Giáo trình Lưu trữ điện tử

Giáo trình Lưu trữ điện tử bao gồm các nội dung quản lý tài liệu điện tử, quản lý văn bản điện tử, lập hồ sơ điện tử, lưu trữ số dành cho sinh viên các ngành Hành chính văn thư, Lưu trữ học, Văn thư Lưu trữ, Quản trị văn phòng

1

LỜI NÓI ĐẦU

Lưu trữ tài liệu điện tử là một trong những học phần bổ trợ đối với các ngành Văn thư - Lưu trữ, Lưu trữ học và Quản trị văn phòng của các trường Đại học có đào tạo các ngành này như Đại học KHXH&NV, Đại học Nội vụ

Giáo trình Lưu trữ tài liệu điện tử được thiết kế và xây dựng gồm 04 bài, nội dung chủ yếu đề cập đến công tác thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ điện tử, xác định giá trị tài liệu lưu trữ điện tử, bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ điện tử

Giáo trình cung cấp cho sinh viên những kiến thức lý luận và phương pháp tổ chức thực hiện các hoạt động nghiệp vụ lưu trữ tài liệu lưu trữ điện tử, trong đó, có cập nhật các nội dung quy định, hướng dẫn mới về phương pháp lưu trữ loại hình tài liệu này Các nội dung và phương pháp thực hiện hoạt động nghiệp vụ được trình bày trong giáo trình mang tính cụ thể, phù hợp với mọi trình

độ đào tạo

Thực tiễn công tác lưu trữ nói chung và lưu trữ tài liệu điện tử nói riêng rất phong phú và phức tạp, hơn nữa đây là một trong những lĩnh vực còn mới mẻ, tài liệu liên quan phần lớn đang trong giai đoạn nghiên cứu, nên giáo trình không thể tránh khỏi những thiếu sót, hạn chế nhất định Nhóm tác giả rất mong nhận được những ý kiến đóng góp để giáo trình đạt chất lượng tốt hơn

Bài 1 KHÁI QUÁT CHUNG VỀ TÀI LIỆU ĐIỆN TỬ,

TÀI LIỆU LƯU TRỮ ĐIỆN TỬ

I KHÁI NIỆM

1 Tài liệu điện tử

Ngày nay, sự phát triển của khoa học công nghệ, đặc biệt là công nghệ thông tin đã có ảnh hưởng ngày càng sâu rộng đến mọi lĩnh vực của đời sống

xã hội ở mọi quốc gia Bên cạnh đó, việc ứng dụng công nghệ thông tin trong thực tiễn cũng đã trở thành một nhu cầu cấp thiết nhằm đáp ứng kịp thời nguồn thông tin phục vụ cho hoạt động quản lý và mọi nhu cầu của đời sống xã hội

Các quốc gia trên thế giới nói chung và Việt Nam nói riêng đều nhận thức được rằng, tài liệu lưu trữ là nguồn tài sản, nguồn tài nguyên thông tin vô giá và vô tận Bởi vì, tài liệu lưu trữ vừa có giá trị lịch sử, vừa có giá trị thưc tiễn, phục vụ cho các nhu cầu, lợi ích khác nhau của đời sống xã hội nói chung,

và là nguồn thông tin vô cùng có giá trị phục vụ cho hoạt động quản lý của các

cơ quan nói riêng

Thành phần tài liệu của Phông Lưu trữ Quốc gia Việt Nam từ trước đến nay chủ yếu chiếm phần lớn là tài liệu giấy, ngoài ra còn có một số loại hình tài liệu khác Tuy nhiên, chính sự phát triển của khoa học công nghệ, sự ra đời của công nghệ thông tin và nhu cầu ứng dụng công nghệ thông tin vào thực tiễn hoạt động quản lý tại các cơ quan đã dẫn đến sự xuất hiện của loại hình tài liệu hoàn toàn mới, đó là tài liệu điện tử

Có nhiều khái niệm về tài liệu điện tử, các khái niệm này đã được các nhà khoa học nghiên cứu và đưa ra, nhưng căn cứ vào những đánh giá, quan điểm chung, có thể nêu ra khái niệm về tài liệu điện tử như sau:

“Tài liệu điện tử là tài liệu mà thông tin của nó được thể hiện dưới dạng điện tử, được tạo ra, chuyển giao và lưu trữ bằng các phương tiện điện tử hoặc

trong môi trường điện tử”

3

Trên cơ sở các khái niệm về tài liệu điện tử, có thể hiểu, tài liệu điện tử là tài liệu mà toàn bộ quá trình sinh ra, tồn tại và tiêu hủy được thực hiện trong môi trường điện tử

Như vậy, thông tin trong tài liệu điện tử là những thông tin được mã hoá dưới dạng từ, chữ, số, ký hiệu, âm thanh hoặc các hình thức khác bằng phương tiện điện tử Tài liệu điện tử chỉ được tạo ra và sử dụng khi có sự hỗ trợ của các phương tiện điện tử, trong môi trường điện tử - số Tài liệu điện tử tồn tại ở nhiều định dạng khác nhau và việc thể hiện thông tin trong tài liệu điện tử được thực hiện thông qua các thiết bị trình chiếu, dưới nhiều hình thức khác nhau rất

đa dạng, phong phú

Chính vì vậy, tài liệu điện tử khác với tài liệu truyền thống (tài liệu giấy) không phải chỉ về phương diện vật lý mà còn ở tính hoàn chỉnh logic của nó Với tài liệu truyền thống, người sử dụng có thể nhìn thấy cấu trúc vật lý của tài liệu, nhưng cấu trúc vật lý của tài liệu điện tử thì bất định và phụ thuộc vào sự đảm bảo về hệ thống phần mềm và hệ thống phần cứng Do đó, tài liệu điện tử chỉ có thể hiểu được nhờ vào cấu trúc logic, đó chính là mối quan hệ giữa các

bộ phận cấu thành của nó

Sự xuất hiện của tài liệu điện tử và những lợi ích thiết thực của nó trong đời sống xã hội, trong hoạt động của các cơ quan giúp chúng ta có thể khẳng định rằng, hiện nay, loại hình tài liệu này đang chi phối mạnh mẽ hoạt động của nền hành chính nói riêng và của xã hội nói chung, tại tất cả các quốc gia trên thế giới, trong đó có Việt Nam

2 Tài liệu lưu trữ điện tử

Cũng giống như tài liệu truyền thống (tài liệu giấy), tài liệu điện tử chứa đựng thông tin đa dạng, phong phú về mọi mặt của đời sống xã hội, đó là các thông tin về hoạt động quản lý nhà nước, hoạt động nghiên cứu khoa học, hoạt động sản xuất, kinh doanh

Tuy nhiên, khác với tài liệu truyền thống là thông tin được ghi trên giấy và con người có thể đọc được trực tiếp, thì đối với tài liệu điện tử, thông tin được ghi

trên đĩa cứng, đĩa mềm, băng từ, đĩa CD, đĩa DVD, các thiết bị lưu trữ khác và chỉ

có thể khai thác, sử dụng được thông qua máy tính có chứa phần mềm tương thích

Hiện nay, cùng với sự phát triển của khoa học công nghệ, công nghệ máy tính và các thông tin điện tử, tài liệu điện tử đã và đang được sản sinh với khối lượng lớn ở các cơ quan Chính vì vậy, các vấn đề về nghiệp vụ như: thu thập, bổ sung, xác định giá trị tài liệu, xây dựng hệ thống công cụ tra cứu, bảo quản, tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ điện tử đang là vấn đề đặt ra đối với các cơ quan và những người làm công tác lưu trữ

Theo Điều 13 – Luật lưu trữ năm 2011, khái niệm tài liệu lưu trữ điện tử được hiểu như sau:

“Tài liệu lưu trữ điện tử là tài liệu được tạo lập ở dạng thông điệp dữ liệu hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức, cá nhân, được lựa chọn để lưu trữ hoặc được số hóa từ tài liệu lưu trữ trên các vật mang tin khác”

Ngoài ra, Luật lưu trữ năm 2011 cũng quy định rõ:

Tài liệu lưu trữ điện tử phải đáp ứng các tiêu chuẩn dữ liệu thông tin đầu vào, bảo đảm tính kế thừa, tính thống nhất, độ xác thực, an toàn và khả năng truy cập; được bảo quản và sử dụng theo các phương pháp chuyên môn, nghiệp

vụ riêng biệt;

Tài liệu được số hóa từ tài liệu lưu trữ trên các vật mang tin khác không

có giá trị thay thế tài liệu đã được số hóa

Như vậy, căn cứ vào nguồn gốc xuất xứ và phương thức tạo lập, tài liệu lưu trữ điện tử có hai loại:

Loại thứ nhất, là thông điệp dữ liệu được hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức, cá nhân được lựa chọn để lưu trữ;

Loại thứ hai được số hóa từ tài liệu lưu trữ sang các vật mang tin khác Như vậy, Luật Lưu trữ 2011 đã khẳng định thành phần của tài liệu lưu trữ bao gồm dữ liệu điện tử (tài liệu điện tử) Chính điều này đã khẳng định sự thừa nhận của nhà nước đối với loại hình tài liệu điện tử Điều đó cho thấy tầm quan trọng của tài liệu điện tử trong giai đoạn phát triển mạnh mẽ của công

5

nghệ thông tin và việc ứng dụng cộng nghệ thông tin vào các lĩnh vực của đời sống xã hội, đặc biệt là trong công tác hành chính văn phòng, văn thư và lưu trữ

3 Một số khái niệm liên quan đến tài liệu điện tử

Dữ liệu là thông tin dưới dạng ký hiệu, chữ viết, chữ số, hình ảnh, âm

thanh hoặc dạng tương tự (Luật Giao dịch điện tử số 51/2005/QH11 năm 2005)

Cơ sở dữ liệu là tập hợp các dữ liệu được sắp xếp, tổ chức để truy cập,

khai thác, quản lý và cập nhật thông qua phương tiện điện tử (Luật Giao dịch điện tử số 51/2005/QH11 năm 2005)

Phương tiện điện tử là phương tiện hoạt động dựa trên công nghệ điện,

điện tử, kỹ thuật số, từ tính, truyền dẫn không dây, quang học, điện từ hoặc

công nghệ tương tự (Luật Giao dịch điện tử số 51/2005/QH11 năm 2005)

Dữ liệu đặc tả (Metadata) là những thông tin mô tả các đặc tính của dữ

liệu như nội dung, định dạng, chất lượng, điều kiện và các đặc tính khác nhằm tạo

thuận lợi cho quá trình tìm kiếm, truy nhập, quản lý và lưu trữ dữ liệu (Nghị định

số 64/2007/NĐ-CP của Chính phủ về Ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động của cơ quan nhà nước)

Văn bản điện tử là văn bản được thể hiện dưới dạng thông điệp dữ liệu

(Nghị định số 64/2007/NĐ-CP của Chính phủ về Ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động của cơ quan nhà nước)

Thông điệp dữ liệu là thông tin được tạo ra, được gửi đi, được nhận và

được lưu trữ bằng phương tiện điện tử (Luật Giao dịch điện tử số 51/2005/QH11 năm 2005)

Chứng thư điện tử là thông điệp dữ liệu do tổ chức cung cấp dịch vụ

chứng thực chữ ký điện tử phát hành nhằm xác nhận cơ quan, tổ chức, cá nhân

được chứng thực là người ký chữ ký điện tử (Luật Giao dịch điện tử số 51/2005/QH11 năm 2005)

Chữ ký điện tử được tạo lập dưới dạng từ, chữ, số, ký hiệu, âm thanh

hoặc các hình thức khác bằng phương tiện điện tử, gắn liền hoặc kết hợp một cách lô gíc với thông điệp dữ liệu, có khả năng xác nhận người ký thông điệp

dữ liệu và xác nhận sự chấp thuận của người đó đối với nội dung thông điệp dữ

liệu được ký” (Luật Giao dịch điện tử số 51/2005/QH11 năm 2005)

II ĐẶC ĐIỂM CỦA TÀI LIỆU ĐIỆN TỬ

Tài liệu lưu trữ là công cụ không thể thiếu trong hoạt động quản lý của các cơ quan, chính vì vậy, sự ra đời của tài liệu điện tử đã làm cho hoạt động quản lý và công tác hành chính trở nên nhanh chóng, dễ dàng, tiết kiệm và hiệu quả hơn

Tài liệu điện tử có những đặc điểm riêng biệt, chính những đặc điểm này

là căn cứ cơ sở để phân biệt tài liệu điện tử với những tài liệu khác

1 Tài liệu điện tử được ban hành, xử lý, lưu giữ và sử dụng trong môi trường điện tử

Ưu thế cơ bản và vượt trội của tài liệu điện tử so với tài liệu giấy là sự chu chuyển nhanh chóng của chúng trong môi trường điện tử

Với sự ra đời của internet, chỉ trong giây phút chúng ta có thể chuyển được tài liệu đến bất kỳ nơi nào trên trái đất mà không cần phải rời khỏi bàn làm việc và màn hình máy tính

Khả năng chu chuyển nhanh chóng của văn bản điện tử đồng nghĩa với

sự kịp thời (hầu như ngay lập tức) của thông tin cũng như của việc xử lý văn bản, tiết kiệm thời gian, chi phí và tăng đáng kể hiệu quả lao động

Khi sử dụng hệ thống chu chuyển văn bản điện tử, toàn bộ cơ quan, tổ chức được đặt trong một môi trường thông tin chung, nhiều người có thể cùng tham gia vào quá trình xử lý văn bản và giải quyết công việc trong cùng một hệ thống Điều này đảm bảo sự thông suốt và thống nhất trong quá trình xử lý văn bản Ngoài ra, việc sử dụng văn bản điện tử thông qua internet và hộp thư điện

tử đảm bảo sự liên kết với các hệ thống bên ngoài

Việc tiếp cận tài liệu và tìm kiếm thông tin trên hệ thống văn bản điện tử

có thể mang lại kết quả hầu như ngay lập tức thông qua cơ sở dữ liệu và hệ

7

thống tra tìm tự động Việc tìm kiếm văn bản và thông tin văn bản mang tính hệ thống rất cao do cũng được thực hiện thông qua hệ thống tra tìm tự động Kết quả tra tìm thường cho ra một hệ thống văn bản có cùng dạng thông tin

Việc sử dụng văn bản điện tử và lưu giữ trong môi trường điện tử cũng giảm thiểu khả năng thất lạc văn bản, điều có thể dễ dàng xảy ra đối với tài liệu giấy

2 Khi được đưa vào hệ thống chu chuyển, tài liệu điện tử phải có thẻ đăng ký đi kèm

Đối với tài liệu điện tử, việc đảm bảo an toàn thông tin cao hơn so với tài liệu giấy Tuy nhiên, sự đơn giản trong vấn đề sửa đổi và sao chép thông tin là một đe dọa đối với sự an toàn thông tin trong các tài liệu điện tử Nếu trước đây, với tài liệu truyền thống trên nền giấy, việc sửa lại một văn bản thường mất nhiều thời gian và công sức (thường phải chép lại toàn bộ trang tài liệu cần sửa) thì ngày nay, việc soạn thảo văn bản trên máy tính điện tử cho phép chỉnh sửa nội dung đơn giản và nhanh chóng, chỉ với những kỹ năng sử dụng máy tính đơn giản nhất, người ta đã có thể sửa đổi nội dung tài liệu điện tử hoặc sao chép (một phần hay toàn bộ) tài liệu mà hoàn toàn không để lại dấu vết Đây thực sự là một mối đe dọa lớn đối với tính an toàn thông tin của nguồn tài liệu tồn tại trong môi trường điện tử

Chính vì vậy, mỗi tài liệu điện tử - khi được đưa vào hệ thống chu chuyển văn bản điện tử, đều đi kèm với thẻ đăng ký (thẻ điện tử) có chứa đựng thông tin về tài liệu

Ở một mức độ nào đó, sử dụng tài liệu điện tử trong hoạt động quản lý cho phép đảm bảo an toàn thông tin, bằng cách sử dụng chữ ký số, hạn chế đối tượng tiếp cận tài liệu (bằng cách đặt password), đặt chế độ kiểm tra tính toàn vẹn của dữ liệu

3 Tài liệu điện tử từ thời điểm được tạo ra đến khi kết thúc vòng đời của nó không tách rời cơ sở dữ liệu

Điều này đảm bảo việc quản lý tài liệu điện tử từ khi chúng được sản sinh ra đến khi chuyển giao vào lưu trữ (trong suốt “vòng đời tài liệu”), cho phép đảm bảo mọi quá trình quản lý tài liệu điện tử, trong đó có cả việc đưa chúng vào hệ thống chu chuyển văn bản điện tử, đảm bảo tiếp cận tài liệu, duy trì trạng thái của tài liệu và kiểm soát quá trình sử dụng tài liệu

Tài liệu điện tử là loại hình tài liệu mà toàn bộ vòng đời của chúng tồn tại hoàn toàn trong môi trường điện tử Chúng không phụ thuộc vào vật mang tin

và có thể cùng lúc ở trên những vật mang tin khác nhau Cũng như tài liệu giấy, khi hết giá trị hiện hành, tài liệu điện tử cần được chuyển vào lưu trữ

Việc lưu trữ tài liệu điện tử giảm thiểu phần lớn không gian và kho tàng

so với tài liệu giấy Trang bị hệ thống chu chuyển văn bản điện tử cho phép tiết kiệm phần lớn chi phí văn phòng phẩm cho việc in ấn, photocopy, tiết kiệm thời gian và tiền bạc cho vấn đề vận chuyển văn bản bằng đường bưu điện, tiết kiệm sức lao động và tăng hiệu suất lao động, đảm bảo an toàn cho tài liệu

4 Con người không thể nhận biết một cách trực tiếp tài liệu điện tử

Trên tài liệu truyền thống, các thông tin luôn gắn liền với vật mang tin (giấy), là một thực thể thống nhất, chủ yếu được thể hiện dưới dạng ký hiệu như chữ cái, chữ số… và con người có thể đọc trực tiếp được, thì tài liệu điện

tử không phụ thuộc vào vật mang tin Các thông tin trên tài liệu điện tử có thể cùng lúc ở trên các vật mang tin khác nhau, nên con người không thể nhận biết một cách trực tiếp tài liệu điện tử, mà để có thể nhận biết được tài liệu điện tử, người ta phải nhờ đến sự trợ giúp của máy tính

Chính điều này đã làm tiềm ẩn những nguy cơ, đó là để sử dụng chúng, cần sự hiện hữu của máy tính, hơn nữa, tài liệu luôn có nguy cơ hủy hoại hoàn toàn khi có sự trục trặc về máy móc (phần cứng) hay do sự xâm nhập của virus

(phần mềm)

5 Để khẳng định giá trị pháp lý của tài liệu điện tử cần sử dụng chữ

ký điện tử

9

Tính pháp lý của tài liệu điện tử hiện nay là một thách thức lớn đối với nền hành chính và là rào cản nếu muốn đưa tài liệu điện tử trở nên thông dụng trong cuộc sống và thay thế hoàn toàn tài liệu giấy

Bởi vì, đối với tài liệu giấy, mọi vấn đề về tính pháp lý đã được giải quyết thì với tài liệu điện tử, mọi vấn đề liên quan đến giá trị pháp lý còn đang trong quá trình nghiên cứu Để khẳng định giá trị pháp lý của tài liệu điện tử cần sử dụng chữ ký điện tử, trong một số trường hợp cần cả sự thỏa thuận của các bên trao đổi thông tin

Hiện nay, chữ ký số đã được sử dụng trong giao dịch điện tử, nhưng xung quanh vấn đề sử dụng chữ ký số cũng tồn tại nhiều bất cập

Về lý thuyết, sau khi được ký bằng chữ ký số, tài liệu điện tử có giá trị như tài liệu giấy Tuy nhiên, chữ ký số, thực chất là một chương trình phần mềm do một tổ chức trung gian có thẩm quyền cấp cho người sử trong một thời hạn nhất định (thường là 3 đến 5 năm) Dù đây là một bộ mật mã được cấp cho chủ sở hữu, nhưng chủ sở hữu lại không phải là người duy nhất biết bộ mật mã này (ít nhất còn có tổ chức trung gian cung cấp chữ ký số được biết bộ mật mã này) Như vậy, độ an toàn trong vấn đề sử dụng chữ ký số ở đây chỉ mang tính tương đối chứ không có tính tuyệt đối Ngoài ra, mật mã chữ ký số có thể bị đánh cắp, hoặc có thể được chuyển giao cho người khác

6 Khái niệm “bản gốc”, “bản sao” (copy) không được áp dụng đối với tài liệu điện tử

Đối với tài liệu giấy, sau khi đã có chữ ký trực tiếp của người có thẩm quyền và được đóng dấu của cơ quan thì trở thành bản gốc Bản gốc là bản có giá trị pháp lý cao nhất và sẽ là duy nhất Mọi sự sao chép sau đó không có giá trị như bản gốc (hoặc là bản chính (nếu được đóng dấu sau khi nhân bản bằng cách photocopy), hoặc là bản sao (sau khi sao và có trình bày thể thức sao văn bản)), thì tài liệu điện tử không như vậy

Chính sự đơn giản trong sao chép tài liệu điện tử đã xóa nhòa gianh giới của bản gốc, bản chính và bản sao Bởi vì, tài liệu điện tử - khi tồn tại trong hệ

thống chu chuyển văn bản điện tử, ngay cả sau khi được ký bằng chữ ký số, tài liệu điện tử vẫn có thể có vô số bản sao (copy), dưới dạng file được ghi trên đĩa

CD, DVD hoặc những vật mang tin khác, có thể dưới dạng tài liệu giấy có nội dung giống hệt tài liệu điện tử và những bản sao đó sẽ không có gì khác biệt so với bản được ký đầu tiên Ngoài ra, việc tiêu hủy tài liệu điện tử không đồng nghĩa với việc tiêu hủy hoàn toàn thông tin cũng bởi lý do đơn giản trong sao chép tài liệu điện tử

Như vậy, khái niệm bản chính, bản gốc và bản sao không tồn tại đối với tài liệu điện tử

7 Tài liệu điện tử có thể được tạo ra dưới dạng điện tử, cũng có thể được tạo ra dưới dạng số hóa (scan) tài liệu giấy

Có thể hiểu, tài liệu điện tử là một bản ghi được tạo ra, gửi, chuyển giao, nhận được, hoặc lưu trữ, sử dụng bằng phương tiện điện tử

Tài liệu điện tử được hình thành từ hai nguồn chính, một là, bản ghi các thông diệp dữ liệu được khởi tạo từ đầu, hai là, bản ghi các dữ liệu số từ tài liệu truyền thống

Vì vậy, tài liệu số hóa có nguồn gốc từ tài liệu điện tử, nhưng không đồng nhất với tài liệu điện tử Tài liệu số hóa trở thành tài liệu điện tử qua quá trình số hóa dữ liệu Đây là quá trình chuyển các dạng dữ liệu truyền thống như các bản viết tay, bản in trên giấy, hình ảnh… sang chuẩn dữ liệu trên các phương tiện điện tử và được các phương tiện đó nhận biết được gọi là số hóa

dữ liệu và chúng trở thành dữ liệu số Từ đó, có thể hiểu, số hóa dữ liệu là quá trình chuyển các dạng dữ liệu truyền thống sang chuẩn dữ liệu trên máy tính và được máy tính nhận biết

III LỊCH SỬ HÌNH THÀNH VÀ PHÁT TRIỂN CỦA TÀI LIỆU ĐIỆN TỬ

1 Trên thế giới

Từ giữa những năm 1950, khi có sự xuất hiện của máy tính, xã hội loài người đã chứng kiến sự thay đổi nhanh chóng về những khả năng của công nghệ máy tính

11

Sự phát triển của các hệ thống thông tin cùng với sự xuất hiện của máy tính có liên quan tới những vấn đề về quản lý và bảo quản tài liệu điện tử, bởi

vì, những khả năng và tác dụng ngày càng tăng của các hệ thống thông tin đã

có ảnh hưởng đến mục tiêu, tính toàn diện, độ tin cậy, tính xác thực và giá trị của tài liệu điện tử

Sự phát triển của công nghệ thông tin (máy vi tính) có 3 giai đoạn:

- Giai đoạn máy tính lớn

- Giai đoạn máy tính cá nhân (PC)

- Giai đoạn nối mạng

1.1 Giai đoạn máy tính lớn

Những máy tính lớn sơ khai nhất được giới thiệu ở các công ty tư nhân lớn và một số tổ chức chính phủ trong những năm 1940 và 1950 đã được sử dụng để tự động hoá các nhiệm vụ tính toán phức tạp như kế toán và thống kê tính toán

Dữ liệu được nạp vào hệ thống máy tính, được xử lý theo các bó (đợt) và sau đó sản phẩm đầu ra được sử dụng trong các bản tóm tắt, các bảng tính, bảng cân đối và các tài liệu kinh doanh khác hay trong các báo cáo và tài liệu phân tích các công trình nghiên cứu khoa học

Việc mua sắm và vận hành máy tính lớn (mainframe) rất tốn kém và chúng đòi hỏi những chương trình phần mềm rất phức tạp được xây dựng riêng cho mỗi một loại ứng dụng mới

Đa số các tổ chức thiết lập các bộ phận máy tính riêng và thuê các nhà phân tích hệ thống chuyên sâu, các nhà lập trình và vận hành máy tính để chạy

và giám sát các thao tác máy tính Các chuyên gia đó quyết định loại phần cứng

và phần mềm nào sẽ được sử dụng, những nhiệm vụ công việc nào thì tự động hoá và các hệ thống sẽ được thiết kế như thế nào

Trong những năm 1960, các nhà sản xuất máy tính đã đưa ra quan điểm

“chia sẻ thời gian” cho phép nhiều người sử dụng cùng tiếp cận máy tính một lúc Chia sẻ thời gian đã tạo tiền đề cho việc nối mạng và tiếp cận máy tính từ

xa và nó thúc đẩy sự phát triển của các phần mềm hỗ trợ cho các ứng dụng loại mới như hiệu đính văn bản, thiết kế mẫu, phân tích thống kê và thiết kế đồ hoạ Các loại phần mềm mới cùng với việc các chi phí cho việc tính toán và lưu trữ giảm liên tục đã cho phép các cơ quan tự động hoá ngày càng nhiều nhiệm vụ phức tạp Tuy nhiên, việc thiết kế các hệ thống và vận hành các máy tính vẫn là một lĩnh vực kỹ thuật chuyên sâu và còn khá xa vời đối với những người sử dụng cuối

Một số ít nhà lưu trữ có tầm nhìn xa đã nhận thức được một số tác động tiềm năng của tự động hoá đối với việc quản lý tài liệu và lưu trữ Những người

đi đầu trong lĩnh vực “tài liệu lưu trữ đọc bằng máy” khẳng định rằng các dữ liệu đọc bằng máy có thể có giá trị lâu dài và có thể được tái sử dụng trong các công trình nghiên cứu thống kê và lịch sử Họ đã thúc giục giới lưu trữ tiến hành đánh giá tài liệu đọc bằng máy và xúc tiến các chương trình nhằm giữ gìn

và bảo quản chúng

Vào cuối những năm 1960 và đầu 1970, Lưu trữ quốc gia Mỹ, Canada và Thụy Điển đã bắt đầu các chương trình đặc biệt về tài liệu đọc bằng máy

Vào giữa những năm 1970, ICA đã thiết lập một Uỷ ban tự động hoá và

Uỷ ban này đã ban hành các hướng dẫn để đánh giá và phát triển chương trình giảng dạy

Tác động của tự động hoá ban đầu (sơ khai) đối với quản lý văn thư chưa thực sự rõ vì đa số các trung tâm máy tính thiết lập “các thư viện băng từ” và quản lý việc lưu giữ, xử lý và tái sử dụng các phương tiện mang tin đọc bằng máy

Đối với các nhà quản lý văn thư thì tác động nổi bật của thời kỳ tự động hoá ban đầu là sự gia tăng nhanh chóng sản phẩm in đầu ra từ các hệ thống máy tính và các sản phẩm đó đã bổ sung thêm vào sự gia tăng lượng tài liệu giấy

Quan điểm phổ biến về tài liệu điện tử vào thời điểm đó là chúng chỉ là tài liệu trên các phương tiện mang tin đặc biệt có giá trị trước hết bởi nội dung thông tin của chúng trong khi tài liệu mà người ta cần đến để làm bằng chứng

13

cho các hành vi và quyết định của mình đã được in ra trên giấy và bảo quản trong các kho hồ sơ đã được thiết lập

1.2 Giai đoạn máy tính cá nhân (PC)

Thay đổi có tính bước ngoặt trong công nghệ máy tính xảy ra vào năm

1981 khi mà IBM giới thiệu sản phẩm máy tính cá nhân (PC) của hãng ra thị trường tiêu thụ

Cho đến giữa những năm 1980, PC đã được trang bị các phần mềm “tiện lợi cho người sử dụng” phục vụ cho việc xử lý văn bản, các ứng dụng cơ sở dữ liệu, các bảng tính điện tử và đồ hoạ và nhiều PC đã có khả năng lưu trữ từ 20 -

40 MB thông tin

Việc giới thiệu PC đã có nhiều tác động quan trọng đến việc tạo lập, quản lý và kiểm soát tài liệu điện tử Không như các máy tính lớn (mainframes) được điều hành và kiểm soát bởi bộ xử lý dữ liệu trung tâm, PC rất phân tán Một cá nhân hay một nhóm nhỏ người sử dụng có PC sẽ quyết định khi nào thì

sử dụng và sử dụng chúng như thế nào, đồng thời, họ cũng kiểm soát được thông tin lưu trữ trong máy

Một tác động quan trọng khác là PC đã làm cho ngày càng nhiều người

sử dụng có thể dễ dàng tiếp cận được công nghệ máy tính Xét cụ thể hơn về mặt ngữ nghĩa thì “máy tính cá nhân” có thể bị hiểu sai vì nhiều tổ chức nhỏ và doanh nghiệp nhỏ cũng đã mua PC để tự động hoá các ứng dụng (hoạt động) kinh doanh Các ứng dụng ban đầu thường gặp là xử lý văn bản nơi mà PC hay các bộ xử lý văn bản chuyên dụng thay thế cho máy chữ trong lĩnh vực đánh máy và các ứng dụng kinh doanh và tính toán (kế toán) khác nhau khác Một trạm làm việc gồm các máy tính độc lập cũng được thiết lập để hỗ trợ cho các hoạt động chuyên môn như thiết kế bằng máy tính (CAD - computer-aided design)

Tóm lại, sau khi PC trở nên sẵn có, các nhà lưu trữ bắt đầu bày tỏ sự lo ngại của mình về sự bùng nổ nhanh chóng của các tệp dữ liệu và tệp văn bản,

về sự phức tạp của việc kiểm kê thống kê, xác định giá trị và bảo quản các tệp

phân tán riêng rẽ đó Các hệ thống PC thường thiếu các quy trình sao lưu có tính hệ thống và các phương tiện lưu trữ thường rất dễ bị tổn hại Trong một thị trường cạnh tranh cao, các loại khác nhau của các hệ thống PC (như IBM và Apple) đã hoàn toàn không tương thích với nhau

Mặc dù các nhà lưu trữ nhận thức được rằng những người sử dụng cuối các PC sẽ phải được đào tạo và khuyến khích để nhận lấy trách nhiệm quan tâm đến tài liệu được lưu trữ trên PC nhưng cả các chế độ, chính sách cũng như các hoạt động thực tiễn để giải quyết vấn đề đều không được triển khai thực hiện

1.3 Giai đoạn nối mạng

Tiến bộ quan trọng tiếp theo trong lĩnh vực máy tính bắt đầu vào giữa những năm 1980 cùng với sự kết hợp một cách nhanh chóng giữa các phương tiện truyền thông và máy tính thành các mạng máy tính khổng lồ

Công nghệ nối mạng cho phép các tổ chức liên kết một lượng nhỏ máy tính cá nhân thành một mạng cục bộ (LAN) sao cho các nhóm công tác có thể chia sẻ phần mềm và cơ sở dữ liệu, trao đổi tư liệu và chuyển đi các tin nhắn (massages)

Cho đến cuối những năm 1980, việc thông qua ở diện rộng các tiêu chuẩn truyền thông như TCP/IP và Internet protocol đã làm cho việc liên kết hàng trăm ngàn mạng cục bộ (LAN) và PC thành các mạng khu vực và toàn cầu trở thành hiện thực

Mạng toàn cầu nổi tiếng nhất và lớn nhất là Internet được ước tính là có tới 40 triệu người sử dụng ở 109 quốc gia vào năm 1996

Các phương pháp tiếp cận lĩnh vực máy tính cũng đã thay đổi Mặc dù các máy tính lớn vẫn còn được sử dụng để quản lý các cơ sở dữ liệu lớn và các hoạt động có độ phức tạp cao, nhưng máy tính lớn đã mất dần ưu thế của mình trước các phương pháp tiếp cận khác, đặc biệt là máy tính phân tán và các kiến trúc kiểu “khách - chủ” Với phương pháp “khách - chủ”, mỗi một PC trong một mạng là một khách hàng với khả năng thực hiện nhiều hoạt động riêng biệt Việc lưu trữ các tệp và tiếp cận tới các phần mềm ứng dụng có thể được quản lý tập trung tại một hay một loạt các “máy chủ tệp” Phương pháp này kết

dễ dàng tới bất kỳ ai kết nối với mạng Tình trạng công nghệ như vậy đã làm cho việc xử lý và trao đổi toàn bộ thông tin cần thiết để thực hiện các hoạt động kinh doanh trong các cơ quan, tổ chức hiện đại trở nên khả thi về mặt kỹ thuật

Với sự lớn mạnh của nối mạng và sự phát triển của các hoạt động tác nghiệp không giấy tờ, các nhà lưu trữ ngày càng tỏ ra quan ngại về việc bảo quản lâu dài tài liệu điện tử Những mối quan ngại lưu trữ mới này phát sinh ngoài cả những khả năng của các công nghệ mới và cách thức mà theo đó các công nghệ đó đang được sử dụng trong các cơ quan, tổ chức

Sự xuất hiện của công nghệ hiện đại đã đem lại nhiều thay đổi và là những thay đổi cơ bản đến mức người ta buộc phải xem xét lại những phương pháp mà theo đó, các hoạt động đã được thực hiện trước đây trên gần như tất cả các lĩnh vực của đời sống con người

Khi phải đối mặt với những cơ hội và thách thức mà tài liệu điện tử đặt

ra, các nhà lưu trữ phải hiểu rõ rằng yêu cầu của thực tế không phải là sự chuyển biến từ từ mà phải là những thay đổi cơ bản, sâu sắc - những thay đổi hướng tới một tầm nhìn rộng hơn, những thay đổi về đào tạo, về kiến thức chuyên sâu và về cả khía cạnh vai trò và nhiệm vụ được giao Nếu như không

có những thay đổi như vậy thì nghề lưu trữ sẽ dần dần trở nên lạc lõng, không thích ứng với thời đại và các tổ chức lưu trữ chỉ đơn thuần là các bảo tàng của những cổ vật thông tin

Vào những năm 1970, nhiều quốc gia đã bổ sung các thuật ngữ chuyên ngành để ghi nhận rằng tài liệu “đọc bằng máy” hay “điện tử” được đưa vào trong định nghĩa tài liệu Ở một số quốc gia, luật pháp thường nhấn mạnh chức năng của tài liệu hơn là hình thức của chúng bằng cách khẳng định luật pháp về lưu trữ và

về tài liệu áp dụng đối với tất cả tài liệu “không lệ thuộc vào vật mang tin hay đặc điểm của chúng”

Đối với loại hình tài liệu điện tử, để bảo đảm tính xác thực của tài liệu, yêu cầu quan trọng là phải giải quyết được vấn đề thiết kế các hệ thống thông tin, trong

đó tài liệu điện tử được sản sinh ra trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức phải được kiểm soát một cách chặt chẽ trong suốt vòng đời của chúng

Chính vì lẽ đó, vai trò của cơ quan lưu trữ cần được xác định rõ ràng trong mối quan hệ với các cơ quan có chức năng quản lý nhà nước về công nghệ thông tin, về cung cấp và quản lý chữ ký điện tử, về xây dựng các quy định pháp lý đối với tài liệu điện tử trong việc bảo đảm các yêu cầu kỹ thuật, các chuẩn dữ liệu, chuẩn trao đổi thông tin có liên quan đến việc tạo lập và bảo đảm tính toàn vẹn của tài liệu điện tử Một khi, cơ quan lưu trữ không có thẩm quyền đối với sự sản sinh của tài liệu điện tử, thì sẽ sớm nhận ra rằng họ có rất ít phương án (giải pháp) trong việc quản lý tài liệu điện tử

2 Ở Việt Nam

Công tác lưu trữ tài liệu điện tử ở Việt Nam được hình thành từ thực tiễn ứng dụng công nghệ thông tin vào trong hoạt động quản lý thông tin, văn bản, tài liệu trong các cơ quan, tổ chức

Từ thực tế trong hoạt động công tác văn phòng nói chung, công tác văn thư, lưu trữ nói riêng, xu thế ứng dụng tin học trên mạng diện rộng đang phát triển mạnh

Nhờ việc ứng dụng chữ ký số - chữ ký điện tử trên mạng diện rộng, "môi trường làm việc điện tử" đã hình thành và ngày càng trở nên phổ biến và hoàn thiện Theo đó công tác văn thư, lưu trữ điện tử đã hình thành và trở nên phổ biến trong hoạt động văn phòng

Những năm trước đây trong thực tiễn hoạt động của các cơ quan tổ chức

đã sản sinh ra một khối lượng lớn văn bản, tài liệu điện tử, nhưng về cơ bản nó vẫn chưa đủ cơ sở để duy trì tính xác thực và độ tin cậy, các văn bản được tạo

ra từ việc ứng dụng công nghệ thông tin vẫn chủ yếu được sử dụng với mục

Luật Giao dịch điện tử ra đời đã đặt ra nhiều vấn đề cho công tác văn thư

và lưu trữ:

- Sự thay đổi về phương tiện giao dịch giữa các cơ quan tổ chức: từ văn bản giấy chuyển sang văn bản điện tử;

- Thông điệp dữ liệu trở thành đối tượng nghiên cứu của lưu trữ học

- Chữ ký điện tử hiện nay là một trong những yếu tố đảm bảo tính xác thực của tài liệu điện tử khi thực hiện giao dịch giữa các cơ quan

Hiện nay, văn bản điện tử và chữ ký số, tài liệu điện tử đã và đang trở thành phương tiện giao dịch trong hệ thống các cơ quan nhà nước, tổ chức chính trị - xã hội,… và sẽ trở thành một phần quan trọng của tài liệu lưu trữ quốc gia Đặc biệt với sự phát triển mạnh mẽ của công nghệ thông tin với môi trường mạng diện rộng, việc ứng dụng tin học trong công tác văn phòng nói chung, văn thư lưu trữ nói riêng trong những năm đầu thế kỷ XXI đã bước sang một giai đoạn mới Tất cả các khâu nghiệp vụ: soạn thảo, ban hành, chuyển giao, tiếp nhận, đăng ký quản lý, xử lý văn bản và lập hồ sơ được thực hiện trên môi trường mạng

Hiện nay, nhà nước đã ban hành nhiều văn bản quy phạm pháp luật nhằm tạo hành lang pháp lý để đẩy mạnh việc ứng dụng văn bản điện tử trong hoạt động quản lý của các cơ quan hành chính nhà nước và phát huy tính ưu việt của

nó trong đời sống xã hội

Ở một số cơ quan trung ương và địa phương, nhất là trong ngành thương mại, tài chính, và một số cơ quan tại các tỉnh phía Nam (các cơ quan thuộc Ủy ban nhân dân thành phố Hồ Chí Minh: Sở thông tin truyền thông, sở Tài nguyên Môi trường, Sở Giao thông Vận tài…) việc triển khai ứng dụng văn bản

điện tử, chữ ký số và tổ chức đăng ký quản lý văn bản (đi, đến), lập hồ sơ trên môi trường mạng đã và đang có những chuyển biến tích cực Thực tiễn đó đã đặt ra cho công tác văn thư, lưu trữ nhiều vấn đề cần giải quyết cả về mặt pháp

lý, lý luận và tác nghiệp nghiệp vụ

Bên cạnh đó, vấn đề đào tạo nghiệp vụ văn thư, lưu trữ điện tử ở nước ta hiện nay cũng đã được một số trường đại học, cao đẳng và trung cấp chuyên nghiệp đã nghiên cứu từng bước đưa môn học này vào giảng dạy chuyên ngành

Mặt khác, các cơ quan chức năng đã có những chương trình phối hợp với các quốc gia có hệ thống lưu trữ hiện đại và thư viện lớn trên thế giới tổ chức tập huấn, bồi dưỡng nâng cao trình độ quản lý, ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác bảo quản và khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ

Tuy nhiên, cũng dễ thấy, công tác ứng dụng công nghệ thông tin vào bảo quản, khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ điện tử chưa được triển khai rộng rãi và chưa có sự nhìn nhận một cách chiến lược ở các cấp quản lý Chính vì vậy, trong việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác quản lý nói chung và công tác văn thư, lưu trữ nói riêng, chúng ta mới chỉ chú trọng đến số lượng phần cứng, việc sử dụng các phần mềm ứng dụng cũng còn rất hạn chế

CÂU HỎI ÔN TẬP

1 Khái niệm tài liệu điện tử?

2 Đặc điểm của tài liệu điện tử?

3 Lịch sử hình thành và phát triển tài liệu điện tử?

19

Bài 2 THU THẬP, BỔ SUNG VÀ XÁC ĐỊNH GIÁ TRỊ TÀI LIỆU ĐIỆN TỬ

I THU THẬP, BỔ SUNG TÀI LIỆU ĐIỆN TỬ

1 Khái niệm

Thu thập, bổ sung tài liệu điện tử là quá trình thực hiện các biện pháp nhằm xác định nguồn tài liệu, thành phần tài liệu, lựa chọn và tổ chức chuyển giao tài liệu vào các kho lưu trữ theo quyền hạn và phạm vi đã được nhà nước quy định

2 Quy định về thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ điện tử

Điều 7, Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03/01/2013 hướng dẫn chi tiết thi hành một số điều của Luật Lưu trữ, quy định về thu thập tài liệu lưu trữ điện tử như sau:

Trường hợp tài liệu lưu trữ điện tử và tài liệu lưu trữ giấy có nội dung trùng nhau thì thu thập cả hai loại

Khi giao nhận tài liệu lưu trữ điện tử, Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử phải kiểm tra tính xác thực, tính toàn vẹn và khả năng truy cập của hồ sơ Hồ sơ phải bảo đảm nội dung, cấu trúc và bối cảnh hình thành và được bảo vệ để không bị hư hỏng hoặc bị hủy hoại, sửa chữa hay bị mất dữ liệu

3 Nguồn tài liệu điện tử thu thập, bổ sung vào các lưu trữ

Việc ứng dụng công nghệ thông tin trong các cơ quan là cơ sở để hình thành nên các loại tài liệu điện tử Các cơ quan có hạ tầng cơ sở công nghệ máy tính và mạng tin học diện rộng là những cơ quan có cơ sở vật chất tốt để hình thành nên công tác lưu trữ tài liệu điện tử

Về nguồn tài liệu thu thập, bổ sung tài liệu điện tử vào các lưu trữ cơ bản vẫn là các cơ quan giống như lưu trữ truyền thống Chủ yếu đó là các cơ quan thuộc hệ thống bộ máy quản lý nhà nước, các cơ quan chịu sự điều chỉnh của Luật Công nghệ thông tin, Luật Giao dịch điện tử

4 Thành phần tài liệu điện tử thu thập, bổ sung vào các lưu trữ

Thành phần tài liệu điện tử giao nộp vào các lưu trữ được xác định trong các văn bản quy định của Nhà nước về thành phần nộp lưu tài liệu vào các lưu trữ cơ quan và lưu trữ lịch sử, đó là những tài liệu điện tử phản ánh hoạt động của cơ quan, tổ chức, gồm:

Hồ sơ điện tử;

Dữ liệu đặc tả;

Các tài liệu kèm theo

Thành phần hồ sơ, tài liệu nộp lưu vào Lưu trữ cơ quan gồm toàn bộ hồ

sơ, tài liệu điện tử được xác định thời hạn bảo quản từ 05 năm trở lên, trừ những loại hồ sơ, tài liệu điện tử sau:

- Các hồ sơ nguyên tắc

- Hồ sơ về những công việc chưa giải quyết xong

- Hồ sơ phối hợp giải quyết công việc (trường hợp trùng với hồ sơ của đơn vị chủ trì)

- Các văn bản, tài liệu điện tử gửi để biết, để tham khảo

Thành phần hồ sơ, tài liệu nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử (của những cơ quan thuộc nguồn nộp lưu) chủ yếu là những hồ sơ phẩn ánh chức năng, nhiệm

vụ chủ yếu của cơ quan, có thời hạn bảo quản vĩnh viễn

5 Phương pháp thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ điện tử

5.1 Thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ điện tử vào Lưu trữ cơ quan

Việc thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ điện tử vào các Lưu trữ cơ quan được thực hiện theo quy trình sau:

- Lưu trữ cơ quan thông báo cho đơn vị giao nộp tài liệu Danh mục

- Đơn vị, cá nhân giao nộp hồ sơ và dữ liệu đặc tả kèm theo

Căn cứ vào kế hoạch giao nộp, sự thỏa thuận thống nhất về yêu cầu, phương tiện, cấu trúc và định dạng chuyển tài liệu điện tử, các đơn vị, cá nhân giao nộp hồ sơ và dữ liệu đặc tả kèm theo (cơ sở dữ liệu, phương tiện lưu trữ như ổ cứng, đĩa, USB…) vào lưu trữ cơ quan

- Lưu trữ cơ quan kiểm tra để bảo đảm hồ sơ nhận đủ và đúng theo Danh mục; dạng thức và cấu trúc đã thống nhất; liên kết chính xác dữ liệu đặc tả với hồ sơ; kiểm tra virút

Khi giao nhận hồ sơ tài liệu lưu trữ điện tử, Lưu trữ cơ quan phải kiểm tra tính xác thực, tính toàn vẹn và khả năng truy cập của hồ sơ, so sánh, đối chiếu với Danh mục hồ sơ để xác định thu đúng, thu đủ theo Danh mục hồ sơ nộp lưu Đồng thời, kiểm tra dạng thức và cấu trúc đã thống nhất, liên kết chính xác dữ liệu đặc tả với hồ sơ, kiểm tra virút cho các hồ sơ tài liệu điện tử

- Lưu trữ cơ quan chuyển hồ sơ vào hệ thống quản lý tài liệu lưu trữ điện tử của cơ quan và thực hiện các biện pháp sao lưu dự phòng

- Lập hồ sơ về việc nộp lưu tài liệu lưu trữ điện tử vào Lưu trữ cơ quan

5.2 Thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ điện tử vào Lưu trữ lịch sử

Việc thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ điện tử vào các Lưu trữ lịch sử được thực hiện theo quy trình sau:

Lưu trữ lịch sử và Lưu trữ cơ quan thống nhất Danh mục hồ sơ nộp lưu, yêu cầu, phương tiện, cấu trúc và định dạng chuyển;

Lưu trữ cơ quan giao nộp hồ sơ và dữ liệu đặc tả kèm theo;

Lưu trữ lịch sử kiểm tra để bảo đảm hồ sơ nhận đủ và đúng theo Danh mục; dạng thức và cấu trúc đã thống nhất; liên kết chính xác dữ liệu đặc tả với

hồ sơ; kiểm tra virút;

Lưu trữ lịch sử chuyển hồ sơ vào hệ thống quản lý tài liệu lưu trữ điện tử của Lưu trữ lịch sử và thực hiện các biện pháp sao lưu dự phòng;

Lập hồ sơ về việc nộp lưu tài liệu lưu trữ điện tử vào Lưu trữ lịch sử Tiêu chuẩn kỹ thuật trong quá trình nộp lưu và thu thập tài liệu lưu trữ điện tử giữa Lưu trữ cơ quan với Lưu trữ lịch sử phải được thực hiện theo tiêu chuẩn về trao đổi dữ liệu theo quy định của pháp luật

II XÁC ĐỊNH GIÁ TRỊ TÀI LIỆU ĐIỆN TỬ

học và các giá trị khác, từ đó lựa chọn để bổ sung những tài liệu có giá trị cho

Phông Luu trữ Quốc gia Việt Nam

Như vậy, tài liệu lưu trữ điện tử được xác định giá trị theo nguyên tắc, phương pháp và tiêu chuẩn xác định giá trị nội dung như tài liệu lưu trữ trên các vật mang tin khác và phải bảo đảm độ tin cậy, tính toàn vẹn và xác thực của thông tin chứa trong tài liệu điện tử kể từ khi tài liệu điện tử được khởi tạo lần đầu dưới dạng một thông điệp dữ liệu hoàn chỉnh; thông tin chứa trong tài liệu lưu trữ điện tử có thể truy cập, sử dụng được dưới dạng hoàn chỉnh Tài liệu lưu trữ điện tử đáp ứng các điều kiện này có giá trị như bản gốc

Nguyên tắc chính trị:

Nội dung cơ bản của nguyên tắc chính trị là khi tiến hành xác định giá trị tài liệu điện tử, việc lựa chọn tài liệu có giá trị giữ lại bảo quản hay loại ra những tài liệu không có giá trị cần phải xuất phát từ quyền lợi của giai cấp, của dân tộc Những tài liệu điện tử được lựa chọn đưa vào bảo quản trong các kho lưu trữ phải là những tài liệu phục vụ đắc lực cho lợi ích của quốc gia, dân tộc, phục vụ cho quyền và lợi ích của nhân dân

Nguyên tắc lịch sử:

Vận dụng nguyên tắc này, khi xác định giá trị tài liệu điện tử cũng phải luôn luôn đặt tài liệu trong bối cảnh lịch sử tài liệu hình thành để xem xét và đánh giá giá trị cho chúng được chính xác Vì ở mỗi thời kỳ, mỗi giai đoạn lịch sử khác nhau sẽ hình thành nên những tài liệu điện tử có giá trị khác nhau Do vậy, phải xem xét tài liệu trong bối cảnh mà nó được tạo ra và bối cảnh công nghệ tạo lập tài liệu mà nó phụ thuộc để đánh giá giá trị tài liệu cho chính xác

Nguyên tắc toàn diện - tổng hợp:

Khi xác định giá trị tài liệu điện tử, cần xem xét đánh giá một cách toàn diện nhằm đảm bảo tính toàn vẹn, thống nhất và đầy đủ của các tài liệu điện tử

và hệ thống cơ sở dữ liệu mà tài liệu có mối quan hệ

2.2 Các nguyên tắc riêng

Do đặc điểm riêng biệt của tài liệu điện tử, đó là tính liên tục của vòng đời tài liệu (từ khi tài liệu chuẩn bị được tạo lập cho đến khi tiêu hủy (hay bảo quản tài liệu) là một quá trình liên tục - vòng đời của tài liệu), nên trong công tác xác định giá trị của tài liệu điện tử để các lưu trữ lựa chọn và bảo quản được những tài liệu thực sự có giá trị thì các cơ quan, tổ chức sản sinh ra tài liệu cần phải trực tiếp tiến hành công tác xác định giá trị tài liệu và phải tiến hành ngay trong giai đoạn chuẩn bị hình thành vòng đời của tài liệu Đây cũng chính là nguyên tắc mang tính đặc thù trong công tác xác định giá trị của tài liệu điện tử

Trong môi trường tài liệu giấy truyền thống, thành phần các bên tham gia được giao thực hiện một phần của chức năng lưu trữ về xác định giá trị và lựa chọn tài liệu cũng khác nhau tuỳ thuộc vào tập quán hay truyền thống hành chính và truyền thống tổ chức khác nhau Tuy nhiên, thường thì những nhiệm

vụ đó không được triển khai thực hiện cho tới những giai đoạn cuối của vòng đời tài liệu Tuy vậy, trong môi trường điện tử, cũng như việc tạo lập tài liệu, các công việc liên quan tới việc xác định giá trị và lựa chọn phải được bắt đầu sớm trong vòng đời tài liệu, thường là ở giai đoạn chuẩn bị

Sở dĩ như vậy là vì các yêu cầu giữ lại bảo quản dựa trên những tính toán của lưu trữ cần phải được đưa vào hệ thống điện tử ở ngay thời điểm thiết kế hệ thống Nếu không, sẽ có nguy cơ là tài liệu chỉ được giữ lại trong hệ thống đó trong một khoảng thời gian mà chúng còn cần thiết để phục vụ cho những yêu cầu công việc của người sử dụng còn sau đó thì có thể bị xoá bỏ hoặc các hồ sơ tài liệu sẽ được quản lý một cách không có hệ thống

Khả năng tiến hành xác định giá trị và lựa chọn tài liệu sau khi chúng đã

đi qua giai đoạn sử dụng hiện hành từng tồn tại trong môi trường lưu trữ tài liệu truyền thống lại không thể áp dụng đối với tài liệu điện tử Yêu cầu thực hiện những nhiệm vụ về xác định giá trị và lựa chọn tài liệu ngay từ điểm xuất phát của vòng đời tài liệu đã củng cố thêm luận điểm liên quan tới sự cần thiết phải

sử dụng kỹ năng chuyên môn của lưu trữ sớm hơn trong vòng đời tài liệu so với thực tiễn hiện nay đang làm

25

Hơn nữa, yêu cầu phải tiến hành xác định giá trị và lựa chọn tài liệu ngay

từ giai đoạn thiết kế hệ thống - tức là trước khi bất kỳ một tài liệu nào được sản sinh - đã đặt ra một vấn đề là có thể cần có những phương pháp tiếp cận mới, phù hợp đối với việc xác định giá trị và lựa chọn Cụ thể là, cần phải tập trung chú ý vào những chức năng của cơ quan hay cá nhân là nguồn sản sinh tài liệu, các quy trình và hoạt động mà qua đó các chức năng đó được thực hiện hơn là vào chính bản thân tài liệu

Do vậy, phải liên tục giám sát tài liệu của cơ quan, tổ chức sản sinh ra tài liệu Các tổ chức lưu trữ phải luôn đồng hành cùng với cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu lưu trữ vào các lưu trữ cố định để đảm bảo rằng các tài liệu điện tử được sản sinh ra luôn đáp ứng được những yêu cầu về tiêu chuẩn của tài liệu lưu trữ điện tử Lưu trữ cần phải có những hướng dẫn cho các cơ quan, tổ chức

3 Các tiêu chuẩn xác định giá trị tài liệu lưu trữ điện tử

3.1 Tiêu chuẩn cơ bản

Đối với tài liệu lưu trữ nói chung, tài liệu điện tử nói riêng, việc xác định giá trị tài liệu phải căn cứ vào các tiêu chuẩn cơ bản sau đây:

Tiêu chuẩn ý nghĩa nội dung của tài liệu;

Tiêu chuẩn vị trí của cơ quan, tổ chức, cá nhân hình thành tài liệu;

Tiêu chuẩn ý nghĩa của sự kiện, thời gian và địa điểm hình thành tài liệu; Tiêu chuẩn mức độ toàn vẹn của phông lưu trữ;

Tiêu chuẩn hình thức của tài liệu;

Tiêu chuẩn tình trạng vật lý của tài liệu

3.2 Tiêu chuẩn đặc thù

Ngoài những tiêu chuẩn chung nói trên, khi xác định giá trị của tài liệu điện tử cần chú ý những đặc thù của loại tài liệu này để xác định những tiêu chuẩn và lựa chọn được những tài liệu đáp ứng được những yêu cầu của công tác lưu trữ

Các tiêu chuẩn đặc thù bao gồm:

a) Tiêu chuẩn bảo đảm độ tin cậy, tính toàn vẹn và xác thực của thông tin chứa trong tài liệu điện tử kể từ khi tài liệu điện tử được khởi tạo lần đầu dưới dạng một thông điệp dữ liệu hoàn chỉnh

Đây là tiêu chuẩn quan trọng, vì tài liệu điện tử muốn trở thành nguồn thông tin, tư liệu tin cậy thì phải có đầy đủ những yếu tố thông tin để đảm bảo cho nội dung thông tin bên trong của tài liệu

Độ tin cậy của thông tin trong một tài liệu điện tử được thể hiện ở nguồn

gốc xuất xứ của tài liệu đó

Một tài liệu buộc phải gắn với một hành động hay hoạt động được thực hiện bởi tổ chức, cơ quan, cá nhân Hoạt động và chức năng mà hoạt động đó

hỗ trợ sẽ quyết định nguồn gốc xuất xứ của tài liệu, còn tài liệu sẽ cung cấp bằng chứng về hoạt động đó

Tất cả các cơ quan, tổ chức đều cần đến tài liệu về các chức năng hoạt động của mình để tiếp tục thực hiện các hoạt động, để phục vụ nhu cầu của công việc và đáp ứng những yêu cầu về pháp lý và hành chính

Trong bối cảnh đó, mục đích chính của việc tạo lập và lưu giữ tài liệu là

để cung cấp bằng chứng Bằng chứng về các hoạt động và tác nghiệp là cần thiết để minh chứng cho trách nhiệm của một cơ quan, tổ chức hay cá nhân

Độ tin cậy của một tài liệu chính là khả năng của tài liệu để làm một bằng chứng đáng tin cậy Về bản chất, một tài liệu không thể tin cậy hơn so với bản thân tài liệu đó ở vào thời điểm nó được tạo ra Vì vậy, trách nhiệm trực tiếp để

có những tài liệu đáng tin cậy thuộc về cơ quan, tổ chức hay cá nhân sản sinh ra tài liệu Tuy nhiên, lưu trữ cần cung cấp thông tin và hướng dẫn cho cơ quan, tổ chức hay cá nhân sản sinh ra tài liệu về thực tiễn tốt nhất để họ có thể tạo ra những tài liệu đáng tin cậy

Và yêu cầu quan trọng là phải duy trì được những đặc điểm ban đầu của tài liệu như ở thời điểm tài liệu đã được tạo tạo lần đầu ở dạng một thông điệp

dữ liệu hoàn chỉnh

Tính toàn vẹn của thông tin trong tài liệu lưu trữ điện tử là thông tin không bị chỉnh sửa, không mất dữ liệu, vẫn giữ được tính nguyên bản ban đầu

27

Tính xác thực của tài liệu dùng để chỉ sự bền vững qua thời gian của các đặc điểm ban đầu của tài liệu đó xét về khía cạnh bối cảnh, cấu trúc và nội dung Một tài liệu xác thực là tài liệu giữ lại được độ tin cậy ban đầu (tính nguyên bản) của nó

Những thông tin về tài liệu cần được thu thập bao gồm thông tin về bối cảnh tạo lập và về bối cảnh công nghệ thông tin làm cơ sở và căn cứ vào đó, tài liệu được xem là xác thực Việc xác định giá trị đòi hỏi phải xác định cả giá trị cần tiếp tục bảo quản của tài liệu điện tử và tính xác thực của chúng

b) Tiêu chuẩn về khả năng truy cập, sử dụng thông tin

Thông tin chứa trong tài liệu lưu trữ điện tử có thể truy cập, sử dụng được dưới dạng hoàn chỉnh khi cần thiết

Một tài liệu điện tử được lựa chọn phải bảo đảm được khả năng duy trì tính xác thực và khả năng truy cập trong suốt quá trình bảo quản sau này Để đánh giá được tiêu chuẩn này cần phải có sự tham gia của chuyên ngành công nghệ thông tin và những kinh nghiệm của người làm công tác lưu trữ tài liệu điện tử Cần dựa trên những tiêu chuẩn quốc tế và tiêu chuẩn quốc gia trong tạo lập tài liệu điện tử

Hiện nay các phần mềm tạo lập tài liệu và hệ thống quản lý tài liệu điện tử được cải tiến liên tục, tuy nhiên một đặc điểm cơ bản trong thiết kế là các phiên bản sau đa phần đáp ứng được yêu cầu có khả năng truy cập được tài liệu tạo lập

từ các phiên bản phần mềm trước đó Điều này có thể chứng minh qua các phần

liệu điện tử phải đáp ứng được yêu cầu về tính xác thực, độ tin cậy và khả năng duy trì sự tồn tại của tài liệu sau này, vì tài liệu lưu trữ điện tử luôn gắn liền với công nghệ và phương tiện điện tử

4 Các phương pháp xác định giá trị tài liệu lưu trữ điện tử

Tài liệu điện tử sẽ trải qua nhiều thay đổi từ thời điểm chúng được sản sinh cho đến khi hết giá trị hiện hành Công nghệ thông tin luôn ở trong trạng thái phát triển, các cơ quan, tổ chức sản sinh ra tài liệu liên tục phải cập nhật các thay đổi đó trong các hệ thống thông tin của mình bao gồm cả các tài liệu đang tồn tại trong các hệ thống đó

Trong mỗi lần thay đổi, chuyển tài liệu hình thành trong một hệ thống đã lỗi thời sang một hệ thống mới, bên cạnh những thay đổi có chủ định, những thay đổi không cố ý vẫn xảy ra vì mỗi công nghệ có một sự định dạng, cách thức tổ chức

dữ liệu khác nhau và đặc biệt là ngày càng ưu việt hơn Như vậy, sẽ hình thành một quy trình bảo quản liên tục Quy trình này bắt đầu khi tài liệu được tạo lập theo đúng những yêu cầu về tính xác thực đã đặt ra và tiếp tục với việc ghi chép lại, tài liệu hoá toàn bộ những thay đổi đối với tài liệu cũng như các quá trình đánh giá, chuyển giao, tái tạo và bảo quản tài liệu

Vấn đề thách thức đặt ra ở đây là quá trình đánh giá phải có một phương pháp khác mặc dù lý thuyết về đánh giá không hề thay đổi: mục đích vẫn là giữ lại những tài liệu có giá trị, không trùng thừa mà quan trọng là tính xác thực mà thiếu chúng, tài liệu không thể được xem là đáng tin cậy với tư cách là những bằng chứng cũng như là nguồn lực thông tin

Tuy nhiên, những thay đổi về phương pháp luận là những thay đổi khá căn bản, đòi hỏi những người làm công tác lưu trữ phải tham gia, phối hợp lâu dài với các cơ quan, tổ chức sản sinh ra tài liệu, giữa một bên là sự hướng dẫn theo thẩm quyền việc thực hiện các quy trình phù hợp trong tạo lập và duy trì tài liệu và một bên là sự can thiệp một cách triệt để vào việc tạo lập và lưu trữ tài liệu

Về cơ bản, ta có thể nhận thấy việc xác định giá trị tài liệu điện tử bao gồm

4 vấn đề nổi bật cần phải quan tâm:

Thứ nhất, phải xem xét, xác định tính xác thực của tài liệu;

4.1 Phương pháp phân tích chức năng

Là phương pháp xác định giá trị tài liệu dựa vào kết quả phân tích chức năng, ý nghĩa của cơ quan, tổ chức hình thành nên tài liệu lưu trữ điện tử và chức năng của mỗi loại tài liệu được hình thành trong quá trình hoạt động của

cơ quan, tổ chức đó

Vận dụng phương pháp này, phải chú ý đến các tiêu chuẩn để xác định giá trị tài liệu: tiêu chuẩn ý nghĩa nội dung của tài liệu, tiêu chuẩn vị trí của cơ quan, tổ chức, cá nhân hình thành tài liệu …

Vận dụng phương pháp phân tích chức năng trong xác định giá trị của tài liệu điện tử là phương pháp quan trọng hàng đầu, vì khi xác định giá trị của liệu điện tử chúng ta tiến hành ngay từ giai đoạn đầu tiên của vòng đời tài liệu điện

tử Do vậy việc đánh giá đúng chức năng của cơ quan, đơn vị hình thành phông

là cơ sở để hình thành nên những hồ sơ có giá trị và được bảo quản lâu dài

Phương pháp hệ thống được vận dụng để xác định giá trị của tài liệu điện

tử được đặt trong môi trường cơ sở dữ liệu của tài liệu điện tử Trong môi