Điều khoản giao việc Trợ lý kiêm kế toán dự án “Cập nhật Kế hoạch quốc gia thực hiện Công ước Stockholm về các chất ô nhiễm hữu cơ khó phân hủy” Thời gian: bắt đầu khi khởi động dự án là
Trang 1Điều khoản giao việc Trợ lý kiêm kế toán dự án “Cập nhật Kế hoạch quốc gia thực hiện Công ước Stockholm về các
chất ô nhiễm hữu cơ khó phân hủy”
Thời gian: bắt đầu khi khởi động dự án (làm việc 100% thời gian trong 12 tháng)
Báo cáo: Giám đốc và Quản đốc dự án
Thông tin chung:
Việt Nam phê chuẩn Công ước Stockholm và trở thành thành viên thứ 14 vào ngày 22 tháng 7 năm
2002 và có hiệu lực vào năm 2004 Việt Nam đã thực hiện nhiều nội dung trong NIP 2006, trong đó
có nội dung thực hiện các nghĩa vụ liên quan đến tăng cường năng lực, xây dựng chính sách và quy định về quản lý các chất POP Năm 2009 và 2011, Hội nghị các Bên của Công ước Stockholm đã phê chuẩn thêm các chất POP mới vào danh sách các chất cần kiểm soát Đồng thời, Công ước Stockholm yêu cầu các Bên định kỳ rà soát, cập nhật và thông qua các chất POP theo Công ước Stockholm sửa đổi Dự án này nhằm cập nhật kế hoạch quốc gia thực hiện Công ước Stockholm về các chất POPs, đặc biệt là các chất POP mới trong Công ước Stockholm sửa đổi bao gồm việc xác định các hành động
ưu tiên để kiểm soát, loại bỏ và giảm phát thải các chất POP
Các điều khoản giao việc này sẽ xác định các nhiệm vụ của Trợ lý kiêm kế toán dự án Trợ lý kiêm
kế toán dự án sẽ báo cáo Quản đốc dự án hàng ngày và báo cáo Giám đốc dự án khi có yêu cầu
Nhiệm vụ và trách nhiệm của trợ lý dự án:
• Hỗ trợ trong việc quản lý hoạt động của dự án
• Hỗ trợ trong việc chuẩn bị kế hoạch hoạt động, báo cáo tháng, quý và đệ trình lên Quản đốc dự án;
• Hỗ trợ trong việc tổ chức các sự kiện của dự án , bao gồm các hội thảo, các cuộc họp, khóa đào tạo, vv…
• Hỗ trợ việc chuẩn bị điều khoản tham chiếu và hợp đồng tư vấn cho các hoạt động dự án
• Hỗ trợ trong việc điều phối các dịch vụ hỗ trợ kỹ thuật liên quan đến việc chuẩn bị dự án;
• Hỗ trợ trong việc tuyển dụng, quản lý và giám sát các chuyên gia, tư vấn, nhà thầu Việt Nam và quốc tế;
• Theo dõi tiến độ của hợp đồng và hỗ trợ trong việc rà soát báo cáo của các chuyên gia, tư vấn, nhà thầu của dự án
• Hỗ trợ các việc khác bao gồm làm visa , đi lại, đặt khách sạn cho cán bộ dự án, tư vấn và khách mời cho các hoạt động dự án;
• Theo dõi điện thoại, fax , và hệ thống thư điện tử của dự án;
• Hỗ trợ các hoạt động truyền thông của dự án
Nhiệm vụ và trách nhiệm của kế toán dự án:
• Hỗ trợ Điều phối viên và Giám đốc dự án giám sát ngân sách dự án và điều chỉnh ngân sách dự án
• Thiết lập hệ thống kế toán, bao gồm cả mẫu báo cáo của Chính phủ Việt Nam và các nhà tài trợ phù hợp với HPPMG; Lập và ghi chép sổ kế toán, báo cáo tài chính của dự án theo quy định hiện hành, bao gồm: sổ tiền mặt, sổ nhật ký chung và các sổ sách khác theo quy định kế toán của Việt Nam
Trang 2• Chuẩn bị đề nghị tạm ứng quý để có được kinh phí tạm ứng từ UNDP;
• Duy trì quỹ tiền mặt nếu cần thiết theo HPPMG;
• Nhập các giao dịch tài chính vào hệ thống kế toán trên máy vi tính và chuẩn bị séc/ chuyển khoản ngân hàng;
• Hỗ trợ Quản đốc và Giám đốc dự án chuẩn bị các tài liệu cần thiết cho việc kiểm toán nội bộ và kiểm toán độc lập;
• Hỗ trợ chuẩn bị các tài liệu cần thiết cho việc thanh toán và giao dịch tài chính theo thủ tục và kế hoạch đã được phê duyệt;
• Theo dõi với ngân hàng để kiểm tra nổi bật / chuyển khoản ngân hàng để đảm bảo giải phóng mặt bằng kịp thời của ngân hàng;
• Điều chỉnh sổ tiền mặt với với báo cáo ngân hàng hàng tháng;
• Chuẩn bị báo cáo tài chính dự án và trình Điều phối viên và Giám đốc dự án để phê duyệt và nộp UNDP theo yêu cầu;
• Bảo quản các giấy tờ liên quan của tất cả các thiết bị / tài sản mua từ ngân sách dự án;
• Đảm bảo có kiểm soát nội bộ trong quản lý tài chính dự án;
• Thực hiện các vấn đề liên quan khác do Giám đốc và Quản đốc dự án giao
Trình độ chuyên môn và kinh nghiệm:
• Có chứng chỉ hoặc bằng đại học về kế toán và tài chính hoặc các lĩnh vực liên quan;
• Có kinh nghiệm về dự thảo ngân sách là lên kế hoạch cho các hoạt động tương tự (kế toán, trợ
lý, thư ký) trong các dự án phát triển;
• Có hiểu biết về các thủ tục hành chính và kế toàn của Việt Nam;
• Có chứng chỉ/bằng đại học về môi trường hoặc các đề tài khác liên quan đến dự án
• Có khả năng làm việc với áp lực cao và đáp ứng tiến độ công việc;
• Có kỹ năng về đọc, viết tiếng Anh phù hợp;
• Có kỹ năng giao tiếp tốt, có khả năng giao tiếp với các cấp khác nhau của các bộ, ngành;
• Ưu tiên những ứng viên có kỹ năng làm việc với máy tính, với các phần mềm ứng dụng phổ biển; có kinh nghiệp làm việc với các các phần mềm kế toán