Tài liệu Public Folder trong Exchange 2003 (Phần I) ppt

Public Folder trong Exchange 2003 Phần I Trong bài viết này tôi xin hướng dẫn các bạn hiểu một cách cơ bản về Public Folder trong Exchange 2003 và cách thiết lập và bảo mật chúng trong

Public Folder trong Exchange 2003 (Phần I)

Trong bài viết này tôi xin hướng dẫn các bạn hiểu một cách cơ bản về Public Folder trong Exchange 2003 và cách thiết lập và bảo mật chúng trong

Exchange server 2003

Public Folders là gì ?

Đối với người quản trị thì public folder là cơ sở dữ liệu riêng rẽ

Tại hình trên chúng ta có thể nhìn thấy Exchange databases trên 1 Exchange 2003 standard server File priv1 database có 2 dạng là EDB và STM file, pub1 database chứa đựng các public folder Database trong Exchange 2000

và trong Exchange 2003 > Sp2 được giới hạn là 16Gb, nhưng trong thực tế sử dụng ngày này thì 16Gb quả thực là không nhiều tuy nhiên hầu hết các mail đều được đưa vào user mailbox điều này có nghĩa là Database public folder

sẽ để trống

Public folder chứa đựng các dạng folder giống nhau mà bạn có thể truy cập và sử dụng chúng qua Outlook và bạn có thể giữ mail tạo lịch và lưu trữ các thông tin trong đó Bạn có thể thiết lâp bảo mật cho những folder này bằng cách chỉ cho một số user mới có quyền truy cập và sử dụng những folder này

Tạo Public folders

Ta có thể tạo Public folder qua Exchange system manager hay outlook clinet

Trong outlook 2003 bạn chọn vào Folder list sau đó right click và chọn New folder

Với Exchange system manager bạn chỉ có thể tạo mail items như Inbox và send items folders trong khi outlook có thể tạo các kiểu folders khác nhau như Calendar items

Bạn có thể tạo các public folder sử dụng Outlook Web Access.

Bảo mật Public Folders

Public folder có 2 cơ chế bảo mật là : Administrator và clients access

Bảo mật public folder Administrator chỉ có thể được tạo trên Exchange system manager, nó cho phép bạn chọn những Exchange Administrators nào có thể quản lý và sử dụng Database của public folder (hay còn gọi là Infomation store)

Ở hầu hết các trường hợp trong môi trường công ty vừa và nhỏ thì điều cần thiết nhất là bạn thiết lập các client permission

không phải cho Administrative, các thiết lập này bạn có thể tạo bằng Outlook client và Exchange system manager nhưng không phải cho Outlook web Access client

Hình trên là các thiết lập bảo mật mặc định khi chúng ta tạo các public folder, bạn có thể thiết lập cho các user khác

có thể sử dụng public folder này nhưng bị hạn chế ví dụ như: read only

Sử dụng Public folder như một nơi để chứa Mail

Thay vì bạn move mail items tới những folder trong mailbox của bạn, bạn có thể move chúng tới Public folder

Bằng cách này những items của chúng ta có thể dùng cho các user khác trong công ty nếu như chúng ta thiết lập thêm các permissions

Nếu bạn lo lắng về giới hạn của Mailbox bạn có thể tạo public folder cho những user đặc biệt cần sử dụng đến nhiều dung lượng và bạn chỉ cần gán thêm các permission cho các folder này

Company Contact folder

Việc lưu trữ Contacts trong Active Directory là giải pháp chuẩn, nhưng nó cũng có một vài thiếu sót trong đó Bạn cần phải đào tạo cho những người không biết sử dụng và điều khiển Active Directory Users and Computers và phải thiết lập nó trên các máy trạm sử dụng windows XP, một sự lựa chọn là bạn có thể sử dụng bên thứ 3 để quản lý Contacts đó là Outlook, bạn có thể tạo và share các contacts public folder một cách khá đơn giản

Chúng ta có thể add những folder này vào Outlook address Book mỗi user cho các Contacts hiện lên trong outlook,

ta thực hiện điều này trong Outlook Address Book tab cho mỗi folder trong Outlook

Sau khi thực hiện những công việc như trên ta thấy các Contacts xuât hiện trong address book

Public Calendar

Public calendar là một tool rất hữu ích, nó có thể giúp chúng ta giảm thiểu chi phí bởi vì nó không giống như mailbox, một public folder không yêu cầu license, bạn có thể tạo rất nhiều những public folders mà bạn muốn, nó thay thế cho việc tạo một mailbox enable user trong Active Directory để lên lịch cho cuộc họp, nói chuyện hay gặp mặt đơn giản là bạn có thể tạo một public calender folder

Public Folder Favorites

Việc này cũng rất có lợi cho việc thêm các public contacts folder hay những public folder khác, bạn có thể sử dụng thường xuyên public folder favorites bằng cách Drag chúng hay right-click vào context menu và chọn Add to favorites( tích chọn vào add sub-folders)

Nếu như bạn sử dụng outlook 2003, sau khi bạn add một folder tới public folder favorites bạn có thể truy cập và sử dụng các sections mà không cần phải Browse tất cả các folder list

Nếu như bạn có Public calender favorites, bạn có thể view chúng và so sánh với lịch của bạn

Bạn có thể chỉnh sửa Exchange acount trong Outlook 2003 Cache mode để download public folder favorites Từ Outlook menu chọn Tool > Email Accounts > Exchange server Settings > More settings > Advanced