COMMERCIAL CORRESPONDENCE KEY 1

ENQUIRY I Vietnamese – English 1 Hơn nữa sẽ thật hữu ích nếu quý ngài gửi cho chúng tôi một số mẫu hàng ➔ It would also be helpful if you could send us some samples 2 Nếu chúng đáp ứng được chuẩn chúng tôi yêu cầu, chúng tôi sẽ đặt một đơn hàng lớn ➔ If they are of the standard we require, we will place a substantial order 3 Trong trường hợp các ngài không thể chào bán cho chúng tôi lần này, chúng tôi đề nghị quý ngài báo giá dự kiến trước ➔ In case you are unable to offer us at this time may we.

ENQUIRY

I Vietnamese – English

1 Hơn nữa sẽ thật hữu ích nếu quý ngài gửi cho chúng tôi một số mẫu hàng

➔ It would also be helpful if you could send us some samples

2 Nếu chúng đáp ứng được chuẩn chúng tôi yêu cầu, chúng tôi sẽ đặt một đơn hàng lớn

➔ If they are of the standard we require, we will place a substantial order

3 Trong trường hợp các ngài không thể chào bán cho chúng tôi lần này, chúng tôi đề nghị quý ngài báo giá dự kiến trước

➔ In case you are unable to offer us at this time may we suggest that you quote us

an indicative price first

4 Đề nghị các ngài báo giá CIF cảng Đà Nẵng thấp nhất cho chúng tôi và báo số lượng

và kích cỡ khác nhau mà các ngài cung cấp khi giao hàng ngay

➔ Please quote us the lowest price CIF Da Nang and indicate quantities and various sizes that you can supply for prompt shipment

5 Chúng tôi muốn biết liệu các ngài có chiết khấu thương mại không

➔ We would also like to know if you offer any trade discounts

6 Chúng tôi đang tìm một nhà sản xuất có thể cung cấp cho chúng tôi nhiều chủng loại

áo len cho thị trường khách hàng thiếu niên

➔ We are looking for a manufacturer who can supply us with a wide range of sweaters for the teenage market

7 Nếu quý ngài cần thêm thông tin, xin vui lòng liên hệ chúng tôi, hoặc vào website của chúng tôi theo địa chỉ trên

➔ If there is any further information you need, please contact us, or go to our website

at the address above

8 Chúng tôi lấy làm tiếc báo cho các ngài hiện nay chúng tôi không có khả năng chào bán chè chất lượng cao, giao hàng ngay

➔ We regret to inform you that we are currently not able to offer high-quality tea for immediate delivery

9 Nếu các ngài có thể đáp ứng được các đơn hàng trên 500 bộ cùng một lúc, xin vui lòng gửi cho chúng tôi ca-ta-lo và bảng giá hiện hành

➔ If you can meet orders of over 500 garments at one time, please send us your current catalogue and price-list

10 Thông thường chúng tôi được hưởng 10% chiết khấu thương mại cùng với chiết khấu

số lượng cho các đơn hàng trên 1000 chiếc

➔ We usually deal on a 10% trade discount basis with an additional quantity discount for orders over 1,000 units

11 Trường hợp chúng tôi thanh toán tiền hàng sớm theo điều kiện thanh toán khi giaohàng, quý ngài có thể dành cho chúng tôi mức chiết khấu trả sớm là bao nhiêu?

➔ In case we wish to make early payment on C.O.D basis, what cash discount would you allow us?

12 Triển vọng bán hàng quần áo may sẵn của quý ngài tại thị trường này là đầy hứa hẹn, chúng tôi mong sớm nhận được thư báo giá và bìa mẫu hàng của các ngài

➔ Selling prospects for your garments in this market are promising and we look forward to receiving your early quotation and pattern card

13 Chúng tôi muốn mua chè, xuất xứ Việt Nam, giao hàng ngay

➔ We are interested in the purchase of tea of Vietnam origin for immediateshipment

14 Chúng tôi hiểu rằng các ngài là nhà xuất khẩu hàng đầu loại hàng này và các ngài có thể cung cấp các quy cách chúng tôi cần

➔ We understand that you are leading exporters of the goods and you can provide the specifications we need

15 Nếu giá của quý ngài phải chăng, chất lượng thỏa đáng và điều kiện giao hàng chấp nhận được, chúng tôi sẽ đặt những đơn hàng lớn

➔ If your price is reasonable, quality satisfactory and delivery acceptable, we will place large orders

16 Một số khách hàng của chúng tôi gần đây đã tỏ ra muốn mua giày da và hỏi về chất lượng và giá của chúng

➔ Several of our customers have recently expressed interest in your leather shoes and inquired about their quality and price

17 Chúng tôi đang suy tính việc mua chè của Việt Nam Đề nghị quý ngài gửi cho chúngtôi đơn chào hàng tốt nhất bằng điện và nói rõ xuất xứ bao bì, số lượng có sẵn và thời gian giao hàng sớm nhất

➔ We are thinking of getting a supply of Vietnam tea Please send us your best offer

by cable indicating origin, packing, quantity available and the earliest time of shipment

18 Đề nghị quý ngài báo giá trên cơ sở FCA, cho biết cước phí cước phí gửi bằng tàu đến cảng Hải Phòng

➔ Please offer your price on FCA basis, indicating freight for delivery by sea to Hai Phong

19 Nếu chất lượng chúng tôi yêu cầu mà không có sẵn thì quý ngài có thể gửi những mặt hàng tương tự nhất

➔ Should the quality inquired for be unavailable, you might deliver its nearestequivalent

20 Vì chúng tôi có thể đặt các đơn hàng lớn thường xuyên, chúng tôi tin rằng quý ngài sẽ xem xét cho chúng tôi hưởng những điều khoản ưu đãi nhất định

➔ As we are likely to place large orders regularly we trust you consider theallowance of certain favorable terms and conditions

II LETTER WRITING

1 Letter 1

Anh (chị) đang làm việc tại công ty TNHH Lưu Tuấn (Việt Nam), chuyên cung cấp sỉ và

lẻ các thiết bị điện tử gia dụng (household electronics) Anh (chị) hãy viết thay mặt ông Nguyễn Hùng, trưởng phòng Xuất nhập khẩu của công ty, viết thư hỏi hàng đề ngày 02/12/20 gửi đến công ty Electro (Singapore) hỏi mua mặt hàng Tivi kết nối Internet của Sony – BRAVIA TM HD TV dòng EX720 (Sony Internet TV – BRAVIA TM HD EX720 series) Qua thư, ngoài việc yêu cầu công ty Electro cung cấp những thông tin cơ bản về sản phẩm, anh (chị) cho biết công ty Lưu Tuấn rất quan tâm đến mức giá và các chương trình khuyến mãi đi kèm do sức mua cuối năm tại thị trường Việt Nam rất lớn Anh (chị) có thể bổ sung những thông tin khác để bức thư hoàn chỉnh Bắt đầu thư từ

“Dear…”

//

Dear Sirs / Madams

We are one of the outstanding retailers specializing in household electronics in Vietnam Your name was given to us by our Singaporean business partners We learned that you are an established wholesaler of these products

We are interested in your Sony Internet TV – BRAVIATM HD EX720 series Therefore,

we would be pleased if you could send us more details concerning your products, prices and especially promotional programs as the sales here at the end of the year is really huge

We look forward to your reply

1 SATEX tự giới thiệu về mình và lĩnh vực kinh doanh, và công ty này hiện đang cần tìm

nhà cung ứng áo len cho trẻ em vì nhận thấy Việt Nam là thị trường đầy tiềm năng đối với mặt hàng này

2 SATEX sẽ rất vui mừng nếu nhận được ca-ta-lo mới nhất và bảng giá hiện hành của SCORE

3 Nhấn mạnh vào tầm quan trọng của giá cả vì đây là yếu tố rất quan trọng đối với sự phát triển của công ty

4 Công ty muốn đặt thử lô hàng 200 cái Nếu bán chạy và làm vừa lòng khách hàng, công ty sẽ đặt hàng mua thường xuyên với số lượng lớn hơn

Anh / chị hãy bổ sung những thông tin khác để bức thư thêm hoàn chỉnh Bắt đầu thư bằng “Dear Sirs”

//

Dear Sirs

We are an established importer of sweaters for children, which is a potential market in Vietnam We know your name from the London trade fair and would like to learn more about your products

We would be pleased if you could send us your up-to-date catalogue and pricelist We also would like to draw your attention to the price matter as it is really important for our business development Currently, we are thinking of ordering 200 items If they really sell well, we would surely place large regular orders

We look forward to receiving your reply

Anh (Chị) biết là loại máy này sẽ thu hút sự quan tâm của khách hàng và nhu cầu sẽ rất lớn nếu máy này được nhiều người biết đến

Anh (Chị) hãy viết thư cho Giám đốc điều hành của công ty Kingston Corporation để hỏi

về việc xin làm đại lý Anh (Chị) cần có thêm thông tin về máy tính đó gồm các tài liệu chào hàng (sales literature), tờ hướng dẫn, ca-ta-lo và bảng giá bán sỉ

//

Dear Sirs

We are a medium-sized computing distributor in Vietnam with many points of sale in trade and education centers We know your name from the advertisement on LaptopUsers’ Journal, issue no 4 April 2015 and we are particularly interested in your ZX99 of which you are a sole supplier

Would you please give us more information, including sales literature about this product

so that we can introduce it to our customers? The reason is that we are sure it would attract them a lot and there would be a high demand for it in our market On the other hand, we would be pleased if you could consider allowing us an opportunity to become your distributor in Vietnam

We look forward to your reply

1 IMEXCO tự giới thiệu về mình và lĩnh vực kinh doanh

2 IMEXCO hiện đang cần mua máy ủi đất (bulldozer), vì vậy sẽ lấy làm vui mừng nếu nhận được ca-ta-lo, sách quảng cáo, bảng giá và chào hàng cố định cho loại máy này của Panton

3 IMEXCO xin gửi kèm thư này sách giới thiệu về công ty mình và danh sách một số nhà buôn lớn trên thế giới mà IMEXCO có quan hệ làm ăn từ nhiều năm nay để Panton tham khảo

4 Nhấn mạnh tầm quan trọng của giá cả vì hiện nay thị trường Việt Nam có rất nhiều loại máy tương tự mang nhãn hiệu của Nhật, Nga… Nếu Panton muốn thâm nhập vào thị trường này, thì phải có những chính sách ưu đãi về giá cho đơn đặt hàng đầu tiên

5 Nếu IMEXCO thấy Panton chào giá hợp lý, các điều khoản và điều kiện khác thỏa đáng thì sẽ đặt mua thử hai chiếc theo phương thức trả chậm Sau này, IMEXCO hy vọng

sẽ đặt hàng thường xuyên với số lượng lớn hơn vì nhu cầu tại thị trường Việt Nam đối với loại máy này là rất cao

6 IMEXCO hy vọng Panton sẽ không bỏ lỡ cơ hội này, do vậy IMEXCO mong sớm nhận được những tài liệu trên

Bắt đầu thư bằng “Dear Sir”

of our worldwide business partners

We would also like to stress that price is very important in the Vietnamese market, as there are many other brands from Japan, Russia and so on Therefore if you want to join

us, we would require favourable policies concerning prices for first order of two items In more details, we would like to suggest deferred payment for this order

If the terms above suit you, we hope that there will be more orders in the future because

of / thanks to the big demand in Vietnamese market

We look forward to your reply

Reply

Dear Mr Morreau

Thank you for your enquiry of 28 June in which you expressed an interest in retailing a selection of our products In your shops in Nancy

Please find enclosed our current catalogue and price list

You might also be interested in visiting our website

In response to your request for a 20% trade discount, we regret that we cannot offer more than l5% However, we do give a 5% quantity discount on orders for over 20,000USD In comparison with similar companies in the UK, these terms are extremely competitive Payment would need to be by sight draft until we have established a firm business

Dear Sir / Madam

I was impressed by your latest designs for oven-to-table ware advertised in the May edition of International Homes, and would be interested in retailing a selection from your range 1n my two shops here in Nancy

It might be useful if I give you some idea of the terms on which I usually deal I receive a 20% trade discount off ex-works prices from most of my suppliers, plus a 10% quantity discount if I place an order of over €10,000 I require delivery within two months of placing an order

I would be grateful if you could send me a catalogue and price 11st, and also let me know what method of payment you would require

I look forward to hearing from you soon

Yours faithfully

M.J.F Morreau

Director

//

REPLIES & QUOTATION

I English - Vietnamese

1 We are afraid you are not yet aware of the changes that are taken place in the market

➔ Chúng tôi e rằng quý ngài chưa biết được những thay đổi diễn ra trên thị trường

2 Speaking of goods of Korean make, you must be aware our quality is far superior to theirs

➔ Nói về hàng hóa nhãn hiệu Hàn Quốc quý ngài phải nhận thấy rằng chất lượng sản phẩm của chúng tôi cao hơn của họ nhiều

3 Our products are very good in quality Therefore, we can assure you that you won’t find any trouble in promoting the sale of our products

➔ Sản phẩm của chúng tôi có chất lượng tốt Do vậy, chúng tôi đảm bảo với quý ngài

sẽ không gặp phải rắc rối nào trong việc thúc đẩy bán các sản phẩm của chúng tôi

4 It is quite a bargain I hope you will appreciate it

➔ Đây là một thương vụ có hời Tôi hy vọng quý ngài sẽ đánh giá cao điều này

5 We understand your difficulty in coping with competition

➔ Chúng tôi hiểu được khó khăn của quý ngài trong việc đối phó với cạnh tranh

6 Could you please tell us the quantity you require so that we may adjust our price accordingly?

➔ Đề nghị quý ngài nói cho chúng tôi biết số lượng mà ngài cần để chúng tôi có thể điều chỉnh giá một cách tương ứng

7 Our price is reasonable Besides, our products can stand competition

➔ Giá của chúng tôi là hợp lý Bên cạnh đó, các sản phẩm của chúng tôi còn có thể đứng vững trong cạnh tranh

8 In respect to quality, I don’t think that the goods of other brands can compare with ours

➔ Về chất lượng, tôi không nghĩ rằng hàng hóa thuộc các nhãn hiệu khác có thể so sánh với hàng của chúng tôi

9 You know that the cost of production has been skyrocketing in recent years

➔ Như quý ngài thấy chi phí sản xuất đã tăng vọt trong những năm gần đây

10 We hope you will direct the attention of your users to the superior quality of our products

➔ Chúng tôi hy vọng các ngài sẽ hướng khách hàng của các ngài chú ý tới chất lượng cao cấp của các sản phẩm của chúng tôi

11 However desirous we may be of establishing our business with you, we regret that we cannot grant the reduction in price you ask

➔ Cho dù chúng tôi có mong muốn thiết lập việc kinh doanh của chúng tôi với quý ngài, chúng tôi lấy làm tiếc rằng chúng tôi không thể giảm giá như các ngài yêucầu

12 We feel sure that a fair comparison in quality between our products and similar articles from other sources will convince you of the reasonableness of your price

➔ Chúng tôi tin chắc rằng việc so sánh công bằng giữa các sản phẩm của chúng tôi với các sản phẩm của chúng tôi với các sản phẩm tương tự của các nhà cung cấp khác về chất lượng sẽ thuyết phục được các ngài về sự hợp lý về giá chúng tôi

13 If our products are not of your requirements, please let us know the specifications that are of interest to you

➔ Nếu sản phẩm của chúng tôi không thích hợp với nhu cầu của quý ngài, đề nghị quý ngài cho chúng tôi biết quy cách phẩm chất mà quý ngài muốn mua

14 We have much pleasure in sending you herewith a fairly full collection of our latest and best selling designs

➔ Chúng tôi rất vui mừng gửi kèm cho quý ngài một bố khá đầy đủ các kiểu mớinhất và bán chạy nhất

15 Payment is to be effected against a Bill of Lading, an invoice and a work’s test certificate by an irrevocable L/C to be opened in our favor with the Commercial Bank, London

➔ Thanh toán bằng tín dụng thư không thể hủy ngang mở qua ngân hàng thương mạiLuân Đôn cho chúng tôi được hưởng theo vận đơn dường biển, hóa đơn và giấy chứng nhận của nhà máy

16 We regret to inform you that we are not in a position to meet your requirements for the time being

➔ Chúng tôi lấy làm tiếc báo cho ngài biết hiện nay chúng tôi không có khả năng đáp ứng nhu cầu mà các ngài cần

17 We assure you of an ample supply and a prompt shipment of the goods

➔ Chúng tôi đảm bảo cung cấp cho quý ngài khối lượng lớn và giao hàng ngay

18 We are pleased to inform you that we have today sent you by parcel post the following samples

➔ Chúng tôi vui mừng báo cho quý ngài biết rằng hôm nay chúng tôi đã gửi cho quý ngài bằng bưu điện những mẫu sau

19 Sealex is available in twenty basic colors and prices are surprisingly low

➔ Sealex có sẵn trong 20 màu cơ bản và giá thấp một cách ngạc nhiên

20 Only 0,3% is to be deducted from the CIF price, if you like to trade with us on CFR basis and insure the goods themselves

➔ Nếu quý ngài muốn buôn bán với chúng tôi trên cơ sở điều kiện CFR và tự mua bảo hiểm hàng hóa thì giá cả sẽ bằng giá CIF trừ 0,3%

II Vietnamese – English

1 Sản phẩm của chúng tôi có hiệu quả, có thể tin cậy được, tiết kiệm thời gian và kinh tế,

và quý ngài sẽ ngạc nhiên là nó lại không tốn bao nhiêu

➔ Our product is efficient, dependable, time saving and economical and you will be surprised how little it costs

2 Những hợp đồng dịch vụ sau khi bán hàng đặc biệt của chúng tôi đảm bảo hoạt động lâu dài với hiệu quả cao nhất

➔ Our unique after-sales service contracts ensure lasting operation at the peak of efficiency

3 Hàng của chúng tôi làm cho các ngài có thể chào bán cho khách hàng một mặt hàng không thể chê trách vào đâu được ở những phẩm chất quan trọng như độ bám đường và

6 Chúng tôi hiểu rằng ở thị trường của các ngài đang có nhu cầu lớn đối với hạt Mắc-ca

và xin mạo muội gửi theo thư này một bảng giá hiện hành của chúng tôi với hy vọng rằng quý ngài sẽ giới thiệu chúng với các khách hàng có triển vọng ở nước của các ngài

➔ We understand that there is a good demand for Macadamia in your market and take the liberty of sending you with this letter a copy of our current price list in hope that you will introduce it to prospective buyers at your end

7 Chúng tôi lấy làm tiếc không thể bán giá trên cơ sở FOB vì buôn bán với tất cả khách hàng trên cơ sở CIF là tập quán chung của chúng tôi

➔ We regret being unable to quote on FOB basis as it is our general practice to do business with all our clients on CIF terms

8 Chúng tôi đang chào bán những mặt hàng có chất lượng thực sự cao nhất theo những điều kiện hết sức có lợi và sẽ hoan nghênh cơ hội phục vụ các ngài

➔ We are offering the goods of the very highest quality on unusually generous terms and would welcome the opportunity to serve you

9 Chúng tôi cảm thấy chắc rằng quý ngài sẽ thấy hàng hóa thỏa đáng về mọi mặt và loại vải tuyệt vời này sẽ bán rất chạy

➔ We feel assured that you will find our products satisfactory in every way, and a ready sale for this excellent material with it

10 Vì giá một số sản phẩm hóa học có xu hướng tăng nên chúng tôi hy vọng quý ngài sẽ tận dụng trọn vẹn cơ hội có một không hai này và đặt hàng ngay cho chúng tôi

➔ As there is an upward tendency in the price of chemicals, we hope that you will take full advantage of this exceptional opportunity and place your order without delay

11 Chúng tôi xác nhận và cảm ơn thư của các ngài đề ngày 20 tháng 5 Trả lời thư này chúng tôi lấy làm vui mừng gửi cho quý ngài cả loạt mẫu đầy đủ cho mặt hàng thủ công

mỹ nghệ mà đang có nhu cầu thường xuyên trên thị trường của các ngài để lựa chọn

➔ We acknowledge with thanks receipt of your letter of 20th May In reply, we have pleasure in sending, for your collection, a comprehensive range of samples on arts and crafts, for which there is a regular demand on your market

12 Để quý ngài tham khảo, chúng tôi lấy làm vui mừng gửi kèm thư này catalo và bảng giá mới nhất của mùa bán hàng năm nay, trong đó giới thiệu nhiều mặt hàng mới cùng những phiên bản cải tiến của những mặt hàng được yêu thích trong vụ bán hàng nămngoái, và vì chúng tôi có thể giao hàng ngay, chúng tôi hy vọng nhận được đơn đặt hàng chính thức của quý ngài trong một tương lai không xa

➔ We have pleasure in attaching, for your reference, this season’s price list and catalogue, introducing many novelties and some variations on the lines whichwere most popular last season, and as we are able to offer prompt delivery, we hope to receive your official order in the near future

13 Chúng tôi xin gửi kèm thư này catalo số 123 và bảng giá mới nhất báo giá theo những điều kiện ưu đãi nhất và chúng tôi tin sản phẩm chúng tôi sẽ đáp ứng được những yêu cầu của các ngài

➔ Enclosed you will find our latest catalogue No.123 and price list quoting our mostfavorable terms and conditions, and we believe that our products will meet yourrequirements

14 Vì nhu cầu đối với mặt hàng này tương đối lớn và vì lượng hàng trong kho là có hạn nên chúng khuyến nghị quý ngài quyết định nhanh chóng và đặt hàng càng sớm càng tốt

➔ In view of the brisk demand for this commodity and out limited stock of these goods, we recommend you to make a prompt decision and place the order with us

as soon as possible

15 Giá này dựa trên điều kiện CIF Hải Phòng không bao gồm cước vận chuyển đường bộ

và phí bảo hiểm từ cảng đến bất kỳ thành phố nào trong nội địa

➔ The price on CIF Hai Phong terms excludes the overland freight and insurancefrom the port of destination to any other inland city

16 Những hàng này đã được bán ở các thị trường khác nhau và được đón nhận nồng nhiệt Quý ngài hãy thử một chuyến có thể cũng có lợi đấy

➔ These goods have been shipped to various markets where they have been enjoying the warm welcome of the end-users It would be to your advantage to try out a shipment

17 Chúng tôi vui mừng thông báo cho quý ngài rằng chúng tôi sẵn sàng cung cấp cácmặt hàng dệt may bằng bông vốn rất được ưa chuộng ở nước ngoài

➔ We have pleasure in advising you that we are well placed to supply cotton textiles which have already met with warm reception abroad

18 Vì mối quan hệ hữu hảo lâu dài của chúng ta, chúng tôi sẵn sàng cho quý ngài hưởng mức chiết khấu thương mại 3%, bên cạnh chiết khấu số lượng 5% nếu giá trị của một đơn hàng đạt trên 100,000 đô la

➔ For the sake of our long-standing partnership, we are prepared to grant you a 3% trade discount, and an additional quantity discount of 5% if the value of a single order exceeds 100,000 dollars

19 Chúng tôi có thể đề ra một ngoại lệ và đồng ý chiết khấu cho quý ngài 5% chỉ nhằm đáp lại đơn đặt số lượng lớn của quý ngài Nói thẳng với quý ngài, đây là một thiệt thòi lớn đối với chúng tôi vì chúng tôi đã báo giá quý ngài mức giá thấp nhất

➔ It is just in consideration of your big order that we can make an exception by offering you an allowance of 5% To be frank with you, this would be a sacrifice

on our part, as we have quoted you our rock-bottom price

20 Chúng tôi thường chiết khấu 1% cho đơn hàng có số lượng 1000 chiếc, và lấy làm tiếc khi cho quý ngài biết rằng đây là mức cao nhất chúng tôi có thể thực hiện lúc này bởi chúng tôi sẽ gặp khó khăn lớn nếu cho quý ngài hưởng mức chiết khấu cao hơn

➔ We usually allow a 1% discount for an order of 1000 pieces, and regret to inform you that this is the best we can give at present as a higher rate will put us to great trouble

III Letter writing

1 Letter 1

Anh chị hãy viết một thư trả lời cho thư hỏi hàng dưới đây với những gợi ý như sau:

1 Xác nhận rằng công ty của bạn có thể đáp ứng yêu cầu của khách hàng

2 Cho hưởng chiết khấu số lượng mà khách hàng yêu cầu với mức 5% cho đơn hàng trị giá hơn 2000 USD

3 Chiết khấu thương mại cho các doanh nghiệp ở Ý hưởng là 15%

4 Điều khoản thanh toán: bằng hối phiếu trả ngay; và sẽ xem xét lại khi 2 bên có được mối quan hệ lâu bền

5 Giá báo theo điều kiện CIF London

6 Đính kèm theo catalo cho bộ sưu tập mùa hè và bảng giá

Bắt đầu thư bằng lời chào phù hợp

Enquiry:

Dear Sirs,

We were impressed by the selection of sweaters that were displayed on your stand at the

‘Menswear Exhibition’ that was held in Hamburg last month

We are a large chain of retailers and are looking for a manufacturer who could supply us with a wide range of sweaters for the teenage market

As we usually place very large orders, we would expect a quantity discount in addition to

a 20% discount off net list prices and over terms of payment are normally 30-day bill of exchange, document against acceptance

If these conditions interest you, and you can meet orders of over 500 garments at one time, please send us your current catalogue and price-list We hope to hear from you soon

Thank you for your enquiry concerning our sweaters We are happy to inform you that

we are currently in a position to satisfy your requirements

Enclosed please find our catalogue for summer collection and a pricelist quoting CIF London We are pleased to offer you a quantity discount of 5% on orders over 2,000 USD

Moreover, we also allow a 15% trade discount for Italian businesses

Payment shall be made by at sight B/E and we are willing to review it once we have established a firm relationship

We look forward to your first order

Yours sincerely

//

2 Letter 2

Công ty Anh/ Chị nhận được thư hỏi hàng của ông S.Stuart, giám đốc thu mua của công

ty Central Glassgow đề ngày 28/1/20 , hỏi mua một số loại áo khoác Hãy viết một thư trả lời gửi cho ông S.Stuart theo những ý chính như sau:

1 Công ty rất vui mừng và cảm ơn thư hỏi hàng nói trên

2 Đối với loại áo khoác mà ông S Stuart hỏi mua, công ty chào giá áo khoác nữ là 50USD, áo khoác nam là 60USD

3 Lưu ý giá này là giá FOB cảng Sài Gòn, không kể đóng gói Tuy nhiên, nếu Central Glassgow muốn tính theo giá CIF London thì công ty có thể thu xếp việc thuê tàu và bảo hiểm Số hàng này công ty có thể cung cấp ngay tại kho Giao hàng có thể thực hiện trong vòng 3 tuần kể từ khi nhận được đơn hàng chính thức

4 Công ty yêu cầu thanh toán bằng thư tín dụng không hủy ngang trả ngay, mở tại ngân hàng thương mại Anh, tới tài khoản của công ty ở Vietcombank, cho người bán hưởng 100% giá trị hóa đơn

5 Riêng đối với loại áo khoác nữ cỡ vừa và nhỏ, lưu ý khách là hiện hàng đã hết và phải đến cuối tháng 4 mới có thể giao được Tuy nhiên công ty sẽ gửi kèm với thư này bảng giá và catalo mới nhất của một số loại áo khoác thiếu nhi với mẫu mã đa dạng và phong phú để Glassgow tham khảo

6 Vì Central Glassgow là khách hàng mới, nên công ty sẵn sàng cho khách hàng hưởng chiết khấu thương mại 10% cùng với chiết khấu số lượng là 5% so với giá thuần cho mọi đơn hàng có trị giá trên 10,000 USD

7 Việc đóng gói sẽ được thực hiện theo chỉ dẫn cụ thể của khách hàng Khách hàng có thể yên tâm chúng ta sẽ đóng gói cẩn thận đề phòng bao bì bị rách khi vận chuyển

Anh/ Chị có thể thêm một số thông tin khác để hoàn chỉnh bức thư Bắt đầu thư bằng

“Dear Mr ”

//

Dear Mr Stuart

Thank you for your enquiry dated 28 Jan 20- asking about our sweaters

The price for men’s sweater is 50USD per item, and that of women is 60 USD per item, all are on FOB Saigon Port, excluding packaging However, if you would like CIF basis,

we can arrange shipment and insurance

These products can be supplied from stock within 3 weeks on the receipt of official order Packaging shall be of your instruction, and we make sure that they would be seaworthy enough for long distance transportation

Payment shall be made by irrevocable at sight letter of credit, to be issued by the British commercial bank, to your account at Vietcombank, at your favour for 100% of the invoiced value

We regret that the medium and small-sized sweaters are currently out of stock and they are now available until this April However, it is our pleasure to send you herewith the new pricelist and catalogue for some sweaters for children with various styles for yourconsideration

Moreover, as you are our new customer, we are pleased to allow you a 10% trade discount, together with 5% quantity discount off net price for orders over 10,000USD

If you require further information, please do not hesitate to let us know

//

Dear Ms Croft

Thank you for your enquiry of 14 Hay about our fitness equipment

I can confirm that only the highest-quality materials are used in all our equipment, and this is reflected in our 5-year guarantee

Our prices are highly competitive, due to small profit margins, so I regret that we cannot offer credit terms However, we do offer a 5% quantity discount on orders over $5.000

I have pleasure in enclosing our catalogue and a price list Please note that all prices are quoted CIF London

If there is any further information you need, please contact us Once again, thank you for your letter

1 Cảm ơn ông Black về lá thư và sự quan tâm của ông ta đến các sản phẩm của công ty,

và đính kèm thư này chào hàng số DT 4450

2 Lưu ý khách hàng là những sản phẩm mà công ty chào bán đều được sản xuất bằng những vật liệu được chọn lựa kỹ của những người thợ thủ công có tay nghề loại 1 Mẫu của các loại da này cùng với ca tô lô có hình minh họa cũng sẽ được gửi cho khách hàng bằng một chuyến thư riêng

3 Những mặt hàng này công ty đã xuất ra nhiều nước và đâu đâu khách hàng cũng hài lòng về chất lượng tốt, kiểu dáng hấp dẫn, màu sắc tao nhã và giá cả phải chăng Vì vậy công ty hoàn toàn tin tưởng những sản phẩm này sẽ bán chạy ở thị trường Anh quốc

4 Tất cả giá ghi trong bảng giá đều là giá FOB cảng Sài Gòn, theo Incoterms 2010, và được trừ 2,5% cho các đơn hàng không dưới 10.000 USD

5 Thông báo cho ông Black biết là ông Nguyễn Hồng, Trưởng phòng Kinh doanh của công ty, sẽ có mặt tại Luân Đôn vào giữa tháng 1/20 , và ông Hồng sẽ mang theo một

số mặt hàng tiêu biểu để giới thiệu với quý công ty

6 Bày tỏ hy vọng là các mẫu hàng mà ông Hồng mang theo sẽ đáp ứng được nhu cầu kinh doanh thời trang của khách hàng

Có thể thêm các chi tiết khác để phù hợp về nội dung và văn phong của một thư trả lời Bắt đầu thư bằng Dear…

//

Dear Mr B.Black

Thank you for your enquiry No TD/432 asking about our leather shoes and bags

Enclosed please find our offer No DT 4450

We would like to take this opportunity to stress that the products offered are all made from well-selected materials and by first-class workers Samples of these, as well as an illustrated catalogue, are forwarded to you by separate mail

We are proud to say that we have exported them to many countries and received good feedback from customers worldwide for their high quality, attractive appearance, elegantcolors and reasonable prices For these reasons, we are confident that they would sell well

in British market

All the prices stated in the quotation shall be on FOB Saigon port, Incoterms 2010, 2.5%

of which shall be discounted for orders over 10,000 USD

We are also happy to inform you that Mr Nguyen Hong – our sales manager – will be available in London at mid-January 20_, bringing with him some of our typical products

We hope that they will satisfy your demand for fashion trading

If you need more information, please do not hesitate to contact us

1 Cảm ơn khách hàng về là thư hỏi hàng đề ngày 20/11/20 mua lạc nhân

2 Giá chào bán là 550 đô la Mỹ/mét tấn kể cả chi phí đóng gói bao bì Giá theo điều kiện

giao hàng FOB cảng Sài Gòn, theo Incoterms 2000 Đây là đơn hàng đầu tiên nên ông ta đồng ý dành cho khách hàng một khoản chiết khấu 10% trên tổng giá trị đơn hàng ngoài phí hoa hồng 5%

3 Thông báo rằng ta có sẵn hàng để giao trong vòng 30 ngày kể từ ngày nhận được hóa đơn chính thức của khách hàng

4 Lạc được đóng trong bao đay mới, mỗi bao có trọng lượng tịnh là 50 kg

5 Thanh toán bằng tín dụng thư không hủy ngang, có xác nhận của ngân hàng, trả tiền ngay, mở vào tài khoản của ngân hàng Ngoại thương Việt Nam, chi nhánh tại Tp Hồ Chí Minh, cho người bán hưởng thanh toán cho toàn bộ giá trị của lô hàng

6 Giám đốc của công ty cũng yêu cầu anh/ chị quảng cáo thêm về mặt hàng này và lưu ý khách hàng là do nhu cầu rất lớn trên thị trường về mặt hàng này nên người bán không đảm bảo là giá cả chào bán và các điều kiện có lợi trong chào hàng kèm theo thư này sẽ còn giá trị sau ngày 15/1/20

Hãy bắt đầu thư bằng “Dear Mr Crane”

Concerning packaging, the kernels shall be packed in new jute bags with net weight of 50

kg each Payment shall be made by confirmed at sight irrevocable letter of credit, to the account of Vietcombank, HCMC branch, in favour of the seller, for the full value of the goods to be shipped

We are very proud of your product quality which has been widely recognized by our customers As a result of the high demand for it, we could not guarantee that our price would be stable after 15 January 20 _ Therefore, we would strongly advise you to order immediately

If you require any additional information, please do not hesitate to let us know

Yours sincerely

//

ORDER

I English - Vietnamese

1 We acknowledge with thanks the receipt of your offer dated … and are pleased to enclose our order No 3678 for 4 items under your catalogue

→ Chúng tôi cảm ơn và xác nhận là đã nhận được thư chào hàng của quý ngài đề ngày

và rất vui được gửi kèm đơn đặt hàng số 3678 cho 4 mặt hàng theo ca-ta-lo của quý ngài

2 Your offer dated…encouraged us to place a trial order with you Please find the terms and conditions in the enclosed order

→ Chào hàng của quý ngài đề ngày đã khuyến khích chúng tôi đặt hàng thử với quý ngài Quý ngài sẽ thấy các điều khoản và điều kiện trong đơn đặt hàng đính kèm thư này

3 We are much obliged for your quotation of…and would be glad if you could accept our order for the following goods

→ Chúng tôi rất cảm ơn báo giá của quý ngài đề ngày và sẽ rất vui mừng nếu quý ngài chấp nhận đơn hàng của chúng tôi mua những mặt hàng sau

4 We are pleased to give you an order for the following items on the understanding that they will be supplied from current stock at the price named

→ Chúng tôi rất vui đặt hàng với quý ngài những mặt hàng sau đây với điều kiện là hàng hóa phải được cung cấp ngay tại kho với mức giá xác định

5 Enclosed is our confirmation of order in duplicate, of which please return us one copy duly signed

→ Kèm theo đây là hai bản xác nhận đơn đặt hàng của chúng tôi, theo đó đề nghị quý ngài gửi lại chúng tôi một bản có chữ ký hợp thức

6 We shall be grateful for prompt delivery as the goods are urgently needed

→ Chúng tôi sẽ rất biết ơn nếu quý ngài nhanh chóng giao hàng vì hàng đang rất cần

7 Delivery before February is a firm condition of this order, and we reserve the right to refuse the goods delivered after that date

→ Giao hàng trước tháng 2 là điều kiện tiên quyết của đơn đặt hàng này và chúng tôi bảo lưu quyền từ chối nhận hàng nếu giao sau ngày đó

8 We trust that the delay will not cause you any serious inconvenience and hope that youwill continue to do business with us

→ Chúng tôi tin rằng sự chậm trễ này không gây cho quý ngài những phiền hà nghiêm trọng và hy vọng rằng quý ngài sẽ tiếp tục làm ăn với chúng tôi

9 We hope that the goods will reach you safely and in good time and that you will be pleased with them

→ Chúng tôi hy vọng rằng hàng sẽ đến chỗ quý ngài an toàn và kịp thời và quý ngài sẽ hài lòng với chúng

10 We feel sure that you will find these goods satisfactory in every way and that they will perfectly suit your needs

→ Chúng tôi chắc chắn quý ngài sẽ thấy hàng hóa thỏa đáng về mọi mặt và chúng hoàn toàn đáp ứng nhu cầu của quý ngài

11 Please confirm your acceptance of this order and such acceptance should arrive not later than…

→ Xin quý ngài gửi xác nhận việc quý ngài chấp nhận đơn đặt hàng này và thư chấp nhận đó phải đến chỗ chúng tôi chậm nhất là

12 We hereby confirm our acceptance of your order and are enclosing our salesconfirmation in two originals, one of which please sign and return to us for our file

→ Chúng tôi xác nhận việc chấp nhận đơn đặt hàng của quý ngài và gửi kèm 2 bản gốc thư xác nhận bán hàng của chúng tôi Đề nghị quý ngài ký và gửi lại cho chúng tôi một bản để chúng tôi lưu hồ sơ

13 Warranty is 24 months after dispatch Should the machine prove to be defective during the guarantee period, the seller undertakes to replace or repair any defective part free of charge This warranty does not apply to normal wear and tear or damage caused

by improper storage or careless maintenance

→ Bảo hành 24 tháng kể từ ngày giao hàng Nếu chiếc mày này bị hư hỏng trong thời gian bảo hành, người bán cam kết sẽ thay thế, sửa chữa bất kỳ bộ phận hư hỏng nào miễn phí Điều kiện bảo hành này không áp dụng đối với hao mòn thông thường hoặc tổn thất

do lưu kho hoặc bảo trì bất cẩn

14 We expect to find a good market for these table linens and hope to place further and large orders with you in the near future

→ Chúng tôi mong sẽ tìm được thị trường tốt cho mặt hàng vải lanh trải bàn này và hy vọng sẽ đặt thêm nhiều đơn hàng lớn hơn trong tương lai gần

15 There is a steady demand for this item in this market We hope you will be able to supply more next time

→ Nhu cầu đối với mặt hàng này trên thị trường khá ổn định Chúng tôi hy vọng quý ngài có thể cung cấp nhiều hơn vào lần sau

16 We enclose a trial order If the quality is up to our expectation, we shall send further orders in the near future

→ Chúng tôi đính kèm một đơn đặt hàng thử Nếu chất lượng hàng đúng như chúng tôimong đợi, chúng tôi sẽ đặt tiếp những đơn hàng khác trong tương lai gần

17 Owing to heavy commitments, we are not in position to accept new orders

→ Do có quá nhiều những cam kết, chúng tôi không thể chấp nhận những đơn hàng mới

18 Owing to the lack of raw materials, the factory has to stop entertaining new orders

→ Do thiếu nguyên vật liệu, nhà máy buộc phải ngừng xem xét các đơn hàng mới

19 We thank you for your order of… but regret very much that we are unable to execute your order immediately owing to heavy demand

→ Chúng tôi cảm ơn đơn đặt hàng của quý ngài đề ngày nhưng rất tiếc rằng chúng tôi không thể thực hiện đơn hàng của quý ngài ngay vì nhu cầu mặt hàng này rất lớn

20 We hope that our handling of your first order will lead to further business between us and mark the beginning of a happy working relationship

→ Chúng tôi hy vọng rằng việc thực hiện đơn hàng đầu tiên của quý ngài sẽ dẫn đến việc làm ăn nhiều hơn nữa giữa chúng ta và đánh dấu sự khởi đầu mối quan hệ làm ăn tốt đẹp

II Vietnamese – English

1 Chúng tôi mong sớm nhận được thông báo giao hàng của quý ngài và hy vọng rằng việc thực hiện đơn hàng này sẽ dẫn đến nhiều mối kinh doanh nữa giữa hai công ty chúng

→ Although the rather low trade discount of 15% disappointed us, we will place an order and hope that this allowance can be reviewed at some time in the near future

4 Thanh toán được thực hiện bằng L/C không hủy ngang do người mua mở cho người bán hưởng trong vòng 15 ngày sau khi người mua nhận được thông báo sẵn sàng giaohàng và thông báo về việc đã lấy được giấy phép xuất khẩu

→ Payment is to be made by an irrevocable L/C opened by the Buyer in the Seller’s favor within 15 days after the Buyer receives a notice that the goods are ready to be shipped and an advice that the export licence has been obtained

5 Bảo hành 12 tháng kể từ ngày giao hàng Người bán phải chịu trách nhiệm đối với bất

kỳ khuyết tật nào của hàng hóa được giao Nếu phát hiện có khuyết tật trong thời gian bảo hành, người bán phải thay thế, sửa chữa, điều chỉnh hoặc khắc phục khuyết tật đó miễn phí cho người mua

→ Guarantee will be 12 months from the date of delivery The seller shall be liable for any defect in the goods delivered If any defect comes to light during the period, the seller shall replace, repair, modify or remedy such defect free of charge to the buyer

6 Tất cả tài liệu cần thiết kèm theo chiếc máy này phải được quý ngài ký xác nhận và gửi đến chỗ chúng tôi ngay sau khi quý ngài chấp nhận đơn đặt hàng này

→ All the necessary documents associated with the machine must be signed by you and sent to us immediately upon your acceptance to this order

7 Hàng hóa yêu cầu phải được bảo hiểm theo điều kiện bảo hiểm hàng hải mọi rủi ro và bảo hiểm phải được mua tại công ty bảo hiểm có uy tín

→ The goods are required to be insured under marine All risks terms with a first class insurance company

8 Người bán phải mua bảo hiểm cho hàng hóa tại một công ty bảo hiểm có uy tín do người mua chỉ định

→ Insurance is required to be obtained by the Seller from a first class insurer nominated

by the Buyer

9 Chúng tôi lấy làm tiếc rằng hầu hết các thùng hàng trong chuyến trước bị bể khi tới nơi dẫn đến chất lượng kém Do vậy, đối với chuyến này, chúng tôi đề nghị quý ngài gia cố bằng đai sắt

→ We regret that most of the cases in the previous shipment were broken on its arrival, which led to inferior quality Therefore, for this shipment we suggest you shouldstrengthen with steel straps

10 Chúng tôi hy vọng rằng quý ngài sẽ suy nghĩ thêm về vấn đề này, nhưng nếu quý ngài vẫn cảm thấy không thể chấp nhâ ̣n chào hàng của chúng tôi thì hi vọng điều đó cũng sẽ không ngăn cản quý ngài đến mua hàng của chúng tôi Chúng tôi sẽ rất vui khi xem xét

kỹ lưỡng bất kỳ đề nghị nào có thể dẫn đến viê ̣c làm ăn giữa chúng ta

→ We hope you will give further thought to the matter However, if you feel you can not accept our offer, we hope it will not prevent you from approaching us We are always happy to carefully consider any proposals likely to lead to business between us

11 Để tiết kiệm cước phí, chúng tôi yêu cầu hàng được đóng trong thùng thưa có gia cố Toàn bộ số hàng được bọc trong giấy không thấm nước Một thùng kín bằng kim loại như quý ngài đề nghị sẽ không tiết kiệm

→ The goods are required to be packed in strengthened crates to save freight All the goods are to be wrapped in waterproof paper A metal case as suggested will not be economical

12 Đề nghị quý ngài gửi cho chúng tôi trước những tài liệu kỹ thuật như bản vẽ, sách hướng dẫn sử dụng, catalo… để chúng tôi nghiên cứu và cho dịch sang Tiếng Việt

→ Please send us the technical documents such as technical drawing, manuals, catalogue etc for our consideration and for Vietnamese translation

13 Để hạn chế tổn thất trong quá trình vận chuyển đến mức thấp nhất, chúng tôi yêu cầu hàng hóa phải được đóng trong các hòm gỗ có nẹp sắt cẩn thận

→ To minimize possible damage in transit, the goods are required to be packed in wooden cases carefully steel hooped

14 Đơn đặt hàng của quý ngài đã được chúng tôi quan tâm đến ngay, nhưng do nguyên vật liệu được giao trễ, chúng tôi e rằng không thể thực hiện được đơn hàng của quý ngài trước ngày…

→ Your order has received our immediate attention; however, because raw materials didnot reach us on time, we are afraid that we are unable to fulfill your order before

15 Vì chúng tôi đang cần gấp hàng này nên chúng tôi yêu cầu quý ngài thu xếp mọi thứ

18 Chúng tôi tin rằng những mặt hàng mới của chúng tôi sẽ khiến cho quý ngài thỏa mãn

về mọi mặt vì chúng tôi hết sức chú ý đến đơn hàng của quý ngài nói chung và tới việc giao hàng nói riêng

→ We are confident that our new items will give you full satisfaction in all aspects as our best attention has been paid to your order in general and to its delivery in particular

19 Công bằng mà nói thì những thay đổi gần đây đối với hạn ngạch nhập khẩu đã gây khó khăn cho chúng tôi trong việc thực hiện hợp đồng và do vậy không thể tránh được tình trạng chậm giao hàng

→ Fairly speaking, we have had a lot of difficulties in execution of the contract due to some recent changes in import quotas; therefore, the delay in delivery is unavoidable

20 Chúng tôi tiếc rằng chúng tôi phải từ chối đơn hàng của quý ngài vì chúng tôi không thể cho quý ngài hưởng mức chiết khấu như quý ngài yêu cầu

→ We regret that we have to turn down your order as we can not see our way to offer you

an allowance you have asked for

III LETTER WRITING

1 Letter 1

Tổng công ty xuất nhập khẩu máy Việt Nam (Vietnam machino import-exportCorporation) nhận được thư chào hàng số CM1246 đề ngày cùng với catalogue số CD014 của công ty Dawson Manufacturing Ltd chào bán các loại máy khoan bê tông (Concrete Driller) và máy cắt sắt (steel cutter) dùng cho công nghiệp xây dựng

Hãy viết một thư gửi kèm với đơn hàng số VM 01 cho loại CD23 và loại SC 21 theo catalog trên

Khi viết thư lưu ý người bán các điểm sau:

1 Machino yêu cầu thanh toán bằng L/C không hủy ngang trả ngay, cho 30% trị giá đơn hàng, phần còn lại thanh toán bằng T/T trong vòng 1 tháng sau khi nhận được hàng, thay

vì 100% bằng L/C như trong chào hàng của Dawson

2 Bảo hành là 12 tháng kể từ ngày sử dụng chứ không phải là 12 tháng kể từ ngày giao Nhấn mạnh rằng nếu máy bị hư trong thời gian bảo hành, người bán sẽ phải chịu trách nhiệm sửa chữa hay thay thế bất cứ bộ phận nào bị hư hỏng miễn phí và nhanh chóng

3 Machino yêu cầu gửi 4 bộ tài liệu kỹ thuật hướng dẫn lắp ráp vận hành và bảo dưỡng Nếu trong trường hợp cần thiết, Machino yêu cầu Dawson cử người đến hướng dẫn chạy thử máy

4 Yêu cầu Dawson đặc biệt chú ý đến giao hàng đúng hạng vì hiện nay các khách hàng của Machino là các công ty xây dựng đang yêu cầu giao gấp vào cuối tháng tới Machino

e rằng nếu hàng giao trễ sẽ ảnh hưởng tới tiến độ thi công của các khách hàng

5 Nếu Dawson chấp nhận các điều và điều khoản mà Machino đưa ra, hãy gửi xác nhận bán hàng sớm

6 Nếu Dawson có thể chiết khấu số lượng 5% cho đơn hàng sau này, thì Machino sẽ đặt hàng thường xuyên

Lưu ý: Bắt đầu thư bằng Dear Sirs và người ký thư: Trương Bảo Hòa tổng giám đốc //

Dear Sirs

We acknowledge with thanks the receipt of your offer No.CM1246 dated … together with the catalogue No CD014 for concrete driller and steel cutter and are pleased to enclose our order No VM01 for 2 items CD23 and SC21 under your catalogue

We would like to point out that payment is to be made by irrevocable L/C at sight for 30% of the total value of the goods The remaining will be cleared by T/T within one month after receipt of the goods instead of payment by L/C for the total value as stated in your offer