Bài thuyết trình: CÁC NGUYÊN TẮC RIÊNG, TIÊU CHUẨN RIÊNG TRONG XÁC ĐỊNH GIÁ TRỊ TÀI LIỆU LƯU TRỮ ĐIỆN TỬ; ĐẶC ĐIỂM CỦA NGHIỆP VỤ XÁC ĐỊNH GIÁ TRỊ TÀI LIỆU LƯU TRỮ ĐIỆN TỬ

Do đặc điểm riêng biệt của tài liệu điện tử đó là tính liên tục của tài liệu (từ khi tài liệu chuẩn bị được tạo lập cho đến khi tiêu hủyhay bảo quản tài liệu là một quá trình liên tục). Yêu cầu giữ lại bảo quản phải được đưa vào hệ thống điện tử ở ngay thời điểm thiết kế hệ thống. Nếu không, sẽ có nguy cơ là tài liệu chỉ được giữ lại trong hệ thống đó trong một khoảng thời gian mà chúng còn cần thiết sau đó thì có thể bị xoá bỏ hoặc các hồ sơ tài liệu sẽ được quản lý một cách không có hệ thống.

MÔN HỌC: LƯU TRỮ TÀI LIỆU

ĐIỆN TỬ

Đề tài: CÁC NGUYÊN TẮC RIÊNG, TIÊU CHUẨN RIÊNG TRONG XÁC ĐỊNH GIÁ TRỊ TÀI LIỆU LƯU TRỮ ĐIỆN TỬ; ĐẶC ĐIỂM CỦA NGHIỆP VỤ XÁC ĐỊNH GIÁ

TRỊ TÀI LIỆU LƯU TRỮ ĐIỆN TỬ

I CÁC NGUYÊN TẮC RIÊNG TRONG

XÁC ĐỊNH GIÁ TRỊ TÀI LIỆU LƯU TRỮ ĐIỆN TỬ

XÁC ĐỊNH GIÁ TRỊ TÀI LIỆU LƯU TRỮ ĐIỆN TỬ

ĐỊNH GIÁ TRỊ TÀI LIỆU LƯU TRỮ ĐIỆN TỬ

I CÁC NGUYÊN TẮC RIÊNG TRONG XÁC ĐỊNH GIÁ TRỊ TÀI LIỆU LƯU

TRỮ ĐIỆN TỬ

Tài liệu điện tử cũng phải tuân theo các nguyên tắc trong xác định giá trị tài liệu lưu trữ truyền thống đó là:

- Nguyên tắc chính trị

- Nguyên tắc lịch sư

- Nguyên tắc toàn diện - tổng hợp

Do đặc điểm riêng biệt của tài liệu điện tử - đó

là tính liên tục của tài liệu (từ khi tài liệu chuẩn bị được tạo lập cho đến khi tiêu hủy/hay bảo quản tài liệu là một quá trình liên tục).

=> tiến hành công tác XĐGTTL và phải tiến hành ngay trong giai đoạn chuẩn bị hình thành vòng đời của tài liệu ( đây là nguyên tắc mang tính đặc thù trong công tác xác định giá trị của TLĐT).

Nguyên nhân:

1/ Yêu cầu giữ lại bảo quản phải được đưa vào hệ

thống điện tư ở ngay thời điểm thiết kế hệ thống

Nếu không, sẽ có nguy cơ là tài liệu chỉ được giữ lại

trong hệ thống đó trong một khoảng thời gian mà chúng còn cần thiết sau đó thì có thể bị xoá bỏ hoặc các hồ sơ tài liệu sẽ được quản lý một cách không có hệ thống

2/ Yêu cầu phải tiến hành xác định giá trị và lựa chọn tài liệu ngay từ giai đoạn thiết kế hệ thống - tức là trước khi bất

kỳ một tài liệu nào được sản sinh - đã đặt ra một vấn đề là

có thể cần có những phương pháp tiếp cận mới, phù hợp đối với việc xác định giá trị và lựa chọn

Cụ thể là, cần phải tập trung chú ý vào những chức năng của

cơ quan hay cá nhân là nguồn sản sinh tài liệu, các quy trình và hoạt động mà qua đó các chức năng đó được thực hiện hơn là vào chính bản thân tài liệu

3 Đẩy mạnh liên tục giám sát tài liệu của cơ quan/tổ chức sản sinh ra tài liệu:

Các tổ chức lưu trữ phải luôn đồng hành cùng với cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu lưu trữ vào các lưu trữ cố định để đảm bảo rằng các tài liệu điện tử được sản sinh ra luôn đáp ứng được những yêu cầu về tiêu chuẩn của tài liệu lưu trữ điện tử

II CÁC TIÊU CHUẨN RIÊNG TRONG XÁC ĐỊNH

GIÁ TRỊ TÀI LIỆU LƯU TRỮ ĐIỆN TỬ

 Đối với tài liệu lưu trữ nói chung, xác định giá trị tài liệu phải

căn cứ vào các tiêu chuẩn cơ bản sau đây:

a) Nội dung của tài liệu;

b) Vị trí của cơ quan, tổ chức, cá nhân hình thành tài liệu;

c) Ý nghĩa của sự kiện, thời gian và địa điểm hình thành tài liệu; d) Mức độ toàn vẹn của phông lưu trữ;

đ) Hình thức của tài liệu;

e) Tình trạng vật lý của tài liệu

 Ngoài những tiêu chuẩn trên, TLLT còn có những tiêu chuẩn

riêng sau:

1 Bảo đảm độ tin cậy, tính toàn vẹn và xác thực của thông tin

chứa trong tài liệu điện tư kể từ khi tài liệu điện tư được khởi tạo

lần đầu dưới dạng một thông điệp dữ liệu hoàn chỉnh

 Độ tin cậy của thông tin trong một TLĐT được thể hiện ở nguồn gốc

xuất xứ của tài liệu đó.

 Tính toàn vẹn của thông tin trong tài liệu lưu trữ điện tử là thông tin

không bị chỉnh sửa, không mất dữ liệu, vẫn giữ được tính nguyên bản ban đầu

 Tính xác thực của tài liệu dùng để chỉ sự bền vững qua thời gian

của các đặc điểm ban đầu của tài liệu đó xét về khía cạnh bối cảnh, cấu trúc và nội dung

2.Thông tin chứa trong tài liệu lưu trữ điện tử có thể truy cập, sử dụng được dưới dạng hoàn chỉnh khi cần thiết

Một tài liệu điện tử được lựa chọn phải đảm bảo đảm được khả năng duy trì tính xác thực và khả năng truy cập trong suốt quá trình bảo quản sau này Để đánh giá được tiêu chuẩn này, cần dựa trên những tiêu chuẩn quốc tế và tiêu chuẩn quốc gia trong tạo lập tài liệu điện tử

Như vậy tiêu chuẩn để xác định giá trị của TLĐT cũng bao gồm các tiêu chuẩn như đối với tài liệu nói chung, có thể tiến hành xác định giá trị cho TLLTĐT dưa trên các cơ sở và tiêu chuẩn cơ bản:

- Dựa vào nguồn gốc (cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân và hoạt động – chức năng) sản sinh ra tài liệu;

- Tài liệu phải đảm bảo độ tin cậy, tính xác thực, nguyên vẹn Đầy đủ nội dung, bối cảnh và cấu trúc dữ liệu, giúp người

sử dụng có thể truy cập và hiểu được tài liệu

III ĐẶC ĐIỂM CỦA NGHIỆP VỤ XÁC ĐỊNH GIÁ TRỊ TÀI LIỆU LƯU TRỮ ĐIỆN TỬ

Việc xác định giá trị tài liệu điện tử bao gồm 4 vấn đề

nổi bật cần phải quan tâm:

Một, phải

xem xét, xác

định tính xác

thực của tài

liệu.

Hai, phải xác định tính khả thi của việc bảo toàn tính xác thực của tài liệu trong suốt quá trình bảo quản, khai thác sử dụng sau này.

Ba, các tiêu chuẩn đánh giá và việc đánh giá phải được thực hiện ngay từ

đầu trong vòng đời của tài liệu.

Bốn, phải liên tục giám sát tài liệu của cơ quan/tổ chức sản sinh ra tài

liệu.

 Những đặc tính của tài liệu điện tử có những ảnh hưởng đến việc xác định giá trị tài liệu vì vậy cần dựa vào một

số đặc điểm như sau:

1 Tồn tại một cách hoàn chỉnh và không bị sưa đổi như khi nó được tạo ra và lưu trữ như lúc ban đầu

Tài liệu điện tử từ thời điểm được tạo ra đến khi kết thúc

vòng đời của nó không tách rời cơ sở dữ liệu Điều này cho phép đảm bảo tiếp cận tài liệu, duy trì trạng thái của tài liệu, đảm bảo quá trình quản lý tài liệu, xác định giá trị tài liệu và kiểm soát quá trình sử dụng tài liệu

2 Có mối liên kết rõ ràng với các tài liệu khác ở bên trong hoặc bên ngoài hệ thống thông qua mã phân loại hoặc các chỉ số nhận dạng riêng khác dựa trên nguyên tắc phân loại

VD: Khi sử dụng hệ thống chu chuyển văn bản điện tử, toàn bộ cơ quan, tổ chức được đặt trong một môi trường thông tin chung, nhiều người có thể cùng tham gia vào quá trình xử lý văn bản và giải quyết công việc trong cùng một hệ thống Điều này bảo đảm sự thông suốt và thống nhất trong quá trình xử lý văn bản Ngoài ra, việc sử dụng văn bản điện tử thông qua internet và hộp thư điện tử bảo đảm sự liên kết với các

hệ thống bên ngoài.

3 Có ngữ cảnh hành chính, có tác giả, địa chỉ và thời gian tạo ra, có thể nhận dạng được

Ngữ cảnh hành chính đó là hoàn cảnh của tài liệu đó được hình thành trong các mối quan hệ với các chức năng, nhiệm vụ giải quyết công việc

Ngữ cảnh là thông tin chứa trong tài liệu hoặc đính kèm tài liệu cụ thể Đó là thông tin về bản thân tài liệu (ví dụ: tiêu

đề, tác giả, thời gian lập) về người lập ra và mục đích tạo lập tài liệu (ví dụ về chức năng quản lý, về tổ chức, đơn vị lập, ai

sử dụng, lúc nào, vì sao)

4 Phản ánh một vấn đề, một sự việc, một đối tượng cụ thể.

Tài liệu điện tử được hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức, cá nhân TLĐT chứa đựng thông tin đa dạng, phong phú như: thông tin về hoạt động quản lý nhà nước, hoạt động nghiên cứu khoa học, hoạt động sản xuất, kinh doanh