CHƯƠNG II THỰC TRẠNG HỆ THỐNG KÊNH PHÂN PHỐI CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN CÔNG NGHỆ CTA
2.2.2 Thực trạng về hoạt động kênh phân phối của chi nhánh công ty
2.2.2.2 Hoạt động mua bán hàng
Hoạt động mua bán hàng hóa trong kênh phân phối diễn ra chủ yếu là hoạt động mua hàng của các đại lý đối với công ty bởi hoạt động này tạo ra nguồn thu nhiều nhất cho công ty.
- Trước hết, khi các đại lý đặt hàng thông qua phòng bán hàng của công ty người đại diện bán hàng tiếp nhận yêu cầu mua hàng của khách hàng, trao đổi và ghi nhận các thông tin đặt hàng từ khách hàng nhận được và sổ tay cá nhân như số lượng chủng loại sản phẩm, quy cách, phương thức giao nhận, phương thức thanh toán, giá cả, thời gian giao hàng…
- Kiểm tra dư nợ của khách hàng, xem xét năng lực đáp ứng của công ty như nguồn hàng thiếu hay đủ tại các kho đồng thời liên hệ với nhân viên phụ trách theo dõi kế hoạch sản xuất của phòng bán hàng để phối hợp với phụ trách kho, ban giám đốc nhà máy xem xét năng lực sản xuất ( như xem xét nguyên liệu, thời gian, máy móc, nhân lực…)
- Tiếp theo tiến hành trao đổi thỏa thuận và thống nhất với khách hàng về các thông tin liên quan như đã nêu ở trên trước khi chấp nhận hoặc từ chối đơn hàng
Ngô Thị Ngân Lớp: QTKD Tổng hợp B
- Phát hành phiếu đặt hàng nếu nguồn hàng và các điều kiện giao hàng đều đáp ứng và chuyển phiếu đặt hàng này đến kho nhà máy hoặc các kho để giao hàng.
- Theo dõi, giải quyết và gửi kịp thời các yêu cầu thay đổi của khách hàng đến các bộ phận có liên quan trước đó để điều chỉnh kịp thời.
+ Trường hợp khách hàng có yêu cầu về thay đổi số lượng, thời gian, phương thức giao hàng…đại diện bán hàng phải xem xét, nếu yêu cầu là hợp lý, ghi nhận thay đổi đó vào phiếu đặt hàng cũ hoặc lập phiếu đặt hàng khác có ghi rõ thông tin liên quan tới việc thay đổi đơn đặt hàng cũ ( hủy bỏ hoặc bổ sung…) để các bộ phân liên quan biết điều chỉnh kịp thời.
+ Trường hợp khách hàng đổi hàng, trả hàng: Nếu đã xuất hóa đơn, đại diện bán hàng phải xem xét nguyên nhân, nếu là nguyên nhân khách quan như những sản phẩm không đúng chất chượng do lỗi của chi nhánh công ty thì đại diện bán hàng tùy theo trị giá hàng hóa để xử lý: Nếu trị giá hàng hóa nhỏ hơn định mức thì đại diện bán hàng sẽ thông báo cho bộ phận kho đổi hàng hoặc nhận lại hàng tùy theo biên bản có chữ ký của họ và đại lý. Nếu trị giá đơn hàng lớn hơn định mức chuyển về công ty để xử lý theo biên bản kiểm tra của Ban quản lý chất lượng trước khi chấp nhận đổi hàng hoặc trả hàng .Việc nhập và đổi hàng hóa diễn ra rất nhanh chóng, thuận tiện không gây phiền hà cho các đại lý. Đây là khoản chi phí tương đối lớn nên chi nhánh công ty cần phải chú ý hạn chế tối đa để xảy ra trường hợp này.
- Tiếp nhận, cập nhật, lưu trữ các chứng từ bán hàng từ các kho gửi về hàng ngày ( hóa đơn, báo cáo tiền mặt hàng ngày…)
- Theo dõi nợ và thực hiện thu nợ của khách hàng để nộp cho thủ quỹ của công ty.
III – Đánh giá thực trạng kênh phân phối tại Công ty
Qua thời gian thực tập tại công ty Cổ phần Công nghệ CTA, em có thể đưa ra một số đánh giá chung về quá trình tổ chức vận hành kênh phân phối sản phẩm nhập khẩu như sau:
Qua những phân tích ở trên ta dễ dàng nhận thấy mô hình cũng như thực trạng tổ chức và quản lý kênh của của công ty CTA là tương đối hoàn chỉnh. Mô hình kênhphân phối của công ty được tổ chức một cách khá gọn nhẹ và chính xác cho sản phẩm chuyên biệt của mình . Việc tổ chức cũng như lựa chọn thành viên kênh được công ty thực hiện chặt chẽ thể hiện sự quan tâm và đầu tư của công ty đến hoạt động phân phối.
Hệ thống phân phối của Công ty đã được tổ chức khá hợp lý, phù hợp với đặc điểm của công ty và hệ thống sản phẩm. Nhờ hệ thống kênh phân phối đã thiết lập, Công ty đã đạt được những thành tựu không nhỏ trong hoạt động tiêu thụ, làm cơ sở cho sự phát triển bền vững lâu dài của công ty trong môi trường cạnh tranh của thị trường trong nước vốn đã gay gắt lại càng gay gắt hơn khi đất nước đang trong xu thế hội nhập quốc tế đặc biệt là Việt Nam đang đứng trước ngưỡng cửa gia nhập vào các tổ chức thương mại quốc tế như AFTA và WTO. Kênh phân phối của công ty ngày càng hoàn thiện cả về tổ chức và quản lý. Hệ thống kênh phân phối đã góp phần củng cố và mở rộng thị trường trên cơ sở duy trì và phát triển mối quan hệ tốt đẹp, các bên cùng có lợi với các đại lý.
Các chính sách về tổ chức của Công ty tương đối chặt chẽ các điều kiện ràng buộc trách nhiệm của các đại lý trên cơ sở hợp tác 2 bên cùng có lợi. Các điều kiện đưa ra đảm bảo cho hoạt động tiêu thụ sản phẩm của Công ty, tránh được các xung đột giữa các đại lý của mình. Tạo được mạng lưới rộng phân phối rộng khắp và có chiều sâu.
Các chính sách quản lý phân phối tương đối phù hợp với tiềm lực, khả năng của Công ty trong thời điểm hiện tại.
Chính sách thi đua khen thưởng của công ty đã giúp cho nhân viên tích cực thi đua lập thành tích cao trong công việc.
Tuy nhiên do công ty CTA là một công ty không lớn nên sản phẩm chấm công được công ty chủ yếu tập trung phát triển. Chính vì thế trong quá trình tổ chức cũng như vận hành kênh phân phối của công ty nói chung cũng như kênh phân phối đối với sản phẩm máy chấm công nói riêng gặp không ít khó khăn. Ví dụ: do công ty có các đại lý kề cạn nhau nên khách hàng chủ yếu chạy đến trụ sở chính là chủ yếu các kênh phân phối chưa thực sự phát triển được chức năng và nhiệm vụ của mình .
Công tác tổ chức và quản lý của Công ty bên cạnh các thành tựu đã đạt được còn bộc lộ không ít hạn chế. Nguyên nhân của những hạn chế này có cả yếu tố khách quan lẫn chủ quan. Trong thời gian tới Công ty cần có những giải pháp đểkhắc phục nhằm hoàn thiện hơn trong công tác tổ chức và quản lý kênh phân phối của Công ty.
Sau đây là các hạn chế chủ yếu của Công ty:
Ngô Thị Ngân Lớp: QTKD Tổng hợp B
Mặc dù Công ty đã tổ chức đựơc một hệ thống phân phối khá hoàn chỉnh nhưng trong số các đại lý còn không ít các đại lý yếu, không đạt được các mức doanh thu theo chỉ tiêu của Công ty. Sở dĩ như vậy vì nguyên nhân là do sản phẩm của Công ty chưa thực sự thuyết phục được người tiêu dùng, và sự chuyên môn hóa về hoàn chỉnh một sản phẩm tại các đại lý của Công ty là chưa có.
Trên thị trường của công ty và đặc biệt là Hà Nội, hệ thống phân phối của Công ty còn rất thiếu và yếu trong khi đây là những thị trường lớn và rất tiềm năng..
Việc quản lý kênh của Công ty chưa thực sự đạt hiệu quả cao. Các chính sách quản lý và sự quan tâm của Công ty đến các đại lý chưa được tốt. Việc quản lý đại lý còn tương đối lỏng lẻo. Nguyên nhân của hạn chế này là do Công ty chưa thực sự có sức mạnh thị trường, Trong các đại lý sản phẩm của các Công ty đối thủ cạnh tranh vẫn được bày bán thậm chí còn được trưng bày ở vị trí đẹp hơn so với sản phẩm của Công ty tuỳ thuộc vào nhu cầu của người tiêu dùng trong từng thời điểm.
Các hoạt động xúc tiến của công ty còn rất yếu, các hoạt động quảng cáo trên các phương tiện thông tin đại chúng hầu như rất hiếm. Việc tham gia các hội chợ còn hạn chế về số lượng mẫu mã chủng loại sản phẩm do vậy việc mở rộng thị trường tương đối khó khăn. Nguyên nhân của hạn chế này là do tiềm lực tài chính cho các hoạt động quảng cáo xúc tiến không mạnh bằng các đối thủ cạnh tranh. Chi phi cho các hoạt động quảng cáo của Công ty còn rất khiêm tốn.
Trước những hạn chế trên đòi hỏi Công ty cần phải đưa ra các giải pháp nhằm hoàn thiện công tác tổ chức và quản lý kênh, có như vậy Công ty mới xây dựng được một hệ thống kênh phân phối đủ mạnh để đáp ứng cho sự phát triển lâu dài của Công ty trong tương lai khi mà tương lai ấy báo hiệu những khó khăn thử thách mà CTA cũng như các doanh nghiệp Việt Nam sẽ phải đối mặt do xu hướng hội nhập, quốc tế hoá tất yếu đang diễn ra.