Excel 2007

Là 1 chương trình ứng dụng trong bộ Microsoft Office, giúp người dùng tính toán sổ sách như hóa đơn, phiếu thu chi, báo cáo tài chính …

Excel 2007 Khởi động (Open),Thoát (Exit) Giới thiệu

C2: Ấn phím Window + R > gõ từ excel > Enter.

C3: Double click lên File Bảng tính Excel

Thoát (Exit)

C1: Click chọn nút Đóng-Close

C2: Double Click lên Biểu tượng của Excel

C3: Click chuột phải lên thanh tiêu đề rồi chọn Close

C4: Click chọn menu > Exit.

Ấn phím Alt + F4.

- Sau đó, xuất hiện hộp thoại thông báo:

- Nếu không muốn lưu và quay lại Excel > chọn

Giao diện (Interface) Thanh Trình đơn (Menu

bar)

Thanh công cụ (Toolbar) * Thanh công cụ Chuẩn-Standard

* Thanh công cụ Định dạng-Formatting

* Thanh Công thức-Formular bar

- Các nút trên thanh Công thức-Formular bar:

+ Nút Cancel : Nút Hủy bỏ việc nhập.

+ Nút Enter : Nút Kết thúc việc nhập.

+ Nút Insert Functions : Nút Chèn Công thức.

- Bật,Tắt thanh Công thức-Formular bar:

+ Click chọn menu > chọn Formular Bar (Có dấu là đang bật, không có là đang

tắt).

* Thanh Trạng thái-Status bar

- Các chế độ đang hoạt động của Excel:

+ Ready: Chế độ đang chờ nhập dữ liệu hay chờ thực hiện lệnh.

+ Edit: Chế độ đang chỉnh sửa dữ liệu.

+ Point: Chế độ đang di chuyển hay tham chiếu đến tọa độ ô hoặc đang lựa chọn lệnh + Enter: Chế độ đang gõ công thức.

+ CAPS: Chế độ đang đánh chữ hoa.

+ NUM: Chế độ đang sử dụng phím số bên phải bàn phím.

+ Help: Chế độ đang hiển thị thông tin trợ giúp.

- Bật,Tắt thanh Trạng thái-Status Bar:

+ Click chọn menu > chọn Status Bar (Có dấu là đang bật, không có là đang tắt).

Con trỏ Ô-Active Cell, Selected Cell : Là ô có khung chữ nhật màu đen bao

* Trong Cửa sổ Excel:

C1: Click chọn nút New trên thanh công cụ Chuẩn

C2: Click chọn menu > chọn New rồi chọn Blank Workbook ở Panel tên là New Workbook mới hiện

ra

Ấn phím Ctrl + N.

* Ngoài Cửa sổ Excel:

Click chuột phải lên vùng trống > chọn New > chọn Microsoft Excel Worksheet rồi gõ tên mới > Double

Click lên file Excel đó để mở

Lưu trữ

(Save)

* Lưu bảng tính chưa đặt tên:

C1: Click chọn nút Save trên thanh công cụ Chuẩn

C2: Click chọn menu > chọn Save.

- Khi đó file bảng tính Excel được lưu với phần mở rộng *.xls

C1: Click chọn nút Save trên thanh công cụ Chuẩn

C2: Click chọn menu > chọn Save.

Ấn phím Ctrl + S.

* Lưu bảng tính với 1 tên khác:

Click chọn menu > chọn Save As.

Ấn phím F12.

Sau đó thực hiện như Lưu bảng tính Excel chưa có tên.

Đóng

(Close) C1: Click chọn nút Close .

Khởi động-Open Tạo 1 file bảng tính mới, dùng tên tạm-New Tính toán sổ sách Lưu file bảng tính-Save

Tính toán tiếp Cập nhật file bảng tính-Save Lưu 1 bản sao của file bảng tính-Save as In file bảng tính-Print

Đóng-Close Mở file bảng tính đã lưu-Open

Ấn phím Ctrl + W.

Mở (Open)

* Trong Cửa sổ Excel:

C1: Click chọn nút Open trên thanh công cụ Chuẩn

C2: Click chọn menu > chọn Open.

Ấn phím Ctrl + O.

- Xuất hiện hộp thoại Open:

- Chọn file bảng tính Excel cần mở ở khung danh sách bên dưới rồi chọn

* Ngoài Cửa sổ Excel: Double Click lên File Bảng tính Excel cần mở.

In ấn (Print)

- Xem trước khi in-Print Preview:

C1: Click chọn nút Print Preview C2: Click chọn menu > chọn Print Preview.

- Thoát xem trước khi in:

Click chọn nút

Ấn phím ESC.

- In-Print:

C1: Click chọn nút Print C2: Click chọn menu > chọn Print > chọn nút

Ấn phím Ctrl + P > chọn nút

- Xuất hiện hộp thoại Print:

Đối tượng (Object)

- Cột-Column : Tập hợp nhiều ô nằm dọc; được thể hiện bằng chữ cái và có tổng cộng

256 cột (từ A->Z, tiếp theo là AA->AZ, BA->BZ, … và cuối cùng là IA->IV)

- Dòng-Row: Tập hợp nhiều ô nằm ngang; được thể hiện bằng chữ số và có tổng cộng 65.536 dòng (từ 1 đến 56.536)

- Ô-Cell: Giao điểm giữa cột và dòng; được thể hiện bằng hình chữ nhật viền xám, nền trắng

và được xác định bằng Địa chỉ ô dựa theo Kí hiệu Cột + Số thứ tự Dòng.

+ Địa chỉ tương đối-Relative Address: Kí hiệu Cột + Số thứ tự Dòng (vd: A1), là địa chỉ thay đổi

khi sao chép công thức

+ Địa chỉ tuyệt đối-Absolute Address: $Kí hiệu Cột + $Số thứ tự Dòng (vd: $A$1), là địa chỉ

không thay đổi khi sao chép công thức.

+ Địa chỉ hỗn hợp-Mix Address:

* Tuyệt đối cột, Tương đối dòng: $Kí hiệu Cột + Số thứ tự Dòng (vd: A$1)

* Tương đối cột, Tuyệt đối dòng: Kí hiệu Cột + $Số thứ tự Dòng (vd: $A1)

- Khối ô-Range: Tập hợp nhiều ô liên tiếp tạo thành hình chữ nhật; được xác định bằng Địa chỉ khối dựa theo địa chỉ của ô trên trái đầu tiên và địa chỉ của ô dưới phải cuối cùng, cách nhau

o Liên tục: Chọn Sheet đầu tiên, giữ phím Shift rồi Click chọn các Sheet cuối cùng.

o Rời rạc: Chọn Sheet đầu tiên, giữ phím Ctrl rồi Click chọn các Sheet muốn chọn.

- Cuộn ngang Sheet: Click chọn nút để cuộn Sheet ngang sang trái, Click chọn nút để cuộn Sheet ngang sang phải

- Cuộn dọc Sheet: Click chọn nút để cuộn Sheet lên trên, Click chọn nút để cuộn Sheet xuống

dưới; hay dùng phím Page Up, Page Down.

- Đặt tên Sheet:

C1: Double Click lên Sheet > gõ tên mới rồi Enter.

C2: Click chuột phải lên Sheet > chọn Rename > gõ tên mới rồi Enter.

C1: Click chuột phải lên Sheet muốn xóa > chọn Delete.

C2: Click chọn menu > chọn Delete Sheet.

- Di chuyển Sheet:

C1: Chọn Sheet muốn di chuyển, giữ con trỏ chuột, khi đó con trỏ chuột sẽ trở thành , giữ và kéo hình tam giác hướng xuống đến vị trí muốn di chuyển Sheet

C2: Click chuột phải lên Sheet > chọn Move or Copy.

C3: Click chọn menu > chọn Move or Copy.

- Sao chép Sheet:

C1: Chọn Sheet muốn sao chép, giữ phím Ctrl và giữ con trỏ chuột, khi đó con trỏ chuột sẽ trở

thành , giữ và kéo hình tam giác hướng xuống đến vị trí muốn sao chép Sheet

C2: Click chuột phải lên Sheet > chọn Move or Copy.

C3: Click chọn menu > chọn Move or Copy.

Bảng tính-Sheet

Cột-Column Dòng-Row Ô-Cell Khối ô-Range Biểu đồ-Chart

Hiển thị (View)

Gõ Tiếng Việt (Unicode)

Chọn Bộ gõ và

Bảng mã

- Click chuột phải lên biểu tượng chương trình gõ Unikey trên thanh Taskbar

- Click chọn Bộ gõ là Gõ kiểu VNI và chọn Bảng mã là Unicode (như hình).

Cách gõ kiểu VNI

Dấu sắc Dấu huyền Dấu hỏi Dấu ngã Dấu nặng Dấu mũ Dấu móc râu Dấu á Dấu gạch chữ Đ

Nhập giá trị (Type) Các bước nhập

- Sang ô bên Phải: Ấn phím  hay phím Tab.

- Sang ô bên Trái: Ấn phím  hay phím Shift + Tab.

- Xuống ô bên Dưới: Ấn phím .

- Lên ô ở Trên: Ấn phím .

- Đến ô Cuối cùng Bên phải: Ấn phím Ctrl + .

- Đến ô Đầu tiên Bên trái: Ấn phím Ctrl + .

- Đến ô Cuối cùng Ở dưới: Ấn phím Ctrl + .

- Đến ô Đầu tiên Ở trên: Ấn phím Ctrl + .

- Về ô Trên trái của bảng tính: Ấn phím Ctrl + Home.

- Về ô Dưới phải của bảng tính: Ấn phím Ctrl + End.

- Ô bất kì: Ấn phím F5, nhập ô cần đi đến ở hộp Reference rồi ấn phím Enter.

Nhập giá trị với

con trỏ ô

- Cho 1 ô: Chọn ô, khi gõ văn bản thì xuất hiện con trỏ nháy ở trong ô , rồi gõ văn bản như

Word theo đúng từng kiểu dữ liệu quy định và kết thúc bằng phím Enter.

- Cho khối ô:

o Khác giá trị: Chọn khối ô, rồi nhập dữ liệu cho 1 ô, sau đó Excel tự động đưa con trỏ ô đến ô kế

tiếp trong khối ô đã chọn để nhập tiếp.

o Cùng giá trị: Chọn khối ô, rồi nhập dữ liệu cho 1 ô và kết thúc bằng phím Ctrl + Enter, sau đó dữ liệu đã nhập được sao chép cho các ô còn lại trong khối ô đã chọn.

- Chế độ nhập văn bản: giống Word

Nhập kí tự - Thêm khoảng trắng: Ấn phím dài SpaceBar, tương đương với 1 kí tự (không dùng phím Tab). - Xuống dòng trong ô: Ấn phím Alt + Enter. Xóa kí tự - Giống Word

Chọn vị trí con trỏ ô

Di chuyển con trỏ ô

Nhập giá trị với con trỏ ô Nhập giá trị, Xóa giá trị

Trắc nghiệm

- Trong Excel phím Tab dùng để:

a) Nhảy đến vị trí Tabb) Kết thúc việc nhập liệuc) Di chuyển con trỏ ô qua ô bên phảid) Không có tác dụng gì

- Trong Excel muốn xuống dòng trong ô:

a) Enterb) Ctrl+Enterc) Shift+Enterd) Alt+Enter

Chọn khối ô (Select) Định nghĩa

(Description) Khối ô : Là 1 nhóm các ô được tô đen

C1: Chọn ô đầu tiên trên trái, giữ và di chuyển đến ô dưới phải cuối cùng rồi thả chuột ra.

C2: Chọn ô đầu tiên trên trái, giữ phím Shift và Click chọn ô dưới phải cuối cùng.

C3:

Chọn nút Find & Select > chọn mục Go To.

Ấn phím Ctrl + G hay F5, nhập địa chỉ khối ô cần chọn ở hộp Reference rồi ấn phím Enter.

o Khối ô rời rạc: Chọn ô đầu tiên, giữ phím Ctrl rồi Click chọn các ô khác.

C4: Chọn nhanh dữ liệu bằng lệnh Go To:

- Với một bảng tính lớn chứa nhiều loại dữ liệu, khi muốn chọn tất cả các ô chứa một loại dữ liệu nào đó (chẳng hạn dữ liệu chuỗi, số, ngày tháng hay công thức) để định dạng lại cho phù hợp với yêu cầu công việc, nếu dùng chuột thì sẽ khá khó khăn và nhiều lúc không thể chọn chính xác các ô cần thiết

- Chọn nút Find & Select > chọn mục Go To Special.

- Xuất hiện hộp thoại Go To Special:

Khối ô Chọn khối Bỏ chọn khối

Khối bất kì Dòng-Row, Cột-Column Bảng tính-Sheet

a) Để chọn các ô chứa nội dung (trừ ô công thức), đánh dấu chọn mục Constants ở phần Select Sau

đó, xác định loại dữ liệu cần chọn từ các mục: Numbers, Text, Logicals; Errors (bốn mục này mặc

nhiên được chọn) Ví dụ, nếu chỉ muốn chọn các ô chứa dữ liệu số hoặc ngày tháng, bạn chỉ chọn mục Numbers (bỏ chọn ba mục còn lại) Cuối cùng nhấp OK Toàn bộ các ô chứa dữ liệu số hoặc ngày tháng trong bảng tính sẽ được chọn

b) Để chọn toàn bộ các ô chứa công thức trong bảng tính, đánh dấu chọn mục Formulas ở phần Select

Sau đó nhấp OK Toàn bộ các ô chứa công thức sẽ được chọn Đây cũng là một cách để nhận biết các

ô chứa công thức trong bảng tính

c) Ngoài ra, bạn còn có thể chọn tất cả các ô trống (nằm trong khu vực bảng tính) bằng cách chọn mục

Blanks ở phần Select, sau đó nhấp OK.

- Chọn cột:

o 1 cột: Trỏ chuột lên cột muốn chọn khi đó con trỏ chuột trở thành rồi Click chọn

o Nhiều cột:

+ Liên tục:

C1: Chọn cột đầu tiên, giữ và di chuyển con trỏ chuột đến cột cuối cùng

C2: Chọn cột đầu tiên, giữ phím Shift rồi Click chọn cột cuối cùng.

+ Rời rạc: Chọn cột đầu tiên, giữ phím Ctrl rồi Click chọn các cột khác.

- Chọn dòng:

o 1 dòng: Trỏ chuột lên dòng muốn chọn khi đó con trỏ chuột trở thành rồi Click chọn

o Nhiều dòng:

+ Liên tục:

C1: Chọn dòng đầu tiên, giữ và di chuyển con trỏ chuột đến dòng cuối cùng

C2: Chọn dòng đầu tiên, giữ phím Shift rồi Click chọn dòng cuối cùng.

+ Rời rạc: Chọn dòng đầu tiên, giữ phím Ctrl rồi Click chọn các dòng khác.

- Chọn bảng tính: Trỏ chuột lên nút bảng tính (giao điểm giữa cột và dòng) rồi Click chọn

- Chọn 1 cột: Chọn ô nằm trong cột muốn chọn, ấn phím Ctrl + SpaceBar.

- Chọn 1 dòng: Chọn ô nằm trong dòng muốn chọn, ấn phím Shift + SpaceBar.

- Chọn 1 khối ô: Chọn ô trên trái, giữ phím Shift + các phím mũi tên để chọn các ô.

C1: Click chuột phải chọn Clear Contents.

C2: Click chọn menu > chọn Clear > chọn Contents.

C3: Trỏ chuột lên nút Nút con trỏ ô-Fill Handle (góc dưới phải con trỏ ô), giữ và di chuyển con trỏ chuột vào trong khối ô đã chọn rồi thả chuột ra (khi di chuyển đến đâu thì các ô bị xóa có màu xám).

Xóa-Delete Sửa-Edit

Tìm kiếm-Find, Thay thế-Replace Sắp xếp-Sort

Di chuyển-Move Sao chép-Copy

Phục hồi-Undo Lặp lại-Redo

Xóa Giá trị Định dạng Ghi chú

Xóa định dạng

B1: Chọn khối ô cần xóa định dạng

B2:

C1: Click chọn menu > chọn Clear > chọn Formats.

C2: Trỏ chuột lên nút Nút con trỏ ô-Fill Handle (góc dưới phải con trỏ ô), giữ phím Ctrl + giữ và di chuyển con trỏ chuột vào trong khối ô đã chọn rồi thả chuột ra (khi di chuyển đến đâu thì các ô bị xóa

B2: Ấn phím F2 hay chọn vị trí con nhỏ nháy ở ô công thức, sửa giá trị rồi kết thúc bằng phím Enter.

- Cho khối ô:

B2: Thực hiện như B2 của sửa 1 ô, và kết thúc bằng phím Ctrl + Enter, sau đó dữ liệu đã sửa được sao chép

cho các ô còn lại trong khối ô đã chọn

Tìm kiếm (Find)

Tìm kiếm giá trị

- Chọn ô đầu tiên của bảng tính (A1)

- Mở hộp thoại Find and Replace:

Click chọn menu > chọn Find.

- Chọn ô đầu tiên của bảng tính (A1)

- Mở hộp thoại Find and Replace:

Click chọn menu > chọn Replace.

Ấn phím Ctrl + H.

- Xuất hiện hộp thoại Find and Replace:

- Thay thế từng giá trị hay cụm giá trị: Click chọn nút để tìm và Click chọn nút để thay thế

- Thay thế toàn bộ giá trị hay cụm giá trị: Click chọn nút

C1: Click chuột phải lên khối ô đã chọn > chọn Cut.

C2: Click chọn nút Cắt-Cut trên thanh công cụ Chuẩn

C3: Click chọn menu > chọn Cut.

Ấn phím Ctrl + X.

B3: Chọn vị trí sẽ di chuyển đến (đích)

B4:

C1: Click chuột phải tại vị trí muốn di chuyển > chọn Paste.

C2: Click chọn nút Dán-Paste trên thanh công cụ Chuẩn

C3: Click chọn menu > chọn Paste.

Ấn phím Ctrl + V.

- Cách 1 bước:

B1: Chọn khối ô cần di chuyển (nguồn)

B2: Trỏ chuột lên cạnh của ô hay khối ô đã chọn, khi đó con trỏ chuột trở thành , giữ và di chuyển đến

ô hay khối ô sẽ di chuyển đến (đích)

- Lưu ý: Để Excel chỉ sắp xếp trong phạm vi CSDL, thì dòng 1 (dòng chứa tiêu đề bảng lương và CSDL phải cách nhau ít nhất là 1 dòng trống (dòng 2).

1) Sắp xếp các mẩu tin trong vùng chọn:

- Chọn cột muốn sắp xếp.

- Chọn thẻ > chọn:

+ Nút Sort A to Z : sắp xếp theo thứ tự tăng dần.

+ Nút Sort Z to A : sắp xếp theo thứ tự tăng dần.

- Xuất hiện hộp thoại Sort Warning > OK.

- Lưu ý: Cách sắp xếp như trên chỉ nên thực hiện trong trường hợp bạn chấp nhận với những tùy chọn mặc định của Excel Trong đó, mục My data has headers

trong hộp thoại dưới đây không được chọn vì Excel sẽ sắp xếp luôn phần tiêu đề cột, và kết quả sẽ không như mong muốn Do vậy, trước khi sắp xếp, bạn phải

đảm bảo mục My data has headers được chọn Khi sắp xếp bảng tính với những tùy chọn do bạn chỉ định thì nên dùng hộp thoại Sort.

2) Sắp xếp các mẩu tin bằng hộp thoại Sort:

- Đặt con trỏ vào CSDL.

- Chọn nút trong nhóm Sort & Filter.

- Xuất hiện hộp thoại Sort:

- Đảm bảo rằng hộp My data has headers được chọn.

- Chọn:

+ Cột sắp xếp ở vùng .

+ Đối tượng sắp xếp ở vùng .

+ Kiểu sắp xếp ở vùng .

- Chọn nút nếu thêm một cấp nữa.

- Lưu ý: Nếu muốn sắp xếp các mẩu tin trên dòng thì chọn nút Option, và chọn mục Sort left to right.

Sao chép (Copy)

Phân loại (Classify)

Sao chép giá trị (Copy

Value)

o Cách 2 bước:

B1: Chọn khối ô cần sao chép (nguồn)

B2:

C1: Click chuột phải lên khối ô đã chọn > chọn Copy.

C2: Click chọn nút Sao chép-Copy trên thanh công cụ Chuẩn

C3: Click chọn menu > chọn Copy.

Ấn phím Ctrl + C.

B3: Chọn vị trí sẽ sao chép đến (đích)

B4:

C1: Click chuột phải tại vị trí muốn sao chép > chọn Paste.

C2: Click chọn nút Dán-Paste trên thanh công cụ Chuẩn

C3: Click chọn menu > chọn Paste.

Ấn phím Ctrl + V.

o Cách 1 bước:

B1: Chọn khối ô cần sao chép (nguồn)

B2: Trỏ chuột lên cạnh của khối ô đã chọn, khi đó con trỏ chuột trở thành , giữ phím Ctrl +

giữ và di chuyển con trỏ chuột đến vị trí sẽ sao chép đến (đích)

Chọn khối văn bản cần sao chép định dạng

Chọn khối văn bản cần sao chép > ấn phím Ctrl + Shift + V.

Sao chép

Giá trị Định dạng Công thức

B1: Nhập giá trị khởi đầu vào 1 ô.

B2: Chọn khối ô cần sao chép cùng 1 nội dung (bao gồm ô có giá trị khởi đầu)

B3: Click chọn menu > chọn Fill :

+ Down: sao chép các ô ở dưới.

+ Right: sao chép các ô ở bên phải.

+ Up: sao chép các ô ở trên.

+ Left: sao chép các ô ở bên trái.

- Cách 1 bước:

B1: Nhập giá trị khởi đầu vào 1 ô

B2: Trỏ chuột lên Nút con trỏ ô-Fill Handle (góc dưới phải con trỏ ô), giữ và di chuyển con

trỏ chuột đến ô cuối cùng trong khối ô

B3: Click chọn nút Auto Fill Options mới xuất hiện > chọn Copy Cells.

Sao chép nội dung có

quy luật tăng/giảm vào

khối ô

- Cách 2 bước:

B1: Nhập giá trị khởi đầu vào 1 ô

B2: Chọn khối ô cần sao chép cùng 1 nội dung (bao gồm ô có giá trị khởi đầu)

B2: Click chọn menu > chọn Fill > chọn Series :

+ Chọn Hướng sao chép-Series in: Click chọn Rows là sao chép theo dòng, Columns là

sao chép theo cột

+ Chọn Kiểu sao chép-Type:

o Click chọn Linear: Sao chép theo cấp số cộng (cộng với Giá trị bước nhảy (Công sai) ở hộp Step value và dừng khi lớn hơn Giá trị dừng ở hợp Stop value).

o Click chọn Growth: Sao chép theo cấp số nhân (cộng với Giá trị bước nhảy (Công bội) ở hộp Step value và dừng khi lớn hơn Giá trị dừng ở hợp Stop value).

o Click chọn Date: Sao chép theo Đơn vị Ngày-Date unit:

o Click chọn Day: Sao chép theo đơn vị Ngày.

o Click chọn Weekday: Sao chép theo đơn vị Thứ (Thứ làm việc: thứ 2 -> thứ 6).

o Click chọn Month: Sao chép theo đơn vị Tháng.

o Click chọn Year: Sao chép theo đơn vị Năm.

o Click chọn AutoFill.

- Cách 1 bước:

B1: Nhập giá trị khởi đầu vào 1 ô

B2: Trỏ chuột lên Nút con trỏ ô-Fill Handle (góc dưới phải con trỏ ô), giữ và di chuyển con

trỏ chuột đến ô cuối cùng trong khối ô

B3: Click chọn nút Auto Fill OpTions mới xuất hiện > chọn Field Series.

Vào văn bản Word - Sao chép giá trị bình thường

- Chọn nút Paste Options ở góc dưới phải > chọn:

+ Keep Source Formatting and Link to Excel: Dữ liệu có dạng thức như trong bảng

tính gốc

+ Match Destination Formatting and Link to Excel: Dữ liệu có dạng thức phù hợp

với đoạn văn đang viết

- Khi đó dữ liệu trong Word sẽ đồng bộ với dữ liệu trong Excel

* Bật/Tắt chức năng Paste Options:

Sao chép công thức Cùng 1 nội dung Nội dung có quy luật tăng, giảm

- Click chọn menu > chọn Option > chọn thẻ > chọn hộp

Chuyển đổi cột thành

dòng và ngược lại

- Chọn khối ô muốn chuyển đổi

- Click chọn menu > chọn Paste Special.

- Xuất hiện hộp thoại Paste Special > chọn hộp

Phục hồi (Undo)

Phục hồi giá trị C1: Click chọn nút Undo trên thanh công cụ Chuẩn.

C2: Click chọn menu > chọn Undo.

Ấn phím Ctrl + Z hay Alt + BackSpace.

Lặp lại (Redo)

Lặp lại giá trị C1: Click chọn nút Redo trên thanh công cụ Chuẩn.

C2: Click chọn menu > chọn Redo.

Ấn phím Ctrl + Y.

Định dạng (Format) Kiểu dữ liệu (Data type)

Phân loại

(Classify)

Kí tự (Text)

- Bắt đầu bằng kí tự từ A -> Z, a-> z, khoảng trắng

- Các dấu +, - nằm giữa 2 số, dấu *

o Cách hiển thị: Phụ thuộc chiều dài của kí tự và độ rộng của ô.

- Trường hợp chiều dài kí tự <= độ rộng của ô: Kí tự được hiển thị đầy đủ trong ô và được canh bên

trái ô.

- Trường hợp chiều dài kí tự > độ rộng của ô:

+ Ô bên phải còn trống: Kí tự được hiển thị đầy đủ nhưng sẽ lấn qua ô bên phải.

+ Ô bên phải không trống: Kí tự không được hiển thị đầy đủ do bị mất đi phần dữ liệu lấn qua ổ bên

phải

o Cách khắc phục:

C1: Di chuyển chuột đến cạnh của cột khi đó con trỏ chuột trở thành rồi Double Click

C2: Chọn cột > Click chọn menu > chọn Column > chọn AutoFit Selection.

o Chú ý:

- Khi nhập dữ liệu số, ngày-giờ không đúng quy định thì Excel tự động chuyển sang kiểu kí tự

- Dữ liệu kiểu Kiểu kí tự không có giá trị tính toán

Số (Number) - Bắt đầu bằng các số từ 0 -> 9

- Các dấu +, -, ( ), $, %, hay kí tự e, E

- Theo mặc định: dấu thập phân là dấu chấm (.) , dấu ngăn cách phần ngàn là dấu phẩy (,)

o Cách hiển thị: Phụ thuộc chiều dài của số và độ rộng của ô.

- Trường hợp chiều dài số <= độ rộng của ô: Số được hiển thị đầy đủ trong ô và được canh bên phải

Thao tác thực hiện

Trạng thái trước khi

thực hiện Trạng thái sau khi thực hiện

Phục hồi-Undo Lặp lại-Redo

Kiểu Dữ liệu-Data Type

Kí tự-Text Số-Number Ngày Giờ-Date Time Luận lý-Logic Công thức-Formular

- Trường hợp chiều dài số > độ rộng của ô: Số được hiển thị sẽ hiển thị các dấu #### hay chuyển sang dạng số khoa học-scientific (<Số>E+-<số mũ của lũy thừa 10>).

-h: Giờ 12 tiếng (hour).

-H: Giờ 24 tiếng (hour).

-m: Phút (minute).

-s: Giây (second).

-t: AM hay PM.

-Dấu ngăn cách Ngày: dấu chéo (/), dấu gạch ngang (-), dấu chấm (.).

-Dấu ngăn cách Giờ: dấu hai chấm (:).

o Cách hiển thị: Tương tự như kiểu Số.

- Kết quả công thức sẽ hiển thị trên ô

C1: Click chuột phải lên khối ô đã chọn > chọn Format Cells.

C2: Click chọn menu > chọn Cells.

Ấn phím Ctrl + 1.

B3: Chọn thẻ

- Chọn Kiểu Định dạng trong khung danh sách Category:

+ General: Định dạng Tổng quát hay chưa định dạng.

+ Number: Định dạng cho kiểu dữ liệu Số:

phần ngàn

VD: Nhập 3.140 -> Hiển thị 3.14 -> Định dạng ->Nhập lại 3.140 -> Hiển thị 3.140 + Currency: Định dạng cho dữ liệu Tiền tệ:

+ Accouting: Định dạng cho lĩnh vực Kế toán:

o Chọn kí hiệu tiền tệ phù hợp với mỗi nước ở hộp

+ Date: Định dạng cho kiểu dữ liệu Ngày:

+ Time: Định dạng cho kiểu dữ liệu Giờ:

+ Percentage: Định dạng cho dữ liệu Phần trăm:

+ Fraction: Định dạng cho dữ liệu Phân số:

-> 3.14%100 -> 314%

+ Scientific: Định dạng cho dữ liệu Số khoa học:

+ Text: Định dạng cho kiểu dữ liệu Kí tự.

+ Special: Định dạng cho các dữ liệu đặc biệt.

+ Custom: Định dạng cho các dữ liệu Tùy ý người dùng:

Trang (Page)

Cài đặt trang in Cài đặt trang in bao gồm thay đổi kích thước trang, định dạng trang và chất lượng trang in

* Thay đổi tùy chọn thiết lập trang

- Từ menu File, chọn Page Setup

- Hộp thoại Page Setup xuất hiện, chọn tab Page

* Thiết lập định hướng trang in

- Trong phần Orientation, kích vào các nút chọn Portrait (quay giấy dọc) hoặc Landscape (quay giấy

ngang)

* Thiết lập kích thước trang in

- Trong phần Scaling, chọn Adjust to: nhập tỷ lệ phần trăm (bạn có thể kích nút lên hoặc nút xuống để

tăng hoặc giảm kích thước)

- Chọn Fit to: thiết lập độ rộng và chiều cao cho trang

* Thiết lập những lựa chọn khác cho trang in

Paper size Trong mục Paper size: lựa chọn khổ giấy từ danh sách xổ xuống

Print quality Trong mục Print quality: chọn chất lượng in từ danh sách xổ xuống (dpi càng cao– chất lượng càng tốt)

Page numbering Để bắt đầu đánh số trang, chọn mục First page number: nhập số trang bạn muốn

Canh lề trang

in

Căn lề trang in trong Microsoft Excel bao gồm căn chỉnh lề trên, lề dưới, lề trái, phải của trang Bạn cũng có thể căn chỉnh để dữ liệu đặt ở giữa trang

* Để thay đổi lề trang

- Hộp thoại Page Setup xuất hiện, chọn tab Margins

- Kích lần lượt Top, Bottom, Left, Right và thay đổi các thiết lập.

- Kích vào Header để thay đổi lề đầu trang và Footer để thay đổi lề chân trang.

- Kích OK Chú ý: Tại phần Center on page, bạn có thể chọn Horizontally (theo chiều ngang) hoặc

Vertically (theo chiều dọc) để có được vị trí đặt dữ liệu tốt nhất.

Thiết lập

Header/Footer

Thiết lập đầu trang (Header) và chân trang (Footer) rất quan trọng, nó tác động đến cách nhìn tổng quát của một trang in

* Thay đổi tiêu đề trang và chân trang

- Chọn tab Header/Footer từ hộp thoại Page Setup.

- Kích vào mũi tên xổ xuống của phần Header: các kiểu header đã có sẵn trong danh sách Lựa chọn

kiểu đặt header bạn muốn

- Kích nút Custom Header hoặc Custom Footer để hiển thị hộp thoại Header (hoặc Footer)

- Trong phần Left section: Nhập dữ liệu để xuất hiện ở lề trái của header hay footer.

- Trong phần Center section: Nhập dữ liệu để xuất hiện ở giữa của header hoặc footer.

- Trong phần Right section: Nhập dữ liệu để xuất hiện ở lề phải của header hoặc footer.

- Bạn cũng có thể lựa chọn các tùy chọn sau:

Format font Kích vào nút format font (biểu tượng A) sau khi đánh dấu đoạn cần thay đổi font, cỡ và kiểu chữ

Number of pages Sử dụng tính năng đánh số trang để tạo chuỗi các trang từ trang 1 đến 15

File path Chèn thêm tên đường dẫn (vị trí file)

Insert picture Chọn vì trí để chèn ảnhFormat picture Định dạng chèn ảnh

- Kích OK sau khi kết thúc.

- Tiêu đề trang (chân trang) mới sẽ được hiển thị trong hộp thoại Page Setup.

- Kích OK để đóng hộp thoại Page Setup.

Thiết lập bảng

tính nơi để in Bởi vậy phải chắc chắn bạn thực hiện những bước sau thật cẩn thận.Trong việc in ấn Excel, thiết lập trang tính rất quan trọng Nó sẽ kiểm soát trang nào được in và

* Thay đổi các tùy chọn trang tính

- Từ menu File, chọn Page Setup.

- Hộp thoại Page Setup hiển thị, chọn tab Sheet

- Thay đổi các tính năng sau:

Print area Nhập bảng tính muốn in, hoặc kích vào biểu tượng bên phải hộp và kéo worksheet xuống để in

Rows to repeat

at top

Kích vào biểu tượng bên phải hộp và kéo dòng bạn muốn để lặp lại phía trên cùng của trang Với cách này thì dòng đó sẽ xuất hiện ở mọi trang

Columns to repeat at left

Kích vào biểu tượng phía bên phải hộp và kéo cột bạn muốn lặp lại phía bên trái của trang Với cách này, khi in thì cột bên trái xuất hiện ở mọi trang tính

Elements that will print

Tích vào các hộp trong mục Print nếu muốn Ví dụ Gridlines, Black and White (đen trắng), Draft Quality (in thử), Row and Column Headings (đề mục hàng và cột)

Page order Trong mục Page order, lựa chọn Down, then over hoặc Over, then down Bạn sẽ thấy được hiệu ứng này khi dữ liệu trong trang tính không đủ trong

một trang in

- Một số đặc tính ở mục Print (khi tích vào những lựa chọn này):

Row and column headings Bảng tính được in bao gồm tiêu đề hàng và cột

- Phía bên phải hộp thoại, có 3 nút:

In khổ giấy co

giãn

* A4 -> A3

- Click chọn menu > chọn Page Setup.

- Xuất hiện hộp thoại Page Setup > chọn thẻ

- Click chọn menu > chọn Page Setup.

- Xuất hiện hộp thoại Page Setup > chọn thẻ

- Click chọn nút Print

Làm dấu chìm So với bộ Office 2003 có tiện ích Watermark, Excel 2007 lại chẳng thèm trang bị chức năng tạo

và in dấu chìm Bởi vậy, nhiều người cố gắng sử dụng chức năng … Background của Excel để làm dấu chìm Việc thêm Background này cũng sẽ tạo được một dấu chìm nhưng bạn không thể nào thể hiện nó khi in ấn!

Chính vì vậy, WordArt là một cách “chữa cháy”, khá thích hợp để làm điều này trong Excel

Để thay đổi nội dung WordArt, bạn chỉ việc nhấp chuột vào WordArt vừa tạo, xóa bỏ nội dung cũ rồi gõ lại nội dung mới tùy thích Mặc định, WordArt sẽ nằm ngang ngay giữa Sheet Muốn thay đổi vị trí WordArt, bạn chỉ cần bấm chuột vào, kéo nó sang vị trí khác Nếu muốn thay đổi góc thể hiện của WordArt, bạn trỏ chuột vào chấm xanh cạnh trên của WordArt rồi xoay đến khi nào vừa ý thì dừng lại.

Kế tiếp, bấm chuột chọn vào WordArt, vào tab trên thanh công cụ, trỏ chuột vào

ở mục WordArt Style, chọn No Fill Có thể làm nổi bật WordArt hơn với những hiệu ứng màu

sắc độc đáo, hoặc sử dụng hình ảnh để tô màu chữ trong WordArt với chức năng Picture…, Gradient

đa dạng, song thích hợp nhất là chọn Automatic

Nếu thích dùng hình ảnh để làm dấu chìm, bạn có thể chọn một trong hai dạng sau: ClipArt (tùy chọn này sẽ rất hạn chế bởi ảnh chỉ thuộc thư viện của Microsoft Office), hay Picture (có thể lựa chọn ảnh bất kỳ)

Khi dùng WordArt, chú ý là chỉ tạo được dấu chìm cho từng trang! Nếu có nhiều trang Excel, bạn phải lặp lại thao tác trên nhiều lần, thật rất bất tiện với một tập tin Excel lớn Do đó, nếu bạn tạo dấu chìm chỉ một lần cho tất cả các trang thì nên sử dụng chức năng Insert Pictrue trong Header & Footer

Trên thanh công cụ, bạn lại tiếp tục chọn tab > chọn nút Lúc này, ở đầu trang sẽ xuất hiện khung Header

Chọn chuột vào Header, trên thanh công cụ sẽ xuất hiện tab Design Trong tab này, tìm đến nút

để chèn hình cho Header, sau khi trỏ đường dẫn tới hình ảnh cần chèn vào và chọn Open Trên Header lại xuất hiện thêm một khung nữa, với nội dung <&[Picture]&> Cùng lúc này, trên mỗi trang của Excel sẽ xuất hiện hình ảnh vừa chèn Nhưng vị trí của những hình ảnh làm dấu chìm này sẽ không nằm ngay vị trí mong muốn Để di chuyển nó sang vị trí mong muốn, bạn dùng đến hình thức … thủ công là chọn chuột vào khung Picture ở mục Header rồi dùng phím Spacebar, Enter, hay phím Tab để di chuyển vị trí của chữ &[Picture]

Chú ý: Hình có kích thước rất lớn sẽ không thể hiện được hết một trang, do đó cần chỉnh kích

rồi trong tab Scale bạn tinh chỉnh kích cỡ nơi mục Scale Ngoài ra, bạn cũng có thể chỉnh độ nét, độ sáng tối của hình nơi tab Picture.

Hàm (Function)

Giới thiệu

(Introduction)

- Hàm là chương trình được viết sẵn để thực hiện các yêu cầu tính toán.

- Cú pháp của Hàm: =Tên Hàm( đối số 1, …, đối số n).

+ Tên hàm có thể viết hoa hoặc viết thường (nên viết hoa).

+ Các đối số phải cách nhau bởi dấu phẩy (,).

C1: Click chọn nút Insert Function

C2: Click chọn menu > chọn Function.

+ Chọn Lookup & Reference: Là Nhóm có các Hàm Tìm kiếm và Tham chiếu.

+ Chọn Database: Là Nhóm có các Hàm Cơ sở dữ liệu.

Xuất hiện hộp thoại nhập Đối số-Fucntion Argument:

Thao tác với Hàm

Nhập hàm

Bỏ nhập hàm Sửa hàm

Cách thao tác

Dùng thanh công thức Dùng hộp thoại

Bỏ nhập hàm Ấn phím ESC.

Sửa hàm

o Cách dùng thanh công thức: Chọn ô > đặt con trỏ nháy tại ô công thức > thực hiện sửa hàm rồi kết thúc bằng phím Enter.

o Cách dùng hộp thoại: Chọn ô > đặt con trỏ nháy tại tên hàm > Click chọn nút Insert Function

> thực hiện sửa hàm rồi kết thúc bằng cách Click chọn nút

Nhân Tích * = Thừa số 1 * Thừa số 2 - Không dùng chữ x hay dấu dấu chấm (.).

Chia Thương / = Số bị chia / Số chia - Không dùng dấu hai chấm (:).

Lũy thừa Là 1 Số ^ = Cơ số ^ Số mũ - Không dùng superscript.

= Chuỗi 1 <=

Chuỗi 2

Khác nhau <> = Chuỗi 1 <> Chuỗi 2 - Không dùng dấu sọc lưới (#).

1 Hàm Toán học và Lượng giác (Math & Trig)

+ Đối số num_digits: là số (vị trí làm tròn; nếu >0 là làm tròn phần thập phân, nếu <=0 là làm tròn phần nguyên).

Ví dụ

(Example)

ROUN

D (Purpose) Mục đích - Trả về số làm tròn lên (có điều kiện). -> Điều kiện là chữ số bên phải vị trí làm tròn lớn hơn 5, khi đó chữ số tại vị trí làm tròn tăng 1

và gán số 0 cho các chữ số bên phải).

Mô hình

(Model)

Cú pháp

(Syntax)

=ROUND(number,num_digits) + Đối số number: là số (số thập phân).

+ Đối số num_digits: là số (vị trí làm tròn; nếu >0 là làm tròn phần thập phân, nếu <=0 là làm tròn phần nguyên).