BÀI 3: ỨNG DỤNG KẾ TOÁN TRÊN PHẦN MỀM KẾ TOÁN MISA
2. Cài đặt hệ thống
Cho phép khách hàng cài đặt phần mềm MISA SME.NET 2021 trên máy chưa có phần mềm.
Các bước thực hiện
oTải bộ cài MISA SME.NET 2021
o Sao chép (copy) bộ cài MISA SME.NET 2021 vào ổ đĩa của máy tính hoặc download bộ cài phần mềm từ trên mạng xuống.
o Nhấn đúp chuột vào tệp cài đặt (.exe).
Hình 3.2: Giải nén phần mềm
o Nhấn Tiếp tục.
Hình 3.3: Bắt đầu cài đặt phần mềm
o Đọc kỹ thoả thuận sử dụng, sau đó tích chọn Đồng ý.
o Nhấn Tiếp tục, để chuyển sang bước lựa chọn Thư mục cài đặt.
Hình 3.4: Chọn Đồng ý cài đặt phần mềm
oNhấnTiếp tục.
Hình 3.5: Chọn thư mục lưu trữ dữ liệu
Hình 3.6: Thay đổi mục lưu trữ dữ liệu
o Chọn Loại cài đặt.
Tích chọn Máy chủ và máy trạm nếu muốn máy tính vừa dùng để lưu trữ dữ liệu kế toán, vừa đồng thời chạy phần mềm.
Tích chọn Máy trạm nếu muốn máy tính chỉ sử dụng để truy cập và làm việc với dữ liệu nằm trên máy tính khác.
o Nhấn Tiếp tục.
Hình 3.1: Kết quả của hàm SUBTOTAL Hình 3.7: Chọn loại cài đặt
o Nhấn Cài đặt.
Hình 3.8: Chọn cài đặt phần mềm
o Khi quá trình cài đặt hoàn thành, xuất hiện màn hình thông báo.
Tích chọn Chạy MISA SME.NET 2021, hệ thống sẽ tự động mở phần mềm sau khi nhấn Hoàn thành.
Tích chọn Xem tính năng mới, hệ thống sẽ hiển thị thông tin về tính năng mới của phiên bản vừa mới cài đặt sau khi nhấn Hoàn thành.
o Nhấn Hoàn thành để kết thúc quá trình cài đặt phần mềm.
Hình 3.1: Kết quả của hàm SUBTOTAL Hình 3.9: Hoàn thành cài đặt phần mềm 3. Xây dựng cơ sở dữ liệu
+ Tại màn hình đăng nhập, nhấn Hủy bỏ.
Hình 3.10: Bắt đầu tạo cơ sở dữ liệu
+ Chọn Tạo mới dữ liệu kế toán (hoặc vào menu Tệp\Tạo mới dữ liệu kế toán).
+ Nhấn Tiếp theo để bắt đầu quá trình tạo dữ liệu kế toán mới.
Hình 3.11: Chọn tạo dữ liệu kế toán mới
Hình 3.12: Chọn tạo dữ liệu kế toán + Tại bước 1. Thông tin doanh nghiệp:
Nhập Mã số thuế của đơn vị sau đó nhấn Lấy thông tin, nếu có mạng internet, chương trình sẽ tự động điền thông tin theo dữ liệu của cơ quan thuế (hoặc có thể tự khai báo các thông tin này nếu muốn).
Chọn Lĩnh vực hoạt động của doanh nghiệp.
Hình 3.13: Khai báo thông tin chung doanh nghiệp + Nhấn Tiếp theo.
+ Tại bước 2. Dữ liệu kế toán: Khai báo thông tin năm tài chính, tên dữ liệu kế toán.
Hình 3.14: Khai báo kỳ kế toán + Nhấn Tiếp theo.
+ Tại bước 3. Thông tin dữ liệu: Khai báo các thông tin về Chế độ kế toán, Đồng tiền hạch toán, phương pháp tính giá xuất kho/thuế GTGT.
Hình 3.15: Khai báo thông tin chế độ, đồng tiền và phương pháp xuất kho
+ Tại bước 4. Thông tin đăng nhập: Khai báo thông tin người dùng quản trị dữ liệu của đơn vị.
Hình 3.16: Khai báo thông tin đăng nhập + Nhấn Tiếp theo.
+ Kiểm tra lại các thông tin về dữ liệu đã khai báo, Nhấn Thực hiện.
Hình 3.17: Thực hiện tạo cơ sở dữ liệu
+ Nhấn Đồng ý, để đăng nhập vào dữ liệu kế toán vừa tạo mới.
Hình 3.18: Khai báo thông tin dữ liệu kế toán
+ Khai báo các thông tin về lĩnh vực, ngành nghề, quy mô vốn và hình thức sổ của Doanh nghiệp để phù hợp với doanh nghiệp
Hình 3.19: Khai báo các thông tin về lĩnh vực, ngành nghề + Nhấn Đồng ý.
4. Khai báo ban đầu 4.1. Khai báo tài khoản
Cho phép khai báo một tài khoản mới trên danh sách hệ thống tài khoản.
Vào menu Danh mục\Tài khoản\Hệ thống tài khoản
Hình 3.20: Đường dẫn chọn hệ thống tài khoản
Tại màn hình danh sách hệ thống tài khoản, chọn chức năng Thêm trên thanh công cụ.
Hình 3.21: Thêm tài khoản chi tiết
Khai báo thông tin về tài khoản cần khai báo tại phần Thông tin chung =>
với các thông tin có ký hiệu (*) kế toán sẽ bắt buộc phải khai báo.
Với các tài khoản có liên quan đến ngoại tệ (1112, 1122, 1132, 131…) nếu muốn theo dõi theo ngoại tệ, khi khai báo kế toán sẽ tích chọn vào phần thông tin Có hạch toán ngoại tệ:
Với những tài khoản có nhu cầu theo dõi chi tiết (112, 131, 141, 331…) khi khai báo kế toán sẽ tích chọn thông tin cần theo dõi tại phần Theo dõi chi tiết theo:
o Ví dụ: TK 131 được tích chọn chi tiết theo Đối tượng – Khách hàng => mỗi khi hạch toán chứng từ có liên quan đến TK 131, hệ thống sẽ yêu cầu phải chọn thông tin đối tượng thì mới có thể cất giữ được chứng từ.
o Với các thông tin chi tiết cần theo dõi như: Đối tượng THCP, Công trình, Đơn đặt hàng, Hợp đồng bán, Khoản mục CP, Đơn vị và Mã thống kê, kế toán có thể lựa chọn một trong hai giá trị sau:
Chỉ cảnh báo => nếu hạch toán chứng từ mà không chọn giá trị, khi ghi sổ chứng từ hệ thống sẽ đưa ra cảnh báo nhưng vẫn cho ghi sổ.
Bắt buộc nhập => nếu hạch toán chứng từ mà không chọn giá trị, khi ghi sổ chứng từ hệ thống sẽ đưa ra cảnh báo và không cho ghi sổ.
Sau khi khai báo xong, nhấn Cất.
4.2. Khai báo khách hàng
Quản lý danh sách các khách hàng, phục vụ cho việc lập và hạch toán các chứng từ kế toán liên quan đến hoạt động bán hàng.
+ Vào menu Danh mục\Đối tượng\Khách hàng.
+ Nhấn Thêm.
+ Khai báo thông tin khách hàng:
oTab Thông tin chung: khai báo các thông tin chi tiết về khách hàng.
o Lựa chọn khách hàng cần khai báo là Tổ chức hoặc Cá nhân.
o Tích chọn Nhà cung cấp, nếu đối tượng khai báo vừa là khách hàng, vừa là nhà cung cấp. Khi đó, thông tin đối tượng sau khi cất giữ sẽ được chương trình tự động lưu trên cả danh sách khách hàng lẫn danh sách nhà cung cấp.
o Nhập Mã số thuế của khách hàng sau đó nhấn Lấy thông tin, nếu có mạng internet, chương trình sẽ tự động lấy lên Tên khách hàng và Địa chỉ theo dữ liệu của cơ quan thuế (hoặc có thể tự khai báo các thông tin này nếu muốn).
o Khai báo các thông tin chi tiết khác về khách hàng => Bắt buộc phải khai báo các thông tin có ký hiệu (*).
Hình 3.22: Khai báo khách hàng
oTab Khác: khai báo thông tin phục vụ cho việc liên hệ khách hàng.
Hình 3.23: Khai báo thông tin chi tiết khách hàng + Nhấn Cất.
4.3. Khai báo nhà cung cấp
Quản lý danh sách các nhà cung cấp, phục vụ cho việc lập và hạch toán các chứng từ kế toán liên quan đến hoạt động mua hàng hoá, dịch vụ.
+ Vào menu Danh mục\Đối tượng\Nhà cung cấp/Thêm.
+ Khai báo thông tin nhà cung cấp:
oTab Thông tin chung: khai báo các thông tin chi tiết về nhà cung cấp.
Lựa chọn nhà cung cấp cần khai báo là Tổ chức hoặc Cá nhân.
Tích chọn Khách hàng, nếu đối tượng khai báo vừa là nhà cung cấp, vừa là khách hàng. Khi đó, thông tin đối tượng sau khi cất giữ sẽ được chương trình tự động lưu trên cả danh sách nhà cung cấp lẫn danh sách khách hàng.
Nhập Mã số thuế của nhà cung cấp sau đó nhấn Lấy thông tin, nếu có mạng internet, chương trình sẽ tự động lấy lên Tên nhà cung cấp và Địa chỉ theo dữ liệu của cơ quan thuế (hoặc có thể tự khai báo các thông tin này nếu muốn).
Khai báo các thông tin chi tiết khác về nhà cung cấp => Bắt buộc phải khai báo các thông tin có ký hiệu (*).
Hình 3.24: Khai báo nhà cung cấp
o Tab Khác: khai báo thông tin phục vụ cho việc liên hệ nhà cung cấp.
Hình 3.25: Khai báo thông tin chi tiết nhà cung cấp + Nhấn Cất.
4.4. Khai báo cơ cấu tổ chức
Cho phép khai báo thông tin về một chi nhánh/phòng ban/bộ phận trong doanh nghiệp.
+ Vào menu Danh mục\Cơ cấu tổ chức.
Hình 3.26: Đường dẫn khai báo phòng ban
+ Nhấn Thêm và thực hiện khai báo cơ cấu tổ chức theo 1 trong các trường hợp sau:
Hình 3.27: Chọn bảng thông tin phòng ban
Tab Thông tin chung cho phép khai báo các thông tin về doanh nghiệp =>
với các thông tin có ký hiệu (*) kế toán sẽ bắt buộc phải khai báo.
Hình 3.28: Nhập các thông tin chung của phòng ban
Tab Thông tin lên báo cáo, chứng từ cho phép khai báo các thông tin về doanh nghiệp và người ký sẽ hiển thị các chứng từ hoặc báo cáo được in ra.
Hình 3.29: Nhập thông tin chi tiết phòng ban
Tab Đặc điểm hoạt động, chế độ kế toán cho phép khai báo các thông tin phục vụ cho việc hiển thị dữ liệu
Hình 3.30: Nhập thông tin đặc điểm của phòng ban Sau khi bổ sung xong thông tin, nhấn Cất.
4.5. Khai báo nhân viên
Khai báo thông tin Nhân viên trong doanh nghiệp để phục vụ cho công tác:
o Lập bảng chấm công, tính lương, thanh toán lương…
o Lập tờ khai thuế TNCN
o Quản trị các thông tin theo Nhân viên như: Xem báo cáo doanh thu theo nhân viên; Báo cáo công nợ tạm ứng theo Nhân viên; Báo cáo công nợ khách hàng theo nhân viên…
+ Vào menu Danh mục\Đối tượng\Nhân viên.
+ Nhấn Thêm
Hình 3.31: Đường dẫn khai báo nhân viên + Khai báo thông tin nhân viên. Trong đó:
o Để Lập bảng tính lương: Cần khai báo đầy đủ thông tin Lương thỏa thuận hoặc Hệ số lương; Lương đóng bảo hiểm; Số người phụ thuộc.
Hình 3.32: Nhập thông tin lương của nhân viên
o Để Thanh toán lương qua dịch vụ Ngân hàng điện tử (MISA Bankhub): Cần khai báo đầy đủ thông tin Tài khoản ngân hàng (làm tài khoản nhận lương) của Nhân viên
o Để Lập tờ khai thuế TNCN: Ngoài các thông tin cần khai báo để Lập bảng tính lương, cần khai báo:
Hình 3.33: Số tài khoản ngân hàng của nhân viên
Mã số thuế; Loại hợp đồng (Cần cập nhật lại Loại hợp đồng của Nhân viên mỗi khi có thay đổi để lấy đúng số liệu lên tờ khai thuế TNCN)
Hình 3.34: Nhập loại hợp đồng lao động
Danh sách người phụ thuộc của từng Nhân viên
Hình 3.35: Nhập số người phụ thuộc + Nhấn Cất.
4.6. Khai báo kho
Cho phép khai báo thông tin về từng kho quản lý vật tư, hàng hoá, dịch vụ.
+ Vào menu Danh mục\Vật tư hàng hoá\Kho.
+ Tại màn hình danh sách kho, chọn chức năng Thêm trên thanh công cụ.
Hình 3.36: Khai báo kho
+ Khai báo các thông tin về kho => với các thông tin có ký hiệu (*) kế toán sẽ bắt buộc phải khai báo.
+ Sau khi khai báo xong, nhấn Cất.
4.7. Khai báo vật tư, hàng hóa
Cho phép khai báo thông tin về từng vật tư, hàng hoá, thành phẩm, dịch vụ của doanh nghiệp.
Tại màn hình danh sách vật tư, hàng hoá, chọn chức năng Thêm trên thanh công cụ.
Hình 3.37: Khai báo vật tư hàng hóa
Khai báo các thông tin chi tiết về vật tư, hàng hoá => với các thông tin có ký hiệu (*) kế toán sẽ bắt buộc phải khai báo.
Chọn tính chất của là Vật tư hàng hoá, sau đó khai báo thông tin trên các tab chi tiết:
o Tab Ngầm định: các thông tin sau khi được khai báo sẽ được tự động lấy lên các chứng từ mua bán vật tư, hàng hoá. Cụ thể:
Thông tin: Kho ngầm định, Tài khoản kho, Tỷ lệ CKMH (%), Đơn giá mua, Thuế suất GTGT, Thuế suất thuế NK sẽ được lấy lên các chứng từ mua vật tư, hàng hoá.
Thông tin: Kho ngầm định, Tài khoản kho, TK doanh thu, Đơn giá bán, (nếu có tích chọn là đơn giá bán sau thuế), Thuế suất GTGT, Thuế suất thuế XK sẽ được lấy lên các chứng từ bán vật tư, hàng hoá.
Thông tin: TK chi phí sẽ được lấy lên các chứng từ mua hàng không qua kho và các chứng từ xuất kho, xuất bán vật tư, hàng hóa.
o Tab Chiết khấu: cho phép thiết lập các định mức chiết khấu thương mại sẽ được áp dụng khi bán vật tư, hàng hoá => với số lượng từ bao nhiêu đến bao nhiêu sẽ được hưởng chiết khấu bao nhiêu % hoặc bao nhiêu tiền:
Tích chọn Chiết khấu.
Chọn loại chiếu khấu là theo %, số tiền hoặc đơn giá.
Nhập định mức chiết khấu (nhấn enter hoặc nhấn chuột phải, chọn Thêm dòng mới để khai báo được một định mức)
Hình 3.38: Nhập chiết khấu cho các loại vật tư, hàng hóa
o Tab Đặc tính, hình ảnh: cho phép khai báo thông tin về đặc tính và ảnh đại diện của VTHH, phục vụ cho việc hiển thị thông tin VTHH trên báo giá gửi khách hàng.
o Tại mục Đặc tính: nhập thông tin đặc tính về VTHH.
o Tại mục Hình ảnh: nhấn chọn để chọn ảnh đại diện cho VTHH.
Hình 3.39: Nhập chi tiết hình ảnh cho vật tư, hàng hóa Sau khi khai báo xong nhấn Cất.
4.8. Khai báo ngân hàng
Giúp khai báo thông tin tài khoản ngân hàng của Doanh nghiệp phục vụ hạch toán nghiệp vụ thu/chi tiền gửi và theo dõi tình hình biến động, số dư của từng tài khoản ngân hàng.
Hình 3.40: Khai báo tài khoản ngân hàng 4.9. Khai báo số dư ban đầu
Cho phép nhập số dư ban đầu cho các tài khoản, sau khi dữ liệu kế toán được tạo thành công. Trên MISA SME.NET, việc nhập số dư ban đầu cho các tài khoản được phân thành nhiều nhóm khác nhau, tuỳ thuộc vào nhu cầu quản lý đặc thù của từng nhóm tài khoản. Cụ thể:
4.9.1.Nhập số dư đầu kỳ cho tài khoản ngân hàng
Quản lý số dư ban đầu của các tài khoản được theo dõi chi tiết theo từng tài khoản ngân hàng (được tích chọn theo dõi chi tiết theo Tài khoản ngân hàng khi khai báo tài khoản).
Trên tab Số dư TK ngân hàng, kế toán có thể thực hiện các chức năng sau:
Hình 3.41: Chọn nhập số dư tài khoản ngân hàng
o Vào menu Nghiệp vụ\Nhập số dư ban đầu\tab Số dư tài khoản ngân hàng.
o Chọn chức năng Nhập số dư trên thanh công cụ.
Hình 3.42: Nhập số dư tài khoản ngân hàng
o Chọn tài khoản và nhập số dư cho các tài khoản ngân hàng có phát sinh số dư ban đầu.
o Sau khi nhập xong, nhấn Cất.
4.9.2. Nhập số dư công nợ khách hàng
o Vào menu Nghiệp vụ\Nhập số dư ban đầu\tab Công nợ khách hàng.
o Chọn chức năng Nhập số dư trên thanh công cụ.
o Chọn tài khoản có phát sinh công nợ khách hàng, sau đó thực hiện nhập số dư theo một trong hai trường hợp sau:
Không có nhu cầu theo dõi công nợ khách hàng theo nhân viên, công trình, hợp đồng, đơn vị, hoá đơn
Kế toán sẽ nhập trực tiếp tổng công nợ của khách hàng trên giao diện Nhập số dư công nợ khách hàng
Hình 3.43: Chọn nhập số dư khách hàng
Có nhu cầu theo dõi công nợ khách hàng theo nhân viên, công trình, hợp đồng, đơn vị, hoá đơn
Chọn chức năng Nhập chi tiết công nợ đối với khách hàng có phát sinh công nợ đầu kỳ.
Chọn tab Chi tiết theo nhân viên, công trình, hợp đồng, đơn vị.
Chọn thông tin nhân viên/công trình/hợp đồng từ các cột tương ứng, sau đó nhập số dư công nợ
Hình 3.44: Nhập số dư công nợ khách hàng Sau khi nhập xong, nhấn Cất.
4.9.3. Nhập công nợ nhà cung cấp
Vào menu Nghiệp vụ\Nhập số dư ban đầu\tab Công nợ nhà cung cấp.
Chọn chức năng Nhập số dư trên thanh công cụ.
Chọn tài khoản có phát sinh công nợ đối với nhà cung cấp, sau đó thực hiện nhập số dư theo một trong hai cách sau:
Kế toán sẽ nhập trực tiếp tổng công nợ đối với nhà cung cấp trên giao diện Nhập số dư công nợ nhà cung cấp
Hình 3.45: Chọn nhập số dư nhà cung cấp
Hình 3.46: Theo dõi chi tiết hóa đơn nhà cung cấp
Chọn chức năng Nhập chi tiết công nợ đối với nhà cung cấp có phát sinh công nợ đầu kỳ.
Chọn tab Chi tiết theo nhân viên, công trình, hợp đồng, đơn vị.
Chọn thông tin nhân viên/công trình/hợp đồng từ các cột tương ứng, sau đó nhập số dư công nợ.
Hình 3.47: Nhập số dư công nợ nhà cung cấp Sau khi nhập xong, nhấn Cất.
4.9.4. Nhập công nợ nhân viên
Vào menu Nghiệp vụ\Nhập số dư ban đầu\tab Công nợ nhân viên.
Chọn chức năng Nhập số dư trên thanh công cụ.
Chọn tài khoản có phát sinh công nợ của nhân viên, sau đó thực hiện nhập số dư theo một trong hai cách sau:
Không có nhu cầu theo dõi công nợ nhân viên theo đơn vị, công trình, hợp đồng
Kế toán sẽ nhập trực tiếp tổng công nợ của nhân viên trên giao diện Nhập số dư công nợ nhân viên
Hình 3.48: Nhập số dư công nợ nhân viên
Có nhu cầu theo dõi công nợ nhân viên theo đơn vị, công trình, hợp đồng
Kế toán sẽ chọn chức năng Nhập chi tiết công nợ để khai báo chi tiết theo công trình:
+ Chọn chức năng Nhập chi tiết công nợ đối với nhân viên có phát sinh công nợ đầu kỳ.
+ Chọn thông tin đơn vị/công trình/hợp đồng từ các cột tương ứng, sau đó nhập số dư công nợ