Phân tích mô tả công việc doc

Sản phẩm PTCV  Bản mô tả công việc: các nhiệm vụ cấu thành  Bản yêu cầu chuyên môn của công việc: kỹ năng đặc thù cần có để hoàn thành công việc  Bản tiêu chuẩn kết quả công việc: th

Bài 2: Ph©n tÝch c«ng viÖc

Mỗi người, ai đó, người nào đó, không ai

cả

đã yêu cầu mỗi người phải quan tâm đến nó.

việc đó.

làm cả.

thuộc về trách nhiệm của mỗi người.

đó, nhưng không ai nhận thấy rằng mỗi người đều

không làm việc đó.

Mỗi người, ai đó, người nào đó,

KHI KHÔNG CÓ BẢN MÔ TẢ CÔNG VIỆC !!!

Yêu cầu công việc

QUẢN LÝ CHO RẰNG

NHÂN VIÊN PHẢI LÀM

NHÂN VIÊN NGHĨ MÌNH PHẢI LÀM

Sản phẩm PTCV

 Bản mô tả công việc: các nhiệm vụ cấu thành

 Bản yêu cầu chuyên môn của công việc: kỹ

năng đặc thù cần có để hoàn thành công việc

 Bản tiêu chuẩn kết quả công việc: thước đo

đánh giá kết quả công việc

Kết quả PTCV

cho nhân viên

Lợi ích của việc phân tích

công việc

1 Đánh giá sự tác động của môi trường tới từng công việc.

2 Loại bỏ những yêu cầu công việc không cần thiết có thể gây ra sự

phân biệt.

3 Tìm ra những yếu tố thúc đẩy hoặc làm giảm chất lượng công việc.

4 Lập kế hoạch cho những yêu cầu về nguồn nhân sự trong tương lai.

5 Tìm sự tương thích giữa ứng viên và vị trí còn thiếu

6 Quyết định nhu cầu đào tạo cho nhân viên mới và cũ

7 Lên kế hoạch phát triển cho nhân viên có năng lực

8 Đề ra Kết quả làm việc tiêu chuẩn thực tế

9 Lựa chọn nhân viên vào vị trí mà họ có thể phát huy kỹ năng hiệu

quả nhất

10 Có chế độ đãi ngộ công bằng với NV

Thông tin từ phân tích Công việc

Trách nhiệm (Responsibility)

Nhiệm vụ

(Tasks) Phận sự(Duties)

Mô tả Công việc

Đặc điểm Công việc

Đào tạo &

Phát triển Đánh giá kết quả Làm việc Chế độ dãI ngộ

và lợi ích

An toàn và Sức khỏe Quan hệ với NV Phân tích công Vvệc cho nhóm

Ứng dụng của bản phân tích

công việc

1 Bản mô tả công việc

2 Bản chi tiết đặc điểm công việc

3 Phác thảo về công việc

9 Đánh giá kết quả làm việc

10 Đào tạo và phát triển

11 Kế hoạch và phát triển nghề nghiệp

Phân tích hoạt động tác nghiệp

Đầu vào Quá trình Đầu ra

Nguyên liệu đầu vào

Các yếu tố trong phân tích Công việc

Phân tích công việc

Thu thập thông tin về công việc được

Các bước tiến hành phân tích công việc

Quyết định phương pháp thu thập dữ liệu và tiến hành

thu thập thông tin phân tích công việc

Quá trình phân tích công việc

Mục tiêu phân tích công việc

Thu thập thông tin cho:

• Bản mô tả công việc

• Bản đặc điểm công việc

• Bản phác thảo công việc

• Kế hoạch nguồn nhân lực

• Tuyển dụng, vv…

Loại thông tin cần thu thập:

• Cái gì sẽ được thực hiện?

• Sẽ được thực hiện ở đâu?

• Sẽ được thực hiện như thế nào?

• Tại sao cần phảI thực hiện?

• Khi nào sẽ thực hiện?

• Tài liệu lưu trữ

• Kế hoạch và kế hoạch chi tiết

• Hệ thống thông tin Nguồn nhân lực

Mục đích của việc phân tích Công việc

1 Tại sao công việc này tồn tại?

2 Những hoạt động tư duy và thể chất nào NV nắm giữ

vị trí này đảm nhận?

3 Công việc được thực hiện khi nào?

4 Công việc được thực hiện ở đâu?

5 NV thực hiện công việc như thế nào?

6 Bằng cấp nào cần có để thực hiện công việc?

7 Điều kiện làm việc của công việc này như thế nào?

8 Máy móc và thiết bị nào được sử dụng trong công việc?

9 Việc thực hiện thành công công việc được thể hiện như

thế nào?

Thông tin phân tích công việc

Quen thuộc

với tổ chức và

loại công việc

Xác định Công việc

Phát triển Bản thăm dò

•Tiêu chuẩn công việc

Bổ sung cho

hệ thống thông tin Nguồn nhân lực

Giai đoạn 1

Chuẩn bị cho

việc PTCV

Giai đoạn 2 Thu thập thông tin cho việc PTCV

Giai đoạn 3

áp dụng những thông tin

của PTCV

Thông tin nào tôi cần

Các hoạt động của công việc

động như thê nào, khi

nào và tại sao.

Máy móc, công cụ, trang thiết bị và

thiết bị trợ giúp công việc

Bối cảnh công việc

Các yêu cầu về nhân sự

quan đến công việc

Phương pháp thu thập dữ liệu

Quan sát

NV sẽ được quan sát cách họ thực hiện công việc

Phỏng vấn nhóm/cá nhân

Những nhân viên có am hiểu sẽ được Phỏng vấn về những hoạt động

công việc nhất định

Phiếu thăm dò ý kiến và bản liệt kê những mục

cần kiểm tra có cấu trúc sẵn

Những nhân viên am hiểu sẽ phải điền vào mẫu in sẵn

về những hoạt động trong công việc

Thảo luận chuyên môn

Những đặc điểm đặc trưng về công việc được các “chuyên gia”

đưa ra

Ghi chép/ Nhật ký/Nhật biên

Yêu cầu nhân viên phải ghi lại những hoạt động thường nhật của họ

Được sử dụng rộng rãi:

Cuộc phỏng vấn

 Các cuộc phỏng vấn cá nhân đối

với mỗi nhân viên

 Các cuộc phỏng vấn nhóm đối

với những nhóm nhân viên có

cùng loại công việc

 Các cuộc phỏng vấn cấp giám

sát viên đối với một hoặc nhiều

giám sát viên hiểu về công việc

Các câu hỏi phỏng vấn mẫu

Công việc đang thực hiện là gì?

Những nhiệm vụ chính trong công việc của bạn

Bạn tham gia vào các loại hoạt động nào?

Trách nhiệm và nghĩa vụ của công việc là gì?

Các câu hỏi phỏng vấn mẫu

Các điều kiện an toàn và sức khoẻ như thế nào?

Bạn có tiếp xúc với sự độc hại nào hoặc điều kiện làm việc bất thường nào không?

Hướng dẫn phỏng vấn

- Phân tích viên và giám sát viên nên chọn lựa những nhân viên có hiểu biết về công việc tốt nhất và những người khách quan khi được hỏi

- Tạo ra một mối quan hệ tốt với người được

phỏng vấn

- Theo một hướng dẫn vạch sẵn hoặc một bảng liệt kê những gì cần hỏi.

- Yêu cầu một nhân viên liệt kê ra những nhiệm

vụ theo thứ tự mức độ quan trọng và tần suất thực hiện

- Tổng kết và xác minh dữ liệu

Mẫu phỏng vấn có cấu trúc in sẵn

Tên: ……… Tuổi:………Nam/Nữ

Thời gian làm việc lại tổ chức: ………

Chức danh công việc hiện tại và cấp độ: ………

Phòng: ……… Nhóm:……….

Tên người quản lý: ……… Ngày phỏng vấn: ….………

1 Mục đích của công việc: ………

………

………

2 Mô tả bổ phận chính của công việc: ………

………

………

3 Các bổn phận khác: ………

………

………

4 Máy móc thiết bị Liên tục Thường xuyên Đôi khi

được sử dụng: ……… ……… ……… ……….

……… ……… ……… ……….

……… ……… ……… ……….

Đánh giá các khả năng thu thập dữ liệu

Có thể rất chi tiết

Phát huy tác dụng khi việc liên lạc bị hạn chế

Có thể đạt được độ chính xác cao nhờ các cách nhìn nhận khác nhau

Mất nhiều thời gian, chi phí

Có thể bỏ lỡ những đầu việc xảy ra thường xuyên, thu hồi kết quả chậm.

Không hoàn chỉnh, mất thời gian, chi phí cao, dễ bị chi phối.

Mất thời gian, chi phí cao, không nhận được mẫu bổn phận đại diện.

Yêu cầu có khả năng tốt trong tất cả phương pháp.

Phương pháp ưu điểm Hạn chế

Kết quả phân tích công việc

Bản mô tả công việc

Là bản ghi trong đó, giải thích

bổn phận, điều kiện làm việc,

Bản Mô tả Công việc

Không có tiêu chuẩn chung; các thành

phần chủ yếu gồm:

vụ/trách nhiệm chính

thực hiện công việc

 Phần “Tên công việc/chức

danh”

 Thể hiện vị trí của người làm

việc trong tổ chức

 Thể hiện những nghĩa vụ mà

công việc này phải thực hiện

 Thể hiện những mối quan hệ và

cấp bậc của người thực hiện

công việc này trong tổ chức

Bản Mô tả Công việc

 Phần “Tóm tắt công việc/ xác định công việc”

 Công việc nằm ở bộ phận nào trong tổ chức

 Người thực hiện công việc này sẽ báo cáo cho ai

 Ngày tháng gần nhất công việc đã được điều

chỉnh lại

 Mã số công việc (tương ứng mức đãi ngộ)

 Số lượng người có cùng chức danh công việc này

 Số lượng nhân viên tại đơn vị phòng ban mà công việc này đang thực hiện tại đó

 Mã số quản lý công việc này tại Bộ Lao động/Bộ Nội vụ

 Tóm tắt sơ lược về công việc

Bản Mô tả Công việc

 Phần “Trách nhiệm, nghĩa vụ, hoặc những chức năng chính của công việc”

 Phần này bao gồm những nội dung sau:

 Mô tả các chức năng, nhiệm vụ mà công việc này đảm nhiệm theo mức độ từ quan trọng và mức độ tốn kém về thời gian của mỗi nhiệm vụ trong tổng quỹ thời gian của người thực hiện công việc này.

 Chỉ ra trách nhiệm mà người thực hiện phải đảm đương và kết quả cần đạt được.

 Chỉ ra các công cụ hoặc thiết bị mà người thực hiện công việc này cấn sử dụng để hoàn thành công việc.

 Không cần liệt kê quá chi tiết mà chỉ bao gồm những công việc chính yếu.

 Có thể kèm theo câu cuối: “thực hiện các nhiệm vụ liên quan khác theo yêu cầu”

Bản Mô tả Công việc

 Phần “Tiêu chuẩn và điều kiện thực

hiện công việc”

thực hiện cần phải có để có thể thực hiện được các nhiệm vụ và trách nhiệm mà

công việc này gánh vác

 Yêu cầu về kỹ năng

 Yêu cầu về kiến thức

 Yêu cầu về kinh nghiệm

 Yêu cầu về tính cách

 Yêu cầu về sức khỏe

Bản Mô tả Công việc

ĐẶC ĐIỂM CỦA MỘT BẢN MÔ TẢ

CÔNG VIỆC TỐT

thực hiện Hãy bắt đầu bằng nhiệm vụ đòi hỏi nhiều thời gian nhất hoặc mang tính trách nhiệm lớn nhất.

thúc với câu “thực hiện các nhiệm vụ liên quan khác theo yêu cầu” Đừng cố gắng liệt kê tất cả các nhiệm vụ

gọn Không sử dụng ngôn ngữ chuyên môn, và đưa vào các

ví dụ cụ thể về nhiệm vụ bất cứ lúc nào có thể

cụ thể

 Hãy khách quan và chính xác khi mô tả công việc Mô tả theo cách nó phải được thực hiện trên thực tế

mà người đảm nhận công việc cần phải làm mà không cần phải giải thích qui trình cần được áp dụng

việc quá rườm rà Sự dài dòng của bản mô tả công việc không làm tăng tầm quan trọng của công việc

ĐẶC ĐIỂM CỦA MỘT BẢN MÔ TẢ

CÔNG VIỆC TỐT (TIẾP)

VD về đặc điểm chi tiết công việc

Ví trí công việc: Nhân viên bệnh viện

Bản đặc điểm công việc

trong điều kiện làm việc

1 Làm việc trong điều kiện tốt

2 Xử lý các vấn đề về bệnh tật,

giao tiếp với bệnh nhân

3 Giao tiếp, đối xử với bệnh nhân

tâm thần

Bản đặc điểm công việc

về điều kiện làm việc

1 Sẵn sàng làm việc ở bên ngoài

2 Tiếp xúc với những tình huống không mấy dễ chịu và giao tiếp với bệnh nhân

3 Tiếp xúc với trường hợp lạm dụng lời nói và hành động.

Tóm tắt phân tích công việc

Phân tích công việc

1 Hiểu được mục đích của việc phân tích công việc.

2 Hiểu được vai trò của công việc trong tổ chức

3 Đo lường, xác dịnh vị trí

4 Quyết định phương pháp thu thập dữ liệu cho việc phân tích công việc

5 Làm rõ vấn đề, nếu cần

6 Lập bản thảo đầu tiên của bản chi tiết đặc điểm công việc

7 Bổ sung bản thảo bằng cách làm việc với người giám sát công việc

Đầu ra của phân tích CV

Bản mô tả công việc

Bản kê về những việc NV làm, làm như thế nào và tại sao lại được làm.

Bản đặc điểm chi tiết CV

Bản liệt kê khả năng, trình độ tối thiểu mà NV phải có để thực hiện thành công những yếu tố chính trong công việc của mình

Bản đánh giá công việc

Chỉ ra giá trị của mỗi công việc trong tỏ chức

Tiêu chuẩn thực hiện công việc

Nhân viên bán hàng (trong 6 tháng)

• Thực hiện 100 cuộc điện thoại bán hàng

• Liên hệ với 20 khách hàng mới

• Bán buôn sản phẩm mới (số hiệu 117) cho 30 người bán

buôn

• Đạt 10 000 000 đ doanh thu cho sản phẩm 12

• Đạt 17 000 000 đ doanh thu cho sản phẩm 17

• 35 cuộc điện thoại phục vụ khách hàng

• 4 cuộc đàm phán về bán hàng

• Thực hiện 1 báo cáo cuối tháng