- Phân tích được các tính chất của dự án và nắm bắt một số nguyên nhân thất bại - Theo quan điểm chung dự án là một lĩnh vực hoạt động đặc thù, một nhiệm vụ cần phải thực hiện theo một p
TỔNG QUAN VỀ QUẢN LÝ DỰ ÁN CÔNG NGHỆ THÔNG TIN
DỰ ÁN
1.1.1 Khái niệm về dự án.
Dự án là tập hợp các hoạt động liên quan, được thực hiện trong khoảng thời gian có hạn với nguồn lực giới hạn, đặc biệt là nguồn tài chính, nhằm đạt được các mục tiêu rõ ràng và cụ thể Mục đích của dự án là đáp ứng nhu cầu của đối tượng hướng tới, đảm bảo hiệu quả và thành công trong phạm vi hạn chế về nguồn lực.
Dự án là một lĩnh vực hoạt động đặc thù, đòi hỏi phải thực hiện theo phương pháp riêng biệt để đảm bảo thành công Mỗi dự án cần có nguồn lực phù hợp, kế hoạch tiến độ rõ ràng và chiến lược cụ thể nhằm tạo ra sản phẩm mới đáp ứng yêu cầu đề ra.
1.1.2 Tính chất của dự án
Một dự án thành công cần có mục tiêu và kết quả rõ ràng, như xây dựng một tòa nhà chung cư, một hệ thống mạng của cơ quan hoặc hệ thống cáp truyền hình Xác định rõ mục tiêu giúp định hướng công việc và đảm bảo các kết quả đạt được phù hợp với yêu cầu đã đề ra Việc đặt ra mục tiêu rõ ràng là yếu tố then chốt để dự án có thể thành công và mang lại hiệu quả cao.
Dự án có thời gian tồn tại hữu hạn, với các giới hạn về chi phí và nguồn lực, giống như các thực thể sống trải qua các giai đoạn hình thành, phát triển và kết thúc Khi dự án kết thúc, kết quả được chuyển giao và đưa vào khai thác sử dụng, đồng thời tổ chức dự án sẽ tiến hành giải thể.
Sản phẩm của dự án mang tính mới và đặc thù, khác biệt hoàn toàn với các quá trình sản xuất liên tục, lặp đi lặp lại Thay vì tạo ra sản phẩm hàng loạt, dự án tập trung vào sự sáng tạo và độc đáo, thể hiện rõ tinh thần đổi mới của con người Nhờ đó, các sản phẩm và dịch vụ thu được từ dự án đều mang tính duy nhất và khác biệt so với các sản phẩm cùng loại trên thị trường.
- Dự án liên quan đến nhiều bên, tính trình tự trong quá trình thực hiện dự án
1.1.3 Một số nguyên nhân thất bại của dự án
Dự án thất bại có thể vì những nguyên nhân sau:
- Quan niệm sai và hiểu sai về dự án
- Chỉ có nhóm dự án là quan tâm tới kết quả của dự án
- Không có ai chịu trách nhiệu về dự án
- Không có cấu trúc dự án, không có kế hoạch dự án hoặc có kế hoạch dự án nhƣng xem thường kế hoạch dự án
- Kế hoạch dự án thiếu chi tiết
- Dự án không đƣợc theo dõi và so sánh với kế hoạch ban đầu
- Dự án không có đủ ngân sách và nguồn lực
- Thiếu sự giao tiếp, liên lạc trong ban Quản lý dự án
- Không phân biệt rõ mục tiêu của dự án
QUẢN LÝ DỰ ÁN
1.2.1 Khái niệm về quản lý dự án
Quản lý dự án (QLDA) là quá trình sử dụng các công cụ, kiến thức và kỹ thuật để định nghĩa, lập kế hoạch, triển khai, điều phối, kiểm soát và hoàn thành dự án một cách hiệu quả Một dự án được quản lý tốt đảm bảo khi kết thúc, đáp ứng đầy đủ các yêu cầu về thời hạn, chi phí và chất lượng kết quả, giúp đáp ứng mong đợi của chủ đầu tư và đảm bảo thành công của dự án.
1.2.2 Các nội dung chính của quản lý dự án
- Quản lý vĩ mô và quản lý vi mô đối với các dự án
Quản lý vĩ mô đối với dự án
Quản lý vĩ mô hay quản lý nhà nước đối với dự án là quá trình thực hiện các biện pháp toàn diện nhằm tác động đến các yếu tố ảnh hưởng đến quá trình hình thành, thực hiện và kết thúc dự án Việc này đảm bảo sự điều phối, kiểm soát và ổn định trong quá trình phát triển dự án, từ đó thúc đẩy hiệu quả và bền vững Quản lý vĩ mô đóng vai trò quan trọng trong việc thúc đẩy sự phát triển kinh tế xã hội thông qua các chính sách, quy định và biện pháp quản lý phù hợp.
Quản lý vi mô đối vơi hoạt động dự án
Quản lý dự án ở tâm vi mô tập trung vào việc điều hành các hoạt động cụ thể của dự án, bao gồm lập kế hoạch, điều phối và kiểm soát các hoạt động để đảm bảo mục tiêu dự án được hoàn thành hiệu quả.
Quản lý dự án bao gồm hàng loạt vấn đề nhƣ quản lý thời gian, chi phí, nguồn vốn đầu tƣ, rủi ro, quản lý hoạt động mua bán
- Lĩnh vực quản lý dự án
Lập kế hoạch tổng quan cho dự án là bước quan trọng giúp tổ chức dự án theo trình tự logic, đảm bảo các mục tiêu được phân chia thành các công việc cụ thể Quá trình này bao gồm việc hoạch định chương trình thực hiện nhằm xử lý hiệu quả các lĩnh vực quản lý khác nhau của dự án Việc lập kế hoạch tổng quan giúp kết hợp chính xác và đầy đủ các yếu tố liên quan, đảm bảo dự án diễn ra suôn sẻ và đạt được mục tiêu đề ra.
Quản lý phạm vi dự án đóng vai trò quan trọng trong việc xác định và giám sát mục tiêu, mục đích của dự án, đảm bảo các công việc phù hợp với phạm vi đã định Việc xác định rõ các nhiệm vụ thuộc dự án giúp kiểm soát tiến độ và ngân sách hiệu quả, đồng thời ngăn chặn các công việc nằm ngoài phạm vi gây ảnh hưởng đến thành công chung của dự án Quản lý phạm vi còn giúp phân biệt rõ ràng các công việc cần thực hiện và những công việc không nằm trong phạm vi dự án để đảm bảo việc triển khai đúng kế hoạch Điều này tăng khả năng thành công của dự án, tối ưu hóa nguồn lực và nâng cao hiệu quả quản lý dự án toàn diện.
Quản lý thời gian là quá trình lập kế hoạch, phân phối và giám sát tiến độ để đảm bảo hoàn thành dự án đúng hạn Nó giúp xác định rõ thời gian cho từng công việc, từ việc bắt đầu đến kết thúc, đồng thời đảm bảo toàn bộ dự án hoàn thành đúng tiến độ đã đề ra Quản lý thời gian hiệu quả giúp tối ưu hóa nguồn lực và nâng cao năng suất làm việc.
Quản lý chi phí dự án là quá trình dự toán, theo dõi và kiểm soát ngân sách theo tiến độ cho từng công việc cũng như toàn bộ dự án, giúp đảm bảo dự án không vượt quá ngân sách đề ra Việc tổ chức, phân tích số liệu và lập báo cáo về chi phí đóng vai trò quan trọng trong việc phản ánh chính xác tình hình tài chính của dự án Quản lý chi phí hiệu quả giúp giảm thiểu rủi ro và nâng cao khả năng kiểm soát tài chính, đảm bảo tiến độ và chất lượng dự án đạt yêu cầu.
Quản lý chất lượng là quá trình theo dõi và đảm bảo các tiêu chuẩn chất lượng được thực hiện đúng quy trình, nhằm đảm bảo sản phẩm của dự án đáp ứng đầy đủ mong muốn và yêu cầu của chủ đầu tư Quản lý chất lượng giúp nâng cao uy tín dự án, giảm thiểu tối đa các sai sót, và đảm bảo sản phẩm cuối cùng đạt tiêu chuẩn cao nhất Việc triển khai các hoạt động kiểm tra, giám sát chất lượng thường xuyên góp phần duy trì hiệu quả và đáp ứng các tiêu chuẩn quốc tế, nâng cao sự hài lòng của khách hàng và đạt được thành công lâu dài cho dự án.
Quản lý nhân lực đóng vai trò quan trọng trong việc hướng dẫn và phối hợp các nỗ lực của các thành viên tham gia dự án để đạt được mục tiêu đề ra Đây là yếu tố quyết định việc sử dụng lực lượng lao động một cách hiệu quả, giúp nâng cao năng suất và thành công của dự án Quản lý nhân lực hiệu quả góp phần tối ưu hóa nguồn lực, đảm bảo tiến độ và chất lượng công việc.
ĐỐI TƢỢNG THAM GIA DỰ ÁN
Quản lý hợp đồng và hoạt động mua bán
- Quản lý theo chu kỳ của dự án
Chu kỳ dự án xác định thời điểm bắt đầu, thời điểm kết thúc và thời gian thực hiện dự án
Chu kỳ dự án xác định những công việc nào sẽ đƣợc thực hiện trong từng pha và ai sẽ tham gia thực hiện
Chu kỳ của một dự án sản xuất công nghiệp thường bao gồm bốn giai đoạn chính: xây dựng ý tưởng, giai đoạn phát triển, giai đoạn triển khai và giai đoạn kết thúc Trong giai đoạn đầu, ý tưởng dự án được hình thành và xác định mục tiêu Tiếp theo là giai đoạn phát triển, nơi các kế hoạch và thiết kế chi tiết được thực hiện để chuẩn bị cho giai đoạn triển khai Giai đoạn triển khai là thời điểm thực hiện các hoạt động sản xuất dự án theo kế hoạch đã đề ra Cuối cùng, giai đoạn kết thúc nhằm đánh giá kết quả, rút ra bài học kinh nghiệm và đưa ra các bước tiếp theo phù hợp.
1.3 ĐỐI TƯỢNG THAM GIA DỰ ÁN
Nhà tài trợ đảm nhận trách nhiệm cuối cùng đối với thành công của dự án, bao gồm việc ký kết hoàn tất các tài liệu lập kế hoạch và các yêu cầu thay đổi cần thiết để đảm bảo tiến trình dự án diễn ra suôn sẻ và hiệu quả.
- Đồng thời cho phép nhóm quản lý dự án sử dụng các nguồn lực, bảo vệ và cố vấn cho nhóm quản lý dự án
Trong quá trình thực hiện dự án, nhà tài trợ đóng vai trò quan trọng trong việc xem xét lại các tiến trình và đảm bảo chất lượng dự án Họ còn tham gia cắt băng khai trương, khánh thành dự án, ký kết các văn bản và công bố tôn chỉ của dự án nhằm đảm bảo mọi hoạt động diễn ra đúng quy trình và đạt tiêu chuẩn đề ra.
Trong trường hợp nhà tài trợ không phải là đơn vị triển khai sản phẩm của dự án, nhà tài trợ chính thường là khách hàng quan trọng Khách hàng này đóng vai trò là đối tượng chính chịu trách nhiệm hỗ trợ và duy trì dự án, đồng thời có nhiệm vụ đảm bảo các yêu cầu và mục tiêu của dự án được thực hiện đúng tiến độ và chất lượng Việc xác định rõ vai trò của khách hàng giúp nâng cao hiệu quả hợp tác, tối ưu hóa nguồn lực, và đảm bảo thành công cho dự án.
- Nhận đầu ra của dự án
- Thanh toán cho đầu ra dự án
- Xác định nhu cầu cho đầu ra dự án
- Có thể là nhiều công ty hay cá nhân với những đặc điểm và yêu cầu trái ngƣợc nhau
1.3.3 Ban quản lý dự án
- Làm việc với các đối tƣợng liên quan để định nghĩa dự án
Lập kế hoạch, sắp xếp lịch trình và dự thảo ngân sách cho các hoạt động dự án là bước quan trọng để đảm bảo tiến độ và hiệu quả công việc Việc phối hợp cùng đội ngũ ban đầu giúp xác định rõ các mục tiêu, phân công nhiệm vụ phù hợp và dự báo các nguồn lực cần thiết Sau đó, lãnh đạo nhóm dự án sẽ chỉ đạo nhóm thực thi kế hoạch một cách hiệu quả, đảm bảo dự án diễn ra theo đúng kế hoạch đề ra.
- Giám sát hiệu quả hoạt động và thực hiện các hoạt động hiệu chỉnh
- Thường xuyên thông báo cho nhà tài trợ và các đối tượng liên quan dự án: đưa ra yêu cầu và trình bày những thay đổi về phạm vi
- Đóng vai trò là người trung gian giữa nhóm dự án và các đối tượng liên quan
Tổ chuyên môn là một bộ phận cấu thành trong bộ máy tổ chức, quản lý
502 Bad GatewayUnable to reach the origin service The service may be down or it may not be responding to traffic from cloudflared
502 Bad GatewayUnable to reach the origin service The service may be down or it may not be responding to traffic from cloudflared
1.3.5 Hướng dẫn trợ giúp đối với dự án CNTT
502 Bad GatewayUnable to reach the origin service The service may be down or it may not be responding to traffic from cloudflared
- Công tác xây dựng, thẩm định, góp ý, rà soát, hệ thống hoá các văn bản pháp luật về trợ giúp pháp lý:
Chủ trì và phối hợp với các đơn vị thuộc Cục xây dựng dự thảo chiến lược, quy hoạch và chương trình quốc gia về trợ giúp pháp lý, đồng thời tham gia xây dựng các kế hoạch, đề án và các dự thảo văn bản quy phạm pháp luật liên quan Ngoài ra, còn tham gia phát triển chiến lược, quy hoạch, kế hoạch phát triển dài hạn, trung hạn và hàng năm của ngành Tư pháp, cũng như các dự thảo văn bản khác được Cục trưởng phân công.
Chủ trì và phối hợp với các đơn vị trực thuộc Cục tổ chức thẩm định, góp ý đối với các dự thảo văn bản quy phạm pháp luật liên quan đến lĩnh vực trợ giúp pháp lý nhằm đảm bảo tính hợp pháp và phù hợp với quy định của pháp luật Quá trình này giúp nâng cao chất lượng các văn bản pháp lý, thúc đẩy sự phát triển của hệ thống trợ giúp pháp lý quốc gia Việc tham gia ý kiến đối với dự thảo luật và pháp luật mới là bước quan trọng để đảm bảo các chính sách pháp luật phản ánh đúng thực tiễn và đáp ứng nhu cầu của người dân Đây là hoạt động chủ đạo giúp nâng cao hiệu quả thực thi chính sách trợ giúp pháp lý và bảo vệ quyền lợi hợp pháp của các đối tượng yếu thế trong xã hội.
+ Tham gia góp ý đối với các dự án, dự thảo văn bản quy phạm pháp luật, đề án, kế hoạch
- Công tác tổ chức và theo dõi việc thực hiện pháp luật về trợ giúp pháp lý
Tham gia góp ý vào các dự án, dự thảo văn bản quy phạm pháp luật, đề án, kế hoạch, và văn bản nội bộ do các đơn vị trong Cục soạn thảo để Cục trưởng ban hành theo thẩm quyền Chủ trì hoặc tham gia thẩm định, góp ý đối với các dự án và dự thảo văn bản khác do Cục trưởng phân công Đây là quy trình đảm bảo các văn bản pháp lý đúng quy định và phù hợp với mục tiêu của cơ quan.
- Công tác tổ chức và theo dõi việc thực hiện pháp luật về trợ giúp pháp lý
Tổ chức thực hiện theo dõi, đôn đốc, kiểm tra và hướng dẫn việc thực hiện chiến lược, chương trình quốc gia, quy hoạch, kế hoạch, dự án, quy chế và văn bản quy phạm pháp luật về trợ giúp pháp lý Đồng thời, đảm bảo việc ban hành hoặc phê duyệt các văn bản nội bộ phù hợp, cập nhật và đúng tiến trình, góp phần nâng cao hiệu quả công tác trợ giúp pháp lý và đáp ứng nhu cầu của người dân.
- Đầu mối thực hiện nhiệm vụ nghiên cứu khoa học trợ giúp pháp lý
QUẢN LÝ DỰ ÁN CÔNG NGHỆ THÔNG TIN
- Dự án Công nghệ thông tin = dự án liên quan đến phần cứng, phần mềm và mạng
Quản lý dự án Công nghệ thông tin là quá trình lập kế hoạch, theo dõi và quản lý các dự án trong ngành công nghệ thông tin Tài liệu này đề cập đến các nội dung quan trọng như tư duy chiến lược, kỹ thuật lập kế hoạch dự án, cùng các phương pháp quản lý chung giúp đảm bảo dự án thành công Việc nắm bắt các vấn đề này giúp nâng cao hiệu quả, kiểm soát tiến độ và chất lượng dự án CNTT một cách dễ dàng và chuyên nghiệp.
1.4.2 Các công việc của quản lý dự án công nghệ thông tin
- Mô tả các mục tiêu của dự án
- Các yêu cầu về tài chính, thời gian, hiệu quả công việc
- Các yếu tố rủi ro
- Kế hoạch cuối cùng của dự án
- Quản trị các giai đoạn của dự án/Vòng đời của một dự án
Dự án là gì? Nêu một số nguyên nhân dẫn đến sự thất bại của dự án
Quản lý dự án là gì? Những đối tƣợng tham gia vào dự án
Quản lý dự án liên quan đến các lãnh vực khác nhƣ thế nào?
Trình bày các sự kiện chính trong lịch sử quản trị dự án Dự án nào đầu tiên sử dụng kỹ thuật quản lý dự án “hiện đại”
Quản lý dự án gồm 5 giai đoạn chính: khởi động, lập kế hoạch, thực thi, điều khiển và kết thúc Trong số này, giai đoạn lập kế hoạch thường chiếm nhiều thời gian nhất do yêu cầu xác định rõ mục tiêu, phạm vi và nguồn lực dự án để đảm bảo thành công Mỗi quy trình đều đặt ra những thử thách riêng, như việc xác định chính xác mục tiêu, quản lý rủi ro, phân bổ nguồn lực hợp lí và duy trì tiến độ Các thành viên dự án phải đối mặt với áp lực về thời gian, sự phối hợp liên tục và yêu cầu giải quyết nhanh chóng các vấn đề phát sinh nhằm đảm bảo tiến trình dự án theo kế hoạch đề ra.
TÀI LIỆU MÔ TẢ DỰ ÁN
MỤC ĐÍCH-MỤC TIÊU DỰ ÁN
Mục tiêu của dự án
Mọi dự án bắt đầu từ việc xác định vấn đề thực tế cần giải quyết Đặt ra các yêu cầu cụ thể giúp định hướng quá trình thực hiện dự án hiệu quả hơn Mục tiêu của dự án là giải quyết vấn đề này, và việc xác định rõ các mục tiêu từ đầu là yếu tố then chốt để đảm bảo thành công Viết rõ ràng các mục tiêu giúp dự án dễ dàng theo dõi và hoàn thành đúng tiến độ.
Mục đích của dự án
Mục đích cuối cùng của quản lý dự án là đảm bảo dự án được thực hiện thành công Một dự án thành công dựa trên bốn tiêu chí chính gồm đạt được mục tiêu đề ra, đúng tiến độ, trong phạm vi ngân sách và đáp ứng yêu cầu chất lượng Quản lý dự án hiệu quả giúp tối ưu hóa các nguồn lực, giảm thiểu rủi ro và đảm bảo các mục tiêu chiến lược của tổ chức được thực hiện một cách suôn sẻ Việc hiểu rõ các tiêu chí đánh giá thành công giúp các nhà quản lý đưa ra các quyết định chính xác, nâng cao hiệu quả dự án.
Sản phẩm cuối cùng của dự án chính là đáp ứng đúng yêu cầu của người dùng, đảm bảo chất lượng và chức năng như mong đợi Quá trình thực hiện dự án phải tuân thủ thời gian và ngân sách, với mức vượt dự kiến không quá 10% kinh phí ban đầu Việc kiểm soát này đảm bảo dự án đạt hiệu quả cao nhất trong phạm vi ngân sách đã định.
- Người dùng hài lòng với quá trình thực hiện dự án
- Các cấp quản lý phía trên của dự án đƣợc cung cấp đầy đủ thông tin về thực hiện dự án
- Những người thực hiện dự án phải thoải mái, phấn khởi, tích lũy được kinh nghiệm và tăng thêm thu nhập
TÀI LIỆU MÔ TẢ DỰ ÁN
Là tài liệu xác định ra phạm vi của dự án và trách nhiệm của những người tham dự
- Là cơ sở để thống nhất ý kiến những bên tham gia dự án Khi thống nhất tài có nghĩa các bên đã nhất trí
- Tài liệu còn đƣợc xem là bản cam kết giữa các bên tham gia a Mục đích
Tài liệu này giúp nhóm dự án nắm bắt đầy đủ các khía cạnh của vấn đề cần giải quyết, từ đó đề xuất tự động hóa những công việc phù hợp và tính toán chính xác chi phí cùng hiệu quả của các giải pháp Nội dung tài liệu cần trình bày rõ ràng, sử dụng ngôn ngữ dễ hiểu và thuật ngữ nghiệp vụ quen thuộc thay vì thuật ngữ công nghệ thông tin Trong một số trường hợp, tài liệu còn được sử dụng như tài liệu đấu thầu để kêu gọi các đối tác hoặc nhà cung cấp bên ngoài tham gia Mục đích của tài liệu bao gồm việc xác định các hoạt động cần tự động hóa, giúp tối ưu hóa quy trình và nâng cao hiệu suất làm việc của nhóm dự án.
Những vấn đề cần giải quyết : Chức năng, nhiệm vụ cơ cấu tổ chức…
- Mục đích của dự án :
+ Cần phải làm gì và tại sao phải làm nhƣ thế
+ Các ràng buộc về kinh phí và thời gian
- Mô tả các chức năng chính :
Xác định xemm hệ thống sẽ làm việc nhƣ thế nào
+ Xác định các thông tin mà hệ thống cấu tạo ra, tần suất của chúng
+ Các phần cứng, phần mềm, tài liệu cần có nhƣ sản phẩm của dự án
- Sơ bộ về các thông tin đầu vào cần thiết
KHUNG TÀI LIỆU MÔ TẢ CHO DỰ ÁN CÔNG NGHỆ THÔNG TIN
Khung tài liệu mô tả cho dự án Công nghệ thông tin gồm có : a Mô tả dự án Công nghệ thông tin
Bối cảnh thực hiện dự án
- Căn cứ pháp lý để lập dự án
- Hiện trạng sử dụng Công nghệ thông tin trước khi có dự án
- Nhu cầu phải ứng dụng phần mềm
- Một số đặc điểm của phần mềm phải xây dựng b Mục đích và mục tiêu của dự án Công nghệ thông tin
- Mục đích tổng thể của phần mềm : Tin học hóa hoạt động gì ?
- Mục tiêu của phần mềm(cố gắng cụ thể hóa các mục tiêu để minh họa cho mục đích) + Khối lƣợng dữ liệu mà phần mềm phải xử lý
+ Những hoạt động nghiệp vụ đƣợc tin học hóa
+ Lợi ích thu đƣợc sau khi áp dụng phần mềm c Phạm vi dự án Công nghệ thông tin
- Những người có liên quan đến ứng dụng của phần mềm, hệ thống
- Những hoạt động nghiệp vụ đƣợc tin học hóa/chƣa đƣợc tin học hóa d Nguồn nhân lực thực hiện dự án(số lượng + Tiêu chuẩn lựa chọn)
Cán bộ nghiệp vụ : Đại diện cho người dùng
Hiểu rõ nghiệp cụ là quá trình phân tích, thiết kế, lập trình, kiểm thử, cài đặt và triển khai hệ thống, cùng với huấn luyện người dùng, bảo hành và bảo trì để đảm bảo hoạt động hiệu quả và bền bỉ Các điểm mốc quan trọng trong dự án nghiệp cụ bao gồm việc xác định yêu cầu, hoàn thiện thiết kế, kiểm thử hệ thống, triển khai thực tế và đào tạo người dùng cuối Việc nắm vững các giai đoạn này giúp tối ưu hóa quy trình phát triển và vận hành nghiệp cụ, đồng thời nâng cao hiệu suất sử dụng và độ bền của hệ thống.
- Ngày đƣa phần mềm hệ thống vào ứng dụng.
CÁC BƯỚC TIẾN HÀNH KHI XÂY DỰNG TÀI LIỆU MÔ TẢ DỰ ÁN
Để tiến hành xây dựng tài liệu mô tả dự án ta thực hiện qua các bước sau
Bước 2 : Chuyển cho đơn vị tài trợ và khách hàng
Bước 3 : Tổ chức họp xét duyệt Nếu không cần sửa đổi thì ký kết
Bước 4 : Ngược lại mà cần sửa đổi thì sửa và quay lại bước 3 thực hiện tiếp
Những điểm cần tránh trong việc xây dựng tài liệu mô tả dự án
- Nội dung không đầy đủ(đặc biệt là các ràng buộc đối với dự án)
- Có những yêu cầu không khả thi -> sau này không thể đáp ứng đƣợc
- Tránh việc những câu văn không rõ ràng -> dẫn đến hiểu nhầm
Kinh nghiệm thực tế cho thấy, bản phác thảo dự án đã được các bên ký kết nhưng thường bị cất giữ kín và không ai xem xét lại Khi tiến hành thực hiện dự án, có thể xuất hiện những thay đổi nhỏ mà không ai để ý hoặc thống nhất trước đó Chính vì vậy, không nên coi những thay đổi đó là đã được các bên chấp thuận hoặc đồng ý, nhằm tránh rủi ro pháp lý và tiến độ dự án bị ảnh hưởng.
LỰA CHỌN CÔNG NGHỆ THỰC HIỆN VÀ MÔ HÌNH PHÁT TRIỂN DỰ ÁN
Lựa chọn công nghệ thực hiện và mô hình phát triển dự án là một phần trong tài liệu mô tả dự án Công nghệ thông tin :
- Giúp cho việc xác định :
+ Các yêu cầu chuyên môn đối với những thành viên
+ Môi trường phát triển phần mềm
+ Các công việc cần chuẩn bị cho việc bảo trì hệ thống
- Cần làm rõ những điểm sau :
+ Hệ quản trị cơ sở dữ liệu
+ Cơ sở dữ liệu tập trung hay phân tán
+ Ngôn ngữ và công cụ phát triển phần mềm
- Cần làm rõ những điểm sau:
+ Phần mềm xây dựng là một công cụ tổng quát hay chuyên biệt
+ Phần mềm có ảnh hưởng như thế nào đối với người sử dụng, có gây ra nguy hiểm không(tính quân trọng của kiểm thử phần mềm)
+ Môi trường vận hành phần mềm
Mục đích và mục tiêu của dự án
Tài liệu mô tả dự án là gì? Mục đích và nội dung của tài liệu
Nêu các bước tiến hành khi xây dựng tài liệu mô tả dự án
Khung tài liệu mô tả cho dự án Công nghệ thông tin.
BẢNG CÔNG VIỆC
KHÁI NIỆM VỀ BẢNG CÔNG VIỆC
Bảng công việc là một tài liệu kiểm soát dự án quan trọng, có thể hoạt động như một hợp đồng pháp lý hoặc tài liệu phạm vi dự án Nó giúp đảm bảo rõ ràng trong phạm vi công việc và kiểm soát tiến độ, đồng thời cung cấp các chi tiết quan trọng để quản lý dự án hiệu quả Việc phác thảo các thông tin chính trong bảng công việc giúp các bên liên quan dễ dàng theo dõi và đảm bảo dự án diễn ra suôn sẻ theo kế hoạch đã đề ra.
NHỮNG YẾU TỐ TRONG BẢNG CÔNG VIỆC
Trong bảng công việc bao gồm các yếu tố sau :
Tên dự án (Project Title):
Ngày bắt đầu:Project Start Date:
Ngày kết thúc(Projected Finish Date):
Thông tin về Kinh phí (Budget Information):
GĐ Dự án (Project Manager) Họ Tên, ĐT, Email
Mục tiêu dự án (Project Objectives):
Vai trò và Trách nhiệm (Roles and Responsibilities)
Vai trò Họ Tên Tổ chức/Vị trí
3.3 CẤU TRUC BẢNG CÔNG VIỆC
Trong quá trình lập bảng kê công việc, cần tuân theo hướng tiếp cận từ trên xuống, bắt đầu từ tổng thể sản phẩm rồi phân chia thành các yếu tố nhỏ hơn để quản lý hiệu quả Mỗi chủ đề chính được chia thành các chủ đề con, sau đó tiếp tục phân chia thành các phần nhỏ hơn nữa, giúp đảm bảo sự rõ ràng và chi tiết trong công tác lập kế hoạch Đồng thời, cần chú ý đến mối quan hệ giữa mô tả công việc và mô tả sản phẩm để đảm bảo tính thống nhất và phù hợp trong từng bước thực hiện dự án.
Cấu trúc bảng công việc bao gồm hai thành phần chính :
- Danh sách sản phẩm : DSSP
- Danh sách công việc : DSCV
DSSP: mô tả theo trình tự từ trên xuống
Mức độ phân cấp sản phẩm được xác định dựa trên độ phức tạp của từng loại hàng hóa Thông thường, sản phẩm càng phức tạp thì số các mức phân cấp càng tăng để phản ánh rõ ràng cấu trúc của sản phẩm đó Các sản phẩm toàn bộ và các sản phẩm con đều được mô tả chính xác bằng danh từ, giúp dễ dàng nhận diện và phân loại trong hệ thống phân cấp.
Bảng danh sách sản phầm DSCV
Để xây dựng sản phẩm toàn bộ, cần xác định các công việc cần thực hiện cho từng sản phẩm con, từ đó hình thành toàn bộ dự án Các công việc này được phân chia thành nhiều mức độ khác nhau, mô tả theo chiều từ trên xuống dưới nhằm tạo ra cấu trúc rõ ràng và logic Mỗi công việc đều được mô tả bằng động từ (hành động) kèm theo bổ ngữ để đảm bảo rõ ràng về mục tiêu và phạm vi thực hiện Việc phân chia công việc theo hình thức này giúp cải thiện quản lý dự án, tăng cường hiệu quả trong quá trình phát triển sản phẩm.
Bảng danh sánh công việc Kết hợp cả 2 danh sách sản phẩm và danh sách công việc, ta có Bảng kê công việc chi tiết
Bảng kê công việc chi tiết
Cả phần DSSP và DSCV đều đƣợc đánh mã duy nhất Mã số xác định vị trí, hay mức, của phần tử trong BKCV
Lưu ý: Nửa trên của BKCV bao gồm các mô tả sản phẩm, Nửa dưới của BKCV bao gồm các mô tả công việc (để ra đƣợc sản phẩm)
3.4 CÁC BƯỚC XÂY DỰNG BẢNG CÔNG VIỆC
Việc xây dựng một Bảng kê công việc tốt phải mất nhiều giờ- thậm chí hàng ngày, làm việc cật lực và sửa chữa
Để bắt đầu, hãy xác định và viết ra mô tả chung nhất về sản phẩm, sử dụng danh từ hoặc thuật ngữ mô tả trực tiếp và súc tích, chẳng hạn như "Hệ thống phần mềm quản lý nhân sự" Việc này giúp làm rõ phạm vi và tính chất của sản phẩm một cách nhanh chóng và hiệu quả, tạo nền tảng cho các bước tiếp theo trong quá trình xây dựng nội dung.
Bước 2 : Tạo danh sách sản phẩm : Phân rã sản phẩm chung nhất thành các sản phẩm con ở các mức thấp hơn
Bước 3 trong quy trình lập kế hoạch dự án là tạo lập danh sách các công việc cần thực hiện Bạn cần mô tả rõ các công việc liên quan đến từng sản phẩm, bắt đầu từ mức thấp nhất Sau đó, phân rã từng công việc lớn thành các nhiệm vụ nhỏ hơn để dễ quản lý và thực hiện Quá trình này giúp xây dựng một danh sách công việc chi tiết, rõ ràng, tối ưu hóa quy trình làm việc và nâng cao hiệu quả dự án.
Bước 4 : Đánh mã cho mỗi ô của bảng công việc theo thứ tự, từ trên xuống dưới và từ trái sang phải
- Mức 0: đánh mã 0.0 cho sản phẩm chung nhất
- Mức 1: đánh các mã 1.0, 2.0, 3.0 cho các sản phẩm con Đánh số tiếp mỗi ô trong BKCV một mã số duy nhất, theo cách sau:
Nếu là 1.0 => đánh số tiếp là 1.1, 1.2, 1.3,
Nếu là 1.1 => đánh tiếp là 1.1.1, 1.1.2, 1.1.3,
Không phân biệt nội dung trong 1 ô là sản phẩm hay công việc
Bước 5 Xét duyệt lại BKCV
- Tất cả các ô thuộc danh sách sản phẩm đều có danh từ (và có thể tính từ đi kèm),
- Tất cả các ô thuộc danh sách công việc có động từ ra lệnh và bổ ngữ,
- Tất cả các ô đều có mã duy nhất
3.5 LƯU Ý VÀ CÁC VÍ DỤ
Các cách dàn dựng khác nhau trên một BCV
Dàn dựng theo trình tự, công đoạn
- Bắt đầu bằng sản phẩm chung nhất, trên cùng
- Liệt kê danh sách các sản phẩm theo giai đoạn
- Viết nốt phần danh sách công việc
Bảng công việc theo giai đoạn
Dàn dựng theo phận sự/trách nhiệm
- Bắt đầu bằng sản phẩm chung nhất, trên cùng
- Phân chia theo các trách nhiệm khác nhau
- Viết nốt phần danh sách công việc
Các cách trình bày khác nhau đối với BCV
Cùng một BCV có thể có nhiều cách trình bày a/ Trình bầy trên bảng trắng to, dùng với các mảnh giấy dính màu vàng
Trong quá trình triển khai, có nhiều cách để thể hiện bản vẽ, bắt đầu từ việc sử dụng các ô dính để dễ dàng thay đổi, di chuyển bố cục Bạn có thể vẽ bản thiết kế trên bảng trắng lớn, vẽ liên tục đến khi hoàn chỉnh rồi chép ra giấy để dễ thao tác Ngoài ra, vẽ trên giấy thường phù hợp cho các dự án nhỏ, vì hạn chế về khả năng chỉnh sửa đối với các dự án lớn Cuối cùng, phương pháp hiện đại và thuận tiện nhất là sử dụng phần mềm vẽ trên máy tính, giúp tiết kiệm thời gian và nâng cao độ chính xác của bản vẽ.
1.0 sản phẩm con 1.0 1.1 sản phẩm con 1.1 1.1.1 mô tả công việc 1.1.1 1.1.2 mô tả công việc 1.1.2 1.2 sản phẩm con 1.2 2.0 sản phẩm con 2.0 3.0 sản phẩm con 3.0 v.v
Cần phải viết trên máy tín
Nguồn thông tin để xây dựng BCV: Tài liệu, và Con người
Tài liệu dự án bao gồm các phần quan trọng như phác thảo dự án, báo cáo nghiên cứu tiền khả thi và báo cáo nghiên cứu khả thi, đóng vai trò cốt lõi trong việc xây dựng kế hoạch và đánh giá khả thi của dự án Các tài liệu này cung cấp các phân tích chuyên sâu giúp đưa ra quyết định chính xác và phù hợp với mục tiêu dự án Ngoài ra, các tài liệu không liên quan trực tiếp tới dự án chỉ dùng để cung cấp thông tin phụ trợ, hỗ trợ quá trình thực hiện và quản lý dự án một cách hiệu quả Việc phân biệt rõ ràng giữa tài liệu liên quan và không liên quan giúp tối ưu hóa quá trình lập kế hoạch và thúc đẩy thành công của dự án.
Ví dụ: sơ đồ tổ chức cơ quan, các thủ tục hành chính, quy tắc làm việc,
- Con người: Những người có mối quan hệ trực tiếp, hay gián tiếp, với dự án
- Tiêu chuẩn của một BCV tốt
- Mọi nhánh của BCV đƣợc chi tiết tới mức thấp nhất, (qui tắc 80 giờ)
- Mọi ô của BCV đƣợc đánh số duy nhất
- Mọi ô của Danh sách sản phẩm đƣợc thể hiện bằng danh từ (và tính từ)
- Mọi ô của Danh sách công việc đƣợc thể hiện bằng động từ và bổ ngữ
- Mọi công việc trong BCV, đều đƣợc xác định đầy đủ
Dự án đã nhận phản hồi tích cực và được mọi người liên đới chấp thuận, đảm bảo sự đồng thuận trong quá trình thực hiện Tuy nhiên, cần lưu ý rằng việc chấp thuận BCV không đồng nghĩa với việc không thể cập nhật hay điều chỉnh, đặc biệt khi dự án tiến triển và đòi hỏi những phán xét khắt khe hơn Việc linh hoạt trong việc thay đổi BCV là cần thiết để đảm bảo dự án phù hợp và đạt hiệu quả cao nhất.
- Đạt tới sự đồng thuận (giảm thiểu sự chống đối)
- Lấy chữ ký của những người có liên quan (trực tiếp hoặc gián tiếp)
- Chuẩn bị bản thảo của BCV, gửi cho mọi người đọc trước
- Họp thảo luận, đi đến nhất trí và ký
Việc kiểm soát các phiên bản của BCV là nguyên tắc quan trọng không bao giờ vứt bỏ các phiên bản cũ để theo dõi các rắc rối phát sinh do các thay đổi Đôi khi, cần quyết định quay trở lại bản gốc ban đầu để đảm bảo tính chính xác Ngoài ra, việc ghi rõ ngày tháng và đánh số hiệu cho từng phiên bản giúp quản lý phiên bản hiệu quả và dễ dàng truy xuất khi cần thiết.
Bảng công việc là gì ? Cấu trúc của bảng công việc
Các bước xây dựng bảng công việc
Dự án xây dựng phần mềm Quản lý điểm cho học sinh Trường Trung học cơ sở Nghĩa An nhằm nâng cao hiệu quả quản lý điểm số và hồ sơ học sinh Các bước quan trọng bao gồm phân tích yêu cầu chức năng, thiết kế giao diện người dùng thân thiện, phát triển hệ thống phần mềm phù hợp, kiểm thử và sửa lỗi trước khi triển khai Việc lập bảng công việc chi tiết giúp phân chia nhiệm vụ rõ ràng, đảm bảo tiến độ dự án và nâng cao chất lượng sản phẩm Ứng dụng phần mềm quản lý điểm sẽ giúp cán bộ giáo viên dễ dàng cập nhật, theo dõi dữ liệu học sinh chính xác, từ đó nâng cao hiệu quả công tác quản lý và hỗ trợ quá trình giảng dạy.
Bài 4 : ƯỚC LƯỢNG THỜI GIAN VÀ CHI PHÍ THỰC HIỆN DỰ ÁN
Mục tiêu của bài học:
- Ƣớc lƣợng đƣợc thời gian và chi phí thực hiện dự án dựa trên các kỹ thuật ƣớc lƣợng thời gian và cách tính chi phí
4.1.1 Các kỹ thuật làm ước lượng thời gian a Ước lượng phi khoa học
- Dựa trên kinh nghiệm chủ quan, cảm tính
- Kết quả thiếu tin cậy
Chỉ nên dùng trong các trường hợp
- Đội ngũ chuyên môn rất có kinh nghiệm, có kỹ năng cao, đội hình cố định
- Dự án đã quy định, bắt buộc phải theo b Ước lượng PERT(nhanh): Ƣớc lƣợng PERT(nhanh) thích hợp với những dự án:
- Đòi hỏi tính sáng tạo
- Coi trọng chất lƣợng kết quả công việc hơn là thời gian hoàn thành dự án
- Cần làm 3 ƣớc lƣợng thời gian cho mỗi công việc Ước lượng khả dĩ nhất(ML- Most Likely)
Thời gian cần để hoàn thành công việc trong điều kiện bình thường hay hợp lý Ước lượng lạc quan nhất(MO – Most Optimistic)
Thời gian cần để hoàn thành công việc trong điều kiện tốt nhất hay lý tưởng Ước lượng bi quan nhất(MP – Most Pessimistic)
Thời gian cần để hoàn thành công việc một cách tồi nhất
- Kết hợp lại để có con số cuối cùng Ước lượng tính theo công thức (EST)
Ví dụ: Ƣớc lƣợng thời gian cho các công việc lắp đặt mạng nội bộ cho cơ quan
(EST: estimation - ƣớc lƣợng thời gian để làm dự án) Đơn vị tính: Ngày
Tên công việc MO ML MP EST
Vẽ sơ đồ và khoan tường 2 3 5 3.3
Lắp các ống gen 1 2 4 2.2 Đi dây 1 2 4 2.2
Lắp các máy tính, máy chủ 2 3 3 2.8
Kết nối các máy tính, máy chủ vào hệ 1 2 4 2.2 thống dây mạng
Thử xem mạng đã thông chƣa 0.5 1 10 2.4
Sau đó tăng thêm "một ít thời gian" cho mỗi công việc (thời gian lãng phí giữa chừng) Thông thường tăng thêm 7 đến 10%
4.1.2 Các bước khi làm ước lượng thời gian
1 Khẳng định Bảng Công Việc (BCV) là tốt
2 Liệt kê các công việc trong BCV, viết trong bảng ƣớc lƣợng, có dạng
Số hiệu Mô tả công việc Ngày Giờ
6 Họp cả nhóm để thống nhất chung, có thể chỉnh sửa lại số liệu Ghi lại biên bản và lấy chữ ký
7 Phân phát biên bản cuối cùng cho mọi người
4.1.3 Lưu ý và hướng dẫn trợ giúp
Những trở ngại gặp phải khi ƣớc lƣợng, khiến cho ƣớc lƣợng là không chính xác
Thiếu thông tin và tri thức chính là các rào cản lớn trong quá trình quản lý công việc chuyên môn Ví dụ, để đánh giá thời gian hoàn thành một công việc do các chuyên gia kỹ thuật cao đảm nhiệm, cần có dữ liệu chính xác về quá trình thực hiện Without adequate information, it is difficult to determine how long these professionals take to complete their tasks, highlighting the importance of comprehensive data collection and knowledge sharing for hiệu quả công việc và ra quyết định chính xác.
- Không lường trước được những phức tạp kỹ thuật
- Không lường trước được sự hoà thuận hay bất hòa của những thành viên khi thực hiện dự án
Sau khi đưa ra một ước lượng thời gian ban đầu, cần lấy ý kiến tư vấn để xác nhận tính chính xác của ước lượng này Các ý kiến phản hồi có thể cố tình làm ngắn hoặc kéo dài thời gian dự kiến, do đó việc lắng nghe và điều chỉnh dựa trên ý kiến đóng góp là rất quan trọng để đảm bảo kế hoạch phù hợp và khả thi.
- Sức ép của cấp trên: thường muốn thu ngắn thời gian thực hiện công việc
- Thiếu thời gian để cân nhắc, tính toán Thiếu thời gian để gặp gỡ, trao đổi với các thành viên dự án, với khách hàng
- Hạn hẹp về kinh phí => không cho phép dự kiến thời gian dôi dƣ thoả đáng
Trong quá trình xây dựng ước lượng thời gian dự án, một trong những thách thức lớn là việc các bên liên quan như khách hàng và thành viên nhóm thường không cung cấp đủ hoặc cố ý che giấu thông tin quan trọng Điều này gây khó khăn trong việc lập kế hoạch chính xác và ảnh hưởng đến khả năng dự đoán thời gian hoàn thành dự án một cách hiệu quả Việc thiếu thông tin rõ ràng từ các bên liên quan làm gia tăng rủi ro, gây chậm trễ và làm giảm độ chính xác của các ước lượng thời gian dự án.
Trong quá trình thực hiện dự án, nhà quản lý cần phát biểu rõ ràng về mục đích, mục tiêu và kết quả mong đợi để đảm bảo sự thống nhất và hướng đến thành công Tuy nhiên, nhiều trường hợp vẫn thiếu sự rõ ràng trong việc xác định các yếu tố này, dẫn đến khó khăn trong việc kiểm soát tiến độ và chất lượng dự án Ngoài ra, các ước lượng về thời gian thường mang tính cảm tính và thiếu căn cứ chính xác, gây ảnh hưởng tiêu cực đến việc lập kế hoạch và phân bổ nguồn lực Do đó, việc xác định mục tiêu rõ ràng và dự đoán thời gian một cách hợp lý là yếu tố then chốt để nâng cao hiệu quả quản lý dự án.
- Bảng Công Việc đƣợc xây dựng không tốt
- Trước khi ước lượng thời gian cho công việc, nên xem lại xem BCV đã viết đủ rõ ràng, đủ chi tiết chƣa
- Không bao giờ có đƣợc ƣớc lƣợng chính xác hoàn toàn Cố gắng sao cho có đƣợc ƣớc lƣợng hợp lý
Việc ước lượng thường mang tính chủ quan, vì vậy nên kết hợp với ý kiến đánh giá độc lập từ người khác để chỉnh sửa và hoàn thiện số liệu của mình Tuy nhiên, các ý kiến này chỉ mang tính tham khảo và không nên chấp nhận một cách vội vàng, để đảm bảo độ chính xác và khách quan trong quá trình ước lượng.
CÁC BƯỚC XÂY DỰNG BẢNG CÔNG VIỆC
Việc xây dựng một Bảng kê công việc tốt phải mất nhiều giờ- thậm chí hàng ngày, làm việc cật lực và sửa chữa
Bước đầu tiên trong quá trình viết nội dung SEO hiệu quả là xác định và mô tả sản phẩm chung nhất bằng cách sử dụng các danh từ hoặc thuật ngữ mô tả trực tiếp và ngắn gọn, ví dụ như "Hệ thống phần mềm quản lý nhân sự" Điều này giúp làm rõ chủ đề chính và nâng cao khả năng tối ưu hóa tìm kiếm của bài viết.
Bước 2 : Tạo danh sách sản phẩm : Phân rã sản phẩm chung nhất thành các sản phẩm con ở các mức thấp hơn
Bước 3 quan trọng trong quá trình lập kế hoạch là tạo lập danh sách các công việc cụ thể Đầu tiên, mô tả các công việc dưới mỗi sản phẩm với mức độ chi tiết thấp nhất để đảm bảo rõ ràng về nhiệm vụ cần thực hiện Sau đó, tiến hành phân rã từng công việc thành các nhiệm vụ nhỏ hơn, giúp quản lý dễ dàng và tối ưu hóa quá trình thực hiện dự án.
Bước 4 : Đánh mã cho mỗi ô của bảng công việc theo thứ tự, từ trên xuống dưới và từ trái sang phải
- Mức 0: đánh mã 0.0 cho sản phẩm chung nhất
- Mức 1: đánh các mã 1.0, 2.0, 3.0 cho các sản phẩm con Đánh số tiếp mỗi ô trong BKCV một mã số duy nhất, theo cách sau:
Nếu là 1.0 => đánh số tiếp là 1.1, 1.2, 1.3,
Nếu là 1.1 => đánh tiếp là 1.1.1, 1.1.2, 1.1.3,
Không phân biệt nội dung trong 1 ô là sản phẩm hay công việc
Bước 5 Xét duyệt lại BKCV
- Tất cả các ô thuộc danh sách sản phẩm đều có danh từ (và có thể tính từ đi kèm),
- Tất cả các ô thuộc danh sách công việc có động từ ra lệnh và bổ ngữ,
- Tất cả các ô đều có mã duy nhất.
LƯU Ý VÀ CÁC VÍ DỤ
Các cách dàn dựng khác nhau trên một BCV
Dàn dựng theo trình tự, công đoạn
- Bắt đầu bằng sản phẩm chung nhất, trên cùng
- Liệt kê danh sách các sản phẩm theo giai đoạn
- Viết nốt phần danh sách công việc
Bảng công việc theo giai đoạn
Dàn dựng theo phận sự/trách nhiệm
- Bắt đầu bằng sản phẩm chung nhất, trên cùng
- Phân chia theo các trách nhiệm khác nhau
- Viết nốt phần danh sách công việc
Các cách trình bày khác nhau đối với BCV
Cùng một BCV có thể có nhiều cách trình bày a/ Trình bầy trên bảng trắng to, dùng với các mảnh giấy dính màu vàng
Trong quá trình thực hiện dự án, có nhiều phương pháp khác nhau để trình bày sơ đồ hoặc bản vẽ Việc sử dụng các ô dính giúp dễ dàng thay đổi và di chuyển các thành phần, phù hợp với các dự án có tính linh hoạt cao Vẽ trên bảng trắng lớn là phương pháp phổ biến, cho phép chỉnh sửa trực tiếp đến khi hoàn thiện, sau đó chép sang giấy để lưu trữ Tuy nhiên, vẽ trên giấy ít phù hợp với các dự án lớn do hạn chế về không gian và tính linh hoạt Hiện nay, vẽ trên máy tính được xem là phương pháp tối ưu nhất nhờ khả năng chỉnh sửa nhanh chóng, lưu trữ dễ dàng, và phù hợp với các dự án đòi hỏi tính chuyên nghiệp cao.
1.0 sản phẩm con 1.0 1.1 sản phẩm con 1.1 1.1.1 mô tả công việc 1.1.1 1.1.2 mô tả công việc 1.1.2 1.2 sản phẩm con 1.2 2.0 sản phẩm con 2.0 3.0 sản phẩm con 3.0 v.v
Cần phải viết trên máy tín
Nguồn thông tin để xây dựng BCV: Tài liệu, và Con người
Tài liệu liên quan đến dự án bao gồm các bản phác thảo dự án, báo cáo nghiên cứu tiền khả thi và báo cáo nghiên cứu khả thi giúp định hướng và đánh giá tiềm năng của dự án Trong khi đó, các tài liệu không liên quan tới dự án chỉ cung cấp các thông tin phụ trợ nhằm hỗ trợ quá trình triển khai và quản lý dự án hiệu quả Đảm bảo sử dụng các tài liệu chính xác và phù hợp để nâng cao hiệu quả phân tích và quyết định dự án.
Ví dụ: sơ đồ tổ chức cơ quan, các thủ tục hành chính, quy tắc làm việc,
- Con người: Những người có mối quan hệ trực tiếp, hay gián tiếp, với dự án
- Tiêu chuẩn của một BCV tốt
- Mọi nhánh của BCV đƣợc chi tiết tới mức thấp nhất, (qui tắc 80 giờ)
- Mọi ô của BCV đƣợc đánh số duy nhất
- Mọi ô của Danh sách sản phẩm đƣợc thể hiện bằng danh từ (và tính từ)
- Mọi ô của Danh sách công việc đƣợc thể hiện bằng động từ và bổ ngữ
- Mọi công việc trong BCV, đều đƣợc xác định đầy đủ
Dự án đã nhận được phản hồi tích cực và sự chấp thuận từ tất cả các bên liên đới về BCV Tuy nhiên, cần lưu ý rằng việc chấp thuận BCV không đồng nghĩa với việc không thể có sự thay đổi trong quá trình thực hiện Khi dự án tiến triển, BCV có thể được cập nhật, dựa trên các phán xét khắt khe và phù hợp với tình hình thực tế, nhằm đảm bảo tính chính xác và hiệu quả của dự án.
- Đạt tới sự đồng thuận (giảm thiểu sự chống đối)
- Lấy chữ ký của những người có liên quan (trực tiếp hoặc gián tiếp)
- Chuẩn bị bản thảo của BCV, gửi cho mọi người đọc trước
- Họp thảo luận, đi đến nhất trí và ký
Kiểm soát các phiên bản của BCV là nguyên tắc quan trọng để đảm bảo quản lý tài liệu hiệu quả Không bao giờ nên vứt bỏ các phiên bản trước để dễ dàng so sánh và xác định những rắc rối phát sinh do các thay đổi Việc ghi rõ ngày tháng và số hiệu cho từng phiên bản giúp theo dõi lịch sử chỉnh sửa và dễ dàng quay trở lại bản gốc khi cần thiết Quản lý phiên bản đúng quy trình sẽ giúp nâng cao độ chính xác và an toàn của dự án.
Bảng công việc là gì ? Cấu trúc của bảng công việc
Các bước xây dựng bảng công việc
Dự án xây dựng phần mềm Quản lý điểm cho học sinh trường Trung học cơ sở Nghĩa An nhằm tối ưu hóa quy trình quản lý điểm số và thông tin học sinh Các công việc chính bao gồm phân tích yêu cầu, thiết kế giao diện người dùng, phát triển phần mềm, kiểm thử và triển khai hệ thống Việc xác định rõ các bước cụ thể sẽ giúp xây dựng bảng công việc chi tiết, đảm bảo tiến độ và chất lượng dự án Áp dụng nguyên tắc SEO, nội dung tập trung vào "xây dựng phần mềm quản lý điểm", "quản lý học sinh hiệu quả" và "dự án phần mềm giáo dục" để nâng cao khả năng tìm kiếm và tiếp cận thông tin của người đọc.
Bài 4 : ƯỚC LƯỢNG THỜI GIAN VÀ CHI PHÍ THỰC HIỆN DỰ ÁN
Mục tiêu của bài học:
- Ƣớc lƣợng đƣợc thời gian và chi phí thực hiện dự án dựa trên các kỹ thuật ƣớc lƣợng thời gian và cách tính chi phí
4.1.1 Các kỹ thuật làm ước lượng thời gian a Ước lượng phi khoa học
- Dựa trên kinh nghiệm chủ quan, cảm tính
- Kết quả thiếu tin cậy
Chỉ nên dùng trong các trường hợp
- Đội ngũ chuyên môn rất có kinh nghiệm, có kỹ năng cao, đội hình cố định
- Dự án đã quy định, bắt buộc phải theo b Ước lượng PERT(nhanh): Ƣớc lƣợng PERT(nhanh) thích hợp với những dự án:
- Đòi hỏi tính sáng tạo
- Coi trọng chất lƣợng kết quả công việc hơn là thời gian hoàn thành dự án
- Cần làm 3 ƣớc lƣợng thời gian cho mỗi công việc Ước lượng khả dĩ nhất(ML- Most Likely)
Thời gian cần để hoàn thành công việc trong điều kiện bình thường hay hợp lý Ước lượng lạc quan nhất(MO – Most Optimistic)
Thời gian cần để hoàn thành công việc trong điều kiện tốt nhất hay lý tưởng Ước lượng bi quan nhất(MP – Most Pessimistic)
Thời gian cần để hoàn thành công việc một cách tồi nhất
- Kết hợp lại để có con số cuối cùng Ước lượng tính theo công thức (EST)
Ví dụ: Ƣớc lƣợng thời gian cho các công việc lắp đặt mạng nội bộ cho cơ quan
(EST: estimation - ƣớc lƣợng thời gian để làm dự án) Đơn vị tính: Ngày
Tên công việc MO ML MP EST
Vẽ sơ đồ và khoan tường 2 3 5 3.3
Lắp các ống gen 1 2 4 2.2 Đi dây 1 2 4 2.2
Lắp các máy tính, máy chủ 2 3 3 2.8
Kết nối các máy tính, máy chủ vào hệ 1 2 4 2.2 thống dây mạng
Thử xem mạng đã thông chƣa 0.5 1 10 2.4
Sau đó tăng thêm "một ít thời gian" cho mỗi công việc (thời gian lãng phí giữa chừng) Thông thường tăng thêm 7 đến 10%
4.1.2 Các bước khi làm ước lượng thời gian
1 Khẳng định Bảng Công Việc (BCV) là tốt
2 Liệt kê các công việc trong BCV, viết trong bảng ƣớc lƣợng, có dạng
Số hiệu Mô tả công việc Ngày Giờ
6 Họp cả nhóm để thống nhất chung, có thể chỉnh sửa lại số liệu Ghi lại biên bản và lấy chữ ký
7 Phân phát biên bản cuối cùng cho mọi người
4.1.3 Lưu ý và hướng dẫn trợ giúp
Những trở ngại gặp phải khi ƣớc lƣợng, khiến cho ƣớc lƣợng là không chính xác
Thiếu thông tin và tri thức chính là thách thức lớn trong việc đánh giá hiệu quả công việc Ví dụ như, khi giao cho những chuyên gia kỹ thuật cao đảm nhiệm một công việc chuyên môn, cách để xác định thời gian hoàn thành dự án là điều không dễ dàng nếu không có dữ liệu và kiến thức phù hợp.
- Không lường trước được những phức tạp kỹ thuật
- Không lường trước được sự hoà thuận hay bất hòa của những thành viên khi thực hiện dự án
Sau khi đưa ra một ước lượng thời gian, dự kiến đó có thể bị các ý kiến góp ý chỉnh sửa, nhằm cố tình rút ngắn hoặc kéo dài thời gian dự kiến Chính vì vậy, việc lấy ý kiến tư vấn là rất cần thiết để đảm bảo sự chính xác và phù hợp trong lập kế hoạch.
- Sức ép của cấp trên: thường muốn thu ngắn thời gian thực hiện công việc
- Thiếu thời gian để cân nhắc, tính toán Thiếu thời gian để gặp gỡ, trao đổi với các thành viên dự án, với khách hàng
- Hạn hẹp về kinh phí => không cho phép dự kiến thời gian dôi dƣ thoả đáng
Trong quá trình hợp tác để xây dựng ước lượng thời gian, các bên liên quan như khách hàng và thành viên dự án thường gặp khó khăn do việc cung cấp không đầy đủ hoặc che giấu thông tin cần thiết Điều này gây ảnh hưởng tiêu cực đến độ chính xác của ước lượng thời gian, làm giảm hiệu quả quản lý dự án và tăng rủi ro về tiến độ Việc thiếu minh bạch và hợp tác chặt chẽ trong quá trình chia sẻ thông tin là thách thức lớn cần được giải quyết để đảm bảo thành công của dự án.
Dưới bài viết này, cần nhấn mạnh rằng việc phạm phải lỗi phát biểu không rõ ràng về mục đích, mục tiêu của dự án cũng như kết quả dự án là yếu tố cần được chú ý Các ước lượng về thời gian thường chỉ mang tính cảm tính, thiếu căn cứ chính xác, dẫn đến khó khăn trong việc lập kế hoạch và quản lý dự án hiệu quả Việc xác định rõ ràng mục tiêu và kết quả dự án, cùng với dự tính thời gian dựa trên dữ liệu đáng tin cậy sẽ giúp nâng cao hiệu quả thực thi và thành công của dự án.
- Bảng Công Việc đƣợc xây dựng không tốt
- Trước khi ước lượng thời gian cho công việc, nên xem lại xem BCV đã viết đủ rõ ràng, đủ chi tiết chƣa
- Không bao giờ có đƣợc ƣớc lƣợng chính xác hoàn toàn Cố gắng sao cho có đƣợc ƣớc lƣợng hợp lý
Việc ước lượng mang tính chủ quan, do đó cần kết hợp với ý kiến đánh giá độc lập từ người khác để điều chỉnh và nâng cao độ chính xác Tuy nhiên, các ý kiến từ người khác chỉ nên xem như tham khảo, không nên chấp nhận một cách vội vàng để đảm bảo đánh giá khách quan và chính xác hơn.
Việc viết tài liệu khi ước lượng là rất quan trọng vì nó tạo ra cơ sở để trao đổi thông tin rõ ràng với mọi người, đồng thời thể hiện cam kết về mặt tinh thần của những người tham gia dự án sau này Tài liệu này không chỉ giúp đảm bảo sự đồng thuận mà còn là một bản cam kết thể hiện rõ trách nhiệm và quyết tâm của các bên liên quan Việc có một tài liệu chính xác và rõ ràng sẽ hỗ trợ quá trình quản lý dự án hiệu quả hơn và giảm thiểu rủi ro trong công việc.
- Khi ƣớc lƣợng thời gian quá cao
Kiểm chứng lại để khẳng định tính hợp lý của ƣớc lƣợng (có ƣớc lƣợng nào bị thổi phồng?)
+ So sánh với những dự án tương tự đã làm
+ Có thể thu hẹp phạm vi công việc
+ Tìm cách tiết kiệm thời gian (dùng lại nhưng kết quả đã có trước đây, )
+ Giảm chất lƣợng sản phẩm (!!!)
+ Có gắng tuyển chọn những nhân viên kỹ thuật có trình độ cao hơn (chi phí lại cao hơn!!!)
+ Đề nghị cung cấp thiết bị tốt, mới (tuy nhiên: nhân tố quyết định vẫn là con người!!!)
- Khi ƣớc lƣợng quá thấp
- Kiểm chứng lại để khẳng định tính hợp lý của ƣớc lƣợng (có ƣớc lƣợng nào bị ép xuống?)
- Tăng lên một chút (nhân thêm 1 tỷ lệ %), bù đắp cho tính "lạc quan" trong khi ƣớc lƣợng
- Thách thức những người tham gia công việc: bắt ký cam kết !!!
Một số hướng dẫn trợ giúp ước lượng thời gian cho dự án CNTT
- Chi phí thời gian của lập trình viên
- (Điều tra của Bell Labs)
- Ước tính sự tăng trưởng của mã nguồn
- Khó khăn trong việc ƣớc lƣợng thời gian làm phần mềm:
+ Phần mềm chƣa làm bao giờ (khác với những dự án kỹ thuật khác)
+ Khó dùng lại những kinh nghiệm của các dự án trước đây
+ Khó phân ranh giới rõ ràng giữa các giai đoạn
Ví dụ: Kiểm thử có bao gồm việc "bắt rận" (debug) hay không? Thiết kế có bao gồm việc vẽ sơ đồ cấu trúc chương trình không?
+ Công sức và thời gian còn phụ thuộc vào một vài yếu tố khá
- Quản lý chi phí dự án bao gồm những quy trình yêu cầu đảm bảo cho dự án đƣợc hoàn tất trong sự cho phép của ngân sách
Ước tính chi phí là khoản dự kiến về chi phí của một chương trình, dự án hoặc hoạt động, phản ánh tổng giá trị dự kiến cần thiết để thực hiện công việc Dự toán chi phí chính là kết quả của quá trình xác định và tính toán các chi phí liên quan, đảm bảo tính chính xác và khả thi cho dự án Mỗi ước tính chi phí đều có giá trị duy nhất và có thể bao gồm các thành phần riêng biệt có thể xác định rõ ràng, giúp quản lý ngân sách và lập kế hoạch hiệu quả hơn.
Chi phí nguyên vật liệu là khoản chi sử dụng để mua và cung cấp các thành phần, bộ phận, nguồn cung cấp cần thiết cho các dự án hoặc trở thành bộ phận của các sản phẩm có thể chuyển giao Đây là loại chi phí quan trọng trong quản lý chi phí sản xuất và giúp đảm bảo nguồn nguyên liệu đáp ứng đủ yêu cầu của quy trình sản xuất Quản lý chi phí nguyên vật liệu đúng cách giúp doanh nghiệp tối ưu hóa lợi nhuận và nâng cao hiệu quả hoạt động.
Chi phí cơ sở vật chất là loại chi phí liên quan đến các công cụ, thiết bị vật chất và cơ sở hạ tầng sử dụng trong suốt quá trình dự án, nhằm hỗ trợ hoạt động mà không trở thành phần chuyển giao của dự án.
- Giám sát hoạt động chi phí
- Bảo đảm rằng chỉ có sự thay đổi hợp lý đều được ghi nhận trong đường mức (Base line)
- Thông báo những thay đổi đến những người có thẩm quyền
- EMV (Earned value management): là một công cụ quan trọng hỗ trợ kiểm tra chi phí
- EMV là một kỹ thuật đo lường sự thực hiện dự án thông qua tích hợp các dữ liệu về phạm vi, thời gian, và chi phí ;
Xác định mốc chi phí (Cost Baseline), bao gồm dự toán ban đầu cộng với các khoản thay đổi cho phép, là bước quan trọng để người quản lý dự án xác định phương pháp tối ưu nhằm đảm bảo đạt được các mục tiêu đề ra.
- Cần phải có thông tin định kỳ để sử dụng EMV
4.2.3 Các phương pháp xác định các hạng mục chi phí dự án