Tài liệu KeToanExcel doc

Kế toán tổng hợp sau đó sẽ sử dụng các công cụ tổng hợp dữ liệu có sẵn trong Excel để làm kế toán tổng hợp và lên các báo cáo tổng hợp quyết toán trên cơ sở liên kết các tệp bảng tính vớ

CHƯƠNG VI: LÀM KẾ TOÁN TRÊN EXCEL

Ứng dụng máy tính trong công tác kế toán là xu thế tất yếu hiện nay và trong tương lai Tuy nhiên, tùy vào quy

mô, nhu cầu quản lý và các nguồn lực hiện có của đơn vị

mà việc triển khai áp dụng kế toán máy có thể phải cần đến một phần mềm kế toán chuyên nghiệp xây dựng trên nền của một hệ quản trị cơ sở dữ liệu hay sử dụng trực tiếp phần mềm bảng tính điện tử để tổ chức cập nhật, xử

lý và lập báo cáo kế toán Mỗi giải pháp có ưu và hạn chế riêng Việc phát triển một phần mềm kế toán riêng cho đơn vị doanh nghiệp là hết sức cần thiết trong trường hợp doanh nghiệp tương đối lớn, số liệu phát sinh nhiều và mức độ quản lý kế toán phức tạp Tuy nhiên, giải pháp phát triển phần mềm riêng đòi hỏi nhiều thời gian, sức lực

và nguồn tài chính không chỉ cho giai đoạn phát triển mà

cả giai đoạn bảo trì phần mềm sau này Đối với các doanh nghiệp có quy mô nhỏ, số liệu phát sinh không nhiều và mức độ quản lý kế toán vừa phải thì việc sử dụng bảng tính điện tử MS-Excel vào công tác kế toán lại là một lựa chọn hợp lý và hiệu quả Giải pháp này không đòi hỏi

người sử dụng nhiều kỹ năng phân tích và thiết kế hệ thống cũng như không đòi hỏi về kỹ năng lập trình, tuy nhiên điều kiện cần thiết đặt ra cho người sử dụng là phải biết sử dụng cơ bản MS-Excel, sử dụng tốt các hàm thông dụng và các chương trình thường trú, đặc biệt các hàm tính toán và khả năng làm việc với nhiều trang và tệp bảng tính

Khi làm kế toán trên MS-Excel có thể lấy kế toán bộ phận làm đơn vị, nghĩa là tổ chức làm kế toán cho mỗi bộ phận trong một tệp bảng tính riêng, theo đó mỗi tệp bảng tính sẽ gồm nhiều trang bảng tính mà mỗi trang có thể được dùng để chứa một loại hình dữ liệu nhất định liên quan đến bộ phận đó Kế toán tổng hợp sau đó sẽ sử dụng các công cụ tổng hợp dữ liệu có sẵn trong Excel để làm kế toán tổng hợp và lên các báo cáo tổng hợp quyết toán trên cơ sở liên kết các tệp bảng tính với nhau Tuy nhiên cũng có thể dùng một sổ kế toán máy duy nhất để quản lý chung tất cả các phát sinh trong kì, theo đó mỗi dòng của sổ sẽ ứng với một định khoản đơn giản và trên

cơ sở sổ kế toán máy này sẽ thực hiện lên các sổ sách kế toán và báo cáo kế toán khác nhau

Để quản lý các loại đối tượng khác nhau liên quan đến hạch toán kế toán ví dụ các tài khoản, các đối tượng công

nợ, các kho vật tư hàng hóa … có thể lập cho mỗi loại đối tượng một danh mục riêng (mỗi danh mục chiếm một bảng dữ liệu) hoặc chỉ lập một danh mục tài khoản để quản lý các tài khoản còn việc quản lý các loại đối tượng khác được thực hiện thông qua việc chi tiết hóa các tài khoản theo các đối tượng cần quản lý (xem ví dụ ở bảng 6.1)

Quản lý theo danh

mục Quản lý bằng danh mục tài khoản

Dùng bảng danh mục 1311: Phải thu ngắn hạn

khách hàng để quản lý

các khách hàng 1311.01: Phải thu ngắn hạn của khách hàng X

1311.02:Phải thu ngắn

hạn của khách hàng YDùng bảng danh mục

vật tư để quản lý các

NVL

1521: NVL chính

1521.01: NVL chính 1 1521.02: NVL chính 2 1521.03: NVL chính 3

Bảng 6.1: Hai cách quản lý các loại đối tượng liên quan

đến hạch toán kế toán trong Excel.

6.1 SỬ DỤNG CƠ BẢN MS – EXCEL TRONG XỬ LÝ

SỔ SÁCH KẾ TOÁN

Excel là một chương trình bảng tính điện tử chạy trong môi trường Windows, được dùng rất phổ biến trong công tác văn phòng, quản lý kinh tế và quản trị kinh doanh Với một bộ các hàm mẫu phong phú và bộ chương trình thường trú cơ bản, phần mềm MS-Excel giúp làm kế toán trên máy tính rất hiệu quả

6.1.1 Các chức năng cơ bản của Excel

Với MS-Excel, có thể thực hiện các yêu cầu quản trị dữ liệu kế toán cơ bản sau đây:

 Tổ chức dữ liệu kế toán ở dạng bảng tính : Cho

phép tạo, hiệu chỉnh, định dạng, in và lưu giữ bảng tính

kế toán cùng khả năng tạo, in biểu đồ từ các dữ liệu có trong bảng tính (bảng danh mục từ điển, bảng sổ kế toán, bảng sổ nhật ký …)

 Sắp xếp và phân nhóm dữ liệu kế toán: Sắp xếp

bảng tính dữ liệu kế toán theo nhiều tiêu thức khác nhau với một trình tự ưu tiên định trước (Dùng chương trình Sort để sắp xếp các dòng định khoản theo tài khoản ghi

nợ hoặc tài khoản ghi có …) Khả năng tạo nhóm và tiến hành tính toán, tổng hợp theo nhóm cũng rất đa dạng (Dùng chương trình Subtotal để tổng hợp doanh thu theo mặt hàng hoặc dùng chương trình Pivot Table để lên báo cáo tổng hợp đa chiều tổng hợp doanh số theo ngày và theo mặt hàng …)

 Đặt lọc, kết xuất dữ liệu: Có thể tiến hành tìm kiếm

và đặt lọc dữ liệu theo nhiều tiêu chuẩn khác nhau, nhằm

kết xuất từ bảng tính kế toán những thông tin có ích cho quá trình quản trị (Dùng chương trình Filter để lọc các dòng định khoản đơn từ sổ kế toán máy vào sổ nhật ký đặc biệt và nhật ký chung, lên sổ chi phí sản xuất kinh doanh )

 Biểu diễn dữ liệu ở dạng biểu đồ: Excel cung cấp

khả năng tạo biểu đồ và hình ảnh với nhiều kiểu biểu đồ khác nhau từ hai chiều đến ba chiều, nhằm làm tăng tính trực quan đối với dữ liệu (Dùng chương trình vẽ Chart để biểu diễn doanh số theo bộ phận bán hàng hoặc biểu diễn

số lượng hàng bán ra theo mặt hàng …)

 Tính toán các hàm: Excel cung cấp sẵn rất nhiều

hàm mẫu, gọi là hàm bảng tính thuộc nhiều phạm trù khác nhau: Thống kê, ngày tháng, thời gian, toán học, cơ sở dữ liệu và tài chính Đó là các thủ tục tự động, những công

thức định trước có thể tự động tính toán kết quả Để làm được kế toán trên Excel cần phải dùng đến rất nhiều hàm mẫu, ví dụ như dùng hàm LEFT() để xử lý chuỗi số hiệu tài khoản khi lập sổ nhật ký hoặc dùng hàm AND() để lọc

ra các dòng định khoản trong sổ kế toán máy có cặp định khoản Nợ - Có định trước …

 Quản trị cơ sở dữ liệu: Excel cho phép xây dùng,

cập nhật và truy xuất thông tin từ cơ sở dữ liệu như một

hệ quản trị cơ sở dữ liệu Ở đây cơ sở dữ liệu là một tập hợp các dữ liệu có quan hệ với nhau, được tổ chức lưu trữ theo cấu trúc dòng, cột Sử dụng Microsoft Query, người dùng có thể thực hiện truy vấn dữ liệu trong cơ sở

dữ liệu Excel và lập những bảng báo cáo dựa trên cơ sở

dữ liệu Ngoài ra, bằng cách sử dụng các hàm cơ sở dữ liệu như DSUM người ta có thể thực hiện tính tổng phát sinh có của một tài khoản có tài khoản đối ứng thuộc một tập hợp xác định các tài khoản định trước

 Khả năng tự động thực hiện Excel bằng các macro:

Sau khi tạo một macro chứa một dãy các phím bấm, các lựa chọn thực đơn hay công thức, người dùng chỉ cần dùng một tổ hợp các phím tắt hay chọn một macro từ một danh sách, macro đó sẽ tự động thực hiện những công việc lặp đi lặp lại như đã định nghĩa trong macro đó Các macro có thể do Microsoft viết sẵn hoặc do người dùng tự viết, nhằm chuyên biệt hoá Excel theo cách thức làm việc của mình Một ví dụ về ứng dụng Macro khi xử lý bài toán

kế toán trên Excel là việc tạo macro để Excel tự động thực hiện các thao tác kết chuyển số dư cuối kỳ này thành số

dư đầu kỳ kế tiếp

6.1.2 Các loại tệp liên quan trong Excel

Khi làm việc với MS - Excel có rất nhiều loại tệp khác nhau được sử dụng để lưu trữ các loại thông tin khác nhau Sau đây là một số kiểu tệp đặc trưng trong Excel:

- Tệp bảng tính Excel: Tệp này có đuôi là XLS

(nghĩa là Sheet trong bảng tính Excel) Dữ liệu nghiệp vụ

kế toán thường được tổ chức lưu trữ trong các bảng dữ liệu có cấu trúc xác định và giữa các bảng dữ liệu này tồn tại những mối quan hệ chuẩn Thông thường, trong mỗi tệp bảng tính XLS gồm nhiều trang bảng tính có cấu trúc dòng/cột, trong mỗi trang bảng tính lại có thể gồm nhiều bảng dữ liệu nghiệp vụ, ví dụ trong tệp bảng tính KETOAN_HTK.XLS (Kế toán hàng tồn kho) có thể có các trang bảng tính DMKHO (Danh mục kho), DMHH (Danh mục hàng hóa) hoặc trang NHAPXUATKHO (Chứng từ nhập/ xuất kho)

- Tệp bảng tính có kèm mã lệnh VBA (Visual Basic for Application): Tệp này có đuôi là XLA Khi người sử

dụng bổ sung một hàm do chính mình viết bằng VBA trong một WorkSheet thì sau khi lưu Worksheet với đuôi .XLS như bình thường thì tiếp tục lưu Worksheet

dưới dạng Microsoft Excel Add-Ins (.XLA) bằng cách dùng

File\ Save As với File Save As Type là “As Microsoft Excel

Add-in”

- Tệp sao lưu dự phòng: Tệp này có đuôi là XLK

Để an toàn dữ liệu, Excel cung cấp chức năng sao lưu dữ

liệu đề phòng (Excel Backup) Khi lưu tệp bằng File\ Save

As, xuất hiện hộp thoại Save As Trong hộp này, nhấp chọn General Options và đánh dấu hộp “Allways create backup” rồi bấm OK Excel sẽ tạo một tệp có tên là

Backup of <Tên tệp đó đặt>.XLK có nội dung giống hệt

với tệp chính

- Tệp khuôn mẫu: Tệp này có đuôi là XLT Đây là

một khuôn mẫu định sẵn cho một bảng tính về những xác lập từ hộp thoại Format Cells và sẽ đem ra dùng cho một bảng tính mới được tạo ra bằng lệnh File\ New

- Tệp vùng làm việc: Tệp này có đuôi là XLW Tệp

này có công dụng tương tự như một Shortcut, khi chạy nó

thì các bảng tính có mặt lúc tạo nó sẽ đồng loạt được Excel mở ra

dụ để tính tổng phát sinh nợ của tài khoản 1111 người ta

có thể dùng hàm mẫu có tên là SUMIF hay để tra cứu loại tài khoản của một tài khoản trong bảng danh mục tài khoản người ta có thể sử dụng hàm mẫu VLOOKUP

 Ngoài hệ thống các hàm mẫu, người sử dụng

có thể tự xây dựng các hàm của riêng họ để giải quyết những nhiệm vụ do bài toán đặt ra gọi là hàm do người

dùng tự định nghĩa (User Defined Function) Tuy nhiên,

với những bài toán không quá phức tạp, người sử dụng

có thể chỉ cần sử dụng các hàm mẫu có sẵn trong Excel

là đủ vì sự phong phú của thư viện các hàm mẫu của Excel

Sau đây là những điều cần chú ý khi sử dụng hàm mẫu trong Excel:

 Cần dùng đúng tên hàm và dấu mở ngoặc phải ghi liền sát tên hàm

 Nếu đối số là kí tự hoặc chuỗi kí tự thì phải chắc chắn rằng chúng được bao trong cặp nháy kép ” ”

 Cần liệt kê các đối số của hàm cho đúng trình

tự đặt ra cho hàm

 Kiểu của các đối số cần phải đúng như cú pháp của hàm mẫu đã quy định

 Nếu hàm có hai đối số trở lên cần ngăn cách chúng bằng dấu phẩy (“,”) hoặc chấm phẩy (“;”), tuỳ thuộc vào việc thuộc tính List Separator trong Regional Settings được đặt là “,” hay “;”

 Phải chắc chắn rằng, các đối số được sử dụng trong hàm mẫu phải hoàn toàn xác định

 Mở bao nhiêu ngoặc đơn “(“ thì cũng phải đóng bấy nhiêu dấu ngoặc đơn “)”

Bảng sau đây liệt kê một số hàm mẫu thường được sử dụng khi làm kế toán trên máy tính

6.1.4 Một số chương trình thường trú trong Excel ứng dụng trong xử lý sổ sách kế toán

Trong Excel có một số công cụ chuẩn giúp người dùng thực hiện nhu cầu xử lý, trích lọc và tổng hợp thông tin kế toán rất hiệu quả Về thực chất đó là các chương trình thường trú, được viết sẵn trong Excel Mỗi khi có nhu cầu, người dùng chỉ việc kích hoạt các công cụ đó thông qua giao diện thực đơn của Excel và khai báo các thông số liên quan Để tiện cho việc giải thích cách sử dụng các công cụ chuẩn của Excel, chúng ta sẽ sử dụng bảng tính mẫu sau đây:

BẢNG KÊ CHI TIẾT HOÁ ĐƠN BÁN HÀNG THÁNG

Mã hàng

Số lượng bán

Đơn giá bán

Doanh thu

Thuế GTGT

14-2-2005 101 KH40 LG09 3 300000 900000 90000 14-2-2005 101 KH40 SS34 5 450000 2250000 225000 14-2-2005 101 KH40 TO23 6 810000 4860000 486000 14-2-2005 102 KH45 LG09 3 300000 900000 90000 14-2-2005 102 KH45 SS34 6 450000 2700000 270000 14-2-2005 102 KH45 TO23 8 810000 6480000 648000 14-2-2005 102 KH45 MT49 4 400000 1600000 160000 15-2-2005 103 KH15 TO23 9 810000 7290000 729000 15-2-2005 104 KH40 LG09 6 300000 1800000 180000 15-2-2005 104 KH40 SS34 4 450000 1800000 180000

Bảng 6.3: Bảng kê chi tiết hóa đơn bán hàng tháng

Dữ liệu kế toán thường được cập nhật vào máy tính theo trật tự ngẫu nhiên Trật tự ngẫu nhiên đó có thể là tăng dần theo ngày chứng từ đối với các giao dịch phát sinh trong kỳ hoặc có thể là hoàn toàn ngẫu nhiên đối với một danh mục từ điển Tuy nhiên, để phục vụ cho quá trình tìm kiếm hay tổng hợp dữ liệu thì việc sắp xếp lại các bảng dữ liệu trong Excel là hết sức cần thiết Excel cho phép người dùng sắp xếp các bảng dữ liệu nghiệp vụ tối

đa theo ba tiêu thức, theo một thứ tự ưu tiên nhất định Đối với mỗi tiêu thức sắp xếp, trật tự sắp xếp có thể là tăng (Ascending) hoặc giảm dần (Descending)

Hình 6.1: Màn hình khai báo cách sắp xếp bảng dữ liệu.

Hình 6.1 mô tả màn hình khai báo cách thức sắp xếp lại bảng kê chi tiết hóa đơn bán hàng tăng dần theo ngày hóa đơn, nếu cùng ngày thì xếp tăng dần theo số hóa đơn, nếu cùng cả ngày hóa đơn và số hóa đơn thì sắp xếp tăng dần theo mã hàng hóa

Công cụ Subtotal cho phép thực hiện tính tổng theo nhóm một cách nhanh chóng và hiệu quả Đây là một nhu cầu rất phổ biến khi xử lý dữ liệu kế toán Đó có thể là nhu cầu tính tổng số lượng hàng đã bán ra theo mặt hàng hoặc tính doanh thu trung bình theo ngày … Về nguyên tắc, để thực hiện tổng hợp dữ liệu theo tiêu thức nào thì trước hết phải sắp xếp lại bảng dữ liệu theo tiêu thức đó trước Hình 6.2 mô tả màn hình tổng hợp doanh thu theo khách hàng dùa trên bảng kê chi tiết hoá đơn bán hàng

các bảng tổng hợp xuất nhập tồn của từng tháng trong quý đã lập trước đó Hình 6.3 mô tả màn hình khai báo cách thức tích hợp dữ liệu bằng Consolidate.

Phương thức

tích hợp

Địa chỉ bảng dữ liệu tham chiếu

Địa chỉ các bảng dữ liệu tham chiếu

trước khi in sổ ra máy in vì sau khi lên sổ sách kế toán, chúng thường chứa những dòng rỗng không có dữ liệu, vậy nên cần thực hiện thao tác trên để che đi những dòng rỗng đó Tuy nhiên, khi cần lọc dữ liệu với những điều kiện phức tạp hơn người ta thường phải sử dụng đến công cụ lọc nâng cấp Advanced Filter

Chương trình Pivot Table

Chương trình này cho phép tạo ra các bảng báo cáo tổng hợp theo nhiều tiêu thức khác nhau, ví dụ báo cáo tổng hợp doanh thu theo đối tượng công nợ (khách hàng)

và theo mặt hàng trong kế toán bán hàng hoặc báo cáo công nợ theo khách hàng HÌnh 6.4 mô tả màn hình khai báo thông tin tổng hợp doanh thu bán hàng cho mỗi ngày theo khách hàng và mặt hàng dựa trên bảng kê chi tiết hóa đơn bán hàng

Doanh thu

Mã khách LG09 MT49 SS34 TO23 Grand Total KH40 900000 2250000 4860000 8010000 KH45 900000 1600000 2700000 6480000 11680000 Grand

Total 1800000 1600000 4950000 11340000 19690000

Bảng 6.4: Kết quả tổng hợp doanh thu bằng Pivot Table.

6.1.5 Vấn đề an toàn và bảo mật dữ liệu và công thức trên Excel

Khi triển khai công việc kế toán trên máy tính nói chung và trên Excel nói riêng cần thiết phải đề ra và tuân thủ những thủ tục liên quan đến an toàn dữ liệu Đó là các biện pháp nhằm giới hạn quyền truy cập đến các dữ liệu

kế toán đối với người sử dụng Chúng được triển khai nhằm đảm bảo rằng chỉ những người có trách nhiệm và quyền hạn mới được phép sử dụng các dữ liệu liên quan, ngăn chặn có hiệu quả mọi sự truy cập bất hợp lệ từ các đối tượng không có trách nhiệm hoặc không liên quan đến

hệ thống kế toán từ bên ngoài Đối với các dữ liệu kế toán

có những quyền truy cập sau đây: Đọc dữ liệu, ghi dữ liệu, sửa dữ liệu và xóa dữ liệu

Việc phân quyền có thể được thực hiện cụ thể cho từng chức năng công việc và cho từng người sử dụng Sau đây là cách thức thực hiện kiểm soát truy cập hệ thống với các mức độ khác nhau:

1 Cho phép mở và thay đổi nội dung tệp tin kế toán

• Không đặt mật khẩu

2 Cho phép mở và xem tệp tin nhưng không cho phép thay đổi nội dung tệp tin

• Chọn thực đơn File\ Save As

• Chọn Tools\ General Option

• Đặt mật khẩu chống thay đổi nội dung tệp tin

Password to Modify:

3 Không cho phép truy cập hệ thống dù chỉ là mở

để đọc tệp tin

• Chọn thực đơn File\ Save As

• Chọn Tools\ General Option

• Đặt mật khẩu chống mở tệp tin

Password to Open:

Chú ý có thể sử dụng đồng thời cả hai mức bảo vệ trờn, tức là sử dụng cả hai mật khẩu trên cho tệp tin kế toán Khi muốn gỡ bỏ các kiểm soát trên chỉ cần thực hiện các thao tác sau:

• Chọn thực đơn File\ Save As

• Chọn Tools\ General Option

• Gỡ bỏ mật khẩu liên quan bằng cách xóa mật khẩu hiện thời

Dữ liệu kế toán trên các sổ kế toán được hình thành

do người sử dụng gõ vào hoặc được tính bằng công thức, vậy nên việc bảo vệ dữ liệu cũng đảm bảo việc bảo vệ các công thức được sử dụng trong các bảng tính, nhằm tránh

sự truy xuất ngoài ý muốn của các đối tượng không được phép truy cập hệ thống Tuy nhiên, nếu chỉ dùng các hình thức kiểm soát truy nhập trên thì vẫn chưa đảm bảo tính bảo mật cho các công thức, nghĩa là tuy ngăn chặn được

sự thay đổi công thức nhưng công thức vẫn hiện ra màn hình mỗi khi chuyển chuột đến ô chứa công thức và như vậy cách thức xử lý dữ liệu kế toán mô tả trong công thức không được bảo mật Để không hiện ra công thức, cần làm các thao tác sau:

• Chọn vùng chứa các công thức cần giấu

• Chọn Format\ Cell\ Protection

• Chọn hộp Lock và hộp Hide

• Chọn Tools\ Protect\ Protect Sheet

Khi có nhu cầu hiển thị lại công thức mỗi khi chuyển chuột vào ô công thức bằng cách chọn Tools\ Unprotect worksheet

6.2 NGUYÊN TẮC TỔ CHỨC SỔ KẾ TOÁN TRÊN EXCEL

Dữ liệu kế toán rất đa dạng và phong phú, liên quan đến nhiều đối tượng theo dõi cụ thể của kế toán chi tiết và

có tính liên hoàn về mặt thời gian, vậy nên khi làm kế toán trên Excel cần xác định ra các loại dữ liệu cần quản trị và chiến lược quản trị các dữ liệu đó Chuyển sổ kế toán trên Excel sang kỳ tiếp theo và lập báo cáo tài chính tổng hợp cho nhiều kỳ kế toán cũng là một công việc không thể thiếu và đòi hỏi độ chính xác cao

Một trong những công việc căn bản nhất khi chuyển lên kế toán Excel là việc thiết kế các bảng dữ liệu với cấu trúc xác định để quản lý sổ sách kế toán và các báo cáo tài chính Định khoản trên Excel cần phải tuân thủ những quy tắc nhất định thì mới có khả năng lập báo cáo tài chính và báo cáo thuế GTGT trên cơ sở các phát sinh đó cập nhật trước đó trong sổ kế toán máy Việc quản lý các đối tượng theo dõi cụ thể của kế toán chi tiết như các đối tượng công nợ, các loại vật tư hàng hóa, các đối tượng chịu chi phí cũng cần hợp lý sao cho thuận tiện cho công việc lên các loại sổ kế toán chi tiết và tổng hợp chi tiết bằng những hàm mẫu thông dụng của Excel Khi làm kế toán trên máy tính nói chung và trên Excel nói riêng, vấn

đề bảo mật và an toàn dữ liệu là hết sức quan trọng Sau đây là nội dung chi tiết các vấn đề trên

6.2.1 Thiết kế bảng tính quản trị dữ liệu kế toán

Làm kế toán trên Excel, dù theo hình thức ghi sổ nào cũng đều cần đến một hệ thống các bảng tính để lưu trữ các dữ liệu về dư đầu, phát sinh trong kỳ và dư cuối kỳ cùng các thông tin quản trị khác Vấn đề là phải xác định

rõ mục đích sử dụng và cấu trúc của từng bảng tính, thời điểm và cách thức lập bảng cũng như mối liên hệ về mặt

sổ kế toán hay còn gọi là sổ kế toán máy Các bảng này

có quan hệ chặt chẽ với nhau về mặt dữ liệu Một mặt, số phát sinh các tài khoản chi tiết sau khi được nhập vào sổ

kế toán máy sẽ được tổng hợp vào bảng danh mục tài khoản, mặt khác sau khi tổng hợp số phát sinh nợ – có và tính được số dư cuối kỳ của các tài khoản trong bảng danh mục tài khoản chỉ cần đọc số dư cuối kỳ của các tài khoản trong bảng danh mục tài khoản để định khoản vào các bút toán kết chuyển tương ứng trong sổ kế toán máy

Sơ đồ 6.5 cho thấy sự chia sẻ về mặt dữ liệu giữa hai bảng trên

Sau khi hoàn thiện hai bảng này, người ta có thể thực hiện lên sổ sách kế toán và các báo cáo tài chính, báo cáo thuế GTGT theo những hình thức ghi sổ kế toán khác nhau Cụ thể, khi cần số dư đầu kỳ sẽ truy cập vào bảng

BẢNG DANH

MỤC TÀI

KHOẢN

SỔ KẾTOÁN MÁY

Số dư cuối kỳ của tài khoản

Tống hợp phát sinh các tài khoản chi tiết

CHỨNG TỪ

Phát sinh trong kỳ (ĐK đơn giản)

Hình 6.5: Bảng danh mục tài khoản và sổ kế toán máy

danh mục tài khoản, khi cần tới số phát sinh sẽ truy cập tới sổ kế toán máy

1 Bảng danh mục tài khoản

Chức năng của bảng danh mục tài khoản là quản lý các thông tin cơ bản về các tài khoản có dùng trong hạch toán kế toán, tuy nhiên khi làm kế toán trên Excel bảng này chỉ chứa các tài khoản chi tiết, không được chứa các tài khoản tổng hợp Tài khoản chi tiết là những tài khoản không có tài khoản cấp thấp hơn và chỉ những tài khoản chi tiết này mới được phép dùng để định khoản trên Excel Số dư và phát sinh nợ/ có của các tài khoản tổng hợp sẽ được tính toán trên cơ sở tổng hợp số liệu liên quan của các tài khoản chi tiết Sau đây là các cột (hay còn gọi là trường dữ liệu) có trong bảng danh mục tài khoản:

MATSNV: Trường này dùng để xác định vị trí của từng tài khoản trong bảng cân đối tài sản Mã này được hình thành theo kiểu khối XXXYYYZZZ Mỗi mã gồm ba khối: Khối thứ nhất chỉ mã số tổng hợp lớn nhất của bảng cân đối tài sản (ví dụ 100 là TSLĐ và đầu tư ngắn hạn), khối thứ 2 chỉ mã số tổng hợp ở cấp độ nhỏ hơn (ví dụ 110 là tiền mặt) và khối thứ 3 chỉ thứ tự từng khoản mục nhỏ nhất (ví dụ 111 là tiền mặt) ghi trong bảng cân đối kế toán Như vậy 100-110-111 là mã tài sản nguồn vốn của tài khoản tiền mặt tại quỹ

 SOHIEUTK: Mỗi tài khoản được nhận diện duy nhất thông qua số hiệu tài khoản Tùy theo đối tượng theo dõi cụ thể của kế toán chi tiết mà một tài khoản có thể được mở chi tiết theo đối tượng công nợ, hoặc theo vật tư hàng hóa hay theo loại doanh thu chi phí

 LOAITK: Nhận 1 trong 2 ký tự “N” hoặc “C” tùy theo tính chất cơ bản của tài khoản (là “N” nếu tài khoản

có số phát sinh nợ tăng tức có số dư bên nợ; là “C” nếu tài khoản có số phát sinh có tăng tức có số dư bên có)

 TENTK: Mô tả tên đầy đủ của tài khoản

 SLTDK: Phản ánh số lượng tồn đầu kỳ của các tài khoản hàng tồn kho cho từng loại hàng tồn kho

 SODDK: Phản ánh số dư đầu kỳ trên từng tài khoản chi tiết đó mở Nhập số dư âm trong trường hợp tài khoản có loại tài khoản là “N” nhưng có số dư bên có hoặc tài khoản có loại tài khoản là “C” nhưng có số dư bên nợ

 SOPSNO: Phản ánh tổng số phát sinh nợ trong

kỳ của tài khoản liên quan Con số tổng này tính được trên cơ sở các phát sinh được ghi trong sổ kế toán máy

 SOPSCO: Phản ánh tổng số phát sinh có trong

kỳ của tài khoản liên quan Con số tổng này tính được trên cơ sở các phát sinh được ghi trong sổ kế toán máy

 SLTCK: Phản ánh số lượng tồn cuối kỳ của các tài khoản hàng tồn kho cho từng loại hàng tồn kho

 SODCK: Phản ánh số dư cuối kỳ trên từng tài khoản chi tiết đó mở

Trong quá trình hoàn thiện sổ sách và lên báo cáo kế toán luôn có sự tham chiếu dữ liệu từ các bảng khác tới bảng danh mục tài khoản, vậy nên việc đặt tên cho các vùng dữ liệu cần tham chiếu trong bảng này là rất cần thiết

Cần lưu ý rằng tọa độ của các vùng/ khối được đặt tên cần đủ rộng để dù phòng nếu có thêm các dòng dữ liệu được nhập vào cuối của bảng thì không phải thực hiện lại

thao tác đặt tên vùng.