + 2 + 5 + 6 + 5 = 21

- Tìm đường găng tối thiểu

ABCG = 2 + 4 + 4 + 3 = 13

Bước 1:

21 (ngày) – 13 (ngày) = 8 ngày

 Như vậy công việc nào được chọn để rút

ngắn sao cho chi phí của đề án/dự án giảm

xuống thấp nhất => Bước 3

 Các công việc sẽ được rút ngắn:

- Trên đường găng tối thiểu

- Trên đường găng dự kiến

- Và trên các đường đi khác

 Các công việc có chi phí thấp được phép rút trước (trừ các công việc trên đường găng tối thiểu)

 Rút ngắn thời gian sao cho bằng thời gian

Bước 3:

2 1

C(4,4)

F(6,2)

E (5,3) D(2,2)

G( 3 )

Sơ đồ được vẽ lại:

ĐG DK: ADEFG = 2 + 2 + 5 + 6 + 3 = 18 >13 ngày

Ví dụ:

Trên đường găng dự kiến (ADEFG) chỉ có 2 công việc có thể rút được Đó là công việc E và F

- Công việc F có chi phí thấp hơn E nên chọn F

rút trước

CV F: 6 -> 2 ngày = 4 ngày x 100 = 400

- Công việc E phải rút xuống 1 ngày

 ĐG DK: ADEFG = 2+2+5+2+3 = 14>13 ngày

Như vậy, để rút ngắn từ 21 ngày xuống

13 ngày, chi phí phải giảm xuống là

2 1

• Khuyết điểm:

Không biết được rõ ngày nào công việc I đang diễn ra, tức là không xây dựng được lịch biểu cho từng công việc

Khắc phục => Sơ đồ GANTT

còn có thể theo dõi tiến độ thực hiện các công việc và xác định được nhân sự tối thiểu của đề án.

Sơ đồ GANTT

… P0 - Thiết kế CTiết

P1 - Lập trình

P2 - Lập trình

…

… SP1 PR1

PR2

…

0 1 2 3 4 5 6 7 8

Cấu trúc sơ đồ GANTT

Công việc Ngày

Nhân

… P0

P1 P2

Ví dụ:

• Giả sử chúng ta có Sơ đồ PERT sau Các công việc trên sơ đồ đã được xác định thời gian bắt đầu sớm nhất và kết thúc trễ nhất.

(0,3) A1(3)

(10,13)

B(3) C(4)

Nếu công việc A1 kết thúc trước ngày 16/5.

Ưu và khuyết điểm của sơ đồ GANTT

• Ưu điểm:

- Cho chúng ta biết được chính xác thời điểm hoàn thành

đề án; những thời điểm mà một công việc được dự kiến bắt đầu và dự kiến thúc

- Dựa trên sơ đồ GANTT theo dõi được tiến độ thực hiện đến từng ngày

- Có thể định được lượng nhân sự tối thiểu thực hiện đề án.

• Khuyết điểm:

Không thấy rõ mối giữa các công việc với nhau Do đó cần nên phải đưa vào các mối quan hệ

Sơ đồ cột mốc

• Nêu ra các biến cố hay cột mốc để minh hoạ cho việc bắt đầu và kết thúc một công việc đặc biệt hay cuộc họp kiểm điểm quản lí

Kế hoạch nguồn lực (1)

• Phân bổ kế hoạch nguồn lực:

– Xác định thời gian và khối lượng nguồn lực yêu cầu để hoàn thành dự án

– Tài liệu cơ sở quan trọng nhất cho kế hoạch nguồn lực là WBS

– Định lượng mục tiêu, giá trị mục tiêu được mô tả trong kế hoạch dự án cũng là cái vào quan trọng.– Các giá trị kinh nghiệm trong dự án là hợp lệ

– Giá trị thực tế của dự án hiện tại nên được dùng nhiều nhất có thể được

Kế hoạch nguồn lực (2)

• Các phương pháp ước lượng:

– Phương pháp so sánh hệ thống tương tự– Phương pháp nhiệm vụ chuẩn

– Phương pháp phân bổ công việc– Phương pháp điểm chức năng

Kế hoạch nguồn lực (3)

• Phương pháp nhiệm vụ chuẩn:

Còn khoảng (10 slide) – in tiếp

• Xác định công việc phát triển hệ thống theo các nhiệm vụ chuẩn, và tính tích luỹ tải việc cho từng pha.

• Duyệt qua việc tích luỹ tải việc cho từng nhiệm

vụ theo cùng cách và tính tổng tải việc trong từng pha

54