Bản tuyên bố dự án
Mô tả dự án
Dự án "Cơm Lam DakLak" tại Trạm dừng chân Ban Mê chuyên cung cấp món ăn đặc sản cơm lam, với thực đơn đa dạng, giá cả hợp lý và đảm bảo vệ sinh an toàn thực phẩm Do nguồn lực công ty chưa tương xứng với quy mô dự án, cửa hàng sẽ được chia thành hai dự án con tương ứng với hai giai đoạn phát triển.
Dự án 1A: Xây dựng và thiết lập cửa hàng “Cơm Lam Đắk Lắk”
Xây dựng và lắp đặt dụng cụ, thiết bị cùng với việc trang trí và sắp xếp nội thất cửa hàng nhằm tạo ra không gian ẩm thực độc đáo, mang đậm bản sắc Tây Nguyên núi rừng, đồng thời đảm bảo tính tiện dụng cho khách hàng.
Dự án 1B: Kinh doanh cửa hàng “Cơm Lam Đắk Lắk”
Xây dựng các kế hoạch và chiến lược bán hàng, marketing quảng bá sản phẩm đem lại lợi nhuận cho công ty và tạo nên xu hướng.
Tình huống kinh doanh
Thị trường đồ ăn uống phục vụ sẵn tại Việt Nam vẫn còn nhiều tiềm năng chưa được khai thác, mặc dù các thương hiệu thức ăn nhanh quốc tế như KFC, Lotteria, và McDonald's đã có mặt từ lâu Theo khảo sát, người Việt Nam ưa chuộng mô hình phục vụ nhanh hơn là thức ăn nhanh, với thời gian chờ đợi chỉ từ 5-10 phút cho các món ăn như cơm tấm, phở, và xôi Xu hướng này đã dẫn đến sự phát triển của các thương hiệu Việt như Phở 24, Món Huế, Phở Hùng, và Xôi Bùi Thị Xuân, phản ánh nhu cầu ngày càng tăng về dịch vụ ăn uống nhanh chóng và tiện lợi.
Thói quen ăn uống của người Việt Nam đang có sự chuyển biến mạnh mẽ, với việc người tiêu dùng ngày càng ưa chuộng thực phẩm chế biến sẵn và thức ăn nhanh thay vì tự nấu nướng tại nhà Theo thống kê, có tới 35% người dân ăn tại quán hơn 3 lần mỗi tuần, trong khi 50% thừa nhận họ thường xuyên ăn vặt suốt cả ngày thay vì chọn bữa ăn chính tại nhà.
2 http://www.phununet.com/wikiphununet/ChiTietWiki.aspx?m=0&StoreID398 Kinh doanh thức ăn nhanh tại Việt Nam
3 Nghiên cứu của Ogilvy & Mather châu Á – Thái Bình Dương về chế độ ăn uống của 14 quốc gia trong khu vực
Tuy vậy, người Việt Nam vẫn giữ thói quen sử dụng nước chấm dùng với món ăn, và sử dụng đũa khi ăn
Trong giai đoạn đầu, việc tập trung vào các địa điểm trạm dừng du lịch để quảng bá thương hiệu món ăn đặc sản tại khu vực Tây Nguyên là chiến lược hợp lý, thay vì thâm nhập trực tiếp vào các thành phố lớn Điều này dựa trên những phân tích thị trường cho thấy tiềm năng phát triển của du lịch tại khu vực này.
Thị trường ẩm thực phục vụ khách du lịch tại các trạm dừng trên cả nước còn yếu kém và chưa phát triển thương hiệu bài bản Hầu hết các trạm dừng chỉ cung cấp món ăn chuẩn bị sẵn với giá cả không hợp lý và chất lượng không đảm bảo Khách du lịch nước ngoài thường muốn thử món ăn địa phương nhưng lại lo ngại về vệ sinh an toàn thực phẩm Mặc dù có một số khu vực nhà hàng phục vụ món ăn dân dã, như chuỗi trạm dừng Mêkông, nhưng giá cả lại cao và không phù hợp với đa số khách du lịch và khách bộ hành.
Thời gian khách dừng chân tại trạm dừng thường từ 15 đến 30 phút, tạo cơ hội tuyệt vời cho du khách trải nghiệm văn hóa vùng miền ngay tại đây Giống như các sân bay quốc tế, việc tận dụng không gian trạm dừng để quảng bá văn hóa và thương hiệu món ăn đặc sản là một cách hiệu quả để thu hút khách du lịch và đảm bảo chất lượng dịch vụ.
Ngành du lịch Việt Nam, mặc dù còn non trẻ, đã phát triển ấn tượng với mức tăng trưởng trên 15% mỗi năm Du lịch Việt Nam ngày càng trở nên nổi bật trên bản đồ du lịch thế giới, với nhiều điểm đến trong nước được yêu thích bởi du khách quốc tế Năm 2013, Việt Nam đã đón gần 7,5 triệu du khách, trong khi lượng khách du lịch nội địa cũng đang gia tăng Sự quan tâm của xã hội đối với du lịch ngày càng cao, với chất lượng và tính cạnh tranh trở thành những vấn đề được thảo luận sôi nổi Đặc biệt, du lịch ở các tỉnh Tây Nguyên vẫn còn nhiều cơ hội phát triển tiềm năng.
4 Theo số liệu của Bộ Văn hóa – Thể thao – Du lịch
2.2.Nguyên nhân thực hiện dự án
Dự án cửa hàng thức ăn đặc sản “Cơm Lam DakLak” tại trạm dừng chân Ban Mê là cửa hàng đầu tiên của công ty chuyên cung cấp các món ăn đặc sản Lý do lựa chọn dự án này được nêu rõ trong báo cáo tình huống kinh doanh.
2.2.1 Về sản phẩm phục vụ
Cơm lam là món ăn đặc trưng của đồng bào miền núi, được nấu trong ống nứa tươi thay vì nồi hay chõ, mang lại hương vị và mùi thơm độc đáo Phương pháp nấu này rất tiện lợi cho người dân khi họ làm nương rẫy xa, giúp họ có bữa ăn ngon miệng và khác biệt so với cơm thông thường.
Ngày nay, khi đời sống ngày càng phát triển, cơm lam đã trở thành món đặc sản nổi bật của Tây Nguyên Với hình thức đẹp mắt và hương vị hấp dẫn, cơm lam đáp ứng nhu cầu nấu ăn nhanh chóng và tiện lợi của người dân địa phương Do đó, món ăn này không chỉ mang giá trị truyền thống mà còn phù hợp với lối sống hiện đại của thực khách.
2.2.2 Về phong cách phục vụ cửa hàng
Cửa hàng thức ăn đặc sản Cơm Lam Đắk Lắk được xây dựng dựa trên phong cách phục vụ nhanh, hiện đại, phù hợp với lối sống năng động của người dân Việt Nam, đặc biệt là giới trẻ Mặc dù mang nét hiện đại, cửa hàng vẫn giữ gìn và phát huy các sản phẩm truyền thống, đáp ứng nhu cầu ẩm thực độc đáo và phong phú của khách hàng.
2.2.3 Về quy mô cửa hàng
Cửa hàng đầu tiên được thiết kế với công suất phục vụ tối đa 500 suất/ngày, con số này hợp lý với quy mô và nguồn lực của công ty Ban lãnh đạo nhấn mạnh việc không vượt quá khả năng nội tại để giảm thiểu rủi ro trong giai đoạn đầu hoạt động là rất cần thiết Do đó, dự án cửa hàng Cơm Lam Đắk Lắk sẽ được đầu tư theo quy mô vừa phải trong phân khúc cửa hàng thức ăn tiện lợi.
2.2.4 Về vị trí đặt cửa hàng
Cửa hàng thức ăn đặc sản Cơm Lam Đắk Lắk được đặt tại trạm dừng chân Ban Mê, một trạm dừng lớn chuẩn loại I đang trong giai đoạn hoàn thiện Dự kiến, trạm dừng này sẽ đi vào hoạt động từ năm 2015, mở ra cơ hội cho các nhà đầu tư thuê Kiốt để kinh doanh dịch vụ ăn uống và bán hàng lưu niệm Mục tiêu chính của trạm dừng Ban Mê là trở thành vị trí trung tâm, góp phần quảng bá văn hóa địa phương.
Các tỉnh Tây Nguyên đang nỗ lực phát triển du lịch nhằm thu hút khách viếng thăm, với mục tiêu xây dựng chuỗi cửa hàng thức ăn đặc sản Điều này không chỉ giúp giới thiệu văn hóa ẩm thực độc đáo của Tây Nguyên mà còn phù hợp với chiến lược phát triển chung của công ty.
Trạm dừng Ban Mê dự kiến sẽ đón khoảng 1.700 – 2.700 lượt khách mỗi ngày, cho thấy tiềm năng lớn Khách du lịch đến khu vực Tây Nguyên thường thích khám phá những trải nghiệm mới và sẵn sàng chi trả cho chúng, đồng thời họ cũng có xu hướng chia sẻ những trải nghiệm này sau chuyến đi, tạo nên sự lan tỏa tích cực cho dịch vụ Vị trí thuận lợi của trạm dừng, gần trụ sở chính của công ty, sẽ giúp việc quản lý và xử lý tình huống trở nên dễ dàng hơn Do đó, việc chọn trạm dừng Ban Mê làm cửa hàng đầu tiên là một quyết định hoàn toàn hợp lý.
Dựa trên phân tích chi tiết về thị trường và mô tả dự án, cơ hội kinh doanh trong lĩnh vực thức ăn phục vụ nhanh tại Tây Nguyên đã trở nên rõ ràng hơn Các số liệu thu thập về thói quen ăn uống của người Việt và khách du lịch, cùng với triển vọng phát triển ngành du lịch, cho thấy tiềm năng lớn cho công ty Dự án nên được triển khai ngay khi trạm dừng Ban Mê hoạt động, kéo dài trong 5 năm, với giai đoạn thiết lập (giai đoạn I) kéo dài 45-50 ngày và giai đoạn vận hành kinh doanh (giai đoạn II) sẽ chiếm thời gian còn lại.
Giai đoạn khởi đầu dự án 1A
Mục tiêu dự án
Dựa trên kế hoạch phát triển chuỗi cửa hàng thức ăn đặc sản Tây Nguyên, nhóm sẽ triển khai dự án xây dựng cửa hàng Cơm lam ĐăkLăk với các mục tiêu cụ thể nhằm nâng cao trải nghiệm ẩm thực và quảng bá văn hóa địa phương.
Cửa hàng Cơm Lam ĐăkLăk đã được hoàn thành tại trạm dừng chân Ban Mê trong khoảng thời gian từ 01/12/2014 đến 01/01/2015, với tổng chi phí đầu tư lên đến 800 triệu đồng, dựa trên nguồn vốn và quy mô của chủ sở hữu.
Goal 1: Hoàn thiện khu vực cửa hàng với chi phí dưới 800 triệu đồng trong thời gian từ 1/12/2014 đến 1/1/2015
Objective 1.2: Sửa sang kiot, lắp đặt hệ thống điện, ánh sáng, âm thanh
Goal 2:Lắp đặt trang thiết bị và hoàn thiện trang trí
Objective 2.1: Lắp đặt trang thiết bị nhà bếp
Objective 2.2: Trang bị máy móc, thiết bị nơi phục vụ khách hàng
Objective 2.3:Trang trí nội thất cho khu vực phục vụ trong thời gian 5 ngày Objective 2.4: Bàn giao và hướng dẫn sử dụng cho team Kinh doanh ở giai đoạn 2
Giao phẩm của dự án
Deliverable 1: Cửa hàng Cơm Lam ĐăkLăk tại trạm dừng chân Ban Mê được hoàn thiện phần khung ban đầu với chi phí
Deliverable 1.1: Là một cửa hàng được thuê trong khu vực Kiot của trạm dừng chân Ban Mê
Deliverable 1.2: Kiot được sửa sang và trang bị hệ thống điện, âm thanh, ánh sáng
Deliverable 2: Kiot được lắp đặt trang thiết bị và hoàn thiện trang trí
Deliverable 2.1: Kiot được lắp đặt trang thiết bị nhà bếp
Deliverable 2.2: Kiot được trang bị máy móc, thiết bị phục vụ công tác quản lý Deliverable 2.3: Kiot được trang trí nội thất cho khu vực phục vụ khách hàng Deliverable 2.4: Kiot được bàn giao cho team Kinh doanh ở giai đoạn 2
Tiêu chuẩn kĩ thuật của dự án
Deliverable 1.1: Là một cửa hàng được thuê trong khu vực Kiot của trạm dừng chân
Spec 1.1.1: kiot diện tích 120m 2 (6m x 20m) vị trí ngay cửa ra vào, phía bên trái, có 2 mặt tiền
Spec 1.1.2: Ký hợp đồng thuê kiot trước ngày15/02/2015, thời gian thuê 5 năm tái ký một lần, giá 15 triệu/tháng
Deliverable 1.2: Kiot được sửa sang và trang bị hệ thống điện, âm thanh, ánh sáng
Spec 1.2.1: Kính cường lực 10 ly bao quanh 2 mặt tiền, một mặt kích thước 6m, cao 4m, một mặt kích thước 20m, cao 4m
Spec 1.2.2: Khu vực bếp 30m 2 (6m x 5m) khu vực sảnh phục vụ 90m 2
Spec 1.2.3: Vách ngăn compact Chịu nước hoàn toàn nhờ lõi hữu cơ Phenolic không tan trong nước, Bề mặt được phủ Melamine, Chịu ăn mòn hóa chất, Chống nấm mốc vi khuẩn ăn bám, kích thước Dài 5m, cao 4m, dày 2cm
Spec 1.2.4: Sơn nội thất chống thấm Dulux, màu xanh lá mạ, không mùi, dễ lau chùi
Spec 1.2.5: Bóng đèn ánh sáng vàng, 23W, AC: 150V -
Deliverable 2.1: Trang thiết bị nhà bếp được lắp đặt bên trong Kiốt
Spec 2.1.1: Lò quay/ nướng gà, thịt bò, thịt heo, Điện áp: 220v hoặc 380v (3 pha), Công suất: 7,5Kw, Nhiệt độ: 50 – 300 o C, Số lượng gà/vịt có thể quay: 8 - 12 con, Kích thước: 670 x 550 x 1580 mm
Spec 2.1.2: Lò nướng cơm lam bằng ga, không khói, có hai phần sinh nhiệt: Tầng trên và phía dưới buồng lò Thiết bị đánh lửa bằng điện tử : súng mồi sẽ phát sinh tia lửa điện đốt cháy gas làm xuất hiện ngọn lửa Thiết bị hiển thị nhiệt độ (đồng hồ nhiệt độ ) được lắp đặt để có thể theo dõi nhiệt độ buồng lò
Spec 2.1.3: Bếp ga công nghiệp 2 lò – xuất xứ Trung Quốc, chất liệu inox, trọng lượng 6900, kích thước 1220x750x350, công suất 192,000/203MJ, kèm bình ga
Spec 2.1.4: Máy hút mùi, công suất 250W, tốc độ hút
Máy hút mùi với công suất 520m³/h, thiết kế mỏng 60cm và động cơ kép, giúp khử mùi hiệu quả bằng than hoạt tính Sản phẩm có 3 tốc độ điều chỉnh, dễ dàng vệ sinh với bộ lọc tiện lợi Màu sắc sang trọng bằng thép không gỉ và đường kính ống thoát khí là 120mm.
Spec 2.1.5: Chậu rửa bếp ăn công nghiệp gắn sẵn 5 vòi nước, kích thước 3m x 0,5m x 1m, chất liệu inox dày 0.8mm, chống oxi hóa
Spec 2.1.6: Nồi inox 1 đáy, các kích cỡ 16 - 18 - 24 – 28cm, không gỉ, nắp kính
Spec 2.1.7: Chảo chống dính đủ kích cỡ 20 – 24 – 26 - 28 –
Spec 2.1.8 : Chén, tô, đĩa sứ đủ kích cỡ của gốm sứ Minh
Spec 2.1.9 : Đũa gỗ phủ sơn bóng, an toàn sức khỏe, kích thước 5mm x 200mm
Spec 2.1.10: Tủ kệ bếp dính tường xuất xứ từ Đức, chất liệu gỗ, chống thấm, chống ẩm, màu trắng ngà, hình chữ L, tủ trên
8 ngăn 1 cánh, tủ dưới 4 ngăn 2 cánh
- Khoảng cách tủ trên và dưới: 600 – 700 mm
- Kích thước tủ trên tiêu chuẩn cao 750 mm, rộng 350mm (Cả cánh).(bao gồm cả phào, chỉ trang trí)
- Kích thước tủ dưới cao 800, rộng 550 mm
Spec 2.1.11: Tủ mát đựng nước uống, trái cây:
- Tủ đứng, màu trắng, dung tích 450l
- Chia 4 ngăn, 2 cửa kính 2 lớp
- Điện năng tiêu thụ 3 – 3.4kW/h
Spec 2.1.13: Hệ thống thoát nước: Đường ống thoát nước gắn với chậu rửa, đường kính ống DN100 có khả năng cho phép
256 đương lượng với cao độ 91m (Theo: “Quy chuẩn hệ thống cấp thoát nước trong nhà và công trình”)
Deliverable 2.2: Kiot được trang bị máy móc, thiết bị phục vụ khách hàng
Spec 2.2.1: Máy vi tính để bàn
- Màn hình led 23.5 inch, Độ phân giải 1920 x 1080 Pixels, Độ sáng 300 cd/m2, Độ tương phản 10.000.000:1
- CPU vi xử lý Intel Pentium Processor, Bộ nhớ 2GB, ổ đĩa cứng 500GB, cổng USB, Audio, VGA Port, LAN (RJ-45), Headphones, Microphone đầy đủ
Spec 2.2.2: Máy in phun màu đa năng
- Tốc độ in màu tối đa 30s
- Khổ giấy A4, A5, B5, LTR, LGL, 4 x 6", 5 x 7", 8 x 10", Envelopes (DL, COM10), Khổ chọn thêm (chiều rộng 89mm
- 215,9mm, chiều dài 127mm - 676mm)
- Tốc độ copy trắng đen 4s/bản
- Kết nối mạng LAN không dây
Spec 2.2.3: Gói cáp quang mạng Viettel
Băng thông trong nước tối đa: 12Mbps
Spec 2.2.4: Số cổng kết nối : 2 x RJ45
Tốc độ truyền dữ liệu dây: 10/100Mbps Tốc độ truyền dữ liệu WIFI: 300Mbps Khoảng cách phát Trong nhà/Ngoài trời (m): 100
Spec 2.2.5: Máy tính tiền: Xem chi tiết hóa đơn chưa thanh toán trên màn hình;
- Màn hình LCD rộng 5.2 inch hiển thị 2 dòng (tên hàng hóa, số lượng)
- Hai bộ phận in, chế độ in nhiệt, tốc độ in tối đa 14 dòng/s;
- In hình ảnh logo trên hóa đơn;
- Kết nối máy in phụ, kết nối thiết bị đọc mã vạch;
- Chức năng lưu báo cáo vào thẻ nhớ (CF CARD) dễ dàng xử
14 lý bằng các chương trình bảng tính excel;
- Các hình thức báo cáo: Báo cáo doanh số, báo cáo nhóm hàng, báo cáo mã hàng, báo cáo tồn kho, báo cáo tháng
Spec 2.2.6: Điện thoại để bàn : Có thể treo tường
- Màn hình LCD hiển thị số, không cần dùng pin
- Hiển thị ngày giờ.Điều chỉnh âm lượng chuông
- Hiển thị số gọi đến.Nhớ 50 số đã gọi
- Chức năng gọi lại số gần nhất
- Loa ngoài 1 chiều.Chế độ nhạc chờ
- Có thêm 1 jack cắm song song, có thể kết nối thêm 1 điện thoại có dây
Spec 2.2.7: Tivi màn hình phẳng 39 inch
- Độ phân giải Full HD (1920 x 1080px)
- Kết nối được với máy tính, loa, 2 Cổng HDMI, 1 Cổng USB
Spec 2.2.8: Dàn loa, âm thanh tích hợp đầu nguồn từ Tivi, máy tính
Hệ thống loa 5.1 CH Tổng công suất 1000W Điện năng tiêu thụ
68.9W Đặc điểm loa trước (Front)
608 x 75 mm Trọng lượng: 1.6 kg Đặc điểm loa
Công suất : 167 W x2(3Ohms) Kích thước (RxCxS) : 200 x
390 x 350 mm Trọng lượng : 6.1kg Đặc điểm loa trung tâm (Center)
95 x 74mm Trọng lượng : 0.5 kg Đặc điểm loa
Trọng lượng : 0.3 kg Kích thước nguyên thùng
Spec 2.2.9: Tủ loker cho nhân viên – chất liệu bằng gỗ sơn xanh lá mạ, chia làm 3 hàng mỗi hàng 5 ngăn, kích thước
1200 x 400 x 1900 mm Mỗi ngăn có tay nắm, khóa riêng biệt bằng chìa, không có ổ khóa rời
Spec 2.2.10: Dụng cụ vệ sinh
- Bộ lau nhà gồm xô và cây lau 360 độ Trọng lượng 3000 grams
Kích thước: Thùng vắt nước: 42x30x30cm ±0.2cm Thân cây lau: 124cm±2cm
- Máy hút bụi: Có túi Công suất 1600W Kích thước 40x29x30 cm Dây dài 4.5m
Deliverable 2.3: Kiot được trang trí nội thất cho khu vực phục vụ khách hàng
Spec 2.3.1: Quầy đặt món và tính tiền bằng tre, màu xanh nguyên thủy, hình chữ L, kích thước 4,5m x 0,5m x 1m
Spec 2.3.2: Bộ bàn ghế đơn cho 4 người, bằng tre nứa cách điệu, màu vàng nâu, sơn phủ lớp chống thấm, bàn hình chữ nhật, kích thước 6000x1100x750 mm, ghế bằng tre có lưng tựa đảm bảo phần ngồi 420x420x420 mm
Spec 2.3.3: Chậu cây cảnh đặt ở quầy lễ tân, chậu sứ cao
2000mm, đường kính 100-150mm, trồng cây kim phát tài
Spec 2.3.4: Tranh dân tộc treo tường, bằng giấy dó, không lồng khung, kích cỡ 600 x 400 mm và 210 x 297 mm
Spec 2.3.5: Dụng cụ bàn ăn (ống đũa muỗng, lọ tăm, hộp khăn giấy, lọ đựng nước chấm…) toàn bộ bằng tre, màu vàng nâu, phủ lớp chống thấm
Deliverable 2.4: Kiot được bàn giao cho team Kinh doanh ở giai đoạn 2
Spec 2.4.1: Đội ngũ Manager và Nhân viên kinh doanh có khả năng vận hành, sử dụng thuần thục hệ thống ánh sáng, điện, âm thanh, máy móc, thiết bị
Bảng 2.1 Các tiêu chuẩn kĩ thuật của dự án
Cơ cấu tổ chức dự án
6.1.Các bên tham gia dự án (Project Stakeholders)
Tổng Giám đốc công ty Yêu cầu dự án phải phù hợp với tầm nhìn của công ty
Giám đốc tài chính Yêu cầu dự án phải đảm bảo không vượt nguồn ngân sách đưa xuống
Cơ quan kiểm định an toàn thực phẩm Yêu cầu dự án phải đạt chuẩn vệ sinh an toàn thực phẩm Ban quản lý Trạm dừng chân Ban Mê
Yêu cầu dự án tuân thủ các quy định và không làm ảnh hưởng đến tiêu chí hoạt động của trạm dừng
Các công ty kinh doanh cùng ngành
Yêu cầu dự án phải đảm bảo thực hiện đúng các nguyên tắc kinh doanh trong ngành
Bảng 2.2 Các bên tham gia dự án
6.2.Phân công nhân sự dự kiến cho dự án
Vai trò Tên nhân sự Tình trạng bổ nhiệm Ngày bổ nhiệm
Tài trợ dự án Trần Thiện Phúc Phượng Đã bổ nhiệm 01/10/2014
Quản lý dự án Võ Ngọc Đan Thanh Đã bổ nhiệm 22/11/2014
Nguyễn Thị Ý Nhi Nguyễn Trúc Vy Nguyễn Thị Hương Sâm Nguyễn Hoàng Anh Duy Đã bổ nhiệm Chưa bổ nhiệm Chưa bổ nhiệm Chưa bổ nhiệm
Huỳnh Duy Luân Đỗ Thị Bích Nghiêm Bùi Anh Tú
Dương Hằng Anh Đặng Bá Anh Thi Phan Thị Quỳnh Hoa Trương Uyên Uyên Mai Vũ Phương Nguyên
Chưa bổ nhiệm Chưa bổ nhiệm Chưa bổ nhiệm Chưa bổ nhiệm Chưa bổ nhiệm Chưa bổ nhiệm Chưa bổ nhiệm Chưa bổ nhiệm
Phạm T Tuyết Trinh Tôn Quý Đông Nguyễn Thị Minh Nguyễn Kỳ Tài
Chưa bổ nhiệm Chưa bổ nhiệm Chưa bổ nhiệm Chưa bổ nhiệm
Bảng 2.3 Phân công nhân sự dự kiến cho dự án
Sau khi hoàn tất việc bổ nhiệm các vai trò trong dự án, dưới đây là danh sách các trách nhiệm mà từng nhân sự cần thực hiện, bao gồm quyền hạn và nghĩa vụ của họ.
Nhà tài trợ dự án (hay chính là chủ dự án) có các trách nhiệm như sau:
Xác định tầm nhìn và mục tiêu chung cho dự án
Phê duyệt các bảng biểu về lịch trình, ngân sách, nguồn lực
Chấp thuận phân bổ ngân sách
Phê duyệt kế hoạch chung của dự án và kế hoạch đảm bảo chất lượng
Xác định rủi ro có nguy cơ cao gây tổn hại đến toàn công ty và quản lý các rủi ro này
Phê duyệt các thay đổi lớn của dự án
Giải quyết các vấn đề ngoài khả năng của quản lý dự án
Bảo đảm mọi nguồn lực cho hoạt động kinh doanh
Đưa ra chấp thuận cuối cùng cho việc hoàn thành dự án
Quản lý dự án chịu trách nhiệm đảm bảo rằng các hoạt động hàng ngày diễn ra đúng theo kế hoạch đã được phê duyệt Họ cần đảm bảo rằng dự án đạt được kết quả mong muốn, đúng thời gian, trong phạm vi ngân sách cho phép và đáp ứng các tiêu chí chất lượng theo kế hoạch đã được xác định.
Hoàn thành nhiệm vụ được giao bởi quản lý dự án
Báo cáo tiến độ làm việc thường xuyên
Lưu giữ các hồ sơ liên quan trong quá trình thực hiện nhiệm vụ
Báo cáo lên quản lý dự án các rủi ro hoạt vấn đề phát sinh không thể giải quyết được trong quá trình làm nhiệm vụ
Kế hoạch sơ bộ dự án
7.1.Các cột mốc quan trọng của dự án
Thỏa thuận thuê được Kiot 3/12/2014
Xác định được Kiot sẽ tạo tiền đề cho việc thiết kế, sửa sang cửa hàng theo đúng tiến độ
Hoàn thành việc sửa sang phần nền cửa hàng 16/12/2014
Giúp công việc lắp đặt, sắp xếp thiết bị được triển khai ngay sau đó
Lắp đặt và thử nghiệm thành công các thiết bị sử dụng tại cửa hàng
22/12/2014 Giúp đảm bảo chất lượng món ăn phục vụ sau này
Hoàn thiện nội thất và trang trí 25/12/2014
Nhanh chóng bàn giao cho giai đoạn dự án 1B để tiến hành giai đoạn kinh doanh trước dịp Tết Nguyên Đán
Bảng 2.4 Bảng các tiến độ quan trọng của dự án
Trong thời gian thực hiện dự án không có thay đổi gì về chính sách, luật lệ của chính phủ và chiến lược kinh doanh của công ty
Giá của các nguyên vật liệu đầu vào không tăng đột biến trong suốt thời gian thực hiện dự án
Các nguồn lực hỗ trợ luôn sẵn có từ công ty nếu cần thiết
Tương tự như các dự án khác, Dự án cửa hàng đặc sản Cơm lam Đắk Lắk bị ràng buộc bởi những yếu tố cơ bản sau:
Ràng buộc về thời gian (Time constraint): Giai đoạn I của dự án bị giới hạn trong khoảng thời gian từ ngày 1/12/2014 đến ngày 1/1/2015
Chi phí đầu tư cho dự án là 1,5 tỷ đồng, trong đó giai đoạn I chiếm 800 triệu đồng Do đó, cần thực hiện các hoạt động quản lý dự án một cách thận trọng nhằm tránh lạm dụng chi phí.
Sản phẩm của dự án thực phẩm cần tuân thủ các tiêu chuẩn vệ sinh an toàn thực phẩm, từ việc lựa chọn nguyên liệu, máy móc thiết bị cho đến hệ thống hút và thông gió, nhằm đảm bảo chất lượng và an toàn cho người tiêu dùng.
Giai đoạn hoạch định dự án 1A
Kế hoạch chi tiết dự án
Dựa trên tình hình thực tế tại tỉnh Đắk Lắk và khảo sát các cửa hàng tương tự, cùng với ý kiến từ các chuyên gia kỹ thuật, chúng tôi dự kiến thời gian hoàn thành các công việc như sau:
Task code Activity Description Optimistic Pessimistic Most likely
Khảo sát địa điểm đặt
G1O1T2 Đàm phán giá thuê, thời hạn thuê và kí hợp đồng 1.5 3 2 2.08 0.50 0.25
G1O2T1 Lắp kính mặt tiền cửa hàng 0.75 2 1 1.13 0.42 0.17
Lắp đặt hệ thống điện, ánh sáng và âm thanh
Lên sơ đồ và danh sách thiết bị cần sử dụng 0.75 2 1 1.13 0.42 0.17
Lên danh sách các nhà cung cấp thiết bị bếp ăn công nghiệp và chọn nhà cung cấp thích hợp
G2O1T3 Đàm phán kí hợp đồng mua thiết bị 0.75 2 1 1.13 0.42 0.17
G2O1T4 Giám sát việc lắp đặt các thiết bị 1.75 3 2 2.13 0.42 0.17
Mua sắm các vật dụng dùng trong nhà bếp 1.75 3 2 2.13 0.42 0.17
Mua sắm các vật dụng công nghệ dùng trong cửa hàng 2.5 4 3 3.08 0.50 0.25
Mua sắm thiết bị phục vụ việc dọn dẹp và quản lý nhân viên 1.75 3 2 2.13 0.42 0.17
G2O3T1 Lắp đặt quầy tính tiền và đặt món 1 1 1 1.00 0.00 0.00
G2O3T2 Trang bị bàn ghế và dụng cụ bàn ăn 2.5 5 3 3.25 0.83 0.69
G2O3T3 Mua sắm các vật dụng trang trí 1.5 3 2 2.08 0.50 0.25
G2O4T1 Bàn giao và hướng dẫn vận hành 1 1 1 1.00 0.00 0.00
Bảng 3.1 Bảng ước tính thời gian hoàn thành công việc (theo ngày)
Dựa trên bảng dự kiến hoàn thành công việc, chúng tôi đã xây dựng Bảng cấu trúc phân chia công việc theo thời gian (WBS) và Sơ đồ Gantt (Gantt Chart) để quản lý tiến độ dự án hiệu quả.
Code No Task Task Description Prevenance Duration Start date End date
Goal 1: Hoàn thiện khu vực cửa hàng
Objective 1: Thuê địa điểm đặt cửa hàng
G1O1T1 - Task 1 Khảo sát địa điểm đặt Kiốt tại trạm dừng Ban Mê Khảo sát giá, địa điểm, vệ sinh tại Trạm dừng Ban Mê Beginning
G1O1T2 - Nhiệm vụ 2 bao gồm việc đàm phán giá thuê và thời hạn thuê cửa hàng, đồng thời ký hợp đồng Cần thỏa thuận giá cả và thời gian thuê một cách hợp lý, báo cáo và thường xuyên trao đổi tình hình với quản lý sau G101T1.
Objective 2: Sửa sang địa điểm phù hợp với yêu cầu dự án
G1O2T1 - Task 1 Lắp kính mặt tiền cửa hàng Lựa chọn người thi công, giám sát quá trình lắp đặt kính Sau G101T1
G1O2T2 - Task 2 Lắp đặt hệ thống điện, ánh sáng và âm thanh
Lựa chọn người thi công, giám sát quá trình lắp đặt hệ thống điện, ánh sáng, âm thanh Sau G101T1
G1O2T3 - Task 3 Sơn tường Lựa chọn màu sơn, lựa chọn nhà cung cấp sơn và đơn vị thi công, giam sát quá trình thi công
Goal 2: Lắp đặt trang thiết bị và hoàn thiện trang trí
Objective 1: Lắp đặt trang thiết bị dùng cho nhà bếp
G2O1T1 - Task 1 Lên sơ đồ và danh sách thiết bị, dụng cụ, đồ vật cần sử dụng
Lập danh sách trên cở sở tham khảo ý kiến kiến trúc sư hoặc những người có kinh nghiệm Sau G1O1T2
Lên danh sách các nhà cung cấp thiết bị bếp ăn công nghiệp và chọn nhà cung cấp thích hợp
Lập danh sách nhà cung cấp bằng cách tìm hiểu qua Internet, bạn bè và cấp trên, sau đó lựa chọn nhà cung cấp phù hợp nhất dựa trên các yếu tố như giá cả, chế độ bảo hành, vận chuyển và mẫu mã.
G2O1T3 - Task 3 Đàm phán kí hợp đồng mua thiết bị dùng trong nhà bếp
Thỏa thuận về giá cả, vận chuyển, bảo hành, điều khoản thử nghiệm các loại lò quay, lò nướng điện tử trong 1 tuần Sau G2O1T2
G2O1T4 - Task 4 Giám sát việc lắp đặt các thiết bị Theo dõi, kiểm tra, kịp thời báo cáo tình hình cho cấp trên Sau G2O1T3 và G1O2T3 2 17/12/2014 18/12/2014
G2O1T5 - Task 5 Mua sắm các vật dụng dùng trong nhà bếp Tìm hiểu về giá cả, mẫu mã, chất lượng của đồ dùng Sau G2O1T3 và G1O2T3 2 19/12/2014 22/12/2014
Objective 2: Trang bị máy móc, thiết bị phục vụ cho công việc quản lý
Trong quá trình mua sắm các vật dụng công nghệ cho cửa hàng, cần tìm hiểu và lựa chọn các hãng bán đồ dùng công nghệ uy tín Việc lựa chọn nên dựa trên các tiêu chí như chất lượng, giá cả, mẫu mã và màu sắc để đảm bảo sự phù hợp và hiệu quả cho cửa hàng.
G2O2T2 - Nhiệm vụ 2: Mua sắm thiết bị phục vụ cho công tác dọn dẹp và quản lý nhân viên Cần tìm hiểu về số lượng, loại vật dụng và nhà cung cấp phù hợp Thời gian thực hiện là sau G2O1T1 và G1O2T3 vào các ngày 22/12/2014 và 23/12/2014.
Objective 3: Trang trí nội thất cho khu vực phục vụ khách hàng
G2O3T1 - Task 1 Lắp đặt quầy tính tiền và đặt món
Lựa chọn địa điểm mua hàng thích hợp, giám sát theo dõi quá trình vận chuyển và lắp đặt Sau G2O1T1 và G1O2T3
G2O3T2 - Task 2 Trang bị bàn ghế và dụng cụ bàn ăn
Lựa chọn nhà cung cấp thích hợp, giám sát và theo dõi quá trình vận chuyển và sắp xếp, bài trí Sau G2O1T1 và G1O2T3
Bảng 3.2 Bảng cấu trúc phân chia công việc theo thời gian (theo ngày)
G2O3T3 - Nhiệm vụ 3: Mua sắm các vật dụng trang trí Nghiên cứu kỹ lưỡng các địa điểm cung cấp đồ trang trí đẹp, lựa chọn vật dụng phù hợp, và kiểm tra giám sát quá trình vận chuyển cũng như trang trí sau G2O1T1 và G1O2T3.
Objective 4: Bàn giao và hướng dẫn sử dụng cho Giai đoạn 2
G2O4T1 - Task 1 Bàn giao và hướng dẫn vận hành Thống kê danh mục đồ vật, các hướng dẫn sử dụng va bàn giao cho
Tổ dự án Giai đoạn 2 Sau G2O3T3
Lịch làm việc của dự án được tính toán dựa trên giờ hành chính từ thứ Hai đến thứ Sáu, từ 8 giờ sáng đến 5 giờ chiều, không bao gồm thứ Bảy và Chủ Nhật.
Khảo sát địa điểm đặt Kiốt tại trạm dừng Ban Mê Đàm phán giá thuê, thời hạn thuê và kí hợp đồng
Lắp kính mặt tiền cửa hàng Lắp đặt hệ thống điện, ánh sáng và âm thanh
Để chuẩn bị cho việc sơn tường, trước tiên cần lên sơ đồ và danh sách thiết bị cần sử dụng Tiếp theo, lập danh sách các nhà cung cấp thiết bị bếp ăn công nghiệp và chọn nhà cung cấp phù hợp, sau đó đàm phán và ký hợp đồng mua thiết bị Việc giám sát lắp đặt các thiết bị cũng rất quan trọng Bên cạnh đó, cần mua sắm các vật dụng dùng trong nhà bếp, các thiết bị công nghệ cho cửa hàng, cũng như các thiết bị phục vụ việc dọn dẹp và quản lý nhân viên.
Lắp đặt quầy tính tiền và khu vực đặt món là bước đầu tiên trong quá trình chuẩn bị Tiếp theo, cần trang bị bàn ghế và dụng cụ bàn ăn phù hợp để tạo không gian thoải mái cho khách hàng Ngoài ra, việc mua sắm các vật dụng trang trí sẽ giúp nâng cao thẩm mỹ cho quán Cuối cùng, bàn giao và hướng dẫn vận hành là rất quan trọng để đảm bảo mọi thứ hoạt động suôn sẻ.
Hoạch định chi phí
Để thực hiện dự án xây dựng cửa hàng trong ngân sách cho phép từ ban giám đốc, cần có kế hoạch chi tiêu hợp lý và dự báo chính xác Các khoản chi phí ước tính dựa trên dữ liệu giá mới nhất tháng 11/2014 tại Đắk Lắk, cùng với tham khảo từ các dự án tương tự và tư vấn từ chuyên gia kỹ thuật Chi phí được tính toán chi tiết qua bảng Dự báo chi phí cho từng hạng mục (Phụ lục tham khảo 1), với các nguồn lực cần thiết và chi phí ước tính tổng cộng cho mỗi nhiệm vụ được trình bày rõ ràng.
Task code Task Resource List Duratio n Start Date End Date Estimated
Khảo sát địa điểm đặt Kiốt tại trạm dừng Ban Mê
G1O1T2 Đàm phán giá thuê, thời hạn thuê và kí hợp đồng
Tiền thanh toán sau khi đàm phán thành công
G1O2T1 Lắp kính mặt tiền cửa hàng
Thợ hàn và lắp kính 3 4/12/2014 8/12/2014
Lắp đặt hệ thống điện, ánh sáng và âm thanh
Chi phí vật dụng điện 3 9/12/2014 11/12/2014
Lên sơ đồ và danh sách thiết bị cần sử dụng Team Leader 2 4/12/2014 5/12/2014 0
Lên danh sách các nhà cung cấp thiết bị bếp ăn công nghiệp và chọn nhà cung cấp thích hợp
G2O1T3 Đàm phán kí hợp đồng mua thiết bị trong nhà bếp
G2O1T4 Giám sát việc lắp đặt các thiết bị Nhân viên dự án 2 17/12/2014 18/12/2014 400
Mua sắm các vật dụng dùng trong nhà bếp
Mua sắm các vật dụng công nghệ dùng trong cửa hàng
Mua sắm thiết bị phục vụ việc dọn dẹp và quản lý nhân viên
G2O3T1 Lắp đặt quầy tính tiền và đặt món Nhân viên dự án 1 17/12/2014 17/12/2014 400
G2O3T2 Trang bị bàn ghế và dụng cụ bàn ăn
G2O3T3 Mua sắm các vật dụng trang trí Nhân viên dự án 2 23/12/2014 24/12/2014 3600
Bàn giao và hướng dẫn vận hành
Bảng 3.3 Bảng ước tính chi phí theo nhiệm vụ (ĐVT: 1000 đồng)
Sau khi ước tính chi phí cho các nhiệm vụ trong dự án, chúng tôi sẽ lập kế hoạch lịch chi tiêu hàng ngày, bắt đầu từ ngày khởi động cho đến ngày dự kiến hoàn thành dự án Dưới đây là bảng lịch chi tiêu chi tiết.
Bảng 3.4 Bảng kế hoạch lịch trình chi tiết (ĐVT: 1000 đồng)
Daily Budget Task Code Estimated cost 1 Mon 2 Tue 3 Wed 4 Thu 5 Fri 8 Mon 9 Tue 10 Wed 11 Thu 12 Fri 15 Mon 16 Tue 17 Wed 18 Thu 19 Fri 22 Mon 23 Tue 24 Wed 25 Thu
Kế hoạch mua sắm (Procurement Plan)
Quản lý dự án và Team Leader sẽ giám sát tất cả các hoạt động mua sắm của dự án, làm việc cùng nhóm để xác định các mặt hàng và dịch vụ cần thiết Team Leader sẽ quyết định nhà cung cấp, trong khi các thành viên trong team sẽ thực hiện mua sắm và kiểm soát quá trình giao nhận hàng hóa Đối với các thiết bị và vật dụng đơn giản, chúng tôi sẽ lựa chọn nhà cung cấp dựa trên đặc trưng từng loại sản phẩm mà không làm tăng chi phí.
Chúng tôi chọn Nguyễn Kim làm nhà cung cấp thiết bị điện tử và điện lạnh vì đây là trung tâm siêu thị điện máy lớn và uy tín duy nhất tại TP Buôn Ma Thuột.
- Đối với các loại sản phẩm gốm sứ chúng tôi chọn Gốm sứ Minh Long nhờ thương hiệu, mẫu mã và chất lượng sản phẩm của công ty này
- Đối với các loại thiết bị liên quan đến Internet, chúng tôi lựa chọn FPT Shop – là đơn vị cung cấp độc quyền cho Trạm dừng chân Ban Mê
- Đối với các mặt hàng cơ bản như dụng cụ vệ sinh, chúng tôi chọn Metro Đắk Lắk vì giá rẻ phải chăng, tiện lợi
Chúng tôi ưu tiên lựa chọn các doanh nghiệp địa phương như Tranh Việt SK và Vựa cây cảnh Ban Mê cho các mặt hàng trang trí, nhờ vào giá cả hợp lý và sự thuận tiện trong vận chuyển.
Đối với những thiết bị và hạng mục quan trọng, việc đảm bảo chất lượng và giá trị cao là rất cần thiết, vì chúng ảnh hưởng quyết định đến thành công của dự án Do đó, nhóm dự án sẽ phối hợp với các chuyên gia tư vấn kỹ thuật để đánh giá và lựa chọn nhà cung cấp cho phần xây dựng và máy móc thiết bị nhà bếp.
- Vendor Evaluation Matrix – Phần vật liệu xây dựng ( vách ngăn compact, kính ốp tường, sơn tường)
Nhà cung cấp Kinh nghiệm
Chất lượng Độ tin cậy
Giá Total rating Công ty Vật liệu
Tiêu chí hàng đầu của dự án là chất lượng của từng hạng mục, do đó nhóm chọn
“Công ty vật liệu xây dựng Anh Khoa”
- Vendor Evaluation Matrix – Máy móc thiết bị nhà bếp
Nhà cung cấp Kinh nghiệm
Chất lượng Độ tin cậy
Dự án đặt chất lượng từng hạng mục lên hàng đầu và lựa chọn nhà cung cấp có thời gian bảo hành đáng tin cậy, vì vậy nhóm đã quyết định hợp tác với Công ty The One Jsc.
Chúng tôi đã tổng hợp danh sách chi tiết các nhà cung cấp cho từng hoạt động mua sắm của dự án, cùng với các chính sách chăm sóc khách hàng và dịch vụ của họ, được trình bày rõ ràng trong bảng Kế hoạch Mua sắm (Phụ lục 2).
Kế hoạch nhân sự
Kế hoạch nhân sự cho dự án được xây dựng dựa trên bảng danh sách nguồn lực cần thiết cho từng nhiệm vụ Từ đó, chúng tôi đã tạo ra bảng phân bổ nguồn lực RASCI để xác định các nhiệm vụ cụ thể.
Mã CV Mô tả công việc CEO Project
Phase 1: Hoàn thiện khu vực cửa hàng
G1O1T1 Khảo sát địa điểm đặt Kiốt tại trạm dừng Ban
G1O1T2 Đàm phán giá thuê, thời hạn thuê và kí hợp đồng I/C A/R1 R2 C
G1O2T1 Lắp kính mặt tiền cửa hàng I A I S R C
G1O2T2 Lắp đặt hệ thống điện, ánh sáng và âm thanh I A I S R2 R1 C
Phase 2: Lắp đặt trang thiết bị và hoàn thiện trang trí
G2O1T1 Lên sơ đồ và danh sách thiết bị cần sử dụng I/C C C A C R
Lên danh sách các nhà cung cấp thiết bị bếp ăn công nghiệp và chọn nhà cung cấp thích hợp I/C C C A C R
G2O1T3 Đàm phán kí hợp đồng mua thiết bị I/S A/R R
G2O1T4 Giám sát việc lắp đặt các thiết bị I S S A/I I S R C C C
G2O1T5 Mua sắm các vật dụng dùng trong nhà bếp A I R C
G2O2T1 Mua sắm các vật dụng công nghệ dùng trong cửa hàng I C C A S R
G2O2T2 Mua sắm thiết bị phục vụ việc dọn dẹp và quản lý nhân viên I C C A S R C
G2O3T1 Lắp đặt quầy tính tiền và đặt món I A R S S S C C C
Bảng 3.5 Bảng phân bổ nguồn lực RASCI
G2O3T2 Trang bị bàn ghế và dụng cụ bàn ăn I A C C C R S S S C
G2O3T3 Mua sắm các vật dụng trang trí I A C C C R S S S C
G2O4T1 Bàn giao và hướng dẫn vận hành I I A S S S R1 R2 R3 R4 C C I
Kế hoạch quản lý chất lượng
5.1 Yêu cầu về chất lượng sản phẩm
Cửa hàng ăn sau khi được trang bị và lắp đăt hoàn thiện, cần đạt được tiêu chuẩn về chất lượng cụ thể như sau:
Sản phẩm hoàn thiện Tiêu chí chất lượng Các tiêu chuẩn đo lường
- Tường kính và cửa kính được cắt và lắp đặt
- Hệ thống điện, ánh sáng, âm thành tốt
- Kính chịu được lực mạnh, độ dày 10 mm, không có vết nứt
- Vách ngăn chắc chắn, cứng cáp
- Sơn tường đúng quy chuẩn, màu sắc chính xác như thiết kế, có chống thấm chống mốc
- Điện và ánh sáng đạt chuẩn yêu cầu của Nhà nước
Thời gian hoàn thành đúng tiến độ
Các thiết bị máy móc được lắp đặt để sử dụng cho mục đích chế biến thức ăn
- Lò nướng/quay được lắp đặt và vận hành tốt
- Bếp Gas và bình Gas bảo đảm an toàn cháy nổ
- Máy hút mùi hoạt động bình thường
- Lò và bếp tiết kiệm điện và gas, không tạo âm thanh lớn, an toàn khi sử dụng, sản phẩm cho ra đúng tiêu chí của đầu bếp
- Khu vực bếp phải thoáng, không có tiếng động quá lớn từ máy hút mùi, khói không được bay ra đến khu vực quầy phục vụ
Cửa hàng với nội thất và trang thiết bị hoàn thiện
- Các thiết bị công nghệ hoạt động đúng yêu cầu
- Vật dụng nội thất và trang trí đúng với tiêu chí và thiết kế đưa ra
- Các kích thước quầy bar, bàn ghế đúng bản vẽ
- Các thiết bị công nghệ được lắp đặt và vận hành ổn định trong tuần thử nghiệm
Bảng 3.6 Bảng các mục tiêu chất lượng
Nhân viên mua sắm và giám sát lắp đặt thiết bị, máy móc cần nắm vững thông tin về nhãn hiệu, nhà sản xuất, và các nhà phân phối uy tín Họ cần có kiến thức và kinh nghiệm về chất lượng sản phẩm để đảm bảo đáp ứng đúng các yêu cầu kỹ thuật khi thực hiện mua sắm.
Khi nhà cung cấp thực hiện giao hàng và lắp đặt, việc có nhân viên kỹ thuật am hiểu giám sát quá trình lắp đặt và vận hành thử các thiết bị là rất quan trọng Điều này đảm bảo rằng thiết bị hoạt động hiệu quả và có chế độ bảo hành, bảo dưỡng hợp lý.
Để đảm bảo chất lượng và khả năng hoạt động của các trang thiết bị sau khi mua, cần bảo quản chúng trong môi trường phù hợp, tránh hư hỏng và tiếp xúc với các điều kiện bất lợi.
Mỗi tuần, tháng hoặc chu kỳ, cần có đội ngũ nhân viên chuyên trách theo dõi và đánh giá hiệu suất cùng khả năng hoạt động của thiết bị, máy móc và dụng cụ Việc lưu trữ dữ liệu đánh giá là cần thiết để thực hiện theo dõi, từ đó dự báo hư hỏng và xác định thời gian bảo trì hợp lý.
Kế hoạch trao đổi thông tin
Để đảm bảo dự án có một hệ thống trao đổi thông tin hiệu quả và liên tục, chúng tôi đã lập kế hoạch chi tiết cho việc trao đổi thông tin như được trình bày trong bảng dưới đây.
Mô tả Mục đích Thành phần tham dự
Bao gồm tất cả thành viên của một team thảo luận về quá trình làm việc/công việc vừa hoàn thành/những việc phải làm tiếp theo
Giúp các thành viên của team cập nhật đầy đủ tình hình dự án và ghi nhận các vấn đề, rủi ro hoặc thay đổi phát sinh
Gặp trực tiếp/Trao đổi email
Quản lý dự án cần giám sát chất lượng công việc của nhân viên để đảm bảo các vấn đề về chất lượng được phát hiện và giải quyết kịp thời Việc này không chỉ giúp nâng cao chất lượng sản phẩm mà còn tạo thêm thời gian cho việc cải thiện quy trình làm việc.
Gặp trực tiếp Hàng tuần
Cuộc họp chính thức được tổ chức trong từng giai đoạn hoàn thành dự án nhằm cập nhật tình hình tổng thể, đánh giá chất lượng sản phẩm và thảo luận về các vấn đề, rủi ro hoặc thay đổi phát sinh.
Nhằm kiểm soát tiến độ trong từng giai đoạn của vòng đời dự án, từ đó tăng khả năng thành công của dự án
Toàn bộ nhóm thực hiện và ban quản lý dự án
Gặp trực tiếp Hàng tuần
Cuộc họp chính thức được tổ chức thường xuyên để xem xét các thay đổi được đề nghị trong dự án
Chính thức chấp thuận thay đổi về các hạng mục trong dự án
Ban quản lý dự án Gặp trực tiếp Cách ngày
Văn bản mô tả lịch dự án, ngân sách, rủi ro và các vấn đề liên quan
Giúp các bên liên quan nắm được tiến độ dự án
Báo cáo bằng văn bản Hàng tuần
Bảng 3.7 Bảng kế hoạch trao đổi thông tin
Kế hoạch rủi ro
Mọi dự án đều phải đối mặt với các sự kiện có thể ảnh hưởng đến mục tiêu của mình, bao gồm cả những sự kiện có thể dự đoán và không thể dự đoán Để giảm thiểu tác động tiêu cực của rủi ro, đồng thời tăng cường cơ hội thành công và giảm thiệt hại cho dự án, nhóm dự án cần xác định, phân tích và đưa ra giải pháp cho các rủi ro có thể xảy ra.
Tác động Prior ity Rating Action plan
Ban Giám Đốc sẽ tổ chức cuộc họp để bàn bạc và làm rõ quy mô dự án, đảm bảo sự hiểu biết đồng nhất giữa nhóm dự án và các bên liên quan.
- Thường xuyên giám sát kiểm tra chất lượng, tiến độ, qui mô của dự án
- Giải đáp thắc mắc và có những biện pháp điều chỉnh kịp thời trong trường hợp xảy ra thay đổi nằm ngoài dự án
Dự án được thực hiện không nằm trong phạm vi thỏa thuận 20 90 55 Medium
Những thay đổi của dự án tác động tiêu cực đến dự án 30 100 65 High
Yêu cầu không được xác định rõ ràng 20 80 50 Medium - Nhóm dự án luôn theo sát kĩ lưỡng kế hoạch, mục tiêu và những yêu cầu được đề ra
- Thường xuyên báo cáo tình trạng dự án cho Ban Giám Đốc
- Bất cứ thay đổi hay nhận xét của Ban Giám Đốc đều phải được thông tin kịp thời và chính xác
Không đáp ứng được yêu cầu của Ban Giám Đốc đề ra 70 60 65 High
Yêu cầu cụ thể không thể đo lường 20 80 50 Medium
Trước khi lập lịch trình cho dự án, Nhóm dự án cần thảo luận về thời gian cần thiết để các bên liên quan hoàn thành công việc, nhằm đảm bảo rằng dự án có đủ thời gian thực hiện.
Kế hoạch lịch trình nên bao gồm thời gian dự trù hợp lý, đảm bảo rằng các công việc không được sắp xếp quá sát nhau Cần có khoảng thời gian luân chuyển phù hợp giữa các nhiệm vụ để tăng hiệu quả làm việc.
- Theo sát tiến độ thực hiện công việc, đôn đốc, nhắc nhở các bên liên quan để không làm chậm trễ
Không liệt kê đầy đủ các công việc cần thiết 80 60 70 High
Sắp xếp thời gian không hợp lý (chênh lệch, chồng lịch,…) 40 50 45 Medium
Deliverables không được hiểu chính xác 20 80 50 Medium - Nhóm dự án cần nghiên cứu sâu sắc và làm rõ các
Deliverables trước khi ra bảng phân công công việc và chọn nhà cung cấp
- Thường xuyên theo sát về chất lượng thực hiện công việc của nhà cung cấp
- Có những phương án về nhà cung cấp, hành động dự trù trong trường hợp chất lượng không thể cải thiện khi thực hiện dự án
Tiêu chuẩn chất lượng của mỗi Deliverables không được xác định rõ ràng 20 90 55 Medium
Sản phẩm của mỗi Deliverables không đáp ứng tiêu chuẩn chất lượng theo yêu cầu 60 90 75 High
Trong quá trình thực hiện dự án, việc giải quyết các vấn đề phát sinh không được thực hiện kịp thời có thể ảnh hưởng đến tiến độ Nhóm dự án cần có khả năng linh hoạt để đưa ra các quyết định thay thế một cách nhanh chóng khi gặp phải khó khăn.
- Họp bàn với Ban Giám Đốc về những vấn đề và những quyết định thay thế hay hủy bỏ
Những vấn đề tương tự tiếp tục xuất hiện trong dự án 10 80 45 Medium
Những vấn đề không thể giải quyết được gây ra một rủi ro mới cho dự án 20 80 50 Medium
Kỳ vọng đối với nhà cung ứng cần được xác định rõ ràng, với thời gian cụ thể từ 30 đến 60 ngày Bộ phận mua sắm (Procurement) nên tiến hành đàm phán chi tiết các yêu cầu với nhà cung ứng và đưa ra các điều khoản cam kết về chất lượng trong hợp đồng.
Trong quy trình mua sắm, nhóm Procurement sẽ lập danh sách các nhà cung ứng tiềm năng và tổ chức họp với nhóm dự án để chọn lựa nhà cung ứng phù hợp nhất Đồng thời, nhóm dự án sẽ theo dõi, phối hợp và thúc đẩy tiến độ thực hiện của nhóm Procurement.
Chất lượng của nhà cung ứng không đáp ứng kỳ vọng 50 80 65 High
Procurement trì hoãn tác động đến các khoảng thời gian giao hàng dự án 40 90 65 High
Thiếu sự kiểm soát trong giao tiếp có thể ảnh hưởng đến hiệu quả dự án Tất cả các thông tin liên quan đến dự án cần phải tuân thủ Kế hoạch Giao tiếp Nhóm dự án có trách nhiệm điều phối việc trao đổi thông tin giữa các bên liên quan để đảm bảo tính nhất quán và hiệu quả trong quá trình làm việc.
- Nhóm dự án thường xuyên báo cáo tình hình về dự án cho Ban Giám Đốc và Stakeholders
Stakeholders không được cập nhật thông tin về tiến trình thực hiện dự án 20 30 25 Low
Việc phân công nhiệm vụ cho nhân viên cần dựa trên khả năng chuyên môn của họ, với tỷ lệ 20-40-30 Nhóm dự án nên tổ chức họp bàn cụ thể để đưa ra yêu cầu rõ ràng và tạo ra một môi trường khuyến khích nhân viên trao đổi và góp ý.
- Hỗ trợ nhân viên và lẫn nhau trong quá trình thực hiện dự án
- Thuê tư vấn kĩ thuật đối với những công việc nằm ngoài chuyên môn
Không đủ trang thiết bị để thực hiện dự án 10 40 25 Low
Thiếu hụt vật liệu cần thiết 10 40 25 Low
Ngân sách vượt quá kế hoạch 60 40 50 Medium - Nhóm dự án khi lên dự trù kinh phí cần có khoản Chi phí phát sinh
- Lên kế hoạch chi tiết tối đa và bám sát thực tế
- Họp bàn với Ban Giám Đốc về những chi phí phát sinh và đưa ra quyết định bù thêm về chi phí
Chi phí không được tính vào dự án 20 40 30 Low
Bảng 3.8 Những yếu tố rủi ro ảnh hưởng đến dự án
