dien roi pptx

 Kinh doanh: Lập kế hoạch cung ứng vật tư, tìm và đánh giá nhà cung cấp, khách hàng, quản lý về số lượng vật tư.. 2.2.2 Mô tả ứng dụng phần mềm Quản lý phân phối bán hàng Áiasoft tai Cô

Họ và tên: Nguyễn Ngọc Lam.

Mã sinh viên: 08D190024

Lớp hành chính: K44S1

Đơn vị thực tập: ty TNHH SXTM& Công DV Quân Trang

Tên đề tài: Mô tả, đánh giá, giải pháp để hoàn thiện phần mềm Asiasoft tại Công ty TNHH SXTM&DV Quân Trang

Mục lục

Danh mục bảng biểu, sơ đồ, hình vẽ

Danh mục từ viết tắt

Phần 1: TỔNG QUAN VỀ ĐỀ TÀI NGHIÊN CỨU

Phần 2: CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ THỰC TRẠNG CỦA VẤN ĐỀ NGHIÊN CỨU

2.1 Cơ sở lý luận.

2.1.1 Một số khái niệm về phần mềm

2.1.2 Đặc trưng và phân loại phần mềm

2.1.3 Chất lượng phần mềm

2.1.4 Tiêu chuẩn đánh giá và lựa chọn phần mềm

2.2 Thực trạng ứng dụng phần mềm tại Công ty TNHH SXTM&DV Quân Trang

2.2.1 Giới thiệu chung về Công ty TNHH SXTM&DV Quân Trang

- Giới thiệu chung về Công ty TNHH SXTM&DV Quân Trang.

+ Tên công ty: Công ty TNHH Sản xuất thương mại & Dịch vụ Quân Trang + Tên giao dịch tiếng anh: Quan trang Co.,LTD

+ Trụ sở chính: Số 10 Nhà A 532B Đường Láng – Đống Đa – Hà Nội

+ Giám đốc: Bà Lý Thị Kim Oanh

+ Điện thoại: (04) 37762 093 * Fax: (04) 37762 041

+ Email: quantrang6208@yahoo.com,

- Quá trình hình thành và phát triển của Công ty

+ Thời gian và quyết định thành lập:

Công ty TNHH Sản xuất thương mại và Dịch vụ Quân Trang được thành lập từ tháng 09 năm 2005 và hoạt động theo Luật của nước Cộng Hòa Xã Hội Chủ Nghĩa Việt Nam Là một doanh nghiệp tư nhân, hạch toán kế toán độc lập, có tư cách pháp nhân riêng, có con dấu riêng

+ Quá trình phát triển của Công ty

Qua 7 năm hình thành và phát triển Công ty TNHH SX TM & DV Quân Trang không ngừng cũng cố và phát triển, mỗi năm Công ty đều có tốc độ tăng trưởng kinh tế nhanh dần đều Doanh thu hàng năm đều tăng trên 2%, đời sống công nhân viên ngày càng được cải thiện với mức lương bình quân lên đến 3.350.000đồng ( năm 2011)

- Lĩnh vực hoạt động kinh doanh chủ yếu của Công ty

+ Hiện nay công ty có những chức năng và nhiệm vụ chính như sau: Buôn bán, gia công, sản xuất, cho thuê thiết bị xây dựng, vật liệu xây dựng Trang trí nội, ngoại thất, xây dựng, lắp đặt các công trình dân dụng, công nghiệp, giao thông, thủy lợi, san lấp mặt bằng hạ tầng cơ sở Tư vấn thi công công trình xây dựng, tư vấn xây dựng (không bao gồm dịch vụ thiết kế công trình) Vận tải hàng hóa Đại lý mua, đại lý bán, ký gửi hàng hóa Dịch vụ sửa chữa, bảo hành, bảo trì, bảo dưỡng, lắp đặt, thuê và cho thuê các mặt hàng công ty kinh doanh Vận chuyển hành khách (bao gồm vận chuyển khách du lịch) Xuất nhập khẩu các mặt hàng công ty kinh doanh

+ Nguồn vốn kinh doanh của Công ty hiện nay có: 15.576.420.157 đ Trong đó:

 Vốn cố định: 3.250.145.120 đ

 Vốn lưu động: 12.326.275.037 đ + Về nguồn nhân lực hiện nay: có 25 công nhân viên toàn công ty

 Trình độ đại học : 5 người

 Trình độ cao đắng: 7 người

 Lao động phổ thông: 8 người

 Lái xe: 5 người

- Kết quả thực hiện một số chỉ tiêu của Công ty

Hình 1.1 Kết quả kinh doanh của Công ty Quân Trang năm 2010-2011

Đơn vị tính: đồng

Doanh thu bán hàng và cung

cấp dịch vụ

9.354.366.0

00

9.528.526.4

28

174.160.4

28 1.862

Các Khoản giảm trừ

53.756.4

20

98.456.3

40

44.699.9

20 1.392

Giảm giá hàng bán

53.756.4

20

98.456.3

40

44.699.9

20 1.392

1 Doanh thu thuần bán hàng

và cung cấp dịch vụ

9.300.609.5

80

9.430.070.0

88

129.460.5

08 1.392

2 Giá vốn hàng bán

8.312.340.0

00

8.414.356.8

00

102.016.8

00 1.227

3 Lợi nhuận gộp và bán hàng

988.269.5

80

1.015.713.2

88

27.443.7

08 23.014

4 Doanh thu hoạt động tài

chính

5.643.0

00

16.020.0

00

10.377.0

00 183.891

5 Chi phí tài chính

125.546.4

00

134.254.7

00

8.708.3

00 6.936

Trong đó: Chi phí lãi vay

19.346.5

00

23.425.6

00

8.708.3

00

6 Chi phí bán hàng

35.143.5

00

34.542.7

00 - 600.800 - 1.710

7 Chi phí quản lý doanh

nghiệp

620.132.6

00

635.520.9

00

15.388.3

00 2.481

8 Lợi nhuận thuần từ hoạt

động Kinh doanh

213.090.0

80

227.414.9

88

14.324.9

08 6.722

9 Thu nhập khác

35.250.0

00

42.312.0

00

7.062.0

00 20.034

10 Chi phí khác

-11 Lợi nhuận khác

35.250.0

00

42.312.0

00

7.062.0

00 20.034

12 Tổng lợi nhuận trước thuế

248.340.0

80

269.726.9

88

21.386.9

08 8.611

13 Thuế thu nhập doanh

nghiệp

69.535.2

22

75.523.5

57

5.988.3

34 8.611

14 Lợi nhuận sau thuế

178.804.8

58

194.203.4

31

15.398.5

74 8.611

Nguồn: Báo cáo kết quả kinh doanh năm 2010-2011

Nhìn chung tình hình hoạt động kinh doanh của Công ty TNHH SXTM & DV

Quân Trang trong hai năm gần đây có hiệu quả, năm 2011 tổng doanh thu bán hàng tăng

174.160.428 đồng tương ứng với tốc độ tăng 1.862% so với năm 2010 cụ thể:

+ Doanh thu thuần bán hàng tăng 129.460.800 đ tương ứng với tỷ lệ tăng 1.392%

+ Doanh thu từ hoạt động tài chính của Công ty tăng mạnh 10.377.000 đ tương ứng với tỷ lệ tăng 183.891%

+ Tuy nhiên ta cũng thấy các khoản giảm trừ và cụ thể là giảm giá hàng bán tăng 44.699.920 đ tương ứng 1.392% đã làm cho lợi nhuận sau thuế giảm đi một lượng tương ứng, điều này chứng tỏ Công ty chú trọng đến hạ giá thành mà chưa quan tâm đến chất lượng hàng hóa

+ Lợi nhuận sau thuế tăng lên còn do doanh thu từ hoạt động tài chính và thu

nhập khác tăng lên mạnh

+ Ngoài ra chi phí quản lý doanh nghiệp cũng đã tăng lên so với 2010 là: 2.481%, đây

không hẳn là dấu hiệu không tốt Lợi nhuận và doanh thu đều tăng thì chi phí tăng chứng tỏ quy

mô hoạt động sản xuất của Công ty đang dần được mở rộng

- Tổ chức bộ máy quản lý của Công ty TNHH SXTM&DV Quân Trang.

Là đơn vị hạch toán độc lập và có con dấu riêng, có tư cách pháp nhân Công ty đã

tổ chức bộ máy quản lý theo kiểu trực tuyến chức năng, để thuận tiện cho việc điều hành quản lý

Bộ máy quản lý của Công ty được kiện toàn và hoàn thiện, là một cơ cấu khoa học,

ổn định, hoạt động có hiệu quả Bộ máy của Công ty được tổ chức từ trên xuống dưới và mỗi phòng ban thực hiện chức năng nhiệm vụ riêng của mình

+ Ban Giám đốc gồm một một Giám đốc và Phó Giám đốc

 Giám đốc Công ty là người am hiểu về kinh doanh và lĩnh vực hoạt động của Công ty Là người đưa ra quyết định quan trọng các vấn đề chiến lược của Công ty

 Phó Giám đốc phụ trách hoạt động kỹ thuật, kinh doanh của Công ty và được Giám đốc uỷ quyền điều hành Công ty khi vắng mặt

+ Các phòng ban Công ty

 Phòng Kế toán: Kiểm tra giám sát tình hình hoạt động tài chính Kế toán, kết quả kinh doanh và tình hình thu nộp ngân sách Nhà nước Đánh giá hiệu quả và đề xuất các biện pháp nhằm làm tăng hiệu quả của đồng vốn

 Phòng Vận tải: Chịu trách nhiệm điều hành các phương tiện vận tải đáp ứng nhanh, hiệu quả cho khách hàng khi cần vận tải hàng hóa Có phương án tính toán chi phí hiệu quả hạch toán trên từng phương tiện vận tải

 Kinh doanh: Lập kế hoạch cung ứng vật tư, tìm và đánh giá nhà cung cấp, khách hàng, quản lý về số lượng vật tư

 Phòng Nhân sự: tham mưu cho Giám đốc về việc sắp xếp, bố trí cán bộ, đào tạo và phân loại lao động để bố trí đúng người, đúng ngành nghề công việc, thanh quyết toán chế độ cho người lao động theo chính sách, chế độ nhà nước và quy chế của Công ty

 Kho: Kiểm soát giao nhận hàng đúng theo hợp đồng đã ký, nhập/xuất hàng theo yêu cầu của Ban Giám đốc, báo cáo tồn kho vật tư

2.2.2 Mô tả ứng dụng phần mềm Quản lý phân phối bán hàng Áiasoft tai Công ty TNHH SXTM&DV Quân Trang

2.2.2.1Hệ thống quản lý bán hàng tại Công ty

Tiến trình nghiệp vụ và biểu đồ các hoạt động của hệ thống:

a, Mua nguyên vật liệu về nhập kho

Kho đóng vai trò quản lý nguyên vật liệu chính của Công ty Bên cạnh đó có bộ phận Kế toán tham gia đồng quản lý Việc quản lý nguyên vật liệu được thực hiện như sau:

Phòng Kinh doanh đi tìm nhà cung cấp, lựa chọn nhà cung cấp theo tiêu chí đã đặt

ra và tiến hành lập phiếu đánh giá nhà cung cấp Các tiêu chí để đánh giá nhà cung cấp như: loại hình doanh nghiệp, thời gian thành lập, năng lực sản xuất, năng lực nhà xưởng, qui mô… Sau khi đã đánh giá được nhà cung cấp và lựa chọn nhà cung cấp theo yêu cầu

Phòng Kinh doanh làm hợp đồng, lập đơn mua nguyên vật liệu với nhà cung cấp Sau khi

đã có đủ giấy tờ hợp lệ nhà cung cấp sẽ cấp hàng cho Phòng Kinh doanh

Khi có nguyên vật liệu về Phòng Kinh doanh thông báo cho Kho để nhận nguyên vật liệu Tại Kho, thủ kho sẽ kiểm tra về số lượng, chất lượng xem có đúng với đơn đặt hàng hay không Sau khi kiểm tra xong, thủ kho viết phiếu nhập kho rồi viết vào thẻ kho theo từng số danh điểm vật tư Sau mỗi lần nhập kho, thủ kho sẽ chuyển toàn bộ phiếu nhập kho về cho Kế toán

Khi nhận được phiếu nhập kho do thủ kho chuyển về và hóa đơn do Phòng Kinh doanh chuyển về, Kế toán sẽ căn cứ vào đó để thanh toán với nhà cung cấp Có 2 trường hợp xảy ra: (1) Mua nguyên vật liệu về và thanh toán luôn cho nhà cung cấp: Kế toán sẽ trực tiếp thanh toán với nhà cung cấp bằng tiền mặt thông qua phiếu chi hoặc thanh toán bằng chuyển khoản qua ngân hàng (2) Mua nguyên vật liệu về nhập kho nhưng còn nợ tiền của nhà cung cấp Khi đó Kế toán sẽ theo dõi nợ với nhà cung cấp Trong trường hợp nhà cung cấp chưa xuất hóa đơn cho Kế toán Kế toán sẽ căn cứ vào giá tạm tính để hạch toán (Giá tạm tính có thể là giá của lần mua gần nhất hoặc theo báo giá của nhà cung cấp hoặc theo giá của thị trường.)

b, Xuất bán nguyên vật liệu

Khi khách hàng có nhu cầu mua nguyên vật liệu, Phòng Kinh doanh lập đơn đề nghị xuất bán và thông báo cho Kho Tại đây thủ kho sẽ xuất nguyên vật liệu theo đúng

số lượng mà Phòng Kinh doanh yêu cầu và viết phiếu xuất kho, viết vào thẻ kho sau đó chuyển phiếu xuất kho về cho Kế toán

Kế toán viết hóa đơn cho khách hàng Khách hàng sẽ căn cứ vào đó để thanh toán.Có 3 trường hợp xảy ra: (1) Nếu khách hàng thanh toán trực tiếp bằng tiền mặt, Kế toán sẽ viết phiếu thu cho khách (2) Nếu khách hàng thanh toán bằng chuyển khoản qua ngân hàng, có thể thanh toán bằng tiền Việt Nam hoặc ngoại tệ (nếu khách hàng trả bằng ngoại tệ phải quy đổi sang tiền Việt Nam theo tỷ giá thực tế.) (3) Nếu khách hàng mua nguyên vật liệu nhưng còn nợ tiền của đơn vị, khi đó Kế toán cũng thực hiện việc theo dõi

nợ của khách

c, Báo cáo thống kê.

Cuối mỗi kỳ kế toán cùng với thủ kho kiểm kê lại nguyên vật liệu về số lượng, chất lượng Sau đó Kế toán đánh giá lại giá trị nguyên vật liệu Tại bất kỳ thời điểm nào, nếu có yêu cầu của Giám đốc thì Phòng Kế toán phải báo cáo tình hình hàng hoá của từng loại, từng kho và tình hình công nợ một cách chính xác, đầy đủ và kịp thời

2.2.2.2Tổng quan về phần mềm Quản lý phân phối bán hàng Asiasoft

Theo dõi toàn bộ thông tin liên quan đến quá trình kinh doanh như thông tin hợp đồng, thông tin về thanh toán, thông tin doanh số, thông tin hàng tồn kho… Phần mềm được thiết kế để có thể liên kết số liệu với phần mềm kế toán và phần mềm quản lý kho thông qua việc khai báo và xây dựng quy trình của con người sử dụng

- Tính năng và giao diện của phần mềm

+ Quản lý các hợp đồng, tình trạng thanh toán, quá trình thực hiện

+ Truy vấn danh mục hàng, nhóm hàng, mã vạch sản phẩm, đơn giá bán theo công nghệ mã vạch

+ Cập nhật chi tiết bán hàng bằng mã vạch

+ Theo dõi quá trình nhập, xuất hàng, hàng tồn kho và thông báo về tình trạng đặt hàng

+ Quản lý danh sách các nhà cung cấp, nhóm hàng, ngành hàng của nhà cung cấp + Quản lý danh sách khách hàng và các đại lý, chi nhánh

+ Tổng hợp doanh số bán theo khách hàng, khu vực, nhóm hàng, ngành hàng + Theo dõi chiết khấu, giảm trừ, hàng bán trả lại…

+ Theo dõi doanh thu, giá vốn và lỗ lãi trên từng mặt hàng

- Cấu hình của phần mềm

+ Phần cứng

 Processor: PC with a Pentium-class processor or higher

 RAM: 64MB; 128MB OR higher recommended

 Hard disk space: 300MB

 Monitor: 1024x768 or higher

+ Phần mềm

 Operating System: Microsoft Windows 2000 with Service Pack 2 or later

 Utility Software:

 Unikey or Vietkey for Vietnamese input

 Microsoft Excel 2000 or later for export data to exce

2.2.2.2 Ứng dụng phần mềm Quản lý phân phối bán hàng tại Công ty TNHH

SXTM&DV Quân Trang

- Lý do Công ty lựa chọn ứng dụng phần mềm Quản lý phân phối bán hàng Asiasoft

Phần mềm quản lý phân phối bán hàng Asiasoft là hệ thống hỗ trợ Công ty bán hàng hóa cho khách hàng Chức năng chính của nó là tự động hóa quá trình buôn bán và lưu giữ lịch sử bán hàng của tất cả các giao dịch được thực hiện Một chức năng quan trọng nữa của nó là quản lý hàng hóa trong kho Quản lý tồn kho nghĩa là nắm được

lượng hàng hóa trong kho và xác định lượng hàng hóa cần nhập kho tại một thời điểm nhất định

Một phần mềm quản lý bán hàng đầy đủ tính năng thường yêu cầu hoặc đề nghị một số thiết bị chuyên dụng như máy in hóa đơn, máy quét mã vạch hay máy in nhãn hàng Tuy nhiên với quy mô kinh doanh vừa và nhỏ, một chiếc máy tính cá nhân cũng đủ

để sử dụng công cụ này trong công việc quản lý bán hàng

Có 4 lý do Công ty lựa chọn ứng dụng Asiasoft:

(1) Với đặc thù là một Công ty kinh doanh thương mại, việc bán hàng nhanh và chính xác là vô cùng quan trọng đối với Công ty Một phần mềm quản lý bán hàng sẽ đảm bảo mọi thứ vận hành trơn tru trong từng giao dịch nhỏ nhất Asiasoft còn có khả năng linh động, dễ thay đối với nhu cầu kinh doanh, mặt hàng kinh doanh của Công ty trong từng thời kỳ khác nhau

(2) Asiasoft lưu giữ số lượng chính xác của từng mặt hàng đang có trong kho Điều đó cho phép Ban giám đốc nắm được hàng hóa nào đang bán được, đang bán chậm hay cần phải nhập thêm Phần mềm Asiasoft sẽ tiết kiệm thời gian cho Công ty qua việc tạo ra các báo cáo nhanh và chính xác giúp cho việc nhập hàng trở nên hiệu quả nhất

(3) Asiasoft giúp đưa ra số liệu đáng tin cậy để ra quyết định đúng Khi nhập liệu đầy đủ các mặt hàng đang có, Asiasoft sẽ cung cấp báo cáo bán hàng chi tiết giúp Ban giám đốc ra quyết định nhập hàng chính xác và hiệu quả Asiasoft cho phép thống kê việc mua bán dựa trên hàng hóa có sắn trong kho, quyết định nhập hàng thêm dựa trên mưacs

độ ưu tiên hàng bán chạy của từng mặt hàng cụ thể

- Đối tượng sử dụng

+ Ban giám đốc Công ty

+ Nhân viên các bộ phận kế toán, kinh doanh, kho

2.2.3 Đánh giá tính hình ứng dụng phần mềm Quản lý phân phói bán hàng Asiasoft tại Công ty TNHH SXTM&DV Quân Trang

2.2.3.1 Ưu điểm của phần mềm Asiasoft khi ứng dụng vào Công ty

- Đối với Doanh nghiệp

+ Giúp Công ty tạo lập một qui trình quản lý bán hàng chuyên nghiệp, các khâu được quản lý đồng bộ và khoa học, giúp nâng cao hình ảnh doanh nghiệp với khách hàng và đối tác

+ Giúp Công ty giảm tối đa thời gian, nhân lực vào công tác quản lý, từ đó tiết giảm được chi phí quản lý và gia tăng lợi nhuận

+ Giúp cho Công ty chăm sóc khách hàng tốt hơn, mỗi khi khách hàng giao

dịch Asiasoft sẽ thông báo doanh thu của khách hàng đến nhân viên bán hàng.

- Đối với cán bộ quản lý:

+ Theo dõi doanh thu bán hàng tại bất kỳ thời điểm nào, sau mỗi đơn hàng phát sinh dữ liệu được tự động được hiển thị trên màn hình của cán bộ quản lý + Theo dõi lợi nhuận từ các điểm bán hàng, từng nhóm hàng, từng mặt hàng, theo ngày, theo tháng

+ Theo dõi được số lượng hàng tồn từng kho, từng địa điểm Theo dõi số lượng hàng tồn vượt định mức từ đó cân đối hàng giữa các kho cho phù hợp

+ Chủ động xem các báo cáo tại mọi thời điểm mà không phụ thuộc vào nhân viên Chương trình có chế độ gửi các báo cáo bất thường đến cán bộ quản lý

- Đối với nhân viên bán hàng

+ Dễ dàng hỗ trợ nhau trong công việc, toàn bộ các nghiệp vụ bán hàng được lập trình sẵn theo một qui trình chuẩn mực

+ Bán hàng một cách nhanh chóng và chính xác

+ Không phải mất thời gian tạo lập các báo cáo gửi lãnh đạo vì đã có hệ thống báo cáo trong Asiasoft trợ giúp

- Đối với Khách hàng

+ Tin tưởng vào Công ty hơn vì tất cả các hàng hóa được bán theo đúng giá đã niêm yết và hóa đơn được in ra từ phần mềm máy tính