TRƯỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHIỆP HÀ NỘI KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN BÁO CÁO THỰC NGHIỆM HỌC PHẦN Quản lý dự án công nghệ thông tin ĐỀ TÀI Tìm hiểu công cụ quản lý dự án Microsoft Project và ứng dụng GVHD Nhóm Mã lớp Hà Nội, 2022 TRƯỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHIỆP HÀ NỘI KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN BÁO CÁO THỰC NGHIỆM HỌC PHẦN Quản lý dự án công nghệ thông tin ĐỀ TÀI Tìm hiểu công cụ quản lý dự án Microsoft Project và ứng dụng GVHD Nhóm Mã lớp Sinh viên thực hiện Hà Nội, 2022 Mục Lục Danh mục hình ảnh 4 LỜI CẢM ƠN 6.
Trang 1TRƯỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHIỆP HÀ NỘI
KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN
_ _
BÁO CÁO THỰC NGHIỆM HỌC PHẦN
Quản lý dự án công nghệ thông tin
Trang 2TRƯỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHIỆP HÀ NỘI
KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN
_ _
BÁO CÁO THỰC NGHIỆM HỌC PHẦN
Quản lý dự án công nghệ thông tin
Trang 3Mục Lục
Danh mục hình ảnh 4
LỜI CẢM ƠN 6
MỞ ĐẦU 7
1 Tên đề tài 7
2 Lý do chọn đề tài 7
3 Mục đích đề tài 7
4 Bố cục đề tài 8
5 Phương pháp thực hiện 8
NỘI DUNG 9
Chương 1 Cơ sở lý thuyết 9
1.1 Dự án là gì? 9
1.2 Quản lý dự án là gì ? 9
1.3 Công việc của quản lý dự án? 9
1.4 Vai trò của công cụ quản lý dự án 10
Chương 2 Giới thiệu MSP 14
2.1 Microsoft Project là gì ? 14
2.2 Lịch sử hình thành 14
2.3 Mục đích hoạt động 15
2.4 Các tính năng của MSP 15
2.5 Yêu cầu hệ thống cài đặt Microsoft Project 15
2.6 Công dụng 16
2.7 Các bước cơ bản để quản lý 1 dự án 16
Chương 3 Giao diện làm việc và các khái nhiệm hay dùng 17
3.1 Giao diện chính của Microsoft Project 17
3.2 Thanh công cụ Quick Access 17
3.3 Thanh tab và giao diện Ribbon 17
3.4 Group 18
3.5 Timeline 18
Trang 43.6 Gantt chart 19
3.7 Giao diện Backstage 19
3.8 Các tab sử dụng nhiều trong MSP 20
3.9 Các khái niệm trong MSP 22
Chương 4 Ứng dụng 24
4.1 Chuẩn bị thông tin 24
4.2 Thiết lập thông tin 24
4.3 Khai báo tài nguyên 28
4.4 Lập dự án 30
4.5 Cập nhật tiến độ 30
4.6 Xác lập đường găng (critical path) 31
4.7 In biểu đồ và lập báo cáo 31
Kết luận 33
Trang 5Danh mục hình ảnh
Hình 1 Logo Trello 11
Hình 2 Logo Slack 12
Hình 3 Phần mềm GanttPro 13
Hình 4 Giao diện Microsoft Project 17
Hình 5 Công cụ Quick Access 17
Hình 6 Tab và Ribbon 18
Hình 7 Giao diện Group 18
Hình 8 Thanh Timeline 19
Hình 9 Giao diện làm việc Gantt chart 19
Hình 10 Khu vực Backstage 20
Hình 11 Tab Task 20
Hình 12 Tab Resource 21
Hình 13 Tab Report 21
Hình 14 Tab Project 21
Hình 15 Tab View 22
Hình 16 Tab Format 22
Hình 17 Bước 1 : Chọn Project Information 25
Hình 18 Bước 2 : Chọn ngày bắt đầu 25
Hình 19 Bước 1 : Chọn Change Working Time 26
Hình 20 Bước 2 : Chọn Work Weeks 26
Hình 21 Các Option cài đặt thời gian làm việc 27
Hình 22 Bước 3 : Chọn ngày làm việc 27
Hình 23 Bước 4 : Cài đặt thời gian làm việc 28
Hình 24 Bước 5 : Thiết lập ngày nghỉ 28
Hình 25 Resource Sheet 28
Hình 26 Khai báo tài nguyên 29
Hình 27 Thiết lập dự án trong Gantt Chart 30
Hình 28 Cập nhật tiến độ 31
Trang 6Hình 29 Critical path 31 Hình 30 In biểu đồ và lập báo cáo 32
Trang 7Nhóm sinh viên thực hiện
Trang 8Với sự phát triển của khoa học công nghệ hiện nay, áp dụng các công nghệvào công việc sẽ mang lại rất nhiều lợi thế Trong công việc quản lý dự án cũngvậy, sử dụng các công cụ phần mềm sẽ giúp việc quản lý dự án trở lên dễ dàng,quản lý rủi ro, quản lý tài nguyên một cách chuyên nghiệp.
Trên thị trường phần mềm hiện nay có rất nhiều công cụ để phục vụ cho côngviệc quản lý dự án tốt hơn như jira,Basecamp,… Trong đó, công cụ MicrosoftProject được đánh giá cao vì tính thuật tiện, dễ sử dụng cũng như dễ dàng kếthợp với các phần mềm office (doc, excel, ppt) hiện nay Thêm vào đó, ngườiquản lý và các thành viên trong dự án sẽ biết tiến độ công việc của một dự án
Chính vì lí do đó mà nhóm chúng em quyết định “Tìm hiểu công cụ quản lý
dự án Microsoft Project và ứng dụng”.
3 Mục đích đề tài
Đề tài “Tìm hiểu công cụ quản lý dự án Microsoft Project và ứng
dụng” nhằm tìm hiểu công cụ, cách sử dụng Microsoft Project và ứng dụng
công cụ vào một dự án
Trang 94 Bố cục đề tài
Nội dung chính đề tài gồm 4 chương
Chương 1: Cơ sở lý thuyết
Phần này sẽ đề cập tới quản lý dự án, công việc của quản lý dự án và vai tròcủa công cụ trong quản lý dự án
Chương 2: Giới thiệu MSP
Phần này sẽ trình bày về khái niệm project, đặc điểm, công dụng, các bước
cơ bản để tạo và quản lý một dự án
Chương 3: Giao diện làm việc và các khái niệm hay dùng
Phần này sẽ trình bày về giao diện làm việc và các khái niệm hay dùng trongcông cụ Microsoft Project
Trang 10Dự án là một nỗ lực nhất thời được thực hiện để tạo ra một sản phẩm, dịch
vụ hoặc kết quả duy nhất Bản chất tạm thời của các dự án chỉ ra rằng một dự án
Mục tiêu cơ bản của việc quản lý dự án thể hiện ở chỗ các công việc phảiđược hoàn thành theo yêu cầu và bảo đảm chất lượng, trong phạm vi chi phíđược duyệt, đúng thời gian và giữ cho phạm vi dự án không thay đổi
1.3 Công việc của quản lý dự án?
1.3.1 Khởi động dự án.
1.3.2 Lập kế hoạch dự án:
Là giai đoạn khởi đầu cho một dự án Gắn liền với những ý tưởng bằng cách xây dựng mục tiêu, xác định vai trò của từng cá nhân, tính toán các nguồn lực tham gia và phối hợp thành một quá trình thống nhất, logic nhất Có thể lập kế hoạch qua sơ đồ hoặc qua các phương pháp truyền thống Phân phối các nguồn lực gồm có vốn, lao động, trang thiết bị Từ đó sẽ có phương pháp giám sát dự án đảm bảo theo kịp tiến độ thời gian Phác thảo một sơ đồ gồm có
Trang 11ngày bắt đầu, ngày kết thúc và dự trù cả những tình huống xấu có thể xảy ra.
1.3.3 Tiến hành dự án.
Từ những ý tưởng và kế hoạch ở bước trên, từ đó triển khai dự án,cũng như phân bố nguồn lực, tài nguyên theo như bản kế hoạch đãvạch ra
1.3.4 Theo dõi và kiểm soát dự án:
Hành động của quá trình điều phối chính là giám sát Nhiệm vụ chính của công đoạn này là phân tích tình hình, báo cáo tình trạng và đề ra những biện pháp nếu có những trở ngại trong khi thi công Song song với giám sát, có sự đánh giá khách quan kết quả giữa kỳ và cuối kỳ để rút kinh nghiệm hoặc thay đổi phương án
1.3.5 Kết thúc dự án.
1.4 Vai trò của công cụ quản lý dự án
Công cụ quản lý dự án giúp các doanh nghiệp nói riêng và người dùng nóichung có thể nắm bắt và quản lý thông tin dự án từ A đến Z, tức là từ khi bắtđầu triển khai dự án đến hoàn thành dự án, và có thể cả sau khi hoàn thành
dự án Mọi hoạt động đều được thực hiện một cách nhanh chóng và lưu lạitoàn bộ trong hệ thống Do đó, các nhà quản lý có thể theo dõi và đưa ranhững chỉ đạo phù hợp và kịp thời Khi cần người dùng cũng có thể tìm lạicác thông tin của bất kỳ dự án nào một cách dễ dàng
Phần mềm tích hợp các phân hệ quản lý trên cùng một hệ thống giúpngười quản lý có thể dễ dàng theo dõi quá trình và tiến độ của dự án Ngoài
ra, phần mềm cho phép phân quyền chi tiết đến từng tính năng, từng thao tác,từng nhóm người dùng nhằm quản lý và bảo mật dữ liệu
Phần mềm tự động link dữ liệu qua các phòng ban trong công ty giúpgiảm thời gian cập nhật dữ liệu, hơn nữa còn loại bỏ những công việc không
Trang 12cần thiết gây lãng phí thời gian và tiền bạc, nhờ đó có thể tiết kiệm được thờigian cũng như chi phí cho doanh nghiệp.
Với những tiện ích và chức năng như trên, các doanh nghiệp nên sử dụngphần mềm quản lý dự án để hỗ trợ sự phát triển cho dự án của doanh nghiệp,giúp cho các dự án có cơ hội thành công cao hơn
1.5 Một số công cụ quản lý dự án
1.5.1 Trello
Hình 1 Logo Trello
Trello là một trong những công cụ quản lý dự án được sử dụng phổ
biến nhất trên thế giới hiện nay, vài khách hàng nổi trội nhất của Trello cóthể kể đến đó là Google, Adobe, Paypal, Unicef, Yandex, Với hệ thốnglàm việc của Trello, chỉ trong nháy mắt, Trello sẽ cho bạn biết công việc
sẽ được làm, ai sẽ làm những công việc nào, và mọi thứ đang diễn ra nhưthế nào,…
Giao diện của Trello như một cái bảng trắng với đầy những tờ giấynote đủ màu, mỗi note sẽ tương ứng với 1 công việc của bạn hoặc củateam Và trên mỗi note này đều có thể bao gồm cả hình ảnh, tài liệu, tệp
từ những nguồn khác nhau, và có thể để lại bình luận dễ dàng Ngoài ra
Trang 13bạn có thể theo dõi dự án của mình bất cứ lúc nào, dù là trên máy tính,hay trên điện thoại.
1.5.2 Slack
Hình 2 Logo Slack
Slack là một phần mềm quản lý dự án có chức năng chính như các
ứng dụng giao tiếp Điểm đặc biệt ở đây là không gian của Slack được gọichính xác là kênh (channel), mỗi kênh chính là không gian làm việc củamột tổ chức, một công ty hoặc một team cụ thể nào đó Và ở đây cácthành viên có thể thoải mái giao tiếp và trao đổi với nhau Slack đóng vaitrò như một công cụ email, giúp mọi người có thể chia sẻ thông tin dễdàng và nhanh chóng Slack được thiết kế với mục đích chính là giúp cácthành viên có thể giao tiếp tự nhiên với nhau, chính vì vậy khi sử dụngSlack, bạn hoàn toàn cảm thấy giao diện rất thân thiện, dễ sử dụng và cực
kỳ hiệu quả
Một số chức năng nổi bật của Slack: Phân loại các nhóm giao tiếp,tìm kiếm lịch sử trò chuyện, kết nối với ứng dụng thường sử dụng, gọithoại, gọi video call Và đặc biệt là tính bảo mật của Slack cực kỳ cao, và
đó cũng chính là lý do rất nhiều doanh nghiệp lớn ưa chuộng dòng ứngdụng này
Trang 141.5.3 GanttPRO
Hình 3 Phần mềm GanttPro
GanttPRO là giải pháp quản lý dự án dựa trên nền tảng đám mây,
chuyên dụng cho các công ty trung bình và nhỏ, cũng như là những ngườidùng cá nhân Phần mềm sử dụng hệ thống biểu đồ Gantt, lên kế hoạch,theo dõi quá trình và nhiều hơn thế nữa GanttPRO cho phép các nhà quản
lý có thể triển khai dự án bằng cách sử dụng các hình ảnh đầy tiện ích.Đồng thời còn cho phép người dùng thoải mái điều chỉnh nhiều dự án vớichức năng kéo và thả của GantPRO Ngoài ra bạn còn có thể tự tạo việclàm, chỉ định cá nhân hoặc team đảm nhiệm công việc, theo dõi tiến trình,thiết lập thời hạn và các mục tiêu quan trọng cho từng thành phần dự án.Với GanttPRO, tất cả thành viên đều có thể bình luận trên từng task,đính kèm file theo task, nhận thông báo khi có sự thay đổi hoặc cập nhật
từ một phía khác Các thông tin dự án có thể được xuất ra dưới nhiềudạng: PDF, PNG, XLSX, XML,…
Nhìn chung GanttPRO là một trong những công cụ quản lý dự án sởhữu nhiều chức năng đặc biệt nhất, có thể giải quyết rất nhiều công việccho doanh nghiệp nhanh chóng và chuyên nghiệp
Trang 15Chương 2 Giới thiệu MSP
2.1 Microsoft Project là gì ?
Microsoft Project là một trong ứng dụng quản lý dự án được phát triển bởiMicrosoft Đây là phần mềm được phát triển để hỗ trợ việc quản lý dự án,phát triển kế hoạch, phân công nguồn lực cho dự án
Bên cạnh đó Microsoft Project còn giúp quản lý ngân sách, theo dõi tiến
độ quá trình hoạt động và số lượng công việc, xác định các công việc cụ thể,sắp xếp thứ tự các công việc, ước tính nguồn lực cho hoạt động, ước tínhthời lượng hoạt động
2.2 Lịch sử hình thành
Năm 1984, một công ty làm việc cho hãng Microsoft đã cho phát hànhphiên bản đầu tiên của Microsoft Project chạy trên hệ điều hành DOS.Microsoft đã mua lại toàn bộ bản quyền phần mềm này và phát hành phiênbản 2 vào năm 1985 Phiên bản 3 dành cho DOS, được phát hành vào năm
1986 Phiên bản 4 cho DOS (Project 4.0 for DOS) là phiên bản DOS cuốicùng, phát hành năm 1986 Phiên bản dùng cho Windows đầu tiên đã đượcphát hành vào năm 1990, và được đặt tên là Version 1 for Windows
Phiên bản đầu tiên dùng cho máy vi tính Macintosh (chạy hệ điều hànhMac OS) đã được phát hành vào năm 1991, và tiếp tục phát triển thànhProject 4.0 for Mac vào năm 1993 Nhưng tới năm sau, năm 1994, Microsoft
đã ngừng phát triển hầu hết các ứng dụng trên Mac và không đưa ra mộtphiên bản Project mới vào bộ Office cho đến năm 1998, sau khi mộtMicrosoft Macintosh Business Unit (MacBU) mới được tạo ra vào năm
1993 MacBU không bao giờ còn phát hành và cập nhật các phiên bảnProject nữa, và các phiên bản Project cho Mac, từ năm 1993 về trước, khôngthể chạy được trên Mac OS X nữa
Trang 16Các phiên bản Microsoft Project tiếp theo cho Windows đã được pháthành vào các năm 1992 (phiên bản 3), 1993 (phiên bản 4), 1995, 1998, 2000,
2002, 2003 và 2007
2.3 Mục đích hoạt động
̶̶ Lập kế hoạch và tổ chức quản lý dự án.
̶̶ Lên lịch công tác.
̶̶ Theo dõi lịch công tác.
̶̶ Hoạch định tài nguyên và chi phí trong dự án.
̶̶ Thay đổi để phù hợp với thực tế.
̶̶ Lên kế hoạch cho phương án dự phòng.
̶̶ Nhìn nhận khách quan dự án, chuẩn bị cho mọi tình huống.
̶̶ Đánh giá khả năng tài chính của dự án.
̶̶ Quản lý công việc theo đội, nhóm.
̶̶ Phát hiện những sai sót và rút ra kinh nghiệm trong dự án.
2.4 Các tính năng của MSP
̶̶ Tạo ra các kế hoạch cho dự án Xác định được thời gian phải hoàn thành
̶̶ Lập tiến độ thích hợp với các nhiệm vụ cần phải thực hiện
̶̶ Phân bổ nguồn lực và chi phí cho các công tác
̶̶ Cho phép điều chỉnh kế hoạch phù hợp với các ràng buộc về thời gian và chi
phí tài nguyên giới hạn
̶̶ Quản lý dự án theo tiến độ và chi phí bằng phương pháp Earned Value
Method
̶̶ Xem các thông tin, dữ liệu theo nhiều cách, đánh dấu, lọc và sắp xếp thông
tin dự án theo cách của bạn
̶̶ Cộng tác và chia sẻ dữ liệu với những thành viên trong nhóm để tăng năng
suất làm việc
̶̶ Chuẩn bị những báo cáo mang tính chất chuyên nghiệp để trình bày cho ban
lãnh đạo, tư vấn giám sát, chủ đầu tư, công nhân…
Trang 172.5 Yêu cầu hệ thống cài đặt Microsoft Project
̶̶ Bộ vi xử lý: 1GHz hoặc cao hơn, hỗ trợ cả bản 32bit và 64bit với SSE2.
̶̶ Hệ điều hành: Windows 7, Windows 8, Windows 10, Windows Server 2012
R2, Windows Server 2008 R2 hoặc Windows Server 2012
̶̶ Tối thiểu 1GB RAM (32bit) hoặc 2GB RAM (64bit).
̶̶ Ổ cứng trống tối thiểu 3GB để cài đặt chương trình.
̶̶ Tạo ra những kế hoạch cho dự án Xác định được thời hạn cho công việc
̶̶ Lập tiến độ thích hợp với các nhiệm vụ cần phải thực hành
̶̶ Phân bố nguồn lực & chi phí cho các công tác
̶̶ Cho phép điều chỉnh chiến lược thích hợp với những buộc ràng về thời gian
và chi phí tài nguyên giới hạn
̶̶ Quản lý dự án theo tiến độ và chi phí bằng phương pháp Earned Value
Method
̶̶ Xem những thông báo, dữ liệu theo nhiều cách, lưu lại, lọc & bố trí thông
báo dự án theo cách của bạn
̶̶ Hợp tác & chia sẻ dữ liệu với các thành viên trong nhóm để tăng năng suất
làm việc
̶̶ Chuẩn bị những báo cáo mang thuộc tính chuyên nghiệp để trình bày cho
ban chỉ huy, tư vấn giám sát, chủ đầu tư, công nhân
2.7 Các bước cơ bản để quản lý 1 dự án
̶̶ B1: Xác định các công việc cần đưa vào tiến độ.
̶̶ B2: Sắp xếp thứ tự cho các công việc.
̶̶ B3: Ước lượng nguồn tài nguyên cần có cho các công việc.
̶̶ B4: Tính toán thời gian cần để thực hiện các công việc.
Trang 18̶̶ B5: Xây dựng tiến độ.
̶̶ B6: Theo dõi và quản lý tiến độ.
Chương 3 Giao diện làm việc và các khái nhiệm hay dùng
3.1 Giao diện chính của Microsoft Project
Hình 4 Giao diện Microsoft Project
3.2 Thanh công cụ Quick Access
Thanh công cụ Quick Access Toolbar nằm ở góc trái trên cùng ngay phíatrên thanh công cụ Quick Access Toolbar cho phép bạn truy cập các lệnh phổbiến trong Microsoft Project bất kể bạn đang chọn tab nào trên thanh Ribbon.Theo mặc định Quick Access Toolbar bao gồm các lệnh Save (Lưu), Undo(Hoàn tác) và Repeat (Lặp lại) Ngoài các lệnh trên người dùng có thể thêm cáclệnh khác tùy thuộc vào sở thích cá nhân của mình
Hình 5 Công cụ Quick Access
Trang 193.3 Thanh tab và giao diện Ribbon
Microsoft Project 2016 sử dụng hệ thống thanh công cụ Ribbon gồm nhiềutab thay vì sử dụng menu dropdown truyền thống Thanh công cụ Ribbon chứanhiều nhóm (tab), mỗi tab có một số nhóm lệnh khác nhau được phân chia theotừng chức năng cụ thể Chúng ta sẽ sử dụng các tab này để thực hiện các tác vụphổ biến nhất trong Project
Trong Microsoft Project có 5 tab chính là Task, Resource, Report, Project,View, ngoài ra có tab Format (tùy theo đối tượng ta chọn)
Hình 6 Tab và Ribbon
3.4 Group
Trong tab sẽ có những Group và đơn vị nhỏ nhất trong các Group là các nútlệnh Khi gặp một chức năng bất kỳ thì ta phải tư duy rằng chức năng đấy thuộctab nào, tab đó thuộc Group nào và trong Group đấy thì có nút lệnh nào
Trong mỗi Group sẽ có một nút lệnh nhỏ là hình mũi tên chỉ xuống tức lànút lệnh More Khi chúng ta nhấn vào nút lệnh More thì ta sẽ có thêm nhữngchức năng mở rộng của Group, hay còn gọi là chức năng bổ sung mà bên ngoàikhông có
Hình 7 Giao diện Group
