Qt 35 quy trinh phat trien san pham mau cua khach hang moi

NỘI DUNG Qui trình phát triển sản phẩm mới của khách hàng Rev 01 NỘI DUNG 1 MỤC ĐÍCH 2 PHẠM VI ÁP DỤNG 3 TRÁCH NHIỆM 4 QUY TRÌNH 5 TÀI LIỆU THAM KHÁO 6 TÀI LIỆU ĐI KÈM 7 SOẠN THẢO VÀ PHÊ DUYỆT 8 HIỆU.

NỘI DUNG

2 PHẠM VI ÁP DỤNG

3 TRÁCH NHIỆM

4 QUY TRÌNH

5 TÀI LIỆU THAM KHÁO

6 TÀI LIỆU ĐI KÈM

7 SOẠN THẢO VÀ PHÊ DUYỆT

8 HIỆU LỰC THI HÀNH

1/16

Soạn thảo Kiểm tra Phê duyệt

QUY TRÌNH PHÁT TRIỂN SẢN PHẨM MỚI CỦA

KHÁCH HÀNG

Mã số: QT 35

Lần ban hành: 0 1

Ngày ban hành: 11/10/2018

Người viết Người kiểm tra Người duyệt

Họ và tên

Chữ ký

BẢNG THEO DÕI SỬA ĐỔI

STT Ngày có hiệu

2/16

1 MỤC ĐÍCH

Quy trình quy định về chức năng nhiệm vụ của các Bộ phận, Phòng ban trong Công ty về phát triển sản phẩm mới nhằm nâng cao chất lượng phục vụ khách hàng và chất lượng sản phẩm

2 PHẠM VI ÁP DỤNG

- Nội bộ công ty TNHH

- Áp dụng phát triển sản phẩm mẫu của tất cả các khách hàng ngoài khách hàng Samsung

3 TÀI LIỆU LIÊN QUAN:

- Tiêu chuẩn ISO 9001:2015

- Tiêu chuẩn FSC-STD40-004

- Các quy trình liên quan trong hệ thống quản lý chất lượng

4 ĐỊNH NGHĨA:

Quy trình phát triển sản phẩm mới của khách hàng là hoạt động tìm kiếm và phát triển sản phẩm với các khách hàng mới Nhằm mở rộng thị trường kinh doanh và tạo dựng niềm tin trên thương trường về chất lượng sản phẩm của công ty

Quy trình là hệ thống khái quát về nhiệm vụ và trách nhiệm của các phòng ban liên quan trong việc phát triển sản phẩm mới của khách hàng

Từ viết tắt:

- KH: Khách hàng

- OM: Phòng quan hệ khách hàng

- BM: Biểu mẫu

- TP: Trưởng phòng

- BGĐ: Ban giám đốc

- MKT: Phòng maketing

- PE: Phòng PE

- QC: Phòng quản lý chất lượng

3/16

- KHSX: Phòng kế hoạch sản xuất

- SX: sản xuất

- VT: Phòng vật tư

- TCKT: Tiên chuẩn kỹ thuật

- NVL: nguyên vật liệu

- YCCM: yêu cầu cấp mẫu

- TKCB: Phòng Thiết kế chế bản

- SP: Sản phẩm

- KQ: Kết quả

5 NỘI DUNG:

5.1 Sơ đồ quy trình phát triển sản phẩm mẫu của khách hàng mới

4/16

*Chú ý: Tùy thuộc vào từng model trọng điểm theo yêu cầu của lãnh đạo sẽ có

QC cùng thực hiện trong quá trình sản xuất và kiểm tra mẫu

5/16

5.2 Giải thích sơ đồ

5.2.1 Tiếp cận khách hàng

- Phòng MKT/OM tiếp cận và tiến hành chốt Sale khách hàng khi có thông tin

về khách hàng có sử dụng bao bì trong quá trình sản xuất và phân phối sản phẩm hoặc khách hàng cũ phát triển sản phẩm mới

5.2.2 OM/Marketing

- Phòng OM/MKT thu thập các thông tin cơ bản về sản phẩm bao bì của khách

hàng sau đó tiến hành phân loại khách hàng Nếu khách hàng đó có tiềm năng

để hợp tác thì phòng OM/MKT nhận yêu cầu làm mẫu và các thông tin cần thiết (bản vẽ, FC…) để bàn giao cho PE

Sau khi tìm hiểu kỹ khách hàng, nhân viên phụ trách khách hàng thực hiện các bước nhằm đi đến ký kết hợp đồng kinh tế:

a Xem xét khả năng ký kết hợp đồng:

6/16

- Nhân viên phụ trách đánh giá tiềm năng của khách hàng và khả năng đáp ứng nhu cầu khách hàng của công ty qua QT 13-BM 03, Rev 01 trình trưởng phòng kiểm tra và giám đốc phê duyệt làm căn cứ soạn thảo hợp đồng

b Soạn thảo hoặc kiểm tra và ký kết hợp đồng:

Căn cứ vào yêu cầu của từng khách hàng Trưởng phòng sẽ soạn thảo hợp đồng hoặc kiểm tra nội dung các điều khoản trong hợp đồng khách hàng soạn thảo trình Ban giám đốc ký và gửi lại cho khách hàng

c Quản lý hợp đồng:

- Sau khi khách hàng đã ký hợp đồng, một bản hợp đồng sẽ được quản lý tại P.QHKH, bản còn lại được bàn giao cho phòng kế toán

- Vào tháng 11 hàng năm OM/MKT kiểm tra và rà soát toàn bộ hợp đồng dựa trên sổ theo dõi hợp đồng theo QT 13-BM 04, Rev 01 Đối với những hợp đồng chuẩn bị hết hiệu lực: lên kế hoạch ký tiếp hợp đồng với khách hàng theo QT

13-BM 05, Rev 01 trình ban giám đốc xét duyệt

Tất cả các chứng từ:

+ Báo giá

+ Hợp đồng

+ Packing List

+ Invoice (hóa đơn)

+ Các hồ sơ khác liên quan đến bán hàng

Đều phải thể hiện rõ các nội dung như sau:

- Chi tiết tên và địa chỉ liên lạc của công ty

- Tên và địa chỉ của khách hàng

- Ngày phát hành (Chứng từ)

- Mô tả sản phẩm

- Khối lượng sản phẩm bán ra

- Mã số chứng chỉ FSC của công ty

- Dấu hiệu rõ ràng công bố FSC cho từng hạng mục sản phẩm:

+ Công bố “FSC 100%” (FSC Pure)

7/16

+ Công bố “FSC phối trộn %” (FSC- Mixed)

+ Công bố “FSC tái chế %” (FSC- Recycle)

Theo dõi sản phẩm FSC bán ra:

- Định kỳ cập nhật sản phẩm bán ra vào sổ theo dõi xuất nhập tồn sản phẩm để nắm được các dữ liệu về sản phẩm FSC-CoC

5.2.3 Lập tiêu chuẩn kỹ thuật và báo giá sản sản phẩm

- Phòng PE nhận thông tin của MKT/OM thông qua BM QT15 –BM04, Rev 01: Giấy đề nghị phòng PE

=> PE kiểm tra dữ liệu, và lập TCKT Draft (khổ giấy, loại giấy, định lượng, ghép khuôn, bản in…) theo BM QT 15- BM01, rev 01 để phục vụ cho buổi họp phát triển sản phẩm mới

Dựa vào dữ liệu của khách hàng để lập TCKT Draft theo BM QT 15- BM01,

tự chủ động liên hệ với khách hàng để giải quyết hoặc yêu cầu OM/MKT xác nhận lại với khách hàng)

Bản TCKT Draft phải được hoàn thiện sau 4h kể từ khi nhận được yêu cầu từ

biệt

Bản TCKT Draft sẽ được hủy bỏ sau khi có bản TCKT làm mẫu chính thức

ở bước

- Từ TCKT phòng PE xác định các NVL cần sử dụng cho sản phẩm và tiến hành làm bảng giá cho sản phẩm gửi cho phòng VT

5.2.4 Kết quả đánh giá về giá sản phẩm của Vật tư

Phòng vật tư nhận TCKT-draft và bản giá của PE tiến hành rà soát, kiểm tra và đánh giá lựa chọn NVL phù hợp cho SX mẫu theo Quy trình 17- QT mua hàng Bảng giá của PE không phù hợp quay về bước 5.2.3 nếu phù hợp vật tư sẽ lập bản giá và chuẩn bị NVL cần thiết cho SX mẫu, chuyển sang bước 5.2.4

5.2.5 PE

PE nhận TCKT đã qua phê duyệt của PE, chỉnh sửa TCKT ( nếu cần và thông qua trao đổi với VT) và chuyển giao cho phòng OM/MKT

5.2.6 OM/MKT

Nhân viên phụ trách của OM/MKT nhận yêu cầu báo giá và làm mẫu của PE và các thông tin đến phòng ban

5.2.7 OM/MKT, VT, PE, BLĐ

OM/MKT thông tin tới các bộ phận liên quan và tổ chức họp triển khai sản phẩm mới, sau khi các bộ phận thống nhất về giá và TCKT

8/16

5.2.8 OM/MKT

Căn cứ vào tiêu chuẩn kỹ thuật nhân viên phụ trách tính giá và gửi cho khách hàng theo QT 13-BM 01, Rev 01 hoặc theo biểu mẫu khách hàng yêu cầu

5.2.9 Kết quả đánh giá về giá sản phẩm của khách hàng

Nếu khách hàng chấp nhận giá thực hiện bước 5.2.10, khách hàng không chấp nhận giá quay lại bước 5.2.4 nếu liên quan đến yêu cầu của khách hàng quay lại bước 5.2.3

5 2.10 OM/MKT

- OM/MKT gửi thông tin mời tất cả các bộ phận liên quan họp về sản phẩm mới sau khi phòng PE hoàn thiện TCKT Draft ( hình thức: gửi mail, thông tin tại các buổi họp giao ban, )

- Dựa vào yêu cầu và thông tin của khách hàng OM/MKT đưa ra các thông tin: + Thời gian gửi mẫu, chuẩn bị NVL phụ, khuôn, thiết kế, MP…, thời gian giao hàng hàng loạt (nếu có)

+ Các yêu cầu đặc biệt liên quan đến sản phẩm mới: chất lượng, màu sắc, quy cách (nếu có),… và thời gian hoàn thiện

- Căn cứ vào thông tin OM/MKT và PE các bộ phận liên quan đưa ra ý kiến để cùng chốt TCKT làm mẫu

- OM/MKT lập yêu cầu làm mẫu và thời gian hoàn thiện chuyển cho P.KHSX

để lập KHSX mẫu

- OM/MKT làm biên bản họp ghi rõ nhiệm vụ của từng cá nhân, bộ phận thời gian hoàn thành để gửi cho các bộ phận liên quan

5.2.11 TCKT mẫu,đặt khuôn, bản in

a Phòng PE lập TCKT chuyển phòng KHSX

Bộ tiêu chuẩn kĩ thuật gồm:

(1)TCKT

(2)Bản vẽ KT

(3)Maket (Artwork)

2 Phòng PE lập bản vẽ khuôn bế, ép nhũ, các loại khác

9/16

Tùy thuộc vào tiêu chuẩn kĩ thuật làm khuôn, bản in Offset hay bản in Flexo

sẽ được giải quyết như sau:

 Khuôn:

- TCKT làm khuôn phòng PE chuyển yêu cầu sang phòng vật tư

- Dựa trên tiêu chuẩn kĩ thuật phòng vật tư và PE tìm kiếm - liên hệ nhà cung cấp

- Sau khi nhà cung cấp hoàn thành khuôn sẽ chuyển về phòng vật tư

- Khi khuôn được chuyển về phòng vật tư sẽ báo IQC kiểm tra khuôn theo QT 29- Qui trình kiểm tra NVL

- IQC kiểm tra khuôn kết quả OK/NG sẽ bàn giao khuôn cho PE tiếp nhận

- PE nhận khuôn và tiến hành lập TCKT làm mẫu gửi OM/MKT

- Phòng PE chuyển Maket (Artwork) và TCKT mẫu sang Phòng thiết kế chế bản

 Bản in Offset:

- Phòng Thiết kế tiến hành chế bản và chuyển bản in xuống bộ phận sản xuất in

 Bản in Flexo:

(1)Phòng PE chuyển Maket (Artwork) và TCKT mẫu sang phòng thiết kế chế bản

- Phòng TKCB làm Maket (Artwork) của Việt Hưng, ký xác nhận sau khi đã so sánh với Maket của khách hàng ( tích chữ “o” ở tất cả nội dung đã kiểm tra) và chuyển sang PE, nhân viên PE sẽ kiểm tra Maket của phòng Thiết kế làm 1 lần nữa so với Maket của khách hàng để tránh sai sót do thiết kế, sau khi kiểm tra nhân viên PE sẽ tích chữ “v” ở tất cả nội dung đã kiểm tra

10/16

- Dựa trên TCKT làm mẫu và Maket đã được 2 bộ phòng Thiết kế chế bản và

PE xác nhận TKCB ra bản in đối với bản in …… tự làm hoặc cùng với vật tư liên hệ nhà cung cấp làm bản in

*Đối với bản in đặt ngoài:

- Nhà cung cấp hoàn thành chuyển bản in về phòng vật tư

- Khi bản in được chuyển về phòng vật tư sẽ báo IQC kiểm tra bản in theo QT 29- Qui trình kiểm tra NVL

- IQC kiểm tra bản in kết quả OK/NG sẽ bàn giao bản in cho TKCB tiếp nhận

*Đối với bản in TKCB của Việt Hưng tự làm bản in Flexo thì IQC không cần kiểm tra:

- TKCB chuyển bản in và chuyển Maket (Artwork) có xác nhận của PE cho sản xuất hoặc bộ phận PE tự giao cho sản xuất

5.2.12 Sản xuất mẫu

a Yêu cầu làm mẫu

OM/MKT nhận tiêu chuẩn kĩ thuật làm mẫu từ PE sau đó điền các thông tin cần thiết yêu cầu làm mẫu theo BM QT 15-BM-01, rev 02 và thời gian hoàn thiện gửi cho KHSX để lập kế hoạch sản xuất mẫu

b Kế hoạch sản xuất mẫu

- KHSX nhận YCCM từ OM/MKT lập KHSX mẫu, gửi KHSX mẫu tới các bộ phận liên quan để các bộ phận chuẩn bị các điều kiện sản xuất và hoàn thiện mẫu đúng thời hạn

- KHSX chịu trách nhiệm giám sát tiến độ sản xuất mẫu để đảm bảo mẫu được hoàn thành đúng kế hoạch

c Sản xuất mẫu

11/16

- Bộ phận sản xuất nhận KHSX mẫu và bộ TCKT (bao gồm: Tiêu chuẩn kĩ

thuật sản phẩm, maket của khách hàng, bản vẽ của khách hàng, maket của Việt Hưng) từ KHSX

- Bộ phận sản xuất xác nhận kế hoạch sản xuất mẫu và thông tin KHSX Bộ phận sản xuất tiến hành sản xuất mẫu theo đúng tiến độ KHSX đưa ra, khi sản xuất mẫu bắt buộc phải có sự giám sát của các bộ phận PE, QC

- Bộ phận sản xuất mẫu và limit sản phẩm mới bắt buộc phải có sự giám sát của PE và QC

- Trong trường hợp không có bộ phận PE giám sát thì phải có sự xác nhận đồng

ý của GĐNM / KHSX trong cuộc họp trước khi kết thúc công việc hàng ngày

và phòng PE phải bàn giao toàn bộ bản vẽ, Artwork, TCKT Bộ phận SX chịu trách nhiệm về tiến độ sản xuất mẫu

5.2.13 Kiểm tra mẫu

- Các bộ phận OM/MKT, PE, QC kết hợp kiểm tra mẫu trước khi gửi cho khách hàng

- PE có trách nhiệm kiểm tra mẫu theo trình tự sau:

(1) Kiểm tra nội dung: So sánh sản phẩm mẫu với bản gốc của khách hàng và maket của Việt Hưng (đánh dấu từng vị trí trên nội dung của sản phẩm mẫu khi

so sánh với bản vẽ của khách hàng Ghi đầy đủ thông tin: ngày tháng, tên người kiểm tra… lên sản phẩm mẫu và lưu lại

(2) Kiểm tra kích thước: Đo kích thước của sản phẩm mẫu của Việt Hưng và so sánh với kích thước trên bản vẽ của khách hàng

=> Ghi lại kết quả kiểm tra được trực tiếp lên sản phẩm mẫu Ghi đầy đủ thông tin ngày tháng, người kiểm tra lên sản phẩm mẫu và lưu lại

(3) Kiểm tra linh kiện phụ (nếu có)

- Linh kiện phụ bao gồm: quây, cushion, xốp,… những linh kiện không phải do Việt Hưng sản xuất

=> Bắt buộc phải kiểm tra so sánh với bản vẽ gốc hoặc sản phẩm mẫu của khách hàng

12/16

(4) Test độ tin cậy và hóa chất của sản phẩm, ngoại quan, nội dung, …bao gồm:

- Test độ tin cậy: Bắn bục, nén sập, trọng lượng sản phẩm… theo yêu cầu của khách hàng

- Test hóa chất: Rohs, TVOC, Formandehyd,…theo yêu cầu của khách hàng

=> Nếu kết quả OK: bộ phận PE, QC đồng thời làm biên bản kiểm tra mẫu (đối với những khách hàng có yêu cầu gửi biên bản kiểm tra kèm theo mẫu hoặc làm approval sheet theo form, hệ thống của khách hàng)…

- Sau đó PE chọn mẫu theo yêu cầu, bàn giao mẫu và biên bản kiểm tra mẫu (nếu có) cho OM/MKT để phòng OM/MKT gửi mẫu đến khách hàng

- PE phải lưu mẫu OK để bàn giao cho các bộ phận liên quan trong trường hợp khách hàng không trả lại mẫu chuẩn hoặc khi QC cần mẫu để gửi cho khách hàng test Firt Lot

=> Nếu kết quả NG: Quay lại các bước yêu cầu làm mẫu

14 Giao mẫu

-Phòng OM/MKT, chịu trách nhiệm đi giao mẫu tới khách hàng

- Mẫu và limit giao tới khách hàng bắt buộc phải có xác nhận cảu các bộ phận

PE, QC và sản xuất

- Chú ý: trong những trường hợp đặc biệt GĐNM yêu cầu hoặc yêu cầu riêng của khách hàng thì PE, QC hỗ trợ vấn đề giao mẫu

15 Kết quả duyệt mẫu

- Phòng OM/MKT, PE nhận thông tin phản hồi của khách hàng

- Nếu kết quả OK OM/MKT lấy mẫu khách hàng ký duyệt về bàn giao cho bộ

liên quan:

+ OM/MKT gửi yêu cầu bộ phận PE ra TCKT SX và tổ chức họp chuẩn bị sản xuất với các phòng ban liên quan

+ PE, QC, SX thông tin vấn đề khó khan gặp phải khi làm mẫu để đưa ra đối sách khi sản xuất hàng loạt PE lập TCKT bàn giao tới các bộ phận

13/16

+ Phòng KHSX lập KHSX hàng loạt dựa trên căn cứ thông tin đặt hàng từ

- Nếu kết quả NG: OM/MKT họp các bộ phận liên quan để triển khai lại (quay lại bước 5.2.12)

5.2.16 OM/MKT

Nhận thông tin và những yêu cầu đã qua đàm phán với khách hàng thông tin đến PE để chuẩn bị cho công tác sản xuất hàng loạt

5.2.17 Tiêu chuẩn kỹ thuật sản xuất

- PE bàn giao tiêu chuẩn kĩ thuật sản xuất cho các bộ phận: QA, KHSX, vật tư,

sản xuất In, sản xuất các công đoạn gồm:

+ Bộ TCKT sản phẩm

+ Mẫu Box

- KHSX: nhận TCKT SP gồm:

(1)Tiêu chuẩn kĩ thuật sản phẩm;

(2) Maket: bản vẽ nội dung của khách hàng Tùy thuộc vào nội dung có thể đọc được in A3 hoặc A4

(3) Bản vẽ của khách hàng: gồm kích thước sản phẩm, cơ cấu NVL yêu cầu trong công đoạn sản xuất

(4)Maket của Việt Hưng do phòng thiết kế chế bản lập ra phải có xác nhận của PE

+ Bộ phận KHSX bàn giao TCKT sản xuất cho các bộ phận liên quan

+ QA và sản xuất: Nhận mẫu khách hàng ký duyệt hoặc mẫu sao y từ P PE, bản vẽ gốc của khách hàng,

(5) Mẫu box

=> Mẫu bắt buộc phải là mẫu do khách hàng phê duyệt đối với khách hàng trả lại mẫu chuẩn hay PE lập ra phải được so sánh trực tiếp với bản vẽ gốc của

14/16

khách hàng và quản lý PE phê duyệt (đối với khách hàng không trả lại mẫu chuẩn)

5.2.18 Nhóm giá

Nhóm giá tiến hành kiểm tra, rà soát lại các tiêu chuẩn trong TCKT sản xuất có phù hợp với TCKT của khách hàng hay không

Họp bàn chuẩn bị trang thiết bị, NVL… lên kế hoạch để sản xuất sản phẩm

5.2.19 Họp sản xuất hàng loạt

- OM/MKT tổ chức các bộ phận liên quan để triển khai sản xuất:

+ Số lượng giao hàng, thời gian giao hàng

+ Các vấn đề chú ý: Chất lượng, tiêu chuẩn đóng gói

Đối với mẫu thay đổi thì ngoài những tài liệu trên phòng PE phải kèm theo CTKT để thông tin sự thay đổi tới các phòng ban liên quan (QA, OM/MKT, QLSX, SX, Vật tư, QA-Môi trường)

- Đối với những khách hàng do P MKT phát triển, sau khi họp chuẩn bị sản xuất xong P MKT bàn giao thông tiên khách hàng mới/ sản phẩm mới cho

OM, QC theo QT15- BM05, Rev 01 Phòng QHKH có trách nhiệm tiếp nhận,

xử lý đơn hàng và giao hàng theo QT13 – Quản lý bán hàng

20 Sản xuất hàng loạt

Tiến hành sản xuất hàng loạt sản phẩm tuân theo Quy trình 24- QT sản xuất sản phẩm

21 Sản phẩm

Việt Hưng tiến hành kiểm tra sản phẩm theo Quy trình 30: QT quản lý chất lượng công đoạn Và lưu trữ sản phẩm trước khi xuất hàng trong kho theo QT

32 : QT Quản lý kho thành phẩm

6 TÀI LIỆU ĐÍNH KÈM

- QT 13-BM 01, Rev 01: Bảng báo giá

- QT 13-BM 02, Rev 01: Sổ theo dõi mẫu

- QT 13-BM 03, Rev 01: Đánh giá tiềm năng của khách hàng

- QT 13-BM 04, Rev 01: Sổ theo dõi hợp đồng

- QT 13-BM 05, Rev 01: Kế hoạch ký kết hợp đồng

15/16