ubnd tØnh qung b×nh UBND TỈNH QUẢNG BÌNH SỞ TƯ PHÁP Số 2536 /BC STP CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập Tự do Hạnh phúc Quảng Bình, ngày 30 tháng 12 năm 2016 BÁO CÁO Tình hình áp dụng hệ thống[.]
Trang 1UBND TỈNH QUẢNG BÌNH
SỞ TƯ PHÁP
Số: 2536 /BC-STP
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập- Tự do- Hạnh phúc
Quảng Bình, ngày 30 tháng 12 năm 2016
BÁO CÁO Tình hình áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn quốc gia
TCVN ISO 9001:2008
Thực hiện Quyết định số 956/QĐ-UBNDngày 21/4/2014 của UBND tỉnh Quảng Bình về việc phê duyệt Kế hoạch áp dụng Hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001 vào hoạt động của các cơ quan hành chính trên địa bàn tỉnh Quảng Bình, Sở Tư pháp Quảng Bình báo cáo tình hình áp dụng hệ thống quản
lý chất lượng tại Sở theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008 năm 2016 như sau:
1 Đặc điểm tình hình
Sở Tư pháp là cơ quan chuyên môn thuộc UBND tỉnh, tham mưu, giúp UBND tỉnh thực hiện chức năng quản lý Nhà nước về: Công tác xây dựng và thi hành pháp luật; theo dõi thi hành pháp luật; kiểm tra, xử lý văn bản quy phạm pháp luật; kiểm soát thủ tục hành chính; pháp chế; phổ biến, giáo dục pháp luật; hòa giải ở cơ sở; hộ tịch; quốc tịch; chứng thực; nuôi con nuôi; lý lịch tư pháp; bồi thường nhà nước; trợ giúp pháp lý; luật sư; tư vấn pháp luật; công chứng; giám định tư pháp; bán đấu giá tài sản; trọng tài thương mại; quản lý công tác thi hành pháp luật về xử lý vi phạm hành chính; quản tài viên, doanh nghiệp quản lý, thanh lý tài sản và hành nghề quản lý, thanh lý tài sản và công tác tư pháp khác theo quy định của pháp luật Sở Tư pháp có 6 phòng chuyên môn, 02 tổ chức giúp việc và 3 đơn vị sự nghiệp trực thuộc
Việc triển khai và duy trì các lĩnh vực áp dụng hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001-2008 gồm: Phổ biến, giáo dục pháp luật; thẩm định văn bản QPPL của HĐND và UBND tỉnh; tự kiểm tra văn bản QPPL của UBND tỉnh; kiểm tra theo thẩm quyền văn bản QPPL của HĐND, UBND cấp huyện; cấp phiếu LLTP; đăng
ký nuôi con nuôi; giải quyết các thủ tục trong lĩnh vực TGPL, Luật sư, Công chứng, tư vấn pháp luật, bán đấu giá tài sản
Hiện tại, hệ thống quản lý chất lượng có 15 quy trình, trong đó có 05 quy trình thuộc quy trình hệ thống, gồm: Quy trình kiểm soát hồ sơ; Quy trình kiểm soát tài liệu; Quy trình Đánh giá chất lượng nội bộ; Quy trình kiểm soát sự không phù hợp, hành động khắc phục và phòng ngừa; Quy trình xem xét của lãnh đạo
về chất lượng và 10 quy trình của các phòng chuyên môn nghiệp vụ gồm: Hướng dẫn tổ chức Hội nghị, Hội thảo chuyên đề PBGDPL; Quy trình kiểm tra văn bản QPPL do cơ quan có thẩm quyền ban hành; Quy trình thẩm định dự thảo văn bản QPPL; Quy trình giải quyết hồ sơ xin cấp phiếu LLTP; Quy trình giải quyết các thủ tục trong lĩnh vực trợ giúp pháp lý; Quy trình giải quyết các thủ tục trong lĩnh vực luật sư; Quy trình giải quyết các thủ tục trong lĩnh vực công chứng; Quy
Trang 2trình giải quyết các thủ tục trong lĩnh vực tư vấn pháp luật; Quy trình giải quyết các thủ tục trong lĩnh vực bán đấu giá tài sản Đây là những quy trình làm cơ sở cho việc xây dựng và áp dụng hệ thống quản lý chất lượng tại các phòng chuyên môn, các bộ phận có liên quan trong hệ thống quản lý chất lượng
2 Kết quả xây dựng, áp dụng và duy trì hệ thống quản lý chất lượng
Để tiếp tục duy trì hệ thống quản lý chất lượng của Sở, ngày 31/12/2015,
Sở Tư pháp đã ban hành Quyết định số 2431/QĐ-STP về việc công bố Mục tiêu chất lượng đến hết năm 2016, Kế hoạch số 3432/KH-STP ngày 31/12/2015 về Khảo sát đánh giá sự hài lòng của khách hàng năm 2016, Chương trình đánh giá chất lượng nội bộ năm 2016 Thực hiện Quyết định số 956/QĐ-UBND ngày 21/4/2014 của UBND tỉnh Quảng Bình về việc phê duyệt Kế hoạch áp dụng Hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001 vào hoạt động của các
cơ quan hành chính, ngày 02/6/2014, Sở Tư pháp đã ban hành Quyết định số 700/QĐ-STP về việc công bố Hệ thống quản lý chất lượng phù hợp tiêu chuẩn quốc gia TCVN 9001:2008 Tháng 6/2016, tổ chức đánh giá nội bộ năm 2016 tại các phòng áp dụng hệ thống quản lý chất lượng với thành phần gồm Lãnh đạo sở, đại diện lãnh đạo về chất lượng, trưởng, phó các phòng chuyên môn và toàn thể cán bộ, công chức của Cơ quan Văn phòng sở Các khuyến nghị sau mỗi lần đánh giá đã được các bộ phận khắc phục kịp thời, đúng quy trình, phù hợp với các quy định của pháp luật hiện hành Để đảm bảo các TTHC thực hiện tại Sở được đưa vào áp dụng theo hệ thống quản lý chất lượng, ngày 01/8/2016 Sở đã ban hành
05 quy trình giải quyết các thủ tục trong lĩnh vực Bổ trợ tư pháp gồm TGPL, Luật sư, Công chứng, Tư vấn pháp luật và Bán đấu giá tài sản Tháng 12/2016,
Sở đã viết mới hai quy trình trong lĩnh vực kiểm tra văn bản và thẩm định văn bản QPPL thay thế lại 02 quy trình cũ nhằm đảm bảo phù hợp với các văn bản pháp luật hiện hành có liên quan
Trong quá trình hoạt động, Lãnh đạo sở thường xuyên triển khai, quán triệt các nội dung về tiêu chuẩn ISO 9001:2008, về chính sách chất lượng, mục tiêu chất lượng và nội dung các quy trình hệ thống đến toàn thể CCVC Văn phòng Sở nhằm đảm bảo toàn thể CCVC cùng nắm bắt, thấu hiểu và thống nhất thực hiện Trong các cuộc giao ban hàng tháng của cơ quan, Lãnh đạo sở thường quán triệt các Phòng tuân thủ các quy trình của hệ thống quản lý chất lượng Kịp thời tham mưu sửa đổi các quy trình để phù hợp với hệ thống pháp luật hiện hành
3 Đánh giá, nhận xét
Việc áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008 tại các cơ quan quản lý nhà nước đã và đang là xu thế tất yếu Trong những năm qua Sở Tư pháp thường xuyên quan tâm thực hiện chính sách, mục tiêu chất lượng, áp dụng có hiệu quả các hệ thống, các quy trình đã ban hành kết hợp với việc thực hiện các thủ tục hành chính Từ đó, kỹ năng giải quyết công việc của CCVC được nâng cao hơn, chất lượng sản phẩm tạo ra được hiệu quả hơn, nhanh hơn, việc kiểm soát các lỗi được chặt chẽ hơn; tác phong làm việc, văn hoá ứng
xử với khách hàng được cải thiện Tính công khai, minh bạch đã dần được hệ thống thành những chuẩn mực để công tác quản lý được khoa học và hiệu quả
Trang 3hơn, phục vụ khách hàng tốt hơn Các bộ phận, các phòng chuyên môn đã thực hiện việc sắp xếp tài liệu, lưu trữ hồ sơ theo “5 S”, đảm bảo khoa học và có hệ thống Tài liệu được sắp xếp theo thời gian, thống nhất theo thứ tự các loại giấy tờ, tài liệu có trong hồ sơ, lưu theo từng cặp hồ sơ công việc khác nhau, đảm bảo
dễ lấy, dễ tìm và dễ thấy Đồng thời, các phòng, các bộ phận cũng đã xây dựng Danh mục tài liệu nội bộ hiện hành, mở sổ theo dõi tài liệu bên ngoài, sổ theo dõi
xử lý sự không phù hợp, hành động khắc phục và phòng ngừa Nhìn chung, các phòng chuyên môn, các bộ phận đã thực hiện việc sắp xếp tài liệu, lưu trữ hồ sơ đảm bảo tuân theo Quy trình kiểm soát tài liệu và Quy trình kiểm soát hồ sơ
Việc đánh giá nội bộ được duy trì thường xuyên hàng năm, qua đó giúp các phòng quan tâm hơn đến việc thực hiện hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn Sau các đợt đánh giá nội bộ, Lãnh đạo Sở đã triệu tập trưởng, phó các phòng chuyên môn thuộc Sở có triển khai thực hiện ISO, thành viên Tổ Thư ký chất lượng và toàn thể CCVC thuộc Văn phòng Sở xem xét hệ thống quản lý chất lượng, chỉ đạo các phòng chuyên môn khắc phục những điểm không phù hợp, những khuyến nghị mà các nhóm đánh giá đã đưa ra Tiếp tục đánh giá một cách toàn diện toàn bộ hệ thống, phát hiện những điểm chưa phù hợp để điều chỉnh sửa đổi, bổ sung Lãnh đạo sở thể hiện sự cam kết mạnh mẽ đối với việc xây dựng và áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo TCVN ISO 9001:2008 tại Sở qua các bằng chứng như bảo đảm các hạng mục triển khai được thực hiện theo đúng kế hoạch; đảm bảo CCVC có nhận thức rõ ràng về việc nâng cao chất lượng trong quá trình triển khai các chức năng, nhiệm vụ, nâng cao sự hài lòng của công dân, từ đó tham gia thực hiện các nhiệm vụ, yêu cầu của công dân với tinh thần trách nhiệm cao; đảm bảo cơ sở hạ tầng, điều kiện vật chất hỗ trợ công việc; QMR và Tổ Thư ký đã tham mưu giúp Lãnh đạo sở thực hiện tốt hệ thống quản
lý chất lượng, các tài liệu đã ban hành đều ở tình trạng kiểm soát
Trong năm 2016, thực hiện chức năng, nhiệm vụ của ngành, các Phòng đã tham mưu Lãnh đạo sở thực hiện nhiệm vụ và đạt được một số kết quả cụ thể trên các lĩnh vực áp dụng hệ thống quản lý chất lượng như sau:
- Trong lĩnh vực thẩm định văn bản Sở Tư pháp, Phòng Tư pháp cấp
huyện đã thẩm định 97 văn bản QPPL thuộc thẩm quyền ban hành của UBND và văn bản thuộc thẩm quyền ban hành của HĐND tỉnh do UBND tỉnh và góp ý 13
dự thảo văn bản QPPL do các cơ quan ở Trung ương soạn thảo gửi đến lấy ý kiến đảm bảo chất lượng, tiến độ thời gian theo quy định
- Trong lĩnh vực kiểm tra văn bản, đã thực hiện tự kiểm tra 36/36 văn bản QPPL do UBND tỉnh ban hành; kiểm tra theo thẩm quyền 80/80 văn bản QPPL
do HĐND, UBND các huyện, thành phố ban hành gửi đến đảm bảo tiến độ về mặt thời gian theo quy trình
- Trong lĩnh vực phổ biến giáo dục pháp luật đã chủ trì và phối hợp tổ chức
926 hội nghị triển khai, phổ biến, quán triệt các văn bản pháp luật và tập huấn nghiệp vụ với hơn 67.551 lượt người tham dự.
- Trong lĩnh vực hành chính tư pháp đã cấp phiếu LLTP cho 4.618 trường hợp (Phiếu LLTP số 1: 4.189 trường hợp, Phiếu LLTP số 2: 429 trường hợp); trong năm
Trang 42016, toàn tỉnh đã thực hiện đăng ký đã thực hiện đăng ký hộ tịch cho 43.778
trường hợp1
- Trong lĩnh vực bổ trợ tư pháp đã cấp chứng chỉ hành nghề luật sư cho 03 trường hợp, cấp thẻ tư vấn viên pháp luật cho 11 trường hợp
Ngoài ra, Sở Tư pháp đã thực hiện lấy phiếu khảo sát sự hài lòng của khách hàng theo Kế hoạch số 3432/KH-STP ngày 31/12/2015 về Khảo sát đánh giá sự hài lòng của khách hàng năm 2016 đối với các tổ chức, cá nhân đến yêu cầu cung cấp các dịch vụ hành chính của Sở Kết quả cụ thể:
- Trong lĩnh vực thẩm định văn bản: Đã gửi phiếu bằng đường Công văn đến 19 cơ quan, đơn vị có thực hiện gửi hồ sơ yêu cầu thẩm định tại Sở Tư pháp
đề nghị đánh giá về hoạt động thẩm định Có 16 cơ quan, đơn vị gửi ý kiến đánh giá về Sở Tư pháp Kết quả có 16 phiếu đánh giá hài lòng về hoạt động thẩm định văn bản của Sở
- Trong lĩnh vực cấp Phiếu LLTP: lấy phiếu trực tiếp những cá nhân đến giao dịch đề nghị cấp Phiếu LLTP tại Bộ phận tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả Đã phát hành 51 phiếu và thu về 51 phiếu Kết quả có 16 phiếu đánh giá rất hài lòng,
35 phiếu đánh giá hài lòng về dịch vụ hành chính trong lĩnh vực này
4 Những vướng mắc, khó khăn trong quá trình áp dụng và duy trì hệ thống quản lý chất lượng
- Đánh giá viên nội bộ của Sở được đào tạo vào thời điểm Sở triển khai xây dựng hệ thống QLCL, đến nay có 05 đồng chí được cấp Giấy chứng nhận Đánh giá viên nội bộ đã được chuyển công tác đi cơ quan khác, những cán bộ được tuyển dụng mới chưa được đào tạo về hệ thống quản lý chất lượng nên việc thành lập nhóm để tổ chức đánh giá nội bộ còn gặp khó khăn
- Kinh phí để duy trì và cải tiến hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2008 hằng năm chưa được cấp nên việc cải tiến hệ thống còn khó khăn
- Việc triển khai các quy trình của hệ thống gặp một số bất cập nhất định như việc thực hiện các thủ tục sửa đổi đối với quy trình Các công đoạn sửa đổi quy trình bắt buộc phải làm theo các bước, các mẫu và cập nhật thủ công nội dung sửa đổi vào trang đầu của quy trình mất khá nhiều thời gian khi mà Quy trình đã được đóng thành tập và phải cập nhật thủ công vào tất cả các quy trình
đã nhân bản gửi cho các đầu mối, có quy trình nội dung sửa đổi lại tương đối nhiều Sau khi sửa đổi lại tiếp tục sao gửi cho các đầu mối đã thu hồi nên tốn kém về giấy tờ, văn phòng phẩm Nhiệm vụ của Sở Tư pháp ngày càng được tăng cường trong điều kiện biên chế còn thiếu, các văn bản QPPL của Trung ương quy định về các lĩnh vực mà Sở Tư pháp đang đưa vào áp dụng hệ thống chất lượng thường xuyên có sự thay đổi, điều chỉnh nên việc sửa đổi quy trình còn
1 27.242 trường hợp đăng ký khai sinh (khai sinh có yếu tố nước ngoài: 14; đăng ký khai sinh tại UBND cấp xã: 17.780 trường
hợp; đăng ký khai sinh lại: 9.448 trường hợp); 7.342 đăng ký kết hôn (kết hôn có yếu tố nước ngoài: 43 trường hợp); 9.221
trường hợp khai tử; 15 trường hợp nuôi con nuôi (nuôi con nuôi có yếu tố nước ngoài: 05) 6.839 trường hợp đăng ký khai
sinh (khai sinh có yếu tố nước ngoài: 05); 3218 đăng ký kết hôn (kết hôn có yếu tố nước ngoài: 15).
Trang 5gặp khó khăn Nếu chưa kịp thời sửa đổi thì Sở Tư pháp cũng thực hiện theo các quy định của pháp luật hiện hành
5 Những kiến nghị, đề xuất
Đề nghị Sở Khoa học và Công nghệ kiến nghị UBND tỉnh quan tâm tạo điều kiện hỗ trợ về kinh phí để trang bị một số thiết bị cần thiết phục vụ cho việc duy trì và cải tiến hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008 đạt kết quả và tạo sự đồng bộ trong hoạt động Đồng thời, đề nghị Sở Khoa học và Công nghệ tăng cường hướng dẫn nghiệp vụ trong triển khai, áp dụng và thực hiện hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2008
Trên đây là Báo cáo của Sở Tư pháp về tình hình áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2008 năm
2016, Sở Tư pháp gửi đến Sở Khoa học và Công nghệ để tổng hợp chung
Nơi nhận:
- Sở Khoa học và Công nghệ;
- Sở Nội vụ;
- Lãnh đạo Sở;
- Các phòng chuyên môn thuộc Sở;
- Lưu VT-TTK.
KT GIÁM ĐỐC PHÓ GIÁM ĐỐC (đã ký)
Trương Quang Sáng