THU THUAT TRONG WORD

Cách tạo và sử dụng Macro trong Word Posted in Word On Sunday, December 28, 2014 Macro là lệnh thực thi một kịch bản công việc, được tích hợp trong Word nó có thể tự động chạy khi các bạ[r]

Cách trộn thư (Mail Merge) trong Word

Posted in Word On Monday, February 16, 2015

Trộn thư (Mail Merge) là tính năng hữu ích trong Microsoft Word, tính năng này giúp các bạn giảm thiểu thời gian khi xử lý các dạng chèn danh sách vào một mẫu cố định như: thư mời, thông báo, thư cảm ơn, phiếu điểm…Mặc dù tính năng này rất hữu ích nhưng có nhiều bạn chưa biết hoặc chưa để ý đến tính năng trộn thư này Các bạn cùng tham khảo bài viết dưới đây để biết cách trộn thư trong Word 2007

Đầu tiên các bạn cần có file word mẫu đã tạo sẵn để chèn thông tin Sau đó các bạn thực hiện như sau:

Bước 1: Mở file Word mẫu, chọn tab Mailings -> Start Mail Merge -> Step by Step Mail Merge Wizard.

Bước 2: Xuất hiện Mail Merge ở phía bên phải Word, các bạn chọn Letters trong Select document type và

chọnNext: Starting document.

Bước 3: Tiếp tục chọn Use the current document và chọn Next: Select recipients.

Bước 4: Trong Select recipients, các bạn chọn Use an existing list nếu danh sách có sẵn, các bạn có thể

chọnType a new list để tạo danh sách mới Sau đó nhấn Next: Write your letter.

Bước 5: Trong hộp thoại Select Data Source, các bạn chọn đến danh sách có sẵn và nhấn Open.

Bước 6: Chọn sheet chứa dữ liệu cần sử dụng Ví dụ ở file Excel này sheet1 là sheet chứa dữ liệu, ta chọn

Sheet1 Sau đó nhấn OK.

Bước 7: Trong hộp thoại Mail Merge Recipients, các bạn chọn dữ liệu cần chèn bằng cách đánh dấu vào các ô

vuông trước dữ liệu đó Nếu chèn tất cả các bạn chọn đánh dấu vào ô vuông cạnh Data Source.

Sau khi chọn xong các bạn nhấn OK.

Bước 8: Chọn Next: Write your letter.

Bước 9: Trong bước tiếp theo, các bạn đặt con trỏ chuột vào vị trí cần chèn dữ liệu, sau đó nhấn vào More items.

Bước 10: Xuất hiện hộp thoại Insert Merge Field, các bạn chọn trường dữ liệu đúng với nội dung cạnh con trỏ

chuột và nhấn Insert để chèn.

Sau khi chèn xong các bạn nhấn Close để đóng lại.

Bước 11: Chèn lần lượt đến hết các trường dữ liệu vào mẫu Word có sẵn Nhấn Next: Preview your letters.

Bước 12: Chọn Next: Complete the merge để hoàn thành quá trình trộn thư.

Bước 13: Để xem tất cả các trang sau khi trộn, các bạn chọn Edit individual letters.

Chọn All -> OK.

Bước 14: Các bạn có thể lưu file bằng cách chọn File -> Save hoặc tổ hợp phím Ctrl + S, đặt tên file và chọn thư

mục chứa file

Trên đây là cách sử dụng tính năng Mail Merge để trộn thư trong Word 2007, các bạn có thể sử dụng tính năng này

để tạo các file có mẫu giống nhau Với MS Word 2010 và MS Word 2013 các bạn thao tác tương tự Chúc các bạn thành công!

Bảo vệ Header và Footer trong Word

Posted in Word On Wednesday, January 27, 2016

Nếu bạn muốn người dùng có thể chỉnh sửa nội dung văn bản Word nhưng không thể thay đổi các thông tin quan trọng như tên tác giả được… ghi trong Header hoặc Footer của văn bản thì hãy theo dõi bài viết này

Bạn mở file dữ liệu đã tạo Header và Footer của bạn.

Bước 1: Đặt con trỏ chuột tại dòng đầu tiên trong văn bản Nhấn tab Page Layout -> Break -> Continuous.

Bước 2: Chọn thẻ Review -> Restrict Editing.

Bước 3: Hộp thoại xuất hiện -> tích chọn Allow only this type of editing in the document -> chọn Filling in forms.

Bước 4: Tích chọn Select Sections -> hộp thoại xuất hiện bỏ tích chọn trong Sections 2 -> OK.

Bước 5: Kích chọn Yes, Start Enforcing Protection -> hộp thoại xuất hiện nhập mật khẩu -> OK.

Bạn mở lại file này và chắc chắn bạn chỉ có thể chỉnh sửa nội dung, không thể chỉnh sửa Header và Footer

Chú ý: Trường hợp sau khi chọn bảo vệ Header và Footer bạn muốn chỉnh sửa lại chúng kích chọn Stop

Protection.

HƯỚNG DẪN LOẠI BỎ ĐƯỜNG VIỀN TRONG WORD

Thông thường, khi soạn thảo văn bản Word có mặc định đường viền bao quanh văn bản như hình dưới đây.

Để xóa bỏ đường viền này các bạn thực hiện như sau Đối với từng phiên bản Office khác nhau mà các thao tác khác nhau.

Với Word 2013

Bước 1 : Bạn vào File >Options:

Bước 2 : Bạn vào mục Advanced >Show document content, rồi bạn bỏ dấu tích ở mục Show text boundaries:

Và đây là kết quả, đường viền trong Word đã được loại bỏ.

Với Word 2007

Bước 1 : Bạn vào Office Button >Word Options :

Bước 2 : Bạn vào tab Advanced >Show document content, rồi bạn bỏ dấu tích ở mục Show text boundaries:

Với Word 2003

Bước 1 : Bạn vào Tools >Options :

Bước 2 : Bạn vào tab View rồi bỏ dấu tích ở mục Text Boundaries:

Đính kèm tài liệu vào file word - Đính kèm file trong

word

Posted in Word On Thursday, July 02, 2015

Đôi khi các bạn cần chèn một file Word khác vào file Word đang soạn thảo, để khi cần các bạn chỉ cần nhấp đúp chuột vào file là có thể mở file đó lên

Đính kèm file vào Word không phải ai cũng biết cách thực hiện, với những bạn chưa tìm hiểu nhiều về Word thì sẽ chưa để ý đến việc này

Để giúp ích cho các bạn thì bài viết dưới đây hướng dẫn các bạn cách đính kèm file vào Word

Bước 1: Các bạn mở tài liệu Word cần đính kèm file khác, trên thanh Ribbon chọn Insert.

Bước 2: Trong mục Text của thẻ Insert các bạn chọn Object.

Bước 3: Trong hộp thoại Object các bạn chọn sang thẻ Create from File.

Bước 4: Nhấn Browse để chọn đến file các bạn muốn đính kèm.

Bước 5: Sau khi chọn xong file cần đính kèm, các bạn đánh dấu tích chọn vào Link to file và Display as icon để

hiển thị link và icon của file đính kèm

Cuối cùng nhấn OK để hoàn tất.

Như vậy các bạn đã đính kèm file vào Word thành công, icon và link của file đính kèm sẽ được hiển thị trong Word

Để di chuyển các bạn chỉ cần nhấn giữ chuột vào icon file và kéo đến vị trí mong muốn Còn nếu các bạn muốn mởfile các bạn chỉ cần nhấp đúp chuột vào icon file là file đó sẽ được mở

Khôi phục lại văn bản chưa được lưu trong Word,

Excel, PowerPoint

Posted in Word, Excel, PowerPoint On Sunday, April 10, 2016

Đôi khi đang trong quá trình soạn thảo máy tính tự khởi động lại hay bị mất điện khiến bạn không kịp lưu lại văn bản của mình Bài viết dưới đây hướng dẫn chi tiết cách khôi phục lại văn bản chưa được lưu trong Excel, Word vàPowerPoint

1 Kích hoạt AutoSave và AutoRecover

Để có thể khôi phục lại văn bản chưa lưu Microsoft Office cần được kích hoạt AutoSave và AutoRecover.

Bước 1: Mở phần mềm Microsof Office Word vào thẻ File -> Options.

Bước 2: Chọn Save -> tích chọn 2 mục SaveAutoRecover information every và mục Keep the last autosaved version if I closed without saving.

Tại đây bạn có thể thay đổi thời gian tự động lưu file của Office Word Nếu máy tính không ổn định bạn hãy giảm thời gian tự động lưu file của Word

2 Khôi phục lại văn bản chưa được lưu trong Word

Khi máy tính bị tắt đột ngột mà chưa kịp lưu văn bản, bạn mở Word vào thẻ File -> Options.

Hộp thoại xuất hiện chọn Save -> Copy đường dẫn trong mục AutoRecover file location.

Mở Window Explorer dán đường dẫn vừa Copy và nhấn Enter Chú ý file đuôi là ASD là những file chưa được lưu.

Chuột phải vào file bạn muốn khôi phục -> chọn Edit.

Việc cuối cùng là bạn lưu lại file văn của mình Vào thẻ File -> Save, tùy chỉnh tên file và thư mục lưu.

Không cho sao chép copy, chỉnh sửa trong Word

Posted in Word On Saturday, January 24, 2015

Các bạn muốn chia sẻ các văn bản, tài liệu Word của mình cho mọi người tham khảo nhưng không muốn mọi người sao chép hay chỉnh sửa các văn bản, tài liệu Word đó Để tài liệu Word không bị sao chép hay chỉnh sửa màvẫn xem được nội dung trong Word các bạn có thể thiết lập mật khẩu bảo vệ tài liệu Word

Bài viết hướng dẫn cách thiết lập không cho sao chép, chỉnh sửa nội dung trong Word

Word 2007

Bước 1: Các bạn mở file Word muốn thiết lập không cho sao chép, chỉnh sửa lên Tại giao diện Word các bạn

chọn Review -> Protect Document -> Restrict Formatting and Editing.

Bước 2: Xuất hiện Restrict Formatting and Editing phía bên phải Word, các bạn đánh dấu vào Allow only this type of editting in the document và chọn Filling in forms trong ô lựa chọn bên dưới sau đó nhấn Yes, Start Enforcing Protection.

Bước 3: Hộp thoại Start Enforcing Protection xuất hiện các bạn nhập mật khẩu vào Enter new password và

nhập lại mật khẩu vào Reenter password to confirm Sau đó nhấn OK Vậy là file Word của bạn không thể chỉnh

sửa hay sao chép

Lưu ý: Để gỡ bỏ mật khẩu các bạn thực hiện như sau:

1 Mở văn bản cần gỡ bỏ chọn Review -> Protect Document -> Restrict Formatting and Editing.

2 Trong Restrict Formatting and Editing ở phía bên phải Word các bạn chọn Stop Protection và nhập lại mật

khẩu đã thiết lập

Word 2010

Bước 1: Các bạn mở file Word muốn thiết lập không cho sao chép, chỉnh sửa lên Tại giao diện Word các bạn

chọn Review -> Restrict Editing.

Bước 2: Xuất hiện Restrict Formatting and Editing phía bên phải Word, các bạn đánh dấu vào Allow only this type of editting in the document và chọn Filling in forms trong ô lựa chọn bên dưới sau đó nhấn Yes, Start Enforcing Protection.

Bước 3: Hộp thoại Start Enforcing Protection xuất hiện các bạn nhập mật khẩu vào Enter new password và

nhập lại mật khẩu vào Reenter password to confirm Sau đó nhấn OK Vậy là file Word của bạn không thể chỉnh

sửa hay sao chép

Lưu ý: Để gỡ bỏ mật khẩu các bạn thực hiện như sau:

1 Mở văn bản cần gỡ bỏ chọn Review -> Protect Document -> Restrict Formatting and Editing.

2 Trong Restrict Formatting and Editing ở phía bên phải Word các bạn chọn Stop Protection và nhập lại mật

khẩu đã thiết lập

Cách tạo và sử dụng Macro trong Word

Posted in Word On Sunday, December 28, 2014

Macro là lệnh thực thi một kịch bản công việc, được tích hợp trong Word nó có thể tự động chạy khi các bạn đã tạo

nó, giúp các bạn không cần thực hiện các công việc lặp đi lặp lại trong Word

Chỉ cần tạo Macro các bạn có thể dùng nó khi cần, tạo Macro là việc ghi lại tất cả các thao tác các bạn xử lý trong

Word và lưu thành bộ lệnh Khi dùng các bạn chỉ cần nhấn Alt + F8 để nó thực hiện lại thao tác đã ghi.

Bài viết hướng dẫn cách tạo và sử dụng Macro trong Word

Bước 1: Đầu tiên để sử dụng Macro các bạn cần phải cài đặt cho phép chạy Macro trong Word.

1 Chọn File -> Options.

2 Chọn Trust Center ở menu bên trái và chọn Trust Center Settings.

3 Trong Trust Center các bạn chọn Macro Settings và chọn vào mục Enable all macros (not recommended; potentially dangerous code can run) Sau đó nhấn OK để lưu lại.

Bước 2: Tạo Macro.

1 Chọn View -> Macros -> Record Macro để bắt đầu tạo Macro.

2 Tại giao diện Record Macro, các bạn đặt tên cho Macro trong mục Macro Name Macro Name đặt theo mục

đích sử dụng của các bạn:

- AutoNew: Macro mới chạy khi bạn tạo một tài liệu mới.

- Autoclose: Macro mới chạy bất cứ khi nào bạn đóng một tài liệu.

- AutoExec: Macro mới chạy bất cứ khi nào bạn bắt đầu Word.

- AutoExit: Macro mới chạy bất cứ khi nào bạn thoát khỏi Word.

- AutoOpen: Macro mới chạy bất cứ khi nào bạn mở một tài liệu mới.

Sau khi đặt xong tên, trong mục Assign macro to các bạn chọn biểu tượng hình búa bên cạnh chữ Button.

3 Customize the Quick Access Toolbar hiển thị các bạn nhấn đúp chuột vào mục Normal

NewMacros.AutoNew, mục này sẽ được chuyển sang bên phải sau đó các bạn nhấn OK để gán Macro.

4 Con trỏ chuột sẽ có biểu tượng ở dưới, nó sẽ ghi lại tất cả hành động của bạn thao tác trên Word Các bạn thực

hiện căn chỉnh, hoặc nhập văn bản theo ý muốn

5 Sau khi các bạn đã thực hiện xong các thao tác muốn ghi, các bạn chọn View -> Macros -> Stop Recording để

kết thúc quá trình tạo Macro

Bước 3: Các bạn mở New document (File -> New hoặc nhấn Ctrl + N) lúc này tài liệu Word mới tạo cũng sẽ

được tự động chạy Macro

THỦ THUẬT

IN NHIỀU THƯ MỜI TRÊN 1 TRANG GIẤY

Thông thường khi sử dụng chức năng Mail Merge (Trộn thư) trong MS Word để tạo ra các thư mời hay phiếu báo điểm mặc định của chương trình là ứng với mỗi một Record dữ liệu nhất định sẽ tạo ra một trang tập tin Main chính trên một trang giấy (A4) tương ứng Khi đó nếu nội dung của tập tin main chính quá ít bạn sẽ thấy trên trang giấy sẽ còn rất nhiều chổ trống và nếu bỏ đi thì thật là đáng tiếc, thủ thuật sau sẽ giúp bạn tuỳ biến số lượng mẫu tin in ra sau khi trộn trên tập tin Main chính nhằm để tiết kiệm giấy Để có thể làm tốt thao tác trong bài viết này đòi hỏi bạn phải thành thạo kỹ năng Mail Merge cơ bản trong Mirosoft WORD

Bước 1: Tạo tập tin Main chính trong WORD

Hình 1 Bước 2 Tạo tập tin nguồn dữ liệu trên Word hoặc Excel

Bước 3 Trên tập tin Main chính (Word) bạn phủ khối Copy toàn bộ nội dung tập tin Main chính rồi vào menu Tools > Mail Merge Xuất hiện cửa sổ như sau (Hình 1)

1 Chọn Labels, dưới mục Step 1 of 6 bấm Next: Starting document

Hình 2

2 Tiếp đến chọn mục Change document layout, phía dưới chọn mục Label option… (Chữ màu xanh) sẽ xuất hiện hộp thoại sau: (Hình 3)

Hình 3

3 Bạn bấm vào nút New Label…

- Đặt tên cho nhãn mới vào dòng Label Name (Tên tùy ý nhưng bạn nên nhớ tên này) - Chọn khổ giấy thể hiện ở dòng Page Size (ví dụ A4 khổ đứng 21 x 29.7 cm) - Tiến hành thiết lập tuỳ biến các thông số kích thước thể hiện: Number across (số cột của trang, ví dụ 1), Number Down (số bản ghi thể

hiện trên một trang, ví dụ 2) ở các thông số khác khi vừa thiết lập bạn vừa xem sự thể hiện của khổ giấy ở khung Preview phía trên đến khi cảm thấy ưng ý nhất (các thông số tôi thiết lập trong ví dụ này

là do tuỳ biến cá nhân chỉ có mức độ gợi ý tham khảo, xem hình 4)

Hình 6

7 chọn View->Toolbar-Mail Merge để xuất hiện thanh công cụ Mail Merge

8 Tiếp đến bạn để con trỏ giữa 2 thư mời, trên thanh công cụ Mail Merge vừa xuất hiện

chọn nút Insert Word Field –> Chọn Next Record.

9 Quay lại cửa sổ Mail Merge (Hình 2), mục Step 2 of 6 bạn bấm Next: Select recipients 10.Chọn Browse… để mở tập tin nguồn dữ liệu (Đã chuẩn bị ở bước 2)

11.Bây giờ trên thanh công cụ Mail Merge bạn bấm vào nút Insert Merge Field để chèn

dữ liệu vào 2 thư mời

12.Cuối cùng thực hiện trộn thư.