Tài liệu Microsoft Access for Windows 95 pptx

PHầN ứNG DụNG APPLICATION LAYER Trong Access thành phần này đợc dùng để điều khiển giao diện ngời dùng,ngoài ra nó cũng cung cấp một môi trờng làm việc cho Jet Engine, cơ chế xử lýdữ liệ

Cấu trúc của Microsoft Access for Windows 95

T rong các bài trớc chúng ta đã xem qua về cấu trúc của Office 7.0, Word 7.0 vàExcel 7.0 dành cho Windows 95 Trong phạm vi bài báo này chúng ta thử nghiêncứu về cấu trúc của Access 7.0 Cấu trúc MS Access bao gồm các phần sau: phầnứng dụng (Aplication layer), phần tập tin (File hay còn gọi nh là Databasecontainer) và phần đối tợng (Database objects)

Phần ứng dụng lu trữ các thành phần nh menu, toolbar Tại đây cũng lu cơ chế

xử lý dữ liệu của Microsoft đợc biết đến dới tên gọi Microsoft Jet DatabaseEngine (Jet Engine) và tất cả các phần bổ sung (Add-ins) viết bằng Visual Basiccho ứng dụng

Phần tập tin chứa các đối tợng nh table, query, form, report, macro và module.Phần đối tợng lu chính bản thân các dữ liệu, các điều khiển OLE của ngời dùng,cũng nh các thủ tục dùng để truy xuất dữ liệu

PHầN ứNG DụNG (APPLICATION LAYER)

Trong Access thành phần này đợc dùng để điều khiển giao diện ngời dùng,ngoài ra nó cũng cung cấp một môi trờng làm việc cho Jet Engine, cơ chế xử lýdữ liệu nòng cốt của Access Bên cạnh đó phần ứng dụng còn có bổn phận thựchiện các cuộc gọi đến những th viện (library database), đó là các tập hợpnhững thủ tục và add-in đợc viết bằng Visual Basic chuyên cho một vài chứcnăng bổ sung nào đó

Khi sử dụng Access theo nhóm, các cấu hình riêng cũng nh những thông tin vềbảo mật của ngời dùng đợc lu trong một tập tin thông tin nhóm (workgroupinformation file) Dới đây chúng ta sẽ tìm hiểu kỹ hơn về những phần nói trên

Microsoft Access và Jet Database Engine

Jet Database Engine cùng với Access hình thành một hệ thống quản lý cơ sở dữliệu (CSDL) hoàn chỉnh Microsoft Access là một thành phần của hệ thống này,chịu trách nhiệm về giao diện ngời dùng, cách ngời dùng xem, chỉnh sửa và xử

lý các dữ liệu của mình thông qua các form, query, report, v.và Jet Engine chịutrách nhiệm về truy xuất và lu dữ liệu vào các CSDL của ngời dùng (userdatabase) và của hệ thống (system database) Có thể nói Jet Engine là thànhphần quản lý dữ liệu của tổng thể của cả hệ thống

Microsoft Access

Đây là "điểm chứa" của giao diện ngời dùng, cũng nh cho toàn bộ các mã củaứng dụng bao gồm các cấu hình ngầm định cho menus, toolbar, cho các đối t-ợng của CSDL, kể cả các th viện đi theo với Access

Các cấu hình ngầm định: Giao diện của Access có thể thay đổi thông qua mục Options trong menu tools Một vài thông số đợc lu trong các Registry của

Windows 95 (hình 1), còn lại đợc lu trong tập tin về thông tin nhóm của ngờidùng system.mdw

Các th viện: Những th viện đi kèm với Access bao gồm các Wizard, Add-in cũng

nh tập tin system.mdw ngầm định

Jet Database Engine

Jet Engine là một cơ chế xử lý có tính quan hệ điều khiển tất cả việc xử lýCSDL cho Access và cả cho Visual Basic Với Acces, Jet Engine còn cung cấp cácdữ liệu để kết nối với những ứng dụng khác, tức qua ODBC, Microsoft OpenDatabase Connectivity Jet Engine thực chất là một nhóm các th viện kiên kết

động *.DLL Ta hãy cùng tìm hiểu về những th viện này

Các th viện DLL của Jet Engine:

Th viện MSJT3032.DLL là chơng trình chính đảm nhận việc thực hiện các yêucầu về dữ liệu Khi gặp một yêu cầu về dữ liệu "chuẩn" đợc lu dới dạngthức MDB (Microsoft Access Database), MSJT3032.DLL còn điều khiển cả quátrình đọc và ghi dữ liệu Tuy nhiên khi gặp các dữ liệu "không chuẩn", nh củaExcel hay Foxpro, MSJT3032.DLL có bổn phận gọi ODBC32.DLL, th viện điềukhiển các kết nối với những CSDL không phải của Access hoặc gọi một trong cácISAM DLL ngoại trú Chúng ta sẽ tìm hiểu sau về ISAM DLL, th viện liên kết độngvới lối truy cập dữ liệu trực tiếp theo chỉ mục (DLL with Indexed SequentialAccess Method)

Data Access Objects DLL

Th viện các đối tợng dùng cho việc truy cập dữ liệu (Data Access Ojects DLL)DAO32.DLL là một thành phần của Jet Engine DAO tập hợp các công cụ giúp chonhững nhà lập trình tiếp cận với Jet Engine, nhờ nó họ có thể tránh đợc các bớcchi tiết của việc xử lý các quá trình đọc, ghi dữ liệu khi lập trình

Các th viện ISAM DLL

Jet Encine cung cấp một loạt các th viện liên kết động (ISAM) có khả năng hiểunhiều kiểu dữ liệu khác nhau Những th viện này có thể cài đặt riêng khi cónhu cầu Bảng dới cho thấy một số dạng thức đợc hổ trợ bởi ISAM:

Th viện là tập hợp các thủ tục mà Access dùng để thực hiện một số thao tác nhất

định Các th viện chỉ chứa mã đợc viết bằng Visual Basic (cho ứng dụng) và

đ-ợc thực thi chỉ khi Access cần đến những thao tác đấy Trong th viện khôngchứa bất kỳ đối tợng nào của CSDL nh table hay form các th viện này là nhữngtập tin có phần mở rộng là MDA Trớc khi sử dụng chúng ta phải chỉ đến chúngqua mục References trong menu Tools (khi ở trong cửa sổ Module) Nhờ nhữngreference này, trong một CSDL hiện hành, chúng ta có thể gọi bằng mã (code)các thủ tục đợc viết trong các CSDL khác (hình 2)

Add-in là những chơng trình đợc viết bằng Visual Basic dùng để bổ sung thêmmột số chức năng đặc biệt cho Access Các tập tin add-in, tơng tự nh librarydatabase, có phần mở rộng là MDA Chúng ta có thể thêm hoặc bớt các add-inbằng cách chọn Add-in Manager trong mục Add-ins trên menu Tools Thông thờngcác add-in đợc dùng để tự động thực hiện các thao tác phức tạp hoặc có tínhlặp lại Trong Access có ba nhóm add-in, đó là wizard, builder và menu add-in.Hai nhóm đầu thay đổi tùy theo mục đích sử dụng (context specific) và đợcgọi trực tiếp trong ứng dụng khi ngời dùng muốn thực hiện một thao tác cụ thểnào đó, ví dụ nh xây dựng một form, tạo bảng, hoặc tạo một query Riêngmenu add-in phải đợc gọi qua Add-in Manager trong menu Tools

Wizards

Wizard cho phép thực hiện nhiều thao tác nhanh và đơn giản, không cần nhiềukiến thức sâu về Access Một wizard thông thờng là một chuổi các hộp thoại h-ớng dẫn ngời dùng từng bớc, từng bớc thực hiện các yêu cầu hay thủ tục phức tạp.Hình thức hộp thoại của Wizard cho phép ngời dùng dễ dàng quyết định sựchọn lựa, và xác định đợc hớng tiếp theo để giải quyết vấn đề Bên cạnh cácwizard của Access chúng ta có thể tự viết các wizard theo ý riêng của mình.Access trực tiếp hổ trợ cho một số dạng wizard, ví dụ nếu Bạn viết một wizard

để thực hiện thao tác tạo form, wizard của Bạn sẽ đợc hiện trên cùng một danhsách với các wizard của Microsoft Form Wizard Acces 7.0 hổ trợ cho các dạngwizard sau:

 Wizard bảng và tra vấn (Table và query wizard)

 Wizard mẫu và báo cáo (Form và report wizard)

 Wizard thuộc tính (Property wizard)

 Wizard điều khiển (Control wizard)

 Access 7.0 hổ trợ các dạng Builder sau:

 Builder thuộc tính (Property builders)

 Builder điều khiển (Control builders)

 Builder biểu thức (Expression builders)

Tơng tự nh Wizard, nếu bạn tạo Builder mới thuộc một trong các nhóm trên, têncủa builder mới sẽ đợc thể hiện trên cùng một danh sách với các builder khác củaAccess

Menu Add-ins

Có thể nói menu add-ins là những ứng dụng nhỏ đi kèm theo Access để thựchiện một số các chức năng tổng thể, không có tính thay đổi theo ngữ cảnh

nh trờng hợp của wizard và builder Mỗi menu add-in thờng thực hiện trên nhiều

đối tợng hoặc trên chính bản thân Access Access Documentor (hình 5) là mộttrong những ví dụ về menu add-ins (xem mục Analyze\Documentor trong menu

Tools) Chúng ta có thể xem các menu add-in bằng cách chọn Add-ins trongmenu Tools, gồm: Switchboard Manager, Add-ins Manager, Database Splitter,Linked Table Manager, Menu Builder (Hình 4)

Workgroup Information File

Khi chúng ta sử dụng chức năng bảo mật nhóm hay cá thể trong Access, cácthông tin về cá thể hoặc nhóm đợc lu trong tập tin system.mdw, còn đợc gọi làworkgroup information file, tập tin thông tin nhóm Trong tập tin này còn chứacác thông số về tùy chọn của mỗi ngời dùng (nh toolbar, option) Lu ý tập tinsystem.mdw cần cho Access khi khởi động

Những ngời dùng muốn làm việc chung trong nhóm để chia sẻ dữ liệu, cần sửdụng Workgroup Administrator, wrkgadm.exe, để xác định tập tin system.mdwnào trên mạng họ muốn dùng khi khởi động Access System.mdw này cũng lu cácmật mã của mỗi ngời dùng khi đăng ký vào tài khoản Trong trờng hợp Bạn khôngthuộc một nhóm nào cả và do đó không xác định tập tin system.mdw nào,Access sẽ sử dụng system.mdw trên máy local với các cấu hình bảo mật ngầm

định (xem trong registry Hkey_Local_Machine\Software\Microsoft\Access\7.0\Jet\3.0 \Engines\Jet, dòng giá trị cho SystemDB

CƠ Sở Dữ LIệU(DATABASE LAYER)

Trong Access dữ liệu đợc lu trong các bảng của cùng một CSDL Tuy nhiên chúng

ta có thể thực hiện nối kết với nhiều nguồn dữ liệu ngoài nh: dữ liệu từ bảngcủa một CSDL khác của Access, dữ liệu với các dạng thức khác (nh Excel, Dbase,paradox, v.và) hay dữ liệu từ một nguồn ODBC nh SQL Server Những liêÔn kếtnày đợc lu trong phần tập tin và chúng hoạt động nh những bảng bình thờngkhác của CSDL

ISAM DLL

Trong Access những dữ liệu nằm ngoài CSDL chính đợc truy cập thông qua cácbảng dò tìm (lookup table) dới sự chỉ đạo của các ISAM DLL (DLL with IndexedSequential Access Method), là các th viện liên kết động với lối truy cập dữ liệutrực tiếp theo chỉ mục Với các th viện có thể cài đặt đợc này (Instalable ISAMDLL), Access xử lý những dữ liệu "không Access" nh những dữ liệu bình thờngcủa nó Duới đây là danh sách các loại dữ liệu Access có thể hổ trợ thông quaISAM:

Microsoft FoxPro, phiên bản 2.0, 2.5, 2.6 Riêng FoxPro 3.0 chỉ hổ trợ nhập/xuất,không thực hiện đợc các liên kết (links)

 dBase III PLUS, dBase IV, và dBase V

 Paradox, phiên bản 3.x, 4.x, và 5.x

 Microsoft Excel, phiên bản 3.0, 4.0, 5.0 và 7.0

 Lotus 1-2-3, phiên bản 2.x, 3.x, và 4.0

 Các tập tin dạng text (với độ rộng cố định và kích thớc vừa phải )

Ngoài ra Access còn có thể sử dụng dữ liệu từ các nguồn khác nh:

 Microsoft SQL Server, Sybase SQL Server, và Oracle Server (nói chung dữliệu của các ứng dụng hổ trợ Microsoft ODBC)

 Microsoft Access 1.x, 2.0, và 7.0 (dữ liệu của các CSDL khác với CSDL đang

đợc mở)

Về chi tiết Access hổ trợ hai phơng thức truy cập đến dữ liệu bên ngoài: liênkết đến bảng và mở bảng trực tiếp

Liên kết đến bảng (Linked Tables)

Phơng pháp này thờng đợc hay sử dụng nhất để truy cập đến dữ liệu bênngoài Bất kỳ thay đổi gì trong bảng đều ảnh hởng ngay đến bảng đợc kếtnối Khi dùng các bảng liên kết Access tạo một biểu tợng trên cửa sổ CSDL, nhờ

đó khi cần Bạn có thể truy xuất nhanh đến chúng Ưu điểm của phơng phápliên kết bảng là dữ liệu luôn đợc cập nhật, các liên kết đợc duy trì không phụthuộc dữ liệu lấy trực tiếp từ bảng hay yêu cầu Nếu các bảng đợc chuyển quaSQL server, ứng dụng của Bạn vẫn có thể truy cập đến dữ liệu qua liên kết

Mở bảng trực tiếp (Direct Table Opening)

Khi làm việc với giao diện Access, Bạn không thể mở một bảng thuộc CSDL khácvới CSDL hiện hành Access chỉ cho phép mở bảng của một CSDL khác thôngqua mã Visual Basic Bằng cách này Bạn có thể truy cập đến dữ liệu bên ngoài,tuy nhiên thờng ngời ta chỉ áp dụng phơng pháp này cho những dữ liệu mà chỉthỉnh thoảng mới cần đến Hạn chế của phơng pháp này là sự phụ thuộc ứngdụng của Bạn vào dữ liệu nguồn Trong trờng hợp bảng đợc chuyển qua SQLserver, dữ liệu không còn là dữ liệu có thể truy cập trực tiếp theo chỉ mụcnữa, và do đó ứng dụng sẽ gặp lỗi khi cố gắng mở bảng trực tiếp

Kết nối ODBC

Access cho phép truy cập dữ liệu từ các nguồn hổ trợ ODBC Chuẩn kết nối theophơng pháp mở ODBC thờng đợc sử dụng khi kết nối với các hệ quản lý CSDLkiểu khách/chủ (client/server) Access 7.0 có sẵn các driver này cho SQL Server.Ngoài ra chuẩn ODBC còn cho phép kết nối đến các CSDL dạng non- server và

đến các bảng tính (worksheet) Thêm vào đó, trong ứng dụng Access, Bạn còn

có thể sử dụng các yêu cầu dạng SQL Pass-through (SPT) để truy xuất dữ liệu.Những yêu cầu này cho phép làm việc trực tiếp với bảng trên máy chủ mà khôngcần sử dụng đến các liên kết, hoặc chạy các thủ tục đợc lu trên máy chủ Điểmbất tiện của ứng dụng dùng SPT là tính không cơ động, ví dụ ứng dụng viết choSQL server sẽ không chạy đợc khi cố kết nối vào server của Oracle Nếu muốn tạocác yêu cầu SPT, Bạn chọn mục SQL Specific trên menu Query, sau đó chọn Pass-Through

Tách rời dữ liệu khỏi

ứng dụng viết bằng Access có thể đợc lu rời với các dữ liệu Một ví dụ điểnhình là hai CSDL Orders.mdb và Nwind.mdb có sẵn trong Access (nếu khi cài

đặt Bạn có chọn cài phần Sample) Các form, query, report đợc lu trongOrders.mdb, còn các bảng chứa dữ liệu cụ thể đợc lu trong Nwind.mdb

Đây là một phơng pháp hay dùng khi phát triển các ứng dụng bằng Access, nócho phép dễ dàng quản lý cả ứng dụng lẫn dữ liệu khi cần nâng cấp lên phiênbản mới, hoặc cho phép các ngời dùng với các phiên bản khác nhau của Access sửdụng chung dữ liệu

PHầN ĐốI TƯợNG (DATABASE OBJECTS)

Các đối tợng của CSDL (table, form, query, report, macro và module) đợc lu trongphần tập tin, đây cũng chính là tập tin với phần mở rộng mdb Dới đây chúng

ta thử tìm hiểu thêm về những đối tợng này

Yêu cầu (Query)

Thông thờng chúng ta lấy dữ liệu từ CSDL theo các yêu cầu khác nhau, ở đâyyêu cầu hiểu theo nghĩa đúng của nó Còn trong Access Yêu cầu hay Query làmột khái niệm Những query này đợc Jet Engine xử lý Dạng đơn giản nhất củaquery là Select Query, yêu cầu kiểu lựa chọn Chúng ta tự xác định các tiêuchuẩn cần thiết và Access lựa ra cho chúng ta những dữ liệu đáp ứng các điềukiện này (hình 6) Các dữ liệu này đợc gọi là dữ liệạu động (dynaset) đợc thểhiện dới dạng bảng Nh vậy, ở đây cần phân biệt hai loại "bảng": một là bảngTable chứa dữ liệu thật sự của CSDL và bảng Datasheet, chỉ là kiểu thể hiện

động (dynamic view) của dữ liệu kết quả từ một query

Khi Bạn mở một query dới dạng datasheet view, một form hay một report trên nềnquery, Access sẽ tạo một tập hợp dữ liệu động dựa trên thông tin lu trong CSDL,nhờ đó Bạn có thể thay đổi, thêm bớt chúng Những thay đổi này sẽ có tácdụng với các bảng tơng ứng

Biểu mẫu (Form)

Form là hình thức thờng dùng nhất để nhập, trình bày và in ấn dữ liệu trongAccess Form có thể chứa số liệu, văn bản, hình ảnh, màu sắc, các điều khiểnOLE, v.và (hình 7) Cách thể hiện của form đợc điều khiển bởi các formtemplate, biểu mẫu khuôn

Các điều khiển OLE

Nếu Bạn quen với các điều khiển OLE của Visual Basic (VBX) thì sẽ dễ dàngnhận ra những điều khiển này trong Access, chúng có tên là OCX Những OCXnày đợc dùng để thêm các tính năng phụ vào form và đợc lu thẳng trong form(hình 8) Access 7.0 có các điều khiển OLE đi kèm nh sau: Calendar(msacal70.ocx) , Spin Box (spin32.ocx), Data Outline (msdbout.ocx), v.và Để sửdụng các điều khiển OLE hãy chọn trên menu Insert\Custom Control điều khiểnOLE Bạn cần, Access sẽ chèn điều khiển vào form Trong trờng hợp điều khiểncha đợc khai báo Bạn hãy khai báo chúng bằng cách chọn Tools\ Custom Control,chọn tên của điều khiển và nhấn vào nút Register

Báo cáo (Report).

Báo cáo là hình thức trình bày dữ liệu theo ý muốn của ngời dùng trớc khi in ra.Dữ liệu đợc lấy từ bảng hoặc các yêu cầu Thông thờng Bạn hay sử dụng yêu cầu

để tổng hợp dữ liệu từ nhiều bảng khác nhau, để cho ra những báo cáo có

tính thuyết phục Cách định dạng và tổ chức của một báo cáo đợc các Reporttemplate điều khiển

Macro.

Macro là tập hợp những lệnh thờng đợc dùng khi cần tự động hóa một hay nhiềuthao tác liên tiếp Trong Access Bạn có thể dùng macro để thực hiện thao táctrên form, query, report, trên các điều khiển

Module.

Module trong Access là một tập hợp các khai báo (declaration), các câu lệnh(statement) hay các thủ tục (procedure) Bạn có thể lu nhiều thủ tục liên quantrong cùng một module CSDL của Acces có các dạng module nh global, form vàreport (hình 9):

Global module mang tính toàn cục, có thể sử dụng mọi nơi trong CSDL Nhữngglobal module đợc nạp khi Bạn khởi động Access

Form module liên kết với form cụ thể và đợc nạp mỗi khi Bạn mở form

Tơng tự form module, report module liên kết với report cụ thể và đợc nạp mỗi khiBạn mở report

Form và Report template

Khi Bạn tạo một form hay report mà không dùng đến form, report wizard, Access

sử dụng một template để thiết đặt các giá trị ngầm định ban đầu của form,report (kích thớc, vị trí các thành phần, v.và) Template này có tên là Normaltemplate Bên cạnh đó Bạn cũng có thể sử dụng bất kỳ form hay report có sẵnnào nh một template Trong mục Options chúng ta có thể chọn template đểdùng khi tạo form hay report, những thông số của template sẽ đợc lu trong tập tinsystem.mdw và nó sẽ có tác dụng với bất kỳ CSDL nào mà Bạn mở hoặc tạo mới.Template có thể sao chép hoặc xuất (export) sang các CSDL khác

Tóm lại form và report template xác định các chi tiết sau:

 Vị trí các tiêu đề của form và report (form, report header và footer)

 Vị trí các tiêu đề của trang (page header, page footer)

 Kích thớc các vùng trên form, report

 Các thuộc tính điều khiển ngầm định (control default properties)

CáC THàNH PHầN CủA ACCESS LƯU ở ĐÂU?

Các thành phần của Access đợc lu cùng với phần ứng dụng, với add-in hoặc trongregistry của Windows 95 Bảng dới cho thấy các thành phần và vị trí của chúng:

những điều khiển nàyMật mã của ngời dùng (User Trong tập tin system.mdw

Thông tin về quyền truy xuất đến

dữ liệu của ngời dùng có bảo mật

(Permissions for security accounts) Trên đĩa trong tập tin CSDL (*.mdb)

Các tùy chọn của ngời dùng trong

mục Options trên menuTools1 Trong registry của Windows 95

Cấu hình cho AutoCorrect Trong registry của Windows 95

Các kiểu định dạng tự động của

Công cụ xây dựng biểu thức

(Expression Builder) Trong tập tin Utility.mda

Normal template cho form và

Công cụ Save Output As Trong tập tin Utility.mda

1 Trong môi trờng làm việc theo nhóm, những thông tin về tùy chọn củangời dùng còn đợc lu trong tập tin System.mdw

Cấu hình bảo mật của CSDL đợc lu ở đâu

Các cấu hình bảo mật đợc lu ở nhiều nơi khác nhau tùy thuộc ngời dùng thiết lậpcho CSDL của mình những chế độ bảo mật nào Access cho phép sử dụng haichế độ sau: bảo mật bằng mật mã, bảo mật bằng cách cấp quyền truy cập theonhiều mức độ khác nhau

Bảo mật bằng mật mã (Password Security) Phơng pháp này cho phép truy cập hoàn toàn đến CSDL nếu Bạn biết mật mã của nó Để thết lập mật mã Bạn vào

menu Tools chọn mục Security Mật mã này đợc lu trong tập tin CSDL *.mdb

Cấp quyền truy cập theo mức độ (User-level Security) Phơng pháp này cho phép Bạn dễ dàng thiết lập mức độ truy cập đến các đối tợng khác nhau của CSDL cho nhiều ngời dùng khác nhau Những thông tin nh tài khoản ngời dùng,

mật mã kiểm tra, tên nhóm đợc lu trong tập tin system.mdw Nếu ngời dùng táchkhỏi nhóm, thông tin về họ trong system.mdw sẽ bị xóa đi và do đó sẽ khôngcòn quyền truy cập đến CSDL

Các quyền thật sự trên những đối tợng khác nhau (form, table, query, v.và) đợc

l-u trong bản thân CSDL Chúng đợc liên kết đến từng đối tợng theo ql-uy địnhcủa ngời quản lý CSDL (database security administrator) Bạn có thể gán quyềncho từng ngời dùng riêng biệt hoặc cho nhóm (hình 10)

CAáCH ACCESS GIAảI QUYÊếT CAáC XUNG ĐÔộT

Trong Access 7.0, Microsoft cung cấp cho những nhà quản lý CSDL một công cụrất hữu ích: database replication, có thể hiểu nh công cụ tạo bản sao CSDL chonhững mạng làm việc theo mô hình phân tán Với công cụ này, ngời quản lý cóthể tạo những bản sao của CSDL hiện hành, cho phép nhiều ngời dùng cùng một

lúc làm việc với CSDL Trên thực tế mỗi ngời làm việc với bản sao CSDL (replica)của mình, các replica này có thể nằm trên các máy khác nhau, trong những vănphòng khác nhau và thậm chí tại những nớc khác nhau mà vẫn duy trì đợc sự

đồng bộ trong dữ liệu Việc đồng bộ dữ liệu giữa các replica có thể thực hiệntheo lịch sắp xếp của ngời dùng theo lệnh qua mạng hoặc modem

Tại sao cần đồng bộ CSDL?

Xét theo một góc độ lý tuởng, các ngời dùng trong một công ty đều muốn cókhả năng truy xuất đến một CSDL trung tâm, ai cũng muốn sử dụng những dữliệu mới nhất, hoàn thiện nhất trên đó Tất cả ngời dùng khi đó có nhu cầu kếtnối với máy chủ 24 tiếng mỗi ngày, 7 ngày mỗi tuần Và công ty khi ấy cần cómột hệ thống mạng hoàn chỉnh với đầy đủ chức năng bảo vệ và tự khắc phụcmọi sự cố không những cho trung tâm mà còn phải cho tất cả các chi nhánh của

nó Thế nhng đâu phải lúc nào chúng ta cũng có điều kiện tạo nên những

điều "lý tuởng", trên thực tế nhân viên trong công ty có thể công tác ở xa nhiềuhơn tại văn phòng, hệ thống mạng có thể không cho phép cùng lúc kết nối toàn

bộ các chi nhánh, hay không đủ khả năng làm việc ở mức độ "căng thẳng" nhvậy, CSDL trung tâm có thể h hỏng, máy chủ có thể gặp trục trặc vì virus,hoặc vì khả năng tài chính không đủ để trang bị một "siêu hệ thống" nh ýmuốn nói trên, v.v Để góp phần đạt đợc sự đồng bộ hóa dữ liệu cho một thực

tế dữ liệu "trung tâm hóa" và ngời dùng "phân tán", Microsoft Jet Engine cungcấp cho chúng ta những công cụ với ít nhất 6 u điểm nh sau:

 Chia sẻ và đồng bộ dữ liệu giữa các văn phòng

 Chia sẻ và đồng bộ dữ liệu giữa các ngời dùng ở xa nhau

 Hạn chế truy cập đến dữ liệu tại trung tâm nhng vẫn đảm bảo tính

đồng nhất của dữ liệu

 Dễ dàng trong việc phân phối các nâng cấp của ứng dụng

 Phân bổ hợp lý việc kết nối mạng với máy chủ

 Khả năng sao lu dữ liệu

Công cụ thực hiện đồng bộ hóa

Có tất cả bốn công cụ giúp Bạn thực hiện việc đồng bộ hóa dữ liệu:

Briefcase replication Windows 95 cho phép sử dụng chức năng đồng bộ hóa dữliệu khi ngời dùng kéo và thả các tập tin vào biểu tợng Briefcase trên desktop Khitập tin là một CSDL của Access nó sẽ đợc chuyển sang dạng replica, tức bản saocủa CSDL, còn bản gốc đợc gọi với tên là Design Master thì vẫn còn nguyên ởchổ cũ Ngời dùng có thể mang bản sao này trên Laptop đi khắp nơi tùy theonhu cầu công việc, rồi sau đó họ sẽ đồng bộ hóa những thay đổi trong bản saonày với bản gốc Ngợc lại những thay đổi về dữ liệu trên bản gốc trong thời gian

họ đi vắng cũng sẽ đợc cập nhật đồng thời khi họ vào briefcase

Nh vậy những ngời dùng khác cũng có khả năng đồng bộ hóa dữ liệu thông quabriefcase Quá trình đồng bộ hóa dữ liệu có thể tiến hành theo nhiều hớng: từbản sao lên bản gốc (nếu Bạn đợc cấp quyền), từ bản gốc lên bản sao hoặc từ cảhai phía (hình 11) CSDL sau khi chuyển sang dạng replica thờng có kích thớclớn hơn so với dạng thờng vì Access đa thêm vào các đối tợng những trờng bổsung để phân biệt đối tợng nào trong CSDL là replicated hay local, v.v

Đồng bộ hóa dữ liệu trong Access for Windows 95 Để đồng bộ dữ liệu

trong Aceess 7.0 Bạn có thể chọn trực tiếp mục Replication trên menu Tools Lần

đầu tiên Bạn cần tạo bản sao với "Create Replicaà", sau đó có thể cập nhật dữliệu với các bản sao khác trong Replica Set với "Synchronize Nowà", giải quyết cácxung đột nếu có giữa các bản sao với "Resolve Conflictsà", hoặc tạo DesignMaster mới từ một replica với "Recover Design Master" Ơở đây chúng ta cầnphân biệt sự khác nhau giữa từ "bản sao", "bản copy" thông thờng (tức khi Bạnlàm một bản lu dự phòng với thao tác copy hay backup bình thờng trên đĩa) với

từ "bản sao", "replica" của Access với khả năng đồng bộ hóa dữ liệu giữa chúng.Access for Windows 95 còn hổ trợ việc đồng bộ hóa dữ liệu khi chạy trên nềnWindows NT 3.51

Replication Manager Trong trờng hợp cần quản lý số lợng lớn các replica, hổ trợ

cho ngời dùng laptop tức những ngời không phải luôn luôn nối với máy chủ, tạoreplica từ nhiều CSDL khác nhau, thiết lập thời gian biểu cho việc đồng bộ hóadữ liệu, để theo dõi và can thiệp kịp thời khi có sự cố, Bạn có thể dùng công cụReplication Manager trong Access Developer Toolkit Công cụ này cho phépchuyển đổi CSDL thành Design Master, tạo các replica mới, theo dõi quan hệgiữa các replica (hình 12), thiết lập thuộc tính hoặc thời gian đồng bộ dữ liệugiữa replica với Design Master (hình 13), v.v

Đồng bộ dữ liệu qua lập trình DAO Hầu hết chức năng đồng bộ dữ liệu

qua briefcase đều có thể sử dụng thông qua lập trình DAO - data accessobject Nếu các nhà cung cấp phần mềm thiết kế các chơng trình quản lýCSDL cho Bạn có đi kèm công cụ đồng bộ dữ liệu, hẳn họ đã sử dụng chức nănglập trình thông qua DAO để bổ sung những tính năng này vào ứng dụng của

họ Bạn có thể tìm hiểu thêm về DAO qua các tài liệu về xây dựng ứng dụng vớiAccess for Windows 95

Kiến trúc của việc đồng bộ hóa CSDL

Để sử dụng có hiệu quả việc đồng bộ hóa dữ liệu của một CSDL Bạn cần amhiểu về kiến trúc cũng nh cách hoạt động của mỗi thành phần trong quá trình

đồng bộ Cơ chế đồng bộ trong Jet Engine bao gồm bốn thành phần chính nhsau:

 CSDL không đợc đồng bộ hóa (Nonreplicable database)

 Tập hợp các bản sao (Replica Set)

 Thành viên của tập hợp (Members of Replica Set)

 Thành phần vận chuyển (Transporter)

Có hai dạng xung đột trong việc đồng bộ hóa CSDL: các xung đột phát sinh khicác replica trong CSDL đợc bắt đầu đồng bộ gọi là xung đột đồng bộ(replication conflict), xung đột phát sinh khi nhiều ngời dùng đồng thời muốnthay đổi sửa chửa cùng một record trong CSDL đợc gọi là xung đột chế độ bảo

vệ (locking conflict) Ta hãy cùng xem xét các trờng hợp này

Xung đột đồng bộ

Trong quá trình thiết lập replica, ví dụ khi Bạn kéo CSDL có sẵn và thả vàoWindows 95 briefcase, Jet Engine sẽ yêu cầu một hệ thống chỉ mục thống nhấttoàn cục từ phía hệ điều hành (Globally Unique ID, GUID) liên kết với từng dòngdữ liệu trong Design Master (hình 14) Các chỉ mục GUID này sẽ đợc chép chotừng replica trong CSDL Nếu có sự thay đổi về dữ liệu trong Design Masterhoặc trong một replica nào đó thì chỉ mục sẽ nhảy thêm một giá trị, và khi ấyAccess dễ dàng kiểm tra dòng nào có sự thay đổi bằng cách so sánh giá trị chỉmục của mỗi dòng, xác định nội dung thay đổi và sau đó cập nhật cho cácreplica còn lại

Nếu cùng lúc trong hai replica có sự thay đổi trên cùng một dòng thì Access sẽchọn dựa trên nguyên tắc sau:

 Chọn replica có giá trị chỉ mục dòng bị thay đổi cao hơn Bởi vì mỗi khidòng có sự thay đổi chỉ mục của nó sẽ nhảy nh đã nêu ở trên

 Nếu hai dòng có cũng giá trị chỉ mục Access sẽ chọn ngẫu nhiên, bởi vìtheo logic đồng bộ Access không thể xác định dữ liệu trong dòng nào sẽ

là dữ liệu đúng Trong trờng hợp này ngời dùng có dữ liệu bị "từ chối" sẽ

đợc Access thông báo thông qua Conflict Wizard, và họ có phơng án chọnlựa: chấp nhận thay đổi hay không chấp nhận

Xung đột bảo vệ

Một khi thuộc tính record đợc đặt là không bảo vệ hay không khóa (No Locks)

sẽ có khả năng xảy ra xung đột khi nhiều ngời dùng cùng chỉnh sửa và lu mộtrecord Trong trờng hợp này có thể khắc phục bằng cách thiết lập các chế độkhóa record khác nhau nh khóa toàn bộ các record, khóa các record đang đợchiệu chỉnh trong mục Options trên menu Tools, chọn tab Advanced (hình 15).Chế độ No Locks cho phép nhiều ngời cùng chỉnh sửa một record, nhng record

sẽ bị khóa ngay tại thời điểm nó chuẩn bị đợc lu, do đó dẫn đến thông báoxung đột

Khi hai ngời cùng lu record, Access sẽ gởi một thông báo cho ngời thứ hai (tức ngời

bị trễ hơn) Ngời này có thể loại bỏ những thay đổi của họ trên record, copy nóvào clipboard hay chấp nhận thay đổi từ phía ngời đầu tiên Bằng cách này họ

có thể sau đó ghi đè những thay đổi của mình lên những thay đổi của ngờikhác

Bên cạnh những điều đã nêu ở trên có thể nhận thấy một điểm nh sau: hầu hếtnhững hệ dùng để thiết kế các ứng dụng quản lý CSDL, bao gồm cả dBASE vàParadox, đều lu những thành phần của CSDL nh bảng, báo cáo hoặc biểu mẫudới dạng những tập tin riêng biệt Một ứng dụng hoàn chỉnh có thể chứa đếnhàng trăm tập tin lẻ nh vậy Trong Access thì trái lại, tất cả các tập hợp của bảng,biểu mẫu, báo cáo, macro hay các module đều đợc lu trong cùng một tậptin MDB Và chúng ta có thể đặt cho chúng những tên dài, dễ hiểu nh SaleReport For Current Month hay Productõs Inventory Report mà không sợ bị hạnchế bởi giới hạn tên 8.3 của DOS Tuy vậy Bạn vẫn có thể làm việc với các đối tợng

đợc lu trữ trong các CSDL khác nhau, ví dụ nh Bạn có thể lu bảng trong mộtCSDL và các biểu mẫu hay báo cáo trong một CSDL khác

Trên đây chúng ta đã cùng xem qua một số đặc điểm về cấu trúc của Accessfor Windows 95 Trong kỳ tới chúng ta sẽ tìm hiểu về cấu trúc của MicrosoftPowerpoint 7.0

Hình 1 Các thông số về giao diện của Access trong registry

Hình 2 Reference đến các th viện

Hình 3 Expression Builder của Access

Hình 4 Cửa sổ của Add-in Managerá

Hình 5 Database Documentor

Hình 6 Giao diện của Select Query ở chế độ thiết kế

Hình 7 Form trong Access

H×nh 8 Form sö dông ®iÒu khiÓn OLE Calendar

H×nh 9 Module trong Access

H×nh 10 CÊp quyÒn cho ngêi dïng hoÆc cho nhãm

H×nh 11 §ång bé d÷ liÖu víi briefcase

Hình 12 Replication Manager

Hình 13 Thiết lập thời gian đồng bộ dữ liệuá

Hình 14 Access thêm các thông tin phụ khi Bạn tạo replica

Hình 15 Các tùy chọn để khóa record

Cấu trúc của Microsoft Word for Windows 95

Cấu trúc của Microsoft Word (MS Word) bao gồm 3 thành phần chính sau: phần ứng dụng (Word Application), phần văn bản (Document) và phần mẫu tạm (Template) Mỗi phần tác động lên văn bản Word theo một cách khác nhau

Phần ứng dụng cung cấp những Menu chuẩn, các lệnh (Command) và các thanh công cụ (Toolbar) Phần mẫu Template dùng với 2 mục đích: a) cung cấp các kiểu mẫu có sẵn để tạo những văn bản mới theo các chủ đề khác nhau; b) làm nơi lu trữ các kiểu mới tạo, macros, các dữ liệu của AutoText, các lệnh và cấu hình của Toolbar đã đợc "tùy chọn hóa" (customized) Phần văn bản chứa và văn bản, hình ảnh, các thông số về định dạng (bao gồm định dạng trang,

định dạng ký tự, đoạn) cho ngay chính văn bản đó

á

PHầN TEMPLATE

Điểm chính yếu để hiểu cấu trúc Word là hiểu ba thành phần nói trên tơng tác với nhau nh thế nào Trong số ba thành phần kể trên, phần mẫu tạm (template) có ảnh hởng nhiều nhất đến hai thành phần còn lại

Template cung cấp các chức năng sau:

 Thay đồi menu, Toolbar, gán các tổ hợp phím với những lệnh trên Toolbar hoặc với các Macro, loại bỏ các lệnh không sử dụng trên Menu hoặc Toolbar

 Tạo Macros để tự động hóa nhiều thao tác trên Word chỉ với một lệnh đơn

 Gắn các tiêu đề, hình ảnh nh biểu tợng công ty vào tất cả các văn bản dựa trên Template

đó

 Các định dạng cơ bản nh phông chữ, kiểu chữ, lề, dạng trình bày trang

 Gắn tự động những hình ảnh, text từ AutoText vào văn bản.

ảnh hởng của Template lên phần ứng dụng

Ngời dùng có thể thay đổi, tùy chọn phần ứng dụng của Word để thích ứng chocác mục đích khác nhau nhờ sự giúp đỡ của Template Ví dụ đối với ngời mới,chúng ta có thể chỉnh Menu và Toolbar sao cho họ từng bớc có thể làm quen vớiWord qua các lệnh cơ bản, rồi dần dần chuyển lên những Menu phức tạp với cáccông cụ trên Toolbar phong phú hơn

ảnh hởng của Template lên phần văn bản

Template thờng đóng vai trò nh một khuôn mẫu và dựa vào đó các văn bản sẽ

đợc xây dựng nên Bằng cách này ngời dùng có thể tạo nhanh các văn bản chuẩn

nh th từ, Fax, mẫu tin dạng Memo hoặc thậm chí (nh chúng ta vẫn thờng sửdụng mỗi khi vào Word) tạo các văn bản mới với những định dạng tơng ứng Hàng ngày chúng ta có thể sử dụng mà không để ý đến một Template "bìnhthờng" nhng "quan trọng" của Word, đó là Normal Template Bình thờng vìchúng ta vào Word mà ít để ý đến sự hiện diện của nó, quan trọng là vì nógiữ lại những thông số của phần ứng dụng và phần văn bản Nói nôm na nó đemlại sự quen thuộc của một môi trờng mà chúng ta làm việc hàng ngày Chắchẳn không ít lần Bạn bực mình vì có ai đó vào Word "của Bạn" và thay đồi

đủ thứ, từ kiểu trình bày trang giấy trên màn hình đến phông chữ ngầm

định

Một Template, ví dụ nh Memo có thể tiết kiệm cho Bạn rất nhiều thời gian bằngcách thay Bạn đặt lề trang, chèn biểu tợng công ty, đa vào tự động các dòng

dạng nh "Memo", "To:", "From:" , và Bạn chỉ cần điền các thông tin cần thiết(xem hình)

Sử dụng Template nh khuôn mẫu để tạo nhanh những văn bản

Trong Word tất cả các văn bản đều đợc xây dựng trên nền Template Khi ngời

sử dụng tạo văn bản mới, nó sẽ mang những thông số của Template đợc chọn Vàngời dùng có thể tạo một văn bản mới theo nhiều cách khác nhau

Nếu ngời sử dụng:

 Nhấn New trên menu File:-Các Template có thể dùng:-á Toàn bộ cácTemplate và Wizard xác định trong User Template Các tập tin templateWord có phần mở rộng là DOT, còn Wizard là WIZ

 Nhấn nút Start A New Document trên thanh công cụ của Office (OfficeShortcut Bar)- Tất cả các Template đợc xác định trong User Template vàWorkgroup Template Các Template Word đều nằm trên các Tab General,Letters and Faxes, Memos, Reports, Other Documents, và Publications

 Nhấn nút New trên Toolbar của Normal Template- Hộp thoại New khôngxuất hiện, ngời dùng vào thẳng văn bản mới với toàn bộ các thông số củaNormal Template

Theo ngầm định Word sẽ sử dụng Normal Template ngoại trừ khi ngời dùng chỉ

định Template khác Bên cạnh Normal Template, Word còn cung cấp thêm cácTemplate cho những dạng văn bản phồ biến nh letters, memos, reports, vàmailing labels Nguời dùng có thể sử dụng những Template này theo kiểu

"nguyên bản" hoặc cũng có thể thay đồi cho phù hợp ý của mình và kể cả tạomới hòan toàn một Template cho một chủ đề nhất định

Trong quá trình soạn thảo không nhất thiết phải theo một mẫu Template cố

định mà có thể kết hợp nhiều dạng Template khác nhau bằng cách chọn mụcTemplate trên menu File

Về GLOBAL TEMPLATE

Các thông số lu trong Normal Template có tác dụng đối với tòan bộ các văn bản, đợc gọi là Global

- toàn cục Nếu trong văn bản ta sử dụng những Template khác thì các thông số của Template

đó chỉ có tác dụng trong văn bản đó Dới đây là minh họa

Thông số trong Normal Template có hiệu lực đối với tất cả các văn bản Thông số trong những Template khác chỉ có hiệu lực với những văn bản xây dựng dựa trên Template đó

Khi chọn một Template (gọi là Attaching A Template) qua mục Template trong menu File của Word ta đã chuyển Template đó thành Global Template Khi đó ngời dùng có thể sử dụng các Macro, các định dạng qua AutoText, các lệnh đã thay đổi theo ý riêng (hay gọi là Customized Commands) trong cả Normal Template và Global Template trong tất cả các văn bản của mình Tuy nhiên Style trong Global Template không đợc bổ sung vào trong văn bản, Word vẫn tiếp tục

sử dụng Style từ Template nền mà từ đó văn bản đợc xây dựng lên

Chuyển các mục của Template thành Global khi khởi động WordBạn có thể có một số cài đặt riêng trong Template, ví dụ cho Toolbar, macros hay AutoText Và Bạn muốn nó dùng đợc chung cho tất cả ngời dùng mổi khi họ vào Word Thay vì làm bản sao của Template đó trong Normal Template, Bạn có thể chuyển nó thành Global mổi khi khởi động Word

Để nạp một Template thành Global khi khởi động Bạn hãy tạo bản sao của Template đó, sau đó

l-u bản sao này vào folder Startl-up trong folder Winword Đừng đơn giản dời Template từ folder gốc của nó, vì làm nh vậy Template sẽ không có tác dụng khi ngời dùng muốn tạo một văn bản mới bằng cách nhấn nút New trên menu File