Kỹ năng tổ chức sự kiện

Tổ chức sự kiện -Event Management: lễ khai trương, ra mắt sản phẩm mới, hội nghị khách hàng v.v... 1 mảng của PR.

KỸ NĂNG TỔ CHỨC SỰ KIỆN

TS Lưu Kiếm Thanh

HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA

77-Nguyễn Chí Thanh, Hà Nội

ĐT: 04.8357083

NR: 04.8636227

DĐ: 0913045209

E-mail: luukiemthanh@yahoo.com

Nội dung chương trình

Sự kiện: mục tiêu và phân loại

1

Mục tiêu

¾ Tổ chức sự kiện - Event Management:

lễ khai trương, ra mắt sản phẩm mới, hội

nghị khách hàng v.v 1 mảng của PR.

- Media Kit: quan hệ báo chí-truyền thông

- Crisis Management: quản lý khủng hoảng.

- Government Relations: quan hệ với chính phủ.

- Reputation Management: quản lý danh tiếng của công ty

- Investor Relations: quan hệ với các nhà đầu tư.

- Social Responsibility: trách nhiệm xã hội của doanh nghiệp.

1.1.

Mục tiêu

¾ Tổ chức sự kiện: Công cụ tiếp thị

1.1.

Tổ chức những sự kiện đặc biệt công cụ phổ biến nhất trong hoạt động tiếp thị với mục đích là

-gây sự chú ý cho sản phẩm hoặc dịch vụ của doanh nghiệp, tạo

sự quan tâm hơn nữa từ khách hàng, từ đó giúp tăng doanh số

đó là những phẩm chất của những người làm công việc

tổ chức sự kiện.

Phân loại

1.2.

¾ Khai trương, khánh thành; động thổ, khởi công.

¾ Giới thiệu sản phẩm mới; hội nghị khách hàng.

¾ Hội chợ

¾ Hội nghị, hội thảo; họp báo.

¾ Diễn trình; phát biểu của CEO trước công chúng.

¾ Biểu diễn nghệ thuật; Trình diễn thời trang.

¾ Chương trình Team building

¾ Các kỳ nghỉ, các ngày lễ.

¾ Kỷ niệm thành lập; nhận danh hiệu.

¾ Tiệc chiêu đãi; tiệc trại (catering)

¾ Tổ chức các trò chơi và cuộc thi (thể thao)

Chuẩn bị

2.1.

¾ Có một lý thuyết chung ở Mỹ cho rằng

cứ mỗi giờ sự kiện đòi hỏi phải mất từ

5 đến 10 giờ lập

kế hoạch tổ chức.

Æ Ý tưởng

2.1.

"Trong một thời gian ngắn phải thiết

kế ra một chương trình khá hoàn hảo Không chỉ đơn thuần là mình "lồng"

tên của công ty lên từng sản phẩm mà phải làm sao cho sản phẩm ấy được

"sống" trong sự chiêm ngưỡng của

khách hàng"

Æ Mục đích

2.1.

"Trong một thời gian ngắn phải thiết

kế ra một chương trình khá hoàn hảo Không chỉ đơn thuần là mình "lồng"

tên của công ty lên từng sản phẩm mà phải làm sao cho sản phẩm ấy được

"sống" trong sự chiêm ngưỡng của

khách hàng"

Æ Ngân sách

2.1.

Kế hoạch ngân sách (Budget plans)

¾ Chỉ ra kế hoạch ngắn hạn để tạo lợi nhuận và quan

trọng để so sánh kết quả đạt được với kế hoạch

¾ Xác định được mục tiêu phấn đấu

¾ Dự báo được sản phẩm, doanh thu, chi phí căn cứ trên các dữ liệu thu thập từ thị trường và phân tích dữ liệu qua các năm trước

¾ Xác định được lượng vốn và nguồn vốn

¾ Trình bày và giải thích để tìm kiếm sự hỗ trợ và tham

gia

Có đủ vốn?

Vốn loại nào (đầu tư/nợ)?

Tình trạng ngâm vốn? (so với chi-thu)

¾DỰ BÁO LƯU LƯỢNG

TIỀN MẶT

¾DỰ KIẾN LỜI LỖ

¾BẢNG CÂN ĐỐI THU CHI

¾DỰ BÁO LƯU LƯỢNG

Lập kế hoạch

2.2.

¾ Có một lý thuyết chung ở Mỹ cho rằng

cứ mỗi giờ sự kiện đòi hỏi phải mất từ

5 đến 10 giờ lập

kế hoạch tổ chức.

¾ Kế hoạch là dự kiến hành động, nhưng

không là chính

hành động.

Tính dự phòng

CÁC YÊU CẦU KẾ HOẠCH

Æ Thông tin nội dung

Æ Thông tin nội dung

Æ Những vấn đề cơ bản

2.2.

¾ Chỉ định người phụ trách toàn bộ sự kiện, có thể xử lý mọi việc hoặc đôn đốc thực hiện

¾ Đối tượng: các thành phần có liên quan

¾ Quyết định về chủ đề của sự kiện:

Æ Những vấn đề cơ bản

2.2.

¾ Thời hạn hoàn thành các phần việc khác nhau: Bài diễn văn cần phải hoàn thành vào ngày nào? Khi nào cần gửi đề nghị cung cấp tài liệu?

Khi nào các phê chuẩn cần được thực hiện?

Ngày giờ tiến hành?

Ngày nào bắt đầu gửi giấy mời?

Tổ chức các cuộc họp định kỳ với những người tham gia tổ chức sự kiện để đảm bảo rằng các

công việc đang được triển khai.

Æ Những vấn đề cơ bản

2.2.

¾ Quy m ô sự kiện.

¾ Địa điểm Hãy đến nơi tổ chức sự kiện ít nhất

là một ngày trước khi diễn ra sự kiện để kiểm tra về các công việc chuẩn bị

¾ Trang trí; bài trí; âm thanh; ánh sáng; chụp

ảnh, quay phim, v.v…

¾ Thời tiết.

¾ Chiến lược giao tiếp; Phiên dịch; Trang phục.

¾ Vấn đề an ninh.

Æ Những vấn đề cơ bản – tóm tắt 2.2.

Æ Những vấn đề cơ bản

2.2.

¾ Chuẩn bị cuốn sách nhỏ cung cấp thông tin nhanh về sự kiện bao gồm chương trình làm việc, danh sách đại biểu tham dự, các nội dung phát biểu chủ yếu hoặc diễn văn, tiểu sử của các nhân vật quan trọng sẽ tham dự, một bản tóm tắt các vấn đề

chính trị và các vấn đề quan trọng khác, các bài viết liên quan đến những vấn đề này.

¾ Sau sự kiện, viết thư cảm ơn những người tham gia tổ chức sự kiện như các đại biểu quan trọng và nhân viên

¾ Tổ chức một cuộc họp kiểm điểm với nhân viên và viết báo cáo nhanh về những việc diễn ra đúng và chưa đúng kế hoạch

nhằm mục đích rút kinh nghiệm tổ chức các sự kiện trong

tương lai

Æ Chương trình nghị sự

2.2.

Văn bản liệt kê các nội

dung công việc cần được tiến hành phù hợp với

mục tiêu của sự kiện.

M« h×nh “Qu¶ chu«ng Ch−¬ng tr×nh nghÞ sù”

(theo John E.Tropman)

Thời gian Công việc

Nguồn lực

Tiến hành

¾ Diễn trình

Æ Đánh giá

2.3.

1 Chủ tọa:

- Bắt đầu có đúng giờ?

- Mỗi mục CTNS có đủ thời gian?

- Có kiểm soát được sự “lạc đề”?

- Phản hồi “tín hiệu” phát biểu?

- Nghị quyết có rõ ràng?

- Có điềm tĩnh và ngoại giao?

- Kết thúc có đúng giờ?

- Có tham gia thảo luận?

- Ghi biên bản thế nào?

- Có hiểu vấn đề thảo luận?

- Nh ất trí chung hay theo đa số?

- Thái độ đối với CTNS?

- Có tham dự đến cùng?

Những điều kiện cơ bản

Có ba yếu tố để một event có thể được tổ

chức:

¾ 1) Phải thỏa mãn được yếu tố chính

quyền, tức chính quyền cho phép tổ chức

¾ 2) Khách hàng, tức là người bỏ tiền ra để

tổ chức.

¾ 3) Đối tượng nhận được thông điệp từ

event

Phối hợp các sự kiện

¾ Để tổ chức một sự kiện thành công, cần phối hợp các sự kiện Trong tiếp thị, bạn

có thể sử dụng hình thức quảng cáo hay làm công tác đối ngoại (public relations - PR) mà không cần phải tổ chức một sự

kiện Nhưng để một sự kiện có tác dụng, cần phải phối hợp cả quảng cáo và PR Việc phối hợp ba công cụ này cũng khác nhau tuỳ theo mỗi loại sự kiện.

10 bí quyết thành công

¾ 1 Tổ chức sự kiện là kết hợp giữa bán hàng và tiếp thị

¾ 2 Tổ chức sự kiện phải là một thành phần không thể thiếu trong chiến lược tiếp thị hỗn hợp

¾ 3 Xác định đối tượng khách hàng mục tiêu

¾ 4 Đặt mục tiêu cụ thể

¾ 5 Tổ chức sự kiện không phải là một công cụ tiếp thị đa năng

¾ 6 Với một chương trình tiếp thị kéo dài nhiều tháng liền, sự kiện thương mại chỉ cần diễn ra trong một vài ngày

¾ 7 Quảng bá sự kiện

¾ 8 Thiết lập và theo sát các mối liên hệ

¾ 9 Nhân lực là yếu tố quan trọng

Xin trân trọng cảm ơn!

TS Lưu Kiếm Thanh

HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA

77-Nguyễn Chí Thanh, Hà Nội

ĐT: 04.8357083 NR: 04.8636227 DĐ: 0913045209 E-mail: luukiemthanh@yahoo.com