Thủ thuật Office Excel 2010 pptx

Đây là cách dễ nhất để áp dụng lệnh Protect cho bảng tính, nhưng chỉ những ô chứa công thức thì mới bị khóa, và được bảo vệ: Chọn toàn bộ bảng tính, bằng cách nhấn Ctrl+A, hoặc nhấn vào

Thủ thuật Office Excel

2010 (P2) Bảo vệ ô có

chứa công thức

Thủ thuật Office Excel 2010

Khi tạo một bảng tính, thường chúng ta sẽ phải dùng đến một số công thức,

và khi chia sẻ bảng tính cho mọi người, có thể bạn muốn rằng, không ai có thể can thiệp (xóa, sửa ) vào những ô có chứa công thức Cách dễ nhất và cũng phổ biến nhất là bảo vệ bảng tính, bảo vệ các ô chứa công thức mà không cần phải bảo vệ toàn bộ trang tính của bạn

Có ba giải pháp để thực hiện điều này: Khóa những ô chứa công thức, sử dụng chức năng Data-validation cho các ô chứa công thức, và tự động bật tắt chức năng bảo vệ

Khóa các ô chứa công thức

Theo mặc định, tất cả các ô trong bảng tính đều được khóa (locked), tuy nhiên, nó chẳng có tác dụng gì trừ phi bạn áp dụng lệnh Protect bảng tính

Đây là cách dễ nhất để áp dụng lệnh Protect cho bảng tính, nhưng chỉ những

ô chứa công thức thì mới bị khóa, và được bảo vệ:

Chọn toàn bộ bảng tính, bằng cách nhấn Ctrl+A, hoặc nhấn vào cái ô vuông nằm ở giao điểm của cột A và hàng 1 Rồi nhấn nút phải chuột và chọn Format Cells, rồi trong tab Protection, bỏ đánh dấu ở tùy chọnLocked, rồi nhấn OK:

Mở khóa (Unlock) toàn bộ bảng tính bằng cách bỏ tùy chọn Locked

Sau đó, bạn chọn đại một ô nào đó, chọn Home → Find & Select → Go To Special; hoặc nhấnCtrl+G hay F5 rồi nhấn vào nút Special Hộp thoại sau đây sẽ mở ra:

Dùng hộp thoại Go To Special để chọn các ô có chứa công thức

Trong hộp thoại đó, bạn nhấn vào tùy chọn Formulas, và nếu cần thiết thì chọn hoặc không chọn thêm 4 ô nhỏ ở dưới (liệt kê các loại công thức, mặc định thì cả 4 ô này đều được chọn), và nhấn OK Sau đó, bạn mở lại hộp thoại Format Cells đã nói ở trên, nhưng lần này thì bạn đánh dấu vào tùy chọn Locked, và nếu bạn thích ẩn luôn công thức (không cho thấy) thì đánh dấu vào tùy chọn Hidden, nhấn OK

Việc cuối cùng là Protect bảng tính: Chọn Home trên Ribbon, nhấn vào Format trong nhóm Cells, rồi nhấn vào Protect Sheet ; hoặc chọn Review trên Ribbon, rồi nhấn vào Protect Sheet [E2003: Tools | Protection | Protect Worksheet]:

Chọn Protect Sheet từ Home

Chọn Protect Sheet từ Review

Trong hộp thoại Protect Sheet, bỏ đánh dấu ở tùy chọn Select locked cells, chỉ cho phép Select unlocked cells (chọn những ô không khóa), và nhập vào một password, nếu cần thiết:

Bỏ tùy chọn Select locked cells trong hộp thoại Protect Sheet

Vậy là xong Từ bây giờ, những ô chứa công thức của bạn sẽ được bảo vệ,

có thể không xem thấy được nếu bạn đã chọn Hidden, bạn không lo những công thức này bị can thiệp nữa

Sử dụng Data-validation

Sử dụng Data-validation, chỉ là đơn giản không cho ghi đè vào những ô có chứa công thức, nghĩa là không cho sửa công thức Tuy nhiên, phương pháp này chỉ phòng ngừa cho chính bạn, nghĩa là tránh việc táy máy sửa lại cái gì

đó trong những ô chứa công thức, chứ thật ra, mặc dù đã được "Validation",

bạn vẫn có thể xóa công thức, hoặc dán vào những ô đó bất kỳ dữ liệu nào bạn thích Nói chung nó không bảo vệ được gì nhiều Nhưng cũng xin nói

sơ qua về phương pháp này:

Để thực hiện, bạn hãy chọn những ô chứa ô công thức bằng chức năng Go

To Specials mà tôi đã nói ở trên Rồi, với những ô chứa công thức đang được chọn, bạn gọi Data Validation từ menu Data trên Ribbon [E2003: Data

| Validation] Trong hộp thoại này, chọn tab Settings, chọn Custom cho khung Allow, và nhập công thức này: =" " vào khung Formula, rồi nhấn OK, như hình sau:

Sử dụng Data Validation để bảo vệ những ô chứa công thức

Kể từ đây, mỗi khi bạn nhập bất kỳ thứ gì vào trong những ô chứa công thức, hoặc bạn muốn sửa lại công thức, sẽ có một cảnh báo xuất hiện, ngăn không cho bạn nhập vào Xin nhắc lại, phương pháp này không cấm việc xóa hẳn công thức, cũng như dán đè thứ gì đó vào những ô chứa công thức

Tự động bật tắt chức năng bảo vệ

Phương pháp này, sẽ tự động bật chức năng bảo vệ bảng tính (Protect) mỗi khi bạn chọn một ô đã được khóa (locked), nhưng nó cũng sẽ tự động tắt chức năng bảo vệ khi bạn chọn một ô không bị khóa

Để bắt đầu, bạn hãy chắc chắn rằng những ô bạn muốn bảo vệ (ô chứa công thức) đã được khóa, còn những ô không cần bảo vệ thì không bị khóa, như tôi đã trình bày ở phương pháp thứ nhất Sau đó, bạn nhấnAlt+F11, nhấn vào Sheet mà bạn muốn bảo vệ các ô đã khóa ở trong đó, rồi nhập vào trong khung soạn thảo đoạn code sau đây:

Nếu không cần đến password, bạn không cần dùng đoạn

Password:="Secret", hoặc nếu muốn Password là thứ gì khác, bạn sửa lại chữ Secret bằng cái bạn muốn

Nếu bạn lo rằng người ta có thể vào trong khung soạn thảo VBA để xem password, bạn có thể bảo vệ các code này (không cho xem) bằng cách chọn

Tools → VBAProject Properties, chọn tab Properties, chọn Lock Project for Viewing, và nhập vào một password

Tuy nhiên, phương pháp này cũng không hoạt động hoàn hảo, mặc dù nó cũng giúp bạn được phần nào việc bảo vệ các công thức Từ khóa Target được sử dụng trong đoạn code sẽ chỉ để tham chiếu đến ô đang "active" ngay tại thời điểm nó được chọn (xin nói thêm, cho dù bạn chọn một dãy, nhưng trong dãy đó, chỉ có một ô "active" mà thôi, là ô đang có màu khác với

những ô còn lại) Vì lý do này, nếu một người nào đó chọn một dãy các ô (với ô "active" không bị khóa), thì người đó có thể xóa toàn bộ dãy ô này, bởi vì khi đó thì chức năng Unprotect đã được tự động bật!