hdsd-vcontact-v1.3

Các tính năng của hệ thống Sau đây là các tính năng của Cloud PBX - Cho phép tạo nhiều PBX để cho nhiều tổ chức - Tạo và quản lý nhiều máy nhánh trên từng PBX - Phân luồng, chuyển hướng

TẬP ĐOÀN CÔNG NGHIỆP - VIỄN THÔNG QUÂN ĐỘI

TỔNG CÔNG TY VIỄN THÔNG VIETTEL

HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG WEB PORTAL VCONTACT

THÁNG 01/2022

HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG TỔNG ĐÀI ẢO

Mục Lục

I HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG WEB PORTAL 3

1 Giới thiệu chung 3

2 Các tính năng của hệ thống 4

3 Đăng nhập 4

4 Tạo, cấu hình tổng đài 5

5 Tạo phòng ban và máy nhánh 9

5.1 Tạo, quản lý phòng ban: 9

5.2 Tạo và quản lý máy nhánh 12

5.2.1 Tạo một máy nhánh 12

5.2.2 Tạo nhiều máy nhánh 15

6 Cài đặt máy nhánh vào một thiết bị (Điện thoại IP, SmartPhone, Laptop…) 16

6.1 Tự động cung cấp 17

6.2 URL cung cấp cấu hình 18

6.3 Cấu hình thủ công thông tin xác thực SIP 18

6.4 vContact-PBX 19

7 Định tuyến cuộc gọi đến 20

7.1 Định tuyến cuộc gọi đến máy nhánh 21

7.2 Chế độ phân phối 23

7.2.1 Phân phối cuộc gọi 24

7.2.2 Tương tác giọng nói IVR 28

8 Xem lịch sử các cuộc gọi 32

9 Tạo danh bạ 33

10 Tạo thời gian biểu 34

11 Kết thúc 35

I HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG WEB PORTAL

1 Giới thiệu chung

Tổng đài đám mây cho doanh nghiệp Cloud PBX của VIETTEL cung cấp giải pháp tổng đài đám mây ảo toàn diện, cho phép nhiều khách hàng sử dụng và mang tính sẵn sàng cao, cung cấp các dịch vụ truyền thông hợp nhất giàu tính năng, có thể mở rộng mà vẫn đảm bảo tính bảo mật cho các dịch vụ truyền thông hợp nhất của cho các doanh nghiệp vừa

và lớn Hệ thống tổng đài này có thể được triển khai tại địa điểm thực tế của khách hàng lẫn trong môi trường không gian ảo riêng hoặc công cộng như Amazon, Azure, v.v

Bộ tính năng của nó đáp ứng các nhu cầu của các doanh nghiệp nhỏ, vừa và lớn trong việc phân phối cuộc gọi nâng cao với thuật toán xếp hàng (Tuyến tính, Song song, Ngẫu nhiên) và Điện thoại viên Hỗ trợ; có Hệ thống IVR đa cấp (Phản hồi giọng nói tương tác) nâng cao, Định tuyến nhiều lịch trình; Hội tụ cố định và di động, Chuyển cuộc gọi giữa các thiết bị đầu cuối và đổ chuông Những tính năng này đặc biệt chỉ là một số nhỏ trong số vô

số các tính năng được trang bị trong một Hệ thống Tổng đài đám mây với mô hình cấp phép minh bạch cho người dùng doanh nghiệp

anExchange có thể mở rộng quy mô số máy lẻ lên đến một số lượng lớn và trong một

hệ thống tổng đài Cloud PBX duy nhất, nhiều máy ảo có thể được tạo ra cùng lúc cho các doanh nghiệp nhỏ và lớn Ngoài các chức năng Tổng đài thoại PBX và UC nâng cao, một

tổ hợp các giao diện lập trình ứng dụng ví dụ như REST và Điều khiển cuộc gọi, cho phép tích hợp liền mạch với các ứng dụng của bên thứ ba Đáng chú ý nhất, mô-đun bộ công cụ cấp phép tự động mới cho phép được bao gồm các điểm SIP cuối mới và đem đến một dịch

vụ điều phối không chạm mà cũng không cần can thiệp thủ công

2 Các tính năng của hệ thống

Sau đây là các tính năng của Cloud PBX

- Cho phép tạo nhiều PBX để cho nhiều tổ chức

- Tạo và quản lý nhiều máy nhánh trên từng PBX

- Phân luồng, chuyển hướng cuộc gọi thông minh

- Tính năng tương tác giọng nói hướng dẫn tự động

- Tra cứu thông tin cuộc gọi đơn giản

- Hệ thống danh bạ giúp quản lý số điện thoại

- Phân chia thời gian biểu

Ở trên là các tính năng nổi bật của hệ thống sau đây ta sẽ đi vào các bước để cấu hình cho 1 PBX trên hệ thống

3 Đăng nhập

Trước tiên để truy cập vào trang quản trị ta vào đường link: https://vcontact2.viettel.vn

Hình 1: Trang đăng nhập Đăng nhập bằng User/Password được cấp

4 Tạo, cấu hình tổng đài

Sau khi đăng nhập bằng tài khoản ta sẽ vào đến trang chủ của hệ thống:

Hình 2: Trang chủ Chọn để tạo tổng đài PBX mới ta sẽ có các bảng để nhập thông tin sau

khi nhập xong 1 bảng ta chọn để sang bảng tiếp theo:

Hình 3: Cài đặt PBX (1)

Ở phần cài đặt ta nhập:

- Tên: để phân biệt với các PBX khác

- Mô tả: Thêm chi tiết để phân biệt

- Thành viên của: Gán PBX vào một tổ chức để quản lý

Nhập xong ta chọn để sang phần tiếp theo

Hình 4: Cài đặt PBX (2) Phần tiếp theo này cho ta giao diện nhập và cần nhập:

- Số nội bộ: tạo số lượng số nội bộ cá nhân tối đa

- Số nội bộ dịch vụ: Tạo số lượng số dịch vụ tối đa

- Số kênh gọi ngoại mạng: Cho phép bao nhiêu cuộc gọi đi từ PBX

- Tiền tố gọi ngoại mạng: để khớp với tiền tố của kênh

- Cài đặt thời gian cho PBX và thời gian biểu cụ thể

Nhập xong ta đến phần tiếp theo

Hình 6: Cài đặt PBX (4)

Ở phần cuối của tạo PBX ta nhập các thông tin của người quản trị sau đó chọn

để lưu lại toàn bộ cài đặt

Hình 7: PBX đã được tạo

Có thể Xóa PBX bằng cách tích vào ô ở đầu dòng của PBX và chọn để xóa Cảnh báo: Việc xóa sẽ xóa TẤT CẢ dữ liệu và cấu hình của PBX, máy lẻ, điện thoại, hộp thư thoại và tin nhắn đều bị xóa Bản ghi chi tiết cuộc gọi không bị xoá

Ghi chú: Quản trị viên PBX hoặc Thành viên PBX không thể xóa PBX của chính mình

5 Tạo phòng ban và máy nhánh

5.1 Tạo, quản lý phòng ban:

Để tạo phòng ban mới trước hết ta ấn vào PBX cần tạo phòng ban để đến phần cấu hình của PBX đó:

Chọn ở thanh Menu bên trái rồi chọn để vào giao diện phòng ban

Hình 8: Danh sách phòng ban Chọn Để mở giao tạo thêm phòng ban mới

Hình 9: Tạo phòng ban (1) Nhập Tên phòng ban vào phần Tên và Mô tả cho phòng ban để phân biệt vào sau

đó chọn để sang phần tiếp theo

Hình 10: Tạo phòng ban (2)

- Chọn số lượng kênh gọi ra cho phòng ban

Hình 11: Tạo phòng ban (3)

Ở phần này ta nhập thông tin qua người quản lý phòng ban sau đó chọn

, sau khi ấn lưu

Nút hiện lên, bấm vào nút “Gửi” sẽ gửi thông báo về mail cho quản trị viên phòng ban là đã tạo phòng ban thành công

Khi thấy thông báo là ta đã tạo thành công và có thể tắt bảng nhập thông tin, phòng ban vừa tạo sẽ hiển thị ở phần danh sách:

Hình 12: Phòng ban đã tạo

Nếu không dùng phòng ban nữa ta có thể tích chọn vào đầu dòng của phòng ban

và chọn để xóa phòng ban đó đi 5.2 Tạo và quản lý máy nhánh

5.2.1 Tạo một máy nhánh

Cùng trong PBX vừa tạo phòng ban thay vì chọn ta chọn

để tạo thêm số máy nhánh cho PBX, số lượng máy nhánh bị giới hạn bởi số Extension đã đặt từ trước trong phần PBX setting

Trong phần này ta chọn để mở phần tạo máy nhánh:

Hình 13: Tạo máy nhánh (1)

Ở bảng này ta cần nhập:

Tên hiển thị: Tên hiển thị sẽ gán cho máy nhánh

Thành viên của: Phân máy theo phòng ban

Số nội bộ: đặt số cho mays nhánh

Nhập xong ta chọn để đến phần tiếp theo

Hình 14: Tạo máy nhánh (2)

Ở bảng này ta có các thông tin cần nhập như sau:

Pin: Mã Pin để xác thực khi gọi

Quyền được phép gọi bao gồm các mục Quốc tế, Quốc gia, VAS quốc gia dùng

để chọn xem các quy tắc chặn cho các số đích này có được áp dụng hay không Các số điện thoại 'Quốc gia', 'Quốc tế' và 'Quốc gia VAS' được xác định bởi bảng giá của khách hàng được chỉ định cho PBX

Sau đó tiếp tục chọn để đến mục cuối cùng

Hình 15: Tạo máy nhánh (3)

Ta nhập các thông tin của người dung máy nhánh vào bảng này và chọn

để lưu thông tin Sau khi có thông báo là máy nhánh đã được tạo thành công ta có thể tắt bảng nhập và thấy máy nhánh hiên thị trên phần danh

sách:

Hình 16: Máy nhánh đã tạo

Phần trạng thái đăng ký sẽ hiển thị trạng thái để xem đã được đăng ký bới thiết

bị nào chưa

5.2.2 Tạo nhiều máy nhánh

Thay bằng việc chọn ta chọn để tạo nhiều máy

nhánh một lượt:

Hình 17: Tạo nhóm máy nhánh Với bảng này ta có thể nhập số máy nhánh bắt đầu tạo và số cuối của dải máy nhánh trong phần Dãy số nội bộ Ta còn có thể gán cho nhóm này vào một phòng ban ngay trong khi tạo

Sau khi tạo xong ta sẽ có kết quả sau:

Hình 18: Nhóm máy được tạo

Sau khi tạo hoàn tất máy nhánh ta có thể chọn để xóa máy nhánh đi hoặc ấn vào một máy nhánh để chỉnh sửa thông tin của máy nhánh sau khi tạo:

Hình 19: Chỉnh sửa máy nhánh

6 Cài đặt máy nhánh vào một thiết bị (Điện thoại IP, SmartPhone, Laptop…)

Vào phần chỉnh sửa một máy nhánh đã tạo ở phần trước chọn trong mục Những điện thoại được gán nhập thông tin cài đặt:

Hình 20: Cài đặt điện thoại

Ở phần này ta có thể chọn các phương thức cài đặt điện thoại trong tùy chọn cung cấp, sau đây sẽ là hướng dẫn cho từng phần

6.1 Tự động cung cấp

Sau khi chọn phương thức này ta sẽ có bảng:

Hình 21: Tự động cung cấp

Ta chọn loại điện thoại, đặt tên và mật khẩu truy cập web để vào điện thoại cài đặt tiếp (Mật khẩu có thể để trống để điện thoại sử dụng mật khẩu có sẵn) Nhập MAC của điện thoại cần gán

Sau khi nhập xong ta chọn rồi chọn để xem thêm hướng dẫn

Khi các thông tin đã được nhập ta cần truy cập vào điện thoại rồi chọn chế độ Auto Provision

6.2 URL cung cấp cấu hình

Với phương thức này ta nhập tương tự như tự động cung cấp nhưng sẽ không cần chọn loại điện thoại và nhập MAC thay vào đó ta chọn sau khi nhập thông tin để lấy URL và nhập vào phần Server URL của điện thoại Ví dụ điện thoại Yealink:

Hình 22: URL Yealink Chú ý: Xóa bỏ Username và Password trong phần này đi để tránh xung đột, nhập xong URL chọn Auto Provision Now

6.3 Cấu hình thủ công thông tin xác thực SIP

Ở phần này ta nhập tên sau đó chọn và để lấy thông tin cài:

Hình 23: Thông tin cài thủ công Nhập các thông tin này vào phần cài đặt Account của điện thoại để điện thoại nhận máy nhánh

Có thể chọn để gửi thông tin đến người dung của máy nhánh

- Dùng các phần mềm như softphone trên appstore hoặc CH play (down về) rồi đăng nhập theo thông tin bên trên

6.4 vContact-PBX

Tương tự như lấy thông tin cài máy ta chọn và ta sẽ có

mã QR để quét lấy thông tin

Với Hệ thống cloud PBX việc gọi nội bộ giữa các máy nhánh trên cùng PBX hay giữa các PBX hoặc từ máy nhánh đến PSTN đã có sẵn, các máy nhánh có thể gọi đi qua các đường này ngay khi điện thoại nhận SIP

Trong phần hướng dẫn ta sẽ đi cụ thể vào phần định tuyến cuộc gọi đến các máy nhánh

7.1 Định tuyến cuộc gọi đến máy nhánh

Việc định tuyến cuộc gọi trực tiếp đến máy nhánh có thể được thực hiện bằng 2 cách:

- Định tuyến bằng DDI trong Thiết lập số nội bộ trong bảng Số ta chọn “Số gọi vào của” rồi chọn “Số thực được hiển thị” sẽ đổ chuông vào máy nhánh này

Hình 25: Định tuyến cuộc gọi trực tiếp (1)

- Định tuyến trong Số thực có mục Thêm số nội bộ ta đặt số máy nhánh muốn đổ trực

tiếp vào phần này chọn Sau đó chọn vào số thực muốn gán cho máy nhánh:

Hình 26: Định tuyến cuộc gọi trực tiếp (2)

Hình 27: Định tuyến cuộc gọi trực tiếp (3) Sau khi các cuộc gọi đã được định tuyến đến máy nhánh, ta có thể cài đặt các phương thức nhận cuộc trong phần Tài khoản của Máy nhánh:

Hình 28: Chế độ nhận cuộc gọi của Máy nhánh

Ta có thể bật/tắt các tính năng:

- Không làm phiền: Tính năng này cho phép máy nhánh từ chối mọi cuộc gọi đến khi được kích hoạt

- Cuộc gọi ẩn danh: Khi kích hoạt tính năng này nếu người sử dụng gọi trong nội bộ

sẽ không hiển thi thông tin của mình khi gọi cho người khác

- Từ chối cuộc gọi ẩn danh: Từ chối cuộc gọi ẩn danh khi được kích hoạt

- Cuộc gọi chờ: Kích hoạt chế độ cuộc gọi chờ (Có thể nhận thêm cuộc gọi khi đang nghe máy)

- Chế độ phân phối: Cài đặt phân phối cuộc gọi, hướng dẫn chi tiết cho phần này sẽ ở một mục riêng

Ngoài các tính năng trên khi cuộc gọi đến máy nhánh ta có thể cài đặt để máy nhánh

chuyển hướng cuộc gọi dang một đích đến khác bằng cài đặt trong bảng Chuyển tiếp cuộc gọi của máy nhánh:

Hình 29: Chuyển hướng cuộc gọi Trong phần chuyển hướng ta có thể kích hoạt và đặt số trong các mục:

- Không điều kiện: Mọi cuộc gọi đến máy nhánh sẽ được tự động chuyển đến số được đặt ở đây

- Khi bận: Khi máy nhánh đang bận sẽ chuyển đến số đã đặt

- Không trả lời: Khi máy nhánh không phản hồi trong thời gian đặt tại Delay (tính theo giây) cuộc gọi sẽ được chuyển hướng

- Cuộc gọi thất bại: Khi cuộc gọi đến máy nhánh thất bại sẽ được chuyển hướng

7.2 Chế độ phân phối

Trong phần Chế độ phân phối của Tài khoản ta có thể phân bổ cuộc gọi cho các điện thoại của máy nhánh theo các chế độ:

- Tất cả điện thoại: Tất cả điện thoại sẽ đổ chuông

- Phân phối cuộc gọi: Phần bổ cuộc gọi bằng hệ thống cài đặt nâng cao

- Tương tác giọng nói (IVR): Phân bổ cuộc gọi đến lời hướng dẫn tương tác

Ta sẽ cần cài đặt cho 2 phần Phân phối cuộc gọi và Tương tác giọng nói

7.2.1 Phân phối cuộc gọi

Sau khi chọn phần này ta sẽ thấy thêm phần Phân phối cuộc gọi nâng cao để cài đặt cho phần này:

Hình 30: Phân phối cuộc gọi nâng cao

Ta ấn vào mục trên để vào phần cài đặt:

Hình 31: Cài đặt ACD

Ở phần cài đặt này ta cần cài phần Phân phối cuộc gọi:

Hình 32: Call Distribution

 Chọn các điểm đến cần thiết để báo hiệu:

chọn trong Phân phối cuộc gọi để thêm số

Hình 33: Thêm số đích để phân bổ Trong Số ta có thể thêm các số nội bộ hoặc số bên ngoài, còn với Điện thoại ta chỉ có thể thêm số nội bộ, chỉ chọn được 1 trong 2 mục này

 Chọn phương thức báo hiệu:

Hình 34: Phương thức báo hiệu

 Tuyến tính: Bắt đầu từ điện thoại đầu tiên trong danh sách tạo ở phần trên xuống mỗi điểm đến đều được báo hiệu Sau điểm đến cuối cùng, tín hiệu khởi động lại ở điện thoại đầu

 Tuần hoàn: Cuộc gọi đầu sẽ vào điện thoại đầu tiên và cuộc tiếp theo

sẽ vào điện thoại thứ 2 trong danh sách, khi hết danh sách sẽ lặp lại điện thoại đầu

 Song song: Mỗi điện thoại sẽ đổ chuông theo mốc thời gian nhất định VD: Khi có cuộc gọi máy đầu sẽ đổ chuông, sau 10 giây máy tiếp theo

sẽ cùng đổ chuông, tiếp tục với các máy sau đó

 Người dùng định nghĩa: Hàng đợi sẽ được người dùng tự sắp xếp chứ không qua hệ thống

 Đích dự phòng nếu không có phản hồi: đặt đích đến dự phòng khi không điện thoại nào phản hồi

 Kích thước hàng đợi: Xác định số lượng người gọi có thể được đưa vào hàng đợi Nếu giá trị là 0 sẽ không có giới hạn

 Nhạc chờ: Nhạc chờ lấy trong danh sách Audio File được upload

 Thông báo: Thông báo lấy trong danh sách Audio File được upload

 Phát thống báo lần đầu sau khi: Đặt thời gian trễ cho thông báo

 Lặp lại mỗi: Thông báo sẽ được lặp lại sau số giây nhất định

Tệp âm thanh: Ta có thể tải lên các tệp âm thanh để dùng cho thông báo và nhạc chờ

Hình 36: Tệp âm thanh Lưu ý: Tệp phải có định dạng MP3, WAV và thời lượng âm thanh không quá 5 phút

Để tải file lên ta chọn rồi chọn sau đó chọn tệp

Hình 37: Tải lên tệp Khi có thông báo là file đã được tải lên thành công, chọn

để lưu lại

Đặt thời gian biểu cho hệ thống phân bổ bằng cách chình phần Thời gian biểu được chọn trong bảng Những cài đặt:

Hình 38: Chọn thời gian biểu Thời gian ở đây sẽ được chọn trong danh sách các thời gian biểu tạo ở phần Thời gian biểu hoặc đặt mặc định là “Vĩnh viễn”

7.2.2 Tương tác giọng nói IVR

Khi chọn sang chế độ Tương tác giọng nói IVR ta sẽ có thêm phần như hình ở dưới

 Kịch bản: Ta sẽ tạo cây IVR ở đây bẳng cách chọn

Hình 41: Tạo IVR

Hình 42: Kịch bản

Ở đây ta sẽ đặt tên cho cây IVR sau đó chọn để thêm

các lệnh mới:

Hình 43: Tạo lệnh IVR Trong phần này sẽ cần cài các mục:

 Điều kiện bắt đầu:

 Ngay lập tức khi bảng kê bắt đầu: Hành động được thực hiện ngay lập tức mà không cần đợi đầu vào của người gọi

Hình 44: Điều kiện 1

 Sau khoảng trễ: Hành động được thực thi sau một khoảng thời gian chờ đã định cấu hình, ví dụ: 14 giây

Hình 45: Điều kiện 2

 Nếu một phím được nhấn: Hành động được thực thi khi người dùng nhấn một phím đã xác định, ví dụ: 1

 Phát một tệp âm thanh: Một tệp âm thanh được phát và khởi

động lại khi kết thúc Một menu mới có thể được gọi khi quá trình phát tệp âm thanh kết thúc