5S dành cho mọi người docx

Chi phí thời gian, công sức và tiền bạc cho chương trình không đáng kể Đượckhách hàngđánh giá cao Kích thích sự sáng tạo của nhân viên Cải thiện hình ảnh củatổ chức Mọi người cảm thấy tự

Trang 1

Chuẩn bị bởi: Lê Ngọc Liêm 1

-9/23/2010

Chuyên đề 5S dành cho mọi người

Super 5S is for Everyone

-Thông tin giảng viên

Lê Ngọc Liêm

Bộ môn Quản trị kinh doanh tổng hợp, Khoa Quản trị

kinh doanh, Đại học Kinh tế - Đại học Huế

Địa chỉ liên lạc:

– Khoa Quản trị kinh doanh, 100 Phùng Hưng –

Tp.Huế - Thừa Thiên Huế

Chương trình 5S Phần IV: Phương pháp đánh giá

và hướng dẫn 5S

Trang 2

9/23/2010 Chuẩn bị bởi: Lê Ngọc Liêm 4

-Phần I Giới thiệu chung về 5S

Tại sao lại là 5S trước tiên?

5S là gì?

5S hình thành từ bao giờ?

Sự lan tỏa của 5S đối với các công ty ngoài Nhật Bản

Bài toán năng suất bắt đầu từ đâu?

-Bài toán năng suất

-5S là bước đầu tiên trong chương trình cải tiến chất lượng

Tương đối dễ áp dụng cho những người bắt đầu chương trình cải tiến chất lượng

Ai cũng thích nơi làm việc ngăn nắp và sạch sẽ

Mọi người dễ nhìn thấy thành quả

Không gian làm việc trở nên mở rộng thêm

Giảm thời gian tìm kiếm

Kéo dài thời gian sử dụng máy móc

Nơi làm việc trở nên khỏe khoắn và an toàn

Sai sót, lãng phí ít xảy ra hơn

Mọi người trở nên tự giác

Chi phí (thời gian, công sức và tiền bạc) cho chương trình không đáng kể

Đượckhách hàngđánh giá cao

Kích thích sự sáng tạo của nhân viên

Cải thiện hình ảnh củatổ chức

Mọi người cảm thấy tự hào về nơi làm việc của mình

Tăng năng suất, hiệu quả hoạt động của toàn bộtổ chức

Giúp hình thành 5S như thói quen hoạt động của tổ chức

Tại sao lại là 5S trước tiên?

Trang 3

Là sự khởi đầu cho mọi người trongtổ chứcbằng một môi trường làm

việc khỏe khoắn, thoải mái, và năng suất

Khi áp dụng thành công, 5S sẽ đem lại nhiều thay đổi mới lạ chotổ

chứcchẳng hạn như: những gì không cần thiết sẽ bị “thanh lý” ở nơi

làm việc, chỉ những gì cần thiết mới được đặt gần sử dụng chúng, và

máy móc, thiết bị, dụng cụ trở nên sạch sẽ và sáng bóng

Khi cần huy động nguồn lực của mọi người cho chương trình 5S, trong

trường hợp này, Shitsuke là yếu tố then chốt để đảm bảo thành công

Shitsuke là đào tạo mọi người để hình thành nênmột thói quen tốt

-5S hình thành từ bao giờ?

Tại Nhật Bản:

– 5S được thực hành trong nhiều năm với ý nghĩa phổ biến là

Seiri, Seiton để hỗ trợ cho hoạt động An toàn, Chất lượng,

Hiệu suất và Môi trường

– Năm 1986, cuốn sách đầu tiên về 5S được xuất bản Từ đó,

5S được phổ biến nhanh chóng

– Tại các công ty phát triển, 5S được thực hành thường xuyên

và duy trì ở mức độ cao

Tại Singapore:

– 5S bắt đầu được thực hiện tại một công ty mẫu trong Dự án

năng suất JICA vào năm 1986

– Sau đó, nó trở thành hoạt động quốc gia đặt dưới Ủy ban 5S

– Hiện nay, 5S đạt tới cấp độ rất cao ở nhiều tổ chức

Tại nhiều quốc gia khác:

– 5S đã rất phổ biến và trở thành một trong những đặc trưng

của các tổ chức

-Sự lan tỏa của 5S đối với

các công ty ngoài Nhật bản

Năm 1986, Kazuo Tsuchiya lần đầu tiến giới thiệu 5S vào các

Công ty của Singapore, Hungaria, Bungaria, Uruguay, Brazil,

China, Poland, India, Thailand, và Costa Rica

Ngày nay, 5S là một chương trình nâng cao năng suất rất phổ

biến ở Nhật Bản và nhiều nước khác trên thế giới Bởi vì:

– Chỗ làm việc trở nên sạch sẽ, ngăn nắp, thuận tiện và an

Trang 4

-Phần II Nhận thức nguyên lý, sức mạnh của 5S

5S là một chương trình với sự

tham gia của mọi người trong

công ty

Một phương pháp rất hiệu quả

để huy động con người, cải tiến

môi trường làm việc và nâng

cao năng suất

-5S sự cấu thành của

PQCDSM

Áp dụng 5S một cách triệt để sẽ có được:

-Mục tiêu chính của

chương trình 5S

Xây dựng ý thức cải tiến (Kaizen) cho

mọi người tại nơi làm việc

Hình thành nhóm làm việc với sự tham

gia của mọi thành viên

Phát triển năng lực lãnh đạo của cán bộ

quản lý và quản đốc qua hoạt động thực

tế

Cải tiến cơ sở hạ tầng đưa Kaizen vào

áp dụng

Trang 5

-Lý do tại sao 5S

ngày càng phổ biến

Chỗ làm việc trở nên sạch sẽ và ngăn nắp hơn

Chỗ làm việc trở nên thuận tiện và an toàn

Mọi người trong và ngoài nhà máy dễ dàng nhận ra

kết quả

Tăng cường khả năng phát huy sáng kiến của mọi

người

Mọi người thoải mái trình bày

Mọi người cảm thấy tự hào về nơi làm việc của

Áp dụng cho mọi công ty thuộc mọi ngành

nghề, lĩnh vực kinh doanh khác nhau: sản

xuất, thương mại, hay dịch vụ

Triết lý của 5S dễ hiểu, không đòi hỏi phải

hiểu biết các thuật ngữ khó

– Trong đó mọi người vứt rác bừa bãi xung

quanh và có một tổ thu dọn vệ sinh

Loại thứ ba:

– Không có ai vứt rác trong khi mọi người

luôn làm vệ sinh

Trang 6

-4 yếu tố cơ bản để thực hiện

thành công chương trình 5S

Có sự cam kết và luôn hỗ trợ

của ban lãnh đạo

Thực hiện 5S bắt đầu bằng

đào tạo, huấn luyện

Mọi người tham gia thực hiện

5S một cách tự nguyện mà

không cần giám sát một cách

thái quá

Lặp lại vòng 5S với tiêu

chuẩn cao hơn

Sắp xếp mọi thứ ngăn nắp, trật tự đúng chỗ của nó để có

thể tiện lợi khi sử dụng

Seiso – Sạch sẽ:

Vệ sinh mọi chỗ tại nơi làm việc để không cònráctrên

nền nhà, máy móc và thiết bị

Seiketsu – Săn sóc:

Luôn săn sóc, giữ gìn vệ sinh nơi làm việc bằng cách thực

hiện liên tục Seiri – Seiton - Seiso

Shitsuke – Sẵn sàng:

Tạo cho mọi người có thói quen tự giác làm việc tốt và luôn

tuân thủ nghiêm ngặt các quy định tại nơi làm việc

-Phần III Các bước thực hiện chương trình 5S

Bước 2: Thông báo chính thức của Ban giám đốc

Bước 3: Mọi người tiến hành tổng vệ sinh

Bước 4: Bắt đầu bằng Seiri

Bước 5: Đánh giá định kỳ 5S

Bước 1: Chuẩn bị

Trang 7

-Bước 1 Chuẩn bị

Kế hoạch thực hiện

Cán bộ lãnh đạo hiểu rõ nguyên lý và lợi ích của 5S

Cán bộ lãnh đạo thăm các công ty điển hình thực

hiện 5S

Cán bộ lãnh đạo cam kết thực hiện 5S

Tổ chức Ban chỉ đạo thực hiện 5S

Chỉ định người có trách nhiệm chính về việc tiến hành

5S

Đào tạo người có trách nhiệm chính và các thành

viên hướng dẫn thực hiện

-Bước 2 Thông báo chính thức của

Ban giám đốc

Thông báo chính thức về thực hiện chương trình 5S

Giám đốc trình bày mục tiêu của chương trình 5S cho

toàn bộ ban lãnh đạo

Lập chương trình đào tạo nội bộ và gửi cán bộ đi đào

tạo về kiến thức cơ bản của 5S

-Tổ chức thực hiện 5S

Giám đốc Chương trình 5S

Ban đánh giá thực hiện

Ban triển khai thực hiện

Ban chỉ đạo thực hiện

Người hướng dẫn thực hiện 5S

Hoạt động/ đào tạo 5S

Trưởng phòng kinh doanh

Hoạt động/ đào tạo 5S

Bộ phận mua vật tư Tổ sản xuất 1 Bộ phận bán hàng Bộ phận hành chính

Tổ sản xuất 3

Trang 8

-Bước 3 Mọi người tiến hành tổng vệ sinh

 Tổ chức “Ngày tổng vệ sinh’

 Chia vùng, phân công nhóm phụ trách

 Cung cấp đầy đủ dụng cụ và các thiết bị cần

thiết

 Thực hiện ngày tổng vệ sinh toàn Công ty

 Sàng lọc mọi thứ không cần thiết

 Duy trì 2 cuộc tổng vệ sinh hàng năm

-Bước 4 Bắt đầu với Seiri – Sàng lọc

Seiri – Sàng lọc, loại bỏ những thứ không cần thiết tại Chỗ làm việc

-Tại sao những thứ không cần

thiết lại tích lũy?

Thay đổi kế hoạch kinh doanh

Đặt số lượng lớn nguyên vật liệu

Đặt trước nguyên vật liệu không đúng

Trang 9

-Seiri thực hiện khi nào?

Ai làm? Ở đâu?

 Vào “Ngày tổng vệ sinh”, mọi người cố gắng loại bỏ

những thứ không cần thiết

 Hai năm một lần, tổ chức một ngày Seiri và tập trung

loại bỏ những thứ không cần thiết

 Trong suốt những ngày thực hiện các hoạt động Seiri,

Seiton, Seiso; cố gắng loại bỏ những thứ không cần

thiết và phòng ngừa lãng phí do tích lũy những thứ

không cần thiết

 Cán bộ lãnh đạo và chuyên gia đánh giá 5S đi xem

xét xung quanh chỗ làm việc và đưa ra những chỉ

Cùng đồng nghiệp, quan sát kỹ nơi làm việc của mình Phát hiện

Sau đó, hủy bỏ những cái không cần thiết

Đừng giữ lại những thứ gì không cần thiết cho công việc của

bạn

Khi không thể quyết định ngay được một thứ gì đó còn cần hay

Sau một thời gian, khoảng 3 tháng, kiểm tra lại xem có ai cần

tức là cái đó không còn cần cho công việc của bạn nữa Nếu bạn

lý

-Thực hành cho Seiri

Anh/ chị hãy nêu ra những thứ không cần thiết tại

nơi làm việc của mình Tại sao những thứ đó không

cần thiết mà vẫn để tại nơi làm việc? Cách thức giải

quyết những thứ không cần thiết đó?

Anh/ chị có đề xuất gì để nơi làm việc của mình được

sạch sẽ, ngăn nắp, thuận tiện, an toàn, khỏe khoắn?

Trang 10

-Chú ý khi Seiri

Không quên những gì trong ngăn kéo bàn, tủ và trong phòng

Hủy những thứ không cần thiết bằng cách:

Bán đồng nát

Giao cho bộ phận khác nếu họ cần

Vứt bỏ

Khi hủy những thứ thuộc tài sản Công ty nên báo cáo cho người có

thẩm quyền được biết

Thông báo cho những nơi đã cung cấp nguyên vật liệu, tài liệu thừa

đó

Hãy tìm mọi nơi, mọi ngóc ngách giống như tìm diệt một con dán

Một phần thưởng nếu khi Seiri, bạn tìm ra một vài vật có ích

mà lâu nay bạn không biết nó biến đâu!!!

Wow! Tìm thấy rồi! Thì ra là ở đây!!!

-Kinh nghiệm thực hành Seiri

 Cần có tiêu chuẩn rõ ràng cho từng nơi làm việc.

Nghĩa là, nơi làm việc khác nhau và đối tượng khác

nhau sẽ có những tiêu chuẩn khác nhau.

 Tại dây chuyền sản xuất, chỉ để đủ lượng cần thiết

cho hoạt động hàng ngày Bắt đầu là 1 ngày, rồi

giảm xuống 1/ 2 ngày…

 Đối với những vật nhỏ, có thể để lượng nhiều hơn cần

thiết sao cho không ảnh hưởng đến dây chuyền sản

xuất và công việc.

 Nên sử dụng “nhãn vàng” và “nhãn đỏ” để Seiri

-Ví dụ về “nhãn vàng”

Trang 11

-Ví dụ về “Nhãn đỏ”

Sử dụng

“Nhãn đỏ” sẽ rất hiệu quả để nhận biết rõ ràng những vật không cần thiết.

-Bước 4 Tiếp theo là Seiton – Sắp xếp

Seiton – Sắp xếp: có nghĩa là đặt mọi thứ đúng chỗ của nó sao cho tiện lợi khi sử dụng

 Đặt các thứ để mọi người dễ dàng tìm kiếm và lấy ra

 Phân chi các dụng cụ đặc biệt với các dụng cụ thông

dụng

 Đặt các dụng cụ sử dụng thường xuyên vào gần chỗ

người sử dụng

Trang 12

-Các bước thực hiện

Seiton – Sắp xếp

 Bước 1:

- Phải chắc chắn là mọi thứ không cần thiết đã được loại bỏ khỏi nơi làm việc

- Tiếp theo, hãy suy nghĩ xem để cái gì ở đâu là thuận tiện theo quy trình làm

việc và phải đảm bảo tính thẩm mỹ và độ an toàn cao

 Bước 2:

- Trao đổi với đồng nghiệp về cách sắp xếp bố trí trên quan điểm thuận tiện cho

thao tác

* Chú ý: Cái gì thường xuyên được sử dụng thì phải đặt gần người sử dụng để

đỡ phải đi lại Cái gì ít dùng thì để xa hơn

- Phác thảo cách bố trí và trao đổi với đồng nghiệp, sau đó thực hiện

 Bước 3:

- Phải làm cho đồng nghiệp biết được cái gì, để ở chỗ nào để họ tự sử dụng mà

không cần phải hỏi ai Bằng cách:

+ Tạo một danh mục các vật dụng và nơi lưu giữ

+ Ghi chú lên từng ngăn kéo, ngăn tủ, cặp tài liệu… để mọi người biết được

cái gì lưu giữ trong đó

cho nơi làm việc của bạn được an toàn,

hiệu quả khi làm việc Do đó, những thứ

như rèm, màn che để dấu những vật

dụng ở phía sau là không cần thiết.

thời hạn tối thiểu và tối đa lưu giữ vật

liệu, tài liệu thì càng tốt.

-Ví dụ về kiểm soát

bằng hình ảnh

Trang 13

-Bước 4

Và tiếp theo là Seiso – Sạch sẽ

Seiso – Sạch sẽ: nghĩa là hãy

vệ sinh nơi làm việc sạch sẽ.

-Chất lượng sản phẩm và

sự sạch sẽ tại nơi làm việc?

hàng ngày, đôi khi thậm chí là cả ngày.

Trang 14

-9/23/2010 Chuẩn bị bởi: Lê Ngọc Liêm 40

-Cách thực hiện

Seiso – Sạch sẽ

một cách thường xuyên làm cho những thứ trên đây không còn

cơ hội dơ bẩn

xung quanh nơi làm việc của mình

những nơi công cộng

duy trì nó thành thói quen

xưởng

-Cách thực hiện

Seiso – Sạch sẽ

có thời gian làm Seiso trong tuần, trong

tháng Cái lợi do Seiso mang lại sẽ lớn

hơn nhiều lần thời gian bỏ ra.

trường sạch sẽ và an toàn, tốt nhất bãn

hãy tạo ra môi trường đó.

đầu từ ngay ngày hôm nay

Trang 15

-Bước 4 Thế còn Seiketsu?

Seiketsu – Săn sóc: có nghĩa là giữ gìn vệ sinh sạch sẽ nơi làm việc ở mức độ cao.

-Những gợi ý cho Seiketsu

Đừng để lãng phí những nỗ lực mà mình đã thực hiện, nghĩa là

không nên dừng lại khi đã tiến hành 3S Do đó:

nơi làm việc, cần có lịch làm vệ sinh

hiệu quả trong việc lôi kéo mọi người tham gia 5S

Chú ý:

máy móc

(nhóm, đội) 5S của đơn vị thực hiện

ra cái hay, cái tốt để khen thưởng, động viên

-Duy trì và nâng cao Seiketsu

 Khi thực hiện đúng các hoạt động Seiri – Seiton –

Seiso, nơi làm việc trở nên sạch sẽ và ngăn nắp Điều

này được gọi là Seiketsu – Săn sóc Để duy trì và

nâng cao Seiketsu, cần thực hiện:

 Ban lãnh đạo đánh giá hoạt động 5S

 Tạo ra sự thi đua giữa các phòng ban về 5S

 Tạo ra sự thi đua giữa các công ty về 5S

Trang 16

-Bước 4 Cuối cùng là Shitsuke – Sẵn sàng

Shitsuke – Sẵn sàng:

có nghĩa là làm các việc trên một cách tự giác

mà không cần ai, phải

cho tới khi mọi người cảm thấy yêu 5S

thể thiếu 5S Do đó cần chú ý:

Coi nơi làm việc như là ngôi nhà thứ hai của mình

Công ty là nơi mình tạo ra thu nhập cho mình và gia đình

làm cho nơi làm việc của mình sạch sẽ, thoải mái, dễ chịu

như ở nhà

Chú ý: Vai trò của người phụ trách là cực kỳ quan trọng Người

phụ trách phải là tấm gương về 5S cho mọi người noi theo

-Luyện tập Shitsuke

Gặp gỡ mọi người với nụ cười thân thiện

Hãy là người biết lắng nghe

Hãy chứng minh tinh thần đồng đội

Luôn xem mình là thành viên của một tổ chức có

danh tiếng

Cố gắng luôn đúng giờ

Giữ gìn nơi làm việc luôn sạch sẽ, ngăn nắp

Tuân thủ nghiêm ngặt quy định an toàn

Trang 17

-Shitsuke trong

hoạt động hàng ngày

Việt Nam đang ở thời kỳ đầu của công nghiệp hóa, nhiều nhân

làm việc, phương pháp làm việc, tất cả mọi thứ đều rất không

theo quy củ

Nhưng ở Công ty, tất cả mọi người đều phải tuân thủ nội quy,

quả và an toàn vì đồng lương của chính mình Do đó:

Xin nghỉ phải báo trước

Không ăn tại nơi làm việc

Tuân theo Seiri, Seiton, Seiso, và Seiketsu

…

-Bước 5 Đánh giá định kỳ 5S

Lập kế hoạch đánh giá và khích lệ hoạt động 5S

Chuyên gia đánh giá thường xuyên đánh giá hoạt

Tổ chức tham quan, tìm hiểu 5S ở những công ty

khác ở trong và ngoài nước

Tổ chức phong trào thi đua giữa các công ty để hoàn

thiện hơn.

-Phần III Phương pháp đánh giá

và hướng dẫn 5S

Quá trình đánh giá

Vài mẫu đánh giá hoạt động 5S

Những lưu ý đối với chuyên gia đánh giá 5S

Trang 18

-Những lưu ý đối với

chuyên gia đánh giá 5S

5S không?

Máy móc, thiết bị có được vệ sinh và duy trì tốt hoạt động này

không?

-Quá trình đánh giá

Trình độ người tham gia

Phân bổ thời gian

sự tham gia của tất

cả các thành viên.

Trang 19

-Trình độ người tham gia

phòng đã thực hiện 5S và đạt được mức thực tế với sự tham gia của mọi thành viên trong Công ty.

-Phân bổ thời gian

Mỗi một cuộc thi đua sẽ được tổ chức kéo dài 5 tháng, 2 lần/ năm trên cơ sở đảm bảo tính liên tục

-Nhóm đánh giá

Ban chỉ đạo chương trình 5S chỉ định nhóm đánh giá, nhóm này sẽ thăm từng phòng ban

và đánh giá các hoạt động 5S vào cuối mỗi giai đoạn của phong trào thi đua

Trang 20

-Mẫu đánh giá

Mỗi mẫu đánh giá sẽ được chuyên gia

đánh giá sử dụng theo chức năng của các

phòng tương ứng:

ty/ nơi làm việc

văn phòng

-Đánh giá

1 Hai khía cạnh của việc đánh giá

Điểm đánh giấ sẽ được đánh giá viên ghi chép theo 2 khía cạnh của các hoạt động

5S đối với mỗi phòng ban tham gia

a Đánh giá mức độ 5S đạt được

Mỗi chuyên gia đánh giá cho điểm theo từng mục trong danh sách câu hỏi mẫu

sẵn để tính tổng số điểm ở cột TỔNG SỐ ĐiỂM ĐiỂM ĐiỀU CHỈNH (tối đa là 100) sẽ

được tính như sau:

ĐiỂM ĐiỀU CHỈNH= TỔNG SỐ ĐiỂM/ SỐ MỤC ĐÁNH GIÁ * 10

b Đánh giá sự thực hiện tốt 5S

Chuyên gia đánh giá xem xét việc thực hiện 5S trên thực tế ở mỗi phòng ban,

bộ phận và cho điểm thưởng như thực hiện tốt theo đánh giá của họ ở cột ĐiỂM

THƯỞNG CHO CÁC HoẠT ĐỘNG 5S có sẵn trong mẫu (tối đa 20 điểm)

2 Điểm cuối cùng

ĐiỂM CuỐI CÙNG = ĐiỂM ĐiỀU CHỈNH + ĐiỂM THƯỞNG CHO CÁC HoẠT ĐỘNG 5S

3 Sự giải thích của đánh giá viên về thực hiện thống nhất

Chuyên gia đánh giá cần trình bày lý do thưởng ĐiỂM THƯỞNG ở mục thực hiện tốt

5S

4 Kiến nghị của đánh giá viên đối với việc cải tiến trong thời gian tới

Chuyên gia đánh giá cần đưa ra ý kiến gợi ý về việc cải tiến trong thời gian tới vào

mục KiẾN NGHỊ

-Vài mẫu đánh giá

hoạt động 5S

Định dạng
Số trang	22
Dung lượng	7,66 MB