Tài liệu Quản trị dự án dịch vụ pot

- Dự án: là một loạt các công việc liên quan trực tiếp đến một số kết quả chủ yếu và đòi hỏi một giai đoạn thời gian để chuẩn bị - Quản trị dự án: các hoạt động quản lý bao gồm hoạch đ

Chương 4

Quản trị dự án dịch vụ

- Dự án: là một loạt các công việc liên quan

trực tiếp đến một số kết quả chủ yếu

và đòi hỏi một giai đoạn thời gian để chuẩn bị

- Quản trị dự án: các hoạt động quản lý bao

gồm hoạch định, chỉ đạo và kiểm soát

nguồn lực (con người, thiết bị và tài

nguyên) để hoàn thành dự án đúng thời gian và kết quả mong đợi trong điều kiện hạn

chế về chi phí thực hiện

 Tính mục đích

 Tính vòng đời: kể từ lúc hình thành,

phát triển đến khi kết thúc

 Tính liên quan lẫn nhau

 Tính duy nhất (không lặp lại)

I BẢN CHẤT CỦA QUẢN TRỊ

DỰ ÂN DỊCH VỤ

2 Tiến trình quản trị dự án

 Hoạch định: bao gồm xác định công việc (các

hoạt động, nhiệm vụ, thứ tự công việc) và mục tiêu của dự án

- Cấu trúc phân chia công việc (WBS: work

I BẢN CHẤT CỦA QUẢN TRỊ

DỰ ÂN DỊCH VỤ

2 Tiến trình quản trị dự án

Ví dụ về Cấu trúc phân chia công việc

1.0 Di chuyển bệnh viện (Dự án dịch vụ)

1.1 Di chuyển bệnh nhân (Nhiệm vụ) 1.1.1 Chuẩn bị xe cứu thương (Nhiệm vụ) 1.1.1.1 Chuẩn bị cho các bệnh nhân di chuyển (Gói công việc)

1.2 Di chuyển đồ đạc 1.2.1 Hợp đồng với công ty vận chuyển

* Tác dụng của Cấu trúc phân chia công việc:

hoạt động

 Giám sát và kiểm soát

Bao gồm so sánh, đánh giá kết quả các quá trình hoạt động trong dự án,

điều chỉnh các hoạt động (nếu cần

thiết)

I BẢN CHẤT CỦA QUẢN TRỊ

DỰ ÂN DỊCH VỤ

3 Các câu hỏi trong quản trị dự án

 Nếu mỗi hoạt động được tiến hành đúng kế hoạch, khi nào dự án sẽ hoàn thành ?

 Công việc nào là tới hạn để đảm bảo đúng tiến độ của dự án ?

 Nếu cần công việc nào có thể kéo dài mà không ảnh hưởng đến tiến độ chung và có thể kéo dài bao lâu ?

 Lúc nào thì từng công việc phải bắt đầu và kết thúc ?

 Trong thời gian được quy định để hoàn thành dự án, bao nhiêu tiền phải tiêu phí cho dự án?

II CÁC KỸ THUẬT CHO

QUẢN TRỊ DỰ ÁN

1 LỊp biÓu ®ơ Gantt cho dù ¸n

C«ng ty dÞch vô A ®ang chuỈn bÞ thùc hiÖn mĩt dù ¸n bao gơm c¸c c«ng viÖc nh sau:

C«ng viÖc T/gian thùc hiÖn (th¸ng) Trì nh tù

II CÁC KỸ THUẬT CHO

II CÁC KỸ THUẬT CHO

QUẢN TRỊ DỰ ÁN

1 LỊp biÓu ®ơ Gantt cho dù ¸n

¦u ®iÓm:

 LỊp s¬ ®ơ ®¬n gi¶n;

 DÔ nhỊn biÕt c¸c c«ng viÖc vµ thíi gian thùc hiÖn chóng;

 ThÍy rđ tưng thíi gian thùc hiÖn c¸c c«ng viÖc.

Nh îc ®iÓm:

 Kh«ng thÓ hiÖn rđ mỉi quan hÖ gi÷a c¸c c«ng viÖc

 Kh«ng thÍy rđ c«ng viÖc nµo lµ chñ yÕu cê tÝnh chÍt quyÕt

®Þnh ®ỉi víi tưng tiÕn ®ĩ thùc hiÖn dù ¸n ®Ó tỊp trung chØ

®¹o;

 Kh«ng thuỊn tiÖn khi ph©n tÝch ®¸nh gi¸ c¸c chØ tiªu kinh tÕ,

kü thuỊt cña b¶n th©n s¬ ®ơ vµ cña c¶ dù ¸n.

2 Ho¹ch ®Þnh dù ¸n theo s¬ ®ơ

m¹ng

2.1 Một số định nghĩa liên quan đến phương pháp sơ đồ mạng

trình lao động, một hoạt động đòi hỏi phải có chi phí về thời gian, nhân lực, vật tư thiết bị.

Tên công việc

Mua vật liệu

Thời gian thực hiện công việc

2 Ho¹ch ®Þnh dù ¸n theo s¬ ®ơ

m¹ng

2.1 Một số định nghĩa liên quan đến phương pháp sơ đồ mạng

đòi hỏi hao tốn về thời gian mà không đòi hỏi các chi phí về tài nguyên (vật

Sự kiện còn được gọi là nút và được biểu

diễn bằng một vòng tròn trong đó ghi số liệu của sự kiện

Sự kiện xuất phát: là sự kiện đầu tiên, ở đây

chỉ có các cung đi ra mà không có các cung đi vào.

Sự kiện kết thúc: là sự kiện cuối cùng, ở đây

chỉ có các cung đi vào mà không có các cung đi ra.

2 Ho¹ch ®Þnh dù ¸n theo s¬ ®ơ

m¹ng

2.1 Một số định nghĩa liên quan đến phương pháp sơ đồ mạng

Liên hệ (công việc giả, công việc ảo): dùng để chỉ

mối liên hệ giữa các công việc, không đòi hỏi tốn thời gian và tài nguyên Có thể biểu diễn như sau :

Đường đầy đủ: là một đường đi liên tục từ sự

kiện xuất phát đến sự kiện kết thúc Trên đó có thể có các công việc, các liên hệ hoặc sự chờ

2 Ho¹ch ®Þnh dù ¸n theo s¬ ®ơ

m¹ng

2.2 Quy tắc lập sơ đồ mạng lưới

 Sơ đồ lập từ trái sang phải, không theo tỷ lệ Nếu muốn vẽ theo tỷ lệ thì phải quy định ngay từ đầu.

nhau.

trùng nhau Muốn vậy, ta đánh số các

sự kiện theo thứ tự tăng dần từ trái sang phải, từ trên xuống dưới.

+ Thời gian bi quan (b) : là dự kiến tij trong trường hợp xấu nhất.

+ Thời gian hiện thực (m) : là thời gian có khả năng thực hiện lớn nhất

Nếu chưa có đủ điều kiện để tính toán,

cũng chưa có đủ kinh nghiệm để ước

Ta gọi: T m i là thời điểm xuất hiện

muộn nhất của sự kiện i

T m j là thời điểm xuất hiện muộn nhất của sự kiện j

Tmi = min { Tmj - tij }

Tmi = min { Tmj - tij }

2 Ho¹ch ®Þnh dù ¸n theo s¬ ®ơ

m¹ng

2.5 Phân tích sơ đồ mạng theo các chỉ tiêu thời gian

Dự trữ thời gian của các sự kiện

Dự trữ thời gian của sự kiện i là mức chênh lệch giữa hai thời điểm xuất hiện Tmi và Tsi

- Nếu sự kiện (i) có T m i = T s i gọi là sự kiện găng

- Nếu sự kiện (i) có T s i  T m i gọi là sự kiện không găng Sự kiện không găng ta có thể xê dịch thời điểm xuất

hiện sớm của nó trong khoảng T m - T s

Chú ý: sự kiện xuất phát và sự kiện kết thúc bao giờ cũng là sự kiện găng.

D i = Tmi - Tsi

D i = Tmi - Tsi

2 Ho¹ch ®Þnh dù ¸n theo s¬ ®ơ

m¹ng

2.5 Phân tích sơ đồ mạng theo các chỉ tiêu thời gian

Xác định thời điểm sớm nhất bắt đầu và kết thúc một

công việc

Mỗi một công việc chỉ có thể bắt đầu nếu sự kiện

đứng trước nó đã xuất hiện Vậy thời điểm sớm nhất bắt đầu công việc (ij) bằng thời điểm xuất hiện sớm của sự kiện (i)

Thời điểm kết thúc sớm nhất của công việc ij là: tbds

2 Ho¹ch ®Þnh dù ¸n theo s¬ ®ơ

m¹ng

2.5 Phân tích sơ đồ mạng theo các chỉ tiêu thời gian

Xác định thời điểm muộn nhất bắt đầu và kết thúc các công việc.

Mỗi công việc phải kết thúc muộn nhất cũng không được chậm hơn thời điểm xuất hiện

muộn nhất của sự kiện cuối của công việc đó.

Thời điểm bắt đầu muộn của công việc ij sẽ là:

2 Ho¹ch ®Þnh dù ¸n theo s¬ ®ơ

m¹ng

2.5 Phân tích sơ đồ mạng theo các chỉ tiêu thời gian

Xác định dự trữ chung của mỗi công việc

Dự trữ chung về thời gian của công việc ij (gọi là dự trữ toàn phần hay dự trữ toàn bộ của công việc ij ) là khoảng thời gian lớn nhất mà ta có thể xê dịch thời điểm bắt đầu sớm của công việc ij hoặc kéo dài thời gian thực hiện nó mà không ảnh hưởng chung đến tổng tiến độ.

Dij = t bdm ij - t bds ij = t ktm ij - t kts ij

Các công việc găng là công việc có Dij = 0

Các công việc không găng là công việc có Dij > 0 Dij = Tm

2 Ho¹ch ®Þnh dù ¸n theo s¬ ®ơ

m¹ng

2.5 Phân tích sơ đồ mạng theo các chỉ tiêu thời gian

Xác định dự trữ riêng của mỗi công việc

Dự trữ riêng của công việc ij còn gọi là dự trữ bộ phận hoặc dự trữ tự do Đó là

khoảng thời gian lớn nhất mà ta có thể xê dịch thời điểm bắt đầu sớm của công việc ij hoặc kéo dài thời gian thực hiện nó mà không làm tăng thời điểm bắt đầu sớm của công việc

tiếp theo

việc jk ( j < k )

2 Ho¹ch ®Þnh dù ¸n theo s¬ ®ơ

m¹ng

2.5 Phân tích sơ đồ mạng theo các chỉ tiêu thời gian

Đường găng và ý nghĩa của đường găng

Đường găng là một đường đầy đủ có chiều dài lớn nhất Chiều dài của một đường

đầy đủ là tổng thời gian thực hiện các công

việc nằm trên đường đó

 Tìm đường găng: thoả mãn các điều kiện:

- Đi qua các sự kiện găng (Di = 0 hay T s i =

T m j)

- Đi qua các công việc công việc găng (Dij = dij = 0)

2 Ho¹ch ®Þnh dù ¸n theo s¬ ®ơ

m¹ng

2.5 Phân tích sơ đồ mạng theo các chỉ tiêu thời gian

Yï nghĩa của đường găng

- Thời gian hoàn thành toàn bộ dự án không thể ngắn hơn chiều dài của đường găng

- Nếu công việc găng bị chậm trễ thì toàn bộ dự án cũng sẽ bị chậm trễ theo

- Đối với công việc không găng thì có thể chậm trễ ít nhiều mà không kéo dài thời gian

thực hiện các công việc găng Nếu chỉ rút

ngắn thời gian thực hiện các công việc không

găng thì không có tác dụng gì đối với việc rút

ngắn tổng tiến độ mà lại phải chi phí thêm

vật tư nhân lực thiết bị

4 0

1 2

12

0 0

III TÌM PHƯƠNG ÁN RẺ NHẤT KHI CẦN RÚT NGẮN

ĐƯỜNG GĂNG

Bước 1: Lập sơ mạng theo thời gian của

các công việc và tìm các đường găng.

Bước 2: Tìm khả năng rút ngắn đường

găng.

III TÌM PHƯƠNG ÁN RẺ NHẤT KHI CẦN RÚT NGẮN

+ S : mức tăng giá thành khi rút ngắn thời gian.

+  ij : chỉ tiêu tăng giá thành khi rút ngắn một đơn vị thời gian đối với công việc ij

Trong đó :

- t 1ij và t 2ij là thời gian thực hiện công việc ij theo

nhịp độ bình thường và nhịp độ khẩn trương.

- C 1ij và C 2ij chi phí để làm công việc ij ứng với t 1 ij và

t 2 ij

2 1

1 2

ij ij

ij ij

ij

t t

III TÌM PHƯƠNG ÁN RẺ NHẤT KHI CẦN RÚT NGẮN

ĐƯỜNG GĂNG

GANTT, công ty dịch vụ A muốn rút ngắn thời hạn hoàn thành 10 tháng để có thể nhanh chóng đi vào hoạt động phục vụ

khách hàng Hãy cho biết:

- Những công việc nào là công việc trọng tâm cần tập trung chỉ đạo?

- Có khả năng hoàn thành dự án trong 10

tháng hay không? Tổng chi phí tăng thêm là bao nhiêu?

III TÌM PHƯƠNG ÁN RẺ NHẤT KHI CẦN RÚT NGẮN

ĐƯỜNG GĂNG

Bước 1:

2 8

4 0

1 2

12

0 0

Thời gian thực hiện



Có thuộ c đường

găng không

Bình thườn

g

Rút còn

Khả năng rút đượ c

Bình thườn

g

Khi rút

III TÌM PHƯƠNG ÁN RẺ NHẤT KHI CẦN RÚT NGẮN

ĐƯỜNG GĂNG

Bước 3:

Thời gian tính theo đường găng 12 tháng và tính theo thời hạn mong muốn của công ty dịch vụ 10 tháng

Vậy ta nên rút công việc nào?

Xét các công việc găng A1, A5 và A7 có:

1 = 300.000 khả năng rút A1 là 1 tháng

5 = 400.000 khả năng rút A5 là 1,5 tháng

IV NGUYÊN NHÂN CỦA MỘT SỐ VẤN ĐỀ KHÔNG MONG ĐỢI TRONG QUẢN TRỊ DỰ ÁN

 Ước tính thời gian quá lạc quan

 Thứ tự công việc không chính xác

 Các nguồn lực không có sẵn như mong muốn

 Các công việc đứng trước chưa hoàn thành

 Những thay đổi về phía khách hàng

 Các quy định không lường trước của chính phủ

 Những vấn đề về mặt kỹ thuật không lường trước

 Không đủ nguồn lực

 Những khó khăn về mặt kỹ thuật không khắc phục được

 Những vấn đề về chất lượng hoặc sự tin cậy xảy ra

 Khách hàng yêu cầu những thay đổi về mặt chi tiết

 Sự phức tạp của những lĩnh vực chức năng