Tiểu luận Quản trị rủi ro event LỜI MỞ ĐẦU Event (hay tổ chức kiện) khái niệm khơng cịn xa lạ tất người, ngày nay, việc tổ chức Event trở thành công cụ phổ biến hoạt động Marketing Cũng công cụ tiếp thị khác, mục đích việc tổ chức kiện gây ý cho sản phẩm dịch vụ doanh nghiệp, tạo quan tâm từ khách hàng, từ giúp tăng doanh số bán công ty Do đặc thù riêng mà lĩnh vực tổ chức event tồn nhiều rủi ro chúng thường ảnh hưởng đến thành công chương trình Khơng phải ngẫu nhiên mà người ta thường ví việc tổ chức event “quả bom hẹn giờ” người tổ chức event phải chịu áp lực lớn để giữ cho bom tầm kiểm sốt Đã có q nhiều học event thất bại xuất phát từ rủi ro khác khách mời không tham dự vào phút cuối, sân khấu dựng không kịp bắt đầu, trục trặc kĩ thuật, khán giả tham gia q ít, vân vân Chính điều khiến cho khái niệm quản trị rủi ro evevnt trở nên quan trọng cấp bách hết Nhằm làm rõ lĩnh vực quản trị rủi ro event, nhóm đưa đề tài đem đến nhìn tổng quát event, rủi ro thường gặp tổ chức event cách phòng tránh rủi ro đó, đề tài thực phương pháp thống kê mơ tả, phân tích hai event tiêu biểu kiện Ngàn năm Thăng Long Hà Nội chương trình Tự tin vào đời 2011 giảng đường Marketing K34 trường Đại học Kinh tế TP HCM Tóm lại, với số nội dung nhóm mong muốn đem kinh nghiệm chủ quan lẫn khách quan đến với bạn giảng đường, người marketing gắn liền với nhiều hoạt động sinh viên event mang tính chất quan trọng tương lai Hy vọng người tìm cho học hữu ích thơng qua tập nhỏ nhóm! Trân trọng, Nhóm thực NỘI DUNG CHI TIẾT: MỘT SỐ VẤN ĐỀ CƠ BẢN: .4 I Event gì? Các loại event: Quy trình thực event: Các loại rủi ro gặp phải event: II MỘT SỐ EVENT TIỂU BIỂU – RỦI RO VÀ CÁCH PHÒNG NGỪA: 12 A Chương trình “1000 năm Thăng Long Hà Nội”: 12 B Chương trình “Tự Tin Vào Đời 2010”: 17 NỘI DUNG CHÍNH I MỘT SỐ VẤN ĐỀ CƠ BẢN: Event gì? Event hoạt động nhằm cụ thể hóa thơng điệp mà muốn đưa đến đối tượng mục tiêu Các loại event: Có nhiều phân chia nhóm Event, khơng có phân chia mang tính xác khái niệm mang tính tương đối, nhìn chung xếp Event theo nhóm sau:  Sự kiện nội công ty (Bussiness and Corporate Events)  Sự kiện hướng đến khách hàng (Consumer Events)  Sự kiện mang tính nhà nước, phủ (Government Events, Civic Events)  Sự kiện cộng đồng, kiện phi lợi nhuận (Community, Non-profit Events  Event cá nhân (Personal Events) (Nguồn: Eventchannel.com) Cụ thể sau: a Sự kiện nội bộ: Đối tượng thể loại Event xác định dựa mối quan hệ công ty nhân viên, đối tác, đại lý, cổ đông như:  Họp mặt (Meeting)  Hội nghị khách hàng (Customer Conference)  Họp báo (Press Conference)  Động thổ (Ground Breaking)  Khánh thành (Grand Opening)  Tiệc tối (Gala Dinner) Mục đích Event tăng gắn kết thành viên công ty (nếu tổ chức cho nhân viên), củng cố hình ảnh cơng ty mắt đối tác (nếu tổ chức cho đối tác) hay xây dựng hình ảnh công ty phương tiện truyền thông b Sự kiện hướng đến khách hàng: Đây khái niệm dùng để Event có mục đích quảng bá thương hiệu (branding), kích thích mua hàng (boost sales) tương tác với khách hàng Một số dạng tiêu biểu:   Thi đấu (Tournament, Contest)  Giải trí văn nghệ (Entertaiment, Music show)  Lễ hội (Festive Event)  Hội chợ, triển lãm (Trade show, Exhibition)  c Tung sản phẩm (Product Launch) Biểu diễn thời trang (Fashion show) Sự kiện mang tính chất nhà nước, phủ: Sự kiện dạng thường quan, đoàn thể tổ chức, mang mục đích trị buổi hội nghị lớn (Convention), Festival tầm địa phương, quốc gia, lễ tranh cử, tổng tuyển cử d Sự kiện cộng động, Sự kiện phi lợi nhuận: Sự kiện cộng đồng thường tổ chức xã hội, tổ chức phi phủ thực hiện, cơng ty thực hiện, mà mục đích hướng tới xã hội Một số hình thức tiêu biểu là:   e Sự kiện gây quỹ (Fundraising) Các ngày hội mơi trường, ngày Sự kiện cá nhân: Từ lâu Việt Nam, người ta hay gọi đám cưới, đám tang việc hiếu hỷ, từ phản ánh tính chất Event dạng này: Dành cho cá nhân người Sự kiện cá nhân bao gồm:  Đám cưới, đám tang (Funeral)  Sinh nhật, kỷ niệm dịp (anniversary)  Ăn mừng điều (Ceremony) Sự kiện cá nhân nước phương Tây nâng tầm lên chuyên nghiệp, có cơng ty chun lo đám cưới, có cơng ty nhận tổ chức buổi tang lễ hoành tráng Ở Việt Nam, lãnh vực cịn sơ khai, có Agency chun nghiệp đứng đảm nhận, có vài đám cưới lớn người nhiều tiền thực Trên thực tế, Event tổng hòa phân loại Ví dụ Fashion show ngồi mang mục đích giải trí mang mục đích gây quỹ từ thiện, hay ngày hội Vì mơi trường dịp để cơng ty khuếch trương thương hiệu Quy trình thực event: Để có kiện, dù nhỏ hay lớn trải qua cơng đoạn chuẩn bị Có thể tạm chia quy trình tổ chức kiện thành nhóm công việc nhỏ sau: (Nguồn: Eventchannel.com) a Phần 1: Chuẩn bị nội dung event: Bước 1: Nhận thông tin từ khách hàng/cấp (Briefing) Thông qua bước nhận Brief hay RFP (Request for proposal) từ cấp (đối với người làm Event cho cơng ty (In house Event) hay Khách hàng (đối với Event Agency), người làm Event có thơng tin bản: Mục đích, lý tổ chức kiện, thời gian, số lượng tham gia, đối tượng tham dự, yêu cầu Event từ xác định hướng cho công việc tổ chức kiện Bước 2: Hình thành Concept Theme Concept ý tưởng chủ đạo kiện, thường người làm Event ví "linh hồn Event" bước hình thành Concept cho Event quan trọng Sau có Concept, người ta phát triển Theme (Chủ đề Event), hiệu ứng phần nhìn thiết kế sử dụng chương trình, việc trang trí, hoạt động Event cho phù hợp với Concept định Nói thêm Theme, Concept "Linh hồn" Theme "Diện mạo" Event Theme chi phối toàn nội dung hoạt động Event Ví dụ Event mắt nhãn hiệu nước giải khát dành cho teen, Concept "Ln tràn đầy lượng sống", cịn Theme phải thể ý tứ "Tràn đầy lượng" đó, qua gam màu rực rỡ trẻ trung, qua hình ảnh chàng trai cô gái căng tràn sức sống backdrop, poster , qua trò chơi Event thật trẻ khỏe, động Để có Concept Theme, người ta phải dựa thông tin Đặc điểm sản phẩm, thơng điệp sản phẩm, văn hóa hành vi tiêu dùng khách hàng, mục tiêu truyền thơng kiện Q trình ngồi phát triển ý tưởng Concept Theme người ta gọi Brainstorm Bước 3: Viết kế hoạch (Planning proposal) Từ Concept, người ta phát triển nhiều Ý tưởng (Idea), nhiên Ý tưởng phải xoay quanh ý tưởng chủ đạo Concept Và sau phát triển ý tưởng người ta phác thảo kế hoạch (proposal) dựa ý tưởng Một Proposal tốt phải vẽ cho khách hàng/cấp tranh mang tính khả thi việc thực Event đó: Ý tưởng, mục tiêu, nội dung chương trình, q trình thực hiện, kế hoạch truyền thơng, cách thức đo lường hiệu Để cho người đọc kế hoạch mường tượng "mặt mũi" chương trình, thơng thường phải có thiết kế kèm: Bandroll, vé mời, phông sân khấu (backdrop), tờ rơi, phối cảnh sân khấu Càng đầu tư cho phần thiết kế, kế hoạch bạn hấp dẫn, dễ hình dung, dễ vào lòng người hội thắng thầu cao (nhưng dĩ nhiên bạn phải công hơn) Một phần thiếu lập Dự trù kinh phí (nếu làm cho cơng ty), hay Báo giá (làm cho khách hàng), Bước 4: Thuyết trình kế hoạch (Proposal Presentation) Sau có tay kế hoạch, thiết kế dự toán ngân sách cho kiện, bạn bắt đầu cho bước gặp khách hàng/cấp để Present (thuyết trình) kế hoạch Thơng qua việc thuyết trình, bạn phải làm cho người nghe hình dung tiến trình thực kế hoạch nào, mức độ khả thi sao, số khách hàng/cấp đòi hỏi bạn cho họ thấy sở đánh giá, đo lường hiệu mà kiện mang lại cho họ Nếu Sự kiện mà bạn thuyết trình đáp ứng mong đợi họ, yêu cầu tổ chức, mức độ khả thi, chi phí, họ chấp thuận cho bạn tiến hành b Phần 2: Tổ chức triển khai (Execution) Để tổ chức triển khai kế hoạch, đòi hỏi bạn phải có nhân thực Nếu người cơng ty, bạn cần huy động Team/phịng ban mình, nhờ hỗ trợ phịng ban khác để thực hiện, đơi bạn cịn phải th ngồi để có người hỗ trợ bạn thực Nếu Agency, việc hẳn có quy trình riêng có nhân phân cơng phụ trách phần dựa chun mơn mình: Bộ phận Phụ trách khách hàng (Account), phận Thiết kế (Design), Bộ phận Ý tưởng (Creative), Bộ phận Sản xuất (Production), Bộ phận Tài (Finance), Bộ phận truyền thơng đối ngoại (PR-Media) Nhiệm vụ người quản lý dự án, cụ thể quản lý Event này, kết nối phận nhằm thực thông suốt Sự kiện Ở phầ người làm event phải lên bảng mô tả, phân công công việc, (checklist), tiến độ (schedule) có thời hạn (deadline) cụ thể thật chi tiết giám sát, đôn đốc công việc phận nhằm đảm bảo công tác chuẩn bị thật tốt Có thể chia phần triển khai thực thành giai đoạn sau: Trước kiện (Pre-Event): Sẽ có nhiều hạng mục cần phải tiến hành từ khảo sát địa điểm, xin giấy phép, thiết kế, sản xuất thuê nhân sự, giải trí văn nghệ, dàn dựng lắp đặt (set up), truyền thơng cho chương trình, xếp việc mời khách, phương tiện lại, (nếu có), tổng duyệt (rehearsal) bạn phải thật chu đáo nghiêm túc để hồn thành Ngồi cịn phải dự phịng rủi ro, cố xảy để có biện pháp ứng biến phù hợp Trong kiện (At-Event): Đây ngày “sản phẩm” người làm Event “ra lị” Trong ngày/buổi/q trình diễn chương trình có nhiều vấn đề phát sinh, người làm event phải chuẩn bị sẵn sàng việc để tiến hành xử lý rắc rối xảy cần thiết Sau Event (Post-Event): Ngay trường, phải thu dọn, bàn giao địa điểm cho chủ địa điểm, trả lại thiết bị, vật dụng thuê mua từ nhà cung cấp, phải nhóm làm Event (Event team) ăn mừng sau tổ chức thành cơng (thậm chí khơng thành cơng chiêu đãi) c Phần 3: Đánh giá, tổng kết báo cáo (Evaluation and Report) Một vài ngày sau phải làm việc sau để gởi báo cáo tổng kết cho khách hàng tổng kết, tốn với cơng ty:  Quyết tốn chi phí, hạng mục phát sinh thêm bớt, tính toán thù lao, thưởng phạt cho nhân chương trình  Tổng kết lại làm được, chưa làm được, đo lường hiệu chương trình: người tham dự, người đăng ký mua hàng (nếu có), phản hồi họ  Cơng tác quảng cáo, truyền thông: Bao nhiêu banner treo, tờ phơi phát, phát đâu, PR đưa lên báo  Các hình ảnh báo cáo, link đính kèm Trong Event team cần tổ chức họp tổng kết, rút kinh nghiệm sớm tốt sau Event điều quan trọng để có Event cải thiện theo chiều hướng tốt Các loại rủi ro gặp phải event: Trong quy trình tổ chức thực event ( trình bày phần trên) ta thấy rằng, rủi ro event hầu hết phát sinh khâu tổ chức thực Dù chuẩn bị trình chu đáo rủi ro chắn xuất phát sinh phát sinh nhiều khâu tổ chức Nhìn chung, event tổ chức phát sinh nhiều rủi ro Những rủi ro nhóm lại theo nhóm sau: rủi ro chiến lược, kế hoạch thực hiện; rủi ro mơi trường-văn hố rủi ro trị – pháp luật Những rủi ro mơi trường văn hố, rủi ro phát sinh không nằm bắt, hiểu rõ văn hoá, thới quen, giá trị thái độ nơi mà kiện tổ chức Thực tế cho thấy, có nhiều chương trình, kiện lớn gặp phát sinh rủi ro liên quan đến yếu tố thuộc văn hố Ví dụ: buổi lễ Liên hoan phim quốc tế tổ chức Việt Nam ( 1721/10/2010) xảy cố tiếng ngôn ngữ, MC không hiểu điều mà diễn viên nước ngồi nói; chương trình ca nhạc gần tổ chức bị dư luận lên án, phê phán gay gắt vấn đề ăn mặc lố lăng, không phù hợp nữ ca sĩ… Nhiều lý liên quan đến trị, an ninh nhiêu khê thủ tục cấp phép khiến Agency ngần ngại tạo điểm nhấn đột phá Event Chẳng hạn việc bắn pháo tầm thấp hay sử dụng trực thăng tổ chức kiện, việc thẩm định cấp phép không đơn giản, việc tổ chức Event đông người địa điểm nhạy cảm vấn đề khó khăn, số "cị giấy phép" có quan hệ xin họ thường hét giá cao Nhiều Event có concept hay cách thể táo bạo thường e ngại việc bị đánh giá vi phạm phong mỹ tục Việt Nam, chẳng hạn việc trưng bày nhân tượng hay vẽ body painting thể "ít vải" nơi cơng cộng, quan chức không cấp phép, agency muốn làm có cách làm chui Nhiều Event với cờ quạt, trống kèn ầm ĩ, gây ý, thu hút cho đông đảo cơng chúng nơm nớp lo sợ bị quan chức yêu cầu giải tán làm trật tự công cộng Hiện nay, quy định chưa cụ thể, rõ ràng luật vừa làm cho người tổ chức kiện gặp nhiều khó khăn việc xin phép hoạt động, vừa tạo kẽ hở cho tiêu cực việc cấp phép, xử lý vi phạm Rủi ro thường thấy rủi ro liên quan đến chiến lược/ kế hoạch thực chương trình Như nói trên, rủi ro phát sinh tất khâu quy trình thực tổ chức event, nhiên thường tập trung lhâu tổ chức thực Một số rủi ro phát sinh q trình chuẩn bị/ thực event là:  Qn khơng kiểm tra lại xác thời gian họp  Không xem xét trước địa điểm tổ chức  Thất bại việc thu hút người tham gia kiện  Ký hợp đồng không rõ ràng 10  Lên kế hoạch thất bại  Lờ không kiểm tra ý kiến tham khảo  Bỏ qua chi tiết quan trọng đến tận phút cuối  Lờ yếu tố bất ngờ  Cố gắng tiết kiệm tiền mức  Nhân thực event không ổn định số lượng chất lượng không đáp ứng yêu cầu Trong suốt trình thực event, người làm tổ chức nắm khơng rõ, hiểu sai ý tưởng tiêp nhận thông tin từ khách hàng để từ xác định sai định hướng chương trình Cũng thực làm concept khơng rõ ràng không phù hợp với số điều kiện làm cho event khơng thành cơng Hoặc rủi ro phát sinh phụ thuộc vào đơn vị liên quan ( agency, supplier…) Các Event Việt Nam, ngoại trừ số kiện lớn đầu tư quy mô ý tưởng công nghệ, hầu hết quanh quẩn lại với số ý tưởng, hoạt động quen thuộc Chẳng hạn Event cho teen phải có chụp hình, nhảy múa Hip hop hay tiết mục ký tên tặng ảnh thần tượng, Event khánh thành định phải cắt băng khánh thành, múa lân Ngay thứ nhỏ nhặt quà tặng khơng có sáng tạo: tham dự hội thảo thường nhận kỷ niệm chương, sổ, viết , khách đem trưng đầy tủ hay cho, biếu, tặng lại nhà tổ chức khơng cần biết, coi làm xong nhiệm vụ tặng quà Mặc dù khâu tổ chức tiên liệu, dụ trù kĩ thực tổ chức event, rủi ro xuất hiện, mn hình vạn trạng, đủ kiểu Những rủi ro thường gặp thực tổ chức event là:  Trễ timeline/ trễ khung chương trình  Khơng có đủ chỗ gửi xe cho người tham dự  Vấn đề thời tiết vào thời điểm tổ chức  Sự cố liên quan đến diễn giả khách mời (đến trễ nói q nhiều)  Trang trí khơng gian tổ chức  Khán giả đến đông mức dự kiến  Khán giả bỏ chương trình chưa kết thúc  Vấn đề bảo đảm an ninh trật tự 11  Lỗi thông tin liên lạc người làm chương trình với gây hiểu sai ý phận  Hỏa hoạn  Hư hỏng trang thiết bị  Tình trạng cấp cứu khẩn cấp  Những tình ẩu đả  Những tình ngồi dự đốn: tình dự đốn phịng tránh mưa bão, lũ lụt khơng nói, ngồi ra, trường hợp bất ngờ động đất, bạo loạn, đơi nằm ngồi khả  … II MỘT SỐ EVENT TIỂU BIỂU – RỦI RO VÀ CÁCH PHỊNG NGỪA: A Chương trình “1000 năm Thăng Long Hà Nội”: Giới thiệu chung: Đại lễ 1.000 năm Thăng Long – Hà Nội tổ chức từ – 10/10/2010 Việt Nam với tâm điểm thủ Hà Nội, nhằm kỷ niệm trịn 1.000 năm kể từ kinh Thăng Long thức thủ đô Việt Nam (được đánh dấu mốc son vua Lý Thái Tổ ban chiếu dời đô từ Hoa Lư thành Đại La đổi tên thành Thăng Long, Hà Nội) Để chào mừng đại lễ này, có nhiều cơng trình xây dựng kiện tổ chức vòng hai năm 2009 2010 Đặc biệt thời gian 10 ngày diễn đại lễ có hoạt động tiêu biểu sau:       - Lễ hội dời đô Lễ hội đăng quang vua Lý Thái Tổ Lễ diễu binh, diễu hành Đêm đại lễ 10/10/2010 Đêm Đại nhạc hội Hà Nội Chương trình bắn pháo hoa Một số rủi ro & giải pháp: a Trước đại lễ: Kinh phí khơng hợp lý gây lãng phí dư luận khơng tốt: Kinh phí cho buổi lễ 94 ngàn tỷ Đồng Việt Nam (theo VNExpress) tương đương với 4,5 tỷ Mỹ kim Có nhiều dư luận khơng hay mức chi phí chi cho chương trình Với kinh phí tương đương gần 10% ngân sách quốc gia “lễ hội” Miền Trung gặp thiên tai gây dư luận khơng tốt chương trình 12 Đặc biệt Hà Nội chuẩn bị 50 tỷ để lót đá xanh quanh hồ Gươm, nhiên lót khoảng phân nửa gặp phản biện dân chúng nên tạm ngưng, ngưng nạo vét hồ Gươm Người dân sống hai bên đường Liễu Giai đường Văn Cao phản ánh "Tiền tỉ lát vỉa hè khơng" Cịn cổng chào, lúc đầu, Hà Nội dự định lên phương án kiến trúc xây dựng cổng chào TP Hà Nội với kinh phí lên đến 50 tỉ, nhiên tạo nên nhiều ý kiến trái chiều, vào tháng lãnh đạo Hà Nội đề nghị làm mơ hình cổng chào Và phương án cuối làm cổng chào hoa - Triển khai công việc không đạt yêu cầu chậm tiến độ, nặng hình thức mà khơng đảm bảo chất lượng: Các cơng trình xây dựng chậm tiến độ ngổn ngang bừa bãi sát ngày đại lễ Hà Nội thành "đại công trường", khắp nơi ngổn ngang xây dựng làm giảm mỹ quan đô thị, ảnh hưởng đến hình ản quốc gia Ví dụ cơng trình cơng viên Hồ Bình đến ngày 24/9 mà hình ảnh cơng viên cịn ngổn ngang Bảo tàng Hà Nội theo báo vấn ngày 24/9 đèn chưa lắp xong, phải đến gần ngày khai mạc có đủ số lượng đèn cần lắp Đại lộ Thăng Long xét tổng thể dự án hồn thành 96% Cuối tháng nút giao lộ với đường 21 (60ha) hồn thành giải phóng mặt khoảng 50% Hạn định thời gian đặt cho nút 31/12/2010 nghĩa sau Đại lễ hồn thành - Giải pháp chung: Mức kinh phí đề phải xác thực Có thể tham khảo ý kiến đóng góp tồn dân để hoạt động triển khai thuận lợi Quá trình thực phải minh bạch để hạn chế bòn rút Đặc biệt việc ngăn chặn dư luận bên cạnh việc lũ lụt miền Trung, Hà Nội định ngừng bắn pháo hoa điểm khác theo dự kiến ngoại trừ điểm bắn sân Mỹ Đình để dành tiền ủng hộ miền Trung bị thiệt hại mưa lũ gây ngày đầu tháng 10 b Trong ngày đại lễ: Thời tiết ngày đại lễ: Thời tiết dịp diễn hoạt động chào mừng 1000 năm Thăng Long - Hà Nội coi vấn đề nan giải khó ứng phó Hà Nội với hệ thống thoát nước yếu nay, có mưa ngập úng, chắn ảnh hưởng lớn, chí nhiều chương trình kỷ niệm long trọng phải hủy bỏ Giải pháp: Nhiều phương án tính đến, kể việc bắn mây phòng mưa, di dời địa điểm tổ chức Đại lễ Và Nếu 'bắn mây' ngăn mưa tốn tỷ USD Tuy nhiên dư luận phản đối nên phương án bị bãi bỏ 13 Ngoài trường hợp dựa vào dự báo thời tiết để xác định ngày tổ chức hợp lý Bên cạnh việc cải thiện hệ thống thoát nước thành phố chiến lược cải thiện dài hạn Rủi ro vật liệu nhạy cảm: Vụ nổ container pháo hoa sân Mỹ Đình làm bốn người chết, ba người bị thương vào ngày 6-10 vừa qua phần vụ việc Trước đó, yếu quản lý, sử dụng pháo hoa bị lập biên Đồng thời khơng có đủ pháo hoa dự trữ cho đại lễ Giải pháp: Phải cẩn thận có biện pháp bảo quản đảm bảo yêu cầu vật liệu nhạy cảm pháo chất gây cháy nổ khác Nạn "chặt chém" tăng giá mùa đại lễ: Thực phẩm mùa đại lễ, đặc biệt rau xanh tăng 25-40% Các dịch vụ rủ tăng giá, gây nên hình ảnh không tốt cho khách tham quan ngày đại lễ Giải pháp: Đây yếu tố liên quan đến tính chất văn hố khơng thể loại bỏ hồn tồn Do giảm thiệt hại Vì liên quan đến yếu tố văn hố nên giải biện pháp văn hoá tổ chức chiến dịch dấy lên nhận thức nâng cao ý thức dân tộc việc giữ gìn hình ảnh bạn bè quốc tế Hoặc có biện pháp thơng báo đến khách du lịch tình trạng để họ ý Hoặc đảm bảo cơng tác tích trữ nguồn hàng hoá/ huy động sản xuất đủ cung ứng lễ hội, giảm tình trạng nâng giá hút hàng Hoặc tổ chức điểm bán hàng giá trung tâm mua bán lớn kết hợp với sở địa phương bán hàng giá Quản lý bảo quản trang thiết bị: Cơng tác cịn hạn chế điển hình 1000 chim câu thả bị ăn cắp Khâu quản lý bảo quản chưa tốt Giải pháp: Tăng cường công tác an ninh điểm lưu trữ hàng hoá, vật liệu chuẩn bị cho lễ hội Chăm sóc vị khách quý: Đây dịp mà mời nhiều vị khách quý đến từ nhiều nước khác nhau, họ lãnh đạo nhiều nước đến chia vui đại lễ Thế nhưng, lại không đảm bảo an tồn có mặt họ đêm lễ Vì khơng thể quản lý phương tiện, tình 14 trạng ùn tắt đường diển diện rộng, nhiều khách tham gia đại lễ, nhiều ghế trống khán đài Đã thực triển khai xây dựng cải thiện hệ thống giao thông để chuẩn bị cho Đại lễ không giải vấn đề Một báo Giaothongvantai Online viết ngày 22/9/2010 sau: “QL 32 (tuyến huyết mạch phía Tây Bắc Hà Nội, khởi động từ nhiều năm qua, đến dự án giai đoạn GPMB, lâm cảnh ùn tắc, bùn lầy) hay đường Nguyễn Phong Sắc kéo dài đoạn nối từ đường 32 đến đường Hoàng Quốc Việt không lỗi hẹn với Đại lễ mà chưa biết ngày hoàn thành” Giải pháp: Sắp xếp thời gian di chuyển cho vị khách quý phù hợp để tránh tình trạng ùn tắc giao thơng Ngoài điều kiện đường phố Việt Nam nên BTC phải lường trước vấn đề để có phương án dự phịng Xem xét thời gian thực kế hoạch thực tế diễn phải đảm bảo tiến độ Quản lý người đám đông: Đại lễ tập trung sân khấu, lại không ý đến bên ngồi Khơng kiểm sốt người dân, số người đến thao gia q đơng thiết xảy tình trạng hỗn loạn, trộm cướp, nhiều người bị thương, với đám đơng lớn khơng thể Tuy Việt Nam chưa xảy vụ việc nghiêm trọng việc giẩm đạp Campuchia khả xảy vụ việc tương tự lớn Tại thủ đô Hà Nội tới dịp Tết dương lịch, Tết trung thu, 8/3… kiện truyền thông quy mô lớn Giờ Trái Đất, Lễ hội hoa… lại chật kín người; Tết âm lịch có đỡ nhiều người ngoại tỉnh trở quê, nhiên có thời điểm chen chúc khoảnh khắc bắn pháo hoa lúc giao thừa chẳng hạn Điểm chung lễ hội đông người tham gia, người dân sống quận Hoàn Kiếm cho hay: ”Vào lễ hội lớn, khu vực hồ Gươm nêm kín người, người nhóm phải nắm tay nhau, chẳng may bị tách khoảng mét thơi bị đồn người đẩy mà chẳng cách theo kịp được…” Một số người lớn lại cho trẻ cùng, nhiều đứa bé khóc thét đa số chúng sau người bố khỏe mạnh cho ngồi lên đầu, trẻ em người lớn tốt mồ Nếu chẳng may, đứa trẻ rời tay khỏi cha mẹ chúng cịn nước nhờ tới cơng an Và kiện bắn pháo hoa bế mạc Đại lễ 1000 năm Thăng Long vừa xảy trường hợp tương tự Giải pháp: Vẫn công tác an ninh đặt lên hàng đầu Ngồi ra, phải có thông báo trước vấn đề để người dân cảnh giác để người dân tự nhận thức vụ việc mà tự bảo vệ thân Chủ yếu đánh vào nhận thức nhân dân c Sau đại lễ (Hà Nội sau dấu mốc 1000 năm) 15 Vệ sinh: Sau lễ hội thường có tình trạng xả rác bừa bãi gây mỹ quan đô thị ảnh hưởng khơng tốt đến hình ảnh thủ Giải pháp: Lên kế hoạch dọn dẹp vệ sinh sau lễ hội từ đầu Bố trí nhiều thùng rác lực lượng an ninh để nhắc nhở, xử phạt cần thiết Đánh vào nhận thức nhân dân để hạn chế tình trạng Thực chiến dịch cải thiện hình ảnh nâng cao nhận thức Giao thơng: Đại lộ Thăng Long: thiết kế thi công thời gian gấp rút dẫn đến việc bất hợp lý phân luồng giao thông (xe máy lên đường cao tốc dành riêng cho ô tô; hai bên đường gom, ô tô, xe máy xe thô sơ hồn nhiên vào đường ngược chiều…), biển dẫn đặt khơng vị trí chỗ thiếu, chỗ thừa, nội dung không đầy đủ, rõ ràng, gây hiểu nhầm Thi công chậm chạp khiến số đoạn đường gom Đại lộ chưa hoàn thành mà cơng trình đưa vào sử dụng gây nhiều lúng túng việc xử lý xếp giao thơng (do tình trạng đường nhỏ mà lưu lượng xe lớn gây tải) Nếu không điều chỉnh, xử lý nghiêm vi phạm trở thành tuyến đường đen an tồn giao thơng Giải pháp: Liên tục kiểm tra tiến độ cơng trình đốc thúc kịp thời, tránh thi công chậm trễ, chất lượng Thông báo rõ ràng quy định tham gia lưu thông Đại lộ (qua báo đài), tập trung lực lượng cảnh sát xử lý nghiêm tất trường hợp vi phạm để răn đe người tham gia giao thông Kiến trúc: Thi công gấp gáp dẫn tới thiếu chất lượng, chưa trọng vào công tác quảng bá xúc tiến hợp tác, rạp: Công Nhân, Kim Đồng, Đại Nam, Cung Trí thức thành phố rơi vào tình trạng “vắng chùa Bà Đanh”, gây thiệt hại lãng phí lớn Giải pháp: Kiểm tra liên tục, đảm bảo chất lượng thi công Cần có chiến lược kinh doanh bước đầu xúc tiến hợp tác q trình xây dựng (như kí hợp đồng chiếu phim, thuê văn phòng,…) Quảng bá rộng rãi, khuyến mãi,… để người dân đến xem phim, sử dụng dịch vụ Bảo tồn giá trị văn hóa vật thể Con đường gốm sứ: bị xâm hại ý thức người dân chưa cao, gây xuống cấp, làm vẻ đẹp ban đầu Giải pháp: Đảm bảo chất lượng xây dựng tốt hạn chế tình trạng xuống cấp Ban hành rõ quy định sử dụng hành lang đường, nghiêm cấm hành vi xâm phạm đến cơng trình, thưởng phạt công minh Thường xuyên tu sửa để đảm bảo chất lượng kịp thời phát hư hại để sửa chữa Bài học kinh nghiệm: 16 Bài học kinh nghiệm tổ chức event mang tính nhà nước:  Cần tính tốn kỹ mặt chi phí cho vừa đáp ứng nhu cầu tổ chức event hoàn cảnh đất nước để tránh dư luận xã hội  Công tác tổ chức cần có kế hoạch cụ thể  Lên kế hoạch cụ thể cho cơng tác bảo vệ, giữ gìn an ninh trật tự trình diễn event  Có phương án cụ thể giải vấn đề phát sinh sau diễn event  Vì event mang tầm cở quốc gia nên việc an ninh quốc phịng quan trọng Vì vấn đề phải đặt lên hàng đầu  Phía dư luận khơng phần quan trọng lịng dân hoang mang kiện tan tành Nếu dân chúng ủng hộ cơng tác tổ chức thuận lợi có phối hợp từ hai phía nhân dân nhà nước B Chương trình “Tự Tin Vào Đời 2010”: Giới thiệu chung: Tự Tin Vào Đời chương trình truyền thống tổ chức thường niên sinh viên năm cuối thuộc chuyên ngành Marketing khoa Thương mại-Du lịch-Marketing, trường Đại học Kinh tế TP.Hồ Chí Minh Chương trình thực với mục đích giúp sinh viên năm cuối có bước chuẩn bị kỹ năng, kiến thức, thông tin, thái độ đắn trước rời ghế giảng đường để chuyển sang môi trường làm Mỗi năm chương trình chọn chủ đề để thực Chủ đề năm 2010 khai thác nhiều góc cạnh vấn đề thực tập thơng qua chuỗi hội thảo “Sinh viên thực tập”, hội thảo “Tôi ai”, thi “CV tôi” ngày hội “Phỏng vấn thử” Một số rủi ro & giải pháp: Rủi ro nguồn tài chương trình Trong chương trình Tự tin vào đời 2011, phận PR với chức vận động tài trợ cho chương trình, đồng thời phụ trách cơng tác liên hệ với đơn vị truyền thông (chủ yếu báo mạng) nhằm mang lại nguồn kinh phí tổ chức cung cấp thơng tin chương trình kênh đơn vị truyền thông hỗ trợ Theo chức đó, phận PR chia thành hai hoạt động PR doanh nghiệp PR báo chí a Vận động tài trợ Về công tác liên hệ doanh nghiệp năm 2010, chương trình có nhà tài trợ cơng ty BHD doanh nghiệp tham gia đặt gian hàng ngày hội thông tin ngành nghề Rủi ro mắc phải: Không vận động đủ nguồn tài cần thiết Các nguyên nhân thường gặp giải pháp: 17 Nguyên nhân 1: Thời gian vận động tài trợ ngắn mà nguồn lực có hạn nên không đủ thời gian thực Điều tác động trực tiếp đến định nhà tài trợ thời gian ngắn không đủ để nhà tài trợ xem xét định, doanh nghiệp lớn mà kế hoạch tài trợ lên từ đầu năm quy trình xét duyệt trải qua nhiều giai đoạn Giải pháp: Chuẩn bị kế hoạch vận động tài trợ với thời gian hợp lý Trong trường hợp cấp bách phải thay đổi chiến lược vận động tài trợ phù hợp với tình hình event lẫn tình hình kinh tế bên ngồi Ngun nhân 2: bỏ hội với đơn vị tài trợ lớn khơng có chiến lược tiếp cận đối tượng doanh nghiệp tài trợ Chiến lược tiếp cận thể việc ưu tiên lựa chọn doanh nghiệp Kết thường gặp nhận lời nhà tài trợ trước nên đánh hội lớn với nhà tài trợ giai đoạn sau Hơn nữa, hậu việc tiếp cận sai nhà tài trợ cịn ảnh hưởng đến hình ảnh chương trình phản ứng doanh nghiệp khác Ví dụ điển hình chương trình “Tự tin vào đời 2010” việc lựa chọn sai BHD nhà tài trợ Điều làm hội hợp tác tốt phù hợp với chương trình từ công ty tư vấn du học Huấn nghệ, đơn vị “đến sau” chương trình nhận lời tài trợ từ BHD Bên cạnh đó, tổng kinh phí mà BHD tài trợ cho chương trình 25 triệu đồng, nhiên thành viên ban tổ chức phải phát hàng chục ngàn tờ rơi cho mục đích khai trương cụm rạp doanh nghiệp Ngoài ra, việc doanh nghiệp ngành giải trí tài trợ cho chương trình gây nhiều phản ứng khơng tốt với doanh nghiệp khác tham gia tài trợ Giải pháp: Xét mức độ ưu tiên xếp thời gian trước – sau liên hệ với doanh nghiệp để hạn chế tối đa khả gặp trường hợp tương tự Khơng nóng vội q trình đàm phán với doanh nghiệp Tuy nhiên rủi ro khơng thể loại bỏ hồn tồn mà tìm cách để hạn chế thiệt hại Trong trường hợp xảy tình trạng bắt buộc phải chấp nhận, khơng thể doanh nghiệp đến sau cho nhiều quyền lợi mà huỷ hợp đồng với doanh nghiệp trước Như gây thiệt hại lớn hình ảnh chương trình dài hạn Nguyên nhân 3: không nhạy bén trước điều kiện kinh tế thị trường Cụ thể trọng hình thức tài trợ tài mà bỏ quên phi tài 18 Trong bối cảnh kinh tế khó khăn, doanh nghiệp thắt chặt chi tiêu tính khoản dịng tiền khơng cao Do đó, việc tài trợ phi tài giải pháp hợp lí cho doanh nghiệp lại khơng quan tâm mức Ngồi hậu đến từ việc phụ thuộc vào doanh nghiệp tài trợ tài dẫn đến gói tài trợ mà chương trình mang đến doanh nghiệp lớn so với khả chi cho hoạt động tài trợ bối cảnh kinh tế khó khăn Giải pháp: Khơng bỏ qn việc đánh giá tình hình kinh tế vĩ mơ để xây dựng chiến lược vận động tài trợ Nguyên nhân 4: sản phẩm chương trình quyền lợi gói tài trợ thể hồ sơ vận động tài trợ không linh động thay đổi cho đối tượng doanh nghiệp Minh chứng đội vận động tài trợ dùng hồ sơ cho tất doanh nghiệp tiếp cận Điều dẫn đến sản phẩm thiết kế cách chủ quan, khơng hướng vào khách hàng cần không nhận khác biệt đối tượng doanh nghiệp yếu tố sản phầm thay đổi theo đối tượng Giải pháp: Tìm hiểu kỹ doanh nghiệp cần tiếp cận Linh hoạt xem xét để đưa hình thức mức tài trợ tài trợ phù hợp khả công ty, dĩ nhiên phải đảm bảo quyền lợi công hai bên Nguyên nhân 5: Không nắm rõ thông tin quy tắc làm việc Cụ thể người phụ trách vận động tài trợ bị động việc cập nhật nguyên tắc từ nhà trường, đồn hội phịng cơng tác trị Từ dẫn đến việc khơng thể chủ động xây dựng thiết kế quyền lợi cho nhà tài trợ Giải pháp: Thực training kỹ lưỡng nội dung quy tắc cần thiết trước thực để đảm bảo thành viên hiểu rõ nội dung Ngoài trình thực phải thường xuyên cập nhật tình hình để tránh sai sót thơng tin dẫn đến sai sót thiếu chủ động việc định Sử dụng nguồn tài chính: Vấn đề tài event “Tự tin vào đời 2010” khơng quan tâm nhiều, có trưởng ban tổ chức đồng thời phụ trách tài cho tồn chương trình Mặt khác, đặc thù phận tài có liên quan trực tiếp đến phận khác chương trình Do vậy, lỗi 19 phận tài mắc phải chủ yếu sai lầm phối hợp phận tài phận khác Rủi ro có mắc phải: Khơng đủ chi phí cho tồn chương trình Ngun nhân: Thứ nhất, phận tài chưa trang bị ngân sách trường hợp không nhận đủ 100% giá trị hợp đồng, điều dẫn đến việc bị động công tác tổ chức, làm ảnh hưởng đến tiến độ tồn event phải cắt chương trình nhiều gây mâu thuẫn tranh cãi bên nội gay gắt Giải pháp: Phải lập kế hoạch dự phịng tình trạng thiếu ngân sách, đề mức chi phí thấp cần có phương án thực với mức chi phí Kế hoạch phải thơng qua thống tồn BTC Thứ hai, rủi ro “đổ nợ” nhà tài trợ khơng chi trả khoản cịn lại chương trình khơng diễn mong đợi Mặc dù điều chưa diễn chương trình năm ngối Tuy nhiên, lỗi quan trọng đặc biệt có ý nghĩa với chương trình sinh viên “Tự tin vào đời”, hầu hết ban tổ chức khơng có vai trị đại diện tham gia không cần lợi nhuận Giải pháp: Chuẩn bị điều khoản hợp đồng cách cẩn thận để giảm rủi ro bị lách hợp đồng Đảm bảo công tác vận động tài trợ nguồn tài đủ mạnh để phịng trường hợp xảy có nguồn tiền chi trả Cố gắng thúc đẩy việc chuyển tiền chương trình thực trước chương trình diễn Tuỳ theo chương trình, phận tài nên đặt mức an tồn cho số tiền tốn chương trình đơn vị tài trợ trước sau chương trình Bộ phận tài phải theo dõi hoạt động tiền ra-vào để đảm bảo thu-chi hợp lý Trong trường hợp xảy phải tuỳ trường hợp cụ thể, dựa vào hợp đồng mà linh hoạt ứng biến Rủi ro công tác Truyền thông TTVĐ 2010 Rủi ro từ thân phận TT: a) Rủi ro phịng tránh: Online: - Thiếu nhân thực công việc cần đòi hỏi thường xuyên liên tục như: seeding forum, admin fanpages, trả lời thắc mắc SV gửi CT 20 - Không đo lường report kịp thời dẫn tới việc khơng kiểm sốt chất lượng hoạt động hiệu kênh Tỷ lệ user reach kênh thấp so với KPI đặt Mức độ truyền thông thấp Tinh thần làm việc nhân team yếu Khả làm việc online nhân yếu Offline: - Không chuẩn bị kịp phần set up huy đông nhân cho buổi tuyên truyền giảng đường - Khơng có thống kế hoạch truyền thông trường - Trường không cho phép dán poster điểm truyền thông định kế hoạch - Nhân khơng có khả nói chuyện trước đám đơng, ảnh hưởng đến chất lượng đội ngũ tuyên truyền giảng đường - Lịch học giảng đường gây khó khăn cho nhân lịch học thành viên ban tuyên truyền Kỹ thuật: - CT thay đổi địa điểm hay thông tin diễn giả vào phút cuối, không kịp sửa đổi thông tin poster, leaflet hay bandroll… - Nhân khơng làm kịp deadline thiếu người Báo chí: - Bài viết không đủ chất lượng, không kịp số lượng đăng - Mời, đón tiếpvà follow up nhà báo không chu đáo, không chiếm cảm tình nhà báo dẫn tới chất lượng báo không đảm bảo - Không liên hệ bảo trợ TT Toàn phận TT: - Các phận team không gắn kết, không làm việc sườn chung thống b) Rủi ro khơng thể phịng tránh: Online: - Chương trình truyền thơng ngày 20/11 ngày hội nối vòng tay lớn trùng giai đoạn - Trào lưu facebook lỗng vào giai đoạn nóng TT online, website bị hack Offline: - Các chương trình bên ngồi diễn thời gian Kỹ thuật: - Mất file thiết kế máy tính hư Báo chí: - Các báo hủy lịch hẹn viết cho CT vào phút cuối Rủi ro từ phận khác: Event: - Thông tin yêu cầu event xuống kỹ thuật TT không kịp thời, TT khó xếp nhân để làm, chuẩn bị không kịp 21 ER: - Thông tin event không trùng khớp với thơng tin truyền thơng bên ngồi Khơng đủ kinh phí để thực chiến dịch truyền thông PR không hiểu rõ kế hoạch TT dẫn đến việc thiết kế truyền đạt với nhà tài trợ không rõ rang không hiệu Nhân sự: - Việc thuyên chuyển nhân không rõ rang phận nhân với TT dẫn tới việc thiếu hụt không thống chức viên TT - Vấn đề cá nhân nhân TT không nhân sâu sát, ảnh hưởng tới nhiệt tình cố gắng nhân TT Biện pháp phòng tránh rủi ro: Rủi ro từ phận TT: Online : - Lập kế hoạch chi tiết, kế hoạch phòng ngừa rủi ro có vấn đề phát sinh - Phân chia nhân rõ rang cho phần, yêu cầu deadline cho phần báo cáo đo lường VD: forum báo cáo tuần/lần - Sắp xếp buổi họp cần thiết dể update tình hìnhvà feedback vấn đề gặp phải trình thực - Trưởng phận nên tổ chức buổi training chuyên môn cho thành viên Offline : - Tổ chức training cho thành viên TT offline - Nắm tất lịch học giảng đường, lập bảng phân công cho đội tuyên truyền giảng đường cho không chồng chéo lịch học thành viên, phân bổ hỗ trợ hợp lý - Thống ct truyền thông với tất trường hệ thống truyền thông offline trước CT diễn ra, có phương án dự phòng trước diễn kế hoạch tuyên truyền - Nhờ hỗ trợ thầy q trình xin giấy tờ - Chủ động lập phương án dự phịng phương án khơng thực Kỹ thuật: - Bổ sung nhân q trình làm, vừa để nhân khố sau học hỏi, vừa để hỗ trợ cần thiết Báo chí: - Chuẩn bị chu đáo khâu đối ngoại liên hệ nhà báo - Trainning thành viên báo chí kỹ cần thiết như: giao tiếp, lập kế hoạch, kỹ viết bài… Toàn thành viên BTC: - Theo sát phận trình thực ,thường xun có hoạt động nhằm tiếp them tinh thần cho thành viên Định kỳ họp toàn team để feedback thống kế hoạch làm việc giai đoạn tới Ngoài ra, với rủi ro khơng thể phịng tránh + Mất liệu => ta nên save gửi liệu lên mail + có phương án hạn chế tác động CT ngoài, cách tránh TT ngày tạo bật cho thông điệp TT CT Rủi ro từ phận khác: 22 Event: Họp thống với event trước thực hiện, chi tiết nhiệm vụ bên nhiệm vu chung ER: Thuyết trình nội dung, điểm nhấn chương trình, kế hoạch TT trước ER gặp doanh nghiệp Tổ chức buổi sau ER gặp vài doanh nghiệp để giải vấn đề sau gặp DN phát sinh Nhân sự: Thơng báo tình hình nhân TT với phận nhân tuần/ lần để nhân đề xuất hướng giải pháp Rủi ro hoạt động Event Rủi ro phòng tránh : a) Rủi ro nhân team: - Các thành viên team thiếu gắn kết, thành viên không hiểu ý trưởng team dẫn đến việc hoạt động hiệu team - Tinh thần làm việc thành viên nhóm thấp - Thiếu nhân lúc chạy chương trình Giải pháp: - b) - Ngồi thời gian họp team nên tổ chức trò chơi nhỏ đề thành viên team hiểu thêm qua khích lệ tinh thần thành viên team Trưởng team nên truyền đạt kĩ ý tưởng cho thành viên tránh gây hiểu sai ý dẫn tới việc set up, hậu cần sai mục đích Quản lý điều phối nhân team cách hiệu Kiểm tra kỹ số người trước chương trình diễn Chuẩn bị đội ngũ cộng tác viên để phòng trường hợp thiếu người Kiểm tra danh sách BTC đăng ký chắn tham dự ngày diễn chương trình Trong trường hợp thiếu người xảy đột xuất linh hoạt liên hệ với đội CTV nguồn nhân lực phù hợp khác Rủi ro hoạt động : Set up chậm so với dự kiến Hậu cần không chuẩn bị đủ dụng cụ cần thiết Khơng tìm địa điểm phù hợp để tổ chức, không thuê thiết bị cần thiết Set up không nội dung mà team nội dung đưa Hỏa hoạn, ẩu đã, tai nạn điện Trục trặc âm ( mic cho diễn giả, khách mời, nhạc cho ca sĩ…), ánh sáng (đèn khơng đủ sáng…) Khơng kiểm sốt lượng người tham gia, người tham gia đông so với lượng người dự kiến Khán giả bỏ chương trình chưa kết thúc Khơng dựng đủ gian hàng cho doanh nghiệp Giải pháp: - Nên set up xong trước chương trình diễn tiếng đề phịng thiếu sót q trình set up cịn sữa chữa 23 - - - - Phân công công việc cụ thể, thường xuyên kiểm tra tiến độ công việc thành viên Hậu cần nên liệt kê danh sách thứ cần thiết phải sử dụng, phải có Trong buổi set up sân khấu/ nơi diễn event phải có danh sách kiểm tra vật dụng để đảm bảo khơng thiếu sót Họp bàn kĩ lưỡng, team ý tưởng team set up để không xảy trường hợp set up khơng với ý tưởng đưa Nên có thiết bị phòng cháy chữa cháy, chương trình lớn quan trọng nên chuẩn bị thêm máy phát điện đề phịng trường hợp điện khơng báo trước Thử trước âm ánh sáng trước chương trình vài tiếng, thường xuyên kiểm tra sau đó, chuẩn bị pin dự phịng cho mic đầy đủ, có mic thay Có đội ngũ tiếp tân bảo vệ để phân bố chỗ ngồi cho người tham gia đảm bảo cho chương trình diễn cách thuận tiện nhất, đề phòng ẩu Đảm bảo training kỹ cho đội tiếp tân bảo vệ để có đủ khả xử lý tình bất ngờ xảy Trong trường hợp số lượng người tham dự vượt xa số lượng cung ứng chỗ ngồi địa điểm tổ chức, cần chuẩn bị phương án xếp hợp lý chỗ ngồi có tăng nhẹ số lượng người tham gia, vị trí đứng, vị trí xếp thêm ghế xếp chương trình khơng cần đăng ký tham dự… Ngồi để phịng ngừa trường hợp này, phải liên hệ chặt chẽ với phận truyền thông để nắm rõ số lượng người tham dự cách xác Trong tình xấu nhất: Số lượng đông chuẩn bị chỗ ngồi dự kiến, liên hệ với phận PR để giàn xếp xin lỗi bạn đến khơng tham gia chương trình Phải có chuẩn bị kỹ lượng khơng chương trình bị thành kiến lớn từ phía người khơng tham gia Một cách khác thay phương án khơng cần đăng ký tham dự thành có đăng ký tham dự để kiểm soát số lượng dễ dàng Để tránh trường hợp khán giả bỏ chương trình, phải đảm bảo nội dung chương trình tốt – phù hợp nhu cầu người xem, đồng thời thiết kế kết cấu chương trình cho điểm nhấn tồn chương trình khơng tập trung vào điểm mà dàn trải xuyên suốt chương trình để giữ lửa cho toàn event Rủi ro khơng thể phịng tránh : Mặc dù TTVĐ 2010 chưa gặp rủi ro sau nên có kế hoạch phịng tránh - Thời tiết q xấu khơng thể tổ chức chương trình ngồi trời ( mưa q lớn, ngập tức thời ) trời nắng lớn chuyển mưa đột ngột - Khu vực tổ chức bị cắt điện vào khoảng thời gian tổ chức hoạt động - Điện chập chờn làm hư hỏng thiết bị âm chương trình - Khách mời khơng thể đến chương trình khách mời trao đổi mức thời gian dự kiến Giải pháp hạn chế thiệt hại: - Event diễn trời phải xem xét thời tiết để chuẩn bị công cụ che chắn có kế hoạch dự trù thời tiết xấu Trong trường hợp thiên tai nặng phải dời ngày tổ chức để đảm bảo an toàn 24 - - - Trong buổi tổng duyệt phải kiểm tra hệ thống điện nơi diễn chương trình Quan sát xem nơi có thường xuyên diễn cúp điện hay khơng để có biện pháp ứng biến phù hợp Nếu chương trình quan trọng lớn chuẩn bị máy phát điện để dự phòng Khách mời đến trễ/ khơng đến phải tuỳ ứng biến Tuỳ kết cấu chương trình mà người dẫn chương trình phải tìm tiết mục game, giao lưu khán giả để chờ đợi, thay đổi cấu trúc tiết mục chương trình cho phù hợp Để tránh diễn giả nói q nhiều phải có buổi chạy thử trước chương trình diễn Ngồi khán phịng nên có người quản lý thời gian đồng hồ đếm (nếu có) để nhắc nhở diễn giả Trong trường hợp “bị cháy kịch bản” linh hoạt đẩy nhanh tiến độ phần cắt phần nhỏ không quan trọng văn nghệ, giảm thời gian giải lao, v.v… III BÀI HỌC CHUNG: Tuỳ loại event có rủi ro khác  hướng giải khác Từng bước thực có rủi ro tiềm ẩn  trình lên kế hoạch phải dự phịng để tránh có biện pháp giảm thiệt hại xảy Luôn tồn rủi ro dù có dự tính Làm event “làm việc với rủi ro”  điều quan trọng làm event phải làm việc có kế hoạch rõ ràng, bình tĩnh, linh hoạt xử lý tình + rút kinh nghiệm qua lần làm để không mắc sai lầm tương tự 25 ... khái niệm quản trị rủi ro evevnt trở nên quan trọng cấp bách hết Nhằm làm rõ lĩnh vực quản trị rủi ro event, nhóm đưa đề tài đem đến nhìn tổng quát event, rủi ro thường gặp tổ chức event cách... tốt sau Event điều quan trọng để có Event cải thiện theo chiều hướng tốt Các loại rủi ro gặp phải event: Trong quy trình tổ chức thực event ( trình bày phần trên) ta thấy rằng, rủi ro event hầu... đáo rủi ro chắn xuất phát sinh phát sinh nhiều khâu tổ chức Nhìn chung, event tổ chức phát sinh nhiều rủi ro Những rủi ro nhóm lại theo nhóm sau: rủi ro chiến lược, kế hoạch thực hiện; rủi ro