III. THỰC TRẠNG TỔ CHỨC CÔNG TÁC KTQT TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN TẬP ĐOÀN MASAN
3.2. Tổ chức xử lý, phân tích thông tin
3.2.2 Tổ chức phân tích thông tin
Qua khảo sát cho thấy công tác phân tích tình hình kinh doanh nói chung và phân tích dự toán doanh thu nói riêng rất được chú trọng, công ty phân tích một số chỉ tiêu cơ bản để đưa ra đánh giá chung chung, qua đó đi vào phân tích sâu sắc, tỷ mỉ, tìm nguyên nhân. Kế toán quản trị đi vào phân tích trước và trong quá trình thực hiện dự toán, chỉ phân tích sau khi kết thúc quá trình kinh doanh.
3.3. Tổ chức cung cấp thông tin
Masan là một doanh nghiệp lớn với các lĩnh vực kinh doanh đa dạng: Bán lẻ, thực phẩm và đồ uống, thực phẩm tiêu dùng, dịch vụ tài chính, vật liệu công nghệ cao. Việc kinh doanh các lĩnh vực đa dạng nên khối lượng thông tin kế toán quản trị vô cùng lớn nên cần tổ chức công tác cung cấp thông tin kế toán quản trị hợp lý, nhanh chóng và rõ ràng.
Thông tin KTQT sau khi tổng hợp và phân tích sẽ tiến hành cung cấp cho nhà quản trị để sử dụng. Hệ thống cung cấp thông tin xem xét trên các khía cạnh:
- Trách nhiệm của KTQT: Kế toán theo từng bộ phận chuyên trách chịu trách nhiệm về xử lý thông tin trên cơ sở dữ liệu thu thập được, lập báo cáo kế toán quản trị phù hợp với lĩnh vực kinh doanh, trình kế toán trưởng để duyệt thông tin. Kế toán trưởng chịu trách nhiệm cao nhất về các số liệu ghi trên báo cáo trước Tổng Giám đốc và HĐQT
- Phương thức truyền thông tin: Thông tin KTQT dùng để cung cấp cho NQT nên cần truyền tải thông tin trên cơ sở đảm bảo yêu cầu thiết thực, kịp thời, nhanh chóng, chính xác. Đối với doanh nghiệp lớn, kinh doanh đa dạng lĩnh vực sử dụng phần mềm để đảm bảo cho việc truyền tải thông tin cho nhà quản trị. Thông tin kế toán quản trị được truyền tải thông qua báo cáo kế toán quản trị gồm báo cáo tình
hình thực hiện (báo cáo chi tiết nợ phải thu, hàng tồn kho,...) và báo cáo phân tích (phân tích mối quan hệ giữa chi phí, khối lượng và lợi nhuận,...)
Quy trình truyền thông tin trong công ty :
(i) KTQT xuất dữ liệu dưới dạng bản mềm (files) để gửi qua internet cho nhà quản trị, đồng thời in bản giấy, có ký xác nhận của kế toán trưởng chuyển kèm theo để tăng tính pháp lý của thông tin truyền đạt
(ii) Nhà quản trị trực tiếp truy cập, truy xuất dữ liệu trên phần mềm để lấy thông tin. Đối với nhà quản trị ở mỗi cấp khác nhau sẽ được cung cấp báo quản trị phù hợp, mã tài khoản riêng để truy cập báo cáo tránh thông tin bị lộ ra bên ngoài
- Đối tượng nhận thông tin: Thông thường là các nhà quản trị các cấp của DN, tùy theo thông tin cung cấp là loại thông tin nào để xác định đối tượng nhận tin. Nếu thông tin KTQT phục vụ cho mục tiêu chiến lược thì người nhận tin là nhà lãnh đạo cao cấp, còn nếu phục vụ cho mục tiêu tác nghiệp thì người nhận tin là các nhà quản trị các phòng ban chức năng, ban giám đốc DN.
3.4. Tổ chức bộ máy kế toán quản trị
Hiện nay có hai mổ hình tổ chức bộ máy kế toán quản trị phổ biến: Tổ chức riêng biệt hoặc theo mô hình kết hợp với TCTC. Trong điều kiện Việt Nam nói chung cũng như Masan nói riêng cần có sự kết hợp giữa hai mô hình do sự phức tạp trong lĩnh vực kinh doanh, nghiệp vụ phát sinh đa dạng.
Tổ chức bộ máy kế toán quản trị riêng biệt sẽ có sự tách biệt thông tin giữa KTQT và KTTC, giúp tối đa hóa chuyên môn từ đó thúc đẩy mỗi bộ phận phát huy tối đa vai trò trách nhiệm của mình, các báo cáo quản trị sẽ có tính chuyên môn hóa cao. Do tách biệt với KTTC, tổ chức KTQT sẽ do DN tự tổ chức sao cho phù hợp với nhu cầu cụ thể, tổ chức sổ sách và báo cáo phục vụ cho mục đích quản trị doanh nghiệp. Tuy đem lai hiệu quả cao nhưng tính thực tiễn của mô hình không cao do gây ra sự tốn kém chi phí trong vận hành
Tổ chức bộ máy kế toán quản trị theo mô hình kết hợp, theo đó sẽ có sự kết hợp giữa kế toán quản trị và kế toán tài chính tạo nên bộ máy thống nhất. Kế toán viên theo dõi phần hành kế toán nào sẽ thực hiện KTTC và KTQT phần hành đó. Mô hình tổ chức này có ưu điểm gọn nhẹ, dễ điều hành, tiết kiệm chi phí và nguồn lực khác đồng thời có sự kết hợp chặt chẽ giữa thông tin KTQT và KTTC. Tuy nhiên, mô hình này chưa có sự chuyên môn hóa, đòi hỏi kế toán viên phải có trình độ
chuyên môn cao, hiểu rõ phần hành cũng như có sự phân công hợp lý, tạo thống nhất trong nguyên tắc để tránh nhầm lẫn khi thực hiện trên một hệ thống
Với doanh nghiệp kinh doanh nhiều lĩnh vực như Masan cần có sự tổ chức linh hoạt để đảm bảo cung cấp thông tin đến nhà quản trị cũng như tối đa hóa chi phí.
Áp dụng mô hình tổ chức nào là một trong những yếu tố quyết định hiệu quả của hệ thống quản trị doanh nghiệp. Dù được tổ chức với mô hình nào, bộ máy KTQT cũng cần được bố trí nguồn lực hợp lý để hoàn thành tốt chức năng nhiệm vụ của mình
3.5. Ứng dụng công nghệ thông tin vào tổ chức KTQT
KTQT được coi là một trong những công cụ quản lý hữu hiệu trong doanh nghiệp bởi tính linh hoạt và kịp thời của thông tin kế toán phục vụ yêu cầu quản lý của nội bộ doanh nghiệp. Tuy nhiên, trong bối cảnh bùng nổ công nghệ thông tin hiện nay, phương thức KTQT truyền thống không còn phù hợp, đặc biệt với doanh nghiệp quy mô lớn, kinh doanh lĩnh vực như Masan việc ứng dụng công nghệ thông tin vào lĩnh vực KTQT là xu hướng tất yếu và cần thiết tăng tính nhanh chóng, chính xác, hiệu quả, sự liên kết dữ liệu trong cung cấp cũng như lưu trữ thông tin KTQT. Trước sự cải tiến, đổi mới trong áp dụng kết hợp công nghệ thông tin vào công tác kế toán quản trị, Masan cũng đã có những nhanh chóng triển khai các công tác cần thiết và kịp thời để thích ứng với sự thay đổi này.
Thứ nhất, công nghệ là công cụ hỗ trợ con người trong các hoạt động vì thế quá trình ứng dụng công nghệ trong doanh nghiệp chỉ hiệu quả khi người sử dụng có sự am hiểu và sử dụng thành thạo. Do đó, cần đào tạo con người trước và trong suốt quá trình ứng dụng công nghệ cũng như luôn nâng cấp, hoàn thiện công nghệ để tăng độ chính xác. Để vận hành hệ thống thông tin kế toán người làm kế toán ngoài đáp ứng về kiến thức và kỹ năng nghiệp vụ mà còn phải có kiến thức, kỹ năng tin học cũng như kết hợp với các chuyên viên CNTT để quá trình thu thập, xử lý, cung cấp và bảo mật thông tin được bảo đảm.
Thứ hai, công nghệ giúp nâng cao hiệu quả quản trị, thu thập, phân tích và cung cấp thông tin. Khi ứng dụng công nghệ thông tin vào KTQT sẽ có sự liên kết, kết nối giữa các dữ liệu giúp nâng cao hiệu quả phân tích, tăng tính chính xác cũng như cung cấp kịp thời thông tin đến NQT. Không chỉ vậy còn giúp nâng cao khả năng lưu trữ thông tin tạo cơ sở cho việc lập kế hoạch kỳ sau
Hiện tại, Công ty Cổ phần Tập đoàn Masan đã áp dụng công nghệ thông tin trong kế toán quản trị bằng cách sử dụng các phần mềm chuyên dùng. Các luồng