Quản trị rủi ro quản lý dự án CNTT

Các rủi ro không đoán trước: có thể xảy ra, nhưng rất khó để xác định trước 8 Quản trị rủi ro trong quản lý dự án CNTT... Các chiến lược với rủi ro • Phần lớn nhà quản lý và đội phần mề

Chương 10 Quản trị rủi ro

Tổng quan về quản lý dự án CNTT

2 Quản trị rủi ro trong quản lý dự án CNTT

Quản trị rủi ro

 Giới thiệu

 Khái niệm

 Phân loại rủi ro

 Chiến lược ứng phó rủi ro

 Quy trình quản lý rủi ro

Giới thiệu

Rủi ro

 Rủi ro hay nguy cơ (risk): là một vấn đề tiềm ẩn

 Đặc điểm của rủi ro:

 Không chắc chắn : có thể xảy ra hoặc không xảy ra

 Thiệt hại : khi một nguy cơ xảy ra đưa tới những hậu

quả không mong muốn hoặc có tổn thất

Phân loại rủi ro – cách #1

• Đe dọa đến kế hoạch dự án

• Nếu xảy ra, thường làm trễ lịch trình thực hiện và làm tăng chi phí

• Đe dọa đến khả năng “sống” của sản phẩm

• Nếu xảy ra, gây nguy hiểm cho dự án hoặc sản phẩm

Rủi ro kinh doanh:

6 Quản trị rủi ro trong quản lý dự án CNTT

Phân loại rủi ro – cách #1

Các phân nhánh của rủi ro kinh doanh :

 Rủi ro thị trường: tạo ra một sản phẩm hay hệ thống tốt, nhưng không ai thực sự cần

 Rủi ro chiến lược: tạo ra sản phẩm không còn phù hợp

với chiến lược kinh doanh của công ty

 Rủi ro bán hàng: tạo ra sản phẩm mà đội ngũ bán hàng

không hiểu làm sao bán được

 Rủi ro về quản lý: mất sự hậu thuẫn của quản lý cao cấp;

do thay đổi quan điểm hoặc thay đổi nhân sự

 Rủi ro về tài nguyên: mất cam kết về ngân sách hay về

nhân sự

Phân loại rủi ro - cách #2

Các rủi ro biết được: được phát hiện sau khi đánh giá cẩn

thận kế hoạch dự án, môi trường kinh doanh và kỹ thuật

(VD: thời hạn giao sản phẩm không thực tế )

Các rủi ro dự đoán được: được ngoại suy từ kinh nghiệm

của các dự án trước (VD: luân chuyển nhân sự )

Các rủi ro không đoán trước: có thể xảy ra, nhưng rất khó

để xác định trước

8 Quản trị rủi ro trong quản lý dự án CNTT

Các chiến lược với rủi ro

• Phần lớn nhà quản lý và đội phần mềm theo cách tiếp cận này

• Không làm gì với rủi ro, cho đến khi điều tồi tệ xảy

ra

• “Quản trị khủng hoảng” là kỹ thuật quản trị được lựa chọn

Các chiến lược phản kháng

(reactive):

• Thực hiện các bước quản lý rủi ro

• Mục tiêu cao nhất là tránh rủi ro; có kế hoạch ứng phó với những rủi ro không thể tránh một cách

hiệu quả và có kiểm soát

Chiến lược

chủ động

(proactive):

4 bước quản trị rủi ro

Xác định rủi ro

Phân tích rủi ro

Xếp hạng rủi ro Xây dựng kế hoạch ứng phó

10 Quản trị rủi ro trong quản lý dự án CNTT

4 bước quản trị rủi ro

Xây dựng kế hoạch ứng phó

Lập kế hoạch ứng phó với những rủi ro có xác suất cao, ảnh hưởng lớn

Xếp hạng rủi ro

Sắp xếp các rủi ro theo xác suất và hậu quả

Phân tích mỗi rủi ro

Xác định khả năng xảy ra và hậu quả (mức thiệt hại) nếu nó xảy ra

Xác định rủi ro

Xác định các rủi ro có thể xảy ra

Xác định rủi ro

Xác định rủi ro

 Xác định rủi ro: những nỗ lực có hệ thống để chỉ

ra những mối de dọa tới dự án

 Bằng việc xác định những rủi ro được biết và rủi

ro đoán được , người quản lý dự án thực hiện bước

đầu tiên để tránh chúng nếu có thể, và kiểm soát

khi cần thiết

Xác định rủi ro

 Các rủi ro phổ quát : xảy ra với mọi dự án phần

mềm

 Các rủi ro riêng :

con người và môi trường xây dựng phần mềm/HTTT

Danh sách kiểm mục rủi ro

ra

Phân loại các rủi ro biết và đoán được (1)

 Tầm cỡ sản phẩm: các rủi ro liên quan đến tầm cỡ phần

mềm được xây dựng

 Ảnh hưởng kinh doanh: các rủi ro liên quan đến các ràng

buộc về quản trị và thị trường

 Đặc điểm của khách hàng: các rủi ro liên quan đến sự

phức tạp của khách hàng và khả năng lập trình viên giao tiếp với khách hàng kịp thời

 Định nghĩa tiến trình: các rủi ro liên quan đến mức các

tiến trình được định nghĩa và thực hiện

16 Quản trị rủi ro trong quản lý dự án CNTT

Phân loại các rủi ro biết và đoán được (2)

 Môi trường phát triển: các rủi ro liên quan đến độ sẵn sàng

và chất lượng các công cụ được sử dụng để thực hiện dự án

 Công nghệ được phát triển: rủi ro liên quan đến độ phức tạp

và tính mới trong công nghệ của hệ thống được xây dựng

 Quy mô và kinh nghiệm của đội ngũ: rủi ro liên quan đến

kiến thức chung và kinh nghiệm liên quan tới dự án của những người tham gia

Đặt câu hỏi

7) Sự phối hợp các thành viên dự án đã phù hợp (tập thể có đủ

các kỹ năng cần thiết) ? 8) Dự án có yêu cầu ổn định ?

9) Đội dự án có kinh nghiệm về công nghệ sẽ được triển khai ? 10) Số lượng người của đội dự án có phù hợp với lượng việc ? 11) Tất cả các khách hàng đồng thuận về tầm quan trọng của dự

án, và về các yêu cầu của hệ thống/ sản phẩm sẽ được xây dựng ?

Các rủi ro thành phần

Rủi ro về hiệu năng

Rủi ro về chi phí

Rủi ro về

hỗ trợ Rủi ro về lịch biểu

20 Quản trị rủi ro trong quản lý dự án CNTT

Cấp độ và khả năng xảy ra rủi ro

được đánh

giá:

Đánh giá rủi ro

Ước lượng các rủi ro

 Ước lượng rủi ro là nỗ lực đánh giá mỗi rủi ro trên 2

mặt:

o Xác suất rủi ro xảy ra

o Hậu quả của các vấn đề liên quan đến rủi ro, nếu nó

xảy ra.

 Người lập kế hoạch, quản lý dự án và bộ phận kỹ thuật

thực hiện 4 bước ước lượng rủi ro

 Mục đích của các bước tiếp theo là xem xét rủi ro theo

thứ tự ưu tiên

 Với các rủi ro có độ ưu tiên cao, nhóm làm việc phân bố

nguồn lực để hạn chế cao nhất hậu quả không mong

Các bước ước lượng rủi ro

lượng rủi ro để không có sự hiểu nhầm

24 Quản trị rủi ro trong quản lý dự án CNTT

Bảng các rủi ro

 Bảng các rủi ro: cho nhà quản lý dự án một cái nhìn đơn

thuần về kỹ thuật sự đánh giá về các nguy cơ

Đánh giá

tác động

của từng rủi

ro, xác định giá trị tác động tổng thể dựa trên trung bình tác động của

4 rủi ro thành phần

Sắp xếp các

hàng theo khả năng và tác động trong thứ tự giảm dần

Vẽ một đường cắt ngang bảng, chỉ ra những rủi ro mà sẽ được quan tâm hơn cả

26 Quản trị rủi ro trong quản lý dự án CNTT

(như thế nào)

và vai trò tổng

thể của nó (bao nhiêu)

Thời gian: xem

xét ảnh hưởng

khi nào và

trong bao lâu

Ba yếu tố ảnh hưởng đến hậu quả nếu một rủi ro xảy ra

Đánh giá tác động của rủi ro

 Công thức rủi ro tổng thể (risk exposure) là

RE( r ) = P(r) x C(r)

P(r) = xác suất xảy ra rủi ro

C(r) = chi phí nếu rủi ro thực sự xảy ra

Hạn chế, giám sát

và quản lý rủi ro

(Risk Mitigation, Monitoring, and

Management - RMMM)

Hạn chế, giám sát và quản lý rủi ro

(RMMM)

 Một chiến lược hiệu quả để đối phó với rủi ro phải

xem xét ba vấn đề (không phải là loại trừ lẫn nhau)

 Giảm thiểu (tránh) rủi ro (mitigation)

 Giám sát rủi ro (monitoring)

 Quản lý rủi ro (management) và lập kế hoạch dự

phòng

 Giảm thiểu rủi ro (tránh rủi ro) là chiến lược chính

 Ví dụ: rủi ro do sáo trộn nhân sự

30 Quản trị rủi ro trong quản lý dự án CNTT

VD:Chiến thuật giảm xáo trộn nhân sự

 Họp nhân viên hiện tại để xác định nguyên nhân dẫn đến xáo trộn

(vd: điều kiện làm việc kém, lương thấp, thị trường việc làm cạnh tranh ) Kiểm soát, loại bỏ vấn đề này trước khi dự án bắt đầu,

 Khi dự án bắt đầu, nếu có xáo trộn, thì cố gắng để các kỹ thuật viên chính vẫn tiếp tục khi người khác rời đi

 Tổ chức đội dự án sao cho để thông tin về các hoạt động được phân

tán rộng rãi

 Định nghĩa tiêu chuẩn cho tài liệu và thiết lập các cơ chế để đảm

bảo rằng các tài liệu được phát triển kịp thời

 Tiến hành đánh giá ngang hàng của tất cả các công việc

 Chỉ định một nhân viên dự phòng cho tất cả các chuyên gia công

nghệ quan trọng

RMMM

 Trong giám sát rủi ro, quản lý dự án giám sát các yếu tố

cho biết một nguy cơ ngày càng có khả năng hoặc ít có khả năng xảy ra,

 Quản lý rủi ro và lập kế hoạch dự phòng: giả thiết rằng

nỗ lực giảm nhẹ đã thất bại và rằng nguy cơ đã trở thành hiện thực

 Các bước RMMM phải chịu chi phí bổ sung

• Các dự án lớn có thể xác định khoảng 30 - 40 rủi ro

• Rủi ro có thể xảy ra sau khi sản phẩm đã được cung cấp cho người sử dụng

32 Quản trị rủi ro trong quản lý dự án CNTT

• Giảm thiểu rủi ro là hành động để tránh rủi ro

• Giám sát rủi ro là hành động theo dõi dự án

Giám sát rủi ro

 Giám sát rủi ro có ba mục tiêu

 Đánh giá liệu những rủi ro dự đoán, trên thực tế, có xảy ra

hay không

 Đảm bảo rằng các bước chuẩn bị đã được xác định cho rủi

ro không mong muốn được thực hiện đúng cách

 Thu thập thông tin có thể được sử dụng để phân tích rủi ro

trong tương lai

 Giám sát rủi ro có thể cho phép người quản lý dự án, xác

định những rủi ro nào gây ra vấn đề nào trong dự án

34 Quản trị rủi ro trong quản lý dự án CNTT

7 nguyên tắc quản lý rủi ro

Duy trì một cái nhìn toàn cục: Xem rủi ro phần mềm trong bối cảnh của một hệ thống và

các vấn đề kinh doanh để giải quyết

Nhìn tới tương lai: Suy nghĩ về những rủi ro có thể phát sinh trong tương lai, xây dựng kế

hoạch dự phòng

Khuyến khích giao tiếp cởi mở: Khuyến khích tất cả các bên liên quan và người sử dụng để

chỉ ra những rủi ro bất cứ lúc nào

Tích hợp quản lý rủi ro: Tích hợp việc xem xét rủi ro vào quy trình phần mềm

Nhấn mạnh một quá trình liên tục của quản lý rủi ro

Xây dựng, chia sẻ tầm nhìn sản phẩm: một tầm nhìn được chia sẻ bởi tất cả các bên tạo

điều kiện xác định và đánh giá rủi ro tốt hơn

36