TIN HỌC CƠ BẢN: Chương 3 potx

Bạn thực hiện các bước sau để lưu tài liệu: 1 Chọn lệnh SAVE trong thực đơn FILE hoặc nhấp nút SAVE trên thanh công cụ.. Chú ý: Sau khi đã lưu tài liệu, nếu bạn thực hiện bất kì thay đổi

TIN HỌC CƠ BẢN Chương

3

CHƯƠNG TRÌNH SOẠN THẢO VĂN BẢN

Chương này bao gồm

Copyright © 2006 Trung tâm nghiên cứu và tư vấn về quản lý Phòng 312, nhà A17, số 17 Tạ Quang Bửu, Hà Nội

• Bài 2: Biên tập tài liệu

• Bài 5: Thay đổi cách trình bày tại liệu

LÀM QUEN VỚI WORD

Microsoft Word là một chương trình xử lý văn bản Nó cho phép bạn tạo lập một cách nhanh chóng và dễ dàng các bản ghi nhớ, báo cáo, thư từ,

sơ đồ và bản tin Bạn cũng có thể đưa đồ hoạ hoặc chuyển dữ liệu vào trong tài liệu Word Ngoài ra, Word cũng còn cho phép bạn kiểm tra chính

tả và chỉnh sửa lại tài liệu trước khi in

Bài học này giúp bạn làm quen với Microsoft Word thông qua các thao tác cơ bản như: đóng, mở Word, nhập văn bản vào tài liệu Word, lưu văn bản vào đĩa cứng

• Tạo một tài liệu Word đơn giản và lưu tài liệu mới soan dưới dạng một tệp tin trên đĩa cứng để có thể sử dụng về sau

Bạn thực hiện các bước sau đây để khởi động Word:

1) Nhấp chuột vào biểu tượng START để hiện thị thực đơn START

2) Chọn PROGRAMS

3) Chọn thực đơn con MICROSOFT OFFICE rồi chọn biểu tượng MICROSOFT OFFICE WORD 2003

Chú ý: Phụ thuộc vào phiên bản hệ điều hành mà biểu tượng MICROSOFT

OFFICE WORD 2003 có thể được đặt tại các vị trí khác nhau

Bạn cũng có thể khởi động Word bằng cách nhấp đúp chuột vào biểu tượng lối tắt của Microsoft Office Word 2003 trên màn hình nền

Sau khi khởi động, màn hình làm việc của word được hiển thị như sau

Cửa sổ Word gồm các thành phần cơ bản như sau:

• Thanh tiêu đề: Hiển thị biểu tượng, tên ứng dụng và tên tài liệu hiện thời

• Thanh thực đơn: chứa các nhóm lệnh: File, Edit, View, Insert, Format, Tools,

Table, Window và Help

• Các thanh công cụ: chứa các nút được gắn sẵn chức năng lệnh

• Thước: hiển thị độ đo theo đơn vị cm hoặc inch

• Vùng soạn thảo: là nơi hiển thị nội dung tài liệu đang soạn thảo

• Thanh trạng thái: cho biết con trỏ nhập dữ liệu đang ở dòng nào, trang nào, cột

nào … của tài liệu

• Thanh cuộn: Gồm thanh cuộn dọc và thanh cuộn ngang, cho phép bạn dễ dàng di

chuyển lên xuống hoặc sang ngang trong quá trình soạn thảo

Có nhiều cách để nhập văn bản vào tài liệu, nhưng cách thông dụng nhất là nhập văn bản

từ bàn phím Trong vùng văn bản, điểm chèn (insert point) là một thanh đứng mầu đen, nhấp nháy Điểm chèn đóng vai trò xác định vị trí ký tự mà chúng ta muốn đưa vào vùng soạn thảo Vị trí điểm chèn được xác định duy nhất bởi cặp số thứ tự của dòng và cột Điểm chèn chỉ di chuyển được trong phạm vị vùng soạn thảo

Khi bạn gõ văn bản và điểm chèn đạt tới lề phải, Word sẽ tự động xuống dòng Khi

1.3 NHẬP VĂN BẢN

muốn bắt đầu một đoạn mới hay chèn thêm dòng trống, bạn nhấn phím Enter Word dùng các lề trang trái và phải cỡ 1,25 inch và lề đỉnh và đáy cỡ 1 inch theo mặc định; tuy nhiên, bạn có thể đặt lại các lề trang

Khi bạn gõ văn bản, điểm chèn chuyển đi, chỉ ra vị trí cho kí tự tiếp Nếu bạn nhầm, nhấn Backspace để xoá các kí tự ở bên trái của điểm chèn, hay nhấn Delete để xoá kí tự

ở bên phải điểm chèn

Trong quá trình soạn thảo, nội dung tài liệu được lưu trong bộ nhớ trong của máy tính

Để giữ tài liệu này cho việc sử dụng trong tương lai, bạn phải cất giữ tài liệu vào đĩa cứng Mỗi tài liệu Word được lưu trên đĩa cứng dưới một tệp tin có phần mở rộng

là doc

Bạn thực hiện các bước sau để lưu tài liệu:

1) Chọn lệnh SAVE trong thực đơn FILE hoặc nhấp nút SAVE trên thanh công cụ

Hộp thoại Save as xuất hiện

2) Định vị thư mục lưu tài liệu thông qua thực đơn thả xuống Save in

3) Nhập tên cho tài liệu vào ô File Name

4) Nhấp nút ok

Chú ý: Sau khi đã lưu tài liệu, nếu bạn thực hiện bất kì thay đổi nào đối với một tài liệu

và nhấp nút Save, word sẽ tự động lưu phiên bản mới nhất của tài liệu mà không hiển thị hộp thoại Save As nữa

Sau khi soạn thảo xong tài liệu, bạn có thể đóng nó lại để làm việc với các tài liệu khác

1.4 IN TÀI LIỆU

hoặc đóng cửa sổ Word

Bạn thực hiện một trong 2 cách sau để đóng tài liệu Word:

1) Chọn lệnh CLOSE trong thực đơn FILE

2) Nhấp nút CLOSE WINDOWS nằm ở góc trên bên phải màn hình và nằm dưới thanh tiêu đề

1.5 ĐÓNG TÀI LIỆU

VÀ RA KHỎI WORD

Trong bài học này, bạn đã học:

• Cách khởi động Word

• Các thành phần chính của cửa sổ Word

• Cách nhập văn bản vào tài liệu Word

• Cách lưu tài liệu

TỔNG KẾT BÀI

CÂU HỎI VÀ BÀI TẬP

1 Hãy liệt kê hai cách bạn có thể sử dụng để đóng tài liệu Word

2 Làm thế nào để lưu bản sao của tài liệu hiện thời mà không làm thay đổi bản gốc

3 Khởi động word Soạn thảo một tài liệu mới gồm vài dòng văn bản Lưu tài liệu vào thư mục

My Documents trong tệp tin có tên Bai1.doc

4 Mở tài liệu thứ hai Quan sát tên mặc định mà Word tự đặt

BIÊN TẬP TÀI LIỆU

Bài này giúp bạn làm quen với các thao tác cơ bản khi bắt đầu việc soạn thảo văn bản, chẳng hạn cách mở một tệp văn bản đã có, cách di chuyển qua lại trong tài liệu Word và cách cuộn văn bản

• Mở một tệp văn bản đã có, chẳng hạn cuốn Luận văn tốt nghiệp

• Sử dụng bàn phím, chuột để di chuyển qua lại trong một tài liệu nhiều trang

• Biết cách chọn văn bản, chẳng hạn chọn một từ, chọn một câu, chọn một đoạn văn …, để có thể thực hiện các thao tác định dạng

• Phân biệt được sự khác nhau giữa hai chế độ nhập văn bản, đó là: chế độ chèn và chế độ ghi đè

• Biết cách xóa văn bản sử dụng hai phím: Delete và Backspace trên bàn phím

• Biết cách sử dụng hai chức năng thường sử dụng khi soạn thảo là: Làm lại (Undo) và hoàn tác (Redo) để hủy bỏ thao tác vừa thực hiện

và thực hiện lại một thao tác vừa hủy bỏ

• Biết cách lưu văn bản dưới một tên khác để có thể giữ lại phiên bản

cũ của văn bản

• Mở một tệp văn bản

đã có

• Di chuyển qua lại

trong tài liệu Word

• Cuộn qua văn bản

• Nắm được các chế độ

nhập văn bản

• Lựa chọn văn bản

• Biên tập tài liệu bằng

việc xoá và khôi phục

Để mở một tài liệu Word đã có, bạn thực hiện các bước sau:

1) Nhấp chuột vào biểu tượng OPEN trên thanh công cụ hoặc chọn lệnh OPEN trong thực đơn FILE

Hộp thoại Open xuất hiện

2) Định vị thư mục chứa tài liệu thông qua thực đơn thả xuống LOOK IN

3) Nhấp đúp vào tệp tin cần mở hoặc chọn tệp tin rồi nhấp OPEN

Để thay đổi văn bản hay để soạn thảo, bạn phải di chuyển điểm chèn về vị trí bạn muốn thay đổi Con trỏ chuột, các phím mũi tên trên bàn phím và các thanh cuộn là các công

cụ điều hướng giúp bạn di chuyển qua lại trong tài liệu

Để di chuyển điểm chèn bằng chuột, bạn di chuột (con trỏ chuột trông như chữ I hoa) đến vị trí cần thay đổi rồi nhấp chuột Bạn cũng có thể sử dụng bàn phím để di chuyển điểm chèn Bảng sau liệt kê từng phím hay tổ hợp phím có thể được dùng để di chuyển nhanh chóng điểm chèn

Cửa sổ tài liệu thông thường chỉ hiển thị được một phần nội dung của trang tài liệu Do vậy, để xem được các phần hoặc trang khác, bạn phải cuộn tài liệu bằng thanh cuộn ngang và cuộn dọc

Bảng dưới đây liệt kê các công cụ cuộn sẵn có và chức năng của chúng

Phím mũi tên trái Sang trái một kí tự

Phím mũi tên phải Sang phải một kí tự

Phím mũi tên xuống Xuống một dòng

Ctrl+Mũi tên trái Sang trái một từ

Home Về đầu dòng hiện thời

End Về cuối dòng hiện thời

Ctrl+Home Về đầu tài liệu

Ctrl+End Về cuối tài liệu

2.3 CUỘN VĂN

BẢN

Có hai chế độ nhập văn bản vào tài liệu, đó là chế độ chèn (Insert) và chế độ ghi đè (Overwrite) Trong đó, chế độ chèn là chế độ mặc định của Word

• Chế độ chèn

Ở chế độ chèn, ký tự nhập được chèn ngay tại vị trí điểm chèn và điểm chèn dịch sang phải một cột Nếu trước khi chèn, tại vị trí điểm chèn đã có ký tự thì ký tự đó cùng với các ký tự bên phải nó (nếu có) sẽ dịch sang phải một cột

• Chế độ ghi đè

Ở chế độ ghi đè, ký tự nhập được chèn ngay tại vị trí điểm chèn và điểm chèn dịch sang phải một cột Nếu trước khi ghi đè, tại vị trí điểm chèn đã có một ký tự thì ký tự đó biến

Nhấp mũi tên cuộn trái Sang trái vài kí tự mỗi lúc

2.4 CÁC CHẾ ĐỘ

NHẬP VĂN BẢN

mất, các ký tự bên phải của nó (nếu có) giữ nguyên vị trí

Chú ý: Để thay đổi giữa hai chế độ, bạn bấm phím Insert

Để thực hiện thao tác sao chép, cắt hoặc xóa dữ liệu, bạn cần biết cách chọn khối văn bản cần thao tác Bảng sau tóm tắt các phương pháp bạn có thể sử dụng để chọn các khối văn bản

• Xóa tài liệu Hai phím bấm trên bàn phím có tác dụng xóa văn bản là: Delete và Backspace

Để xoá một kí tự, bạn định vị điểm chèn vào bên trái của kí tự và nhấn Delete, hay vào bên phải của kí tự và nhấn Backspace Để xoá toàn bộ từ bằng bàn phím, bạn định vị điểm chèn vào bên trái của từ và nhấn Ctrl+Delete, hay vào bên phải của từ và nhấn Ctrl+Backspace

Một từ Nhấp đúp từ này

Một đoạn Nhấp đúp miền chọn bên trái của bất kì dòng nào trong đoạn,

Dãy văn bản bất kỳ Nhấp chuột vào ký tự đầu dãy rồi di chuột đến ký tự cuối dãy

Toàn bộ tài liệu Nhấn phím Ctrl và nhấp bất kì đâu trong miền lựa chọn, hay

2.5 CHỌN VĂN

BẢN

2.6 XÓA VÀ KHÔI

PHỤC TÀI LIỆU

Để tiết kiệm thời gian, bạn có thể sử dụng các thao tác chọn văn bản ở phần trên để chọn khối văn bản cần xóa Sau đó bấm Delete hoặc Backspace để xóa khối văn bản vừa chọn

• Khôi phục tài liệu Word theo dõi những thay đổi soạn thảo mà bạn thực hiện và cho phép bạn dễ dàng loại

bỏ những thay đổi để phục hồi văn bản về tình trạng trước lúc thay đổi Word hỗ trợ hai chức năng là hoàn thác (Undo) và làm lại (Redo)

Nếu bạn thực hiện sai một thao tác, chẳng hạn xóa nhầm một từ, bạn sử dụng lệnh Undo

để hủy bỏ thao tác đó Khi đã sử dụng Undo mà bạn lại muốn xóa từ đó, bạn sử dụng lệnh Redo

Để hoàn tác hay làm lại nhiều hành động, nhấp mũi tên xuống ở bên phải của nút Undo hay Redo và chọn hành động bạn muốn hoàn tác hay làm lại

Trong trường hợp bạn thay đổi tài liệu nhưng vẫn muốn giữ lại phiên bản trước đây, bạn

có thể lưu tài liệu dưới một tên khác

Bạn thực hiện các bước dưới đây để lưu tài liệu dưới một tên khác:

1) Chọn lệnh SAVE AS trong thực đơn FILE

Hộp thoại Save as xuất hiện

2) Nhập tên mới cho tài liệu

Bạn cũng có thể thay đổi thư mục lưu tài liệu thông qua thực đơn thả xuống Save

in

3) Nhấp SAVE

2.7 LƯU TÀI LIỆU

BẰNG TÊN KHÁC

CÂU HỎI VÀ BÀI TẬP

1 Bạn dùng phím nào để chuyển giữa chế độ chèn và chế độ ghi đè

2 Trong một tài liệu dài, cách nhanh nhất để di chuyển về đầu và về cuối tài liệu là gì?

3 Việc cuộn văn bản bằng các thanh cuộn có làm di chuyển điểm chèn không? Nếu bạn không chắc chắn, hãy thực hành với các thanh cuộn

4 Mở một tài liệu Word sẵn có trên máy tính của bạn Thực hành việc cuộn và di chuyển điểm chèn Lưu tài liệu dưới một tên khác Thực hành nhập văn bản vào tài liệu ở cả chế độ chèn và chế độ ghi đè Thực hành việc xóa văn bản Thực hành sử dụng lệnh Undo và Redo

Trong bài học này, bạn đã học:

• Cách mở một tài liệu word đã có

• Cách di chuyển qua lại trong tài liệu

• Chế độ chèn và chế độ ghi đè

• Cách chọn văn bản trong tài liệu

• Cách xóa và khôi phục văn bản

• Cách lưu tài liệu bằng tệp tin khác

• Cách đóng tài liệu và ra khỏi Word

TỔNG KẾT BÀI

SỬ DỤNG KHUÔN MẪU VÀ TRÌNH

CÀI ĐẶT

Bài học này hướng dẫn bạn sử dụng khuôn mẫu (template) và trình cài đặt để nhanh chóng tạo lập các tài liệu Word theo khuôn đạng sẵn có

• Hiểu được sự khác nhau giữa khuôn mẫu và trình cài đặt và biết cách

sử dụng chúng để tạo nhanh một tài liệu Word

• Biết cách thay đổi một khuôn mẫu sẵn có, chẳng hạn Việt hóa nó, rồi lưu thành một khuôn mẫu mới để có thể sử dụng về sau

• Biết cách tạo một khuôn mẫu riêng để sử dụng nó cho các công việc hàng ngày, chẳng hạn tạo tiêu đề chung cho các tài liệu của công ty

để mỗi khi soạn tài liệu cho công ty, bạn không cần gõ phần tiêu đề nữa

Mọi tài liệu Word đều dựa trên một khuôn mẫu Khuôn mẫu này xác định cấu trúc cơ bản của tài liệu và các thiết lập tài liệu như bố cục, căn lề, kiểu chữ, cỡ chữ và phông chữ

Đa số các văn bản đều được tạo trên nền khuôn mẫu thông thường (normal template)

Đây là khuôn mẫu mặc định của word Khi bạn nhấp vào nút New Blank Document trên

thanh công cụ, một văn bản trắng mới được tạo ra với khuôn mẫu thông thường

Word được thiết kế với rất nhiều khuôn mẫu định dạng đi kèm, chúng được phân loại theo từng dạng, cho phép bạn tạo văn bản cho các mục đích sử dụng khác nhau như bản fax, bản ghi nhớ, bản tóm tắt hay thư từ

Bạn thực hiện các bước sau để tạo tài liệu mới theo khuôn mẫu:

1) Chọn mục NEW trong thực đơn FILE

Ô tác vụ NEW DOCUMENT sẽ xuất hiện bên phải trong cửa sổ Word

2) Chọn mục ON MY COMPUTER trong phần TEMPLATES

Hộp thoại Templates xuất hiện cung cấp nhiều mẫu tài liệu và được chia thành

8 nhóm: General, Legal Pleading, Letters & Faxes, Mail Merge, Memos, Publications, Report, Web pages

3) Chọn khuôn mẫu tài liệu rồi nhấp OK

Nội dung

3.1 SỬ DỤNG

KHUÔN MẪU

• Tạo khuôn mẫu riêng Bạn có thể tạo một khuôn mẫu của riêng mình, chẳng hạn tạo mẫu tiêu đề chung cho các tài liệu của công ty rồi lưu tài liệu này dưới dạng khuôn mẫu để khi mở tệp tài liệu mới, chúng có ngay tiêu đề mà không cần phải tạo lại

Bạn thực hiện các bước sau để tạo khuôn mẫu của riêng bạn:

1) Tạo tài liệu mẫu

Bạn soạn thảo một tài liệu mẫu, chẳng hạn soạn thảo tiêu đề dùng chung cho các tài liệu của công ty

2) Chọn mục SAVE trong thực đơn FILE

Hộp thoại Save as xuất hiện

3) Trong ô Save as type, chọn Document Template

4) Đăt tên cho khuôn mẫu

Khuôn mẫu bạn tạo sẽ được hiển thị trong thẻ General của hộp thoại

Templates

• Tạo khuôn mẫu từ khuôn mẫu Bạn cũng có thể tạo khuôn mẫu mới từ một khuôn mẫu sẵn có Bạn thực hiện các bước sau:

1) Chọn mục NEW trong thực đơn FILE

Ô tác vụ New document xuất hiện phía phải của cửa sổ tài liệu Word

2) Trong ô tác vụ New document, chọn lệnh On my computer trong phần Templates

3.2 TẠO KHUÔN

MẪU

Hộp thoại Templates xuất hiện

3) Chọn khuôn mẫu sẵn có

4) Trong ô Create New, chọn Template

5) Nhấp nút OK

6) Thực hiện các thay đổi trên khuôn mẫu sẵn có

7) Lưu khuôn mẫu đã sửa đổi dưới một tên khác

Bạn có thể tạo tự động một văn bản bằng cách sử dụng một trong các trình cài đặt của Word Điểm khác biệt giữa trình cài đặt và khuôn mẫu là trình cài đặt hoạt động thông qua quá trình hỏi và nhận thông tin từ phía người sử dụng trên từng phần của văn bản trong khi khuôn mẫu hiển thị và cho phép thay thế thông tin trên từng vùng điền thông tin của văn bản

Trong ví dụ dưới đây, bạn sử dụng trình cài đặt sẵn có Memo Wizard để tạo một bản ghi nhớ:

1) Mở thực đơn FILE Chọn NEW

Một tài liệu mới xuất hiện

2) Chọn On my computer trong phần Templates của ô tác vụ New document

Hộp thoại Templates xuất hiện

3) Chọn thẻ Memos 4) Nhấp đúp vào biểu tượng Memo wizard

Một văn bản trắng được mở ra và hộp thoại khởi động Memo Wizard xuất hiện

3.3 SỬ DỤNG

TRÌNH CÀI ĐẶT

5) Nhấp nút Next

Hộp thoại trình cài đặt tiếp theo xuất hiện yêu cầu chọn kiểu bản ghi nhớ mong muốn

6) Chọn Elegant sau đó nhấp Next

Hộp thoại cài đặt tiêu đề xuất hiện Mục lựa chọn Yes Use this text đã được đánh dấu chọn

7) Gõ “BIÊN BẢN HỌP 03” vào ô Subject, và nhấp nút Next

Hộp thoại Heading Fileds xuất hiện

8) Trong ô From (đã được chọn mặc định) gõ Nguyễn Văn A

9) Trong ô Subject, gõ “HỌP GIAO BAN”

10) Nhấp Next

Hộp thoại Recipient xuất hiện

11) Trong ô To, gõ “TẤT CẢ NHÂN VIÊN”, và nhấp Next

Hộp thoại trình cài đặt Close Fields xuất hiện

12) Đánh dấu chọn Writer’s Initials và gõ “NVA” trong ô tương ứng

13) Nhấp Next

Hộp thoại Header/Footer xuất hiện

14) Bỏ đánh dấu chọn Confidentility rồi nhấp Next

Hộp thoại trình cài đặt Finish xuất hiện

15) Nhấp Finish

Trình Memo Wizard kết thúc Bạn đã có một bản ghi nhớ theo ý mình

trong cửa sổ soạn thảo mới

CÂU HỎI VÀ BÀI TẬP

1 Hãy kể tên năm khuôn mẫu sẵn có của word

2 Sự khác biệt giữa khuôn mẫu và trình cài đặt là gì?

3 Khi tạo một văn bản mới từ một khuôn mẫu, làm thề nào để đảm bảo bạn lưu văn bản hiện hành chứ không phải lưu khuôn mẫu được dùng để tạo ra văn bản đó?

4 Dùng Fax Wizard và các thông tin sau để tạo một bản fax sẽ được in ra với nội dung gồm một tờ bìa với một ghi nhớ và có thể gửi tới các máy fax khác nhau Địa chỉ gửi fax tới Ông Nguyễn Văn B, số fax (04) 8546568 Chọn bìa có dạng Chuyên nghiệp (professinal) bao gồm tên và địa chỉ theo địa danh sau:

Name: Nguyễn Văn B

Company: Trung tâm Viễn thông tin học

Mailing address: Số 26 – Nguyễn Văn Trỗi

Phone: (04) 8549607

Fax: (04) 8546568

Lưu tài liệu dưới tên: Fax01.doc

5 Mở tài liệu Fax01.doc Xóa các thông tin cụ thể Lưu tài liệu dưới dạng khuôn mẫu với tên Fax Template 01

Trong bài học này, bạn đã học:

• Cách tạo tài liệu từ một khuôn mẫu sẵn có

• Cách lưu tài liệu dưới dạng khuôn mẫu và tạo một khuôn mẫu mới từ khuôn mẫu sẵn có

• Cách tạo văn bản từ trình cài đặt sẵn có

TỔNG KẾT BÀI

ĐỊNH DẠNG VĂN BẢN

Trong bài học này, bạn sẽ học cách áp dụng định dạng để làm cho văn bản đậm, gạch dưới, và nghiêng, và bạn sẽ học cách đổi kích cỡ và kiểu dáng phông chữ của văn bản Khi bạn soạn thảo một tài liệu, bạn thường cần di chuyển hay sao chép văn bản hoặc các đối tượng từ chỗ này sang chỗ nọ Trong bài học này, bạn sẽ học các phương pháp khác nhau để cắt và dán văn bản và đối tượng Bạn sẽ thực hành sao chép và dán văn bản giữa các tài liệu khác nhau Bạn cũng sẽ học cách sửa đổi dáng vẻ của đoạn bằng việc dóng thẳng văn bản

• Định dạng phông chữ, căn lề văn bản, thêm ký tự đặc biệt và áp dụng kiểu dáng để trình bày văn bản đẹp mắt và chuyên nghiệp

• Rút ngắn thời gian và công sức soạn thảo bằng cách sử dụng các chức năng: cắt, sao chép Word cung cấp

• In tài liệu của bạn ra giấy

Với Word, bạn có thể thay đổi dáng vẻ của văn bản theo nhiều cách khác nhau, tuy nhiên việc dùng thanh công cụ Định dạng là cách nhanh nhất và dễ nhất để thực hiện hầu hết những thay đổi văn bản Thanh công cụ Định dạng có nhiều nút và danh sách bạn có thể

dùng để thay đổi thuộc tính văn bản Thuộc tính là một đặc trưng như định dạng đậm,

nghiêng, chữ thường, gạch dưới, phông chữ (kiểu dáng của kí tự), cỡ phông chữ, và thậm chí cả mầu văn bản

• Thay đổi font chữ hoặc cỡ chữ bằng thanh công cụ định dạng Bạn thực hiện các bước dưới đây để thay đổi font chữ hoặc cỡ chữ:

1) Chọn khối văn bản bạn muốn áp dụng các thay đổi về font, thao tác này có thể chọn một kí tự đơn, một câu, một đoạn, hoặc toàn bộ văn bản

2) Nhấp vào thực đơn thả xuống FONT trên thanh công cụ rồi chọn loại font chữ mong muốn

3) Nhấp chuột vào thực đơn thả xuống FONT SIZE rồi chọn kích thước font chữ mong muốn

Lưu ý: Bạn có thể dùng bàn phím để tăng hoặc giảm cỡ chữ

- Chọn khối văn bản bạn muốn thay đổi cỡ chữ

- Nhấn tổ hợp phím Ctrl + ] (dấu ngoặc vuông đóng) để tăng cỡ chữ lên 1 điểm

- Nhấn tổ hợp phím Ctrl + [ (dấu ngoặc vuông mở) để giảm cỡ chữ xuống 1 điểm

• Định dạng font chữ sử dụng hộp thoại FONT Bạn có thể thực hiện tất cả các thao tác định dạng font chữ thông qua hộp thoại FONT Bạn nhấp chuột vào thực đơn FORMAT rồi chọn FONT để mở hộp thoại FONT

- Ô Font: Cho phép bạn chọn phông chữ

- Ô Font style: Cho phép bạn chọn kiểu chữ (đậm, nghiêng …)

- Ô Size: Cho phép bạn chọn kích thước chữ Bạn có thể chọn những giá trị có sẵn

trong danh sách hoặc nhập trực tiếp giá trị cỡ chữ vào ô này

- Ô Font color: Cho phép bạn đổi mầu font chữ

- Ô Effects: Cho phép bạn chọn các hiệu ứng font chữ:

Word cho phép bạn căn lề văn bản theo nhiều cách: căn trái (chế độ mặc định), căn phải, căn hai bên và căn giữa Để căn lề văn bản, trước tiên bạn cần chọn khối văn bản cần căn

lề, sau đó nhấp chuột các biểu tượng căn lề trên thanh công cụ Formatting

Word cung cấp ba chức năng: cắt (cut), sao chép (copy) và dán (paste) văn bản để bạn có thể nhanh chóng di chuyển hoặc sao chép văn bản

• Sao chép văn bản: Bạn thực hiện các bước sau:

1) Chọn khối văn bản muốn sao chép

2) Nhấp chuột vào biểu tượng COPY trên thanh công cụ standard hoặc chọn

lệnh COPY trong thực đơn EDIT

3) Chuyển điểm chèn đến vị trí cần bản sao

4) Nhấp chuột vào biểu tượng PASTE trên thanh công cụ standard hoặc hoặc

chọn lệnh PASTE trong thực đơn EDIT

• Di chuyển văn bản: Bạn thực hiện các bước sau:

1) Chọn khối văn bản muốn di chuyển

2) Nhấp chuột vào biểu tượng CUT trên thanh công cụ standard hoặc chọn

lệnh CUT trong thực đơn EDIT

3) Chuyển điểm chèn đến vị trí mới

4) Nhấp chuột vào biểu tượng PASTE trên thanh công cụ standard hoặc hoặc

chọn lệnh PASTE trong thực đơn EDIT

• Tìm kiếm văn bản Word cung cấp công cụ tìm kiếm một từ hoặc cụm từ trong tài liệu Bạn thực hiện các bước sau để tìm kiếm văn bản:

1) Mở thực đơn EDIT, chọn FIND (hoặc sử dụng tổ hợp phím Ctrl + F )

Hộp thoại Find and Replace xuất hiện như hình dưới

2) Nhập từ/cụm từ cần tìm kiếm vào hộp Find what

3) Kích vào nút Find next để tiến hành tìm kiếm

Văn bản tìm được sẽ tự động được bôi đen

Để kết thúc tìm kích nút Cancel

• Thay thế văn bản Ngoài chức năng tìm kiếm, Word còn cung cấp chức năng thay thế văn bản Chức năng này thường được dùng để chỉnh sửa hàng loạt các từ, cụm từ viết sai trong một tài liệu một cách nhanh chóng, giảm nhiều công sức cho người soạn thảo Bạn thực hiện theo các bước sau:

1) Mở thực đơn EDIT, chọn REPLACE (hoặc ấn tổ hợp phím Ctrl + H)

Hộp thoại Find and Replace xuất hiện

4.5 TÌM KIẾM VÀ

THAY THẾ VĂN

BẢN

2) Nhập nội dung cần tìm vào hộp Find what

3) Nhập nội dung cần thay thế trong hộp Replace with

4) Nhấp Find next để thực hiện tìm kiếm

Nếu tìm thấy word sẽ tự đánh dấu mẫu tìm được và dừng lại chờ bạn xử lý:

5) Nhấp Replace nếu muốn thay thế cụm từ tìm được

6) Nhấp Find next nếu không muốn thay thế cụm từ tìm được mà tìm cụm từ tiếp

theo

7) Nhấp Replace all nếu bạn muốn thay thế tất cả các cụm từ tìm được mà không

hỏi lại Bạn chỉ nên sử dụng lựa chọn này khi thực sự chắc chắn

8) Nhấp Cancel để dừng việc tìm kiếm và thay thế

Trên bàn phím đã có sẵn một vài kí tự đặc biệt như: @, $, % Các kí tự này nằm trên cùng phím với các ký tự số, nhưng ở dòng bên trên Để nhập kí tự này vào tài liệu, bạn

giữ phím Shift rồi nhấn phím tương ứng

Ngoài những kí tự đặc biệt đã có trên bàn phím, bạn cũng có thể chèn thêm các biểu tượng khác như α β χ δ ε … vào vùng soạn thảo, các bước thực hiện như sau:

1) Di chuyển điểm chèn đến vị trí cần chèn kí tự đặc biệt

2) Mở thực đơn INSERT, chọn SYMBOL

Hộp thoại Symbol xuất hiện

4.6 CHÈN KÍ TỰ

ĐẶC BIỆT VÀO

VĂN BẢN