ĐĂNG KÝ SỬ DỤNG VBR: Cổng đăng ký: https://register.businesssolutions.visa.com/sacombank/vbr Lưu ý: Khách hàng cần sử dụng email Cấp quản lý tại doanh nghiệp để đăng ký do sẽ được hệ th
Trang 1HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG CÔNG CỤ QUẢN LÝ CHI TIÊU THẺ TRỰC TUYẾN (VISA BUSINESS REPORTING)
Sacombank Visa Business Reporting (VBR) là một công cụ báo cáo dành riêng cho Khách hàng
Sacombank có sử dụng Thẻ doanh nghiệp Khách hàng có thể đăng ký sử dụng công cụ thông qua
đường link ngân hàng cung cấp và chủ động cập nhật thêm người dùng/ thẻ
A ĐĂNG KÝ SỬ DỤNG VBR:
Cổng đăng ký: https://register.businesssolutions.visa.com/sacombank/vbr
Lưu ý: Khách hàng cần sử dụng email Cấp quản lý tại doanh nghiệp để đăng ký do sẽ được hệ
thống cấp quyền quản trị (Business Administrator – đây là phân quyền cao nhất, có thêm chức
năng quản lý các người dùng khác của doanh nghiệp)
Bước 1: Sử dụng trình duyệt trên máy tính vào đường dẫn Ngân hàng cung cấp để đăng ký:
Các thông tin cần thiết:
• Email của cấp quản lý,
• Thẻ doanh nghiệp đã kích hoạt
Nhập liệu email -> nhấn Đăng ký (Register)
Trang 2Bước 2: Màn hình giới thiệu tổng quan 360 về VBR, Điều kiện và điều khoản sử dụng dịch vụ,
nhấn Bắt đầu (Get Started)
Bước 3: Nhập liệu thông tin đăng ký:
Trang 3Có 4 vùng thông tin:
• Thông tin cá nhân (Personal information): nhập họ và tên, email, số điện thoại (cấp
quản lý)
• Thông tin thẻ: nhập thông tin Thẻ doanh nghiệp cần sử dụng VBR (Khách hàng có thể
sử dụng thông tin thẻ ghi nợ/ hoặc thẻ tín dụng doanh nghiệp theo nhu cầu) Trường
Trang 4hợp Doanh nghiệp có nhu cầu sử dụng VBR nhiều thẻ doanh nghiệp, có thể nhập trước
1 thẻ bất kỳ, các thẻ còn lại có thể được bổ sung sau hoàn tất đăng ký
• Thông tin địa chỉ (Billing Address): nhập thông tin địa chỉ của Doanh nghiệp
• Tên doanh nghiệp: nhập tên Doanh nghiệp
Sau khi hoàn tất nhập liệu, đồng ý các Chính sách, Điều kiện, Điều khoản, nhấn Xác nhận
thông tin (Begin validation)
Bước 4: Hệ thống hiển thị màn hình nhập thêm thẻ, Chọn Không (No) (Khách hàng chỉ có 1 Thẻ
doanh nghiệp hoặc sẽ bổ sung thêm thẻ sau) hoặc chọn Có (Yes) để đăng ký thêm thẻ,
sau đó nhấn Gửi (Submit) hoàn tất đăng ký
Hoàn tất đăng ký, kết quả đăng ký và thông tin đăng nhập sẽ được hệ thống gửi tự động đến
email đã đăng ký trong vòng 24~36 giờ
Bước 5: Nhận email thông báo Tài khoản VBR mới:
Khách hàng sẽ nhận được email tự động từ hệ thống thông báo kèm thông tin đăng nhập
như mẫu bên dưới
From: " system@intellilink.visa.com " < system@intellilink.visa.com >
Date: May 22, 2021 at 23:30:07 GMT+7
To: <email_capquanly@congty.com>
Subject: Visa Business Reporting New User Account
Reply-To: donotreply@intellilink.visa.com
Trang 5
Dear Nguyen Nguyen,
Congratulations! Your Visa Business Reporting account has been approved and set up
Your temporary password is: a8BC7DEF
To login for the first time, please follow the following steps:
1 Click on this link: https://commercial.visaonline.com/
2 Enter your email address in the "Email Address" field
3 Enter the temporary password indicated above and click on “Login”
4 Follow instructions on the screen to create a new password
5 You will then be prompted to select and provide answers to four identity questions
6 Review and accept the "Terms of Use"
7 Use your email address and NEW password to access VBR
Reminder: To access VBR directly, please bookmark https://commercial.visaonline.com/ for
future use
Online Help can be found in the right hand top corner of any screen If you have any questions
about the information provided, please contact your Financial Institution
This is an automated e-mail Please do not reply to this message The information
contained in this transmission is confidential It is intended only for the use of the
individual or entity named above If you, the reader of this message, are not the intended
recipient, you are hereby notified that any dissemination, distribution or copying of this
communication is strictly prohibited If you have received this communication in error
please delete it promptly and contact your financial institution immediately
Bước 6: Đăng nhập lần đầu và cài đặt mật khẩu, câu hỏi bảo mật:
Truy cập trang web VBR: https://commercial.visaonline.com (Khách hàng có thể lưu lại
(bookmark) đường dẫn này để sử dụng cho các lần truy cập sau)
• Username: email đã đăng ký
• Password: là mật khẩu tạm thời trên email Thông báo
Trang 6Bước 7: Khách hàng cập nhật mật khẩu và bộ câu hỏi bảo mật để bắt đầu sử dụng công cụ
Tại màn hình tạo mật khẩu mới (Create Your Password)
• Khách hàng nhập lại mật khẩu tạm thời (trên email) tại ô Re-enter temporary password
• Nhập mật khẩu mới (New Password) và xác nhận mật khẩu mới (Confirm Password) Lưu ý:
mật khẩu chính thức có độ dài từ 8-64 ký tự và cần bao gồm tối thiểu 1 ký tự thường (lowercase),
một ký tự in hoa (uppercase), một chữ số (numeric) và một ký tự đặc biệt (special character)
sau đây ! @ # $ % ^ & *, không sử dụng tên đăng nhập làm mật khẩu
• Sau khi hoàn tất nhập liệu mật khẩu, Khách hàng nhấn Tiếp tục (Continue) để tiếp tục cập nhật
câu hỏi bảo mật
• Khách hàng lựa chọn 4 câu hỏi khác nhau trong danh sách và nhập đáp án tương ứng Câu hỏi
bảo mật được sử dụng khi Khách hàng đăng nhập trên thiết bị mới/ sử dụng chức năng quên
Trang 7mật khẩu Sau khi hoàn tất khai báo câu hỏi bảo mật, Khách hàng nhấn đăng nhập (Login) để
tiếp tục
Lưu ý: nếu nhập sai mật khẩu/ trả lời sai câu hỏi bảo mật quá 3 lần tài khoản của Khách hàng sẽ
bị khóa
• Khi đăng nhập lần đầu, Khách hàng cần xem, đồng ý (Accept) Điều kiện sử dụng để tiếp tục:
Bước 8: Truy cập VBR bằng cách nhấn Dịch vụ của tôi (My Services) chọn Visa Business
Reporting ở màn hình Tổng quan (Overview)
Ghi chú: tại màn hình này Khách hàng có tài khoản quản trị doanh nghiệp (Business
Administrator) có thể đăng ký thêm thẻ tại bằng cách nhấn vào Quick Link: ENROLL
ADDITIONAL CARDS TO VBR
(1)
Trang 8Sau khi hoàn tất tạo tài khoản người dùng đầu tiên trên VBR của Doanh nghiệp, Khách hàng có
thể đăng ký bổ sung thêm các tài khoản sử dụng VBR Chi tiết theo Mục 6 Phần C Hướng dẫn sử
dụng này
B CÁC CHỨC NĂNG CHÍNH CỦA VBR:
I Chức năng theo kênh sử dụng:
Kênh sử dụng Chức năng
Trình duyệt máy tính
Trình duyệt trên thiết bị di động
Ứng dụng trên thiết bị di động Đăng ký tài khoản VBR/ thêm mới thẻ/
Chức năng liên quan giao dịch:
• Thêm ghi chú, chứng từ giao dịch;
• Phân bổ giá trị giao dịch và nhiều
danh mục chi tiêu;
• Thêm mới danh mục chi tiêu
Xem lịch sử giao dịch
Xem báo cáo, thông báo định lịch Có Không Không
II Chức năng theo nhóm quyền:
• Nhóm quyền quản trị doanh nghiệp (Business Administrator): sử dụng được tất cả chức năng,
tra cứu được toàn bộ thẻ đã đăng ký VBR của doanh nghiệp, đồng thời có thêm chức năng
quản lý người dùng (cấp mới, điều chỉnh, hủy bỏ các user khác của cán bộ nhân viên doanh
nghiệp hoặc tài khoản cấp cho Bên thứ 3)
• Nhóm quyền người sử dụng thẻ (Business CardHolder): có thể sử dụng được các chức năng
tra cứu, báo cáo, quản lý giao dịch (gồm bổ sung chứng từ, ghi chú lên từng giao dịch) phát
sinh bởi thẻ của mình
(2)
Trang 9• Nhóm quyền kiểm soát (Business Auditor): chỉ có chức năng tra cứu, xem thông tin toàn bộ
thẻ đã đăng ký VBR của Doanh nghiệp
C CHI TIẾT CÁC CHỨC NĂNG THEO KÊNH SỬ DỤNG
I Trình duyệt trên máy tính:
1 Hồ sơ của tôi (My Profile)
• Xem, điều chỉnh thông tin cá nhân của chính tài khoản đang sử dụng, các thông tin được
phép điều chỉnh:
o Họ và tên (Last/ First Name),
o Mã số nhân viên (Employee ID),
o Ngôn ngữ, múi giờ, số điện thoại cơ quan (Language, Time Zone, Phone Number)
• Xem thông tin đăng nhập, thay đổi mật khẩu gần nhất (Last Login/ Password Change
Date)
• Cài đặt trang hiển thị đầu tiên (Landing Page) khi truy cập VBR
VD: Khách hàng muốn khi truy cập VBR sẽ hiển thị ngay màn hình bảng điều khiển - biểu đồ sẽ chọn Landing Page là Dashboard
2 Bảng điều khiển báo cáo (Dashboard)
(1)
(2)
Trang 10Khách hàng nhấn vào Add Chart để thêm biểu đồ mới Chọn loại biểu đồ tại ô Chart Metric,
có 2 nhóm biểu đồ:
Doanh số, số lượng giao dịch chi tiêu Thẻ theo:
• Thẻ (Spend by Card)
• Tháng (từng thẻ/ tất cả các thẻ) (Company or Card Spend by Month)
• Danh mục chi phí (Spend by Expense Categories)
• Đơn vị chấp nhận thẻ (Spend by Merchants)
• Danh mục của Công ty (Spend by My Categories)
• Giao dịch không qua thẻ (Non-Card Transactions)
Xu hướng giao dịch (so sánh dữ liệu kỳ hiện tại và kỳ liền trước tương ứng) theo:
• Danh mục chi phí (Trend by Expense Categories)
• Danh mục của Công ty (Trend by My Categories)
• Đơn vị chấp nhận thẻ (Trend by Merchants)
• Thẻ (Trend by Card)
Trang 113 Thông báo chi tiêu thẻ (Notifications)
• Quản lý danh mục chi tiêu (Expense Category), tạo mới các danh mục chi tiêu theo nhu
cầu
• Thiết lập định mức chi tiêu:
o Tổng giao dịch theo danh mục (Category)
o Từng giao dịch (Transaction)
Trường hợp Tổng giao dịch của doanh mục/ giá trị 1 giao dịch trong khoản thời gian/ 1 kỳ
hóa đơn vượt định mức sẽ hiển thị thông tin
Cho phép lập lịch thông báo trong tương lai
4 Quản lý, phân loại giao dịch (Manage Transaction)
Trang 12a Tra cứu giao dịch
• Tìm kiếm giao dịch ở ô tìm kiếm (Search Transaction) theo:
o Tên người sử dụng thẻ (Cardholder Name)
o Tên Đơn vị chấp nhận thẻ (Merchant Name)
o Giá trị giao dịch (Billing Amount)
• Có thể bổ sung thêm bộ lọc ở Tìm kiếm nâng cao (nhấn vào Advanced Search) gồm:
o Thời giao giao dịch (Start Date, End Date)
o Giá trị giao dịch (Amount)
o Danh mục chi tiêu (Category)
o Đơn vị chấp nhận thẻ (Merchant)
b Bổ sung thông tin giao dịch:
Khách hàng bấm vào ô vuông (check box) ngay trước mỗi giao dịch, sau đó bấm Tùy
chọn (Option) để bổ sung thông tin cho giao dịch gồm:
• Bổ sung ghi chú (Note): Khách hàng có thể bổ sung nhiều ghi chú (mỗi ghi chú lên
đến 2000 ký tự)
(1)
(2)
Trang 13• Bổ sung chứng từ đính kèm (Attachment): Có thể bổ sung hình ảnh, file scan (hóa đơn, chứng từ liên quan), email trao đổi, (các định dạng tệp hỗ trợ: DOC, DOCX, XLS, XLSX, PDF, TXT, OFT, HTM, HTML, MHT, MHTML, RTF, ZIP, GIF, PNG, JPG, JPEG, MSG, EML, TIF, TIFF, and BMP, tổng dung lượng chứng từ đính kèm cho 1 giao dịch không vượt quá 5MB)
• Phân loại giao dịch theo Danh mục chi tiêu (Categorize) hoặc phân bổ (số tiền/ tỷ lệ phần trăm) một giao dịch vào nhiều Danh mục chi tiêu (Split Transaction)
5 Báo cáo (Reports)
Tạo (Run), lập lịch (Schedule) các loại báo cáo giao dịch theo:
• Thẻ sử dụng (Cardholder Report)
• Danh mục chi tiêu (Expense Category Report)
• Đơn vị chấp nhận thẻ (Merchant Report)
• Danh mục do chính tài khoản đang sử dụng khởi tạo (My Category Report)
• Các giao dịch không ghi nhận cho thẻ (Non-Card Transaction Report)
Trang 146 Quản trị (Administration)
Gồm 2 chức năng quản trị:
• Xuất Danh sách thẻ của công ty đăng ký VBR (Export Card Account List)
• Quản lý người sử dụng VBR (Manage Users, chỉ dành cho tài khoản có nhóm quyền
quản trị - Business Administrator)
o Khách hàng nhấn vào thêm mới tài khoản (Add User) để tạo thêm tài khoản người
dùng sử dụng VBR
Trang 15Điền các thông tin về người dùng (User Information), nhóm quyền (User Privilege) và
ưu tiên hiển thị (Landing Page)
Lưu ý: Tại mục Cơ cấu (Organization) Khách hàng cần chọn:
✓ Tên doanh nghiệp để chọn nhóm quyền (Role) Quản trị (Business Administrator)
hoặc Kiểm soát (Business Auditor)
✓ Số thẻ doanh nghiệp để chọn nhóm quyền (Role) Người sử dụng thẻ (Business
Cardholder)
Sau khi hoàn tất nhập liệu, nhấn Thêm người dùng (Add User) để hoàn tất hoặc nhấn
Nhập lại từ đầu (Reset Form) để nhập lại
Ghi chú: Khi đã tạo mới user Thành công, hệ thống sẽ thông báo mật khẩu tạm thời
ngay trên màn hình tạo tài khoản, đồng thời gửi email Thông báo đến người sử dụng
theo địa chỉ email mới được đăng ký Người sử dụng mới hoàn tất các bước để sử
dụng VBR theo hướng dẫn tại Phần A (chỉ thực hiện từ Bước 5 trở đi)
o Khách hàng nhấn Tìm kiếm (Search) để hiển thị danh sách tất cả người dùng VBR
của Doanh nghiệp hoặc có thể tìm kiếm người dùng cụ thể theo địa chỉ email, Họ/ tên
Nhấn vào tài khoản người dùng (Username) để cập nhật thông tin tài khoản
Trang 16Các thông tin được phép điều chỉnh:
✓ Họ và tên (Last/ First Name),
✓ Mã số nhân viên (Employee ID),
✓ Ngôn ngữ, múi giờ, số điện thoại cơ quan (Language, Time Zone, Phone Number)
✓ Cài đặt trang hiển thị đầu tiên (Landing Page) khi truy cập VBR
✓ Cập nhật trạng thái tài khoản (Change Account Status): hoạt động (Active); khóa (Disabled)
✓ Hỗ trợ khởi tạo lại mật khẩu (Manage password), câu hỏi bảo mật (Manage Identity Questions)
✓ Điều chỉnh/ Bổ sung nhóm quyền của người dùng (Add New Privilege) Sau khi Bổ sung/ Điều chỉnh, Khách hàng nhấn Gửi (Submit) để hoàn tất
Trang 17II Ứng dụng trên thiết bị di động (Visa Biz Receipt):
1 Tải, đăng nhập ứng dụng
a Tải ứng dụng:
Khách hàng tìm kiếm trên Kho ứng dụng (Apps Store) theo tên Visa Biz Receipt hoặc
sử dụng đường dẫn bên dưới để tải ứng dụng về thiết bị di động
Visa Biz Receipt
Đường dẫn tải ứng dụng theo hệ điều hành:
• Android: https://play.google.com/store/apps/details?id=com.visa.businessreceipts
• iOS: https://apps.apple.com/us/app/biz-receipts/id1180714846
(hỗ trợ hệ điều hành iOS 13/ Android 9 trở lên)
b Đăng nhập:
Sau khi cài đặt ứng dụng thành công, Khách hàng sử dụng thông tin Đăng nhập VBR để
đăng nhập vào ứng dụng
Lưu ý: ở lần đăng nhập đầu tiên, Khách hàng cần đọc, đồng ý (Accept) Điều kiện sử dụng
để bắt đầu sử dụng ứng dụng Màn hình mặc định khi đăng nhập là màn hình Danh sách
giao dịch (Transactions), Khách hàng có thể nhấn vào để chuyển sang các màn
hình khác
Trang 182 Các chức năng chính
a Nhận thông báo khi phát sinh giao dịch (Notification)
Cài đặt thông báo:
Bước 1: Khách hàng nhấn ở góc trái màn hình để hiển thị danh sách Menu, chọn
Cài đặt (Settings)
Bước 2: Bật/ Tắt thông báo giao dịch thẻ (Notifications Enabled, với là Bật)
Bước 3: Cài đặt thẻ nhận thông báo giao dịch (Notifications Enabled for, nhấn vào Thẻ
cần bật thông báo, với là Bật )
b Tra cứu, bổ sung thông tin cho giao dịch
Có 02 cách để Khách hàng bổ sung thông tin cho giao dịch:
(1) Nhấn trực tiếp vào thông báo giao dịch, hoặc
Trang 19(2) Nhấn vào giao dịch trên danh sách giao dịch (Transactions)
Các chức năng tại màn hình chi tiết giao dịch:
• Phân giao dịch vào Danh mục chi tiêu (Categories)
• Đính kèm chứng từ giao dịch (Attachment)
• Bổ sung ghi chú giao dịch (Notes)
• Phân bổ giao dịch nhiều Danh mục chi tiêu theo giá trị hoặc tỷ lệ phần trăm:
Sau khi đã Phân giao dịch vào một Danh mục chi tiêu, Khách hàng có thể phân bổ
1 phần giá trị giao dịch vào một Danh mục khác bằng cách nhấn Phân giao dịch
(Split)