Thủ thuật Office Excel 2010 Khi nhập dữ liệu hay khi sao chép và dán dữ liệu từ nguồn khác vào Excel thì các ký tự không mong muốn sẽ xuất hiện trong toàn bộ bảng tính của bạn.. Sử dụng
Trang 1Thủ thuật Office Excel 2010(P3)_Loại bỏ ký tự
không mong muốn
Trang 2Thủ thuật Office Excel 2010
Khi nhập dữ liệu hay khi sao chép và dán dữ liệu từ nguồn khác vào Excel thì các ký tự không mong muốn sẽ xuất hiện trong toàn bộ bảng tính của bạn LMTGROUP sẽ giới thiệu một vài thủ thuật giúp bạn có thể khắc phục được những rắc rối này
1 Sử dụng chức năng thay thế (Replace) để gỡ bỏ các ký tự không mong muốn
Khi nhập dữ liệu hay khi sao chép và dán dữ liệu từ nguồn khác vào Excel thì các ký tự không mong muốn sẽ xuất hiện trong toàn bộ bảng tính của bạn Sử dụng chiêu này bạn có thể khắc phục được những rắc rối khi gỡ bỏ các ký tự không mong muốn bằng tay Chức năng thay thế (replace) trong
Trang 3Excel có thể giúp bạn gỡ bỏ các ký tự không mong muốn trong bảng tính, nhưng phải qua một vài bước phụ
Ví dụ như, bạn có thể thay thế những ký tự không mong muốn bằng chuỗi rỗng tựa như nó chưa hề tồn tại Muốn vậy bạn cần biết mã của từng ký tự
mà bạn muốn gỡ bỏ Tất cả các ký tự đều mang một mã riêng và Excel sẽ cho bạn biết nó là gì khi bạn sử dụng hàm CODE
Hàm CODE sẽ trả về một mã số cho ký tự đầu tiên trong một chuỗi Mã này tương đương ký tự mà máy tính của bạn đã thiết lập
Để thực hiện điều này, chọn một trong các ô có chứa những ký tự không mong muốn Từ thanh công thức, bôi đen ký tự và sao chép ký tự đó Tiếp theo chọn ô trống bất kỳ (A1 chẳng hạn) và dán ký tự đó vào ô đã chọn (A1)
Tại ô khác, nhập công thức sau: =CODE($A$1)
Công thức này trả về mã của ký tự không mong muốn
Chọn toàn bộ dữ liệu của bạn, chọn Home → Editing → Find & Select → Replace (với phiên bản trước Excel 2010: chọn Edit → Replace…), ở khung Find what: nhấn phim Alt và gõ số 0 kèm theo code đã đưa ra bởi công thức trên Nếu mã số là 163 thì nhấn Alt và nhấn 0163 (Hoặc bạn có thể để con trỏ chuột tại ô có ký tự không mong muốn, sao chép ký tự đó và dán vào ô Find what cũng được)
Bỏ trống khung Replace With và nhấn Replace all Việc làm này sẽ xóa bỏ tất cả những ký tự không mong muốn rất nhanh qua việc dò tìm mã ký tự Lặp lại các bước ở trên cho mỗi ký tự không mong muốn tiếp theo
2 Chuyển đổi con số dạng văn bản sang số thực
Trang 4Các giá trị số (number) trong Excel được mặc định canh lề phải và văn bản (text) thì canh lế trái Do vậy, cách đơn giản để nhận biết các giá trị số và văn bản trong một cột trên bảng tính là bạn thiết lập chế độ canh lề mặc định cho cột đó Bạn vào Home → nhóm Alignment → chọn Format Cells → vào Tab Alignment → chọn General tại hộp Horizontal để thiết lập việc canh lề mặc định cho cột đang chọn → nhấn OK để đóng hộp thoại Format Cells lại
Bạn kéo cột rộng ra một ít để đễ phân biệt việc canh lề, khi đó bạn sẽ thấy các giá trị số, ngày tháng sẽ được canh lề phải và văn bản sẽ được canh lề trái
Dùng Paste Special để chuyển giá trị số dạng văn bản sang số thực
Đây là cách nhanh và dễ dàng nhất để chuyển các giá trị số dạng văn bản sang số thực Các bước thực hiện như sau:
Chọn một ô trống nào đó và nhấn lệnh Copy (Ctrl + C) → quét chọn vùng số liệu dạng văn bản định chuyển đổi (ví dụ như vùng A1:A9 ở hình trên) → nhấp phải chuột và chọn Paste Special → chọn Add tại nhóm Operation → nhấn OK để hoàn tất
Trang 5Việc làm trên sẽ giúp chuyển toàn số các con số dạng văn bản sang số thực,
vì ô rỗng có giá trị là 0 và khi bạn cộng bất kỳ số nào vào một con số lưu dưới dạng văn bản trong Excel thì bạn đã làm cho con số dạng văn bản chuyển thành số thực
Dùng các hàm TEXT để chuyển đổi
Bạn có thể áp dụng nguyên tắc như cách trên vào một số hàm có sẵn của Excel để thực hiện việc chuyển đổi Thông thường, khi bạn dùng một hàm thuộc nhóm TEXT và kết quả trả về dưới dạng con số thì Excel vẫn xem con
số đó là giá trị dạng văn bản
Giả sử bạn có một vùng dữ liệu A1:A7 như hình sau:
Bạn dùng hai hàm trong nhóm TEXT là LEFT và FIND để tách các giá trị ra khỏi các chuỗi văn bản như sau:
Trang 6=LEFT(A1,FIND(" ",A1)-1)
Sau khi dùng hàm để tách phần giá trị ra thì các kết quả trả về vẫn được Excel xem như là văn bản vì chúng được canh lề trái như hình sau:
Do vậy, bạn cần phải hiệu chỉnh công thức tác chuỗi trên một ít để kết quả trả về là các con số thực sự bằng cách cộng thêm số 0 vào sau công thức trên:
=LEFT(A1,FIND(" ",A1)-1) + 0