Phần mềm quản lý bán hàng chung

Phần mềm quản lý bán hàng chung

2

PHẦN MỞ ĐẦU

I GIỚI THIỆU ĐỀ TÀI

Ngày nay, cùng với sự phát triển như vũ bão của nền kinh tế thị trường và sự gia tăng mạnh về nhu cầu thiết yếu của con người thì những cửa hàng tiện ích xuất hiện ngày càng nhiều với quy mô ngày càng được mở rộng Sự phát triển ấy đòi hỏi một đội ngũ quản lý thật chuyên nghiệp, có trình độ chuyên môn sâu và phải kết hợp với phương pháp quản lý hiệu quả

Trước đây, việc thu thập dữ liệu và quản lý hàng hóa được thực hiện bằng những phương pháp thủ công thông qua ghi chép sổ sách, tính toán nhiều số liệu do thường xuyên nhập và xuất hàng hóa, điều này rất dễ dẫn đến sai sót ảnh hưởng tới doanh thu của cửa hàng Do đó với khối lượng công việc lớn như vậy thì các phương thức quản lý truyền thống sẽ làm tốn nhiều thời gian, công sức hơn và khó

có thể đáp ứng được các nhu cầu ngày càng cao của con người Hiện nay công nghệ thông tin ngày càng phát triển và cho thấy việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác quản lý thông tin của doanh nghiệp đặc biệt là thông tin khách hàng, bán hàng là rất cần thiết Vì vậy việc kết hợp và áp dụng phương pháp hiện đại này vào việc quản lý bán hàng giúp con người xử lý thông tin một cách nhanh chóng, chính xác, khoa học, giảm bớt hao tổn công sức, chi phí thấp và tăng cường hoạt động bán hàng

Do đó hiệu quả của công việc được nâng cao một cách rõ rệt

Nhận biết tầm quan trọng của việc ứng dụng công nghệ thông tin vào cuộc sống nên nhóm chúng tôi đã tìm hiểu và xây dựng mô hình QUẢN LÝ BÁN HÀNG CHO CỬA HÀNG TIỆN ÍCH bằng việc sử dụng hệ quản trị cơ sở dữ liệu Microsoft Access

II MỤC TIÊU ĐỀ TÀI

Thiết kế cơ sở dữ liệu cho việc quản lý có hiệu quả và linh hoạt hoạt động mua bán hàng hóa tại một cửa hàng tiện ích nhằm đáp ứng các nhu cầu sử dụng khác nhau của cửa hàng, trong đó gồm:

 Quản lý thông tin và tình trạng hàng hóa, các khoản chiết khấu, giảm giá…

 Quản lý tồn kho tháng trước

3

 Quản lý các loại hàng hóa nhập vào (bao gồm cả những thông tin chi tiết của việc nhập hàng hóa

và giá vốn)

 Quản lý thông tin nơi khách hàng và nhân viên phụ trách bán hàng

 Báo cáo doanh thu, lãi lỗ theo từng mặt hàng

 Theo dõi hàng bán ra, trả lại hay xóa sửa

 Quản lý phân quyền theo nhóm người dùng

 Quản lý thẻ thành viên khách hàng và các chương trình khuyến mãi: giảm giá, tích lũy điểm,…

 Công việc phân công công việc của nhân viên sẽ kiểm soát được dễ dàng và nhanh gọn với việc nhập mã nhân viên hoặc mã công việc, và qua đó ta có thể tìm hiểu được số lượng hàng hóa mà từng nhân viên bán ra

 Truy vấn giúp nhà quản lý n m rõ các thông tin về nhập hàng hóa, bán hàng hóa, khách hàng

và nhân viên, có thể chọn loc và trích ra những thông tin mà nhà quản lý cần bằng việc tính toán và xử lý dữ liệu trên các bảng đã lưu

 eport (Báo cáo) có thể thể hiện thông tin của khách hàng, việc bán hàng hóa, lợi nhuận có thể có được cùng với thông tin về loại hàng hóa và nhân viên tương ứng giúp cho việc quản lý nhanh chóng và rõ ràng

 Phân tích doanh số, lợi nhận theo thời gian, mặt hàng, khu vực, nhân viên

 ao lưu và phục hồi dữ liệu khi cần thiết

 Phân tích tình hình tăng trưởng theo doanh số của toàn công ty và từng mặt hàng theo thời kỳ: tháng, quý, năm

 Phân tích tỷ trọng lợi nhuận bán hàng của từng nhân viên kinh doanh, tổ nhân viên kinh doanh so với lợi nhuận của toàn bộ công ty

 HoaDon (Hoá Đơn)

 ChiTietHD (chi tiết hoá đơn)

2 Danh sách các thuộc tính của từng thực thể

a NhanVienBanHang (Nhân Viên bán hàng)

MaNV Text 10 Mã nhân viên Khoá chính

viên

5

Bảng nhập dữ liệu về thông tin “Nhân viê n bán hàng”

b KhachHang (Khách hàng)

MaKH Text 10 Mã khách hàng Khoá chính

hàng

6

Bảng nhập dữ liệu về thông tin “Khách hàng”

c HoaDon ( óa Đơn)

Tên thuộc tính Kiểu Dữ liệu Kích thước Chú thích Ghi chú

MaHD Text 10 Mã hoá đơn Khoá chính

hàng

đơn

nhập

Bảng nhập dữ liệu về thông tin “Sản phẩm”

e ChiTietHD (Chi tiết óa Đơn)

Tên thuộc tính Kiểu Dữ liệu Kích

thước Chú thích Ghi chú

9

MaHD Text 10 Mã hoá đơn Khoá chính

MaSP Text 10 Mã sản phẩm Khoá chính

Bảng nhập dữ liệu về thông tin “Chi tiết hoá Đơn”

f LoaiSanPham( Loại sản phẩm)

Tên thuộc tính Kiểu Dữ liệu Kích thướt Chú thích Ghi chú

MaLoaiSP Text 10 Mã loại sản

phẩm

Khoá chính

phẩm

Bảng nhập dữ liệu về thông tin “Loại Sản Phẩm”

Mã ản Phẩm

Loại sản phẩm

Mã loại sản phẩm Tên loại sản phẩm

1

∞

∞

∞

12

RELATIONSHIPS

13

PHẦN 2: THIẾT KẾ FORM

I FORM 0: NHẬP DỮ LIỆU

Cho phép người sử dụng có thể cùng lúc nhập thông tin về khách hàng, sản phẩm, hóa đơn

thanh toán và nhân viên bán hàng

II FORM 1: CHI TIẾT Ó ĐƠN

Thiết kế form gồm Main form chứa Mã hóa đơn, mã sản phẩm, đơn vị tính và số lượng hàng bán

Ngoài ra còn có thiết kế bộ nút thêm, xoá, lưu, thoát để hỗ trợ cho việc cập nhật dữ liệu

14

III FORM 2: Ó ĐƠN

Thiết kế form gồm Mã hóa đơn, Mã khách hàng, Mã nhân viên Ngày lập Hóa đơn, Ngày nhận hàng và tình trạng thanh toán

Cũng như form 1, thiết kế bộ nút Thêm, Xóa, Lưu, Thoát, In hóa đơn và Quay về form

chính

IV FORM 3: K ÁC ÀNG

Thiết kế main form gồm Mã khách hàng, ọ tên khách hàng, Địa chỉ và Số điện thoại Thêm vào đó là bộ nút chỉnh như các form trên

15

V FORM 4: SẢN PHẨM

VI FORM 5: N ÂN VIÊN BÁN ÀNG

Trên form gồm có main form thể hiện thông tin chi tiết về nhân viên gồm Mã nhân viên, Họ tên nhân viên, Địa chỉ, Ngày sinh, Giới tính, Điện thoại

Trên form ta cũng thiết kế các nút tương tự như trên để tiện cho việc thêm, xóa, lưu trong việc nhập liệu

16

VII FORM 6: LOẠI SẢN PHẨM

Thiết kế Form gồm 3 phần:

 Main form gồm Mã Loại Sản Phẩm và Tên loại Sản phẩm

 Phần Subform cho biết chi tiết về mã sản phẩm, Tên sản phẩm và đơn giá bán

 Tương tự như các form trên, ta cũng thiết kế các thêm, xóa, lưu để tiện lợi cho việc tìm thông tin và nhập liệu

18

II QUERY T EO DÕI TÌN ÌN BÁN ÀNG

Chứa các thông tin sau :MaLoaiSP, NgayLapHD, SoLuong

III QUERY T EO DÕI ÀNG TỒN KHO

Chứa các thông tin: Ten P, Tồn kho, DonViTinh Trong đó: Tồn kho: [SanPham].[SoLuongNhap]-[ChiTietHD].[SoLuong]

19

IV QUERY T EO DÕI SỐ Ư NG ÀNG N ẬP

Bao gồm những thông tin: TenSP, SoLuongNhap, Tiền Mua Trong đó: Tiền Mua: [SanPham].[SoLuongNhap]*[SanPham].[Dongianhap]

V QUERY T EO DÕI DO N T U

Gồm các thông tin: MaSP, TenSP, SoLuong, Doanh thu, Chi phí mua sản phẩm

20

Trong đó: Doanh thu: Sum([SanPham].[DonGiaban]*[ChiTietHD].[Soluong])

VI QUERY K ÁC ÀNG C Ư T N TOÁN

Có những thông tin sau: Ma D, MaK , oTenK , Ngay ap D, DiaChi, TinhTrangTT