LẬP KẾ HOẠCH pot

2.1 KHÁI NIỆM VỀ LẬP KẾ HOẠCH “…Lập kế hoạch được hiểu là việc lựa chọn một phương án hành động tương lai cho tổ chức và cho từng bộ phận của tổ chức, là quá trình xác định các mục tiêu

LẬP KẾ HOẠCH

CHỨC NĂNG CỦA QUẢN TRỊ

• Quá trình quản lý tâp hợp những quyết định và công việc đang xảy trong đó ngời quản lý phải thực hiện: lập kế hoạch, tổ chúc, điều phối và kiểm tra Dẫn đến

Đạt được mục đớch đề

ta của tổ chức

phải làm, làm nh thế nào và ai sẽ làm việc đó

Định hớng,

động viên tất cả các bên tham gia và giải quyết các mâu thuẫn

Theo dõi các hoạt động để chắc chắn rằng chúng

đợc hoàn thành nh trong kế hoạch

Lập kế hoạch Tổ chức Lónh đạo Kiểm tra

2.1 KHÁI NIỆM VỀ LẬP KẾ HOẠCH

“…Lập kế hoạch được hiểu là việc lựa chọn một phương án hành động tương lai cho tổ chức và cho từng bộ phận của tổ chức, là quá trình xác định các mục tiêu, và phương án tốt nhất để đạt được

mục tiêu đó…”

KHÁI NIỆM VỀ LẬP KẾ HOẠCH (tiếp)

 Tính không chắc chắn của môi trường

 Không thể đoán trước được hết sự biến động của môi trường bên trong mỗi tổ chức

 Không thể đoán trước được hết sự thay đổi của môi trường bên ngoài tác động đến tổ chức

Không thể đoán chắc chắn được kết quả của các quyết định quản trị

LÝ DO LẬP KẾ HOẠCH (tiếp)

• Ví dụ lập kế hoạch sản xuất sản phẩm mùa đông cho công ty

may Hanosimex

2.3 VAI TRÒ CỦA LẬP KẾ HOẠCH

• Ứng phó với những tình huống bất định và thay đổi thích nghi với sự thay đổi của môi trường

• Phối hợp các hoạt động và nỗ lực các bộ phận của tổ chức lại với nhau để hoàn thành mục tiêu

 Nền tảng cho việc phối hợp các hoạt động của tổ chức

Giúp cho việc phân chia rõ ràng về công việc và trách nhiệm của từng cá nhân và nhóm để điều hành hoạt động chung

• Tập trung nỗ lực và các nguồn lực vào các mục tiêu chính

• Giúp cho các nhà quản lý kiểm tra, điều chỉnh các hoạt

động

CHI PHÍ CỦA LẬP KẾ HOẠCH

• Thời gian quản lý

Quá trình lập kế hoạch đòi hỏi khối lượng lớn thời gian + công sức (nếu làm 1 cách hoàn chỉnh)

• Chậm trễ trong việc ra quyết định

2.4.1 Các loại kế hoạch

• Phân loại theo phạm vi hoạt động

 Kế hoạch chiến lược

2.4.2 Kế hoạch chiến lược & Kế hoạch tác nghiệp

KH chiến lược

• Là KH ở cấp tổ chức, thiết lập

những mục tiêu chung của DN và

vị trí của tổ chức với môi trường

• Hoạch định chiến lược mang tính

dài hạn và là cơ sở để phát triển tổ

chức

• Nội dung bao gồm xác định các

mục đích, triết lý kinh doanh, thiết

• Đưa ra những chiến thuật hay những bước cụ thể để thực hiện

KH chiến lược

• Nội dung chủ yếu là định ra các chương trình hoạt động ngắn, sử dụng các nguồn lực đã được phân

bổ để hoàn thành nhiệm vụ

2.5 NỘI DUNG CỦA LẬP KẾ HOẠCH

• Xác định hệ thống các mục tiêu

• Hoạch định các chính sách lớn, quan trọng

• Xây dựng chương trình hành động

• Làm rõ những gì sẵn có và những gì còn thiếu

ngân quỹ hóa

• Dự kiến trước khó khăn, trở ngại và dự phòng biện pháp khắc phục, các nguồn lực và trách nhiệm quản lý

• Xác lập các biện pháp kiểm tra hành chính

2.5.1 Kết quả của lập kế hoạch

Mục đích

và nhiệm vụ Các mục tiêu Các chiến lợc

Các chính sách: chủ yếu và thứ yếu

Các quy tắc và thủ tục Các chơng trình: chính yếu, thứ yếu, và phụ trợ

Các ngân quỹ: các chơng trình đã

đợc cấp tiền hoặc xếp thứ tự u tiên về tiền

Sự phân cấp trong lập kế hoạch

Kế hoạch chiến lược

Kế hoạch Tỏc nghiệp

2.5.2 Phõn cấp trong lập kế hoạch

Phân cấp trong lập kế hoạch

• Sự phân cấp trong lập kế hoạch

2.5.3 NỘI DUNG CỦA LẬP KẾ HOẠCH

• MỤC ĐÍCH

 Mục đích của tổ chức là lý do để tồn tại, là động cơ hoạt động dài hạn thể hiện bản chất của tổ chức trong khuôn khổ quy định pháp luật và thông lệ của thị trường

 Từ mục đích sẽ hình thành các nhiệm vụ + mục tiêu cụ thể

 Các mục đích bao hàm sự biến đổi: tương lai sẽ khác nhiều hoặc ít so với hiện tại, môi trường của doanh nghiệp cũng luôn biến động

Nội dung lập kế hoạch

 Các bộ phận trong tổ chức cũng có thể có mục tiêu riêng Cần có

sự kết hợp giữa mục tiêu chung và các mục tiêu bộ phận

 Mục tiêu của tổ chức thường biến động qua quá trình phát triển của nó: từ đơn giản đến phức tạp theo biểu đồ phù hợp với chu kỳ sống của doanh nghiệp

Nội dung lập kế hoạch

• CHIẾN LƯỢC:

 Chiến lược của doanh nghiệp là một chương trình hành động tổng

quát nhằm hướng đến việc thực hiện các mục tiêu cụ thể Bao gồm:

Mục tiêu cơ bản của tổ chức

Đường lối tổng quát, chủ trương mà DN sẽ thực thi trong 1 thời gian đủ dài

Nguồn lực và tiềm năng được sử dụng để đạt mục tiêu đó

Chính sách điều hành việc thu hút và sử dụng các nguồn lực, các tiềm năng cần thiết để đạt mục tiêu của DN

Kiểm tra, đánh giá và điều chỉnh các sai lệch

 Chiến lược mang tính dài hạn

 Tầm quan trọng: định hướng cho các kế hoạch một cách thống nhất,

là khuôn mẫu cho kế hoạch và ảnh hưởng đến mọi khía cạnh của quản

lý

Nội dung lập kế hoạch

Chủ yếu nhằm đưa ra định hướng tổng thể cho DN và có thể thuộc vào lĩnh vực:

 Marketing: các hoạt động nhằm tới việc thỏa mãn nhu cầu của khách hàng

thông qua trao đổi

 Công nghệ: lựa chọn công nghệ phù hợp, R&D

 Tài chính: các hoạt động liên quan đến các khoản thu- chi của tổ chức

 Tổ chức: xây dựng mô hình tổ chức, cơ cấu bộ máy quản trị sao cho hiệu quả

nhất

 Nhân sự: tuyển chọn, đào tạo, sử dụng, đánh giá , phát triển con người

 Quan hệ xã hội: tạo dựng hình ảnh tốt về DN và khai thác tốt nhất yếu tố môi

trường

Nội dung của lập kế hoach

• Các bước xây dựng chiến lược

1 Đánh giá thực trạng doanh nghiệp

2 Xác định mục tiêu chiến lược (nhằm trả lời doanh nghiệp muốn

đi tới đâu?)

3 Xác định nhiệm vụ mà bộ máy doanh nghiệp cần thực hiện (trả

lời câu hỏi doanh nghiệp cần phải làm gì?)

4 Tổ chức thực hiện các mục tiêu chiến lược, các nhiệm vụ chiến

lược (trả lời câu hỏi doanh nghiệp phải thực hiện như thế nào?)

Nội dung của lập kế hoạch

• Các chính sách

 Là tổng thể các biện pháp được sử dụng để tác động đến đối tượng có liên quan trong thời gian đủ dài nhằm thực hiện các mục tiêu chiến lược của mình

 Hướng dẫn cách suy nghĩ và hành động trong DN nhằm đạt mục tiêu chiến lược đã đề ra

 Là những đường lối chỉ đạo tổng quát để làm quyết định

Nội dung của lập kế hoạch

• Các quy tắc

 Giải thích việc được làm hay không được làm một cách cụ thể, cần thiết, không cho phép bất cứ bộ phận nào trong tổ chức

được hành động theo ý riêng

 Gắn liền với các thủ tục theo nghĩa chúng hướng dẫn hành động

mà không ấn định trình tự thời gian

 Mục đích nhằm hạn chế việc mọi người sử dụng quyền hạn để làm theo ý riêng của mình

Nội dung của lập kế hoạch

• Các thủ tục

 Là các kế hoạch thiết lập phương pháp điều hành các hoạt động trong tương lai của tổ chức

 Bao gồm chuỗi các hoạt động cần thiết được ấn định theo trình

tự thời gian ( thủ tục đặt hàn, thủ tục thanh toán…)

 Tồn tại ở tất cả các bộ phận của DN mà nhờ đó những hoạt

động hàng ngày ở các bộ phận và toàn bộ DN diễn ra theo

những cách thức có lợi nhất nhằm đạt đến hiệu quả cao nhất

Nội dung lập kế hoạch

• Các chương trình

 Là tổ hợp các mục tiêu, chính sách, thủ tục, quy tắc, công việc phải thực hiện và trình tự các bước tiên hành công việc nhằm hướng đến việc thực hiện 1 mục tiêu nhất định nào đó cho DN

 Trong chương trình, quản lý thiết lập trình tự các hoạt động cần thiết để đạt mục tiêu, quy định sự ưu tiên cho các hoạt động

 Việc thành lập các chương trình làm thuận lợi cho sự phối hợp của nhiều bộ phận khác nhau trong doanh nghiệp và chúng còn được dùng làm cơ sở cho việc kiểm tra có hiệu lực

Nội dung của lập kế hoạch

Ng©n quü ho¸ kÕ

ho¹ch

Các bước lập kế hoạch

3 Xem xét các tiền đề cơ bản

Các tiền đề lập kế hoạch chính là các dự báo về nhu cầu thị trường, môi trường doanh nghiệp, đánh giá về trình độ hiện tại của DN, năng lực sản xuất, tiền vốn, các khoản dự trữ về vật tư…

Các bước lập kế hoạch

7 Xây dựng kế hoạch phụ trợ

8 Ngân quỹ hóa

Lượng hóa sang dạng ngân quỹ

Ngân quỹ chính là đảm bảo vật chất có các KH đã đưa ra được thực hiện có kết quả

Việc thành lập ngân quỹ là yếu tố quan trọng, đảm bảo cho các tài khoản cần thiết cho việc thực hiện mục tiêu, KH đề ra ( nhà quản lý phân phối các tài khoản mà DN có)

Ngân quỹ hóa KH là một công cụ quan trọng trong kiểm soát quản lý

2.5.5 NGUYÊN TẮC LẬP KẾ HOẠCH

o Chủ động đối với quá trình lập kế hoạch, gạt bỏ mọi trở ngại, tạo

bầu không khí trong đó mọi người làm việc có kế hoạch

o Cần có sự tham gia của người quản lý ở mọi cấp

o Phải có tổ chức: đảm bảo sự phân cấp

o Phải xác định rõ và cụ thể các mục tiêu, tiền đề, chiến lược, chính