ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG VÀ ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ HOẠT ĐỘNG TRONG CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI Xây dựng cơ cấu tổ chức vẫn là một phần rất quan trọng trong việc hình thành các tổ chức. Để là một nhà quản trị thì bao hàm nhiều yếu tố, nhưng vai trò của xây dựng cơ cấu tổ chức quản trị là một yếu tố không thể thiếu của nhà quản trị, là một kiến thức cơ bản nhưng không kém phần quan trọng. Nhận thức được nó là bài học ý nghĩa nhất và cũng là bài học đầu tiên mà tôi yêu thích khi nhập môn quản trị. Được sự dẫn dắt và gợi ý của giảng viên tôi đã chọn đề tài “Đánh giá thực trạng và đề xuất giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động trong cơ cấu tổ chức của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội”. Bài tập lớn được tiến hành nhằm làm rõ những căn cứ, những kiểu cơ cấu tổ chức, những nguyên tắc, các yếu tố ảnh hưởng đến cơ cấu tổ chức trong quản trị.
Trang 1TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI PHÂN HIỆU QUẢNG NAM
ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG VÀ ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ HOẠT ĐỘNG TRONG CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA
TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI
Trang 2DANH MỤC VIẾT TẮT
Trang 3DANH MỤC HÌNH ẢNH ST
Trang 4LỜI CAM ĐOAN
Em xin cam đoan đây là bài tập lớn của riêng em, kết quả trong bài tập lớnnày là trung thực và chưa công bố dưới bất kỳ hình thức nào trước đây Bài tập còn
sử dụng mộ số khái niệm, nhận xét của các tác giả khác đã được trích dẫn cụ thể.Nếu phát hiện có bất kỳ sự gian lận nào em xin hoàn toàn chịu trách nhiệm về nộidung bài tập lớn của mình
Tác giả đề tài
Trang 5và giúp đỡ em hoàn thành đề tài này.
Với thời gian thực hiện ngắn, sự hiểu biết có hạn, bài tập lớn không thể tránhkhỏi những thiếu sót Em mong nhận được đóng góp ý kiến của thầy, cô để bài tập
có thể hoàn thiện hơn
Em xin chân thành cảm ơn!
Trang 6A. PHẦN MỞ ĐẦU
1. Lí do chọn đề tài
Một công ty, tổ chức hay một cơ quan nào đó đến với thành công phụ thuộcrất nhiều vào các yếu tố “thiên thời, địa lợi, nhân hòa” Bằng chính tài nguyên màcông ty đó có sẵn hoặc tìm kiếm mà công ty đó tạo ra Một doanh nghiệp, cơ quanhay trường học vững mạnh cần có một nhà quản trị, người cầm lái tài giỏi, ngườiquản trị, người quản lí nhìn xa trông rộng, biết dùng người, biết bố trí nhân sự mộtcách hợp lí để bộ máy hoạt động một cách linh hoạt
Xây dựng cơ cấu tổ chức vẫn là một phần rất quan trọng trong việc hìnhthành các tổ chức Để là một nhà quản trị thì bao hàm nhiều yếu tố, nhưng vai tròcủa xây dựng cơ cấu tổ chức quản trị là một yếu tố không thể thiếu của nhà quảntrị, là một kiến thức cơ bản nhưng không kém phần quan trọng Nhận thức được nó
là bài học ý nghĩa nhất và cũng là bài học đầu tiên mà tôi yêu thích khi nhập môn
quản trị Được sự dẫn dắt và gợi ý của giảng viên tôi đã chọn đề tài “Đánh giá thực trạng và đề xuất giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động trong cơ cấu tổ chức của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội” Bài tập lớn được tiến hành nhằm làm
rõ những căn cứ, những kiểu cơ cấu tổ chức, những nguyên tắc, các yếu tố ảnhhưởng đến cơ cấu tổ chức trong quản trị Có một cơ cấu tổ chức phù hợp sẽ giúptrường học hoạt động có hiệu quả
2. Mục tiêu, nhiệm vụ nghiên cứu
2.1. Mục tiêu nghiên cứu
- Tìm hiểu về thực trạng cơ cấu tổ chức của trường ĐHNVHN
- Phân tích mô hình cơ cấu của trường ĐHNVHN từ đó đưa ra những kết quả đạtđược và những hạn chế tồn tại và nguyên nhân của nó
- Đề xuất một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả trong cơ cấu tổ chức của trườngĐHNVHN
Trang 72.2 Nhiệm vụ nghiên cứu
- Nghiên cứu cơ sở lý luận và thực trạng hoạt động về tổ chức của Đại học Nội vụ
Hà Nội
- Đề ra các biện pháp nhằm nâng cao hiệu quả trong hoạt động tổ chức của Đại họcNội vụ Hà Nội
3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu
3.1 Đối tượng nghiên cứu
Cơ cấu tổ chức của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
5 Ý nghĩa nghiên cứu
- Về mặt lý luận: Đề tài nghiên cứu giúp tác giả có một cái nhìn tỏng quan về
cơ cấu tổ chức tại Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
- Về mặt thực tiễn: Đề tài nghiên cứu của tác giả sẽ là một trong những tàiliệu tham khảo cho những ai quan tâm đến thực trạng cơ cấu tổ chức trong một tổchức trường học Đồng thời, cũng là tài liệu tham khảo phục vụ cho công tác kiểmtra bộ máy cơ cấu tổ chức tại trường học giúp trường đánh giá được những thựctrạng còn tồn tại, củng cố và duy trì những thành quả đã đạt được
6. Bố cục đề tài
Chương 1: Cơ sở lý luận về cơ cấu tổ chức
Chương 2: Thực trạng cơ cấu tổ chức tại Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Trang 8Chương 3: Một số giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động cơ cấu tổ chức TrườngĐại học Nội vụ Hà Nội.
Trang 9Tổ chức có thể được định nghĩa theo các cách khác nhau.
Theo Ducan (1981), tổ chức là một tập hợp các cá nhân riêng lẻ tương tác lẫnnhau, cùng làm việc hướng tới những mục tiêu chung và mối quan hệ làm việc của
họ được xác định theo cơ cấu nhất định Theo định nghĩa này, yếu tố con ngườiđược coi trọng hơn những nguồn lực khác của tổ chức (máy móc, nhà xưởng, côngnghệ ) Ở một giới hạn nào đó, con người trong tổ chức cần phải làm việc hướngtới mục tiêu chung và những hoạt động của họ cần phải được phối hợp để đạt mụctiêu đó Tuy nhiên, điều này không có nghĩa rằng tất cả mọi người trong tổ chứcđều có những mục tiêu và sự ưu tiên cho các mục tiêu giống nhau, và không phảitất cả các mục tiêu đều rõ ràng đối với tất cả mọi người Theo đó, mối quan hệ củacon người trong tổ chức được xác định theo cơ cấu nhất định
Bên cạnh đó, tổ chức cũng được coi là một hệ thống các hoạt động do haihay nhiều người phối hợp hoạt động với nhau nhằm đạt được mục tiêu chung Theođịnh nghĩa này, tổ chức bao gồm các yếu tố cấu thành sau:
- Những người trong tổ chức đều phải làm việc hướng tới một mục tiêuchung của tổ chức
- Phối hợp các nỗ lực của những con người trong tổ chức là nền tảng tạo nên
Trang 101.1.2 Khái niệm về cơ cấu tổ chức
Cơ cấu tổ chức là hệ thống các nhiệm vụ, mối quan hệ báo cáo và quyền lựcnhằm duy trì sự hoạt động của tổ chức Cơ cấu tổ chức xác định cách thức phânchia, tập hợp và phối hợp các nhiệm vụ công việc trong tổ chức nhằm đạt đượcmục tiêu của tổ chức
Như vậy, cơ cấu tổ chức phải đảm bảo:
- Bố trí, sắp xếp và phối hợp hiệu quả các hoạt động của con người trong tổchức nhằm đạt mục tiêu chung
- Nâng cao hiệu quả sử dụng các nguồn lực tổ chức, góp phần tăng cườnghoạt động chung của tổ chức
- Quản lý và kiểm soát các hoạt động của tổ chức
- Linh hoạt giúp tổ chức thích nghi nhanh chóng với những thay đổi của môitrường bên ngoài
- Khuyến khích sự tham gia của người lao động vào hoạt động chung của tổchức và tạo động lực cho người lao động trong tổ chức
Cơ cấu của tổ chức được thể hiện thông qua sơ đồ cơ cấu tổ chức Sơ đồ tổchức là hình vẽ thể hiện vị trí, mối quan hệ báo cáo và các kênh thông tin (giaotiếp) chính thức trong tổ chức Sơ đồ cơ cấu tổ chức biểu thị mối quan hệ chínhthức giữa những người quản lý ở các cấp với những nhân viên trong tổ chức Sơ đồ
cơ cấu tổ chức định dạng tổ chức và cho biết mối quan hệ báo cáo và quyền lựctrong tổ chức Sơ đồ cơ cấu tổ chức cho biết số cấp quản lý, cấp quyền lực tồn tạitrong tổ chức
Các đường nối các vị trí trong sơ đồ cơ cấu cho thấy các kênh thông tin chínhthức được sử dụng để thực hiện quyền lực trong tổ chức
1.2 Đặc điểm và vai trò của cơ cấu tổ chức
1.2.1 Đặc điểm của cơ cấu tổ chức
- Phân chia theo thời gian
- Phân chia theo chức năng
Trang 11- Phân chia theo lãnh thổ
- Phân chia theo sản phẩm
- Phân chia theo khách hàng
- Phân chia theo quy trình hay thiết bị
1.2.2 Vai trò của cơ cấu tổ chức
Xây dựng cơ cấu tổ chức có tác dụng phân bố nguồn lực hợp lý cho từngcông việc cụ thể, từ đó có thể tiết kiệm nguồn lực, hạ thấp chi phí nhân công, hạ giáthành sản phẩm
Mặt khác, cơ cấu tổ chức có chức năng xác định rõ trách nhiệm và cách thứcthể hiện vai trò của mỗi thành viên theo quy chế của bản mô tả công việc, sơ đồ tổchức và hệ thống phân cấp quyền hạn trong tổ chức
Khi một cơ cấu tổ chức đã hoàn chỉnh, sẽ làm cho nhân viên hiểu rõ những
kỳ vọng của tổ chức đối với họ thông qua các quy tắc, quy trình làm việc Ngoài ra,
cơ cấu tổ chức còn góp phần xác định quy chế thu thập, xử lý thông tin để ra quyếtđịnh và giải quyết các vấn đề của tổ chức
Cơ cấu tổ chức nằm ngang Cơ cấu tổ chức chức năng
Cơ cấu tổ chức lưới Cơ cấu tổ chức theo khách hàng
Cơ cấu tổ chức trực tuyến Cơ cấu tổ chức theo khu vực
Trang 12Yếu tố môi trường không chỉ giới hạn môi trường trong nước mà còn phảichú ý đến môi trường khu vực và toàn cầu Đối với các hoạt động cơ cấu tổ chứcquản trị, khi các yếu tố môi trường thuận lợi sẽ là những điều kiện tốt để nhà quảntrị xây dựng cơ cấu tổ chức gọn nhẹ, bao gồm ít cấp, ít khâu, cơ chế vận hanh đơngian và hiệu quả
Trong môi trường có nhiều biến động đòi hỏi phải có cơ cấu linh hoạt đểthích ứng với những thay đổi của hoạt động kinh doanh
1.4.2 Các yếu tố nguồn lực
Đặc biệt là nguồn nhân lực, mà trước hết là năng lực quản trị (tầm hạn kiểmsoát) Nếu trình độ đội ngũ cán bộ quản lý cao là điều kiện thuận lợi cho việc hìnhthành cơ cấu tổ chức quản trị có hiệu quả.Để có được một đội ngũ cán bộ có nănglực, thực sự cần phải kết hợp nhiều hình thức đào tạo: thông qua trường lớp chínhquy, đào tạo chuyên đề, đào tạo tại chỗ, khảo sát thực tế…
Để có một cơ cấu tổ chức hợp lý và hiệu quả chúng ta không chỉ quan tâmđến các yếu tố ảnh hưởng mà còn phải tìm hiểu các nguyên tắc xây dựng cơ cấu tổchức
1.4.3 Tầm hạn quản trị
Tầm hạn quản trị (span of control) là giới hạn số lượng nhân viên thuộc cấp
mà một nhà quản trị có thể trực tiếp chỉ huy, điều khiển một cách hữu hiệu Theo lýthuyết về mô hình thì khi nhân viên thuộc cấp làm những công việc đơn giản thìmột nhà quản trị có từ 12-15 nhân viên thuộc cấp Còn khi nhân viên thuộc cấp làmnhững công việc phức tạp thì một nhà quản trị chỉ nên có tối đa 3-4 nhân viên thuộccấp
Trong giai đoạn hiện nay các doanh nghiệp hay trường học đều bắt đầu chútrọng chức năng phát triển cơ cấu tổ chức, một số khác lại lao vào chức năng thuhút nhân tài nhằm đẩy mạnh khả năng cũng như sức mạnh của cấu trúc tổ chức…Nhưng nó luôn là bài toán tình thế vì vậy ở chương 2 tôi sẽ đánh giá thực trạng cơcấu tổ chức của trường đại học mà tôi đang theo học
Trang 13CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG CƠ CẤU TỔ CHỨC TẠI TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ
HÀ NỘI 2.1 Khái quát về Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội là cơ sở giáo dục đại học công lập trực thuộc
Bộ Nội vụ, được thành lập ngày 14/11/2011 trên cơ sở nâng cấp từ trường Caođẳng Nội vụ Hà Nội Trước đây có tên gọi là Trường Cao đẳng Văn thư Lưu trữTrung ương I Tiền thân là Trường Trung học văn thư Lưu trữ Trung ương I, đượcthành lập năm 1971 theo Quyết định số 109/BT ngày 18/12/1971 của Bộ trưởngPhủ Thủ tướng Năm 1996, Trường được đổi tên thành Trường Trung học Lưu trữ
và Nghiệp vụ Văn phòng I
Theo quyết định số 3225/QĐ-BGD&ĐT-TCCT ngày 15 tháng 6 năm 2005của Bộ trưởng Bộ Giáo dục và Đào tạo được đổi tên trường Trường Cao đẳng Vănthư Lưu trữ Trung ương I (trở thành trường Cao đẳng) Ngày 21/4/2008 Thứtrưởng Thường trực Bộ Giáo dục và Đào tạo đã ký Quyết định số 2275/QĐ-BGDĐT đổi tên Trường Cao đẳng Văn thư Lưu trữ Trung ương I thành Trường Caođẳng Nội vụ Hà Nội
Đứng trước yêu cầu, đòi hỏi của tình hình mới hiện nay của đất nước, thựctrạng nguồn nhân lực ngành Nội vụ hiện còn hạn chế, số lượng, chất lượng chưangang tầm với đòi hỏi của tình hình mới Trình độ và năng lực của cán bộ côngchức, viên chức còn thiếu hụt Công tác phát triển nguồn nhân lực từ khâu tạonguồn, đào tạo gặp nhiều khó khăn nên vẫn chưa đạt được những kết quả nhưmong muốn Chủ trương đó đã được triển khai bằng Quyết định số 1121/QĐ-BNVngày 04/10/2010 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ phê duyệt Đề án “Quy hoạch TrườngCao đẳng Nội vụ Hà Nội từ năm 2010 đến năm 2020”, trong đó có việc nâng cấpTrường Cao đẳng Nội vụ Hà Nội thành Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Trang 14Trường Đại học Nội vụ Hà Nội có chức năng: Tổ chức đào tạo, bồi dưỡngnguồn nhân lực có trình độ đại học, sau đại học và thấp hơn trong lĩnh vực công tácnội vụ và các ngành nghề khác có liên quan; hợp tác quốc tế; nghiên cứu khoa học
và triển khai áp dụng tiến bộ khoa học công nghệ phục vụ phát triển kinh tế - xãhội Trường là đơn vị sự nghiệp có thu, có tư cách pháp nhân, có con dấu và tàikhoản riêng tại kho bạc nhà nước và ngân hàng
2.1.2 Chức năng và nhiệm vụ của cơ cấu tổ chức
2.1.2.1 Các thành viên trong Ban giám hiệu
a) Hiệu trưởng: PGS.TS Nguyễn Bá Chiến
- Hiệu trưởng là người đại diện theo pháp luật của Nhà trường; chịu tráchnhiệm trực tiếp quản lý và điều hành các hoạt động của Nhà trường theo Điều lệtrường đại học, Quy chế làm việc của Bộ Nội vụ, Quy chế này và các quy địnhkhác của pháp luật
Hình 2.1: Sơ đồ ủy quyền chức năng, cơ cấu chức năng trực tuyến
Qua sơ đồ trên đây ta thấy quyền hạn và trách nhiệm của Hiệu trưởng cótoàn quyền điều hành nhà trường, chỉ phụ thuộc vào các quy định của Nhà nước
Trang 15Trong một tình huống tham mưu đơn thuần, các cố vấn về các vấn đề liên quan đếnnguồn nhân lực, tài chính hay quan hệ đối ngoại không có chút quyền hạn trựctuyến nào, nghĩa vụ của họ chỉ là đưa ra lời khuyên Nhưng khi hiệu trưởng traocho những cố vấn này quyền đưa ra chỉ thị trực tiếp cho các bộ phận khác.
b) Phó hiệu trưởng: TS Hà Tiến Ngọc – PGS.TS Nguyễn Minh Phương
Giúp Hiệu trưởng trong việc quản lý và điều hành các hoạt động của Trường;trực tiếp phụ trách một số lĩnh vực công tác theo phân công của Hiệu trưởng và giảiquyết các công việc do Hiệu trưởng giao
- Khi giải quyết công việc được Hiệu trưởng giao, Phó Hiệu trưởng thay mặt Hiệutrưởng và chịu trách nhiệm trước Hiệu trưởng về kết quả công việc được giao
- Định kỳ hoặc đột xuất báo cáo với Hiệu trưởng về tình hình công việc được giao
2.1.2.2 Hội đồng Khoa học và Đào tạo
- Hội đồng Khoa học và Đào tạo quyền hạn tham mưu với Hiệu trưởng vềcác việc:
+ Xây dựng và sửa đổi các quy chế, quy định về đào tạo, hoạt động khoa học
và công nghệ, tuyển dụng giảng viên, nghiên cứu viên
+ Kế hoạch phát triển đội ngũ giảng viên, nghiên cứu viên của Trường
+ Trọng tâm đào tạo, đề án mở ngành, chuyên ngành đào tạo, triển khai vàhủy bỏ các chương trình đào tạo
+ Định hướng phát triển khoa học và công nghệ, kế hoạch hoạt động khoahọc và công nghệ, phân công thực hiện các nhiệm vụ đào tạo, khoa học và côngnghệ
+ Tư vấn trong việc lập báo cáo, giải trình của Hiệu trưởng
2.1.2.3 Hội đồng tư vấn
- Hội đồng tư vấn có quyền hạn tư vấn, tham mưu cho Hiệu trưởng về cácvấn đề có liên quan đến đào tạo, nghiên cứu khoa học và phát triển công nghệ,chuyển giao công nghệ, hợp tác quốc tế, gắn Nhà trường với doanh nghiệp, nhằmgắn đào tạo với nghiên cứu khoa học và thực tiễn sản xuất, kinh doanh, bảo đảm
Trang 16Nhà trường đào tạo và nghiên cứu khoa học đáp ứng nhu cầu xã hội và hội nhậpquốc tế Hội đồng tư vấn làm việc không hưởng lương.
2.1.2.4 Các khoa thuộc trường
Hiệu trưởng quyết định thành lập, tổ chức lại và giải thể các Khoa chuyên
môn thuộc Trường theo quy định Khoa thuộc Trường có quyền hạn chức năng,
tham mưu chủ yếu sau:
- Đề xuất thay đổi về tổ chức, nhân sự trong khoa; đăng ký nhận nhiệm vụđào tạo các trình độ, mở ngành, chuyên ngành đào tạo
- Xây dựng chương trình đào tạo, kế hoạch giảng dạy, học tập và chủ trì tổchức quá trình đào tạo một hoặc một số ngành; tổ chức quá trình đào tạo và cáchoạt động giáo dục khác trong chương trình, kế hoạch giảng dạy chung của Nhàtrường
- Xây dựng kế hoạch phát triển đội ngũ giảng viên, phát triển chương trìnhđào tạo và cơ sở vật chất theo hướng chuẩn hóa, tăng cường điều kiện bảo đảm chấtlượng, đáp ứng nhu cầu xã hội và hội nhập quốc tế
- Tổ chức hoạt động khoa học và công nghệ, chủ động khai thác các dự ánhợp tác quốc tế; phối hợp với các tổ chức khoa học và công nghệ
- Quản lý viên chức, nhân viên và người học thuộc khoa theo phân cấp củaHiệu trưởng
- Tổ chức biên soạn chương trình, giáo trình môn học do Hiệu trưởng giao; tổchức nghiên cứu cải tiến phương pháp giảng dạy, học tập; đề xuất xây dựng kếhoạch bổ sung, bảo trì thiết bị dạy – học, thực hành, thực tập và thực nghiệm khoahọc
2.2 Mô hình cơ cấu tổ chức Trường Đại học Nội vụ Hà Nội đang áp dụng
Mô hình Trường Đại học Nội vụ Hà Nội hiện nay đang áp dụng là mô hình
trực tuyến chức năng Cơ cấu tổ chức của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội theo
Quyết định số 58/2010/QĐ-TTg ngày 22/9/2010 của Thủ tướng Chính phủ về việcBan hành Điều lệ trường đại học và Quyết định số 347/QĐ-BNV ngày 19/4/2012
