Tài liệu MS Access - Tùy biến các thành phần pdf

• Kiểu dữ liệu mà Access hỗ trợ • Tại sao bạn nên thêm chú thích cho việc thiết kế bảng • Các đặc tính của trường là gì và cách thay đổi chúng • Cách thực hiện soạn thảo trong toàn b

MS Access - Tùy biến các thành phần Trong chương trước, bạn đã học cách tạo một cơ sở dữ liệu và tạo bảng, cũng như cách nhập và sửa chữa thông tin trong bảng Ở chương này, bạn

sẽ thiết lập dựa trên nền tảng của chương 2

Khi kết thúc chương này, bạn sẽ hiểu được các khái niệm sau:

• Cách thay đổi cấu trúc bảng sẵn có

• Kiểu dữ liệu mà Access hỗ trợ

• Tại sao bạn nên thêm chú thích cho việc thiết kế bảng

• Các đặc tính của trường là gì và cách thay đổi chúng

• Cách thực hiện soạn thảo trong toàn bộ bảng

Bài 11: Thay đổi thiết kế bảng

Trong chương 2, bạn được biết về chế độ Design view, nó cho phép bạn xem xét cấu trúc bảng mà không cần xem thông tin nó chứa Bây giờ, hãy mở cơ sở

dữ liệu My Friends đã tạo ở chương 2

Để quan sát được cấu trúc bảng (hay thiết kế), chọn tên bảng từ cửa sổ

Database và kích chuột vào nút Design Lần lượt như vậy, Access sẽ hiển thị

cửa sổ Design view như hình 1

Hình 1: Cửa sổ Design view của bảng My Friends

Chú ý: Số và kiểu trường được trình bày trong cửa sổ Design

có thể thay đổi từ những trường được đưa vào trong hình 1

Các trường đó phụ thuộc vào cách bạn đã trả lời câu hỏi Talbe

Wizard trong chương 2

Sử dụng chế độ Design view, bạn có thể thay đổi cách bố trí bảng Thêm hoặc sửa các trường, thay đổi kiểu thông tin được lưu giữ trong trường, thêm những lời chú thích và sửa đổi các đặc tính của một trường Những phần sau đây xem xét các hoạt động đó

Thêm và sửa các trường

Phần lớn, cửa sổ chế độ Design view giống với cửa sổ Datasheet Access cho phép bạn thêm, di chuyển các trường hoặc thay đổi tên trường mà không ảnh hưởng đến thông tin chứa trong trường hiện thời Để thêm một trường, chọn hàng trống đầu tiên trong cách sắp đặt (đây là dòng cuối cùng) hoặc chèn thêm một dòng Để chèn thêm một dòng, lựa chọn trường trước khi bạn muốn chèn thêm trường mới Sau đó, chọn Insert Row từ menu Edit hoặc kích chuột vào công cụ Insert Row Khi chèn một trường mới, Access sẽ chuyển tất cả các trường sau nó xuống và chèn một trường trống vào đó

Ví dụ, giả sử bạn muốn thêm một trường chứa tên đệm của những người có trong danh sách Thông thường, bạn đặt trường này giữa trường tên riêng và tên

họ Để thêm, thực hiện các bước sau:

- Chọn dòng thứ 3 và đặt nó làm dòng hiện thời (Đây là dòng mà xác định

trường LastName)

- Kích chuột vào công cụ Insert Row Cách này sẽ thêm một dòng trống giữa trường FirstName và LastName, hình 2

Hình 2: Chèn một dòng trống trong bảng

Bây giờ thì bạn có thể nhập tên trường mới Trong trường hợp này, khi nhập

Middle Initial (có thể bao gồm cả dấu cách) Đó là tất cả để thêm một trường

Trong phần tiếp theo, bạn sẽ học cách xác định loại thông tin (text (văn bản), numbers (số), …) mà trường mới sẽ chứa

Khi làm việc với các trường trong bảng, sẽ có lúc bạn muốn di chuyển vị trí một trường Để chuyển vị trí một trường, chọn dòng chứa trường đó (chắc chắn toàn

bộ dòng được bôi đen), Giữ chuột trái, bạn có thể kéo trường tới nhiều vị trí mới

mà bạn muốn Khi nhả chuột, Access di chuyển trường tới vị tri mới Di chuyển một trường không làm thay đổi dữ liệu của nó, cũng không thay đổi dữ liệu ở các trường xung quanh

Tên các trường nên chỉ rõ dữ liệu mà trường đó chứa Trong cả quá trình, thông tin bạn lưu giữ trong bảng có thể bị thay đổi Để đổi tên của trường có sẵn, đơn giản là chỉ cần chọn tên và đổi Ví dụ, nếu muốn thay đổi tên của trường

PostalCode thành Zip code, chọn tên trường hiện thời và gõ Zip code Như vậy,

có thể đổi tên trường StateOrProvince thành State Kết quả thay đổi tới cấu trúc bảng (sau khi thêm trường Middle Initial và đổi tên trường StateOrProvince, Postalcode) như hình 3

Hình 3: Thay đổi cấu trúc bảng

Trong toàn bộ thời gian, có thể không cần kiểm tra dữ liệu Như vậy, Access cũng cho phép bạn xóa các trường Xóa một trường cũng giống cách xóa bản ghi trong một bảng:

1 Sử dụng chuột, chọn toàn bộ dòng chứa trường mà bạn muốn xóa

2 Nhấn phím DEL hoặc chọn Delete từ menu Edit Nếu bạn đang xóa một trường chứa dữ liệu, Access sẽ hỏi bạn để xác nhận sự xóa bỏ, hình 4

Hình 4: Access hỏi bạn để xác nhận sự xóa bỏ

Để xóa trường, cùng với tất cả thông tin trước đó chứa bên trong nó, kích chuột vào nút Yes

Chú ý: Nếu bạn xóa một trường do nhầm, ngay lập tức sử

dụng tùy chọn Undo từ menu Edit, Nếu bạn thực hiện nhiều

thay đổi khác nhau cho cấu trúc bảng, việc xóa trường (và nội

cung của nó) không thể khôi phục

Thay đổi kiểu dữ liệu

Để lưu giữ một phần thông tin có hiệu quả, Access cần biết kiểu dữ liệu của nó Kiểu dữ liệu chỉ rõ loại thông tin trường sẽ chứa Access cho phép bạn chỉ rõ 9 kiểu dữ liệu khác nhau, chi tiết trong bảng 1

Kiểu dữ

liệu Ý nghĩa

AutoNumber Số tự đọng - Access tự động điền các số có thứ tự mỗi khi bạn thêm bản ghi

Currency Giá trị kiểu tiền tệ - Số chính xác tới 15 số thập phân phía bên trái của dấu chấm và 4 số thập phân phía bên

phải

Date/Time Kiểu ngày giờ - Số miêu tả ngày hoặc giờ trong khoảng

từ 100 đến 9999 Hyperlink Một địa chỉ siêu liên kết tới tài liệu khác, URL, hay vị trí

trong một tài liệu Memo Kiểu ghi nhớ - Có độ dài tối đa lên tới 64000 ký tự

Number Kiểu số - Một giá trị số

OLE Object

Những đối tượng như đoạn âm thanh hay các hình ảnh

đồ họa (OLE là một kỹ thuật nhúng và kết nối đối tượng, bạn sẽ được biết rõ hơn trong Chương 17, “Sử dụng OLE”)

Text Kiểu văn bản - Gồm nhiều ký tự có độ dài tối đa 255 ký tự

Yes/No Kiểu logic - Cho giá trị đúng hoặc sai

Bảng 1: Các kiểu dữ liệu hỗ trợ bởi Access

Nếu bạn làm việc với máy tính lâu dài, bạn sẽ thấy rất quen với một vài kiểu dữ liệu được đưa ra trong bảng 1 Đó là những kiểu dữ liệu cơ bản hầu như có trong mọi thông tin có thể lưu trữ

Trong cột Data Type của cửa sổ Design view, Access hiển thị kiểu dữ liệu hiện thời của mỗi trường Nếu bạn muốn thay đổi các kiểu dữ liệu, chọn kiểu dữ liệu cho trường bạn muốn đổi

Ví dụ, giả thiết đã có một trường Christmas Card trong bảng Mục đích của

trường là chỉ báo cho bạn liệu người này có thiệp Christmas trong danh sách Trường này phù hợp với kiểu dữ liệu Yes/No, nhưng Access tự động thiết lập cho dữ liệu là kiểu Text (văn bản) Như vậy, bạn phải thay đổi nó với một kiểu dữ liệu khác

Để làm được, lựa chọn dòng Christmas Card từ cột Data Type Bạn sẽ để ý thấy một mũi tên nhỏ xuất hiện phía bên phải của kiểu dữ liệu Nếu kích chuột vào mũi tên, một danh sách sẵn có xổ xuống Tất cả việc cần làm là chọn một kiểu

dữ liệu Trong trường hợp này, chọn Yes/No Khi trở lại chế độ Design view, Access sẽ đổi các giá trị trong trường

Chú ý: Thay đổi kiểu dữ liệu có thể tốn nhiều thời gian của tiến

trình, phụ thuộc vào nhiều bản ghi có trong bảng Khi bạn thay

đổi một kiểu dữ liệu, Access sẽ thực hiện chuyển đổi dữ liệu

sẵn có trong trường thành kiểu dữ liệu mới Nếu nó không thể

thực hiện được, bạn sẽ mất dữ liệu đã được lưu trước đó trong

trường

Thêm lời chú thích

Khi thiết kế một bảng, bạn lựa chọn các trường mà bảng lưu giữ, mỗi trường đều có kiểu dữ liệu Để giúp bạn giải thích những vấn đề cho người khác có thể cập nhật bảng, Access cho phép đặt những lời chú thích về mỗi trường trong bảng Bằng cách đọc những lời chú thích đó, bạn hoặc những người dùng khác nhanh chóng biết được tại sao những lựa chọn cụ thể đó được tạo

Trong chế độ Design view, bạn có thể đặt các lời chú thích về các trường ở cột thứ 3 của mỗi dòng Nội dung của trường miêu tả không ảnh hưởng tới quá trình làm việc của Access, việc miêu tả trường đơn giản là chỗ đặt tài liệu hoặc đưa ra lời chú thích cho mục đích của trường Sau này, bạn có thể quên là tại sao bạn

đã gộp một trường trong bảng Nếu bạn tạo một lời chú thích bây giờ, về sau

bạn sẽ không phải bận tâm

Để thêm một lời chú thích, đơn giản là lựa chọn ô trong cột thứ 3 của dòng định chứa nội dung chú thích Bạn có thể nhập lời chú thích tối đa 283 ký tự Trong chương 9, “Tạo các biểu mẫu tùy ý”, bạn sẽ học cách miêu tả trường

Tìm hiểu các thuộc tính

Bạn đã được lưu ý vùng phía cuối của cửa sổ Design, đó là vùng Field

Properties (các thuộc tính của trường) Properties đơn giản là các đặc điểm

được kết hợp với một trường hay một đối tượng Cửa sổ Design cho phép bạn thay đổi thuộc tính được kết hợp với các trường

Hình 5: Vùng Field Properties

Mỗi kiểu thuộc tính kết hợp với một trường phụ thuộc vào kiểu dữ liệu của

trường đó Ví dụ, một trường Text có đặc tính là độ dài (cũng được biết như thuộc tính Field Size) kiểm soát mức tối đa mà các ký tự đạt được trong một

trường Mặt khác, một OLE Object (như âm thanh hay hình ảnh) không có

thuộc tính như vậy bởi vì một độ dài không có ý nghĩa

Để thay đổi một thuộc tính của trường, chọn dòng chứa trường đó rồi lựa chọn thuộc tính hoặc nhập thuộc tính mới Những phần sau sẽ giải thích một số thuộc tính đó

Chú ý: Thay đổi một vài thuộc tính có thể dẫn tới mất dữ liệu

Ví dụ, nếu bạn rút ngắn độ dài của một trường văn bản, sau đó

nhiều trường chứa giá trị dài sẽ bị cắt bớt Trong trường hợp đó,

bạn có thể bị mất dữ liệu, Access sẽ đưa ra cảnh báo đầu tiên

trước khi nó được thay đổi

Phụ đề

Caption (phụ đề) là một nhãn mà Access sử dụng để đề cập tới một trường

Trong chế độ Datasheet view, phụ đề xuất hiện phía trên cột của trường Access cũng sử dụng thuộc tính Caption trong các vị trí khác, như các nhãn để hướng dẫn (Bạn sẽ được hiểu rõ hơn trong chương 9)

Đặc tính Caption có tối đa 255 ký tự Nếu bạn không đưa ra một Caption, Access

sử dụng tên trường để thay thế

Định dạng

Thuộc tính Format (định dạng) miêu tả việc định dạng mà Access sử dụng để hiển thị một giá trị trong trường Thuộc tính này chỉ tác động đến cách Access hiển thị dữ liệu, chứ không thay đổi giá trị đã được lưu giữ trong bảng Bạn có thể thiết lập các định dạng khác nhau cho nhiều kiểu dữ liệu khác nhau Ví dụ, Access cung cấp các định dạng khác nhau để điều chỉnh cách một ngày tháng được hiển thị Như vậy, đối với trường currency, bạn có thể hiển thị giá trị tiền tệ dựa vào các định dạng khác nhau

Để quan sát được các định dạng sẵn có cho một trường cụ thể, chọn thuộc tính Format và kích chuột vào mũi tên xuất hiện phía bên phải hộp thoại property Ví

dụ, nếu bạn chọn trường Birthdate (trường có kiểu dữ liệu Date/Time), sau đó kích chuột vào thuộc tính Format, mũi tên xuất hiện phía bên phải hộp property Nếu kích chuột vào mũi tên, bạn sẽ thấy một danh sách các thuộc tính sẵn có của trường Thuộc tính tên được hiển thị phía bên trái danh sách, trong khi các

ví dụ về sử dụng thuộc tính này ở phía bên phải

Hình 6: Thuộc tính Format

Nếu định dạng sẵn có không phù hợp với nhu cầu, bạn có thể tạo một định dạng tùy chỉnh bằng cách sắp xếp một chuỗi các ký tự cùng nhau để chỉ định cách các giá trị trong trường xuất hiện Định dạng các ký tự mà bạn sử dụng sẽ phụ thuộc vào kiểu dữ liệu trong trường: Numeric hoặc Currency, Date/time, Yes/No, hoặc Text, Memo

Định dạng các mã cho kiểu dữ liệu Numeric hay Currency được trình bày trong bảng 2

Ký tự Ý nghĩa

0 Đưa ra một vị trí thay thế cho một số Access hiển thị một số hoặc số 0

# Đưa ra một vị trí thay thế cho một số Access hiển thị một số hoặc một ký tự trắng Dấu chấm thập phân

, Dấu phẩy ngăn cách giữa các số hàng nghìn

E-, E+, e-,

e+ Cách ký hiệu hóa

% Tỉ lệ phần trăm

\ Hiển thị ký tự tiếp theo như một chữ

-, +, $, (, ) Hiển thị như một ký tự chữ

* Sử dụng ký tự sau như ký tự đủ (làm đầy các ký tự trắng trong định dạng)

Bảng 2: Định dạng các mã tùy ý cho kiểu dữ liệu Numeric, Currency

Ví dụ, nếu bạn muốn trình bày một định dạng tùy chỉnh cho trường Currency là các số 1234.5678 và -1234.5678 được hiển thị như sau:

*******$1,234.57

(*******$1,234.57)

Bạn có thể sử dụng thuộc tính Format sau:

**$#,##0.00;(**$#,##0.00)

Chú ý rằng, thực tế có hai định dạng theo lý thuyết được tách ra bởi dấu chấm phẩy Access sử dụng định dạng dấu chấm phẩy phía bên trái nếu giá trị trong trường là dương và định dạng bên phải nếu giá trị âm

Bảng 3 đưa ra chi tiết các mã định dạng tùy chỉnh mà bạn có thể sử dụng cho các trường với kiểu dữ liệu Date/Time

Ký tự Ý nghĩa

: Phân cách giờ

/ Phân cách ngày tháng

d Hiển thị ngày như một số mà không cần số 0 đứng đầu

dd Hiển thị ngày như một số với số 0 đứng đầu

ddd Hiển thị ngày theo định dạng chỉ 3 ký tự (Sun, Mon, Tue, …) dddd Đưa ra tên đầy đủ của ngày (Sunday, Monday, Tuesday, …) ddddd Sử dụng định dạng ngày ngắn được thiết lập từ cửa sổ Control Panel để hiển thị ngày đầy đủ (mặc định là m/d/y)

dddddd Sử dụng kiểu định dạng ngày tháng đầy đủ được thiết lập từ cửa sổ Control Panel để hiển thị ngày đầy đủ (mặc định là

mm, dd, yyyy)

w Hiển thị ngày trong tuần như một số

ww Hiển thị tuần của năm như một số

m Hiển thị tháng như một số không cần số 0 đứng đầu

mm Hiển thị tháng như một số có số 0 đứng đầu

mmm Hiển thị tháng với 3 ký tự (Jan, Feb, Mar, …)

mmmm Đưa ra tên đầy đủ của tháng (January, February, March, …)

q Hiển thị quý số của năm

y Hiển thị năm với một số

yy Hiển thị năm với 2 số

yyyy Hiển thị năm với 4 số

h Hiển thị giờ với một số không kể số 0 đứng đầu

hh Hiển thị giờ với một số với số 0 đứng đầu

n Hiển thị phút với một số không kể số 0 đứng đầu

nn Hiển thị phút với một số với số 0 ở đầu

s Hiển thị giây với một số không kể số 0 đứng đầu

ss Hiển thị giây với một số với số 0 đứng đầu

tttt Hiển thị đầy đủ thời gian, sử dụng định dạng thời gian đặc biệt trong cửa sổ Control Panel

AM/PM Sử dụng kiểu đồng hồ 12 giờ để hiển thị thời gian với hậu tố

thích hợp là AM hoặc PM

am/pm Sử dụng kiểu đồng hồ 12 giờ để hiển thị thời gian với hậu tố

thích hợp là am hoặc pm

A/P Sử dụng kiểu đồng hồ 12 giờ để hiển thị thời gian với hậu tố thích hợp là A hoặc P

a/p Sử dụng kiểu đồng hồ 12 giờ để hiển thị thời gian với hậu tố thích hợp là a hoặc p

Bảng 3: Định dạng các mã tùy chỉnh cho kiểu dữ liệu Dat/Time

Trong hầu hết các trường hợp, định dạng của Access cung cấp kiểu dữ liệu Date/Time sẽ đáp ứng yêu cầu bạn cần Tuy nhiên, bạn có thể sử dụng một định dạng đặc biệt để hoàn thành một yêu cầu duy nhất, như hiển thị quý của năm Ví

dụ, mục đích bạn là muốn các ngày 6/11/1999 và 1/15/2000 được hiển thị, ta làm như sau:

Quarter 2,1999

Quarter 1, 2000

Trong trường hợp này, bạn nên sử dụng thuộc tính Format như sau:

“Quarter “q”, “yyyy

Bảng 4 trình bày định dạng các mã tùy chỉnh mà bạn có thể sử dụng khi làm việc với các trường có kiểu dữ liệu Text hoặc Memo

Ký tự Ý nghĩa

@ Ký tự được quy định (một chuỗi văn bản hoặc dấu cách)

& Ký tự không được quy định

< Chuyển tất cả các ký tự thành chữ thường

> Chuyển tất cả các ký tự thành chữ hoa

Bảng 4: Định dạng các mã tùy chỉnh cho kiểu dữ liệu Text hoặc Memo

Khi bạn so sánh chúng với việc định dạng các ký tự khác, định dạng các ký tự tùy chỉnh là dễ sử dụng Ví dụ: giả sử bạn muốn định dạng một giá trị để nó thành các chữ hoa, vì thế có 3 dấu hỏi xuất hiện nếu trường còn trống Trong trường hợp này, bạn nên sử dụng thuộc tính định dạng sau:

>;???

Mã phía bên trái dấu chấm phẩy chỉ rõ định dạng trong Access sẽ áp dụng cho một giá trị văn bản Mã phía bên phải hiển thị các dấu hỏi nếu ở đó không có giá trị văn bản Kết quả của thuộc tính định dạng hiển thị như sau: