Microsoft Office dành cho người mới bắt đầu: Phần 2

Microsoft Office dành cho người mới bắt đầu: Phần 2 gồm có những nội dung: Tổng quan về excel; hàm trong excel; đồ thị trong excel; bài tập ứng dụng excel; làm quen với visio; vẽ mô hình tổ chức công ty; vẽ sơ đồ quy trình sản xuất; vẽ sơ đồ quy trình sản xuất công nghiệp; lập trình VBA với Microsoft Office. Mời các bạn cùng tham khảo để biết thêm nội dung chi tiết.

HUGNG DAN Si DUNG MICROSOFT EXCEL — BAL TAP 10: TONG QUAN VE EXCEL

BAL TAP 10

TONG QUAN VE EXCEL

, Excel là một ứng dụng trong Microsoft Office rất phổ biến đối với nhiều

người dùng liên quan đến bảng tính Excel hỗ trợ người dùng phân tích dữ liệu

số, tính toán xứ lý đưa ra các thông tin nhanh chóng, hiệu quả và chính xác Trong bài tập 9 chúng ta sẽ khám phá các chức năng cơ bản của Excel 2013:

e Tao bang trong Excel và định dạng số trong bang tinh

e Ap dung diéu kién dinh dang, sắp xếp dữ liệu AutoFiiter

ø _ Tạo công thức, sử dụng hàm số trong công thức "

e Vé biểu đồ dữ liệu, dé thi và sơ đồ

e Tao bang bao cao, té chức danh sách và in bảng tính

(1 InfoPath Filter 2013 G2 Lyne 2013

Giao diện Excel xuất hiện, đầu tiên là [) Office 2013 Tools

phần yêu cầu tạo mới một chế độ làm việc Vy Bock

Giao dién này g gồm 3 phần chính như s; sau:

1, Hiển thị menu File: Cac lệnh tạo mới, “lưu trữ, in ấn và cáo tùy chỉnh

Hién thj Available Templates: Tap hop cac c bằng mẫu có sẵn

3 Hiển thị Blank workbook: Cho biết thông tin chỉ tiết của các mẫu thiết

kế hay lĩnh vực đã chọn

Để tạo mới một bảng tính, nhấp chọn New > Blank workbook

7

BAL TAP 10: TON QUAN VE EKCEL HGNE HAN SO DUNG MICROSOFT EXEEL

Màn hình làm việc Excel gồm một cửa sổ lớn chứa một hoặc nhiều cửa

sổ nhỏ bên trong, mỗi cửa sổ tương ứng với một file bang tinh

crs

& (ea «|= => Ie 2| S8 88 [eee |

Delete + Í ]~

Bru ave «lo 438 2§ | Conditions! Formnatas Cel Sart & Find &

* 2 a |d-|^-A.-|z £ 4 #£ |EI x~.]ã Formatting Table~ Styles~ | EBtFomst~ | 2» perv sdeq~

Number | cet +

[J =F 00%

Giao diện làm việc Excel xuất hiện gồm 3 thành phần:

1 Hiển thị menu lệnh và thanh trình đơn với các công cụ bố trí theo công nghệ Ribbon Excel 2013 giống như Excel 2010 thay đổi giao diện người dùng tử việc sử dụng các thanh menu truyền thống thành các cụm lệnh

dễ dàng truy cập được trình bày ngay trên màn hình gọi là Ribbon

Hiển thị khung làm việc theo dạng dòng và cội

„8 Hiển vùng tùy chọn trang làm việc (các cửa sổ nhỏ)

178

AUGNG DAN Si! DUNG MICROSOFT EXCEL BAI TAP 10: TONG QUAN'VE EXCEL

SƠ LƯỢC CÔNG DỤNG CỦA CÁC MENU

Menu Home: Chứa các nhóm nút lệnh Clipboard, Font, Alignment Number, Styles, Cells, Editing có các lệnh dùng cắt, dán, sao chép, canh chỉnh kích cỡ chữ, màu sắc chữ, định dạng tài liệu, các kiểu mẫu có sẵn, chèn

hay xóa dòng hoặc cột, sắp xếp, tìm kiếm, lọc dữ liệu

Menu Insert: Chứa các nhóm nút lệnh Tables, Illustrations, Charts,

Sparklines, Filter, Links, Text, Symboys cung cấp các lệnh bảng biểu,

chèn hình ảnh, video, hình tượng, vẽ sơ đồ, đổ thi, ký hiéu,, chén link web, canh chỉnh tiêu đề trang, chèn các ký hiệu

Menu Page layout: Chứa các nhóm nút lệnh Themes, Page Setup,

Scale to fit, Sheet Options, Arrange chita cdc nut lệnh về việc hiển thị bang tính, điều chỉnh các đối tượng trên trang làm việc và thiết lập Ï in an -

Menu Eormulas: Chứa các nhóm nút lệnh, Funetion Library, Defined

Names, Formula Auditing, Calculation gồm các nút lệnh công thức, đặt tên vùng, công cụ kiểm tra theo dõi công thức, điểu khiển việc tính toán

Menu Data: Chứa các nhóm nút lệnh Get External Data, Conections, Sort & Filter, Data Tools, Outline gồm các nút lệnh dùng thao tác đối với dữ liệu trong và ngoài Exoel, các danh sách, phân tích đữ liệu,

Menu Review: Chứa các nhóm nút lệnh Proofing, Language, Coments, Changes gồm các nút lệnh kiểm lỗi chính tả, hỗ trợ dịch từ, thêm chú thích vào các ô, cáo thiết lập bảo vệ bảng tính

Menu View: Chứa các nhóm nút lệnh Workbook Views, Show, Zoom, Window; Macros thiét lap cac ché dé nién thị của bảng tính phóng to, thu nhỏ, chia màn hình

Menu Developer: Menu này mặc định được ẩn vì nó chỉ hữu dụng cho

các lập trình viên, những người có hiểu biết về VBA (để mỡ nhóm này nhấn

vào nút Office > Excel Options > Popular sau đó chọn Show Developer tab

in The Ribbon)

Menu Add-ins: Menu này chỉ xuất hiện khi Excel mở một tập tin có sử dụng các tiện ích bổ sung, các hàm bổ sung

CÁC THAO TAC LAM VIEC TREN EXCEL

Trên trang làm việc, nhấp chọn ô cần

nhập chữ, bạn có thể sử dụng nút mũi tên trên

bàn phím để di chuyển đến các ô tiếp theo Trên

menu Home, nhấp chọn font chữ, cỡ chữ và kiểu

chữ vào khung Font

19

BAL TAP 10; THN QUAN VE EXCEL NIÊN DAN Sif DUNG MIGROSOET EXCEL

Sau đó tiến hành nhập chữ, thao tác nhập giống như trong Word Ví dụ:

6 đây, ta chọn kiểu chữ là VNI-Helve, kích cỡ là 10

l1 & VNI-Helve Ñu -j A A

Past laste ste yg |B u-|H-[ aA x x x + Clipboard rz Font fa

bằng cách: Trong khung Font của tab

Home, nhấp chọn biểu tượng BÍ ở phía

dưới góc phải như hình bên Hộp thoại

Format Cells xuất hiện, chọn font chữ

Để nhập chữ trong Excel, bạn có thể nhập: trực tiếp lên ô- đã chọn hoặc

di chuyển con trỏ chuột đến ô Name box và nhập chữ vào đó, nhập xong nhấn

phím Enter Chữ được nhập sẽ tự động cập nhật vào ô đã chọn

HUGNE DAN Sif DUNG MICROSOFT EXCEL BÀI TẬP 10: 10NG QUAN VE EXCEL

Chú ý: Nếu văn ban nhập vào là dãy số, sau khi nhấn Enter, kết quả hiển thị

là AEH ta phải tăng chiều rộng rộng 6 để hiển thị đây đủ nội dung chữ

THAY ĐỔI CHIỀU CAO VA CHIEU RỘNG DONG COT |

Sau khi nhập một nội dung khá dài trong một cột trong Excel, nhưng kích

cỡ của cột không thể biểu diễn hết nội dung của chữ, vì vậy ta dùng cách hiệu

chỉnh như sau để mỡ rộng chúng: Nhấp chuột chọn cột đã nhập chữ và rê

chuột.đến vị trí cạnh bên phái của nó

Giữ chuột cho đến khi

xuất hiện biểu tượng +P, sau

đó kéo sang trái hoặc phải để

thay để thay đổi độ rộng của dòng

như hình bên Cách này cho phép " mở

Cách thứ 2 để thay đổi độ rộng của

cột là: Chọn cột cần thay đổi, sau đó trên

menu Home, nhấp chọn Format > Column

Width Hộp thoại Column Width xuất hiện,

nhập vào kích thước cần thay đổi sau đó

BAL TAP 10: 70NG QUAN VEENCEL —_ HUGRE DAN SH DUNS-AMERESOFT EXCEL

Trén menu Home, chon Format >

Row Height Hép thoai Row Height xuất

hiện, nhập kích thước cần thay đổi vào ô

Row height sau đó nhấp OK đồng ý AutoFit Row Height

BINH DANG 6 VA VUNG (CELLS, RANGE)

Một ô trong Excel được định dạng địa chỉ bởi tiêu đề cột và số thứ tự của

một dòng Ví dụ: Địa chỉ của một ô A1 sẽ là kết hợp <tên cột><tên đòng>, tên cột là A và số dòng là †

Một vùng làm việc được xác định bằng địa chỉ của ô ở góc trên bên trái

của vùng và địa chí ô góc dưới bên phải của vùng (có dấu : phân cách)

Ví dụ: Địa chỉ của một vùng A1:G10 sẽ là kết hợp <tên ô góc trái>:<tên

ô góc phải>

Khi phải thiết lập hệ dữ liệu gồm một dãy số thứ 1 |sTT

tự nối liền nhau mà không muốn mất nhiều thời gian để

nhập từng con số

Các bạn có thể dùng cách sau để nhập nhanh

chóng: Đầu tiên, chỉ cần nhập số đầu dãy số vào ô, sau

đó nhấp chọn ô số 1 và khi con trổ chuột biến tïành dấu

++, nhấn giữ phím Ctrl kéo xuống đến ô ứng với số 8

như hình bên thì thả chuột (tùy ý để nhập đến số thứ tự

cần thì thả chuột)

Chú ý: Nếu khi kéo, không nhấn giữ phim Ctrl thi kết

qua là: Các ô chọn bên dưới déu là một số giống nhau

HUGE DAN Sif DUNG MIGRESOFT EXCEL

Trén.khung Alignment

của menu Home có sẵn các

công cụ trợ giúp canh chỉnh

=BI #+ EP Wrap Text

Merge & Center +

Canh bên trái cột _ Canh chỉnh

cột

dòng

=| Canh bên dưới

Chú ý: Có thể canh chỉnh nhiêu cột và nhiều dòng cùng một lúc, bằng

cách chọn các dòng và cột đó rồi tiến hành canh chỉnh

ĐÓNG KHUNG BẰNG BIỂU _

Các bước tạo khung cho

bằng: kéo chọn phần bảng cần

đóng khung Trong khung Font

của menu Home, nhấp chọn biểu

tượng [EÏ] ð góc dưới bên phải

như hình bên

188

BAL TAP 10; The QUAN VE ENGEL AWGNE OAN $0 DUNE AMEROSOFT EXCEL

Trong hộp thoại Format Cells có các lựa chọn sau:

e _ Trong khung Line là các kiểu đường vién (Style):

& ° Khung Preset là quy định nơi đặt đường viền

"> None: Không có đường viền

> Qutline: Đường viền nằm bên ngoài

> Inside: Dudng vién nam bén trong

184

HUONG DAW Si DUNG MICROSOFT EXCEL BAL TAP 10: TONG QUAN VE EXCEL

e Khung Border: Dat dudnig vién cho bang tại các vị tí cần thiết

+ Khung Color: Màu của đường viền :

Chọn xong, bạn nhấp OK, ta được kết quả như hình dưới:

2 a b a>b a<b a>=b a<=b

3 | a7 | 23 | TRUE | FALSE| TRUE | FALSE

4 | 58 58 FALSE | FALSE | TRUE TRUE

15 12 43 FALSE | TRUE | FALSE TRUE

6 35 75.1 FALSE} TRUE | FALSE TRUE

Hoặc có thể tạo bằng nhanh bằng cách

nhấp chọn tam giáo hướng xuống của biểu _

tượng Borders và chon All Borders td danh

he “Insert Sheet Rows

Uf Insert Sheet Columns

No Border

Ail Borders Outside Borders

Thick Box Border Bottom Double Border Thick Bottom Border Top and Bottom Border _ Top and Thick Bottom Border Top and Double Bottom Border :

Draw Border

Oraw Border Grid

Erase Border

lineColor ˆ ' LineStyle -` De >

More Borders

Hap thoai Insert nhu hinh trang bén xuất hiện, trong hộp thoại có ‘cdc’

tùy chọn: Chọn Shift cells down để thêm ô vào bên trên ô được chọn, chọn

xong nhấp OK Ta được kết quả một ô xuất hiện cạnh ô đã chọn vị trí chèn như

hình trang bên Tương tự như vậy bạn có thể tùy chọn thêm dòng, thêm cột

bằng các lệnh Entire.

BAU TAP 10; Tne QUAN VE EXCEL

e Chon Shift celis right dé thêm ô vào

bên phải ô được chọn

s Chọn Eniire row để thêm dòng vào

bên trên ô được chọn

e Chon Entire column để thêm cột vào

bên trái ô đang chọn

Ngoài ra, còn có thể chèn thêm dòng

XÓA 6, DONG, COT VA TRANG

Để xóa các thành phần nêu trên, hãy

nhấp chọn vị trí cần xóa trước sau đó trên menu

Home, chọn Delete sau đó chọn tiếp lệnh cần

xóa Gồm có các lệnh như sau:

e Delete Cells: Xda 6

° Delete Sheet Rows: Xéa dong

° Delete Sheet Columns: Xé6a cét

e Delete Sheet: Xéa trang lam viéc

“4 Scone tense os “e Entire row: Xda dong 7” ””

© Shift cells up: Xóa ô bên trên _®, Entire column: Xda cét

188

HUGNG DAN Sif SUNG MICROSOFT ENGEL

Nối nhiều ô thành một ô theo hướng dẫn sau:

Khi muốn nối nhiều ô thành một

ô, thực hiện chọn các ô tại vị trí cần

nối như hình bên -

Tiếp theo, trên nhóm lệnh

Alignment ‘cia menu Home,

nhấp chọn hình tam giác hướng

xuống của ô Merge & Center và am DI DI e8 oF Gane

chon Merge & Center từ danh

sách xổ xuống

ES Merge Across -

A

11

Nội,dung của các lệnh như sau:

e Merge & Center: Ndi cac 6 định theo vị trí trung tâm

's Merge Across: Nối các ô theo dạng ngang

e Merge Cells: Nối tất cả các ô theo dạng kéo chọn

« Unmerge Cell: Khôi phục các ô đã nối

Chú ý: Nếu tất cả các ô đều có dữ liệu thì cẩn phãi chuyển hết dữ liệu lên ô ở góc trên cùng bên trái của nhóm ô cần nối Vì dữ liệu trong 6 nay sé được giữ lại, dữ liệu của các ô khác sẽ bị xóa

187

BAL TAP 10: TONG QUAN VE EXEEL

COPY VA DAN DU LIEU TRONG 6

GING DAN Sif DRE MIEROSOFT EXCEL

Muốn copy dữ liệu, chọn vùng dữ liệu cần copy sau đó nhấn tổ hợp phím

Nếu bạn muốn copy

dữ liệu của một ô cho nhiều

ô, nhấp chọn ô chứa dữ liệu,

rồi rê con trổ chuột đến ð

vuông nhỏ ở phía dưới góc

phải của ô, nhấp giữ chuột

và kéo sang các ô mà bạn

muốn sao chép Hình dưới

cho thấy một số kết quả sau

khi sao chép -

Sao chép theo chiều ngang:

XÓA DỮ LIỆU TRONG Ô

Trước khi xóa dữ liệu, hãy chọn cột hoặc

dòng chứa dữ liệu cần xóa Trên menu Home,

nhấp chọn Clear xổ xuống các mục chọn:

ø _ Clear All: Xóa nội dung và định dạng

e_ Clear Formats: Chỉ xóa phần định dạng

s _ Clear Contents: Chỉ xóa phần nội dung

e Clear Comments: Chi Xóa chú thích (nếu

“B6 đính kẽm)

s_ Clear Hyperlinks: Xóa liền kết

|p Sort & Find

Filter» Selec

SS AutoSum + A

fe] Fin~ zv

Be Clear Formats Clear Contents Clear Comments

Clear Hyperlinks

&& Remove Hyperlinks

HUGNG DAN Si BUNG MIEROSOFT EXCEL BÀI TẬP 1: Tone QUAN VE EXCEL

/ Hoặc chỉ cần chọn dữ liệu cần xóa và nhấn phím Delete để xóa nội dung

trong các dòng hay cột

ĐẶT CHÚ THÍCH CÁC Ô DỮ LIỆU TRONG BẰNG

Thêm chú thích vào các ô giúp cho việc hiệu chỉnh và nội dung thông tin

ma 6 dang chifa dudc rõ tàng hơn Đổ thêm chú thích vào ô, chọn, ô và chọn nhóm Review > Comments > New Comment |

Delete Previous Next

BAL TAP 10: THNG QUAN VE EXEEL HUNG DAW Sif DUNE AIGROSOFT EXCEL

trên thanh menu Review chọn nhóm

Tương tự, muốn xóa chú thích ta

chọn ô cần xóa sau đó chọn Review >

Comments >Pelete Hoặc nhấp phải

chon [énh Delete Comment

181

HUGNG HAN Sif DUNG NICROSUFT EXCEL BAL TAP 10: TONG QUAN VE EXCEL

Phím † Dịch chuyển sang các ô bên trên

Phim J Dịch chuyển sang các ô bên dưới

Home Dịch chuyển tới ô ở cột A của dòng hiện hành

Ctrl + Home Dịch chuyển tdi dia chi 6 A1 trong worksheet

Cirl + End Dịch chuyển tới địa chỉ ô có chứa dữ liệu sau cùng

Page Up Dịch chuyển ô hiện hành lên trên

~ Page Down Di chuyén 6 hién hanh xu6ng duéi -

CÀI ĐẶT NGÀY VÀ GIỜ

Việc cài đặt ngày giờ là một trong những thảo tác quan trọng khi

làm việc trên Excel, nó hỗ trợ giúp thực hiện xác định hay nhập ngày giờ trên

bảng tính

Có 2 cách để định ngày gid cho Excel đó là:

191

BAL TAP 10: TONG QUAN VE EXCEL

Thue hién trén Windows

HUNG DAN Sii DUNG RIGROSOFT EXCEL

Cài đặt trên hệ thống Windows hoặc trực tiếp trong Excel

Phần trình bày sau là một số

hướng dẫn giúp thực hiện cài đặt thời

gian Trên màn hình Windows nhấp

nút Start > Control Panel Kế tiếp,

nhấp chọn mục Clock, Language,

and Region (tham khảo hình dưới)

Devices and Printers

@ Windows Media Center Default Programs

Adjust your congnitea oelings Vieway: Category +

User Accounts sind Fantahy

nơ sưnndof4 atin nụ

feck con TỐ Miher manue trer

lui a {Setup parental conus for

Re Gonz petwenk ate and tastes Some Ki Aepeanoee sả fronton xả

(Change the theme:

Daexed' BRP SENS aaate | ange tie ae

PB pi choke fr event time mea |

f Date and time

Long date: ldddd, MMAMM dd yyyy If Na of digits ater decimal: 2 “El

Ler tine Soto ae

Short date Melanlad A

Long date: ‘Tuesday, January 34, 2014

Shott time: 121PM | Measurement system: fs

——p | Aaitionat setting Use native digits [Never

nu " anata ing langua: ¬ fant Ỷ ‘Glick Reset to restore the system defautt settings For nirbers cesta ont date - .L te = |

ire |

~ Trorig mie Format: Nhap cho English (United States) cử

Trong mục Date and time formats: Chọn mục Short date: M/d/yyyy (tháng/ngày/năm) Tốt nhất hãy giữ ở chế độ mặc định:

182

HUGNG DAN Sif BING MICROSOFT EXCEL BAI TAP 10: TONE QUAN VE EXCEL

Kế tiếp, hãy nhấp chon Additional settings dé mở phần cài đặt Hộp

thoại Customize Form at xuất hiện, thực hiện đều chỉnh các thuộc tính cho

hiển thị số, tiền tệ, thời gian và ngày tháng Thực hiện điều chỉnh cho phù hợp

theo yêu cầu của bảng tính

Thực hiện trên Excel

Home, nhấp Number | Alignment | Font | Border] Fil | Protection |

Sau khi hiệu chỉnh xong, hãy nhấp nút OK ở cuối hộp thoại để đồng ý với các thiết lập trước đó

13:50:55

1:30:55 PM

30:55.2 37:70:55

_ Hép thoai Format Cells xuất hiện, hãy nhấp Number

chon tab Number dé chon muc,

General

ta

BAL TAP 10: TONG QUAN VE EXCEL HwGNe DAN Sif DUNG MICROSOFT EXCEL

Mục Number cho phép hiệu chỉnh một dữ liệu số nhập vào bang tính:

s_ Sample: Hiển thị kết quả -

e Decimal place: Quy dinh số chữ số thập phân

e Negative number: Chon kiéu hién thisd am

Có thể đánh dấu chọn Use 1000 Separator(,) dé đánh dấu ngắn cách

phần số đạt tới hàng nghìn cửa một dãy số-

[Gen eral

HUGNG DAN Sil DUNE MICROSOFT ENGEL BAI TAP 10: TONG QUAN VE EXCEL

Ta có kết quả như hình sau: (Tương tự, giảm số dư hãy chọn lệnh

Decrease Decimal ngudc lại bỗ bớt) Mỗi lần nhấp chọn là thêm hoặc bớt một chữ số

19

20 B- By; | 3

Accounting Number Format Excel [ll % y | +9 0 | Conditional

khoảng trống ở bên phải dấu ngoặc £ English (United Kingddim)

don nếu có giá trị âm Ngoài ra còn có : Euro 123) °° a

các hiển thị tiền tệ khác như: Bảng

Anh, Euro, Nhân dân tệ, French

Việc định dạng kiểu tiền tệ có thể thực hiện trong hộp thoại Format

Cells Nhấp và kéo để chọn các số cần định dạng Nhấp chọn mục khung

Currency trong phần Category Sau đó nhấp vào Symbol và chọn biểu tượng

đồng tiền cần hiến thị

195

BAL TAP 10: TONG QUAN VE EXCEL HUNG DAN Si DUNG RIEROSOFT EXCEL

CHÈN KÝ HIỆU TOÁN VÀ KÝ TỰ ĐẶC BIỆT

Chèn ký hiệu và công thức toán học

Để chèn các ký hiệu và các công thức toán học

vào bảng tính hãy nhấp nút Equation trong ñhóm

lệnh Symbols nằm trên menu Insert Thanh thuộc

tính ẩn Equation Tools xuất hiện như hình sau:

InGNe DAN SU DUNG MICROSOFT ENCEL BAt TAP 10: TENG QUAN VE EXCEL

Trước tiên, nhấp chọn ô cần chèn ký tự

Font Hnosmal te [xj] Subset: | Currency Symbols vị

Symbol, chon ky tu d&c biét & : ce | e| =| fon] lola Wa >

rồi nh&p chon Insert elélalel¢)"lOlsle Nelol™|*lole

minh họa giới thiệu cho nó Cach chen

một hình minh họa như sau: Trên

menu Insert nhấp chọn nut Insert

PAGE LAYOUT FORMULAS

Khi chèn vào, hình sẽ xuất hiện với 8 nút điều chỉnh kích thước và nút

điều chính xoay Tùy vào mục đích sử dụng mà điều chỉnh cho thích hợp

l@()-IB + Libraries + Pictures > Sample Pictures

Omanize v'~ New folder

me -[SRHL mm |,

197

BAL TAP 10: TONG QUAN YE EXCEL HUGNE DAL S0-DUNG.MICROSOFT EXCEL

HUGNG DAN Si DUNG MICROSOFT EXCEL

THIET LAP MAU NEN CHO O

Trước tiên hãy nhấp chọn ô cần thiết

lap mau Tiếp theo, trên menu Home

vào biểu tượng Theme Colors, chọn

trong danh sách Ta có kết quả như hìn

BAI TAP 10: TONG QUAN WE EXEEL

để có thể thiết lập màu và hiệu

ứng màu cho 6 trong bang tinh

Hãy nhấp chon nut Format Cells,

mé hép thoai Format Cells

ld 4 -

Theme Colors

Trong tab Fill, nh&p chon nut Fill Effects Hop thoại Fill Effects xuất

hiện; trong khung Colors nhấp chọn màu phdi hgp vdi hai 6 Color 1 va Color

2, ban chon kiéu dé béng trong khung S

umber | Atonement | Fort ] Border | rut | protection

Fill Effects

BẰ! TẬP 10: TONG QUAN VE EXCEL HUGE DAN si! DUNG BEROSOFT ENGEL

Insert Delete Format Sort & Find &

a v > | @ Clear Ẩilter~ Selact~

||] New Tabils Siyle <«@#=——=——

| 33] New BivotTable Styte

Hộp thoại Format As Table xuất

hiện, hiển thị địa chỉ vùng chọn, nhấp

chọn OK Trên bảng xuất hiện dòng tiêu

[7 My table has headers

AUGNG DAN Si DUNG INIGROSOFT EXCEL BAI TAP 10: TON QUAN VE EXCEL

Table Style Gptions

ĐỊNH DẠNG VÀ TẠO MỚI VĂN BẢN THEO MẪU

BS OBA

Margins Orientation Size Print” Br

Exoel cung cấp các mẫu

văn bản dựng sẵn giúp người

dùng tạo nên các van ban

chuyên nghiệp và dễ sử dụng

Trong đó có nhiều miẫu khung,

kiểu chữ, hình ảnh, đồ thị với

nhiều hiệu ứng đẹp mat

Ngoài ra,' chương trình còn

cho phép hiệu chỉnh tùy ý các

mẫu này

Layout, nhdp chon Themes `

và chọn một kiểu từ danh

sách xổ xuống như hình

Sau khi chọn xong, hãy

nhấp chọn Colors để thay đổi

màu sắc, nhấp chọn Fonts để

thay đổi kiểu chữ nhấp vào

Effects chon kiéu hiéu ứng

Celestial Circuit Damask

Aa Aa | | |Aa—

ent

BAI TAP 10: THe QUAN VE EXCEL HUONG DAN Si DUNG WICROSOFT EXCEL

Tao Themes mdi

Để tạo một theme mới có phong cách

Themes > Colors sau đó nhấp chọn Create

New Themes Colors dé tao mau " ‘Oiice

Calibri Light

Ké tiép, chon Page Layout > Themes > Catibri

Fonts va nhap chon Customize Fonts tao kiểu Oftice 2007 - 2010

chữ mới Thự hiện lưu sau khi tạo mới một |||Aa | Sembrs

đổi định dạng và không bị thay đổi nội dung Aa | Calbn

CHẾ ĐỘ ẨN DÒNG BẰNG GROUP VÀ ha

OUTLINE Aa

Arial

Khi muốn đối chiếu các số liệu trên cùng a

một bằng tính, nhưng vì số lượng dữ liệu lớn Long

gây khó khăn cho việc đổi chiếu Các bạn có Aa Corbel

thể dùng cách ẩn dòng dữ liệu cùng một nhóm Ï Candara

hoặc khác nhóm Bước đầu tiên, hãy chọn các Aa Gandara

dòng dữ liệu muốn ẩn đi Nhấp chọn menu Franuiin Gothic -

Data, chọn nhóm OuHine sau đó lệnh Group Aa | tranklin GothioM '-

Franklin Gothic Book Ei

HvGNG OAN Sif UNG MICROSOFT EXCEL BAL TAP 10: TONG QUAN VE EKCEL

Hộp thoại Group xuất hiện, hay nhấp chọn chế độ Rows để thực hiện

ẩn các dòng đã chọn, sau đó nhấp chọn nút OK để đồng ý

Trên trang làm việc hiển thị nút dấu trừ và dấu cộng, tùy thuộc vào

những hiển thị trong bảng riày Nhấp vào dấu trừ để ẩn dòng hoặc cột và nhấp vào dấu cộng để chúng hiển thị lại

— 1 om 5B | FALSE 3 47 23 TRUE FALSE

6 30 75 FAbE | |3 12 49 FALSE TRUE

TÌM VÀ THAY THẾ GIÁ TRỊ TRÊN BẰNG TÍNH

Trong một trang làm việc khi đã nhập các dữ liệu, sẽ có thé xay ra

sai sót giá trị hay muốn thay thế các ký tự hay công thức Để thực hiện,

hãy nhấp chọn menu Home sau dé6-chon lénh Find & Select nam trong,

208

BAL TAP 10: 106 QUAN VE EXCEL AUGNG DAN Sif DUNG MICROSOFT EXCEL

Tiếp theo, nhấp chọn lệnh Find, 2# autosum ~ Age BE

khóa muốn tìm vào khung Find what, & Clear~ Filter ~ lB

Sau đó nhấp nút Find Next tìm kiếm Edit] ih Find

Options nếu không tìm

thấy điểu gì trong hộp

thoại Bên trong nút

Options có chứa các

thuộc tính khác giúp cho

việc tìm kiếm hiệu qua

hơn như hình bên

204

HUNG DAN Sif DUNG MICROSOFT EXCEL BÀI TẬP 10: TONG QUAN VE EXCEL

Replace with: E_— —T r] No Format Set Format

search: 3 Match entire cell contents Clear Find Format

dòng thử 2 Relace with và chọn lệnh [ Format |~]

Format Hộp thoại Replace Format xuất ||

hiện Nhấp tab Fill, chon Background L mm —

Color là màu cam Sau đó, nhấp vào biểu Choose Format From Cell

tượng đóng cửa số bên góc phải (x) để

Wumber | alignment | font | pore | PM | Frotecttan

Trở về hộp thoại Find and

Ehdsground EBla" Pattern Color Replace và nhấp chon Replace

mm El All Khi đó Excel sé thay thé tat

cả các ô đã chon thanh 6 mau

BAl TAP 10; T0NG QUAN VE EXCEL due DAN Sif DUNG MIEROSOFT EXCEL

Hộp thoại Microsoft Excel

xuất hiện với thông báo đã tìm các

ô và thay thế định dạng, nhấp nút

OK Ta có kết quả như hình minh

họa dưới

AU} Bo [oc | D [CE TF

2Ú

3] 47 23 TRUE | FALSE | TRUE | FALSE

Tré vé hép thoai Find and Replace, nhdp Close dé déng hộp thoại Các bạn có thể nhấp Replace tạo sự thay đổi tại một thời điểm, nếu muốn tìm để thay thế cho định dạng, nhấp Find All và Find Next để tô màu các ô trong trang tính nhưng không thay thế định dạng

tưu ý: Trước khi bắt đầu một tìm kiếm Find hay thay thé Replace mdi, hay đâm bảo rang: Ban làm sạch tất cả định dạng bằng cách nhấp nút tam giác hướng xuống kế bên 2 nut Format và sau đó nhấp Clear Find Format và Clear Replace Format

Trong hép thoai Find and Replace, nhấp nút Format mở hộp thoại Find

Format hay Replace Format Trong đó, có thể là các Tab giúp xác định số

(Number), canh thẳng hàng (Alignment), phéng chiv (Font), vién (Border), t6 mau nén (Fill), hoặc bảo vệ (Protection) mà người dùng muốn tìm và thay thế

Chức năng này giúp bạn sửa lỗi chính tä khi nhập

liệu bằng tiếng Anh và giúp bạn nhập nhanh các ký hiệu

hay đoạn văn lặp đi lặp lại nhiều lần Để thêm các cụm từ Print

vào danh sách AutoCorrect: chọn File > Options, mở hộp

thoại Excel Options và nhấp chọn Proofing Sau đó, nhấp

chon AutoCorrect Options mé hộp thoại AutoCorreet

T7 AutoCorrect options le ss HR

: Account

Change how Excel corrects and formats text as you type: | AutaCorect Options | mem

[ Number | Alignment | Font | Border {i

HUGNG DAN Sif DUNG NIEROSOFT EXCEL

Trong - ` hộp thoại

AutoCorrect: English (United

Siales) đánh dấu vào ô

Replace text as you type

Trong ® Replace, go tir hay bi

BAL TAP 10: TONG QUAN VE EXCEL

sai vào, trong ô With gõ từ đúng

vào và nhấp Add để thêm từ vào

danh sách, sau đó nhấp OK

Muốn sửa từ trong danh sách

AutoCorrect, nhấp chọn từ đó

và gõ lại iừ muốn sửa sau, đó

nhấp chọn Replace Muốn xóa

từ trong danh sách AutoCorrect,

nhấp chọn từ cần xóa rồi nhấp

ndt Delete

Correct accidental use of cAPS LOCK key

Replace text as you type

Việc đầu tiên khi làm

việc với Excel là tạo mội bằng

tính mới Chon nut File > New,

một hộp thoại hiện ra cung

cấp nhiều lựa chọn để tạo

workbook: như: Để tạo

workbook trống, bạn chọn

Blank workbook và nhấp nút

Create

Search for online templates

Suggested searches: Budget Invoice

1 Blank workbook | Account

Mở bảng tính có sẵn

Một tập tin có sẩn có thể được mở bằng nhiều cách như sau:

Cách 1: Chọn menu File > Recent sau đó chọn tên tập tin trong danh sách Recent Workbooks, có thể cỏ tối đa 50 tên tập tin được ‘sti dung gần đây nhất trong danh sách này Để điều chỉnh các thuộc tính liên quan thì nhấp vào

nút File > Options, hộp thoại Excel Ơption xuất hiện chon ‘Advance >

Display sau d6 chon gia tri trong Show this number of Recent Documents

207

BAL TAP 10: TONG QUAN YE EXCEL

Save As

Hie CTyt Print fo Computer

SỈ ot Geiss

Cách 2: Nhấp chọn Open trên menu File, hộp thoại Open xuất hiện Trong hộp thoại Open, chúng ta tìm đến nơi lưu tập tin (tai Look In) va chọn tên file cần mở sau đó nhấn nút Open để mở tap tin

an re Bang ty teu chan eng ác hart TMB Kiron ml

Bay 2 Dodou, TẾT Bang ky lưu chư luong2z4 #ÕNGwlD LAN MimmselEuml, Desktop + Cy|

“=cờn Em

hs ads race weve ite

! đãempie | LÊN kár75P 84 tO)

ce TOAN (0)

E213) GIỊ poe

mm Lưu bảng tính

hành bảng tính, thực |Cé) Ê===: + Elba oe TH

than ang tính, thực a> Now tds > @ hiện lưu Nhấp chọn 19) Micmcoft Excel Documents library bp Faker +

File > Save, hộp thoại $e Fever {netuder: 2fecatons

ox Bip Name [Gate modied [Tyne S Save As hiện ra ie _ Bo alt Avatar 7-IuE11 (028 Fae folder

‘Bt Renent Places iE Bluetooth Exchange Folder 2tEAprT2 1H File folder

i Ee Com :

om Be 2D Reeetolde Bar Sea @ Ubeasies LL Custom Office Templates 12-May-13 10:44_ File fokter

i} imo Software Susdia TONow-13 11:12 File folder

oon độ My Cheat Tables O2Jur13 8:16AM File folder nhe (Bl Pictures GR My Data Sources ‘Tafan-14 3:56 PM File fold

BB Videos

Fe rune: [DANFISACH stax

‘Save øa type: [Excel Workbook (° xi=)

Authors: Win7SP154 “Tags: Add a tog

10 Save Thumbnail ¬

TT ae a ee BE + (rend Egret] |

Hay nhap tén của bảng tính vào File name, sau đó

lưu file lại

208

nhấp nút Save để

HUGNG DAN Sif DUNG MICROSOFT EXCEL BAL TAP 10: TONG QUAN VE EXCEL

Lưu ý: Khi làm việc trên máy tính phải thực hiện lệnh lưu lại công việc đã thực hiện thường xuyên Việc ra lệnh lưu không tốn nhiều thời gian nhưng nếu

máy bị hỗng hay cúp điện đột ngột có thể mất bao công sức làm việc: Nhằm

tao an toan cho dif liéu, hay bat tinh nang Auto Recover, Excel.sẽ tự động thực hiện lệnh lưu theo thời gian quí định (mặc định là 10 phút lưu một lần) Để sử dụng tính năng Auto Recover, hay nhấp chọn File > Excel Options > Save, sau đó đánh dấu chọn vào Save AuioRecover information every minutes va chọn sau bao nhiêu thời gian máy sẽ tự động lưu

Proofing ; Save workbooks

: RE HÀ NHAN HN, Save files in this format Excel Workbook (tds) ‡ x

Language Ral Save AutoRecover information every fio i minutes ,

Advanced Mi Keep the last autosaved version if I close without saving

Thiết đặt mật mã cho bảng tính

Khi lưu, hộp thoại Save As xuất hiện Chọn Tools > General Options

'(bên dưới góc phải của hộp thoại) Hộp thoại General Options hiện ra, nhập

mật mã mở và hiệu chỉnh bảng tính (hai mật mã này nên khác nhau để tăng

Geneial: Options ae

Tools | | Save | Cancel |

Map Network Drive

EE] Read-only recommended

General Options:

« Always create backup: Tao ban sao cé dudi *.xik trudc khi gán mật ma

e Password to Open: Mat ma để mở bảng tính

» Password to modify: Mật mã để cập nhật nội dung cho bang tinh

s Read-only recommended: Mở bảng tính dưới dang chỉ đọc

ˆ Khi mỡ lại bang tính, các

bạn sẽ nhận được thông báo, "

yén cầu nhập mat khẩu ‘Bookd.xisx' is protected

khẩu đã ihiết lập trước đó và

BAL TAP 10: TNG QUAN VE EXCEL HUGE BAN 8Ï DUNG NHCROSOFT EXCEL

để thực hiện sắp xếp bảng tính New Begg

Hộp thoại Arrange Windows xuất hiện, nhấp

¢ Horizontal: Sap xếp chồng lên nhau theo © Verticat

° Vertical: Sap xép theo phương thẳng đứng

e Cascade: S4p xếp chồng lên nhau trong 1 tầng

Có nhiều cách thực hiện: Cách đầu tiên, hãy nhấn vào nút

sheet) trén thanh Sheet Tab

HUGE DAN Sif DUNG MICROSOFT EXCEL BAI TAP 10: TONE QUAN VE EXCEL

chuột lên thanh Sheet Tab >

Insert Hộp thoại Insert xuất

até Insert Cells

; ae Insert Sheet Rows

4f" Insert Sheet Columns

Đặt tên bảng tính

Hãy nhấp phải chuột lên tên bảng tính cần đổi tên ở thanh Sheet Tab >

EM

Tên bảng tính có thể dài tới 31 ký tự và có thể dùng khoảng trắng, nhưng , không được dùng các ký hiệu để đặt tên như: : /\? *,

Xóa bảng tính

Muốn xóa một bằng tính, hãy làm theo các cách sau: Chọn bảng tính

muốn xóa, sau đó chọn menu Home > Cells > Delete > Delete sheet

=x Delete Sheet Rows

4P Delete Sheet Columns

Hoặc dùng cách: Nhấp phải chuột lên

tên bảng muốn xóa sau đó chọn Delete, xác

BAL TAP 10: TUNG QUAN VE EKCEL HUGNG DAN SU DUNE NIEROSOFT EXCEL

Cách thực hiện thứ 2: Nhấp phải chuột lên tên bảng tính cần sắp xếp,

chọn lệnh Move or Copy Hộp thoại Move or Copy xuất hiện, hãy nhấp chọn

lên tên bang tinh trong danh sách mà bạn muốn di chuyển bắng tính đến trước

Sao chép bang tinh

Nhấp phải chuột lên

Sheet, chọn Move or Copy

sau đó chọn vị trí đặt bản

sheet Đánh đấu chọn vào

hộp Creat a copy, sau đó

TT Unhide, Ci create a copy

o| Select All Sheets [“cancet |

rere or Copy! 7Ì [x] Move selected sheets

Aude DAN Sif ONE MMEROSOFT EXCEL BAL TAP 16: TONG QUAN VE ENGEL

Chọn màu cho bảng tính

Khi có nhiều bảng tính cùng

lúc, để quản lý tốt bằng tính ta thực

hiện thiết đặt màu sắc cho chúng

Để tô màu cho các bảng tính,

hãy nhấp chuột phải lên tên bảng cần

đặt màu, tiếp theo hãy chọn lệnh tab

Color va chon màu thích hợp

Ẩn và hiện bảng tính

Khi phải làm việc với nhiều bằng

tính cùng một lúc, và không muốn

người khác xem tư liệu riêng, hãy thực

hiện thao tác cho ẩn các bảng quan

trọng đi bằng cách: nhấp phải vào

Ngược lại, khi muốn hiện trở lại bang tính đã ẩn, hãy nhấp phải và chọn

lệnh Unhide Hộp thoại Unhide xuất hiện, nhấp chọn tên bảng muốn hiện trở lại và nhấp nút OK để thực hiện mở lại

BAL TAP 10: TONG QUAN VE EXCEL HUGNG DAN-Si DUNG NIEROSOFT EXCEL

Thiét lap Macro

Khi thực hiện nhiều bước làm giống nhau trên cdc bang tinh Excel, cdc bạn hãy thực hiện động tác này lại bằng chức năng Maero và áp dụng cho các thao tác còn lại Macro là một dạng hành động hoặc một bộ hành động mà bạn có thể chạy nhiều lần như mong muốn Khi tạo một maoro, lưu lại các lần nhấp chuột và viền khóa Sau khi tạo macro, có thể chỉnh sửa để, tao những thay đổi nhỏ về cách làm việc

Trước khi thực hiện 1 macro, hãy khởi động menu Developer cho hiển

thị trên thanh Ribbon Theo mặc định, tab Developer không hiển thị, cách thực

hiện như sau: Nhấp chọn menu File > Options và sau đó nhấp chọn danh

Developer va sau dé nhap OK & Minsert

Ml Fs i

_2 Hộp thoại Record Macro xuất hiện,

nhập tên vao Macro va chon phim tat

“214

AUGNG DAN Sif DUNG IMICROSOFT EXCEL BAL TAP 10: TONE QUAN VE EXCEL

số cột, hãng höặc điển một vài dữ liệu

4 Trên tab Developer > thuộc nhóm

: Khi làm việc với các bảng tính, người dùng

thường cần phải thực hiện phóng to thu nhỏ khung

làm việc để phục vụ cho quá trình đổi chiều, hãy fe

xem xét cdc bang tinh Có 2-oách để thực hiện nh

thu nhỗ và phóng to bảng tính như sau: Trên Zsom

Cách thứ 2 để thực hiện điều chỉnh này

là: Hãy nhấp chọn nút trượt trên thanh Zøom

định tỉ lệ ưng ý (Thanh Zoom-được bố trí ỡ

góc phải bên dưới cửa số Excel) :

Hiéu chinh va In dn bang tinh

Việc đầu tiên cần phải làm trước khi in

một bắng tính Excel là thiết lập 1 tiêu đề cho

trang in

BAI TAP 10: TON QUAN VE EXCEL HUGS DAN Si DUNE MICROSOFT EXCEL

menu Page Setup, argins s | Headet/Fogter

® Down, then over

© Over, then down

hiện trong khung Print area như hình dưới

Page Ko aes area ae

ze— Budée-thd-2;-nhdp tré-vao khung Rows to repeat at top Sau đó, trong trang tính, quét chọn dòng số † Nhấp trỏ vào khung Columns to repeat at left, sau đó trong trang tính quét chọn các cột của bảng tính

216

fens Sétup : a ; fr x

| Page | Page | Margins | Margins 3 HeaderFooter | Sheet, | sheet |

Print area: |SAS2:5ƑS3 mm ee tie ee

Print titles

Rows to repeat at top: S292 : of