quản lý và ứng dụng

Bài toán này nhằm đề cập đến phơng pháp quản lý nhân sự tiền lơng qúa trình làm việc, qúa trìng công tác, qúa trình lơng, quá trình đào tạo, quan hệ gia đình, hộ chiếu, kỷ luật, khen thở

LờI Mở ĐầU

* * *

Trong thời đại công nghệ thông tin ngày nay, việc sử dụng máy tính là một nhu cầu thiết yếu của hầu hết các cơ quan nhà nớc, các đơn vị tổ chức kinh doanh và các cơ quan nhà nớc xử lý nhiệp vụ một cách thuận lợi, nhanh chóng và

có độ chính xác cao hơn, trong đó nhu cầu về quản lý nhân sự tiền lơng là một

đề tài mà hầu nh mọi doanh nghiệp đều quan tâm Đây là một bài toán điển hình trong các bài toán quản lý đợc đa vào máy tính và dần tối u hoá Bài toán này nhằm đề cập đến phơng pháp quản lý nhân sự tiền lơng (qúa trình làm việc, qúa trìng công tác, qúa trình lơng, quá trình đào tạo, quan hệ gia đình, hộ chiếu, kỷ luật, khen thởng và các thông tin cá nhân khác) của cơ quan nhà nớc và các đơn

vị tổ chức kinh doanh có sự trợ giúp của máy tính với mong muốn học hỏi và đa

ra một hớng mới thay thế cho bài toán quản lý nhân sự tiền lơng bằng phơng pháp thủ công nh trớc đây vẫn làm

Trong bài toán “quản lý nhân sự và ứng dụng”, chúng ta có thể thêm vào,

lu trữ, sửa, xoá bất kỳ một nhân viên nào và có thể tìm kiếm thông tin nhanh theo một số chỉ tiêu để trả lời cho các câu hỏi trong quản lý hay hỗ trợ quyết

định của bộ phận quản lý Đây là hệ thống cần thiết cho mọi tổ chức, cần đợc phát triển rộng rãi trong quản lý nhân sự, tiền lơng của cơ quan nhà nớc và các

đơn vị tổ chức kinh doanh

Cuối cùng em xin chân thành cảm ơn thầy giáo hớng dẫn đă giúp đỡ em hoàn thành luận văn tốt nghiệp này

Chơng I

KHảO SáT Và xác ĐịNH Hệ THốNG

1.1 KHảO SáT Hệ THốNG

1.1.1 Hệ thống hiện tại và nhợc điểm của nó

Trong những năm trớc đây do điều kiện kinh tế cha phát triển, quy mô của các cơ quan quản lý ở nớc ta còn hạn chế nên việc sử dụng máy tính trong công tác quản lý nói chung và quản lý nhân sự, tiền lơng cha phổ biến, công tác quan lý chủ yếu thực thiện bằng phơng pháp thủ công Khi nền kinh tế cha phát triển, quy mô các tổ chức còn nhỏ thì việc quản lý nhân sự bằng phơng pháp thủ công là có thể chấp nhận đợc

Nhng ngày nay nền kinh tế càng phát triển nhu cầu con ngời càng tăng lên, số ngời làm việc trong các tổ chức, cơ quan ngày càng nhiều, quy mô của tổ chức này ngày càng lớn Do đó việc quản lý thủ công phần nào không còn phù hợp với xu hớng thời đại mới Ta có thể nhận thấy một số yếu kém của công tác thủ công nh:

- Việc lu trữ thông tin phức tạp, phải nhiều phòng ban, từ đó dẫn đến cơ cấu

tổ chức bất hợp lý, gây ra ùn tắc quá tải thủ công phần nào không còn phù hợp với xu hớng sử dụng nhiều hồ sơ, sổ sách

- Việc chỉnh sửa, nâng cấp gặp nhiều khó khăn bởi vì mỗi khi thay đổi phải

huỷ toàn bộ hồ sơ cũ và viết lại toàn bộ Giấy tờ trình bầy kém không có tính thẩm mỹ

- Việc quản lý phải qua nhiều khâu trung gian, nhiều phòng ban, từ đó dẫn

đến cơ cấu tổ chức bất hợp lý, gây ra ùn tắc quá tải, truyền thông tin liên lạc không trong suốt, mất nhiều thời gian không đáp ứng đợc nhu cầu thông tin nhanh chóng

- Đối với các thông tin, dữ liệu phức tạp và đặc biệt rất khó tránh khỏi

những thiếu sót trong việc lu trữ thông tin bổ sung cập nhật, thống kê

- Trong một tổ chức lớn việc quản lý bằng phơng pháp thủ công sẽ rất phức

tạp đòi hỏi một lực lợng lớn nhân viên để giải quyết công việc do đó tạo ra một bộ máy tổ chức cồng kềnh, hoạt động kém hiệu quả

1.1.2 Yêu cầu hệ thống mới

Những năm gần đây máy tính đợc sử dụng rộng rãi trong các cơ quan nhà nớc, các đơn vị tổ chức kinh doanh Do đó có rất nhiều bài toán phức tạp cồng kềnh đă đợc giải quyết trên máy tính, nó đã mang lợi ích đáng kể về kinh tế, năng suất lao động và có độ tin cậy cao Các bài toán quản lý đợc đa vào máy tính và dần đợc tối u hoá Đặc biệt hệ thống quản lý nhân sự là một điền hình Bài toán quản lý nói chung là một bài toán phức tạp, tuỳ từng loại bài toán

và từng góc độ khác nhau nào đó mà cần đến độ chính xác nhất định Công việc quản lý nhân sự đòi hỏi hệ thống quản lý phải biết tổ chức sắp xếp công việc một cách hợp lý, đầy đủ và chính xác Hệ thống quản lý nhân sự cần phải đợc thông tin nhân sự nào đó một cách nhanh chóng, đầy đủ và chính xác, phải khắc đợc nhợc điểm của hệ thống cũ Nhìn nhận từ hệ thống cũ những gì đạt đợc những gì cha đạt đợc thì còn phải khắc phục, cần bổ sung những thiếu sót của hệ thống cũ Bên cạnh đó cần phải phát huy nhng u điểm nh tìm kiếm cập nhật sửa đổi thông tin thống kê để hệ thống ngày càng tối u

1.1.3 Những u điểm và nhợc điểm của hệ thống mới

Từ những yêu cầu trên, một hệ thống quản lý nhân sự, tiền lơng đợc áp dụng công nghệ thông tin có thể đáp ứng đợc nh cầu mà công tác quản lý thủ công không làm đợc, cụ thể là :

- Với việc sử dụng máy tính, việc cập nhật chỉnh sửa in ấn các thông tin về nhân sự tiền lơng sẽ rất nhanh chóng chính xác, việc lu trữ bằng máy tính sẽ trở

nên vô cùng thuận lợi, các thông tin đợc cập nhật vào máy tính, chỉnh sửa chỉnh sửa chính xác rồi ghi lên đĩa giúp cho công việc bảo quản đợc an toàn gọn nhẹ lâu dài.

- Phần phềm quản lý nhân sự có thể đáp ứng đợc những nhu cầu về mặt thông tin nhân sự cho ban lãnh đạo và các cá nhân cần quan tâm Với chức năng

xử lý nó sẽ giảm bớt số nhân viên làm việc này, chỉ cần một số ngời có trình độ

đợc đào tạo là đủ Do đó sẽ giảm bớt nhân viên không cần thiết

- Hệ thống mới với các máy tính đợc nối mạng với nhau sẽ giúp cho việc

trao đổi thông tin đợc trong suốt và nhanh chóng Các thông tin sẽ đợc chọn lọc cần in ra sẽ đợc in trên những văn bản đẹp, đa dạng và có thẩm

mỹ cao nhờ phần mềm xử lý văn bản

- Tuy nhiên việc chuyển đổi từ phơng thức quản lý bằng thủ công sang

ph-ơng pháp quản lý bằng máy tính cũng gặp phải những khó khăn riêng của

nó nh: phải có thời gian cũng nh kinh phí để xây dựng hệ thống mới bao gồm thiết bị, máy móc, xây dựng các phần mềm quản lý, đào tạo ngời sử dụng Việc cập nhật xử lý những thông tin của hệ thống mới sẽ mất rất nhiều thời gian do số liệu nhiều, cũ, bị hỏng, bị phân tán, lão hoá theo thời gian, sự không thống nhất của ngời sử dụng hệ thống mới

1.2 XáC ĐịNH Hệ THốNG

1.2.1 Lựa trọn hệ quản trị cơ sở dữ liệu

Trong thực tế có rất nhiều hệ quản trị cơ sở dữ liệu khác nhau và đợc

dùng trong nhiều chơng trình quản lý khác nhau nh : Foxpro, Visual Basic, Access Visual Basic [2] có thể sử dụng để lập trình quản lý dữ liệu theo mô hình quan hệ Trong mô hình này bảng (Table) [5] bao gồm các cột và các hàng,

đóng vai trò quan trọng Lợi điểm khi dùng Visual Basic là ở chỗ tiết kiệm thời gian và công sức hơn so với các ngôn ngữ lập trình khá Visual Basic là ngôn ngữ lập trình trực quan (Visual), [2] nghĩa là khi thiết kế chơng trình bạn đợc

nhìn thấy kết quả ngay sau từng thao tác và giao diện khi chơng trình thực hiện Visual Basic cho phép bạn chỉnh sửa đơn giản, nhanh chóng về mầu sắc, kích th-

ớc, hình dáng của đối tợng có mặt trong các ứng dụng Một khả năng khác của Visual Basic chính là khả năng kết hợp với các th viện liên kế động

Micorosoft Window ngày càng phát triển mạnh và ngày càng thuyết phục ngời sử dụng nhờ khả năng giao diện đồ họa và cách sử dụng dễ dàng Hiện nay việc xây dựng các phần mềm quản lý trên Window là việc làm cần có Với Visual Basic việc quản lý trên Window rất thuận tiện và hiệu quả, do vậy trong bài luận văn này em lựa chọn phần mềm Visual Basic để giải quyết các vấn đề của bài toán đã nêu

CHƯƠNG II

PHÂN TíCH THIếT Kế Hệ THốNG

QUảN Lý NHÂN Sự

Đ1 PHÂN TíCH Hệ THốNG

1.1 GiớI THIệU CHUNG

Phân tích thiết kế hệ thống nói chung là sự nhận thức và mô tả một hệ

thống; bởi vậy ngời ta thờng dùng các mô hình, các biểu đồ để trừu tợng hoá và

là công cụ giúp con ngời trao đổi với nhau trong quá trình phát triển hệ thống Mỗi mô hình là một khuôn dạng để nhận thức về hệ thống và nó mang ý thức chủ quan

Mục tiêu của phân tích mô hình xử lý là đa ra một cách chính xác định các yêu cầu của ngời dùng trong quá trình phát triển hệ thống, những yêu cầu này bám sát từ một loạt các sự kiện mà con ngời phân tích thu đợc qua phỏng vấn, đặt câu hỏi, đọc tài liệu và qua các phép đo thử nghiệm

Có một số công cụ chính để diễn tả chức năng của hệ thống [5][6]:

+ Biểu đồ phân cấp chức năng (BPC): Functional Hierachical

Decomposition Diagram (FHD) + Biểu đồ luồng dữ liệu (BLD): Data Flow Diagram (DFD)

+ Các ký hiệu mở rộng của hãng IBM:

+ Sơ đồ thuật toán (Algorithsm)

+ Ngôn ngữ giả mã (Pseudo Code):

+ Các đặc tả các quy tắc quản lý

+ Từ điển định nghĩa chức năng xử lý

1.2 Mục tiêu và nhiệm vụ

Việc xây dựng và phát triển hệ thống thông tin là một quá trình gồm nhiều giai đoạn, trong đó giai đoạn phân tích và thiết kế hệ thống là bớc đầu tiên

và hết sức quan trọng Trong giai đoạn này ta phải đa ra những mục tiêu, hoạch

định từng công việc, lựa chọn xem xét các dữ liệu cần thiết để lập kế hoạch cho

việc phân tích và thiết kế hệ thống thông tin Đây là bớc đi đầu tiên nhằm xây dựng hệ thống thông tin từ thế giới thực sang thế giới công nghệ thông tin.

Về mặt quản lý: Ngời lãnh đạo cần có những thông tin chi tiết, nhanh chóng về cán bộ công nhân viên trong nhân sự chẳng hạn nh trình độ chuyên môn, quá trình công tác, khen thởng kỷ luật báo cáo thờng kỳ về lơng bổng, báo cáo thông kê trong toàn bộ cơ quan từ đó đa ra những dự báo để sẵn sàng giải quyết những nhân viên nào sẽ đợc tăng lơng, những cán bộ về hu để bổ sung kịp thời Những thông tin đợc đa ra chi tiết, chính xác kịp thời theo ý kiến của ban lãnh đạo có đợc những quyết định đúng đắn kịp thời

Đối với ngời sử dụng, việc truy cập dữ liệu nhanh chóng, thao tác vào ra dữ liệu phải đơn giản, chuẩn xác dễ thực hiện và xử lý lỗi tốt, có hệ thống kiểm tra và báo khi cập nhật dữ liệu Giao diện phải trình bầy đẹp mắt, dễ hiểu thống nhất về phơng pháp làm việc tạo cho ngời sử dụng thao tác dễ dàng, chính xác hạn chế những sai sót không đáng có

1.3 Phân tích hệ thống thông tin (HTTT)

Bớc đầu tiên cửa việc phân tích hệ thống thông tin là phân tích tổng thể các chức năng của hệ thống thông tin Khảo sát tình hình thực trạng, thu thập các thông tin cần thiết nhằm xác định những yêu cầu chung đối với hệ thống Phải trả lời rõ ràng và đầy đủ cho câu hỏi “làm gì” đối với hệ thống Từng vấn đề nêu

ra sẽ đợc xem xét, phân tích, lập đi lập lại nhiều lần theo các góc độ quan điểm phân tích khác nhau, từng bớc hệ thống và tổng quan hoá để dần dần hiểu đợc hệ thống một cách tổng thể, hiểu đợc những gì phải tin học hoá Cụ thể phải liệt kê

và mô tả đầy đủ các quá trình nghiệp vụ hoạt động của hệ thống, làm rõ ràng, mạch lạc hiện trạng thực tế, các yêu cầu của ngời sử dụng mà hệ thông tin sẽ thiết kế cần phải thoả mãn Các quy trình nhiệp vụ này phải đợc mô tả dới dạng gần hơn với ngời làm tin học là dạng sơ đồ, trong đó thể hiện một cách cô đọng hơn những mối quan hệ cụ thể và chức năng xử lý khi thực hiện

Phân tích và thiết kế hệ thống bao gồm các giai đoạn thực hiện để có đợc hệ thống ở mức vật lý, cụ thể là:

- Khảo sát: Mô tả hệ thống thực mức ngoài

- Phân tích: Mô tả hệ thống mức khái niệm và xây dựng hệ thống logic.

- Thiết kế: Mô tả hệ thống ở mức vật lý

Sau khi đã có mô tả hệ thống ở mức vật lý, để hoàn thiện và phát triển hệ thống, cần thực hiện 3 giai đoạn: Xây dựng/t liệu hoá, cài đặt/chuyển giao, kiểm tra/thử nghiệm

+ Quản lý hồ sơ lý lịch của từng nhân viên

+ Cập nhật chỉnh sửa hồ sơ nếu có sự thay đổi

+ Thêm hồ sơ nếu có nhân sự mới

+ Huỷ hồ sơ nhân sự không còn liên quan đến hệ thống

+ Chỉnh sửa hồ sơ nếu nhân sự trong hệ thống có sự thay đổi

- Phục vụ tra cứu :

+ Tra cứu theo tiêu chí của các tr ờng

+ Tra cứu theo lý lịch

+ Tra cứu theo mã khách

Qua phân tích các chức năng ở trên ta xây dựng đ ợc biểu đồ phân rã chức năng của hệ thống

1.5 Biểu đồ phân cấp chức năng

Biểu đồ phân cấp chức năng(FHD) là công cụ khởi đầu để mô tả hệ thống qua chức năng do công ty IBM phát triển vì vậy cho đến nay nó vẫn còn đợc sử dụng Nó cho phép phân rã dần dần các chức năng từ chức năng mức cao thành chức năng chi tiết nhỏ hơn và kết quả cuối cùng ta thu đợc một cây chức năng Cây chức năng này xác

định một cách rõ ràng để hểu cái gì xẩy ra trong hệ thống

Thành phần các biểu đồ bao gồm:

+ Các chức năng: đợc ký hiệu hình chữ nhật trên có gán tên nhãn

+ Kết nối: Kết nối giữa các chức năng mang tính chất phân cấp

và đợc ký hiệu bằng đoạn thẳng nối chức năng “cha” tới các chức năng “con”

Đặc điểm của FHD

+ Các chức năng đợc nhìn một cách khái quát nhất, trực quan

dễ hiểu,thể hiện tính cấu trúc của phân rã chức năng

+ Dễ thành lập vì tính đơn giản: Nó trình bầy hệ thống phải làm gì hơn là hệ thống làm nh thế nào?

+ Mang tính chất tĩnh vì bỏ qua mối liên quan thông tin giữ các chức năng Các chức năng không bị lập lại và không d thừa

+ Rất gần gũi với sơ đồ chức năng nh ng ta không đồng nhất nó với sơ đồ tổ chức: phần lớn các tổ chức của doanh nghiệp nói chung thờng gắn liền với chức năng

FHD mức ngữ cảnh (mức 1): Đây là mô hình hệ thống ở mức tổng quát nhất, ta xem cả hệ thống nh một chức năng Tại mức này

hệ thống chỉ có duy nhất một chức năng Các tác nhân ngoài và đồng

Tên

thời các luồng dữ liệu vào ra từ các tác nhân ngoài đến hệ thống đ ợc xác định

Biểu đồ này dựa vào phơng pháp phát triển hệ thống có cấu trúc bao gồm ba kỹ thuật phân tích chính:

Sơ đồ dòng dữ liệu (Data Flow Diagram) mô tả quan hệ giữa quá trình xử

Mối quan hệ giữa ba thành phân là bức tranh sinh động của hệ thống

đ-ợc thể hiện qua sơ đồ sau:

Quản lý lư

ơng

Chấm công

tính lương

Trả lương

Tra cứu

Tra cứu theo hồ sơ

Tra cứu theo lương

Tra cứu theo các sltk

Thống kê số liệu

Mức thu nhập

Số lượng người lao

Hình 2.2 Biểu đồ mối quan hệ giữa ba thành phần

1.6.2 Các chức năng của biểu đồ

Sơ đồ DFD gồm các thành phần sau:

+ Chức năng xử lý (Process)

+ Luồng thông tin (Data Flows)

+ Kho dữ liệu (Data store)

+ Tác nhân ngoài (External Entity)

+ Tác nhân trong (Internal Entity)

a Chức năng xử lý (Process)

+ Khái niệm: Chức năng xử lý là chức năng biểu đạt các thao tác, nhiệm vụ

hay tiến trình xử lý nào đó Tính chất quan trọng của chức năng là biến

đổi thông tin Tức là nó phải làm thay đổi thông tin từ đầu vào một cách nào đó nh tổ chức lại thông tin, bổ sung thông tin hoặc tạo ra thông tin mới

+ Biểu diễn: chức năng xử lý đợc biểu diễn bằng đờng tròn hay ô vạn,

trong đó có ghi nhãn (tên) của chức năng

+ Nhãn (tên) chức năng: Bởi vì chức năng là các thao tác nên tên phải đợc

b Luồng dữ liệu

+ Khái niệm: Luồng dữ là luồng thông tin vào hay ra của một chức năng xử

lý Bởi vậy luồng dữ liệu đợc coi nh các giao diện giữa các thành phần của biểu đồ

+ Biểu diễn: Luồng dữ liệu trên biểu đồ đợc biểu diễn bằng mũi tên có hớng

trên đó có ghi tên nhãn là tên luồng thông tin mang theo Mũi tên để chỉ hớng của luồng thông tin

+ Tên luồng dữ liệu: Vì thông tin mang trên luồng, nên tên là “danh từ”

cộng với “tính từ” nên cần thiết

Các luồng dữ liệu và tên đợc gán cho chúng là các thông tin “logic” chứ không phải là các tài liệu vật lý

c Kho dữ liệu

+ Khái niệm: Kho dữ liệu là các thông tin cần lữu giữ lại trong một khoảng

thời gian, để sau đó hay một vài chức năng xử lý, hoặc tác nhân trong sử dụng Nó bao gồm một nghĩa rất rộng các dạng dữ liệu lu trữ: Dới dạng vật lý chúng có thể là các tài liệu lu trữ trong văn phòng hoặc các file trên các thiết bị mang tính (bằng từ, đĩa từ) của máy tính; nhng ở đây ta quan tâm đến thông tin chứa trong đó tức là dạng logic của nó (trong cơ sở dữ liệu)

+ Biểu diễn: Kho dữ liệu đợc biểu diễn bằng hình chữ nhật hở hai đầu hay

(cặp đoạn thẳng song song) trên đó ghi nhãn của kho

+ Nhãn: Bởi vì kho chức các dữ liệu nên tên của nó là danh từ kèm theo tính

từ nếu cần thiết, nó nói lên nội dung thông tin chứ không phải là giá mang thông tin

Tên của chức năng

Luồng dữ liệu thông tinLuồng dữ liệu thông tin

d Tác nhân ngoài

Tác nhân ngoài còn đợc gọi là đối tác (External Entities) là một ngời, nhóm hay tổ chức ở bên ngoài lĩnh vực nghiên cứu của hệ thống nhng đặc biệt có một số hình thức tiếp xúc, trao đổi thông tin với hệ thống nhng đặc biệt có một

số hình thức tiếp xúc, trao đổi thông tin với hệ thống Sự có mặt các nhân tố này trên sơ đồ chỉ ra giới hạn, và định rõ mối quan hệ với thế giới bên ngoài

Tác nhân ngoài là thành tố rất quan trọng của hệ thống, là nguồn cung cấp thông tin cho hệ thống cũng nh nhận các sản phẩm thông tin từ hệ thống

+ Biểu diễn: Bằng hình chữ nhật, có gán nhãn

+ Nhãn (tên): Đợc xác định bằng danh từ kèm theo tính nếu cần thiết

e Tác nhân trong

+ Khái niệm: Tác nhân trong là một chức năng hay một hệ thống con của hệ

thống đợc mô tả ở trang khác của biểu đồ Thông thờng mọi biểu đồ có thể bao gồm một số trang, đặc biệt trong các hệ thống phức tạp và với khuôn khổ giấy có hạn thông tin đợc truyền giữa các quá trình trên các trang khác nhau đợc chỉ ra nhờ ký hiệu này ý nghĩa của tác nhân trong đ-

ợc ký hiệu tợng tự nh nút tiếp nối của sơ đồ thuật toán

+ Biểu diễn: Tác nhân trong biểu diễn bằng một hình chữ nhật hở một phía

và trên có ghi nhãn

+ Nhãn (trên) tác nhân trong: Đợc biểu diễn bằng Động từ kèm bổ ngữ

Tên

BIểU Đồ LUồNG Dữ LIệU MứC ĐỉNH

Nh đã phân tích các yêu cầu của hệ thống ở phân trên, biểu đồ luồng dữ

liệu mức đỉnh của hệ thống quản lý nhân sự và tiền lơng đợc xây dựng nh sau:

Hình 2.3 Biểu đồ luồng dữ liệu mức đỉnh

Mức 2: Biểu đồ luồng dữ liệu mức đỉnh (DFD nhiều chức năng) đợc phân

rã từ FHD mức ngữ cảnh với các chức năng phân rã tơng ứng mức 2 của FHD

Các nguyên tắc phân rã :

- Các luồng dữ liệu đợc bảo toàn

- Các tác nhân ngoài bảo toàn

- Có thể xuất hiện các kho dữ liệu

Tên tác nhân trong

Tên tác nhân trong

Các số liệu thống

2.Quản

lý lương

Danh sách Lương Thông tin lưu trữ

Dữ liệu

Thông tin lưu trữ

Dữ liệu Tính lư

ơng

Trả

lời

Các số liệu

Thống kê

Trả Lời

3.Thốn

g kê

Trả

Lời

4.Tra cứu

- Bổ sung thêm các luồng dữ liệu nội tại nếu cần thiết.

Công việc phải làm của quá trình nhân sự là: thông tin của “Nhân sự” đợc

chuyển vào hệ thống, tuỳ theo từng loại thông tin mà nó xử lý chức năng “Quản

lý hồ sơ” và sau đó đợc lu vào kho “Hồ sơ” hoặc chuyển vào bộ phận “Quản lý lơng” để xử lý.Bộ phân kho “ Quản lý lơng ” và một mặt lu dữ liệu vào kho

“Danh sách Lơng” và một mặt xử lý thanh toán tiền cho “Nhân sự”.

Dữ liệu từ kho “hồ sơ và kho “Danh sách Lơng” lấy ra và gửi cho bộ

phận “Thống kê” xử lý Bộ phận này sau khi thống kê song một mặt lu dữ liệu

vào kho “Các số liệu thông kê” một mặt lập các báo cáo gửi cho “phòng tổ chức”.”Phòng tổ chức” sau khi nhận đợc thông báo về tình hình nhân sự và lơng

sẽ lập nên các yêu cầu và gửi cho hai bộ phận “Quản lý hồ sơ” và “Quản lý

l-ơng” để hai bộ phận này thực hiện.

Bộ phận “Tra cứu” sẽ trả lời các câu hởi của “Nhân sự” về tên, tuổi, mức

lơng, đơn vị, phòng ban, nghề nghiệp Tuỳ theo loại câu hỏi mà bộ phận này sẽ tìm trong kho “Hồ sơ”, kho “Danh sách lơng” và kho “Các thông số thống kê 1.7 PHÂN TíCH CáC CHứC NĂNG: (Biểu đồ luồng dữ liệu mức dới đỉnh)

Mức 3: DFD mức dới đỉnh phân rã từ DFD mức đỉnh Các thành phần của biểu đồ đợc phát triển nh sau:

+ Về chức năng: phân rã chức năng cấp trên thành chức năng cấp dới thấp hơn.+ Luồng dữ liệu: vào/ra mức trên thì lập lại (bảo toàn) ở mức dới (phân rã), bổ sung thêm các luồng dữ liệu nội bộ do phân rã các chức năng và thêm kho dữ liệu

+ Kho dữ liệu: Dần dần xuất hiện theo nhu cầu nội bộ

+ Tác nhân ngoài: xuất hiện đầy đủ ở mức khung cảnh, ở mức dới không thể thêm gì

Căn cứ vào hồ sơ ”Sơ đồ phân cấp chức năng” và “Biểu đồ dữ liệu mức đỉnh” ta phân tích các chức năng nh sau:

1.7.1 Chức năng quản lý hồ sơ

Hình 2.4 Biểu đồ chức năng quản lý hồ sơ mức dới đỉnh

Thông tin của nhân sự đợc đa vào bộ phận “Phân loại thông tin” để

phân loại

- Nếu đó là thông tin thông báo nhân sự thì ra khỏi hệ thông và không liên

quan đến hệ thống nữa thì huỷ bỏ hồ sơchức năng “Huỷ hồ sơ” sẽ thực

hiện hồ sơ này

- Nếu thông tin báo một nhân sự mới vào thì thêm hồ sơ

- Nếu nh thông tin thông báo về hồ sơ của một nhân sự trong hệ thống có.sự

thay đổi thì sửa đổi hồ sơ cho phù hợp và chức năng “Cập nhật hồ sơ” sẽ

thực hiện công việc này

- Thông tin sau khi sửa đổi đã đợc phù hợp sẽ đợc lu vào kho “Hồ sơ”

Bộ phận “Phân loại thông tin” còn tiếp nhận các yêu cầu của phòng tổ

Phòng tổ

chức

1.2 Cập

nhật hồ sơ

1.3

Huỷ hồ sơ

Lưu trữ

Lưu trữ

Yêu cầu

TT cá nhân

Hình 2.5 Biểu đồ chức năng quản lý lơng mức dới dỉnh

- Thông tin nhân sự đợc đa vào bộ phận ‘Chấm công”, bộ phận ”Chấm công”

sẽ tính toán quá trình lao động của nhân sự trong một tháng và lập bảng chấm công gửi cho bộ phận tính lơng

- Bộ phận “Tính lơng” nhận yêu cầu từ “Phòng tổ chức” và căn cứ vào bảng

Dữ liệu lấy từ kho “Hồ sơ” và “Danh sách Lơng” chuyển vào bộ phận

“Thống kê” xử lý Bộ phận thống kê sẽ gửi báo cáo cho “Phòng tổ chức” đồng

thời lu lại số liệu vào kho “Các số liệu thống kê”.

Phòng tổ chức sau khi nhận đợc bản báo cáo của bộ phận thống kê sẽ đa

ra các yêu cầu cho bộ phận “Quản lý hồ sơ” và “ Quản lý lơng” để hai bộ phận

này thực hiện

1.7.4 Chức năng tra cứu

Hỏi Hỏi ``

Trả lời Trả lời Hỏi Trả lời

Hình 2.7 Biểu đồ Chức năng tra cứu mức dới đỉnh

loại câu hỏi

4.2 Hỏi về

sơ yếu lý lịch

4.4 Hỏi

các sl thống kê

4.3 Hỏi

về lương

Hồ sơ

Lương

Các sl thống kê

Hỏi

Trả Lời

Khi “nhân sự” đa câu hỏi vào bộ phận “Phân loại câu hỏi” sẽ xử lý.

+ Nếu hỏi về sơ yếu lý lịch sẽ tra cứu trong kho “Hồ sơ” để tìm câu trả lời

+ Nếu hỏi về lơng sẽ tra cứu trong kho “ Danh sách Lơng” để tìm câu trả

lời

+ Nếu hỏi về số liệu thống kê sẽ tra cứu trong kho “Các số liệu thống kê”

để tìm câu trả lời

BIểU Đồ LUồNG Dữ LIệU MứC DớI đỉnh

2.5 Xác nhận

chi

Nhân sự

Hồ sơ Các số liệu

thống kê

Lưu Trữ

Bảng Chấm Công

Danh sách Lương

Các yêu cầu thông tin lương

Lưu Ttữ

Số Liệu

Báo Cáo

Thanh toán

Hồ sơ Danh sách lương

Các số liệu thống kê

Hình 2.8 Biểu đồ luồng dữ liệu

1.8 XÂY DựNG MÔ HìNH THựC THể LIÊN KếT E-R

1.8.1 Vai trò và ý nghĩa của mô hình

- Mô hình thực thể liên kết (E-R) dùng để mô tả thế giới thực là công

cụ để phân tích rất hữu hiệu

- Là cơ sở để xây dựng công cụ thiết kế (E-R Designer CASE, các

- Thực thể khái niệm mô tả một lớp các đối tợng có các đặc trng

chung mà một tổ chức/hệ thống quan tâm Thực thể phải tồn tại, cần

đợc lựa chọn có lợi cho quản lý và phải phân biệt đợc

- Bản thể: là một đối tợng cụ thể của lớp (thể hiện của bản ghi (bảng)

b Thuộc tính

- Thuộc tính: là đặc trng chung, vốn có của lớp đối tợng mà ta quan

tâm

- Gía trị: thuộc một miền (gồm kiểu dữ liệu, giới hạn, cách biểu hiện)

- Bốn loại: tên gọi, định danh, mô tả, lập (đa trị)

Thực thể là một chủ điểm, một nhiệm vụ, một đối tợng, hay một sự

kiện đáng quan tâm đối với tổ chức (và cả bên trong lĩnh vực hệ thống), kể kể những thông tin nó giữ

Căn cứ vào biểu đồ luồng dữ liệu mức đỉnh, dới mức đỉnh, biểu đồ phân cấp chức năng ta có các thực thể sau:

1 Thực thể “Nhân sự”

2 Thực thể “Chấm công”

3 Thực thể “Bảng lơng”

4 Thực thể “Hệ Thống lơng”

Tất cả các thực thể này tạo thành một mô hình thực thể liên kết thống nhất phù hợp với yêu cầu của bài toán.

Sự liên kết của các thực thể đợc xác định nh sau:

- Mối quan hệ giữa thực thể “Nhân sự” và “Chấm công” cứ mỗi một nhân

sự sau một ngày hay một tháng đều có một kết quả chấm công riêng, do đó mối liên kết giữa hai thực thể này là 1- N

- Mối quan hệ giữa thực thể “Chấm công” và thực thể “Bảng lơng” Mỗi một

bảng lơng của một ngày hay một tháng nào đó thì có nhiều cách chấm công Do đó thực thể này có mối quan hệ 1-N

- Quan hệ giữa thực thể “Chấm công” và thực thể “Hệ số lơng” Mỗi một hệ

số lơng có thể tính cho nhiều nhân viên Do đó mối quan hệ giữa thực thể

“Chấm công” và thực thể “Hệ số lơng” có quan hệ 1-N.

Xây dựng các thuộc tính: các thực thể trên bao gồm các thuộc tính sau:

- Thực thể “Nhân sự”:

Field Name Data Type Field Size Description

TrinhdoVH Number Double Trình độ văn hoá

- Thực thể “Chấm công”:

Field Name Data Type Field Size Description

SogiolamviecTT Number Doube Số giờ làm việc thực tế

SogiokhongNP Text 50 Số giờ không nghỉ phép

- Thực thể “Bảng lơng”:

Field Name Data Type Field Size Description

Manhansu Number Double Mã nhân sự

2.1 Thiết kế quan niệm

Việc thiết kế quan niệm là sự mô tả hình thức đầu tiên toàn vẹn hệ thống thông tin mà trong đó tất cả các dữ liệu vào, ra đợc sử dụng bởi hệ thống thông tin đều đợc mô tả cùng với các quy trình hớng dẫn phát triển này Dựa trên việc phân tích dữ liệu, trên sơ đồ luồng thông tin để tạo thành các thực thể Thực thể

đó là một hình ảnh cụ thể học trừu tợng mô tả thời gian thực và trong mỗi thực thể phải xác định các thuộc tính của nó

2.2 Các mức cơ sở dữ liệu

a Mức ngoại

Mô tả hệ thống (hiện có) hoàn toàn bằng ngôn ngữ của thế giới thực

b Mức ý niệm

Mô tả hệ thống (hiện có) bằng ngôn ngữ của Công nghệ thông tin

c Mức logíc

Mô tả hệ thống (Công nghệ thông tin ) cần có (không phụ thuộc cấu trúc

vật lý cụ thể)

d Mức vật lý

Mô tả hệ thống với cấu trúc vật lý cụ thể

Dới đây là các bảng cơ sở dữ liệu đợc thiết kế ở các mức độ quan niệm

2.2.1 Bảng HoSoNV (hồ sơ nhân viên )

STT Tên trờng Kiểu dữ liệu Độ rộng Giải thích

10 Ngktnk Text 10 Ngày kết thúc nhiệm kỳ

20 SoCMND Text 5 Số chứng minh nhân dân

32 Vochong Text 5 Vợ chồng

35 TPbanthan Text 20 Thành phần bản thân

36 TPgiadinh Text 20 Thành phân gia đình

Ghi chú: tên trờng có chữ đậm và gạch chân là khoá chính

Trong đó :

- Khoá chính là trờng nhận dạng đối tợng quản lý vì thế nó là duy nhất

- Khoá ngoại là trờng dùng để xác định mối quan hệ với bảng khác Khi thiết kế cơ sở dữ liệu phải làm sao cho thuận tiện và nhanh chóng trong việc nhập dữ liệu Các trờng phải đợc đặt theo kiểu dữ liệu phù hợp và khi nhập dữ liệu cần chú ý đến mức độ quản lý để đảm bảo nguồn dữ liệu gọn gàng chính xác và đầy đủ nhất

- Dữ liệu trong các trờng nguyên quán và địa chỉ phải chi tiết tuỳ theo từng mức độ yêu cầu quản lý khác nhau

- Trờng nơi sinh chỉ cần ghi tỉnh hoặc thành phố

- Một ngời có thể có nhiều chức vụ khác nhau nhng thờng ghi theo chức vụ cao nhất

2.2.2 Bảng QTCT (Qúa trình công tác)

STT Tên trờng Kiểu dữ liệu Độ rộng Giải thích

9 LuongCB Nunber longinteger Lơng cơ bản

2.2.3 Bảng QTDT (Qúa trình đào tạo)

STT Tên trờng Kiểu dữ liệu Độ rộng Giải thích

2.2.4 Bảng quan hệ gia đình

STT Tên trờng Kiểu dữ liệu Độ rộng Giải thích

2.2.5 Bảng Hộ chiếu

STT Tên trờng Kiểu dữ liệu Độ rộng Giải thích

5 NgayHetHan Date/Time 10 Ngày hết hạn

2.2.6 B¶ng khen thëng

STT Tªn trêng KiÓu d÷ liÖu §é réng Gi¶i thÝch

2.2.7 B¶ng kû luËt

STT Tªn trêng KiÓu d÷ liÖu §é réng Gi¶i thÝch

3 NgayKyLuat Date/Time 10 Ngµy kû luËt

2.2.8 B¶ng chøc vô (chøc vô)

STT Tªn trêng KiÓu d÷ liÖu §é réng Gi¶i thÝch

2.2.9 B¶ng chuyªn m«n (Chuyªn m«n):

STT Tªn trêng KiÓu d÷ liÖu §é réng Gi¶i thÝch

1 Macm Text 3 Mã chuyên môn

2.3 THIếT Kế LOGIC

Dựa trên cơ sở dữ liệu quan điểm đã xây dựng, thực hiện các bớc chuẩn

hoá và chỉnh lý các thực thực thể để tránh tình trạng các dữ liệu không trùng nhau tạo nên mối quan hệ giữa các thực thể với nhau và giải toả các mối quan hệ 1-1, n-n thành các mối quan hệ 1-n, n-1 Chuẩn hoá là cơ sở dữ liệu vì nó đảm bảo dữ liệu đợc tổ chức chặt chẽ và hợp lý

Nhiệm vụ đầu tiên khi cho trớc một danh sách các thuộc tính đối với một kiểu thực thể là phải chọn một khoá Khoá đó gồm một hoặc nhiều khoá có giá trị cung cấp một định danh duy nhất cho mọi dòng trong văn bản: Không có hai thực thể nào trong một kiểu thực thể có cùng khoá

Qúa trình chuẩn hoá bao gồm viêc áp dụng 3 quy tắc kiểm tra liên tiếp nhau:

Nếu danh sách các kiểu thực thể qua đợc quy tắc kiểm tra thứ nhất thì nó đợc gọi là chuẩn thứ nhất (1NF)

Nếu nó quy đợc quy tắc kiểm tra thứ hai thì nó đợc gọi là

dạng chuẩn thứ hai (2NF)

Nếu nó quy đợc quy tắc kiểm tra thứ ba thì nó đợc gọi là

chuẩn dạng ba (3NF), Và dạng chuẩn này đợc xem nh đã

chuẩn hoá đầy đủ

Chuẩn 1: Giải toả dữ liệu bị lập

Chuẩn 2: Giải toả đợc dữ liệu chỉ phụ thuộc vào một phần của trờng khoá

chính

Chuẩn 3: Giải toả đợc dữ liệu không thụ thuộc vào trờng khoá chính

Trên cơ sở các thuộc tính đã liệt kê, ta thể hiên thành các thực thể HoSoNV thành các thực thể sau Vì mỗi ngời nào đó có thể có nhiều ngoại ngữ khác nhau nên ta tách trờng trình độ ngoại ngữ thành thực thể TDNN để khi cần ta có thể dễ

dàng thống kê xem có bao nhiêu ngời cùng biết một ngoại ngữ Thực thể này gồm các trờng sau.

2.3.30 Bảng trình độ tin học

STT Tên trờng Kiểu dữ liệu Độ rộng Giải thích

2.3.31 Bảng TDNN (Trình độ ngoại ngữ)

STT Tên trờng Kiểu dữ liệu Độ rộng Giải thích

Ta tách trờng Trình độ văn hoá từ thực thể HoSoNV thành thực thể mới là TDVH để tiện lợi hơn khi nhập dữ liệu vào thực thể HoSoNV Thực thể này gồm các trờng sau

2.3.32 Bảng TDVH (Trình độ văn hoá)

STT Tên trờng Kiểu dữ liệu Độ rộng Giải thích

2 TenTDVH Text 30 Tên trình độ văn hoá

Trờng MaTDVH ghi ký hiệu hay chữ viết tắt của trình độ văn hoá Trờng TenTDVH ghi những thông tin giải thích các ký hiệu hay chữ viết tắt đó, cũng t-

ơng tự nh thực thể TDVH, thực thể Tỉnh_TP dùng để ghi các thông tin đầy đủ ký

tự viết tắt của một tỉnh hoặc thành phố nào đó Khi nhập dữ liệu trờng nơi sinh của bảng HoSoNV ta chỉ cần lấy thông tin có sẵn t bảng Tỉnh_TP với các điều kiện trờng này phải đặt ở dạng ComboBox

2.3.33.Bảng TinhTP (TỉnhThành phố)

STT Tªn trêng KiÓu d÷ liÖu §é réng Gi¶i thÝch

2.3.36 B¶ng HeDaoTao (HÖ §µo T¹o)

STT Tªn trêng KiÓu d÷ liÖu §é réng Gi¶i thÝch

2.3.37.B¶ng HocVan (HäcVÊn)

STT Tªn trêng KiÓu d÷ liÖu §é réng Gi¶i thÝch

STT Tên trờng Kiểu dữ liệu Độ rộng Giải thích

10 LuongDL Long integer 9 Lơng đợc lĩnh

2.3.41 Bảng PhongBan (Phòng Ban)

STT Tên trờng Kiểu dữ liệu Độ rộng Giải thích

2.3.42 Bảng QuaTrinhCT (Qúa Trình Công Tác)

STT Tên trờng Kiểu dữ liệu Độ rộng Giải thích

3 Maluong Number Double Mã lơng

2.3.43 Bảng QuốcTich ( Quốc Tịch)

STT Tên trờng Kiểu dữ liệu Độ rộng Giải thích

2.3.44 Bảng SoBHXH (Số bảo hiểm xã hội)

STT Tên trờng Kiểu dữ liệu Độ rộng Giải thích

2.3.45 Bảng SoBHYT (Sổ bảo hiểm y tế)

STT Tên trờng Kiểu dữ liệu Độ rộng Giải thích

2.3.46 Bảng SoLaoDong (Sổ lao động)

STT Tên trờng Kiểu dữ liệu Độ rộng Giải thích

8 NgDKsoLD Data/time 9 Ngày đăng ký sổ lao động

2.3.47 Bảng TonGiao (TônGiáo)

STT Tên trờng Kiểu dữ liệu Độ rộng Giải thích

2.4 Mối quan hệ giữa bảng HoSoNV và các bảng khác

n 1

- Quan hệ giữa HoSoNV và ChucVu là n-1 tức là :

+ Một chức vụ có thể có nhiều nhân viên nắm giữ.

+ Một nhân viên tại một thời điểm chỉ có thể có một chức vụ.

n 1

- Quan hệ giữa HoSoNV và DonVi là n-1 tức là :

+ Một nhân viên tại một thời điểm chỉ có thể thuộc một đơn vị

- Quan hệ giữa HoSoNV và TonGiao là n-1 tức là :

+ Một nhân viên chỉ có thể thuộc một tôn giáo

+ Một tôn giáo có nhiều nhân viên

- Quan hệ giữa HoSoNV và HopDongLD là 1-1 tức là :

+ Một nhân viên tại một thời điểm chỉ có một hợp đồng lao động

+ Một hợp đồng lao động chỉ dành cho một nhân viên

n 1

- Quan hệ giữa HoSoNV và PhongBan là n-1 tức là:

+ Một nhân viên chỉ có thể thuộc một phòng ban

+ Một phòng ban có nhiều nhân viên

1 n

- Quan hệ giữa HoSoNV và QuaTrinhCT là 1-n có nghĩa là :

+ Một nhân viên có nhiều quá trình công tác

+ Môt Quá trình công tác chỉ dành cho một nhân viên

- Quan hệ giữa HoSoNV và BHXH là 1-1 tức l :

+ Một nhân viên có một Sổ BHXH

+ Một Sổ BHXH chỉ dành cho một nhân viên

- Quan hệ giữa HoSoNV và SoBHYT là 1-1 tức là :

+ Một nhân viên có nhiều Sổ BHYT

+ Một Sổ BHYT chỉ dành cho một nhân viên

1 n

- Quan hệ giữa HoSoNV và SoBHYT là 1-n tức là :

+ Một nhân viên có thể có nhiều sổ lao động

+ Một sổ lao động chỉ dành cho một nhân viên

MÔ HìNH LIÊN KếT GIữA CáC BảNG TRONG CSDL

2.5 Thiết Kế các module chơng trình

2.5.1 Công cụ để diễn tả cấu trúc CT (lợc đồ cấu trúc (LCT))

Lợc đồ cấu trúc: LCT là công cụ ở đây hết sức thô sơ, thô sơ một cách

cố tình để trừu tợng hoá nhằm đi tới cách viết các chơng trình cụ thể và chi tiết hơn

2.5.2 Biểu diễn các module

Module đợc biểu diễn bằng hình chữ nhật trên có ghi nhãn là tên

module Trờng hợp đặc biệt module đã có sẵn ta biểu diễn thêm hai đờng gạch dọc

Các module chuyển giao bằng dữ liệu và điều khiển

Dữ liệu chuyên giao ký hiệu mũi tên và đầu tròn rỗng

Những thông tin điều khiển (không là đối tợng để xử lý mà dùng trong qúa trình điều khiển thực hiện chơng trtình) Kí hiệu mũi tên và đầu tròn đặc

Chọn lựa gọi B hay C