To PAGE Quy trình đánh giá nội bộ Rev 07 ng TNTtt tHH theo dâi söa ®æi B¶ng theo dâi söa ®æi Stt Ngày sửa đổi Nội dung sửa đổi Lí do sửa đổ Bảng theo dõi sửa đổi 1 MỤC ĐÍCH Quy trình quy định phương p.
Trang 1tHH theo dõi sửa đổi
Bảng theo dõi sửa đổi
Stt Ngày sửa đổi Nội dung sửa đổi Lớ do sửa đổ
QUY TRèNH ĐÁNH GIÁ NỘI BỘ
Mó số: QT 04
Ngày ban hành: 20/01/2019
Họ và tờn
Chữ ký
Trang 2Bảng theo dõi sửa đổi
1 MỤC ĐÍCH
Quy trình quy định phương pháp tổ chức đánh giá nội bộ về hệ thống quản lý chất lượng (viết tắt QMS), hệ thống quản lý môi trường (viết tắt là EMS), Quy tắc ứng xử EICC và tiêu chuẩn IWAY trong công ty TNHH
2 PHẠM VI
- Quy trình này được áp dụng trong công ty TNHH
3 TÀI LIỆU LIÊN QUAN
- TCVN ISO 9001:2015
- TCVN ISO 14001:2015
- EICC V5.1
- IWAY V5.2
4 ĐỊNH NGHĨA:
- Đánh giá là quá trình có hệ thống, độc lập, và được lập thành văn bản Trong quá trình đánh giá sẽ nhận được bằng chứng đánh giá và chúng được xem xét đánh giá một cách khách quan Qua đó đánh giá, xác định được mức độ thực hiện các chuẩn mực đánh giá
- Bằng chứng đánh giá là các tài liệu, hồ sơ hay việc trình bày về sự kiện hay thông tin khác liên quan tới các chuẩn mực đánh giá và có thể kiểm tra xác nhận
- Chuẩn mực đánh giá là tập hợp các chính sách, thủ tục, quy trình hay yêu cầu được sử dụng làm căn cứ để so sánh
Trang 3tổ chức về một hệ thống, một lĩnh vực nào đó.
- Sự không phù hợp
- Các từ viết tắt
Đại diện lãnh đạo chất lượng: QMR
Đại diện lãnh đạo môi trường: EMR
Đại diện lãnh đạo về EICC và IWAY: MR
Đánh giá nội bộ: ĐGNB
Chuyên gia đánh giá nội bộ: CGDGNB
5 NỘI DUNG
5.1 Quy định về việc đánh giá
- Công ty sẽ tổ chức đánh giá nội bộ 01 lần/ năm vào cuối năm tùy theo tình hình công việc và kế hoạch để thực hiện
- Thành viên ban đánh giá phải là người đã được tham gia đào tạo khoá huấn luyện chuyên gia đánh giá nội bộ, ít nhất là trong công ty do chuyên gia đánh giá nội bộ của công ty hướng dẫn
- Chuyên gia đánh giá nội bộ là người đã tham gia khoá đào tạo chuyên gia đánh giá nội bộ do cơ quan có đủ chức năng đào tạo và được cấp chứng chỉ chuyên gia đánh giá nội bộ
- Trưởng ban đánh giá nội bộ phải là 1 chuyên gia đánh giá đánh nội bộ
5.2 Sơ đồ đánh giá nội bộ
Trang 4Trách nhiệm Sơ đồ
Ban ISO
Các phòng ban
Các phòng ban
Ban đánh giá
Ban đánh giá
Giải thích sơ đồ:
5.2.1 Lập kế hoạch đánh giá
a) Lập kế hoạch đánh giá năm
- Vào quý 1 hàng năm ban ISO có trách nhiệm lập kế hoạch đánh giá nội bộ cho
cả năm đó theo BM 01: Kế hoạch đánh giá nội bộ, rev 02
Lập kế hoạch đánh giá và thông báo tới các phòng ban
Chuẩn bị đánh giá
Tiến hành đánh giá
Báo cáo quá trình đánh giá
Theo dõi & kết thúc đánh giá
Trang 5- Ban ISO sẽ tiến hành lựa chọn thành viên cho ban đánh giá QMR, EMR và
MR sẽ chỉ định trưởng đoàn đánh giá
- Các thành viên ban đánh giá phải:
+ Là người có tính độc lập, có thể làm việc độc lập
+ Là người có năng lực và kinh nghiệm để hoàn thành việc đánh giá
- Trưởng đoàn đánh giá sẽ phân công nhiệm vụ cho từng thành viên ban đánh giá Mỗi phòng ban, bộ phận đều có ít nhất 1 thành viên chịu trách nhiệm đánh giá
- Thành viên ban đánh giá không được đánh giá phòng ban của mình
c) Lập chương trình đánh giá chi tiết
- Trước khi tiến hành đánh giá nội bộ, ban ISO có trách nhiệm lập chương trình đánh giá chi tiết theo BM 03: Chương trình đánh giá nộ bộ, rev 02
- Khi lập chương trình đánh giá chi tiết, ban ISO chú ý không bỏ sót điều khoản theo “ Tiêu chuẩn Việt Nam ISO 9001: 2015”, ISO14001:2015, “EICC V5.1”,”IWAY V5.2”, yêu cầu quản lý hóa chất trong sản phẩm và các quy trình, hướng dẫn áp dụng
- Thư ký ban ISO sẽ có trách nhiệm thông tin về kế hoạch và chương trình đánh giá cho các phòng ban liên quan trong công ty
5.2.2 Chuẩn bị đánh giá
a) Xem xét tài liệu
- Các thành viên ban đánh giá phải xem xét hệ thống tài liệu, hồ sơ của công ty, của các bộ phận từ đó biết được bộ phận mình phụ trách đánh giá sẽ phải đánh
Trang 6- Các tài liệu cần xem xét:
+ Chính sách, mục tiêu chất lượng, môi trường , an toàn sức khỏe và đạo đức kinh doanh của công ty, bộ phận
+ Sổ tay chất lượng, sổ tay môi trường
+ Các quy trình, hướng dẫn công việc
+ Các kế hoạch, báo cáo và dữ liệu về HTQLCL, HTQLMT, Quy tắc ứng xử EICC, tiêu chuẩn IWAY
+ Hồ sơ vận hành hệ thống các quá trình
+ Hồ sơ kiểm soát chất lượng, môi trường, quy tắc ứng xử EICC và tiêu chuẩn IWAY
+ Báo cáo và danh sách câu hỏi của kỳ đánh giá trước
b) Lập bảng câu hỏi
- Các thành viên ban đánh giá sau khi xem xét tài liệu, hồ sơ sẽ đưa ra danh sách câu hỏi cho phòng ban, bộ phận mình theo các điều khoản liên quan trong “ TCNV ISO 9001:2015, ISO 14001:2015, EICC V5.1, IWAY V5.2, hệ thống
“quản lý hóa chất trong sản phẩm” và các quy trình, hướng dẫn liên quan
- CGĐG lập câu hỏi phải đảm bảo tính hệ thống, không chồng chéo hoặc ban ISO đưa ra hệ thống câu hỏi theo yêu cầu của hệ thống
- CGĐG phải xác định được các hoạt động quan trọng liên quan tới phòng ban mình phụ trách đánh giá
- CGĐG sẽ lập bảng câu hỏi theo QT 04 – BM 04 dựa trên kế hoạch đánh giá bộ phận mình phụ trách
5.2.3 Tiến hành đánh giá
a) Họp khai mạc
Là hoạt động được tiến hành trước khi tiến hành đánh giá, đoàn đánh giá sẽ phải họp khai mạc, trưởng đoàn đánh giá sẽ tuyên bố:
Trang 7- Phương pháp đánh giá
- Chương trình đánh giá
- Cách tổng hợp và báo cáo kết quả đánh giá
- Giải đáp các câu hỏi thắc mắc của bên được đánh giá
Đặc biệt ban lãnh đạo công ty sẽ nhấn mạnh vai trò của đoàn đánh giá và các cam kết đoàn đánh giá phải thực hiện
b) Thu thập bằng chứng đánh giá
- Các cách thu thập bằng chứng đánh giá:
+ Xem xét, kiểm tra tài liệu bao gồm: Các chính sách, mục tiêu, Quy trình, hướng dẫn, tiêu chuẩn kỹ thuật)
+ Xem xét, kiểm tra hồ sơ bao gồm các biên bản, các biểu mẫu kiểm tra, các báo cáo, phân tích dữ liệu, lưu giữ hồ sơ)
+ Phỏng vấn trực tiếp CBCNV để kiểm tra vấn đề nhận thức, thấu hiểu của mỗi người về các vấn đề liên quan Ghi chép lại thông tin phỏng vấn
+ Quan sát: Quan sát trực tiếp các thao tác công việc của CBCNV để kiểm tra, so sánh sự tuân thủ quy định Quan sát cơ sở hạ tầng để kiểm tra sự phù hợp của môi trường làm việc, sự thích hợp của thiết bị thao tác
- Người đánh giá phải đảm bảo việc thu thập bằng chứng phải quản lý được thời gian cho phù hợp
- Bằng chứng phải được thu thập đảm bảo hợp lý với các yêu cầu của tiêu chuẩn đánh giá
- Bằng chứng được thu thập theo kiểu lựa chọn ngẫu nhiên từ thông tin được cung cấp
Trang 8- Bằng chứng phải được xâu chuỗi các sự kiện, phân tích một cách logic, không phân tán
- Trong quá trình đánh giá thu thập bằng chứng phải có sự trao đổi tránh chông chéo
- Bằng chứng phải đảm bảo sự tin cậy đẻ đưa ra kết luận chính xác
Thành viên tham gia đánh giá phải ghi lại câu hỏi và phần thực hiện của bộ phận đánh giá theo QT 04 – BM 05 để lưu lại làm bằng chứng đánh giá 5.2.4 Báo cáo đánh giá
a) Xem xét kết quả đánh giá
- Khi kết thúc quá trình đánh giá, đoàn đánh giá sẽ họp lại và trao đổi, thảo luận về các vấn đề phát hiện được
- Tập hợp các điểm mạnh của nội dung đánh giá
- Trưởng đoàn đánh giá sẽ là người đưa ra quyết định cuối cùng về các vấn
đề phát hiện được
b) Báo cáo sự không phù hợp
- Sự không phù hợp được phát hiện có thể là sự không tuân thủ hoặc do cá nhân không tuân thủ thực hiện hệ thống
- Nhắc nhở là những lỗi nhẹ như việc tuân thủ và thực hiện nhưng không được đầy đủ
- Sự không phù hợp phải được mô tả rõ ràng, kèm theo bằng chứng khách quan
- Người đánh giá trực tiếp sẽ phát hành phiếu yêu cầu hành động khắc phục theo biêu mẫu QT 26: Quy trình kiểm soát sự không phù hợp, mỗi sự không phù hợp sẽ phát hành 1 phiếu yêu cầu hành động khắc phục
- Lập báo cáo tổng hợp sự không phù hợp của cuộc đánh giá
c) Họp kết thúc
Trang 9thực hiện và hoàn thành hành động khắc phục.
5.2.5 Theo dõi và kết thúc đánh giá
- Bộ phận yêu cầu hành động khắc phục phải kết hợp bộ phận thực hiện hành động khắc phục tìm nguyên nhân không phù hợp, theo dõi, kiểm tra và xác nhận kết quả của hành động khắc phục mà mình phát hành phiếu yêu cầu hành động khắc phục Những lỗi sau khi đánh giá phát hiện ra phải được phân loại theo điều khoản ISO 9001:2015 và 14001:2015 và mức độ nặng, nhẹ hay cải tiến được ( QT04, BM08, Rev 01)
- Đoàn đánh giá phải thực hiện đánh giá hiệu quả của hành động khắc phục để đảm bảo hành động không phù hợp được loại bỏ và ngăn ngừa được tái diễn
- Khi người phụ trách đánh giá và đại diện lãnh đạo chỉ ký duyệt đóng phiếu yêu cầu khắc phục khi tin chắc khả năng tái diễn không xảy ra
5.3 Lưu hồ sơ
- Hồ sơ của cuộc đánh giá cũng như các bản yêu cầu khắc phục sẽ được ban ISO lưu giữ theo Quy trình kiểm soát hồ sơ
5.4 Trách nhiệm của các phòng ban liên quan
- Các phòng ban liên quan phải tạo điều kiện cho ban đánh giá hoàn thành nhiệm vụ: cung cấp hồ sơ, bằng chứng, thực hiện hành động khắc phục đúng thời hạn yêu cầu
6 TÀI LIỆU ĐÍNH KÈM
- BM 01: Kế hoạch đánh giá nội bộ, rev 02
- BM 02: Danh sách thành viên ban đánh giá, rev 01
Trang 10- BM 04: Bảng câu hỏi đánh giá nội bộ, rev 03
- BM 05: Bảng ghi chép quá trình đánh giá, rev 03
- BM 06: Báo cáo kết quả đánh giá nội bộ, rev 02
- BM07: Bảng Câu hỏi đánh giá Quy tắc ứng xử
EICC BM 08: Bảng phân loại cấp độ lỗi sau đánh giá nội bộ năm 2018
7 HIỆU LỰC
- Quy trình này có hiệu lực kể từ ngày: 20/01/2019