Từ ngày 16/5/2014, Sở đã được Tổng cục tiêu chuẩn đo lường chất lượng – Bộ Khoa học và Công nghệ chứng nhận hệ thống quản lý chất lượng trong hoạt động tham mưu, giúp Uỷ ban nhân dân tỉn
Trang 1UBND TỈNH GIA LAI
SỞ LAO ĐỘNG – THƯƠNG
BINH VÀ XÃ HỘI
Số: 201/BC- SLĐTBXH
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
Gia Lai, ngày 28 tháng 12 năm 2020
BÁO CÁO Đánh giá thực trạng tình hình áp dụng Hệ thống quản lý
chất lượng (HTQLCL) hiện hành của Sở so với yêu cầu của tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2015
I Khái quát chung
Sở Lao động - Thương binh và Xã hội là cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh, thực hiện chức năng tham mưu, giúp Ủy ban nhân dân cấp tỉnh quản lý nhà nước về: Lao động; việc làm; dạy nghề; tiền lương; tiền công; bảo hiểm xã hội (bảo hiểm xã hội bắt buộc, bảo hiểm xã hội tự nguyện, bảo hiểm thất nghiệp); an toàn lao động; người có công; bảo trợ xã hội; bảo vệ và chăm sóc trẻ em; bình đẳng giới; phòng, chống tệ nạn xã hội
II Thực trạng áp dụng Hệ thống quản lý chất lượng hiện hành
Xuất phát từ yêu cầu quốc tế hoá , hội nhập nền kinh tế tỉnh Gia lai với nền kinh tế khu vực và trên thế giới, buộc Sở phải nâng cao chất lượng phục vụ để đáp ứng nhu cầu công Từ ngày 16/5/2014, Sở đã được Tổng cục tiêu chuẩn đo lường chất lượng – Bộ Khoa học và Công nghệ chứng nhận hệ thống quản lý chất lượng trong hoạt động tham mưu, giúp Uỷ ban nhân dân tỉnh thực hiện chức năng quản lý nhà nước và giải quyết thủ tục hành chính về lao động, thương binh và xã hội được đánh giá phù hợp với tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2008, qua 6 năm áp dụng công tác quản lý, tham mưu của Sở đã đạt được những kết quả nhất định, cụ thể:
1 Tình hình phê duyệt kế hoạch
Năm 2019, Sở LĐTBXH đã xây dựng Kế hoạch để áp dụng hệ thống quản lý
chất lượng theo Tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 90001: 2008, gắn với việc thực hiện cải cách hành chính theo hướng hiện đại hóa, khoa học Việc triển khai xây dựng, áp dụng ISO đảm bảo chất lượng và đúng yêu cầu quy định Công tác kiểm soát tài liệu, hồ sơ tại các phòng chuyên môn tiếp tục được duy trì theo quy trình trong HTQLCL theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2008 đã được chứng nhận
Việc tuân thủ thực hiện các quy trình, thủ tục đã xây dựng được thực hiện một cách nghiêm túc, dân chủ, khoa học
Quy trình tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả tại bộ phận một cửa của Sở được thực hiện đảm bảo theo quy định Đến nay, Sở có 88 thủ tục hành chính về 8 lĩnh vực công tác, hàng năm số đối tượng đến liên hệ yêu cầu giải quyết TTHC tại bộ
Trang 2phận “Tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả” khoảng 500 lượt người Đã tiếp nhận và trả kết quả đúng thời hạn 100%
Tại bộ phận “một cửa” tiếp nhận và trả kết quả, đơn vị bố trí thùng thư góp ý
ở vị trí thuận lợi để tiếp nhận, xử lý phản ánh, kiến nghị về quy định hành chính Các đối tượng, tổ chức, doanh nghiệp đến liên hệ công tác được phục vụ tận tình, chu đáo, thuận tiện và nhanh chóng, không gây phiền hà, nhũng nhiễu cho đối tượng, tổ chức, doanh nghiệp Trong quá trình tiếp nhận hồ sơ, cán bộ tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả đã hướng dẫn, giải thích, cung cấp thông tin chính xác, đầy đủ, kịp thời về thủ tục hành chính cho cá nhân, tổ chức; cung cấp đầy đủ các mẫu đơn, tờ khai cho tổ chức, công dân, không yêu cầu thêm, bớt thành phần hồ
sơ, giấy tờ ngoài quy định Thực hiện nghiêm túc việc biên nhận hồ sơ, vào sổ tiếp nhận; thời gian hẹn trả kết quả, trả hồ sơ đảm bảo tuân thủ đúng thời gian, không chậm trễ, không gây khó khăn cho tổ chức, công dân phải đi lại nhiều lần Một số thủ tục hành chính đơn giản được trả sớm cho người dân, nhiều trường hợp giải quyết và trả lời ngay trong buổi làm việc
2 Tình hình áp dụng Hệ thống quản lý chất lượng theo Tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2008 tại các cơ quan:
Công tác duy trì hệ thống TCVN ISO 9001: 2008 đã đạt được những kết quả đáng khích lệ; việc áp dụng các quy trình đã mang lại hiệu quả thiết thực, phù hợp với xu thế xây dựng nền hành chính hiện đại theo hướng công khai, minh bạch, đáp ứng yêu cầu cải cách hành chính của tỉnh
Việc áp dụng tiêu chuẩn ISO đã góp phần tích cực trong giải quyết các công việc chuyên môn của Sở; các quy trình được cụ thể hoá, xác định rõ trách nhiệm của các phòng ban chuyên môn; từng bước nâng cao năng lực và tính chuyên nghiệp của đội ngũ cán bộ, công chức Sở Lao động- TB&XH
Hệ thống ISO đã xác định khi giải quyết thủ tục hành chính cho tổ chức và công dân phải công khai các yêu cầu về hồ sơ, tài liệu phải nộp, thời gian hoàn thành, từ đó đưa ra biện pháp giúp đơn giản hóa các TTHC
Giúp vận hành cơ chế một cửa có hiệu quả hơn, đó là khi giải quyết công việc, tiêu chuẩn ISO yêu cầu các khâu phối hợp phải được kết nối với nhau hợp lý,
từ đó có thể thấy rõ khâu nào bị chồng chéo, bất hợp lý để cải tiến cho phù hợp, phục vụ các tổ chức và người dân tốt hơn
Thúc đẩy việc nâng cao và hoàn thiện kết cấu hạ tầng, trang thiết bị văn phòng; tăng cường công tác đào tạo, tập huấn về chuyên môn nghiệp vụ cho CBCC nhằm đáp ứng tốt hơn yêu cầu của từng vị trí công tác
3 Tình hình xử lý vi phạm đối với hoạt động xây dựng, áp dụng, duy trì Hệ thống quản lý chất lượng theo Tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2008 tại các cơ quan:
Hệ thống ISO đã từng bước cải tiến phương pháp làm việc, tạo điều kiện cho từng phòng ban chuyên môn, CBCC giải quyết công việc thông suốt, kịp thời, hiệu quả; hạn chế tác động tiêu cực trong thực thi công vụ
Trang 3Các phòng ban chuyên môn có ý thức hơn trong tổ chức thu thập, sắp xếp, lưu trữ các loại văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hướng dẫn của cơ quan có thẩm quyền làm căn cứ xử lý công việc và để tham chiếu khi cần; hồ sơ tài liệu được sắp xếp ngăn nắp, khoa học và có hệ thống theo từng lĩnh vực, tránh được tình trạng để lộn xộn, dễ bị thất lạc
Đa số CBCC trong Sở đã hiểu tác dụng của việc áp dụng Hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO, giải quyết công việc chuyên môn theo đúng quy trình, thủ tục, đảm bảo chính xác và đúng thời gian; thái độ giao tiếp với công dân được cải thiện hơn, tạo sự chuyển biến trong nhận thức
Một số quy trình đã kết hợp khá tốt với ứng dụng CNTT nên việc cập nhật tiến độ về quá trình giải quyết công việc luôn nhanh chóng Trong năm, chưa phát hiện có những vi phạm đối với hoạt động xây dựng, áp dụng, duy trì Hệ thống quản lý chất lượng theo Tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2008 tại các cơ quan
Do các thủ tục hành chính liên tục thay đổi nên Sở đã lập quy trình thực hiện quy trình tác nghiệp TTHC theo từng lĩnh vực
III Đánh giá chung
1 Mặt được
Việc áp dụng tiêu chuẩn ISO đã góp phần tích cực trong giải quyết các công việc chuyên môn của Sở; các quy trình được cụ thể hoá, xác định rõ trách nhiệm của các phòng ban chuyên môn; từng bước nâng cao năng lực và tính chuyên nghiệp của đội ngũ cán bộ, công chức Sở Lao động- TB&XH Hệ thống ISO đã xác định khi giải quyết thủ tục hành chính cho tổ chức và công dân phải công khai các yêu cầu về hồ sơ, tài liệu phải nộp, thời gian hoàn thành, từ đó đưa ra biện pháp giúp đơn giản hóa các TTHC.Giúp vận hành cơ chế một cửa có hiệu quả hơn,
đó là khi giải quyết công việc, tiêu chuẩn ISO yêu cầu các khâu phối hợp phải được kết nối với nhau hợp lý, từ đó có thể thấy rõ khâu nào bị chồng chéo, bất hợp
lý để cải tiến cho phù hợp, phục vụ các tổ chức và người dân tốt hơn
Trong nhiều năm qua áp dụng ISO 9001: 2008 đã tạo được sự chuyển biến về nhận thức đối với trách nhiệm của từng cán bộ, công chức, người lao động, các hoạt động được kiểm soát chặt chẽ bằng các quy trình tác nghiệp nên hoạt động của Sở từng bước đi vào nề nếp, công tác quản lý điều hành, xử lý công việc hàng
ngày khoa học hơn
Việc áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2008 vào hoạt động của các cơ quan hành chính sẽ mang lại một số tác dụng
cơ bản đó là: Các quy trình xử lý công việc được tiêu chuẩn hóa theo hướng khoa học, hợp lý, đúng luật, minh bạch và công khai; người đứng đầu kiểm soát được quá trình giải quyết công việc trong nội bộ của cơ quan để có chỉ đạo kịp thời; nâng cao hiệu lực và hiệu quả của công tác quản lý và cung cấp dịch vụ công theo mục tiêu cải tiến thường xuyên đáp ứng yêu cầu của tiêu chuẩn; củng cố được lòng tin, cải thiện mối quan hệ và hình ảnh của cơ quan hành chính Nhà nước đối với tổ chức và công dân Bên cạnh đó còn có các lợi ích cụ thể trong nội bộ cơ quan đó
Trang 4là: Tạo cơ hội xác định rõ người rõ việc, nâng cao hiệu suất giải quyết công việc; đồng thời có được cơ sở tài liệu để đào tạo và tuyển dụng công chức, viên chức; lãnh đạo không sa vào công tác sự vụ, ủy thác trách nhiệm nhiều hơn cho cấp thuộc quyền và có nhiều thời gian để đầu tư cho công tác phát triển cơ quan
2 Tồn tại
Tuy nhiên, việc áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN
ISO 9001:2008 vào hoạt động của sở gặp một số khó khăn:
Thứ nhất, phải thay đổi toàn bộ cách thức và phương pháp làm việc cũ ISO
9001 yêu cầu mọi thứ đều phải được viết thành văn bản và tuân thủ một cách nhất quán Có một số nội dung về ISO và công tác lưu trữ, cải cách hành chính chưa đồng bộ Do vậy, áp dụng phương pháp làm việc theo những quy trình của ISO là điều rất khó khăn
Thứ hai, chuẩn hóa và văn bản hóa hệ thống chất lượng Để áp dụng ISO
đầu tiên phải soạn thảo hệ thống các văn bản hoạch định hệ thống quản lý chất lượng Sau đó phải thường xuyên ghi chép, lập hồ sơ chất lượng một cách nghiêm túc, theo đúng các quy định đã đề ra Tuy nhiên, việc văn bản hóa quá trình làm việc nếu thái quá sinh ra “bệnh giấy tờ”, “bệnh quan liêu”, mà ta đang phải cải cách hành chính để giảm bớt các thủ tục, các giấy tờ không cần thiết
IV Giải pháp trong thời gian tới
Việc áp dụng mô hình khung HTQLCL theo Tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2015 để điều hành, quản lý vào hoạt động tại Sở là yêu cầu tất yếu Do vậy,
sở đã xây dựng kế hoạch Chuyển đổi áp dụng Hệ thống quản lý chất lượng theo Tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2008 sang TCVN ISO 9001:2015 tại Sở Lao động- Thương binh và Xã hội
Áp dụng phiên bản phù hợp HTQLCL theo tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2015 vào hoạt động các phòng chuyên môn nhằm tiếp tục đẩy mạnh cải cách thủ tục hành chính, hệ thống hóa quy trình xử lý công việc hợp lý, khoa học, phù hợp với quy định của pháp luật; xây dựng nền hành chính thống nhất, trong sạch, hiện đại, hiệu lực, hiệu quả
Trên đây là báo cáo đánh giá thực trạng tình hình áp dụng HTQLCL hiện hành của Sở so với yêu cầu của tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2015
Nơi nhận: GIÁM ĐỐC
- Sở KH và CN;
- Lãnh đạo sở;
- Các phòng chuyên môn;
- Đăng Website sở;
- Lưu: VT-VP
Rcom Sa Duyên