chơng VII Dữ liệu kiểu bản ghi và kiểu tệp
Bài 2. Các thao tác đối với tập tin
1. Mở một tập tin văn bản.
Mặc nhiên khi khởi động xong, Word đã mở ra một văn bản mới với tên là Document1.
Trong khi đang soạn thảo nếu muốn mở thêm một văn bản mới ta có 3 cách:
Cách 1: Bấm chuột vào nút New trên thanh công cụ chuẩn.
Cách 2: Vào Menu File chọn New...
Cách 3: Bấm tổ hợp phím Ctrl + N.
a. Mở một tập tin văn bản có trong My document.
Để mở một văn bản đã lu trên đĩa ta có thể lựa chọn một trong 3 cách sau đây:
Cách 1: Bấm chuột vào nút Open trên thanh công cụ chuẩn.
Cách 2: Bấm tổ hợp phím Ctrl + O.
Cách 3: Vào Menu File chọn Open khi đó một hộp thọai Open sẽ mở ra nh hình vẽ dới đây:
(H.2)
- Trong mục Look in ta chọn ổ đĩa chứa tập tin cần mở.
- Trong khung phía dới mục Look in ta mở th mục chứa tập tin cần mở.
- Chọn tên tập tin cần mở thì có thể bị khuất ta bấm chuột vào mũi tên trên thanh cuốn để tìm kiếm hoặc:
- Chọn Files of type (kiểu tập tin).
- Cã thÓ t×m kiÕm tËp tin qua môc Advanced...
Sau khi đã chọn xong các mục cần thiết ta nhấn chuột tại nút Open hoặc gõ Enter.
* Chú ý: Nếu văn bản ở cùng ngăn của th mục đang làm việc thì không cần chọn lại ổ đĩa và th môc.
Các thao tác mở văn bản đều có thể thực hiện bằng bàn phím.
- Khi mở một tập tin mới mà trớc đó không đóng lại tập tin cũ thì tập tin cũ vẫn đợc mở, muốn gọi lại tập tin cũ ta chỉ việc vào Menu Windows bấm chuột vào tên tập tin cần gọi lại.
- Trong trờng hợp khi ta nhớ nội dung của văn bản nhng tên lại không nhớ. Để mở văn bản đó ta tiến hành nh sau: Vào Menu File chọn mục Open, khi đó một hộp thọai đợc xuất hiện, ta kích vào nút lệnh Preview, nửa bên phải sẽ hiện lên nội dung của văn bản, còn nửa bên trái liệt kê các tập tin.
Ta chọn từng tập tin một cho đến khi tìm thấy tập tin cần mở và chọn lệnh Open.
b. Mở file văn bản không có sẵn:
- Phơng pháp thực hiện tơng tự nh thao tác mở tệp tin của phần a.
- Để thực hiện đợc công việc này, ta làm nh sau:
Vào Menu File/Open (H.3)
(H.3)
- Đa chuột vào nút trong mục Lookin (hoặc bấm chuột vào nút Up để chỉ ra đờng dẫn chứa File cần đợc mở.
- Sau đó nhấn nút Open (hoặc nhấn đúp chuột vào File cần mở).
2. Lu lại một tập tin lên đĩa:
a. Lu lại tập tin lên đĩa vào th mục hiện hành:
Để lu lại một tập tin văn bản ta có thể lựa chọn một trong 3 cách:
Cách 1: Bấm chuột vào nút Save trên thanh công cụ.
Cách 2: Vào Menu File chọn Save.
Cách 3: Bấm tổ hợp phím Ctrl + S.
Nếu tập tin đợc ghi lần đầu, khi đó hộp thọai Save sẽ xuất hiện nh hình vẽ dới đây: (H.4)
(H.4)
- Trong mục File Name ta gõ vào tên tập tin văn bản cần ghi. Nếu không cho phần mở rộng, Word sẽ tự gán cho phần mở rộng là .DOC (Doccument).
- Trong mục Save in ta chọn ổ đĩa hoặc th mục cần lu giữ tập tin.
- Trong khung phía dới ta mở th mục cần lu giữ tập tin.
Cuối cùng ta nhấn chuột tại nút Save hoặc gõ Enter. Word sẽ ghi lại tập tin lên đĩa theo tên và
địa chỉ mà ta vừa ấn định.
Muốn quay lại soạn thảo mà cha ghi lại ta gõ phím ESC hoặc bấm chuột trên nút Cancel.
Nếu tập tin đã đợc ghi ít nhất một lần, khi đó ta chỉ việc thực hiện bớc vào Menu File chọn Save hoặc bấm chuột vào nút Save trên thanh công cụ hoặc bấm Ctrl + S là đủ.
b. Ghi lại tập tin lên đĩa với tên hoặc địa chỉ khác:
Muốn thực hiện mục đích nói trên ta vào Menu File chọn Save As... Tiếp theo xác định lại tên tập tin hoặc ổ đĩa, hoặc th mục cần lu giữ tập tin cuối cùng Save hoặc gõ Enter.
c. Bảo vệ tập tin tài liệu:
Word cho phép ta có thể bảo vệ tập tin tài liệu dới các dạng:
- Không cho phép ngời khác sửa chữa nội dung.
- Không cho ngời khác truy nhập nội dung.
Để bảo vệ tập tin ta phải thực hiện các bớc sau:
Chọn Save (nếu ghi lần đầu) hoặc Save As... từ trình đơn File.
Chọn mục Options... (H.5)
(H.5) TiÕp theo:
- Đánh dấu vào mục Read Only Recommended: Khi đó tập tin chỉ có thể đọc mà không thể sửa đổi. Muốn sửa đổi phải ghi lại với tên khác bằng lệnh Save As...
Password to Open: Mật khẩu cho phép mở.
Password to Modify: Mật khẩu cho phép sửa nội dung.
Khi ta gõ vào mật khẩu Word sẽ yêu cầu ta nhắc lại lần lợt các mật khẩu (nếu có). Nếu gõ
đúng Word sẽ ghi lại tập tin và lần sau muốn mở lại tập tin Word sẽ yêu cầu gõ đúng mật khẩu đã
qui định. Ngợc lại Word sẽ từ chối việc từ chối việc đặt mật khẩu.
3. Đóng lại một tập tin:
Để đóng lại một tập tin ta chọn mục Close trong Menu File, hoặc bấm Ctrl + W.
Nếu tập tin đã có sửa đổi so với lúc mở Word sẽ hỏi: (H.6)
(H.6)
Nếu chọn Yes thì Word sẽ ghi lại tập tin rồi mới đóng lại.
Nếu ta ghi lại mà tập tin cha có tên cụ thể thì hộp thọai Save As sẽ hiện ra để ta xác lập các lựa chọn cần thiết.
Khi ta chọn Exit để thoát khỏi Word thì hiện tợng cũng diễn ra tơng tự.
Sau khi chọn đầy đủ các thông tin cho việc lu một tài liệu, một hộp thọai Properties có thể hiện ra yêu cầu cung cấp các thông tin cơ bản của tài liệu mục đích để quản lý và lu trữ.
Tất cả các thông tin này nhằm trợ giúp dò tìm tập tin khi sử dụng lệnh dò tìm Advance...
Nếu không muốn nhập bạn có thể gõ Enter.
Nếu muốn đóng tất cả các tập tin đang mở ta thực hiện thao tác sau:
Nhấn phím Shift trong khi chọn Menu File, chọn lệnh Close All.