Báo cáo thực tập cơ sở ngành kế toán công ty TNHH bán buôn máy móc

Báo cáo thực tập cơ sở ngành kế toán công ty TNHH bán buôn máy móc sinh viên quản trị tài chính kế toán đại học Hàng Hải Việt Nam thực tập chuyên ngành BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO BỘ GIAO THÔNG VẬN TẢI TRƯỜNG ĐẠI HỌC HÀNG HẢI VIỆT NAM BÁO CÁO THỰC TẬP CƠ SỞ NGÀNH Họ tên MSV : PHẠM THỊ VÂN ANH : 82218 Lớp : QKT60ĐH Nhóm thực tập : N26 STT nhóm thực tập : 02 Địa điểm thực tập : CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI NHẬT MINH CHÂU Hải Phòng, tháng năm 2021 MỤC LỤC CHƯƠNG 1: TÌM HIỂU VỀ CƠNG TY TNHH THƯƠNG MẠI NHẬT MINH CHÂU .1 1.1 Quá trình hình thành phát triển đơn vị thực tập .1 1.2 Chức năng, nhiệm vụ hoạt động sản xuất kinh doanh đơn vị .3 1.3 Cơ cấu, tổ chức máy hoạt động sản xuất kinh doanh doanh nghiệp 1.4 Cơ cấu, tổ chức máy kế toán đơn vị .6 1.5 Hình thức tổ chức kỹ thuật ghi sổ kế toán đơn vị .7 CHƯƠNG 2: TÌM HIỂU VỀ HỆ THỐNG CHỨNG TỪ ĐANG ĐƯỢC SỬ DỤNG TẠI CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI NHẬT MINH CHÂU 10 2.1 Quy trình luân chuyển chứng từ lập đơn vị 12 2.1.1 Danh mục chứng từ lập Công ty .12 2.1.2 Quy trình lập hồn tất chứng từ Công ty 13 2.2 Tìm hiểu quy trình luân chuyển chứng từ thu nhận từ bên đơn vị 42 2.2.1 Danh mục chứng từ thu nhận sử dụng 42 2.2.2 Cách thức kiểm tra chứng từ bên ngồi đơn vị cung cấp .42 2.3 Tìm hiểu cách xếp, phân loại chứng từ, kẹp lưu trữ chứng từ 49 2.3.1 Cách xếp chứng từ .49 2.3.2 Cách phân loại chứng từ 49 2.3.3 Cách kẹp lưu trữ chứng từ 51 CHƯƠNG 3: KẾT LUẬN 55 DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT TNHH Trách nhiệm hữu hạn KT Kế toán NVL Nguyên vật liệu TSCĐ Tài sản cố định NHXH Bảo hiểm xã hội BHYT Bảo hiểm y tế BHTN Bảo hiểm thất nghiệp GTGT/VAT Giá trị gia tăng/Thuế giá trị gia tăng TNDN Thu nhập doanh nghiệp TNCN Thu nhập cá nhân TK Tài khoản TS Tài sản DN Doanh nghiệp DANH MỤC BẢNG BIỂU Số bảng Tên bảng Trang Bảng 1: Ngành nghề kinh doanh công ty Bảng 2: Danh mục chứng từ lập công ty 13 Bảng 3: Bảng toán tiền lương khoản trích theo lương cơng ty 32 DANH MỤC HÌNH ẢNH Số hình Tên hình Trang Hình 1: Cơ cấu tổ chức cơng ty Hình 2: Cơ cấu tổ chức máy kế toán cơng ty Hình 3: Trình tự ghi sổ hoạch tốn theo hình thức nhật kí chung Hình 4: Các nội dung bắt buộc chứng từ 12 Hình 5: Quy trình hồn tất phiếu thu 15 Hình 6: Phiếu thu cơng ty 17 Hình 7: Quy trình hồn tất phiếu chi 20 Hình 8: Phiếu chi cơng ty 22 Hình 9: Quy trình hồn tất ủy nhiệm chi 24 10 Hình 10: Ủy nhiệm chi cơng ty 25 11 Hình 11: Cách hồn tất bảng chấm cơng 28 12 Hình 12: Quy trình tốn tiền lương 30 13 Hình 13: Quy trình hồn tất hóa đơn bán hàng 34 14 Hình 14: Hóa đơn GTGT hóa đơn bán hàng cơng ty 37 15 Hình 15: Quy trình hồn tất phiếu xuất kho 38 16 Hình 16: Quy trình hồn tất phiếu nhập kho 39 17 Hình 17: Phiếu nhập kho cơng ty 41 18 Hình 18: Quy trình chuân chuyển giấy báo nợ 44 19 Hình 19: Giấy báo nợ cơng ty 45 20 Hình 20: Quy trình ln chuyển giấy báo có 47 21 Hình 21: Giấy báo có cơng ty 48 LỜI MỞ ĐẦU Để quản lý cách có hiệu hoạt động sản xuất kinh doanh hay sản xuất dịch vụ doanh nghiệp nói riêng, kinh tế quốc dân nước nói chung cần phải sử dụng cơng cụ quản lý khác công cụ quản lý khơng thể thiếu kế toán Xuất phát từ nhu cầu trên, kế toán trở thành công cụ quan trọng, đắc lực quản lý, điều hành hoạt động, tính toán kiểm tra việc bảo vệ, sử dụng tài sản, vật tư, tiền vốn nhằm đảm bảo tài chính cũng chủ động sản xuất kinh doanh doanh nghiệp Trong thời gian học tập trường, em trang bị kiến thức tảng lý luận Thời gian thực tập sở ngành, dịp để em cũng bạn sinh viên làm quen với công việc thực tế để củng cố nâng cao kiến thức nghiên cứu trường Qua thời gian thực tập cơng ty, em có hội tiếp xúc với cơng tác kế tốn thực tế Công Ty TNHH Thương Mại Nhật Minh Châu, nghiên cứu tổng quan cơng việc hạch tốn phần hành kế toán Với giúp đỡ nhiệt tình anh chị phịng kế tốn công ty hướng dẫn thực tập TS Lê Chiến Thắng, em hoàn thành báo cáo thực tập sở ngành với nội dung sau: Chương 1: Tìm hiểu cơng ty TNHH Thương Mại Nhật Minh Châu Chương 2: Tìm hiểu hệ thống chứng từ sử dụng công ty TNHH Thương Mại Nhật Minh Châu Chương 3: Kết luận Tuy có nhiều cố gắng thời gian nghiên cứu chưa nhiều, trình độ cịn hạn chế nên báo cáo em cịn nhiều thiếu sót Em mong nhận góp ý, bổ sung Em xin chân thành cảm ơn! CHƯƠNG 1: TÌM HIỂU VỀ CƠNG TY TNHH THƯƠNG MẠI NHẬT MINH CHÂU 1.1 Quá trình hình thành phát triển đơn vị thực tập Tên cơng ty: CƠNG TY TNHH THƯƠNG MẠI NHẬT MINH CHÂU Tên giao dịch: NHAT MINH CHAU TRADING COMPANY LIMITED Ngày thành lập: Ngày 12 tháng 11 năm 2018 Mã số doanh nghiệp: 0201915688 Đăng ký & quản lý bởi Chi cục thuế Hải Phịng Trụ sở cơng ty: Số 460 Nguyễn Văn Linh, Phường Vĩnh Niệm, Quận Lê Chân, Thành phố Hải Phịng Loại hình pháp lý: Cơng ty trách nhiệm hữu hạn thành viên Người đại diện pháp luật: Tăng Nhật Ánh Ngành nghề chính: Bán bn máy móc, thiết bị phụ tùng máy khác Quá trình hình thành phát triển: Ngày nay, máy móc thiết bị cơng nghệ khơng đóng vai trị quan trọng thiết yếu gia đình mà cịn quan trọng nhà máy, xí nghiệp, phân xưởng Cùng với cơng nghệ số với thiết bị thơng minh phát triển vượt bậc địi hỏi người phải liên tục thay đổi để nhận lại nhiều tiện ích cho sống đại hộ gia đình cũng giúp cho doanh nghiệp sản xuất tạo nên dây chuyền tự động hóa cao, tăng suất lao động Trước yêu cầu thay đổi ứng dụng máy móc vào sản xuất ngày nâng cao đại, Công Ty TNHH Thương Mại Nhật Minh Châu thành lập vào 12 tháng 11 năm 2018 theo mã số doanh nghiệp 0201915688 Đăng ký & quản lý bởi Chi cục thuế Hải Phòng [1] Với số vốn điều lệ tỷ đồng tổng nhân 10 người, Ngày 15 tháng 11 năm 2018, Công ty thức vào hoạt động trụ sở số 460 Nguyễn Văn Linh, Phường Vĩnh Niệm, Quận Lê Chân, Thành phố Hải Phịng Khi đời, cơng ty hoạt động chủ yếu thị trường bán buôn máy móc, thiết bị phụ tùng máy nơng nghiệp phục vụ sản xuất, chế biến thực phẩm nông sản Cơng ty hướng tới dịng sản phẩm phổ thơng phù hợp với canh tác dịng máy đại dành cho cánh đồng mẫu lớn nhằm đáp ứng cho thị trường, góp phần nâng cao suất cho bà cũng doanh nghiệp lớn nhỏ Năm 2019-2020, công ty khẳng định vị sau năm hoạt động Các sản phẩm thiết bị máy móc Nhật Minh Châu phân phối ở nhiều phân xưởng, quan, bên phân phối bán lẻ khu vực miền Bắc như: Hải Phòng, Bắc Ninh, Hà Nam, Hải Dương, Hưng Yên, Nam Định, Ninh Bình, Thái Bình, Vĩnh Phúc… Năm 2021, Nhật Minh Châu tăng vốn điều lệ lên tỷ đồng, sở vật chất hoàn thiện Cơ cấu tổ chức nâng cao, nhân tăng lên, tạo công ăn việc làm ổn định cho hàng chục cơng nhân viên Bên cạnh đó, nhu cầu thiết bị, máy móc phổ thơng, đại hộ gia đình ngày phát triển mạnh mẽ Cơng ty không ngừng mở rộng quy mô với 20 ngành nghề cấp phép đăng ký kinh doanh như: Bán lẻ máy vi tính, thiết bị ngoại vi, phần mềm thiết bị viễn thông, lắp đặt hệ thống cấp, nước, lị sưởi điều hồ khơng khí, lắp đặt hệ thống điện cũng hệ thống xây dựng khác nhau… Hiện nay, sau năm cung cấp phân phối nhiều dự án khác nhau, với sứ mệnh trở thành công ty cung cấp máy móc thiết bị chuyên nghiệp Nhật Minh Châu không nỗ lực đưa đến sản phẩm chất lượng tốt, giá thành hợp lý đến tận tay người tiêu dùng, mà mang lại cho khách hàng dịch vụ chất lượng, tiện ích Phương châm hoạt động: Với phương châm lấy chữ “Tâm”, chữ “Tín” làm kim nam định hướng cho phát triển công ty để tạo nên tin tưởng cho khách hàng 1.2 Chức năng, nhiệm vụ hoạt động sản xuất kinh doanh đơn vị Chức chính Công Ty TNHH Thương Mại Nhật Minh Châu cung cấp loại máy móc, thiết bị phụ tùng máy sở giá thoả thuận với tất vấn đề có liên quan đến mua bán máy móc, thiết bị cho khách hàng đối tác tin cậy Dưới đây số lĩnh vực kinh doanh mà Công ty đăng ký kinh doanh: Ngành nghề chính: Bán bn máy móc, thiết bị phụ tùng máy khác Ngành nghề kinh doanh: STT Tên ngành Mã ngành Lắp đặt hệ thống cấp, nước, lị sưởi điều hồ khơng khí Lắp đặt hệ thống cấp, nước 43221 Lắp đặt hệ thống lò sưởi điều hồ khơng khí 43222 Lắp đặt hệ thống xây dựng khác 43290 Hồn thiện cơng trình xây dựng 43300 Hoạt động xây dựng chuyên dụng khác 43900 Bán bn máy móc, thiết bị phụ tùng máy khác Bán bn máy móc, thiết bị phụ tùng máy khai khoáng, xây dựng 46591 Bán bn máy móc, thiết bị điện, vật liệu điện (máy phát điện, động điện, dây điện thiết bị khác dùng mạch điện) 46592 10 Bán buôn máy móc, thiết bị phụ tùng máy dệt, may, da giày 46593 11 Bán bn máy móc, thiết bị phụ tùng máy văn phịng (trừ máy vi tính thiết bị ngoại vi) 46594 12 Bán buôn máy móc, thiết bị phụ tùng máy nơng nghiệp 13 Bán bn máy móc, thiết bị phụ tùng máy khác chưa phân vào đâu 14 Bán buôn kim loại quặng kim loại 4322 4659 4653 46599 4662 15 Bán buôn quặng kim loại 16 Bán lẻ máy vi tính, thiết bị ngoại vi, phần mềm thiết bị viễn thông cửa hàng chuyên doanh 17 Bán lẻ máy vi tính, thiết bị ngoại vi, phần mềm cửa hàng chuyên doanh 18 19 20 46621 4741 47411 Bán lẻ thiết bị viễn thông cửa hàng chuyên 47412 doanh Bán lẻ thiết bị nghe nhìn cửa hàng chuyên 47420 doanh Bán lẻ hàng hóa khác cửa hàng chuyên doanh 4773 Bảng 1: Ngành nghề kinh doanh công ty Nhiệm vụ:  Ký kết tổ chức thực hợp đồng kinh tế ký với khách hàng/đối tác  Thực nghĩa vụ người lao động theo quy định Bộ Luật Lao động nước Cộng Hòa Xã Hội Chủ Nghĩa Việt Nam  Giảm thiểu tác động môi trường đưa sản phẩm thị trường  Thực chế độ báo cáo thống kê, kế toán, báo cáo định kì theo quy định Nhà nước báo cáo bất thường theo yêu cầu Đại hội đồng cổ đơng chịu trách nhiệm tính xác thực báo cáo ... sản phẩm thị trường  Thực chế độ báo cáo thống kê, kế tốn, báo cáo định kì theo quy định Nhà nước báo cáo bất thường theo yêu cầu Đại hội đồng cổ đông chịu trách nhiệm tính xác thực báo cáo 1.3... kinh nghiệm thực tế nên báo cáo khơng tránh khỏi thiếu sót Em mong bảo tận tình thầy cô giáo để báo cáo em hoàn thiện Em xin chân thành cảm ơn! Sinh viên thực Phạm Thị Vân Anh 58 DANH MỤC THAM... lưu trữ tờ khai thuế khác:  Các tờ khai thuế khác thơng báo phát hành hóa đơn, báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn, tờ khai thuế mơn bài ,báo cáo tài chính, tờ khai tốn thuế cuối năm Do số lượng tờ

BỘ GIAO THÔNG VẬN TẢI BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO

TRƯỜNG ĐẠI HỌC HÀNG HẢI VIỆT NAM

BÁO CÁO THỰC TẬP CƠ SỞ NGÀNH

Họ và tên : PHẠM THỊ VÂN ANH

Nhóm thực tập : N26

STT trong nhóm thực tập : 02

Địa điểm thực tập : CÔNG TY TNHH THƯƠNG

MẠI NHẬT MINH CHÂU

Hải Phòng, tháng 9 năm 2021

MỤC LỤC

CHƯƠNG 1: TÌM HIỂU VỀ CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI NHẬT MINH

CHÂU 1

1.1 Quá trình hình thành và phát triển của đơn vị thực tập 1

1.2 Chức năng, nhiệm vụ hoạt động sản xuất kinh doanh của đơn vị 3

1.3 Cơ cấu, tổ chức bộ máy hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp 5

1.4 Cơ cấu, tổ chức bộ máy kế toán của đơn vị 6

1.5 Hình thức tổ chức kỹ thuật ghi sổ kế toán của đơn vị 7

CHƯƠNG 2: TÌM HIỂU VỀ HỆ THỐNG CHỨNG TỪ ĐANG ĐƯỢC SỬ DỤNG TẠI CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI NHẬT MINH CHÂU 10

2.1 Quy trình luân chuyển của các chứng từ được lập tại đơn vị 12

2.1.1 Danh mục các chứng từ được lập tại Công ty 12

2.1.2 Quy trình lập hoàn tất từng chứng từ tại Công ty 13

2.2 Tìm hiểu quy trình luân chuyển của các chứng từ được thu nhận từ bên ngoài đơn vị 42

2.2.1 Danh mục các chứng từ được thu nhận sử dụng 42

2.2.2 Cách thức kiểm tra chứng từ do bên ngoài đơn vị cung cấp 42

2.3 Tìm hiểu cách sắp xếp, phân loại chứng từ, kẹp và lưu trữ chứng từ 49

2.3.1 Cách sắp xếp chứng từ 49

2.3.2 Cách phân loại chứng từ 49

2.3.3 Cách kẹp và lưu trữ chứng từ 51

CHƯƠNG 3: KẾT LUẬN 55

BHTN Bảo hiểm thất nghiệp

GTGT/VAT Giá trị gia tăng/Thuế giá trị gia tăng TNDN Thu nhập doanh nghiệp

DANH MỤC BẢNG BIỂU

1 Bảng 1: Ngành nghề kinh doanh của công ty 4

2 Bảng 2: Danh mục chứng từ được lập tại công ty 13

3 Bảng 3: Bảng thanh toán tiền lương và các khoản trích

DANH MỤC HÌNH ẢNH

2 Hình 2: Cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán của công ty 6

3 Hình 3: Trình tự ghi sổ hoạch toán theo hình thức nhật kí chung 8

4 Hình 4: Các nội dung bắt buộc của chứng từ 12

12 Hình 12: Quy trình thanh toán tiền lương 30

13 Hình 13: Quy trình hoàn tất hóa đơn bán hàng 34

14 Hình 14: Hóa đơn GTGT và hóa đơn bán hàng của công ty 37

15 Hình 15: Quy trình hoàn tất phiếu xuất kho 38

16 Hình 16: Quy trình hoàn tất phiếu nhập kho 39

18 Hình 18: Quy trình chuân chuyển giấy báo nợ 44

20 Hình 20: Quy trình luân chuyển giấy báo có 47

LỜI MỞ ĐẦU

Để quản lý một cách có hiệu quả đối với các hoạt động sản xuất kinh doanh hay

sản xuất dịch vụ của một doanh nghiệp nói riêng, một nền kinh tế quốc dân của một

nước nói chung đều cần phải sử dụng các công cụ quản lý khác nhau và một trong

những công cụ quản lý không thể thiếu được đó là kế toán Xuất phát từ nhu cầu trên,

kế toán trở thành công cụ quan trọng, đắc lực trong quản lý, điều hành các hoạt động,

tính toán và kiểm tra việc bảo vệ, sử dụng tài sản, vật tư, tiền vốn nhằm đảm bảo tài

chính cũng như chủ động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp

Trong thời gian học tập tại trường, em đã được trang bị những kiến thức nền tảng

lý luận cơ bản Thời gian thực tập cơ sở ngành, chính là dịp để em cũng như các bạn

sinh viên làm quen với công việc thực tế để củng cố và nâng cao kiến thức đã được

nghiên cứu tại trường

Qua một thời gian thực tập tại công ty, em đã có cơ hội tiếp xúc với công tác kế

toán trong thực tế tại Công Ty TNHH Thương Mại Nhật Minh Châu, được nghiên cứu

tổng quan công việc hạch toán của từng phần hành kế toán Với sự giúp đỡ nhiệt tình

của các anh chị trong phòng kế toán của công ty và sự hướng dẫn thực tập của TS Lê

Chiến Thắng, em đã hoàn thành báo cáo thực tập cơ sở ngành của mình với nội dung

chính sau:

Chương 1: Tìm hiểu về công ty TNHH Thương Mại Nhật Minh Châu

Chương 2: Tìm hiểu về hệ thống chứng từ đang được sử dụng tại công ty TNHH

Thương Mại Nhật Minh Châu

Chương 3: Kết luận

Tuy có nhiều cố gắng nhưng do thời gian nghiên cứu chưa nhiều, trình độ còn

hạn chế nên bài báo cáo của em còn nhiều thiếu sót Em rất mong nhận được góp ý, bổ

sung

Em xin chân thành cảm ơn!

CHƯƠNG 1: TÌM HIỂU VỀ CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI

NHẬT MINH CHÂU

1.1 Quá trình hình thành và phát triển của đơn vị thực tập

Tên công ty: CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI NHẬT MINH CHÂU

Tên giao dịch: NHAT MINH CHAU TRADING COMPANY LIMITED

Ngày thành lập: Ngày 12 tháng 11 năm 2018

Mã số doanh nghiệp: 0201915688 được Đăng ký & quản lý bởi Chi cục thuế Hải Phòng

Trụ sở công ty: Số 460 Nguyễn Văn Linh, Phường Vĩnh Niệm, Quận Lê Chân, Thành phố Hải Phòng

Loại hình pháp lý: Công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên

Người đại diện pháp luật: Tăng Nhật Ánh

Ngành nghề chính: Bán buôn máy móc, thiết bị và phụ tùng máy khác

Quá trình hình thành và phát triển:

Ngày nay, máy móc và thiết bị công nghệ không chỉ đóng vai trò quan trọng và thiết yếu trong mỗi gia đình mà còn quan trọng đối với bất kỳ nhà máy, xí nghiệp, phân xưởng Cùng với đó công nghệ số với các thiết bị thông minh phát triển vượt bậc đòi hỏi con người phải liên tục thay đổi để được nhận lại nhiều tiện ích cho cuộc sống

hiện đại của các hộ gia đình cũng như giúp cho các doanh nghiệp sản xuất tạo nên một dây chuyền tự động hóa cao, tăng năng suất lao động

Trước những yêu cầu thay đổi và ứng dụng máy móc vào sản xuất ngày càng nâng cao và hiện đại, Công Ty TNHH Thương Mại Nhật Minh Châu được thành lập vào ngày ngày 12 tháng 11 năm 2018 theo mã số doanh nghiệp 0201915688 được Đăng ký & quản lý bởi Chi cục thuế Hải Phòng [1] Với số vốn điều lệ 2 tỷ đồng và tổng nhân sự hơn 10 người, Ngày 15 tháng 11 năm 2018, Công ty chính thức đi vào hoạt động tại trụ sở số 460 Nguyễn Văn Linh, Phường Vĩnh Niệm, Quận Lê Chân, Thành phố Hải Phòng

Khi mới ra đời, công ty hoạt động chủ yếu trong thị trường bán buôn máy móc, thiết bị và phụ tùng máy nông nghiệp phục vụ sản xuất, chế biến thực phẩm và nông sản Công ty hướng tới những dòng sản phẩm phổ thông phù hợp với canh tác và các dòng máy hiện đại dành cho những cánh đồng mẫu lớn nhằm đáp ứng cho thị trường,

góp phần nâng cao năng suất cho bà con cũng như các doanh nghiệp lớn nhỏ

Năm 2019-2020, công ty đã khẳng định được vị thế của mình sau 2 năm hoạt động Các sản phẩm thiết bị máy móc của Nhật Minh Châu được phân phối ở rất nhiều phân xưởng, cơ quan, các bên phân phối bán lẻ các khu vực miền Bắc như: Hải Phòng, Bắc Ninh, Hà Nam, Hải Dương, Hưng Yên, Nam Định, Ninh Bình, Thái Bình, Vĩnh Phúc…

Năm 2021, Nhật Minh Châu tăng vốn điều lệ lên 5 tỷ đồng, cơ sở vật chất được hoàn thiện hơn Cơ cấu tổ chức được nâng cao, nhân sự tăng lên, tạo công ăn việc làm

ổn định cho hàng chục công nhân viên Bên cạnh đó, nhu cầu về thiết bị, máy móc phổ thông, hiện đại trong các hộ gia đình ngày càng phát triển mạnh mẽ Công ty đã không ngừng mở rộng quy mô với hơn 20 ngành nghề đã được cấp phép đăng ký kinh doanh như: Bán lẻ máy vi tính, thiết bị ngoại vi, phần mềm và thiết bị viễn thông, lắp đặt hệ thống cấp, thoát nước, lò sưởi và điều hoà không khí, lắp đặt hệ thống điện cũng như các hệ thống xây dựng khác nhau…

Hiện nay, sau 3 năm cung cấp và phân phối nhiều dự án khác nhau, với sứ mệnh trở thành một công ty cung cấp máy móc và thiết bị chuyên nghiệp Nhật Minh Châu không chỉ nỗ lực đưa đến những sản phẩm chất lượng tốt, giá thành hợp lý nhất đến tận tay người tiêu dùng, mà còn mang lại cho khách hàng những dịch vụ chất lượng, tiện ích nhất

Phương châm hoạt động:

Với phương châm lấy chữ “Tâm”, chữ “Tín” làm kim chỉ nam định hướng cho sự phát triển của công ty để tạo nên sự tin tưởng cho khách hàng

1.2 Chức năng, nhiệm vụ hoạt động sản xuất kinh doanh của đơn vị

Chức năng chính của Công Ty TNHH Thương Mại Nhật Minh Châu là cung cấp các loại máy móc, thiết bị và phụ tùng máy trên cơ sở giá và thoả thuận với nhau về tất cả các vấn đề có liên quan đến mua bán máy móc, thiết bị cho khách hàng và các đối tác tin cậy Dưới đây đây là một số lĩnh vực kinh doanh mà Công ty đã đăng ký kinh doanh:

Ngành nghề chính: Bán buôn máy móc, thiết bị và phụ tùng máy khác

7 Bán buôn máy móc, thiết bị và phụ tùng máy khác 4659

8 Bán buôn máy móc, thiết bị và phụ tùng máy khai

9

Bán buôn máy móc, thiết bị điện, vật liệu điện (máy

phát điện, động cơ điện, dây điện và thiết bị khác dùng

trong mạch điện)

46592

10 Bán buôn máy móc, thiết bị và phụ tùng máy dệt, may,

11 Bán buôn máy móc, thiết bị và phụ tùng máy văn phòng

12 Bán buôn máy móc, thiết bị và phụ tùng máy nông

13 Bán buôn máy móc, thiết bị và phụ tùng máy khác chưa

14 Bán buôn kim loại và quặng kim loại 4662

15 Bán buôn quặng kim loại 46621

16 Bán lẻ máy vi tính, thiết bị ngoại vi, phần mềm và thiết

bị viễn thông trong các cửa hàng chuyên doanh 4741

17 Bán lẻ máy vi tính, thiết bị ngoại vi, phần mềm trong

18 Bán lẻ thiết bị viễn thông trong các cửa hàng chuyên

 Ký kết và tổ chức thực hiện các hợp đồng kinh tế đã ký với khách hàng/đối tác

 Thực hiện các nghĩa vụ đối với người lao động theo quy định của Bộ Luật Lao động nước Cộng Hòa Xã Hội Chủ Nghĩa Việt Nam

 Giảm thiểu tác động môi trường khi đưa các sản phẩm ra thị trường

 Thực hiện chế độ báo cáo thống kê, kế toán, báo cáo định kì theo quy định của Nhà nước và báo cáo bất thường theo yêu cầu của Đại hội đồng cổ đông và chịu trách nhiệm về tính xác thực của các báo cáo

Bảng 1: Ngành nghề kinh doanh của công ty

1.3 Cơ cấu, tổ chức bộ máy hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp

Giới thiệu thông tin, chức năng và nhiệm vụ:

Công Ty TNHH Thương Mại Nhật Minh Châu tuy là doanh nghiệp trẻ và nhỏ, nhưng chính sách nhân sự luôn được ban lãnh đạo hết sức quan tâm Cơ cấu nhân sự gọn nhẹ, nhưng kỹ năng, chuyên môn tốt Theo sơ đồ tổ chức bộ máy như trên, Công ty chia thành 2 mảng chính:

a) Ban Lãnh đạo Công ty gồm:

- Chủ tịch Hội đồng Quản trị kiêm Tổng Giám đốc: Là người đại diện theo Pháp luật của Công ty, chịu trách nhiệm trước Pháp luật để điều hành công việc của Công ty

- Phó giám đốc: Điều hành hoạt động kinh doanh hàng ngày của công ty và chịu trách nhiệm trước công ty và pháp luật về việc thực hiện quyền và nghĩa vụ của mình

b) Các Phòng ban nghiệp vụ của Công ty gồm:

- Phòng Kinh doanh: Bao gồm bộ phận marketing và bộ phận tư vấn – chăm sóc khách hàng Bộ phận marketing thực hiện chức năng tìm kiếm khách hàng cho hoạt động sản xuất của Công ty; chủ chì các hoạt động về tuyên truyền, quảng bá; giúp Ban Lãnh đạo Công ty đưa ra các định hướng phát triển dịch vụ

Tổng giám đốc

Phó giám đốc

Phòng kinh doanh

Bộ phận marketing

Bộ phận tư vấn

- CSKH

Phòng sản xuất

Bộ phận sản xuất - sửa chữa

Bộ phận kho

Phòng tài chính

kế toán

Bộ phận kế toán tổng hợp

Bộ phận hành chính - nhân sự

Hình 1: Cơ cấu tổ chức của công ty

Bên cạnh đó bộ phận tư vấn – chăm sóc khách hàng sẽ hỗ trợ, phục vụ để thỏa mãn các nhu cầu và mong muốn của khách hàng

- Phòng Sản xuất: Bao gồm Bộ phận sản xuất – sửa chữa và Bộ phận kho Trong đó,

bộ phận sản xuất, sửa chữa thực hiện chức năng kết hợp với phòng kinh doanh để triển khai sản phẩm mới, thực hiện việc sửa chữa, thay thế thiết bị, máy móc phụ tùng cho khách hàng Tham mưu cho Ban Lãnh đạo về công tác giám sát các quá trình thực hiện sản xuất và kiểm tra chất lượng sản phẩm đầu vào và chất lượng thành phẩm trước khi xuất bán

Bộ phận kho là bộ phận có trách nhiệm tiếp nhận đầy đủ về số lượng cũng như chất lượng, mẫu mã sản phẩm và bảo quản cẩn thận Kiểm kê định kỳ, thường xuyên báo cáo tình hình nhập, xuất, tồn của hàng tồn kho

- Phòng Tài chính Kế toán: Gồm bộ phận kế toán tổng hợp thực hiện chức năng tham mưu về nguồn vốn, sử dụng vốn và chính sách tài chính của Công ty; tổ chức hoạt động hạch toán kế toán đảm bảo nguyên tắc: kịp thời, đầy đủ, rõ ràng, chính xác và đảm bảo tính pháp lý

Bộ phận hành chính – nhân sự có chức năng tham mưu và hỗ trợ cho Ban giám đốc toàn bộ các công tác liên quan đến việc tổ chức và quản lý nhân sự, quản lý nghiệp

vụ hành chính

1.4 Cơ cấu, tổ chức bộ máy kế toán của đơn vị

- Kế toán trưởng kiêm kế toán tổng hợp:

Kế toán trưởng là người điều hành trực tiếp các nhân viên kế toán, chịu trách nhiệm trực tiếp về công tác tổ chức kế toán, kiểm soát toàn bộ quy trình lưu thông tiền tệ, đảm bảo đủ nguồn vốn phục vụ sản xuất Ngoài ra, kế toán trưởng còn làm công việc

Kế toán trưởng kiêm

kế toán tổng hợp

Kế toán thanh toán

công nợ Kế toán NVL và TSCĐ Thủ quỹ

Hình 2: Cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán của công ty

của kế toán tổng hợp: lập báo cáo tài chính, theo dõi nguồn vốn, TSCĐ Dưới kế toán trưởng là các kế toán viên có chức năng và quyền hạn riêng về công tác kế toán được giao Cụ thể như sau:

- Kế toán thanh toán công nợ:

Kế toán thanh toán công nợ là người chịu trách nhiệm về toàn bộ các nghiệp vụ liên quan đến tiền của Công ty Trong đó, nhệm vụ đầu tiên là tính lương cho công nhân viên trong Công ty dựa trên các quy định và hợp đồng lao động đã có và định kì trích, nộp các khoản BHXH, BHYT, cho các cán bộ công nhân viên đó Ngoài ra, kế toán thanh toán công nợ còn là người thường xuyên theo dõi các nghiệp vụ phát sinh tiền mặt, tiền gửi ngân hàng trong quá trình cung cấp và thanh toán dịch vụ vận chuyển của Công ty như: thu, chi, thanh toán tạm ứng, viết hóa đơn khách hàng,

- Kế toán Nguyên vật liệu và TSCĐ:

Là người theo dõi tình hình nhập, xuất, tồn của các loại nguyên vật liệu, công cụ dụng

cụ có trong kho và định kỳ cuối mỗi quý sẽ đối chiếu với thủ kho Quan trọng nhất, kế toán vật tư sẽ là người quản lý tình hình tăng, giảm TSCĐ ( số lượng xe, chủng loại

xe, dùng để vận chuyển hàng hóa) và tính khấu hao hàng quý của chúng

- Thủ quỹ:

Thủ quỹ là người theo dõi hàng ngày các nghiệp vụ phát sinh như phiếu thu, chi để nhập vào sổ quỹ sau đó báo cáo, đối chiếu với kế toán trưởng và bộ phận kế toán vào cuối ngày Trách nhiệm lớn nhất của thủ quỹ là bảo quản, chịu trách nhiệm về toàn bộ lượng tiền mặt trong Công ty như: không để lẫn tiền giả, không để két thừa hoặc thiếu tiền, đảm bảo lượng tiền nguyên vẹn, vừa khớp với sổ sách

1.5 Hình thức tổ chức kỹ thuật ghi sổ kế toán của đơn vị

Hình thức sổ kế toán là cách thức tổ chức hệ thống sổ kế toán, bao gồm các loại sổ khác nhau về nội dung, về kết cấu, về phương pháp ghi chép và được liên kết với nhau trong một trình tự hạch toán nhất định Theo quy định của Chế độ kế toán doanh nghiệp ban hành theo Quyết định 15/2006/QĐ – BTC ngày 20 tháng 3 năm 2006 của

Bộ Tài chính, có 5 hình thức kế toán như sau:

Do quy mô vừa và nhỏ, Công Ty TNHH Thương Mại Nhật Minh Châu đã áp dụng

hình thức Nhật ký chung, đây là hình thức kế toán đơn giản, thích hợp với mọi đơn vị

hạch toán, đặc biệt thuận lợi khi sử dụng máy vi tính để xử lý thông tin kế toán Đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán Nhật ký chung là tất cả các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh đều phải được ghi vào Sổ nhật ký, mà trọng tâm là Sổ nhật ký chung, theo trình tự thời gian phát sinh và theo nội dung kinh tế (định khoản kế toán) của nghiệp vụ đó, sau đó lấy số liệu trên các Sổ nhật ký để ghi Sổ cái theo từng nghiệp vụ phát sinh Hình thức ghi sổ này giúp Công ty trong công tác đối chiếu, kiểm tra số liệu

kế toán ở mọi thời điểm, mọi đối tượng trở nên nhanh chóng hơn, và cung cấp thông tin một cách kịp thời cho việc quản lý và giám sát

Hình thức kế toán Nhật ký chung gồm các loại sổ chủ yếu sau:

 Sổ nhật ký chung, Sổ nhật ký đặc biệt;

 Sổ cái;

 Các sổ, thẻ kế toán chi tiết

Trình tự ghi sổ hạch toán TSCĐ theo hình thức Nhật ký chung:

Biểu số tổng hợp chi tiết

Trình tự ghi sổ hạch toán TSCĐ theo hình thức Nhật ký chung

Ghi chú:

Ghi hàng ngày

Ghi cuối tháng

Đối chiếu, kiểm tra

Hàng ngày, căn cứ vào chứng từ gốc của nghiệp vụ kinh tế phát sinh, kế toán thực hiện phản ánh vào Thẻ tài sản cố định, lập Biểu số tính và phân bổ khấu hao TSCĐ, và phản ánh vào Sổ Nhật ký chung Số liệu trên Sổ Nhật ký chung là cơ sở để

kế toán phản ánh vào Sổ Cái các tài khoản 211, 214

Căn cứ vào Thẻ TSCĐ, kế toán phản ánh vào Sổ chi tiết TSCĐ Định kỳ hoặc cuối tháng, kế toán tập hợp số liệu trên sổ chi tiết TSCĐ để lập các Biểu số tổng hợp chi tiết TSCĐ (tuỳ thuộc vào yêu cầu quản lý của từng doanh nghiệp mà số lượng

và nội dung các biểu số tổng hợp có thể khác nhau) Số liệu trên Biểu số tổng hợp chi tiết được đối chiếu với số liệu trên Sổ Cái các tài khoản 211, 214

Căn cứ vào số liệu trên Biểu số tính và phân bổ khấu hao, kế toán phản ánh vào Sổ chi tiết tài khoản chi phí (642) Căn cứ vào sổ cái các tài khoản 211, 214, kế toán lập Biểu số cân đối số phát sinh Biểu số này cùng các Biểu số tổng hợp chi tiết TSCĐ là cơ sở để kế toán lập các Báo cáo tài chính

CHƯƠNG 2: TÌM HIỂU VỀ HỆ THỐNG CHỨNG TỪ ĐANG ĐƯỢC SỬ DỤNG TẠI CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI NHẬT MINH CHÂU

Chứng từ có thể coi là một phần công việc của các kế toán viên Bởi vì trong công việc hàng ngày thì chắc chắn là kế toán phải tiếp xúc với nhiều chứng từ Vì vậy, trước khi tìm hiểu về hệ thống chứng từ đang được sử dụng tại công ty TNHH Thương Mại Nhật Minh Châu, ta cần phải hiểu khái niệm, nội dung bản chứng từ theo chế độ

kế toán doanh nghiệp Việt Nam Hiểu về cách lập và sử dụng một số loại chứng từ kế toán thường gặp để ghi sổ kế toán

Trong quá trình hoạt động của các đơn vị, các nghiệp vụ kinh tế phát sinh và hoàn thành một cách thường xuyên, do vậy việc lập chứng từ làm cơ sở chứng minh trạng thái và sự biến động của các loại tài sản, các loại nguồn vốn, chi phí hoặc doanh thu cũng mang tính chất thường xuyên và là một yêu cầu cần thiết khách quan

Lập chứng từ là một phương pháp kế toán được dùng để phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh và đã thực sự hoàn thành trên giấy tờ hoặc vật mang tin theo qui định theo thời gian, địa điểm phát sinh cụ thể của từng nghiệp vụ

Nội dung bắt buộc của chứng từ:

Để các chứng từ kế toán có thể thực hiện được các chức năng của mình đòi hỏi các chứng từ phải có được tính chất pháp lý Điều này đồng nghĩa các chứng từ này phải mang đủ các yếu tố cơ bản bắt buộc Theo điều 17, luật kế toán quy định các yếu tố này gồm có:

 Tên và số hiệu của chứng từ kế toán: Yếu tố này phản ánh nội dung khái quát của nghiệp vụ ghi trong chứng từ, giúp cho việc phân loại chứng từ, tổng hợp số liệu một cách thuận lợi

 Ngày, tháng, năm lập chứng từ kế toán: Yếu tố này phản ánh thời gian xảy ra nghiệp vụ kinh tế đã ghi trong chứng từ, giúp cho việc ghi sổ sách kế toán, đối chiếu, kiểm tra

 Tên, địa chỉ của đơn vị hoặc cá nhân lập chứng từ kế toán: Yếu tố này đảm bảo tính pháp lý của chứng từ

 Tên, địa chỉ của đơn vị hoặc cá nhân nhận chứng từ kế toán: Yếu tố này đảm bảo tính pháp lý của chứng từ

 Nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh

 Số lượng, đơn giá và số tiền của nghiệp vụ kinh tế, tài chính ghi bằng số; tổng số tiền của chứng từ kế toán dùng để thu, chi tiền ghi bằng số và bằng chữ: Là số tiền, phản ánh quy mô của nghiệp vụ kinh tế

 Chữ ký, họ và tên của người lập, người duyệt và những người có liên quan đến chứng từ kế toán: Yếu tố này chứng minh tính pháp lý và trách nhiệm của những người liên quan đến chứng từ

Số hóa đơn

Nguyên tắc lập hóa đơn, chứng từ kế toán:

Luật kế toán số 03/2003/QH11 tại Điều 19 quy định việc lập chứng từ kế toán như sau:

 Các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh liên quan đến hoạt động của đơn vị kế toán đều phải lập chứng từ kế toán Chứng từ kế toán chỉ được lập một lần cho mỗi nghiệp vụ kinh tế, tài chính

 Chứng từ kế toán phải được lập rõ ràng, đầy đủ, kịp thời, chính xác theo nội dung quy định trên mẫu Trong trường hợp chứng từ kế toán chưa có quy định mẫu thì đơn vị kế toán được tự lập chứng từ kế toán nhưng phải có đầy đủ các nội dung quy định

 Nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính trên chứng từ kế toán không được viết tắt, không được tẩy xóa, sửa chữa; khi viết phải dùng bút mực, số và chữ viết phải liên tục, không ngắt quãng, chỗ trống phải gạch chéo; chứng từ bị tẩy xóa, sửa chữa đều không có giá trị thanh toán và ghi sổ kế toán Khi viết sai vào mẫu chứng từ kế toán thì phải huỷ bỏ bằng cách gạch chéo vào chứng từ viết sai

 Chứng từ kế toán phải được lập đủ số liên quy định Trường hợp phải lập nhiều liên chứng từ kế toán cho một nghiệp vụ kinh tế, tài chính thì nội dung các liên phải giống nhau Chứng từ kế toán do đơn vị kế toán lập để giao dịch với tổ chức,

cá nhân bên ngoài đơn vị kế toán thì liên gửi cho bên ngoài phải có dấu của đơn vị

2.1 Quy trình luân chuyển của các chứng từ được lập tại đơn vị

2.1.1 Danh mục các chứng từ được lập tại Công ty

I Lao động tiền lương

3 Phiếu xác nhận công việc đã hoàn thành 05-LĐTL

Hình 4: Các nội dung bắt buộc của chứng từ

5 Bảng kê trích nộp các khoản theo lương 10-LĐTL

6 Bảng phân bổ tiền lương và bảo hiểm xã hội 11-LĐTL

II Hàng tồn kho

2 Biên bảng kiểm nghiệm vật tư, hàng hóa 03-VT

6 Bảng kiểm kê quỹ (dùng cho ngoại tệ, vàng tiền tệ) 08b-TT

IV Tài sản cố định

3 Biên bản bàn giao TSCĐ sửa chữa lớn hoàn thành 03-TSCĐ

2.1.2 Quy trình lập hoàn tất từng chứng từ tại Công ty

2.1.2.1 Phiếu thu

Đặc điểm: Đây là chứng từ quan trọng trong hoạt động của doanh nghiệp nhằm xác

định khoản tiền và ngoại tệ được nhập quỹ, làm căn cứ ghi sổ cho thủ quỹ và kế toán

Phiếu thu được thành lập trong trường hợp:

 TH1: Thu tiền từ bán hàng hóa, dịch vụ

Bảng 2: Danh mục chứng từ được lập tại công ty

Nợ TK 111: Tiền mặt tăng lên

Có TK 131: Phải thu của khách hàng

 TH2: Thu tiền từ thanh lý, nhượng bán TSCĐ

 Sau khi nhận đủ số tiền, thủ quỹ ghi số tiền thực đã nhận bằng chữ, ký và ghi rõ họ tên tự học kế toán doanh nghiệp

 Liên 1 lưu ở nơi lập phiếu

 Liên 2 thủ quỹ dùng để ghi sổ quỹ và chuyển cho kế toán cùng với chứng từ góc để vào sổ kế toán

 Liên 3 giao cho người nộp tiền

Phiếu thu chuẩn bao gồm:

Theo thông tư 200 do Bộ tài chính ban hành cho các loại hình doanh nghiệp vừa và nhỏ, yêu cầu mỗi phiếu chi phiếu thu bắt buộc phải có những mục sau:

 Tên và địa chỉ công ty/ đơn vị kinh doanh lập phiếu thu chi

 Biểu mẫu: Phiếu thu hoặc phiếu chi

 Mục thông tin người nộp tiền/ chi tiền

 Mục lý do nộp/ chi tiền

 Số tiền và đơn vị của tiền (ghi bằng chữ, và ghi bằng số)

 Cần có mục kèm theo và mục chứng từ gốc liên quan

 Thời gian (ngày, tháng, năm) thực hiện giao dịch

 Mục chữ ký của các bên nhận, gửi tiền

Quy trình hoàn tất phiếu thu:

KẾ TOÁN THU TIỀN MẶT

Khách hàng Kế toán thanh toán

Bước 1: Bộ phận kế toán tiếp nhận đề nghị thu tiền

- Dựa vào hóa đơn bán hàng, khi nhận tiền của khách hàng, kế toán lập phiếu thu hợp lệ (3 liên)

- Bên cạnh đó, kế toán còn phải kiểm tra thêm một số chứng từ kèm theo yêu cầu thu tiền như: Giấy thanh toán tiền tạm ứng; Hóa đơn; Hợp đồng; Biên bản thanh lý TSCĐ, Biên bản góp vốn;…

Bước 2: Kế toán thanh toán công nợ đối chiếu các chứng từ

- Đối chiếu các chứng từ với nhau để đảm bảo tính hợp lý, hợp lệ Bao gồm: đầy đủ chữ ký và phê duyệt của phụ trách bộ phận kiên quan, nội dung chứng từ tuân thủ các quy định, quy chế tài chính của Công ty và Pháp luật

- Chuyển cho Giám đốc/Kế toán trưởng để duyệt

Bước 3: Phê quyệt của Giám đốc / Kế toán trưởng:

- Kế toán trưởng sẽ căn cứ vào các quy định, quy chế tài chính để xem xét phê duyệt các khoản thu Các đề nghị thu không hợp lệ sẽ bị từ chối hoặc yêu cầu làm

rõ hay bổ sung các chứng từ liên quan Sau đó trình lên Giám đốc để ký duyệt

- Giám đốc kiểm tra các chứng từ liên quan và ký vào đề nghị kèm các chứng

từ liên quan rồi chuyển cho Thủ quỹ

Bước 4: Thủ quỹ thu tiền mặt

- Phiếu thu kèm chứng từ gốc được chuyển cho thủ quỹ để tiến hành thu tiền

và xác nhận

- Thủ quỹ giữ lại 1 liên phiếu thu

- Bộ chứng từ phiếu thu kèm chứng từ gốc trả lại cho kế toán

- Và 1 liên đưa cho khách hàng giữ

Bước 5: Kế toán ghi chép nghiệp vụ vào sổ sách và lưu trữ chứng từ kế toán

Thu nhận phiếu thu của công ty TNHH Thương Mại Nhật Minh Châu:

Hình 6: Phiếu thu của công ty

2.1.2.2 Phiếu chi

Đặc điểm: Đây là chứng từ không thể thiếu trong các nghiệp vụ có liên quan đến tiền

mặt, như mua hàng hóa hoặc bán sản phầm, phát sinh thường xuyên tại đơn vị

Phiếu chi được thành lập trong trường hợp:

 TH1: Phiếu chi trả tiền mua NVL, hàng hóa, dịch vụ cho nhà cung cấp

Nợ TK 331: Trả tiền nhà cung cấp

Có TK 111: Tiền mặt

 TH2: Phiếu chi xuất quỹ tiền mặt gửi vào ngân hàng

Nợ TK 112 : Tiền gửi ngân hàng

 TH4: Phiếu chi xuất quỹ tiền mặt cho viêc nộp các loại thuế

 Nếu trong quý đó mà doanh nghiệp tạm tính lãi, tính ra số thuế TNDN phải nộp khi nộp thuế TNDN

 Người nhận tiền ghi số tiền đã nhận bằng chữ

 Liên 1 lưu ở nơi lập phiếu

 Liên 2 thủ quỹ dùng để ghi sổ quỹ và chuyển cho kế toán cùng với chứng từ góc để vào sổ kế toán

 Liên 3 giao cho người nhận tiền

Phiếu chi chuẩn bao gồm:

 Tên và địa chỉ công ty/ đơn vị kinh doanh lập phiếu chi

 Biểu mẫu: Phiếu chi

 Mục thông tin người chi tiền

 Mục lý do chi tiền

 Số tiền và đơn vị của tiền (ghi bằng chữ, và ghi bằng số)

 Cần có mục kèm theo và mục chứng từ gốc liên quan

 Thời gian (ngày, tháng, năm) thực hiện giao dịch

 Mục chữ ký của các bên nhận, gửi tiền

Quy trình hoàn tất phiếu chi:

Người đề nghị

chi

Kế toán thanh toán công nợ Kế toán trưởng Giám đốc Thủ quỹ

Phiếu chi tiền mặt của TNHH Thương Mại Nhật Minh Châu được hoàn tất theo các bước dưới đây:

Bước 1: Bộ phận kế toán tiếp nhận đề nghị chi tiền và lập phiếu chi:

- Kế toán tiếp nhận đề nghị thanh toán hoặc tạm ứng và các chứng từ kèm theo yêu cầu chi tiền: Giấy đề nghị thanh toán; Giấy đề nghị tạm ứng; Giấy thanh toán tiền tạm ứng; Thông báo nộp tiền; Hóa đơn; Hợp đồng…

Lập Phiếu chi

Ký Phiếu chi

Ký và duyệt chi

Nhận phiếu chi

Xuất tiền

Ghi sổ quỹ

Ghi sổ kế toán tiền mặt

Nhận phiếu chi

Đồng ý

Hình 7: Quy trình hoàn tất phiếu chi

- Đối chiếu các chứng từ với nhau để đảm bảo tính hợp lý, hợp lệ Bao gồm: đầy đủ chữ ký và phê duyệt của phụ trách bộ phận kiên quan, nội dung chứng từ tuân thủ các quy định, quy chế tài chính của Công ty và Pháp luật

- Chuyển cho kế toán trưởng duyệt

Bước 2: Kế toán trưởng xét duyệt đề nghị chi tiền:

- Nếu không đồng ý đề nghị chi tiền, kế toán trưởng sẽ trả lại phiếu chi cho

kế toán thanh toán công nợ

- Kế toán trưởng sẽ kiểm tra các chứng từ liên quan và ký vào đề nghị thanh toán nếu đồng ý đề nghị chi tiền này rồi trình lên Giám đốc

Bước 3: Phê quyệt của Giám đốc/ Phó giám đốc

- Căn cứ vào các quy định, quy chế tài chính Giám đốc sẽ xem xét phê duyệt

đề nghị chi tiền Các đề nghị chi không hợp lệ sẽ bị từ chối hoặc yêu cầu làm rõ hay bổ sung các chứng từ liên quan

Bước 4: Kế toán nhận lệnh chi tiền

- Phiếu chi sau khi được Giám đốc và Kê toán trưởng phê duyệt sẽ được chuyển lại cho Kế toán thanh toán công nợ sau đó chuyển phiếu chi cho Thủ quỹ để chi tiền

Bước 5: Nhận tiền mặt từ thủ quỹ

- Phiếu chi kèm chứng từ gốc được chuyển cho thủ quỹ để tiến hành chi tiền

- Thủ quỹ giữ lại 1 liên phiếu chi

- Bộ chứng từ phiếu chi kèm chứng từ gốc trả lại cho kế toán

1 liên để kế toán ghi chép nghiệp vụ váo sổ sách và lưu trữ chứng từ kế toán

Thu nhận phiếu chi của công ty TNHH Thương Mại Nhật Minh Châu:

Hình 8: Phiếu chi của công ty

2.1.2.3 Ủy nhiệm chi

Đặc điểm: Đây là chứng từ do ngân hàng cung cấp cho doanh nghiệp, khi phát sinh

giao dịch, kế toán mang ủy nhiệm chi có thông tin đầy đủ và chính xác của người trả tiền và người hưởng thụ ra ngân hàng Ngân hàng sẽ căn cứ vào ủy nhiệm chi để trích

từ tài khoản người mua sang tài khoản người bán

Thông thường ủy nhiệm cho sẽ có 2 liên trong đó

 Liên 1: Ngân hàng giữ lại

 Liên 2: Sau khi ngân hàng xác nhận, đóng dấu trả lại cho khách hàng giữ để kế toán làm căn cứ hạch toán

Phiếu ủy nhiệm chi bao gồm:

 Chữ lệnh chi/ ủy nhiệm chi, số seri trên giấy ủy nhiệm chi là yếu tố bắt buộc phải

có

 Tiếp đến là phần họ tên, địa chỉ và số hiệu tài khoản người trả tiền

 Tên, địa chỉ tổ chức hoặc doanh nghiệp cung ứng dịch vụ thanh toán phục vụ người trả tiền

 Họ và tên, địa chỉ, số hiệu tài khoản của người thụ hưởng

 Tên, địa chỉ tổ chức cung ứng dịch vụ thanh toán cho người thụ hưởng

 Số tiền thanh toán bằng chữ và số

 Nơi và ngày tháng lập ủy nhiệm chi

 Chữ ký của chủ tài khoản hoặc chữ ký của người được chủ tài khoản ủy quyền

 Các yếu tố khác có liên quan do tổ chức cung ứng dịch vụ thanh toán quy định theo đúng pháp luật

Quy trình hoàn tất ủy nhiệm chi:

Giám đốc Kế toán trưởng Kế toán ngân hàng

(tại doanh nghiệp) Ngân hàng

Quy trình hoàn tất ủy nhiệm chi của TNHH Thương Mại Nhật Minh Châu được thực hiện theo các bước sau:

Bước 1: Kế toán ngân hàng tại công ty sẽ lập phiếu ủy nhiệm chi theo quy định

Bước 2: Kế toán ngân hàng sẽ chuyển phiếu ủy nhiệm chi cho kế toán trưởng để ký và

duyệt chi

- Nếu không đồng ý với phiếu ủy nhiệm chi, kế toán trưởng sẽ trả phiếu lại

Ký và duyệt chi

Lập Ủy nhiệm chi

Ký ủy nhiệm

chi

Nhận ủy nhiệm chi

Thực hiện ủy nhiệm chi

Nhận giấy báo Nợ

Ghi sổ kế toán tiền gửi

Không đồng ý Đồng ý

Lập giấy báo

Nợ

Hình 9: Quy trình hoàn tất ủy nhiệm chi

- Nếu đồng ý, kế toán trưởng sẽ ký tên và duyệt chi

Bước 3: Sau khi phiếu ủy nhiệm chi được thông qua, kế toán trưởng sẽ trình lên giám

đốc để ký duyệt

Bước 4: Giám đốc xem xét và ký tên sau đó chuyển phiếu ủy nhiệm chi cho ngân hàng Bước 5: Ngân hàn`g sau khi nhận giấy ủy nhiệm chi sẽ thực hiện lệnh chi và lập giấy

báo Nợ gửi về công ty

Bước 6: Kế toán ngân hàng của công ty tiếp nhận giấy báo báo Nợ và ghi sổ kế toán

tiền gửi

Thu nhận ủy nhiệm chi của công ty TNHH Thương Mại Nhật Minh Châu:

Hình 10: Ủy nhiệm chi của công ty

2.1.2.4 Bảng kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương

Đặc điểm: Đây là chứng từ dùng để theo dõi ngày công thực tế làm việc, nghỉ việc,

nghỉ hưởng BHXH, để có căn cứ tính trả lương, bảo hiểm xã hội trả thay lương cho từng người và quản lý lao động trong đơn vị

Quy trình hạch toán tiền lương theo quyết định 15:

 Kế toán tiền lương trích lương phải trả cho công nhân trực tiếp thi công công trình

 Trích Bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp trừ vào chi phí của

doanh nghiệp theo từng bộ phận tương ứng