Đề tài: Hoàn thiện hệ thống thông tin quản lý tại Công ty Cổ Phần Kỹ Thuật SốSài Gòn CHƯƠNG II: CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ THỰC TRẠNG CỦA HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ TRONG CÔNG TY 2.1 Cơ sở lý luận
Trang 1Đề tài: Hoàn thiện hệ thống thông tin quản lý tại Công ty Cổ Phần Kỹ Thuật Số
Sài Gòn
CHƯƠNG II: CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ THỰC TRẠNG CỦA HỆ THỐNG THÔNG
TIN QUẢN LÝ TRONG CÔNG TY 2.1 Cơ sở lý luận
2.1.1 Các khái niệm cơ bản về hệ thống thông tin
2.1.1.1 Hệ thống
Một cách đơn giản và vắn tắt nhất, thì người ta hiểu : “Hệ thống là một tập hợpbao gồm nhiêu phần tử, có các mối quan hệ ràng buộc lẫn nhau và cùng hoạt độnghướng tới một mục đích chung”
Đặc trưng của hệ thống
Hệ thống gồm có các phần tử Các phần tử có thể rất đa dạng, có thể là nhữngđối tượng cụ thể, đôi khi lại là những đối tượng trừu tượng Như vậy các phần tử cóthể là rất khác biệt về bản chất, không những giữa các hệ thống khác nhau mà có thểngay trong cùng một hệ thống Các phần tử lại không nhất thiết là đơn giản, sơ đẳng,
mà thường là những thực thể phức tạp, khiến khi đi sâu vào chúng, ta lại phải xemchúng là các hệ thống Bởi thế, hệ thống thường có tính phân cấp
Giữa các phần tử trong hệ thống có các mối quan hệ: Các phần tử trong hệthống không phải là được tập hợp lại một cách ngẫu nhiên, rời rạc, mà giữa chúng luôntồn tại quan hệ (hay là các ràng buộc lẫn nhau), tạo thành một cấu trúc Các quan hệnày có thể là quan hệ ộn định, tồn tại lâu dài, cũng có thể là quan hệ bất thường tạmthời Nhưng khi xét tính tổ chức của hệ thống thì ta phải đề cập trước hết đến các quan
hệ ổn định lâu dài, nhưng ổn định ở đây không nhất thiết phải hiểu là hoàn toàn bấtbiến tĩnh tại Nên hiểu ổn định ở đây là biến động song vẫn dữ sự ổn định trong tổchức, trong các quan hệ giữa các phần tử, nghĩa là vẫn giữ cái bản chất, đặc trưng cốtlõi của hệ thống
Sinh viên: Dương Thị Ngọc Lan 1 Mã SV: 08D190025
Trang 2Sự biến động của hệ thống thể hiện trên hai mặt: Sự tiến triển tức là các phần tử
và các quan hệ có thể có phát sinh, có tăng trưởng, có suy thoái, có mất đi Sự hoạtđộng tức là các phần tử của hệ thống, trong các mối ràng buộc đã định, cùng cộng tácvới nhau để thực hiện một mục đích chung của hệ thống
Mục đích của hệ thống: Thường thể hiện ở chỗ hệ thống nhận những cái vào đểchế biến thành những cái ra nhất định Như vậy ta thấy là hệ thống phải ở trong mộtmôi trường, nó nhận cái vào từ môi trường đó và xuất cái ra trả lại môi trường đó
Các chức năng của hệ thống gồm ba thành phần hay ba chức năng cơ bản:
- Đầu vào: Gắn liên với việc thu thập dữ liệu đưa vào hệ thống xử lý Đây là
phần quan trọng của hệ thống nó phản ánh rất lớn tới kết quả đạt được của hệthống
- Xử lý: Thành phần này gắn liền với quá trình biến đổi đầu vào thành đầu ra.
- Đầu ra: gắn liền với công tác chuyển kết quả được tạo ra từ quá trình xử lý đến
đích cuối cùng
2.1.1.2 Hệ thống thông tin và các bộ phận cấu thành
Dữ liệu (data) là những mô tả về sự vật, con người và sự kiện trong thế giới mà
chúng ta gặp bằng nhiều cách thể hiện khác nhau Dữ liệu là các giá trị thô, chưa có ýnghĩa với người sử dụng Có thể là một tập hợp các giá trị mà không biết được sự liên
hệ giữa chúng
Thông tin (Information): Khái niệm thông tin hay tin tức là một khái niệm trừu
tượng, phi vật chất và rất khó được định nghĩa một cách chính xác Ở đây cung cấp haiđịnh nghĩa không chính thức về khái niệm thông tin như sau: Thông tin là ý nghĩađược rút ra từ dữ liệu thông qua quá trình xử lý (phân tích, tổng hợp,…), phù hợp vớimục đích cụ thể của người dùng Thông tin có thể gồm nhiều giá trị dữ liệu được tổchức sao cho nó mang lại một ý nghĩa cho một đối tượng cụ thể, trong một ngữ cảnh
cụ thể
Sinh viên: Dương Thị Ngọc Lan 2 Mã SV: 08D190025
Trang 3Hình2.1: Sơ đồ phản ánh thông tin
Hệ thống thông tin
Khái niệm: Hệ thống thông tin (Informatinon System) là tập hợp người, thủ tục
và các nguồn lực để thu thập, xử lý, truyền và phát thông tin trong một tổ chức Hệthống thông tin có thể là thủ công nếu dựa vào các công cụ như giấy, bút Hệ thốngthông tin hiện đại là hệ thống tự động hóa dựa vào máy tính (phần cứng, phần mềm)
và các công nghệ thông tin khác Ở đây chúng ta tìm hiểu hệ thống thông tin dưới kháiniệm là hệ thống thông tin hiện đại
Hình2.2: Sơ đồ hoạt động của hệ thống thông tin
Sinh viên: Dương Thị Ngọc Lan 3 Mã SV: 08D190025
nhậnThông tin
Nguồn bên trong
Xử lý các dữ liệu thô
Xử lýPhân phát
Nguồn bên ngoài
Thu thập-> Xử lý-> Phân phát
Lọc, cấu trúc hóa
Trang 4Các thành phần: Một hệ thống thông tin sử dụng con người, phần cứng, phầnmềm, mạng và các nguồn dữ liệu để thực hiện việc nhập, xử lý, xuất, lưu trữ, và kiểmsoát quá trình chuyển đổi dữ liệu thành sản phẩm thông tin.
Hệ thống thông tin bao gồm các thành phần (nguồn lực) chính:
- Con người: Con người là chủ thể điều hành và sử dụng hệ thống thông tin.
Nguồn lực con người ở đây được chia thành hai nhóm chính:
• Người xây dựng và bảo trì hệ thống ( đây là nhóm người làm nhiệm vụ phântích, lập trình, khảo sát, bảo trì) như: Phân tích viên hệ thống, lập trình viên,
kỹ thuật viên
• Nhóm sử dụng hệ thống: là các cấp quản lý (thiết lập các mục tiêu, xác địnhnhiệm vụ, tạo quyết đinh) Đây là những người thao tác và phát triển hệthống Các kế toán, nhân viên các phòng ban…
- Phần cứng: Gồm các thiết bị (vật lý) được sử dụng trong quy trình sử lý thông
tin Là các thiết bị hữu hình có thể nhing thấy, cầm nắm đươc
Ví dụ: Máy tính điện tử, hệ thống phần cứng mạng như: card mạng, modem,cáp mạng, hub, switch…
- Phần mềm: Phần mềm (chương trình máy tính) là tập hợp các chỉ lệnh theo
một trật tự nhất định nhằm điều khiển thiết bị phần cứng tự động thực hiện mộtcông việc nào đó Phần mềm được viết thông qua ngôn ngữ lập trình Một sốphần mền: Các phần mềm thông dụng trên máy tính các nhân, các phần mềm
hệ thống, các phần mềm ứng dụng đa năng hoặc chuyên dụng
- Dữ liệu: Cơ sở dữ liệu là thành phần rất quan trọng của nguồn lực dữ liệu Cơ
sở dữ liệu là một tập hợp dữ liệu có tổ chức, có liên quan được lưu trữ trên cácthiết bị lưu trữ thứ cấp (như băng, đĩa từ…) để có thể thảo mãn yêu cầu khaithác thông tin đồng thời của nhiều người sử dụng hay nhiều chương trình ứngdụng với mục đích khác nhau
Sinh viên: Dương Thị Ngọc Lan 4 Mã SV: 08D190025
Trang 5- Mạng: Mạng máy tính là một tập hợp các máy tính và thiết bị được nối với
nhau bằng các đường truyền vật lý theo một kiến trúc nào đó nhằm chia sẻ cáctiềm năng của mạng
Chất lượng của một hệ thống thông tin hoạt động tốt đối với tổ chức
Chất lượng của HTT phụ thuộc 3 yếu tố : tính nhanh chóng (speed - rapidity),tính tin cậy (reliability), tính toàn vẹn (integrity) và tính thích đáng (pertinence) Tínhnhanh chóng
HTTT xử lý thông tin quá khứ (lưu trữ) và hiện tại.HTTT phải giúp mỗi phần
tử của doanh nghiệp có thông tin có ích và nhanh nhất có thể được Tính nhanh chóngliên quan đến sự tiến bộ và sự phát triển của công nghệ mới về phần cứng, phần mềm(các bộ vi xử lý, mạng máy tính, Internet, cáp quang, v.v )
Tính tin cậy: Để đảm bảo tính tin cậy, HTTT xử lý và phát hiện các thôngtin sai lệch để chỉ luân chuyển các thông tin hợp thức Các kết quả xử lý đưa raluôn luôn đúng đắn, không phụ thuộc vào thời gian, điều kiện xử lý hoặc người xử lý
Tính toàn vẹn: Yêu cầu về tính toàn vẹn của dữ liệu thường gặp trong các hệquản trị cơ sở dữ liệu Chẳng hạn dữ liệu phải được lưu giữ an toàn, NSD không được
tự ý sửa đổi nếu không có quyền truy cập, v.v
Tính thích đáng HTTT thu nhận mọi thông tin đến nó và phải tìm được nhữngthông tin cần thiết cho sự hoạt động của tổ chức Việc chỉ lựa chọn những thông tinthích đáng, không dư thừa là một trong những nguyên lý cơ bản của lĩnh vực phân tích
và thiết kế
Vai trò của hệ thống thông tin đối với doanh nghiệp
HTTT nằm ở trung tâm của hệ thống tổ chức là phần tử kích hoạt các quyếtđịnh (mệnh lệnh, chỉ thị, thông báo, chế độ tác nghiệp, )
Hệ thống thông tin đóng vai trò trung gian giữa doanh nghiệp và môi trường,đảm bảo và duy trì mối quan hệ, tương tác giữa các thành phần trong doanh nghiệp vớicác thực thể bên ngoài
Sinh viên: Dương Thị Ngọc Lan 5 Mã SV: 08D190025
Trang 6Hệ thống thông tin có vai trò đối ngoại: thu thập thông tin từ môi trường ngoài,đưa thông tin ra môi trường ngoài
Ví dụ: thông tin về giá cả, thị trường, sức lao động, nhu cầu hàng hoá
Hệ thống thông tin có vai trò đối nội: làm cầu nối liên lạc giữa các bộ phận của
tổ chức, cung cấp và truyền thông tin cho hệ tác nghiệp, hệ quyết định trong doanhnghiệp
Ví dụ: Thông tin phản ánh tính trạng nội bộ của cơ quan tổ chức, thông tin vềtình trạng hoạt động kinh doanh của tổ chức…
Hệ thống thông tin trong doanh nghiệp là hệ thống thu thập, xử lý và cung cấpthông tin cho việc ra quyết định, kiểm soát Cung cấp cho hệ quyết định tất cả thôngtin cần thiết trong quá trình ra quyết định (các thông tin xuất phát từ môi trường hoặc
từ hệ tác nghiệp)
Hệ thống thông tin có vai trò chuyển các thông tin từ hệ quyết định cho hệ tácnghiệp và môi trường bên ngoài Hoạt động hệ tổ chức được đánh giá tốt hay xấu tùythuộc vào chất lượng của việc xử lý, sự phù hợp của hệ thông tin
Hình 2.3: Vai trò, nhiệm vụ của HTTT trong DN Sinh viên: Dương Thị Ngọc Lan 6 Mã SV: 08D190025
Trang 7(Nguồn: Giáo trình phân tích thiết kế hệ thống – Tô Văn Nam – Vụ giáo dục
Khía cạnh mục đích chính đặt ra đối với doanh nghiệp: “Truyền đạt thông tincho những người có liên quan (nhân viên) dưới dạng thích hợp và đúng đắn để đề raquyết định hoặc cho phép thi hành một công việc
HTTTQL cũng được định nghĩa theo cách khác : Là một hệ thống tích hợp
“người-máy” tạo ra thông tin giúp con người trong sản xuất, quản lý và ra quyết định.HTTTQL sử dụng các thiết bị tin học, các phần mềm, cơ sở dữ liệu, các mô hình phântích, lập kế hoạch, kiểm tra và ra quyết định
Mục tiêu của HTTTQL
HTTTQL phải có chức năng thu nhận, xử lý và phân phát thông tinđúng lúc đúng nơi nhận Đồng thời HTTTQL phải được thiết kế sao cho XN quản lýtối ưu các nguồn thông tin
Trang 8- Phân hệ hay còn gọi là lĩnh vực quản lý (management domain) nhóm
các hoạt động có cùng một mục tiêu trong nội bộ một đơn vị, như sản xuất,kinh doanh, hành chính, kế toán, nghiên cứu
- Dữ liệu (data) là cơ sở của thông tin Nói đến thông tin là nói đến dữ liệu Dữ
liệu nhận giá trị trong một miền xác định
- Mô hình quản lý bao gồm tập hợp các thủ tục, quy trình và phương pháp đặc
thù cho mỗi phân hệ Mô hình quản lý và dữ liệu luân chuyển trong phân hệphục vụ các quy tắc quản lý
- Quy tắc quản lý, hay công thức tính toán, cho phép biến đổi hoặc xử lý dữ liệu
phục vụ cho mục tiêu đã xác định
2.1.1.4 Quy trình phát triển của hệ thống thông tin quản lý
Mọi hệ thống đều phải trải qua sự khởi đầu, triển khai, xây dựng, khai thác, bảodưỡng và kết thức Người ta gọi đó là vòng đời của hệ thống, nếu ta chỉ nhấn mạnhđến sự triển khai và xây dựng thì gọi đó là sự phát triển của hệ thống
Trong giới hạn của đề tài khóa luận này, tác giả sẽ đi đến giải quyết vấn đềhoàn thiện hệ thống theo hướng là phân tích một hệ thống hay một vấn đề hiện tại đểcải tiến hệ thống đang tồn tại hoặc thiết kế và cài đặt hệ thống mới
Một số khái niệm được dùng trong quá trình phân tích và thiết kế
- Phân tích:
Sơ đồ luồng thông tin: Sơ đồ luồng thông tin IFD (information flow diagram)
dùng để mô tả hệ thống thông tin dưới dạng động ,tức là ta sẽ mô tả sự di chuyển các
dữ liệu, các xử lý liên quan đến công tác quản lý dưới dạng sơ đồ
Mô hình phân rã chức năng (BFD – Business Function Diagram): là công cụ
biểu diễn việc phân rã có thứ bậc đơn giản các công việc cần thực hiện Mỗi công việcđược chia ra làm các công việc con, số mức chia ra phụ thuộc kích cỡ và độ phức tạpcủa hệ thống
Sinh viên: Dương Thị Ngọc Lan 8 Mã SV: 08D190025
Trang 9Sơ đồ luồng dữ liệu: Sơ đồ luồng dữ liệu dùng để mô tả chính hệ thống
thông tin như sơ đồ luồng thông tin nhưng trên góc độ trừu tượng Trên sơ đồ chỉbao gồm các luồng dữ liệu, các xử lý, các lưu trữ dữ liệu nhưng không hề quan tâm tớinơi, thời điểm và đối tượng chịu trách nhiệm xử lý Sơ đồ này chỉ đơn thuần mô tả hệthống thông tin làm gì và để làm gì
Trình tự xây dựng sơ đồ luồng dữ liệu:
Bước 1: Xây dựng mô hình luồng dữ liệu mức khung cảnh (mức 0) Mô hìnhluồng dữ liệu mức khung cảnh gồm một chức năng duy nhất biểu thị toàn bộ hệ thốngđang nghiên cứu, chức năng này được nối với mọi tác nhân ngoài của hệ thống Cácluồng dữ liệu giữa chức năng và tác nhân ngoài chỉ thông tin vào và ra của hệ thống
Bước 2: Xây dựng mô hình luồng dữ liệu mức đỉnh (mức 1) Với mức đỉnh cáctác nhân ngoài của hệ thống ở mức khung cảnh được giữ nguyên với các luồng thôngtin vào ra Hệ thống được phân rã thành các chức năng mức đỉnh là các tiến trình chínhbên trong hệ thống theo mô hình phân rã chức năng mức 1 Xuất hiện thêm các kho
dữ liệu và luồng thông tin trao đổi giữa các chức năng mức đỉnh
Bước 3: Xây dựng mô hình luồng dữ liệu mức dưới đỉnh (mức 2 và dưới 2) Ởmức này thực hiện phân rã đối với mỗi chức năng của mức đỉnh Khi thực hiện mứcphân rã này vẫn phải căn cứ vào mô hình phân rã chức năng để xác định các chứcnăng con sẽ xuất hiện trong mô hình luồng dữ liệu Việc phân rã có thể tiếp tục chođến khi đủ số mức cần thiết Khi phân rã các chức năng phải đảm bảo tất cả các luồngthông tin vào ra ở chức năng mức cao phải có mặt trong các chức năng mức thấp hơn
và ngược lại
- Thiết kế:
Thiết kế cơ sở dữ liệu mức vật lý sang cơ sở dữ liệu mức logic
Sơ đồ mối quan hệ giữa các thực thể
2.1.2 Cơ sở lý luận về hệ thống thông tin quản lý nhân sự
Nhân lực
Sinh viên: Dương Thị Ngọc Lan 9 Mã SV: 08D190025
Trang 10Hiện nay có nhiều quan điểm khác nhau về nguồn nhân lực Theo Liên HợpQuốc thì “Nguồn nhân lực là tất cả những kiến thức, kỹ năng, kinh nghiệm, năng lực
và tính sáng tạo của con người có quan hệ tới sự phát triển của mỗi cá nhân và của đấtnước”
Ngân hàng thế giới cho rằng: nguồn nhân lực là toàn bộ vốn con người bao gồm thểlực, trí lực, kỹ năng nghề nghiệp… của mỗi cá nhân
Như vậy, ở đây nguồn lực con người được coi như một nguồn vốn bên cạnh cácloại vốn vật chất khác
Theo tổ chức lao động quốc tế thì: Nguồn nhân lực của một quốc gia là toàn bộnhững người trong độ tuổi có khả năng tham gia lao động Nguồn nhân lực được hiểutheo hai nghĩa: Theo nghĩa rộng, nguồn nhân lực là nguồn cung cấp sức lao động chosản xuất xã hội, cung cấp nguồn lực con người cho sự phát triển Do đó, nguồn nhânlực bao gồm toàn bộ dân cư có thể phát triển bình thường Theo nghĩa hẹp, nguồnnhân lực là khả năng lao động của xã hội, là nguồn lực cho sự phát triển kinh tế xã hội,bao gồm các nhóm dân cư trong độ tuổi lao động, có khả năng tham gia vào lao động,sản xuất xã hội, tức là toàn bộ các cá nhân cụ thể tham gia vào quá trình lao động, làtổng thể các yếu tố về thể lực, trí lực của họ được huy động vào quá trình lao động
Kinh tế phát triển cho rằng: nguồn nhân lực là một bộ phận dân số trong độ tuổiquy định có khả năng tham gia lao động Nguồn nhân lực được biểu hiện trên hai mặt:
về số lượng đó là tổng số những người trong độ tuổi lao động làm việc theo quy địnhcủa Nhà nước và thời gian lao động có thể huy động được từ họ, về chất lượng, đó làsức khoẻ và trình độ chuyên môn, kiến thức và trình độ lành nghề của người lao động.Nguồn lao động là tổng số những người trong độ tuổi lao động quy định đang tham gialao động hoặc đang tích cực tìm kiếm việc làm Nguồn lao động cũng được hiểu trênhai mặt: số lượng và chất lượng
Dưới góc độ của Kinh tế Chính trị có thể hiểu: nguồn nhân lực là tổng hoà thểlực và trí lực tồn tại trong toàn bộ lực lượng lao động xã hội của một quốc gia, trong
đó kết tinh truyền thống và kinh nghiệm lao động sáng tạo của một dân tộc trong lịch
Sinh viên: Dương Thị Ngọc Lan 10 Mã SV:
08D190025
Trang 11sử được vận dụng để sản xuất ra của cải vật chất và tinh thần phục vụ cho nhu cầu hiệntại và tương lai của đất nước
Trong thời đại ngày nay, con người được coi là một ''tài nguyên đặc biệt'', mộtnguồn lực của sự phát triển kinh tế Bởi vậy việc phát triển con người, phát triểnNguồn nhân lực trở thành vấn đề chiếm vị trí trung tâm trong hệ thống phát triển cácnguồn lực Chăm lo đầy đủ đến con người là yếu tố bảo đảm chắc chắn nhất cho sựphồn vinh, thịnh vượng của mọi quốc gia
Quản trị nhân sự (hay còn gọi là quản lý con người)
“Quản trị nhân sự hay quản lý con người trong một tổ chức là cả một quá trìnhxây dựng và thực hiện các hành động-những cái tác động đến nhân viên để khơi gợi và
sử dụng hiệu quả trình độ và khả năng của mọi cá nhân nhằm giúp tổ chức đạt đượcthành công, đạt được mục tiêu đề ra, tuy nhiên phải đảm bảo rằng lợi ích của từng cánhân phải được đảm bảo, hài hòa với lợi ích tổ chức”
Nhiệm vụ của Quản Trị Nhân sự:
Quản trị nhân sự là công việc của tất cả các cấp lãnh đạo, từ lãnh đạo cấp caođến cấp thấp trong bất kỳ phòng ban nào, bởi lẽ họ đều có nhân viên cấp dưới để quản
lý Ngày nay, vai trò của bộ phận phòng nhân sự không còn giống như trước là có thểquyết định tất cả mọi vấn đề liên quan đến nhân sự như quyết định xét tuyển, sa thải…
mà thay vao đó là vai trò tham mưu, tư vấn, hỗ trợ các bộ phận khác Bộ phận nhân sựngày nay có những nhiệm vụ chính sau đây:
Xây dựng chính sách : Bộ phận nhân sự có nhiệm vụ nghiên cứu, phân tích vềnguồn nhân lực, là cơ sở để hoạch định chiến lược nhân sự trong công ty Đồng thờixây dựng các nội quy, quy định nơi làm việc, các chính sách về khen thưởng, xử lý viphạm… để các phòng ban, bộ phận khác tuân theo
Sinh viên: Dương Thị Ngọc Lan 11 Mã SV:
08D190025
Trang 12Cung cấp dịch vụ :Bộ phận nhân sự thực hiện, phối hợp với các bộ phận kháctrong doanh nghiệp những công việc liên quan đến nhân sự như: phân tích công việc,tuyển dụng, đào tạo, quản trị lương, thưởng, bảo hiểm, an toàn và y tế…
Là một nhà tư vấn: Một nhiệm vụ quan trọng của bộ phận nhân sự đó là đưa racác lời khuyên, cố vấn cho các bộ phận khác khi họ đang gặp khó khăn về mặt nhân sựnhư nhân viên chán nản với công việc, mâu thuẫn giữa cấp trên và nhân viên trongcùng bộ phận…
Kiểm tra: Thường xuyên kiểm tra xem các trưởng bộ phận có thực hiện cácchính sách nhân sự đề ra hay không, kiểm tra, tìm hiểu nguyên nhân các vấn đề nhưkhiếu nại, lý do nhân viên xin nghỉ… Kiểm tra, thường xuyên thúc đẩy các trưởng bộphận chăm lo quản lý tốt nhân viên của mình
2.2 Đánh giá và phân tích thực trạng hệ thống thông tin quản lý tại Công ty Cổ Phần Kỹ Thuật Số Sài (14-16 trang)
2.2.1 Mô tả về hệ thống đang tồn tại
- Địa chỉ : Số 154 - Phố Yên Duyên - Phường Yên Sở - Q.Hoàng Mai -TP Hà
và phát triển mạnh mẽ
Tình hình hoạt động kinh doanh trong 3 năm gần đây:
Kết quả kinh doanh qua các năm 2007-2010
Sinh viên: Dương Thị Ngọc Lan 12 Mã SV:
08D190025
