A. Lập trang bảng tính đơn giản
2. Các thao tác trên trang tính
2.4. Xử lý dữ liệu trên trang tính
Click chuột vào vị trí dòng hiện tại rồi nhấn chuột phải, chọn Insert. Với việc thêm dòng trong Excel thì mặc định dòng mới sẽ luôn ở bên trên với dòng đang click chuột.
Hình 1.49: Hộp thoại thêm dòng
Ngay lập tức một dòng mới đã hiển thị bên trên của dòng ban đầu đã click chọn. Dòng click chuột ban đầu sẽ đẩy về xuống dưới.
Hình 1.50: Kết quả thêm dòng b. Chèn cột
Click chuột vào vị trí cột hiện tại rồi nhấn chuột phải, chọn Insert. Với việc thêm cột trong Excel thì mặc định cột mới sẽ luôn ở bên trái với cột đang click chuột.
Hình 1.51: Hộp thoại thêm cột
Ngay lập tức một cột E mới đã hiển thị bên tay trái của cột F ban đầu đã click chọn. Cột click chuột ban đầu sẽ đẩy về bên phải.
Hình 1.52: Kết quả thêm cột
c. Xoá dòng
Để xóa dòng bất kỳ trong Excel, chúng ta chọn dòng rồi nhấn chuột phải, nhấn tiếp vào Delete để xóa dòng Excel
Hình 1.53: Hộp thoại xóa dòng Kết quả dòng 2 sẽ bị xóa
Hình 1.54: Kết quả xóa dòng
d. Xóa cột
Để xóa cột bất kỳ trong Excel, chúng ta chọn cột rồi nhấn chuột phải, nhấn tiếp vào Delete để xóa cột Excel
Hình 1.55: Hộp thoại xóa cột 2.4.2. Cách tìm kiếm trong bảng tính Excel
Bước 1: Trước hết, mở bảng số liệu Excel cần làm việc. Tại tab Home trên thanh Ribbon, nhấn chọn chuột trái vào mục Find & Select. Rồi tiếp tục chọn Find hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl + F.
Hình 1.56: Chức năng tìm kiếm
Bước 2: Ngay sau đó xuất hiện giao diện hộp thoại Find and Replace. Tại đây, nhập từ hoặc số liệu cần tìm kiếm vào ô Find What. Chẳng hạn, muốn tìm vị trí của con số 45.
Hình 1.57: Hộp thoại tìm kiếm
Bước 3: Bước tiếp theo này, sẽ có hai lựa chọn để thực hiện.
1) Nếu chọn Find Next:
Thao tác này nghĩa là sẽ tìm lần lượt từng số liệu, từ mà yêu cầu và kết quả sẽ hiển thị lần lượt vị trí của con số 45.
Vị trí đầu tiên của con số 45 sẽ ở cột B4 trong bảng số liệu và được đóng khung.
Hình 1.58: Hộp thoại tìm kiếm
Nếu nhấn tiếp tục vào Find next, sẽ ra vị trí tiếp theo của con số 45 ở cột C6 như trong hình, cũng được đóng khung để dễ nhận biết.
Hình 1.59: Hộp thoại tìm kiếm
Thực hiện theo thao tác trên để tìm những giá trị còn lại trong bảng tính.
2) Nếu chọn Find all:
Thao tác này thì sẽ tổng hợp toàn bộ các vị trí mà từ, số liệu muốn tìm và thống kê ngay bên dưới để bạn được biết.
Hình 1.60: Hộp thoại tham số chọn tìm kiếm
Kết quả sẽ cho ra 2 vị trí của số 45 trong bảng tính Excel, tại Book 1 và Sheet 1. Khi click vào dòng nào đó, ngay lập tức sẽ xuất hiện vị trí số 45 trong bảng cũng được đóng khung, chẳng hạn như B4.
Hình 1.61: Hộp thoại chọn dòng tìm kiếm 2.4.3. Cách thay thế trong bảng tính Excel
Bước 1: Mở file Excel làm việc. Trong tab Home, nhấn chọn mục Find &
Select nhưng chọn Replace, hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl + H.
Hình 1.62: Chức năng thay thế
Bước 2: Xuất hiện hộp thoại Find and Replace. Nhập từ cần thay thế vào ô Find what và gõ từ thay thế vào ô Replace with.
1) Nếu chọn Replace:
Nếu người dùng có nhu cầu thay thế lần lượt từng vị trí với các con số khác nhau thì nhấp chọn mục này.
Theo như trong hình, chọn Replace để thay thế lần lượt 2 vị trí số 45 trong bảng tại B4 và C6. Tại vị trí B4 đã thay 45 sang 30. Còn với vị trí C6, đổi giá trị 45 sang 25.
Hình 1.63: Hộp thoại thay thế
Thực hiện theo tác trên để thay lần lượt các số và ký tự khác.
2) Nếu chọn Replace All:
Nếu thay thế tất cả 1 giá trị số, ký tự bằng 1 số hoặc ký tự khác thì nhấn chọn mục này.
Tại đây, thay số 45 bằng con số 15 ở tất cả vị trí trong bảng dữ liệu và nhấn Replace All.
Hình 1.64: Hộp thoại thay thế
Ngay sau đó, sẽ xuất hiện bảng thông báo số lượng vị trí tìm thấy và đã được thay. Bạn nhấn OK.
Hình 1.65: Thông báo số lượng thông tin đã được thay thế
Kết quả trả về sẽ là bảng dữ liệu đã thay đổi số 45 sang 15 với hai vị trí là B4 và C6 như hình dưới đây.
Hình 1.66: Kết quả thay thế 2.4.4. Tạo ghi chú cho ô
Bước 1: Kích chuột vào ô muốn tạo ghi chú. Chọn Review → New Comment
Hình 1.67: Chức năng tạo ghi chú Bước 2: Viết ghi chú vào ô bạn đã chọn
Hình 1.68: Hộp thoại nhập thông tin ghi chú
3. Đồ thị
Đồ thị trên Excel thường được sử dụng trong những trường hợp người dùng cần so sánh các dữ liệu trong bảng, theo cách trực quan và dễ nhìn nhất. Thay vì trình bày bằng văn bản, liệt kê những con số, chúng ta có thể thông qua đồ thị để biểu đạt những số liệu đó. Excel cung cấp tới người dùng các loại biểu đồ gồm biểu đồ dạng cột, biểu đò dòng, biểu đồ hình tròn, biểu đồ dạng thanh, biểu đồ