Tài liệu Những vấn đề khi thiết lập hệ thống pptx

• Tạo mới một tài khoản Đường dẫn : Danh mục\ danh mục tài khoản Thao tác: bấm phím F4 trên bàn phím hoặc phím Mới trên Danh mục tài khoản Tài khoản chi tiết theo công trình không chi

Những vấn đề khi thiết lập hệ thống

Thiết lập Hệ thống

Những vấn đề khi thiết lập hệ thống

Đối với việc xử lý số liệu kế toán trên máy thì việc xây dựng hệ thống danh mục hết sức quan trọng, nó ảnh hưởng đến toàn bộ quá trình xử lý và khai thác số liệu tiếp theo

Đối với việc xử lý số liệu kế toán trên máy thì việc xây dựng hệ thống danh mục hết sức quan trọng, nó ảnh hưởng đến toàn bộ quá trình xử lý và khai thác số liệu tiếp theo

Một sai sót nhỏ (ví dụ chia tiểu khoản không đúng theo yêu cầu quản lý) trong việc thiết lập hệ thống ban đầu có thể dẫn đến một khối lượng công việc rất lớn cần phải làm để sửa đổi sai sót này Như trong ví dụ chia tiểu khoản không đúng, để sửa lại ta không chỉ đơn thuần sửa lại danh mục tài khoản mà còn phải sửa lại toàn bộ các định khoản liên quan đến tài khoản đã chia sai Và khối lượng công việc càng lớn gấp bội nếu phát hiện càng muộn Tình trạng tương tự như vậy cũng sẽ xảy ra đối với trường hợp ta muốn thay đổi một số tham số ban đầu để đáp ứng yêu cầu quản lý

Chính vì các lý do nêu trên nên việc thiết lập hệ thống ban đầu là tối quan trọng

và phải được xem xét kỹ lưỡng, cân nhắc cẩn thận trước khi cập nhật những chứng từ kế toán đầu tiên

Các việc cần làm khi xây dựng danh mục

o Xác định rõ các yêu cầu của quản lý đặt ra Tập hợp đầy đủ các báo cáo cần

thiết phục vụ cho quản lý

o Nắm rõ về tổ chức thông tin, quy trình xử lý số liệu và các khả năng về khai thác thông tin của phần mềm kế toán định áp dụng

o Xây dựng hệ thống tài khoản

o Xây dựng các quy định về các sơ đồ hạch toán cho phát sinh xảy ra thường xuyên cũng như cho các phát sinh đặc biệt

o Xây dựng quy định về quy trình luân chuyển chứng từ

o Xây dựng quy định về chế độ nộp các báo cáo theo yêu cầu

o Tổ chức phân công công việc cho từng nhân viên của phòng kế toán

o Xây dựng bộ mã quản lý các khách hàng để tiện lợi cho việc sử dụng, tra cứu

và khai thác số liệu, lên các báo cáo theo yêu cầu

o Lên danh sách số dư công nợ của từng khách hàng

o Xây dựng bộ mã quản lý các kho vật tư, hàng hoá để tiện lợi cho việc sử dụng tra cứu và khai thác số liệu, lên các báo cáo theo yêu cầu

o Phân chia danh sách vật tư, hàng hoá thành các nhóm và xây dựng bộ mã hoá danh điểm vật tư, hàng hoá để tiện lợi cho việc sử dụng, xử lý khai thác số liệu, lên các báo cáo theo yêu cầu

o Lên danh sách tồn kho vật tư cho từng kho gồm các thông tin về số lượng và giá trị

o Lên danh sách các nhóm người sử dụng, phân quyền truy cập các chức năng cho từng nhóm người sử dụng

Truy cập vào ra chương trình

Truy cập tên và mật khẩu đã được phân quyền

Xây dựng Danh mục

• Danh mục Tài khoản:

Hệ thống tài khoản là xương sống của toàn bộ hệ thống kế toán Hầu hết mọi thông tin

kế toán đều được phản ánh trên các tài khoản Vì vậy việc xây dựng hệ thống tài khoản sẽ quyết định đến toàn bộ khả năng xử lý và khai thác thông tin tiếp theo Điều này đặc biệt càng đúng trong việc xử lý số liệu kế toán trên máy

Thông thường hệ thống tài khoản được xây dựng trên một sườn hệ thống tài khoản có sẵn Đối với các doanh nghiệp Việt Nam thì hệ thống tài khoản do Bộ Tài chính Việt Nam quy định Tuy nhiên để phản ánh được toàn bộ hoạt động và tổ chức kinh doanh của từng công ty cụ thể thì phải mở thêm các tiểu khoản, tiết khoản

Việc xây dựng hệ thống tài khoản (mở các tiểu khoản, tiết khoản) phụ thuộc 2 yếu tố:

1 Các yêu cầu quản lý do doanh nghiệp đặt ra

2 Phương án tổ chức và khai thác thông tin của phần mềm kế toán được sử dụng

Vì vậy, trước khi xây dựng hệ thống tài khoản cần phải xem xét thật kỹ các yêu cầu quản lý đặt ra và nghiên cứu chi tiết phương án tổ chức và khai thác thông tin của phần mềm kế toán

Các yêu cầu quản lý có thể xem xét dựa trên các báo cáo cần phải thực hiện để cung cấp thông tin cho các cán bộ quản lý trong doanh nghiệp và các cơ quan hữu quan liên quan Trên cơ sở các báo cáo cần thực hiện và phương án xử lý, khai thác thông tin của phần mềm kế toán ta sẽ biết được nên tổ chức hệ thống tài khoản như thế nào để tiện lợi nhất cho việc quản lý, tra cứu và thực hiện các báo cáo trong chương trình

• Tạo mới một tài khoản

Đường dẫn : Danh mục\ danh mục tài khoản

Thao tác: bấm phím F4 trên bàn phím hoặc phím Mới trên Danh mục tài khoản

Tài khoản chi tiết theo công trình không chia trong danh mục tài khoản

Bấm vào đây

để nhập danh mục ct,sp cho

Cập nhật số dư tài khoản vào đây

• Danh mục công trình, sản phẩm:

- Danh mục công trình được coi như một danh mục chứa các đối tượng tập hợp chi phí giá thành , điều này chỉ xảy ra với mô hình công ty xây dựng hoặc công ty sản xuất, giúp chúng ta không cần phải chia hệ thống tài khoản theo từng đối tượng

Danh mục này giúp cho

hệ thống tài khoản được rút gọn

Tạo mới danh mục công trình sản phẩm:

Đường dẫn : Danh mục\ danh mục công trình, sản phẩm

Thao tác: bấm phím F4 trên bàn phím hoặc phím Mới trên Danh mục này

Chú ý khi chon bậc sản phẩm

Nếu bậc là 2 thì là hạng mục công trình hay là bán thành phẩm

• Danh mục khách hàng

Nếu muốn chuyển mã sang một mã khác , hãy bấm vào đây để có thông tin mã mã mới

- Việc xây dựng danh mục khách hàng trong ITSOFT sẽ làm chúng ta tiết kiệm được thời gian cho việc chia tài khoản cũng như giải quyết được vấn đề theo dõi công nợ

- Chúng ta không chia khách hàng theo tài khoản VD: việc chia tài khoản công nợ

131 chúng ta thường hay chia 131.1 là khách hàng nhưng trong ITSOFT chúng ta chỉ việc đánh dấu tài khoản theo thuộc tính công nợ, hoặc chi tiết theo ct,sp, chương trình sẽ tự tìm kiếm với danh mục khách hàng hoặc danh mục ct,sp

- Việc mã hóa danh mục khách hàng thường có 02 dạng sau: dạng số và dạng chữ

+ Dạng số giúp chúng ta không tạo trùng và khoa học

- Danh mục khách hàng là nơi chứa toàn bộ thông tin công nợ khách hàng, theo dõi những khoản tạm ứng, công nợ phải thu, phải trả

- Mỗi khách hàng chỉ nên tạo 1 mã nhất định, không nên chia thành nhiều mã khác nhau, điều này sẽ dẫn đến nhầm lẫn trong lúc cập nhật chứng từ

VD: có 1 khách hàng Nguyễn Văn A, nhưng có thể phát sinh trên 2 tài khoản công nợ khác nhau, điều này dẫn đến nếu 2 kế toán theo dõi riêng biệt thì sẽ tạo hai

mã khách hàng khác nhau, khi gộp lại chúng ta không có được số dư cuối của khách hàng đó

Tạo mới khách hàng

Không mã hóa bằng tiếng Việt, khoảng trắng, ký tự đặc biệt

Độ dài: 8 ký tự hoa

Đường dẫn: Danh mục\ Danh mục khách hàng

Thao tác: Bấm phím F4 trên bàn phím hoặc bấm Mới trên danh mục khách hàng

Bấm F10 hoặc bấm Ghi trên danh mục này

• Cập nhật Số dư đầu kỳ công nợ:

- Việc cập nhật số dư công nợ đòi hỏi chúng ta thiết lập hoàn toàn hệ thống danh mục khách hàng Khi cập nhật số dư công nợ, với từng khách hàng thì không ghi dư hai bên, với tài khoản công nợ có thể cập nhật số dư hai bên

Bấm vào đây nếu muốn tính tổng số dư tài khoản

Đường dẫn: Danh mục\Số dư đầu kỳ công nợ

Thao tác: Bấm phím F4 trên bàn phím hoặc Mới trên danh mục này

Đường dẫn: Danh mục\ Danh mục kho hàng hóa, vật tư

Thao tác: Bấm phím F4 hoặc Mới để tạo mới 1 danh mục kho

Bấm phím F10 hoặc phím Ghi trên Danh mục này

• Danh mục Hàng hóa, Thành phẩm

Đường dẫn: Danh mục\ Danh mục hàng hóa, thành phẩm

Thao tác: Phím F4 hay Mới trên danh muc hàng hóa

Phím F10 hay Ghi sau khi hoàn tất quá trình

- Danh mục nhóm hàng hóa được chia thành nhiều cấp tùy thuộc vào mô hình quản

lý của khách hàng

- Cây thư mục nhóm hàng hóa được xác định bởi Bậc nhóm hàng hóa

- Trong ITSOFT chúng ta có thể chia thành nhiều cấp độ khác nhau

- Chỉ được chia danh mục hàng hóa , thành phẩm với những nhóm hàng được coi là nhóm chứa danh điểm

- Khi muốn xóa danh mục nhóm hàng hóa, thành phẩm, chung ta phải xóa từ cấp nhóm thấp nhất

VD: muốn xóa nhóm Hàng hóa ta phải xóa nhóm Hàng hóa 1 với điều kiện nhóm hàng hóa 1 chưa có danh điểm, nếu đã chia danh điểm hàng hóa , chúng ta cần xóa danh điểm trước khi xóa nhóm Hàng hóa1

Cần xác định rõ Danh mục nhóm hàng là nhóm gốc hay nhóm chứa danh điểm

Nhóm chứa danh điểm là nhóm cuối cùng, được gắn với danh mục hàng hóa

- Ở đây Nhóm gốc được coi là nhóm cao nhất, nhóm chứa danh điểm là nhóm chứa

toàn bộ danh mục hàng hóa, thành phẩm liên quan đến chứng từ nhập xuất

Đường dẫn: Danh mục\ Danh mục hàng hóa, thành phẩm

Thao tác: Phím F4 hay Mới trên danh muc hàng hóa

Phím F10 hay Ghi sau khi hoàn tất quá trình

Bấm ENTER để cập nhật danh điểm hàng hóa

Danh mục Danh điểm hàng hóa

Tạo mới danh điểm hàng hóa

Mã hàng hóa có thể được

mã hóa bằng chữ hoặc bằng số, không đánh dấu cách, ký tự đặc biệt

• Danh mục Vật tư, công cụ dụng cụ

Chú ý: Phần này cách tạo như trên nhưng với tài khoản ngầm định là 152

• Cập nhật tồn kho đầu kỳ hàng hóa, thành phẩm, vật tư, ccdc:

Đường dẫn: Danh mục\ Tồn kho đầu kỳ hàng hóa

Thao tác: Phím F4 hay Mới trên danh muc hàng hóa

Phím F10 hay Ghi sau khi hoàn tất quá trình

C.trình tự động tìm kiếm mã, sau khi khách hàng khai báo không đúng với mã đã khai báo

Trong cập nhật tồn kho không có đơn giá, vì vậy tất cả các mặt hàng đều phải quy đổi về g.trị

• Danh mục đơn vị tính:

Đường dẫn: Danh mục\ Danh mục Đơn vị tính

Thao tác: Phím F4 hay Mới trên danh muc này

Phím F10 hay Ghi sau khi hoàn tất quá trình

• Danh mục bộ phận

Đường dẫn: Danh mục\ Danh mục bộ phận

Thao tác: Phím F4 hay Mới trên danh muc này

Phím F10 hay Ghi sau khi hoàn tất quá trình

• Danh mục vụ việc

- Danh mục này giúp người sử dụng theo dõi các Hợp đồng, chí phí mở L/C

Đường dẫn: Danh mục\ Danh mục vụ việc

Thao tác: Phím F4 hay Mới trên danh muc này

Phím F10 hay Ghi sau khi hoàn tất quá trình

• Danh mục khoản mục phí

- Danh mục này giúp người sử dụng Quản lý thêm phần chi theo khoản mục trong những tài khoản chi phí

Đường dẫn: Danh mục\ Danh mục Khoản mục

Thao tác: Phím F4 hay Mới trên danh muc này

Phím F10 hay Ghi sau khi hoàn tất quá trình

• Danh mục tiền tệ

Đường dẫn: Danh mục\ Danh mục Tiền tệ

Thao tác: Phím F4 hay Mới trên danh muc này

Phím F10 hay Ghi sau khi hoàn tất quá trình

Cập nhật chứng từ

1 Phiếu thu, phiếu chi, Giấy báo nợ , báo có

• Ở đây màn hình cập nhật có giao diện tương tự như nhau, chúng tôi xin giới thiệu chung cho nhiều phân hệ khác nhau như: Phiếu thu, chi, Báo nợ, Báo có

• Đường dẫn : Tiền mặt, Tiền gửi ngân hàng

Mã đối tượng ở đây chính là danh mục khách hàng

• Với những phiếu như: thu, chi, ngân hàng chương trình tự động định khoản một vế,

Định nghĩa:

- Số chứng từ: Thể hiện số chứng từ mà chúng ta tạo trong chương trình

- Ngày chứng từ: Ngày chứng từ phát sinh

- Ngày ghi sổ: Ngày cập nhật theo đồng hồ hệ thống của máy

- Người thanh toán: Ở đây người thanh toán có thể là khách hàng hoặc người đại

- Mã đối tượng: Nếu tk nợ hoặc tk có là tài khoản công nợ, chương trình sẽ tự tìm

tra cứu trong danh mục khách hàng Chúng ta có thể tự đánh vào ô Mã đối tượng

- Mã ct,sp: Nếu tk nợ hoặc tk có là tài khoản chi tiết theo ct,sp như đã chia trong

danh mục tài khoản, chương trình sẽ tự tìm tra cứu trong danh mục ct,sp Chúng ta

có thể tự đánh vào ô Mã ct,sp

Thao tác:

• Để có được một chứng từ chúng ta cần làm thao tác như : tạo mới chứng từ, khai báo sau đó ghi chứng từ

Mới /F4: Để tạo mới một chứng từ

Sửa /F3: sau khi ghi chứng từ, phát hiện ra sai sót có thể dùng Sửa(F3) để sửa lại chứng

In (F7): In chứng từ gốc

Xóa chứng từ (Ctl+F8): Xóa chứng từ đã cập nhật

Xóa định khoản (F8): Xóa một dòng định khoản hiện thời

Xem (F12): Xem toàn bộ chứng từ đã lọc

Chương trình tự động lưu lại toàn

bộ thông tin trên cho lần in tiếp theo!

Bút toán này có hai đối tượng công nợ, trên hai tk công nợ khác nhau

• Chỉ cần bấm chuột phải chúng ta có thể chọn được một màn hình cập nhật khác

Bấm chuột phải để chọn một màn hình cập nhật khác, thao tác này giúp chúng ta chon lựa một cách nhanh chóng trong khi cập nhật chứng từ !

4 Khai báo tham số kế toán

- Vấn đề khử trùng chứng từ kế toán: Chương trình tự động cập nhật khử trùng cho những bút toán như tiền mặt đối ứng với tiền gửi, tiền mặt, tiền gửi với vật tư, hàng hóa

- Với chứng từ chuyển tiền giữa hai ngân hàng, ưu tiên giấy báo nợ ngân hàng

B Cập nhật chứng từ hàng hóa, Vật tư

Các phím chức năng

F1 - Trợ giúp

F2 - Lọc chứng từ theo điều kiện

F3 - Sửa chứng từ hiện thời

F4 - Thêm mới một chứng từ

F5 - Tra cứu trong các danh điểm

F7 - In chứng từ

F8 - Xoá một định khoản khỏi chứng từ

Ctrl+F8 - Xoá chứng từ hiện thời

F9 - Máy tính

F10 - Ghi lại các thông tin cập nhật

F11 - Không ghi lại các thay đổi cập nhật

F12 - Liệt kê danh sách chứng từ đã được lọc ra trước đó bằng F2

Ctrl+PgUp - Di chuyển đến chứng từ trước

Ctrl+PgDn - Di chuyển đến chứng từ sau

ESC - Thoát khỏi màn hình giao dịch

Đánh dấu vào đây nếu không muốn khử trùng giữa hai

TK

Số chứng từ

Gồm 8 ký tự hoa, số chứng từ có thể là các ký tự số hoặc các ký tự chữ cái Chương trình sẽ tự động kiểm tra và tăng số chứng từ Người sử dụng có thể sửa lại số chứng từ cho phù hợp

Tài khoản thanh toán Tuỳ theo hoá đơn thanh toán ngay hoặc trả chậm mà định khoản là 111 hoặc 131

Tài khoản doanh thu Mặc định ITSOFT đã đặt tài khoản doanh thu là 511, người sử

dụng có thể sửa lại cho đúng với danh mục tài khoản đã chia

Sản phẩm doanh thu Nếu yêu cầu quản lý cần theo dõi doanh thu tập hợp cho từng sản

phẩm thì người sử dụng chọn mã sản phẩm tương ứng

Tài khoản giá vốn Mặc định ITSOFT đã đặt tài khoản doanh thu là 632, người sử dụng có thể sửa lại cho đúng với danh mục tài khoản đã chia

Sản phẩm giá vốn Nếu yêu cầu quản lý cần theo dõi giá vốn tập hợp cho từng sản phẩm thì người sử dụng chọn mã sản phẩm tương ứng

Khách hàng

Gồm 8 ký tự hoa Nếu không nhớ mã thì nhập một ký tự bất kỳ và chương trình sẽ tự động hiện danh sách khách hàng để lựa chọn và tìm kiếm (Nếu bạn nhớ một vài chữ cái đầu thì nhập vào và chương trình sẽ tự động tìm đến các mã khách hàng có chữ cái đầu giống như vậy) Nếu muốn tìm nhanh, nhấn tổ hợp phím Alt+mũi tên xuống, sau đó gõ các từ bạn nhớ vào ô tên hoặc mã, chương trình

sẽ lọc ra danh sách các khách hàng có tên hoặc mã chứa các ký tự

Tên hàng Sau khi chọn mã hàng, chương trình sẽ tự động hiển thị tên của

hàng hoá đó

Đơn vị tính Đơn vị tính cơ sở của hàng hoá đó

Số lượng Số lượng hàng hoá

Giá bán

Nếu hoá đơn giá thực tế thì người sử dụng phải gõ giá bán vào, nếu

là giá trung bình hoặc giá nhập trước xuất trước thì chương trình sẽ

tự động cập nhật khi chạy chức năng cập nhật giá vốn

Tiền bán Số tiền bán của hàng hoá

Tài khoản hàng hoá Tài khoản hàng hoá mặc định sẽ lấy từ tài khoản hàng hoá trong danh mục hàng hoá Người sử dụng có thể sửa lại cho phù hợp

Giá vốn Đối với các hoá đơn đã được cập nhật giá vốn, chương trình sẽ tự động hiển thị giá vốn cho mặt hàng này

Tiền vốn Đối với các hoá đơn đã được cập nhật giá vốn, chương trình sẽ tự

động hiển thị tiền vốn cho mặt hàng này

1 Phiếu nhập, xuất hàng :

- Đường dẫn : 3 Hàng hóa, thành phẩm

- Việc chon loại chứng từ xuất hàng theo phương pháp nào, chúng ta căn cứ vào tình hình thực tế của việc tính giá hàng tồn kho áp dụng với công ty như: giá thực tế, giá