Quản lý danh sách GV phải cài ñặt phần mềm Hỗ trợ Tiện ích tiếng Việt ñược tích hợp trong Excel.. Nhp danh sách HS - Khi nhập danh sách, ta phải nhập một cột chứa họ và chữ lót, một cột
Trang 1KỸ NĂNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN CỦA GIÁO VIÊN
SỬ DỤNG MỘT SỐ HÀM EXCEL CƠ BẢN
I Ứng dụng của chương trình (ñối với GV)
- Quản lý danh sách HS
- Quản lý ñiểm số HS
- Xếp loại HL HS
- Thống kê
- Trích lọc
II Một số kỹ năng cơ bản
1 Quản lý danh sách
GV phải cài ñặt phần mềm Hỗ trợ Tiện ích tiếng Việt ñược tích hợp trong Excel Chương trình này của tác giả Phạm Văn Trung, giáo viên Trường THPT Thanh Tuyền, huyện Dầu Tiếng, tỉnh Bình Dương Email : phamtrung@gmail.com
Thầy Cô và các bạn có thể tải phần mềm này tại link:
http://www.giaovien.net/component/option,com_docman/task,doc_details/gid,283/Itemid,102/
Hoặc download tại http://thanhbinh81.wordpress.com
a Nhp danh sách HS
- Khi nhập danh sách, ta phải nhập một cột chứa họ và chữ lót, một cột chứa tên ñể thuận tiện cho việc sắp xếp Nhưng nếu lỡ chúng ta nhập họ và tên cùng trong một cột, thì phải làm sao?
Cách tách họ và tên thành hai cột
B1: Chọn toàn bộ các dòng chứa họ và tên
Trang 2B2: Nháy chọn Tiện ích Tiếng Việt trên thanh Menu Chọn Tách-Gộp Họ Tên
Chọn OK ñể tách ra thành hai cột
* ð gp hai ct thành mt ct ta cũng làm tng t
b S p x p
Sắp xếp chúng ta sẽ dùng tính năng Sort của Excel (tôi tin chắc rằng sẽ không chính xác ñối với tiếng Việt) Có cách nào xếp chính xác?
Cách sắp xếp họ và tên theo Tiếng Việt
Bước 1: Chọn toàn bộ các dòng chứa họ và tên
Trang 3Bước 2: Nháy chọn Tiện ích Tiếng Việt trên thanh Menu Chọn Sắp xếp - TCVN
Chọn sắp xếp như sau:
Xếp theo tên trước (cột C), sau ñó sắp theo họ (cột B)
Chọn tăng ñể sắp theo thứ tự alphabe
Trang 4* N u nh h" và tên cùng n&m trong mt ct thì ta có s p x p ñ,c không?
Chúng ta vẫn sắp xếp ñược
Bước 1: Chọn các ô chứa họ và tên
Bước 2: Nháy chọn Tiện ích Tiếng Việt trên thanh Menu Chọn Sắp xếp - TCVN
Chúng ta không quan tâm ñến sắp xếp theo cột nào mà chỉ quan tâm ñến cách Chọn lựa sắp xếp (thường là tên - họ - chữ lót)
c Chuyn ñ2i ch3 th4ng thành ch3 hoa, ch3 hoa ñ6u t7 và ng,c l8i
Khi gõ họ tên HS, chúng ta lỡ tay nhập toàn chữ thường (trong Word chúng ta có thể
xử lý dễ dàng nhờ công cụ Change Case nhưng trong Excel thì không có) thì làm sao ñể chuyển ñổi thành chữ hoa, hoặc chữ hoa ñầu dòng?
* ðổi toàn bộ thành chữ hoa: Sử dụng hàm UPPER(text)
- Ta sử dụng một cột khác ñể làm cột tạm chứa tên ñược ñổi thành in hoa (ở ñây là cột C)
Trang 5- Cột C2, gõ công thức như hình vẽ
- Sao chép ñến cột C6
- Copy các họ và tên trong cột C và dán vào cột B Sau ñó xoá các họ tên trong cột C + Nhấn Ctrl – C
+ ðể con trỏ ô vào ô B2 Vào Edit chọn Paste Special…
Trang 6Criteria range: nháy chuột vào ô ñó rồi nháy chọn từ ô I1 ñến I2 (ô ñiều kiện ñể lọc)
Chọn mục Copy to another location
Copy to: nháy chuột vào ô ñó rồi nháy chuột vào một ô khác (ñể xác ñịnh nơi mà máy trích lọc danh sách)
Nhấn OK
Trang 7Vậy ñến ñây, ta có thể lập một danh sách con từ một danh sách thỏa ñiều kiện nào ñó
mà không phải mất công gõ lại
Tôi nghĩ nếu GV nắm vững một số vấn ñề trên thì có thể phục vụ ñược cho mình trong công tác quản lý ñiểm
Mong ñược ñón nhận những ý kiến ñóng góp của ñồng nghiệp
http://thanhbinh81.wordpress.com
Email: pvthanhbinh@gmail.com
