Bài 2: Bảng dữ liệu (Table)

Thành phần của bảng  Tên bảng Table Name  Cột hay trường Field  Dòng hay mẫu tin Record  Khóa chính Primary Key : là tập hợp của một hay nhiều cột, dùng để phân biệt giữa các dòng kh

GIÁO TRÌNH ĐÀO TẠO

MICROSOFT OFFICE ACCESS 2003

Bài 2: Bảng dữ liệu (Table)

Bài 2: Bảng dữ liệu (Table)

I Thành phần của bảng

 Tên bảng (Table Name)

 Cột hay trường (Field)

 Dòng hay mẫu tin (Record)

 Khóa chính (Primary Key) : là tập hợp của một hay

nhiều cột, dùng để phân biệt giữa các dòng khác nhau trong cùng một bảng Khóa chính phải là duy nhất, không được phép trùng và không được phép rỗng

 Khóa ngoại (Foreign Key) : là tập hợp của 1 hay nhiều

cột, các cột này phải là khóa chính của một bảng khác

Khái niệm: là thành phần cơ sở, dùng để lưu trữ dữ liệu của một ứng dụng, do đó phải được tạo ra đầu tiên trong cơ sở

dữ liệu

Bài 2: Bảng dữ liệu (Table)

II Các bước thiết kế bảng

1 Tạo mới một bảng

 Chọn đối tượng Tables trên cửa sổ Database

 Click nút lệnh New  Design View  Click OK,

hoặc Double Click vào Create table in Design view

 Ghi các thông tin cho mỗi cột trên một dòng của

màn hình thiết kế:

 Tên trường (Field Name)

 Kiểu dữ liệu (Data Type)

 Mô tả về trường (Description)

Bài 2: Bảng dữ liệu (Table)

II Các bước thiết kế bảng

2 Tạo khóa chính cho bảng

 Chọn thông tin của khoá chính

 Chọn Menu Edit  Primary Key, hoặc Click vào

biểu tượng (Primary Key) trên thanh Table Design

3 Lưu lại bảng

 Chọn Menu File  Save, hoặc Click biểu tượng

(Save) trên thanh Table Design, hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl + S sẽ xuất hiện hộp thoại cho ta cho ta

Bài 2: Bảng dữ liệu (Table)

II Các bước thiết kế bảng

5 Ví dụ

 Tạo bảng DSHOCVIEN (viết tắt của danh sách học

viên) của CSDL tên QLHV.MDB

 Chọn đối tượng Tables trên cửa sổ Database

Bài 2: Bảng dữ liệu (Table)

II Các bước thiết kế bảng

5 Ví dụ

 Click nút lệnh New  Design View  Click OK, hoặc

Double Click vào Create table in the Design view

 Ghi các thông tin cho mỗi cột trên một dòng của màn

hình thiết kế bảng: Tên cột (Field Name), kiểu dữ liệu (Data Type), mô tả về cột (Description)

Bài 2: Bảng dữ liệu (Table)

II Các bước thiết kế bảng

5 Ví dụ

 Tạo khoá chính cho bảng

 Chọn dòng MAHV làm khóa chính

 Chọn Menu Edit  Primary Key, hoặc Click vào

biểu tượng (Primary Key) trên thanh Table Design

Bài 2: Bảng dữ liệu (Table)

II Các bước thiết kế bảng

5 Ví dụ

 Lưu cấu trúc của bảng với tên là DSHOCVIEN

 Chọn Menu File  Save, hoặc Click biểu tượng

(Save) trên thanh Table Design, hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl + S

 Gõ chữ DSHOCVIEN vào mục Table Name của

hộp thoại Save As

 Click OK

Bài 2: Bảng dữ liệu (Table)

III Thuộc tính của trường (Field Properties)

1 Tên trường (Field Name)

Tên cột dài tối đa 64 ký tự, nên đặt ngắn gọn, gợi nhớ, không

có khoảng trắng và không có dấu tiếng Việt.

2 Kiểu dữ liệu (Data Type)

Kiểu dữ liệu Ý nghĩa Kích thước lưu trữ

Number Kiểu số 1, 2, 4, 8 hoặc 16 Bytes Date/Time Kiểu ngày giờ 8 Bytes

Currency Kiểu tiền tệ 8 Bytes AutoNumber Kiểu số tự động tăng 4 hoặc 16 Bytes

OLE Object Kiểu đối tượng kết nhúng 1 GB

Bài 2: Bảng dữ liệu (Table)

III Thuộc tính của trường (Field Properties)

3 Độ lớn cột (Field Size)

1 Về sốTên Ý nghĩa Kích thước

Integer Số nguyên 2 Bytes -32,768 đến 32,767

Long Số nguyên 4 Bytes -2,147,483,648 đến 2,147,483,647 Single Số thực 4 Bytes Âm:

-3.402823E38 đến -1.401298E-45 Dương:

1.401298E-45 đến 3.402823E38

Bài 2: Bảng dữ liệu (Table)

III Thuộc tính của trường (Field Properties)

3 Độ lớn cột (Field Size)

1 Về sốTên Ý nghĩa Kích thước

lưu trữ Miền giá trị

Double Số thực 8 Bytes Âm:

-1.79769313486231E308 đến

- 4.94065645841247E-324 Dương:

4.94065645841247E-324 đến

1.79769313486232E308

Bài 2: Bảng dữ liệu (Table)

III Thuộc tính của trường (Field Properties)

1 Dữ liệu kiểu ngày giờ (Date/Time)

 Chọn trong hộp danh sách hoặc tự định dạng trong

khung Format

Nhập kiểu định dạng

Bài 2: Bảng dữ liệu (Table)

III Thuộc tính của trường (Field Properties)

4 Định dạng (Format)

2 Dữ liệu kiểu số (Number)

Với dữ liệu kiểu số, ta có thể chọn một trong các dạng được cung cấp sẵn từ cửa sổ Format

Bài 2: Bảng dữ liệu (Table)

III Thuộc tính của trường (Field Properties)

4 Định dạng (Format)

3 Dữ liệu kiểu lý luận (Yes/No)

 Access cung cấp sẵn một số định dạng sau:

Yes/No Đúng/Sai True/False Đúng/Sai

Bài 2: Bảng dữ liệu (Table)

III Thuộc tính của trường (Field Properties)

4 Định dạng (Format)

3 Dữ liệu kiểu lý luận (Yes/No)

 Tự định dạng cho cửa sổ Format với các ký tự sau:

Bài 2: Bảng dữ liệu (Table)

III Thuộc tính của trường (Field Properties)

4 Định dạng (Format)

4 Số chữ số thập phân (Decimal Places)

Số chữ số thập phân chỉ có cho dữ liệu là số thực

5 Mặt nạ nhập liệu (Input Mask)

Dùng để bắt buộc người dùng nhập dữ liệu vào cột theo một định dạng nhất định nào đó

Ký tự Cho phép nhập

0 Số từ 0 đến 9, không nhập dấu, không có khoảng trắng

9 Số từ 0 đến 9, không nhập dấu, có khoảng trắng.

# Số từ 0 đến 9, có nhập dấu, có khoảng trắng

L Ký tự từ A đến Z, bắt buộc nhập

? Ký tự từ A đến Z, không bắt buộc nhập

Bài 2: Bảng dữ liệu (Table)

III Thuộc tính của trường (Field Properties)

> Đổi dữ liệu chuỗi sang chữ in

< Đổi dữ liệu chuỗi sang chữ thường

\ Ký tự theo sau là hằng

& Vị trí bắt buộc nhập ký tự bất kỳ

! Canh phải dữ liệu

Bài 2: Bảng dữ liệu (Table)

III Thuộc tính của trường (Field Properties)

4 Định dạng (Format)

6 Tiêu đề cột (Caption)

Xuất hiện khi mở bảng ở chế độ cập nhật dữ liệu Datasheet, tạo Forms, Reports, … (có thể dùng tiếng Việt) Nếu không ghi thì sẽ lấy tên cột làm tiêu đề

7 Giá trị mặc định (Default Value)

 Giá trị mặc định là giá trị ban đầu được tự động

đưa vào cộttrường khi ta nhập dữ liệu

 Ví dụ: Ngày lập hoá đơn Date()

Bài 2: Bảng dữ liệu (Table)

III Thuộc tính của trường (Field Properties)

4 Định dạng (Format)

8 Qui tắc hợp lệ (Validation Rule)

 Qui tắc kiểm tra sự hợp lệ của dữ liệu khi ta nhập

vào cho bảng

 Ví dụ: Chuỗi nhập vào phải bắt đầu bằng ký tự

"A": Like "A???" hay Like "A*"

9 Thông báo lỗi (Validation Text)

Câu thông báo khi có dữ liệu sai với qui tắc dữ liệu đã qui định

Bài 2: Bảng dữ liệu (Table)

III Thuộc tính của trường (Field Properties)

4 Định dạng (Format)

10 Trường (Field) bắt buộc (Required)

Có yêu cầu bắt buộc phải có dữ liệu nhập vào trong cột hay

có thể để trống.

11 Độ dài dữ liệu là 0 (Allow Zero Length)

 Đối với những vùng có kiểu dữ liệu văn bản, khi ta

không nhập giá trị, Access lưu giá trị Null vào vùng này Trong trường hợp ta cài đặt giá trị Yes cho thuộc tính Allow Zero Length (và cài đặt giá trị Yes cho thuộc tính Required), Access tự động tạo một chuỗi có chiều dài là 0 cho vùng có thuộc tính này khi ta nhấn

Spacebar hoặc 1 chuỗi giá trị “” (dấu nháy đôi)

 Thuộc tính Allow Zero Length có giá trị là Yes hoặc

No Giá trị mặc định là No

Bài 2: Bảng dữ liệu (Table)

III Thuộc tính của trường (Field Properties)

4 Định dạng (Format)

12 Sắp xếp chỉ mục (Indexed)

 Muốn tạo chỉ mục cho Field đó hay không Field

này cực kỳ quan trọng, nếu dữ liệu có số mẫu tin lớn và Field này dùng để truy tìm thông tin thì phải tạo chỉ mục cho nó, như vậy chương trình sẽ chạy nhanh hơn rất nhiều lần

 Chỉ mục này có 3 giá trị: No, Yes (Duplicates

OK), Yes (No Duplicates)

Bài 2: Bảng dữ liệu (Table)

IV Sửa đổi cấu trúc bảng

Mở bảng ở chế độ thiết kế (Design)

 Chọn một hoặc nhiều dòng khai báo cột: Click hoặc Drag

vào ô đầu tiên bên trái của dòng khai báo cột

 Chèn dòng khai báo cột trống:

• Chọn vị trí cần chèn.

• Chọn Menu Insert  Rows, hoặc Click phải chọn

Insert Rows

 Xóa dòng khai báo cột:

• Chọn các dòng khai báo cột cần xóa

• Chọn Menu Edit  Delete Rows, hoặc Click phải chọn

Delete Rows, hoặc nhấn phím Delete

Bài 2: Bảng dữ liệu (Table)

IV Sửa đổi cấu trúc bảng

Mở bảng ở chế độ thiết kế (Design)

 Phục hồi dòng khai báo cột vừa xoá:

Chọn Menu Edit  Undo Property Setting, hoặc Click vào biểu tượng (Undo) trên thanh Table Design, hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl + Z

 Sao chép dòng khai báo cột:

• Chọn dòng khai báo cột cần sao chép

• Chọn Menu Edit  Copy, hoặc Click vào biểu tượng

(Copy) trên thanh Table Design, hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl + C

• Chọn vị trí dòng khai báo cột mới.

• Chọn Menu Edit  Paste, hoặc Click vào biểu tượng

(Paste) trên thanh Table Design, hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl + V

Bài 2: Bảng dữ liệu (Table)

IV Sửa đổi cấu trúc bảng

Mở bảng ở chế độ thiết kế (Design)

 Thay đổi vị trí các dòng khai báo cột:

• Chọn các dòng khai báo cột cần thay đổi.

• Drag đến vị trí mới.

 Lưu những thay đổi:

• Chọn Menu File  Save, hoặc Click biểu tượng

(Save) trên thanh Table Design, hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl + S

• Click OK.

Bài 2: Bảng dữ liệu (Table)

Bài 2: Bảng dữ liệu (Table)

Bài 2: Bảng dữ liệu (Table)

V Thiết lập mối quan hệ giữa các bảng (Relationships)

2 Các bước tạo quan hệ

 Thiết kế xong các bảng cần thiết

 Chọn Menu Tools  Relationships, hoặc Click vào

biểu tượng (Relationships) trên thanh Database

 Xuất hiện hộp thoại Show Table  chọn Tab Table

 chọn tên bảng (Table) cần tạo quan hệ  Click Add

 Click Close

 Drag tên trường (khoá chính) của bảng một đến tên

trường của bảng thứ hai (khóa ngoại)

Bài 2: Bảng dữ liệu (Table)

V Thiết lập mối quan hệ giữa các bảng (Relationships)

2 Các bước tạo quan hệ

 Trong cửa sổ Edit Relationships, xác định kiểu quan hệ:

• Chọn Enforce Referential Integrity: Xác định các ảnh

hưởng của sự ràng buộc toàn vẹn dữ liệu.

• Chọn Cascade Update Related Fields: Giá trị của bên

"một" thay đổi thì sẽ tự động thay đổi các giá trị bên nhánh "nhiều" theo.

• Chọn Cascade Delete Related Records: Giá trị của bên

"một" bị xoá thì sẽ tự động xóa các giá trị bên "nhiều" theo.

Lưu ý: Khi xây dựng các CSDL, ta không nên nhập dữ liệu ngay

sau khi thiết kế mà phải thiết lập quan hệ trước.

Bài 2: Bảng dữ liệu (Table)

V Thiết lập mối quan hệ giữa các bảng (Relationships)

2 Các bước tạo quan hệ

 Ví dụ: Tạo quan hệ cho CSDL cơ sở dữ liệu QLSV.MDB

• Bảng DMKETQUA (danh mục kết quả) gồm các trường

(Field): MASINHVIEN, MAMONHOC, DIEM.

• Bảng DMKHOA (danh mục khoa) gồm có các trường

(Field): MAKHOA, TENKHOA.

• Bảng DMMONHOC (danh mục môn học) gồm có các

trường (Field): MAMONHOC, TENMONHOC, SOTIET.

• Bảng DMSINHVIEN (danh mục sinh viên) gồm có các

cột (Field): MASINHVIEN, HOSINHVIEN, TENSINHVIEN, PHAI, NGAYSINH, NOISINH, DIACHI, QUAN, MAKHOA, HOCBONG, HINH, LYLICH.

Bài 2: Bảng dữ liệu (Table)

V Thiết lập mối quan hệ giữa các bảng (Relationships)

2 Các bước tạo quan hệ

 Ví dụ: Tạo quan hệ cho CSDL cơ sở dữ liệu QLSV.MDB

Bài 2: Bảng dữ liệu (Table)

VI Thay đổi cách trình bày trong cửa sổ cập nhật dữ liệu

(Datasheet)

1 Định dạng Font

 Đảm bảo Table đang ở chế độ Datasheet View

 Chọn Menu Format  Font, xác định chữ cho dữ liệu

 Click OK

2 Hiện/ẩn các đường kẻ ô (Gridline)

 Chọn Menu Format  Datasheet

 Chọn/bỏ chọn mục Horizontal trong khung Gridlines

Shown để bật/tắt đường kẻ ngang

 Chọn/bỏ chọn mục Vertical trong khung Gridlines

Shown để bật/tắt đường kẻ dọc

 Click OK

Bài 2: Bảng dữ liệu (Table)

VI Thay đổi cách trình bày trong cửa sổ cập nhật dữ liệu

Bài 2: Bảng dữ liệu (Table)

VI Thay đổi cách trình bày trong cửa sổ cập nhật dữ liệu

Bài 2: Bảng dữ liệu (Table)

VII.Thao tác dữ liệu trong cửa sổ cập nhật dữ liệu (Datasheet)

1 Sắp xếp dữ liệu (Sort)

 Chọn cột cần sắp xếp dữ liệu

 Chọn Menu Records  Sort  Sort Ascending (sắp

xếp dữ liệu tăng dần) hoặc chọn Sort Descending (sắp xếp dữ liệu giảm dần)

2 Tìm kiếm và thay thế

 Chọn Menu Edit  Replace

 Nhập thông tin cần tìm vào hộp Find What

 Nhập thông tin muốn thay thế vào hộp Replace With

 Nếu muốn thay thế tất cả chọn nút Replace All

Bài 2: Bảng dữ liệu (Table)

VII.Thao tác dữ liệu trong cửa sổ cập nhật dữ liệu (Datasheet)

3 Lọc dữ liệu (Filter)

 Chọn Menu Records  Filter.

• Chọn Filter By Form (lọc theo mẫu): Điều kiện lọc

(=, And, Or).

• Chọn Filter By Selection: Lọc theo thông tin chung

của dòng đang chọn.

• Chọn Filter Excluding Selection: Lọc thông tin khác

với thông tin chung của dòng đang chọn.

• Chọn Advanced Filter/Sort (lọc theo cách khác):

Nhập điều kiện vào các cột Criteria, Or… Cách này được dùng phổ biến.

 Thực hiện lọc: Chọn Menu Records  Apply Filter/Sort.

 Xóa chế độ lọc: Chọn Menu Records  Remove

Filter/Sort.

Bài 2: Bảng dữ liệu (Table)

VII.Thao tác dữ liệu trong cửa sổ cập nhật dữ liệu (Datasheet)

4 Xóa cột

 Chọn cột cần xóa

 Chọn Menu Edit  Delete Column, chọn Yes

5 Xóa mẫu tin

 Chọn mẫu tin cần xoá

 Chọn Menu Edit  Delete Record, chọn Yes

Bài 2: Bảng dữ liệu (Table)

VII.Thao tác dữ liệu trong cửa sổ cập nhật dữ liệu (Datasheet)

6 Chèn cột

 Đánh dấu chọn cột chèn

 Chọn Menu Insert  Column

7 Đổi tên cột

 Chọn cột muốn đổi tên

 Chọn Menu Format  Rename Column

 Nhập tên mới vào, nhấn phím Enter

Bài 2: Bảng dữ liệu (Table)

VIII.Xuất, nhập, liên kết các thành phần

1 Nhập dữ liệu (Import)

 Chọn Menu File  Get External Data  Import

 Chọn tập tin cần đưa vào

 Click Import

2 Kết xuất dữ liệu (Export)

 Chọn đối tượng muốn kết xuất

 Chọn Menu File  Export

 Chọn tập tin muốn kết xuất, Click Export

 Click OK

Bài 2: Bảng dữ liệu (Table)

VIII.Xuất, nhập, liên kết các thành phần

3 Liên kết (Link) với một bảng của CSDL Access khác

 Chọn Menu File  Get External Data  Link Tables

 Chọn tập tin có chứa Table muốn Link, Click Link

 Chọn Table muốn Link, Click OK

Bài 2: Bảng dữ liệu (Table)

Bài 2: Bảng dữ liệu (Table)

IX Tóm tắt

1 Câu hỏi

2 Khi nhập dữ liệu cho 1 Table thì Field được gọi

là khóa chính (Primary Key).

Bài 2: Bảng dữ liệu (Table)

IX Tóm tắt

1 Câu hỏi

3 Trong cửa sổ Design View của 1 Table, muốn 1

trường (Field) phải được nhập (không để trống)

ta sử dụng thuộc tính nào sau đây:

a Thuộc tính Required

b Thuộc tính Validation Rule

c Thuộc tính Validation Text

d Thuộc tính Default Rule



Bài 2: Bảng dữ liệu (Table)

Bài 2: Bảng dữ liệu (Table)

c Các câu trên đều đúng

d Các câu trên đều sai

Bài 2: Bảng dữ liệu (Table)

IX Tóm tắt

1 Câu hỏi

6 Trong cửa sổ Design View của 1 Table, muốn

ghi 1 dòng thông báo lỗi cho 1 trường (Field) của Table ta điền thông báo nào vào:

a Thuộc tính Required

b Thuộc tính Validation Rule

c Thuộc tính Default Rule

d Thuộc tính Validation Text

Bài 2: Bảng dữ liệu (Table)

IX Tóm tắt

1 Câu hỏi

7 Trong cửa sổ Design View của 1 Table, ta

muốn giá trị nhập vào sẽ được đổi ra chữ in:

a Thuộc tính Input Mask ta ghi >

b Thuộc tính Format ta ghi >

c Thuộc tính Format ta ghi <

d Các câu trên đều sai



Bài 2: Bảng dữ liệu (Table)

Bài 2: Bảng dữ liệu (Table)

IX Tóm tắt

1 Câu hỏi

9 Trong 1 Table nếu không có 1 trường nào trong

bảng chứa thông tin duy nhất ta có thể:

a Chọn nhiều hơn 1 trường để tạo khoá chính

b Tạo thêm 1 trường kiểu AutoNumber làm khoá

Bài 2: Bảng dữ liệu (Table)

IX Tóm tắt

1 Câu hỏi

10 Khóa chính trong 1 Table dùng để phân biệt

giữa Record này với Record khác trong

a Cùng 1 Table

b Giữa Table này với Table khác

c Giữa 2 Table có cùng mối quan hệ

d Giữa 2 Table bất kỳ

